Guide Operative PCT Aprile 2013.pdf - 1.85 MB - Ordine degli ...

Commissione Informatica
Care Colleghe e Cari Colleghi,
Prato, 17.04.2013
giunti a questa fase nello stato di avanzamento del Processo Civile
Telematico, abbiamo ritenuto necessario predisporre una Guida Operativa per
tutti gli iscritti affinché possano essere più agevoli le operazioni di preparazione e
spedizione delle buste telematiche contenenti i ricorsi per decreti ingiuntivi, le
memorie ex art. 183 c.p.c., le comparse conclusionali e le repliche.
E’ necessario sottolineare l’importanza che ha assunto lo strumento
informatico nell’ambito del procedimento civile ordinario (compresa la sezione
lavoro), in quanto il servizio di deposito telematico di memorie e comparse è
assolutamente operante ed ha assunto pieno valore legale (ovvero non vi è più
necessità del successivo deposito cartaceo).
Peraltro, dobbiamo ricordare che dal 30 giugno 2014 l’invio telematico sarà
l’unico strumento possibile per tali depositi.
Una tale realtà è già operativa, ad esempio, per il deposito delle domande
di ammissione al passivo del fallimento, che devono necessariamente essere
trasmesse – ai sensi del D.L. 179/2012 – unicamente alla casella pec del Curatore
nominato (sulle novità in tema di processo fallimentare seguirà a breve una
circolare).
E’ facilmente comprensibile l’enorme vantaggio di poter effettuare depositi
direttamente dallo studio senza necessità di recarsi fisicamente in Cancelleria.
L’attuale situazione delle Cancellerie (ed in particolare di quella civile,
maggiormente oberata di incombenze) è sotto gli occhi di tutti.
L’utilizzo dello strumento telematico può essere di grande aiuto.
Dallo studio, in pochi minuti, potranno essere inviate le memorie e le
comparse, con gli eventuali documenti allegati, con certezza dell’avvenuto
tempestivo deposito, certificato dalla Ricevuta di Avvenuta Consegna, che
riceverete direttamente sulla Vostra Pec o che potrete individuare sulla Consolle.
Non solo, ma all’atto dell’apertura della busta telematica da parte della
Cancelleria, verrà automaticamente generata una Pec, che sarà inviata a tutte le
parti del procedimento e che porterà in allegato la memoria depositata, con il
vantaggio di non dover neppure depositare la memoria a scambio, che il Collega
riceverà direttamente via mail.

Gli allegati saranno direttamente visibili all’interno del fascicolo sulla
Consolle e potranno essere scaricati e, all’occorrenza, stampati direttamente in
studio.
Ho già utilizzato personalmente il procedimento e posso assicurarVi che è di
facile uso e perfettamente funzionante.
Dalla Cancelleria abbiamo ottenuto rassicurazioni sulla tempestività
dell’apertura delle buste telematiche e continueremo a monitorare il
funzionamento del sistema.
I numeri dei depositi telematici sono in costante crescita, così come le
iscrizioni al nostro Punto di Accesso e di tale impegno, il Consiglio non può che
esserVi grato.
Si tratta ora di mettere in campo un ulteriore sforzo per rendere ordinario
l’uso di tali procedimenti telematici, con una costante contrazione dei depositi
cartacei, godendo degli indubbi vantaggi di cui sopra dicevamo.
Siamo, in ultimo, in fase di sperimentazione per il deposito dei ricorsi
consensuali di separazione e divorzio, che pensiamo di rendere operativo in tempi
brevi, così come per le comunicazioni penali agli avvocati a mezzo pec, che
andranno ad incidere notevolmente sul carico di lavoro degli Ufficiali Giudiziari,
liberando risorse per altre incombenze.
Ricordo, poi, a tutti che nell’eventualità di problematiche di invio e/o di
deposito esiste una specifica Commissione (composta dal sottoscritto, dal
referente informatico del Tribunale, Dott.ssa Iannone, e da quello delle
Cancellerie, Sig.ra Valecce) che ha lo specifico compito di esaminare tali
problematiche e di risolverle, anche con la possibilità di una remissione in termini
nei casi in cui questa si renda necessaria; così come esiste una struttura di
supporto informatico presso l’Ordine, nelle persone della Dott.ssa Maini e del Sig.
Branchetti, in grado di assisterVi in ipotesi di difficoltà tecniche.
La Commissione Informatica dell’Ordine è in ogni caso a Vostra disposizione
per qualsiasi necessità.
Non mancheranno, comunque, nuovi corsi per tutti coloro che riterranno di
averne necessità.
Vi ringrazio per l’attenzione e auguro a tutti un buon lavoro.
Cordiali saluti.
Il Coordinatore della Commissione Informatica
Avv. Giacomo Palazzi

GUIDA OPERATIVA
per la corretta preparazione
di un
DECRETO INGIUNTIVO TELEMATICO
Con la Consolle dell’Avvocato® di Netservice
a cura di: Avv. Giacomo Palazzi - Responsabile dell’Informatica dell’Oda di Prato
Dott.ssa Maribel Maini – Consulente per il PCT dell’Oda di Prato

Introduzione
Il decreto ministeriale autorizza il deposito del decreto ingiuntivo in via telematica a valore
legale presso il Tribunale di Prato a partire dal 6 Giugno 2011
Gli avvocati possono quindi depositare i propri decreti ingiuntivi in via telematica senza
necessità del deposito cartaceo.
SCANSIONE di DOCUMENTI DA INSERIRE NELLA BUSTA TELEMATICA
Creare sul proprio desktop una cartella che chiameremo “PCT” nella quale, a sua volta,
creeremo via via le cartelle relative agli invii telematici che faremo:
es. se le parti del mio decreto ingiuntivo sono Tizio e Caio, creerò all’interno della cartella
PCT una sotto cartella denominata “Tizio- Caio” .
Questa cartella è molto importante in quanto qui salveremo tutti i documenti e tutta la
documentazione degli invii che faremo.
IL RICORSO
IL RICORSO NON DEVE ESSERE MAI SCANSIONATO.
Come si vede nell’immagine seguente:
Fig. 1
Se all’interno del modello in Word del Ricorso vi è già la Procura a margine, va tolta, in
quanto non compatibile con la procedura telematica (vedi voce Procura)

Formato File: aprire il File del Ricorso per decreto ingiuntivo che abbiamo creato in
Word o Open document. Trasformare il decreto in formato PDF:
da Word a PDF: attraverso il software gratuito PDF Creator o se si sta usando una
versione di Office 2011 o superiori, basta salvare il file in formato pdf
da Opendocument a PDF: Opendocument ha già nella Barra degli strumenti la possibilità
di trasformare il file in pdf senza ulteriori software
Tipo di Carattere: ricordarsi inoltre di scrivere il Ricorso in carattere non inferiore al
Times New Roman 12 per due motivi:
- lettura del documento a video più veloce e semplificata da parte del giudice
- in caso di carattere di scrittura più piccolo, la stampa per l’Agenzia delle
entrate non è leggibile
Ricordarsi inoltre di non inserire, a fine del Ricorso, il modello di provvedimento del
Giudice : questo perché il Giudice a sua volta emetterà il decreto telematico con la sua
Consolle)
L’elenco dei documenti dovrà rispecchiare quelli che saranno gli allegati che inseriremo
nella busta telematica: ad esempio se ho sei fatture da allegare dovrò specificare già
nell’elenco documenti per esempio fatture da 123 al numero 456.
E’ importante inoltre numerare il file come segnato nel ricorso
Infine salvare il file del Ricorso in formato PDF nella cartella creata all’interno della
cartella PCT denominandolo “Ricorso Tizio-Caio.pdf”.
PROCURA
Non sarà più a margine del Ricorso, ma su un foglio staccato, che diverrà allegata
mediante l’inserimento nella stessa busta telematica. Dovrà essere specificato
nell’intestazione del ricorso la seguente dicitura “come da procura allegata al presente
atto ai sensi dell’articolo 83 III comma c.p.c. e art. 10 DPR 123/2001”.
Nella Procura devono essere presenti gli elementi essenziali della causa (ufficio davanti al
quale si procede, tipo di procedimento, parti e valore della causa) . Per rispettare tale
indicazione ci possono essere due modi:
1. Si può facilmente avere una procura già compilata con tutti i dati nel seguente modo:
una volta creato il fascicolo in Consolle nella sezione Fascicoli, al momento di creare la
busta telematica si può cliccare su e a questo punto comparirà la seguente
schermata:

Fig. 2
La Procura verrà creata direttamente in Word con tutti di dati che precedentemente nel
Fascicolo abbiamo inserito.
Es. nella causa esempio “Tizio – Caio” , la procura sarà la seguente:
Fig. 3

Una volta stampata la procura, fatta firmare dal cliente e firmata dall’avvocato stesso,
occorre scansionarla: non a colori, ma in Bianco/Nero, in quanto la busta non può superare i
30 Mb (meglio non superare i 20Mb) e le scansioni a colori sono più “pesanti”.
A questo punto possiamo chiudere la Fig. 3 poiché comunque la busta telematica rimarrà
salvata nella sezione depositi telematici (Lo Stato sarà: in fase di lavorazione):
Fig. 4
Potremo riaprire la busta ancora in fase di lavorazione cliccando nuovamente sulla riga
evidenziata nella figura sopra non appena avremo finito di scansionare tutti gli altri allegati, in
modo tale da poter finire di compilare la busta per l’invio telematico.
2. modificare il proprio modello di procura alle liti fino ad ora usata in modo tale che abbia al
suo interno tutti i dati necessari (vedi esempio fig. 4).
Una volta stampata e fatta firmare al cliente e firmata dall’avvocato, occorrerà scansionare il
documento.
Infine, indipendentemente dai due modi sopra descritti per avere una Procura completa,
occorrerà salvare il file PDF scansionato nella cartella del fascicolo creato all’interno della
cartella PCT denominandola “Procura Tizio-Caio.pdf”.
SOLO SE NON VIENE FATTO L’INVIO della busta si può cancellare direttamente il
fascicolo creato e il relativo deposito.
SE INVECE VIENE FATTO L’INVIO: MAI CANCELLARE IL FASCICOLO CREATO in
Consolle perché VERRA’ CANCELLATO ANCHE IL DEPOSITO EFFETTUATO.

MARCHE DA BOLLO E CONTRIBUTO UNIFICATO
Una volta creato il fascicolo nella sezione Fascicoli di Consolle (o se creato precedentemente
senza dati, basterà cliccare su “Modifica” in fascicoli e potremo inserire i dati mancanti)
dovranno essere inseriti tutti gli Estremi del Pagamento: nel caso di Marca Lottomatica
occorre inserire solo gli estremi del Contributo Unificato e non della marca da 8,00 €.
SIA LA MARCA CHE IL CONTRIBUTO devono essere comunque scansionati insieme in un
unico documento denominato “Marca e Cuf”. A questo punto occorrerà salvare il file PDF
scansionato ed immetterlo nella cartella dedicata alla specifica pratica creata all’interno della
cartella PCT denominandola “Marca e Cuf”
Pagamenti telematici:
Anche in questo caso, le scansioni non a colori ma in Bianco/Nero, in quanto la busta non può
superare i 30 Mb e le scansioni a colori sono più “pesanti”
Si pensi che la sola scansione della marca e cuf a colori può essere di vari Mb.
Altra modalità di pagamento è quella dell’F23 bancario, con l’indicazione del codice del C.U. e
della Marca integrativa.
Anche in tal caso, attivata dal menù a tendina questa modalità, occorrerà procedere alla
scansione, con denominazione “Marca e Cuf”, e all’inserimento nella cartella dedicata.
Ultima modalità di pagamento, già ammessa con valore legale presso il nostro Tribunale, è
quella della Ricevuta Telematica. Per poter accedere a tale modalità di pagamento occorre
essere correntisti di Unicredit Credit Management Bank o di Poste Italiane, unici soggetti,
allo stato, abilitati a rilasciare le ricevute telematiche e con i quali l’Ordine di Prato ha
stipulato apposite convenzioni contenenti condizioni di favore. In questo caso il pagamento
verrà effettuato direttamente tramite la Consolle e la ricevuta telematica verrà inserita
automaticamente nella busta telematica pronta per l’invio.
DOCUMENTI
Nei documenti, come nella procedura cartacea, vi rientrano, ad esempio, le fatture e le bolle
da accompagnamento, le lettere, e l’estratto notarile; tutti questi documenti vanno
scansionati, sempre in bianco e nero/tonalità di grigi e mai a colori.
Una volta scansionati occorre salvare i files PDF scansionati nella cartella del fascicolo
all’interno della cartella PCT, denominandoli come sotto descritti. Si possono raggruppare in
due modi:
1. tutte le fatture (o tutte le bolle di accompagnamento) insieme, se sono più di una,
precisando nel nome del file PDF scansionato quali sono: es. se ho sei o più fatture posso
inserirle o tutte insieme in un documento denominato “fatture da 1 a 6” o posso creare due
files pdf scansionati denominandoli “fatture da 1 a 3” e l’altro “fatture da 4 a 6” .
2. Fatture e relative bolle di accompagnamento insieme specificando sempre nel nome del
files i documenti contenuti al suo interno: es. se ho cinque o più fatture con le relative bolle di
accompagnamento posso formare o un unico file che denominerò “Fatture e bolle da 1 a 5” o
creare due files che chiamerò “fatture e bolle da 1 a 3” e l’altro “fatture e bolle da 4 a 5“
Le lettere vanno scansionate (sempre in bianco e nero /tonalità di grigi) in files separati che
possono contenere solo un documento che denominerò “lettera del..” .
Mai mettere nello stesso files più lettere insieme.
L’estratto notarile, come le lettere, va scansionato in un unico file che denomineremo
“Estratto notarile” e deve essere firmato digitalmente dall’Avvocato al momento dell’invio.

Da ricordare sempre che vi deve essere esatta corrispondenza fra il nome degli allegati della
busta telematica e l’elenco dei documenti indicati nel Ricorso e che devono essere tenuti a
disposizione presso il proprio studio per consentire una eventuale verifica.
NOTA di ISCRIZIONE A RUOLO (N.I.R.)
La N.I.R. viene direttamente compilata dalla Consolle nella penultima schermata: questo
perché recupera i dati già inseriti nel fascicolo creato, immettendola direttamente nella busta
telematica.
NOTA SPESE
Non è più necessario allegare la Nota spese. Il Giudice tramite la sua Consolle del Magistrato
provvederà a liquidare in modo automatico secondo i parametri concordati tra Tribunale e
Ordine.
PROCEDURA DI DEPOSITO TELEMATICO
Come si evince dalla figura sottostante n. 5, occorre andare su “Gestione Fascicoli” e nella
sezione “Fascicoli” creare il “Nuovo” fascicolo.
Fig. 5

Una volta scelto il registro, come da figura 5, occorre inserire tutti i dati che verranno
richiesti nella procedura: sono dati che poi serviranno per avere la NIR già compilata dalla
Consolle.
A questo punto, selezionando il fascicolo per il quale si vuole procedere all’invio (come da
figura 6), si può creare il “nuovo” deposito telematico, arrivando così alla compilazione, (vedi
figura 7), della busta telematica.
Fig. 6

Fig. 7
Si ricorda di individuare partitamente gli allegati con lo stesso elenco indicato in ricorso.
Una volta compilata la busta (con il comando “Crea Busta”), procedere alla firma dell’atto
principale e del documento dati atto xml, nonché della “Procura alle liti”, della “Nota di
iscrizione a ruolo” e dell’eventuale “Estratto autentico delle scritture contabili”. Non è invece
necessario firmare digitalmente gli altri allegati semplici (appesantirebbero inutilmente la
busta telematica).
SI può quindi procedere all’invio.

GUIDA OPERATIVA
per l’invio delle
MEMORIE TELEMATICHE
Con la Consolle dell’Avvocato® di Netservice
a cura di: Avv. Giacomo Palazzi - Responsabile dell’Informatica dell’Oda di Prato
Dott.ssa Maribel Maini – Consulente per il PCT dell’Oda di Prato
-
1

Introduzione
Il decreto ministeriale autorizza il deposito delle memorie in via telematica a valore legale dal
2 Novembre 2012.
Gli avvocati possono quindi depositare in via telematica senza necessità del deposito cartaceo:
MEMORIE EX ART. 183 SESTO COMMA (con relativi allegati)
COMPARSE CONCLUSIONALI
MEMORIE DI REPLICA
A breve sarà possibile depositare anche gli atti di citazione e le comparse di risposta.
MEMORIE EX ART. 183 SESTO COMMA – COMPARSE CONCLUSIONALI – MEMORIE
DI REPLICA
Creare sul proprio desktop una cartella che chiameremo “PCT”, all’interno della quale
creeremo via via le cartelle relative agli invii telematici che faremo:
es. se le parti del fascicolo a cui faccio riferimento sono Tizio e Caio, creerò all’interno
della cartella PCT una sotto cartella denominata “Tizio- Caio” .
Questa cartella è molto importante in quanto qui salveremo tutti i documenti e tutta la
documentazione degli invii che faremo.
Formato File: aprire il File della memoria che abbiamo creato in Word o Open document.
Trasformare la memoria in formato PDF:
da Word a PDF: attraverso il software gratuito PDF Creator o se si sta usando una
versione di Office 2011 o superiori, basta salvare il file in formato pdf
da Open document a PDF: Open document ha già nella Barra degli strumenti la possibilità
di trasformare il file in pdf senza ulteriori software
Tipo di Carattere: ricordarsi inoltre di scrivere la memoria in carattere non inferiore al
Times New Roman 12.
L’elenco dei documenti dovrà rispecchiare quelli che saranno gli allegati che inseriremo
nella busta telematica
Infine salvare il file della memoria in formato PDF nella cartella creata all’interno della
cartella PCT denominando “I Memoria Tizio-Caio.pdf o II ... III ... o Conclusionale
.... o Replica ....”.
SOLO SE NON VIENE FATTO L’INVIO della busta si può cancellare direttamente il
fascicolo creato dentro Consolle e il relativo deposito.
SE INVECE VIENE FATTO L’INVIO: MAI CANCELLARE IL FASCICOLO CREATO IN
CONSOLLE PERCHE’ VERRA’ CANCELLATO ANCHE IL DEPOSITO EFFETTUATO.
DOCUMENTI
Tutti i documenti da allegare devono essere scansionati, sempre in bianco e nero/tonalità di
grigi e mai a colori; se si tratta di fotografie, usare una bassa risoluzione.
-
2

Controllare sempre la grandezza della busta telematica che non deve superare i 30 MB
(meglio se non supera i 20 Mb, perché anche la firma digitale l’appesantisce).
Una volta scansionati, occorre salvare i files PDF nella cartella del fascicolo situata all’interno
della cartella PCT, denominandoli come da elenco documenti.
Ricordarsi sempre che occorre che il nome degli allegati posti all’interno della busta
telematica corrispondano all’elenco dei documenti indicati nella Memoria.
PROCEDURA DI DEPOSITO TELEMATICO
Se non avete precedentemente creato il fascicolo sulla vostra Consolle (si ricorda che la
busta telematica deve corrispondere ad un fascicolo presente sulla Consolle stessa), dalla
schermata di apertura di Consolle, cliccare su LIVE!, come indicato dal quadrato rosso in
figura 1
-
Fig. 1
Una volta che si è aperta la schermata LIVE, come da figura 2, selezionare in “Selezione
Registri e Uffici” il registro del Tribunale dove è registrato il fascicolo che ci serve.
3

-
Fig. 2
Una volta selezionato, immettere nello spazio “Numero” il n. di RG e l’Anno e premere
Ricerca.
Una volta che comparirà il fascicolo cliccare su “Depositi Telematici” come da figura 3:
Fig. 3
4

A questo punto il software chiederà l’autorizzazione a formare il nuovo fascicolo con tutti
i dati già presenti nel Registro di cancelleria. Premere OK.
Si aprirà poi la schermata seguente in cui ci viene chiesto quale tipo di atto vogliamo
inviare:
-
Fig. 4
Sono evidenziate in rosso nella figura 4, le possibilità di deposito che possono essere
fatte presso il Tribunale di Prato e nei Tribunali in cui è attivo, a valore legale, il deposito
delle memorie e comparse (vedi www.processotelematico.giustizia.it area Uffici
giudiziari). Dopo aver scelto il tipo di documento da depositare si aprirà la seguente
schermata:
5

Fig. 5
Se vi sono dati da inserire basta semplicemente inserirli nelle varie finestre, altrimenti
lasciare vuoto e premere OK in basso.
A questo punto si aprirà la seguente schermata:
-
6

-
Fig. 6
Importare come Atto principale la Memoria, denominata “I memoria Tizio-Caio.pdf o ....”
importando il documento con il tasto
Gli allegati della Memoria, dopo essere stati scansionati in pdf, dovranno invece essere
importati con il tasto
Inseriti gli allegati, la schermata cambierà nel seguente modo:
Fig. 7
A questo punto occorrerà premere su LIVE!, controllare i dati del fascicolo e poi andare
sull’ultima schermata da “Crea busta” per apporre le firme su:
- Memoria
- Datiatti.xml
A questo punto premere INVIO.
N.B. Nel momento in cui viene fatto il deposito occorre controllare la Ricevuta Breve di
Avvenuta Consegna (RDAC) che riceverete sulla vosta Casella Pec o, in alternativa, la
7

“Attestazione Temporale” che compare in Consolle prima della voce “esito Automatico”,
perché ciò attesterà l’avvenuta tempestività del deposito.
Ricordarsi inoltre che gli invii effettuati dopo le ore 14 avranno come data di deposito
quella del giorno successivo.
All’apertura da parte della Cancelleria della busta telematica contenente l’atto inviato,
verrà automaticamente generata una Pec indirizzata a tutte le parti del procedimento,
con allegato l’atto inviato in PCT, firmato digitalmente dall’Avvocato.
Se l’atto prevede il deposito di documenti, questi potranno essere visionati e scaricati da
tutte le parti del procedimento attraverso l’accesso al “Live” del fascicolo tramite la
Consolle dell’Avvocato.
-
8