Manuale di istruzioni per l'utilizzo del ... - ARCA Previdenza

Manuale di istruzioni per l’utilizzo del
“DISPOSITIVO FONDI PENSIONE AZIENDE”

Manuale di istruzioni DFPA
INDICE
1. COSA È IL DFPA ....................................................................................................... 3
2. COME REGISTRARSI AL DFPA ....................................................................................... 3
2.1. Password dimenticata .......................................................................................... 4
3. COME INVIARE LE DISTINTE ......................................................................................... 6
4. GESTIONE DELLE DISTINTE.......................................................................................... 7
4.1. Inserire una nuova distinta manualmente .................................................................. 7
4.1.1. GESTIONE DELLE ANOMALIE .................................................................................... 9
4.2. Acquisire una distinta tramite un file excel................................................................ 9
4.2.1. GESTIONE DELLE ANOMALIE ...................................................................................12
4.3. Consultare l’archivio delle distinte inviate ...............................................................13
5. STAMPA DEI DOCUMENTI .......................................................................................... 15
6. GESTIONE DEI DATI UTENTE ...................................................................................... 18
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Manuale di istruzioni DFPA
1. Cosa è il DFPA
Il Dispositivo Fondi Pensione Aziende (DFPA) è un servizio di natura amministrativa dedicato alle Aziende
per l’invio della distinta contributiva al fondo pensione Arca Previdenza.
Il DFPA consente all’Azienda:
• l’invio controllato della distinta contributiva;
• il monitoraggio dello stato di elaborazione della distinta;
• la conservazione elettronica di tutte le distinte contributive inviate tramite il dispositivo, con la
possibilità di verificarne all’occorrenza i dettagli contributivi ed amministrativi.
Il DFPA è un’applicazione Web che non necessita di alcuna installazione software.
È sufficiente registrarsi per poter utilizzare da subito il DFPA; per ogni Azienda sarà possibile registrare
una sola utenza.
2. Come registrarsi al DFPA
Dalla pagina di “Login” (a cui si accede dal sito www.arcaprevidenza.it) è possibile registrare l’Azienda
seguendo il percorso descritto di seguito.
Per la registrazione è necessario disporre del Codice Azienda rilasciato da Arca SGR e della Partita IVA
dell’Azienda.
per registrare
l’Azienda, clicca qui
Si visualizza la schermata in cui inserire il Codice Azienda e la Partita IVA.
È necessario leggere attentamente le norme di utilizzo del servizio e dichiarare di averne preso visione
cliccando sull’apposita casella.
inserisci il Codice
Azienda
inserisci la
Partita IVA
clicca qui
contrassegna la
casella
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Manuale di istruzioni DFPA
Si visualizza la schermata nella quale procedere alla scelta della password
a) inserisci la password
che hai scelto
b) scrivi
nuovamente la
password scelta
c) seleziona dal
menu a tendina una
delle domande
disponibili
d) scrivi la risposta
alla ‘domanda
segreta’
e) inserisci un indirizzo
e.mail di riferimento
f) Clicca qui
a) scegliere la password che sarà utilizzata per accedere al DFPA;
b) confermare la password digitandola nuovamente;
c) scegliere una ‘domanda segreta’ tra quelle disponibili;
d) inserire la risposta che sarà richiesta nella procedura “Password dimenticata”;
e) inserire un indirizzo e.mail di riferimento per tutte le comunicazioni successive;
f) cliccare sul pulsante “Conferma” per concludere la registrazione ed accedere all’applicazione.
2.1. Password dimenticata
Nel caso in cui avessi dimenticato la password, dalla pagina di “Login” è possibile avviare la procedura di
generazione di una nuova password.
clicca qui
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Manuale di istruzioni DFPA
Si visualizza la schermata “Reset password” dalla quale è possibile effettuare la richiesta di annullamento
della precedente password.
inserisci il
Codice
Azienda
clicca qui
Appare la schermata “Conferma reset password” in cui è necessario inserire la risposta alla ‘domanda
segreta’ scelta in fase di registrazione.
a) inserisci la risposta alla
‘domanda segreta’
b) clicca qui
Il sistema ti ripropone la pagina di “Login” con un messaggio che comunica l’annullamento della password.
Ora è necessario definire una nuova password cliccando sul pulsante “È il tuo primo accesso?” (vedi cap.
2).
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Manuale di istruzioni DFPA
3. Come inviare le distinte
Per inviare le distinte contributive è necessario essersi precedentemente registrati.
Dalla pagina di “Login” si accede all’applicazione inserendo il Codice Azienda e la password di accesso.
a) inserisci il Codice
Azienda
b) inserisci la
Password
c) clicca qui
La schermata proposta visualizza le informazioni anagrafiche relative all’Azienda. Per procedere clicca
sull’icona nel nel campo “Opzioni”.
clicca qui
In questa schermata si visualizzano le informazioni relative al Fondo.
A questo punto clicca sul pulsante “Distinte” per accedere alla gestione delle distinte.
per accedere alla gestione
delle distinte, clicca qui
Ver. 1.05/2009 pagina 6 di 18

Manuale di istruzioni DFPA
4. Gestione delle distinte
Dalla pagina “Gestione Distinte Azienda” è possibile:
• inserire una nuova distinta, ovvero inserire manualmente gli importi contributivi per ogni
dipendente dell’Azienda iscritto al fondo pensione Arca Previdenza;
• acquisire una distinta predisposta su modello predefinito (file excel) contenente il dettaglio
degli importi contributivi per ogni dipendente dell’Azienda iscritto al fondo pensione Arca
Previdenza;
• consultare le distinte precedentemente inviate.
per inserire
manualmente gli
importi contributivi dei
dipendenti, clicca qui
per caricare una distinta
predisposta su file excel,
clicca qui
seleziona il periodo limite
di partenza
e clicca sul pulsante
“Ricerca”
4.1. Inserire una nuova distinta manualmente
Dopo aver cliccato su “Nuova Distinta” ti appare la seguente schermata
a) indica il mese di riferimento
della busta paga
b) indica la data di
scadenza del versamento
BNPNPL69M15F200Y BUONAPARTE NAPOLEONE 100,05 20,00 8,00
CLVTAL23R15Y500X CALVINO ITALO 110,15 25,00 12,00
GRBANT49L44Y300X GARIBALDI ANITA 100,05 20,00 8,00
MCCPTR77C06G100X MICCA PIETRO 110,15 25,00 12,00
MNTMRI70L71G400X MONTESSORI MARIA 75.50 7,00 2,00
……… ……. ….. …. …. ….
c) per scorrere tra le
varie pagine della
distinta usa i tasti di
navigazione
d) per calcolare gli
importi totali clicca qui
e) per inviare la
distinta clicca qui
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Manuale di istruzioni DFPA
• Nel campo “Periodo Riferimento Busta Paga” si deve indicare il periodo di riferimento della busta
paga.
• Nel campo “Data Scadenza Pagamento” è indicata la data, non modificabile, entro cui il
pagamento deve essere disposto.
Se vuoi che il tuo versamento sia valorizzato in un determinato mese devi inviare la distinta entro
la “Data caricamento” indicata nel seguente Calendario Operativo ed effettuare il pagamento
entro la “Data Scadenza Pagamento” dello stesso mese.
Mese
Data caricamento
fino al… (incluso)
Data scadenza
Data riferimento
novembre 2009 22-nov-09 23-nov-09 30-nov-09
dicembre 2009 21-dic-09 22-dic-09 30-dic-09
gennaio 2010 21-gen-10 22-gen-10 29-gen-10
febbraio 2010 18-feb-10 19-feb-10 26-feb-10
marzo 2010 23-mar-10 24-mar-10 31-mar-10
aprile 2010 22-apr-10 23-apr-10 30-apr-10
maggio 2010 23-mag-10 24-mag-10 31-mag-10
giugno 2010 22-giu-10 23-giu-10 30-giu-10
luglio 2010 22-lug-10 23-lug-10 30-lug-10
agosto 2010 23-ago-10 24-ago-10 31-ago-10
settembre 2010 22-set-10 23-set-10 30-set-10
ottobre 2010 21-ott-10 22-ott-10 29-ott-10
novembre 2010 22-nov-10 23-nov-10 30-nov-10
dicembre 2010 22-dic-10 23-dic-10 30-dic-10
• La distinta riporta i dati anagrafici di tutti i dipendenti (Codice Fiscale, Cognome, Nome) che sono
iscritti al fondo pensione Arca Previdenza. Ricorda che i dipendenti sono ordinati per codice
fiscale e per visualizzarli tutti devi scorrere le pagine della distinta utilizzando i tasti di
navigazione.
• Inserisci gli importi contributivi nei relativi campi avendo cura di utilizzare solo la virgola come
separatore dalle cifre decimali.
• Completato l’inserimento degli importi contributivi, clicca sul pulsante “Ricalcola Totali” e di
seguito clicca sul pulsante “Invia distinta”.
Dopo aver cliccato sul pulsante “Invia distinta” viene visualizzata una pagina di riepilogo da cui è possibile
• consultare i dettagli della distinta appena inviata;
• stamparne i documenti associati (vedi cap. 5).
per stampare i
documenti, clicca
qui
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Manuale di istruzioni DFPA
4.1.1. Gestione delle anomalie
Dipendente non presente nella distinta
Potrebbe accadere che in fase di inserimento di una nuova distinta non risulti presente il nominativo di un
tuo dipendente che ha richiesto di far pervenire le contribuzioni al fondo pensione Arca Previdenza.
1. Il dipendente, recentemente assunto dalla tua azienda, non risulta censito nella distinta che ti
propone il DFPA.
Hai verificato, tramite la funzione di compilazione manuale della distinta (vedi cap. 4.1), che il
dipendente non è presente nella distinta proposta dal DFPA.
Il dipendente, evidentemente, risulta ancora collegato all’azienda presso cui lavorava
precedentemente.
Per risolvere l’anomalia, è necessario modificare nei sistemi del fondo pensione l’associazione tra
dipendente e azienda.
Ti preghiamo di inviare una e-mail all’indirizzo amministrazioneaderenti@arcafondi.it specificando:
− nell’oggetto della e-mail: Richiesta modifica azienda collegata a dipendente
− nel testo della e-mail: Ragione sociale dell’azienda di appartenenza, Codice Azienda attribuito
da Arca, Cognome e Nome del dipendente, dati anagrafici corretti del tuo dipendente (codice
aderente, codice fiscale, data e luogo di nascita, residenza).
Ricevuta tale comunicazione, ARCA SGR provvederà all’inserimento del dipendente nella tua distinta
entro due giorni lavorativi.
2. Il dipendente, ha recentemente aderito al fondo pensione Arca Previdenza ma non risulta censito
nella distinta che ti propone il DFPA.
Hai verificato, tramite la funzione di compilazione manuale della distinta (vedi cap. 4.1), che il
dipendente non è presente nella distinta proposta dal DFPA.
Verifica con il dipendente l’effettiva adesione al fondo pensione Arca Previdenza e, per consentirci di
risolvere l’anomalia nel più breve tempo possibile, ti preghiamo di volerci inviare copia del modulo di
adesione sottoscritta dal dipendente tramite fax (02467070283).
Una volta ricevuto il fax contenente il modulo di adesione correttamente compilato e firmato, ARCA
SGR provvederà all’inserimento del dipendente nella tua distinta entro due giorni lavorativi.
4.2. Acquisire una distinta tramite un file excel
Al fine di non dover inserire manualmente tutti gli importi contributivi della distinta è stata predisposta
una funzione che consente di inviare la distinta automaticamente tramite un file excel opportunamente
predisposto.
Accedi alla gestione distinte e clicca su “Acquisisci”.
Appare la schermata “Dati distinta” sulla quale è reperibile il file modello della distinta da predisporre,
avendo cura di seguire le seguenti accortezze:
• la riga di intestazione predefinita nel file modello non deve essere modificata, spostata o
cancellata;
• non devono essere presenti righe vuote tra quelle compilate;
• non sono accettati importi di valore negativo;
• per ogni dipendente, quindi per ogni riga, deve essere valorizzato almeno un campo con importo
superiore a zero; nel caso in cui il dipendente per un mese non abbia contribuzioni è sufficiente
non inserirlo nella distinta;
• gli importi contributivi devono essere inseriti nei relativi campi avendo cura di utilizzare solo la
virgola come separatore dalle cifre decimali.
Ver. 1.05/2009 pagina 9 di 18

Manuale di istruzioni DFPA
a) inserisci il periodo di
riferimento della busta paga
b) per acquisire il file
excel clicca qui
In questa schermata il sistema propone, inoltre, in sola visualizzazione:
• la “Data Caricamento” della distinta contributiva
• la “Data Scadenza Pagamento” che indica la data entro cui il pagamento deve essere disposto.
Per proseguire è necessario
a) indicare il periodo di riferimento della busta paga nel campo “Periodo riferimento busta paga”
b) cliccare sul pulsante “Conferma” per procedere al caricamento del file excel.
Appare la seguente schermata che ti consente di caricare il file excel contenente la distinta contributiva
precedentemente salvata sul tuo computer.
clicca qui
Clicca sul pulsante “Browse” per esplorare le cartelle visibili dal tuo computer.
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Manuale di istruzioni DFPA
Appare la seguente schermata
a) seleziona
b) clicca qui e
Importa nel DFPA
Seleziona il file contenente la distinta contributiva che vuoi inviare e clicca su “Open”.
Compare la seguente schermata.
clicca qui
Clicca su “Salva” per completare la procedura di acquisizione della distinta.
Effettuato l’invio appare una schermata con cui viene confermato l’avvenuto invio della distinta da cui è
possibile:
• visualizzare i dettagli della distinta appena inviata, cliccando sul pulsante “Interrogazione”;
• stampare i documenti associati, cliccando sui pulsanti di stampa (vedi cap. 5).
per consultare i
dettagli della
distinta, clicca qui
per stampare i
documenti, clicca
qui
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Manuale di istruzioni DFPA
Cliccando su “Interrogazione” si visualizza una pagina da cui è possibile
• consultare i dettagli della distinta appena caricata;
• stampare i documenti (vd. cap. 5).
per stampare i
documenti, clicca
qui
4.2.1. Gestione delle anomalie
Il sistema in fase di caricamento controlla i dati presenti nella distinta e, in presenza di anomalie,
evidenzia il numero di riga contenente l’errore e la tipologia di anomalia riscontrata.
Di seguito sono indicate le possibili anomalie ed i messaggi evidenziati dal sistema
• TESTATA NON CONGRUENTE
Segnala un’incongruenza nella riga di intestazione della distinta. Ti ricordiamo che la prima riga del
file excel (la riga di intestazione della distinta ) non deve essere modificata, spostata o cancellata
rispetto a quella riportata nel file modello reperibile sul sito www.arcaprevidenza.it nella sezione
informativa dedicata al DFPA.
• CAMPO NON NUMERICO
Segnala la presenza di importi di valore negativo e/o di caratteri non numerici riportati nei campi
dedicati agli importi contributivi.
• CAMPI OBBLIGATORI NON FORNITI
Segnala l’assenza di uno o più dati obbligatori (es. codice fiscale).
Si ricorda che per ogni dipendente, quindi per ogni riga, deve essere valorizzato almeno un campo con
importo superiore a zero; nel caso in cui il dipendente per un mese non abbia contribuzioni non
inserirlo nella distinta.
• ADERENTE NON APPARTENENTE ALLA AZIENDA DELLA DISTINTA
Il codice fiscale inserito nel file excel non corrisponde ad alcun dipendente dell’azienda iscritto al
fondo pensione Arca Previdenza.
Questa anomalia può derivare da molteplici motivi di seguito elencati:
1. Il codice fiscale inserito nel file excel è errato
Hai verificato che nel file excel è presente un errore di digitazione del codice fiscale.
Correggi il dato nel file excel e ricarica il file aggiornato.
2. Il dipendente non risulta correttamente censito nel fondo pensione Arca Previdenza.
Hai verificato, tramite la funzione di compilazione manuale della distinta (vedi cap. 4.1), che il
dipendente è presente nella distinta proposta dal DFPA ma con un codice fiscale differente.
Per risolvere l’anomalia, è necessario modificare nei sistemi del fondo pensione il codice fiscale del
dipendente e ti preghiamo di volerci inviare una comunicazione tramite fax (02467070283)
allegando copia del suo documento di identità in corso di validità e del suo codice fiscale.Tale
comunicazione deve riportare:
− come oggetto: Richiesta modifica dati anagrafici
Ver. 1.05/2009 pagina 12 di 18

Manuale di istruzioni DFPA
− come testo: Ragione sociale dell’azienda di appartenenza, Codice Azienda attribuito da Arca,
Cognome e Nome del dipendente, dati anagrafici corretti del tuo dipendente (codice
aderente, codice fiscale, data e luogo di nascita, residenza).
Ricevuto il fax ARCA SGR provvederà all’inserimento del dipendente nella tua distinta entro due
giorni lavorativi.
3. Il dipendente, recentemente assunto dalla tua azienda, non risulta censito nella distinta che ti
propone il DFPA.
Hai verificato, tramite la funzione di compilazione manuale della distinta (vedi cap. 4.1), che il
dipendente non è presente nella distinta proposta dal DFPA.
Il dipendente, evidentemente, risulta ancora collegato all’azienda presso cui lavorava
precedentemente.
Per risolvere l’anomalia, è necessario modificare nei sistemi del fondo pensione l’associazione tra
dipendente e azienda.
Ti preghiamo di inviare una e-mail all’indirizzo amministrazioneaderenti@arcafondi.it
specificando:
− nell’oggetto della e-mail: Richiesta modifica azienda collegata a dipendente
− nel testo della e-mail: Ragione sociale dell’azienda di appartenenza, Codice Azienda
attribuito da Arca, Cognome e Nome del dipendente, dati anagrafici corretti del tuo
dipendente (codice aderente, codice fiscale, data e luogo di nascita, residenza).
Ricevuta tale comunicazione ARCA SGR provvederà all’inserimento del dipendente nella tua
distinta entro due giorni lavorativi.
4. Il dipendente, ha recentemente aderito al fondo pensione Arca Previdenza ma non risulta
censito nella distinta che ti propone il DFPA.
Hai verificato, tramite la funzione di compilazione manuale della distinta (vedi cap. 4.1), che il
dipendente non è presente nella distinta proposta dal DFPA.
Verifica con il dipendente l’effettiva adesione al fondo pensione Arca Previdenza e, per consentirci
di risolvere l’anomalia nel più breve tempo possibile, ti preghiamo di volerci inviare copia del
modulo di adesione sottoscritta dal dipendente tramite fax (02467070283).
Una volta ricevuto il fax contenente il modulo di adesione correttamente compilato e firmato,
ARCA SGR provvederà all’inserimento del dipendente nella tua distinta entro due giorni lavorativi.
• ERRORE DURANTE CONTROLLO FILE
Qualora il sistema evidenzi un errore senza specificarne la tipologia, controlla che nessun importo
riportato nella distinta contenga al suo interno sia numero che lettere, ad esempio la lettera maiuscola
“O” al posto della cifra “0” (zero).
4.3. Consultare l’archivio delle distinte inviate
Dalla pagina “Gestione Distinte Azienda” è possibile consultare l’archivio delle distinte precedentemente
inviate, verificarne lo stato di lavorazione e visualizzarne i dettagli contributivi.
La ricerca può essere effettuata definendo un limite temporale di partenza.
seleziona il periodo limite
di partenza
e clicca sul pulsante
“Ricerca”
Ver. 1.05/2009 pagina 13 di 18

Manuale di istruzioni DFPA
Appare la seguente schermata
per eliminare la distinta,
clicca qui
per visualizzare il dettaglio della
distinta, clicca qui
Dal risultato della Ricerca si ottengono i seguenti dati
• il numero progressivo attribuito dal DFPA alla distinta
• la data valuta (vedi cap. 4.1)
• il periodo di riferimento della busta paga
• l’importo totale della distinta
• lo stato di elaborazione della distinta (Nuovo, Inviato)
• l’opzione di eliminazione della distinta (la cancellazione della distinta è possibile
esclusivamente entro le ore 20.00 della giornata in cui la distinta è stata caricata nel DFPA)
• l’opzione di interrogazione della distinta.
Ver. 1.05/2009 pagina 14 di 18

Manuale di istruzioni DFPA
5. Stampa dei documenti
Il DFPA consente la produzione delle seguenti stampe:
• ricevuta dell’invio della distinta,
• distinta contributiva
• modulo per il pagamento della distinta tramite bonifico.
Clicca sul pulsante relativo al documento di cui vuoi ottenere la stampa.
Si visualizza la schermata dalla quale si accede al documento in formato pdf
Clicca qui
Appare il documento richiesto i cui fac-simile sono riportati nel seguito.
Ver. 1.05/2009 pagina 15 di 18

Manuale di istruzioni DFPA
RICEVUTA DI INVIO DELLA DISTINTA
Fac-simile
DISTINTA CONTRIBUTIVA
PIPPO & PLUTO S.p.A. 1234 MARIO ROSSI
MARIO.ROSSI@....
0002468
BNPNPL69M15F200Y BUONAPARTE NAPOLEONE
0001357
CLVTAL23R15Y500X CALVINO ITALO
0003579
GRBANT49L44Y300X GARIBALDI ANITA
Fac-simile
Ver. 1.05/2009 pagina 16 di 18

Manuale di istruzioni DFPA
MODULO PER IL PAGAMENTO DELLA DISTINTA TRAMITE BONIFICO BANCARIO
Ver. 1.05/2009 pagina 17 di 18

Manuale di istruzioni DFPA
6. Gestione dei dati utente
Per modificare i dati del profilo utente è sufficiente accedere alla “Gestione dati accesso”.
clicca qui
La schermata visualizza i Dati Operatore non modificabili:
• codice azienda,
• ragione sociale
e propone la variazione di:
• password,
• domanda e risposta segrete,
• indirizzo e.mail di riferimento.
modificare la
password
modificare
domanda e
risposta segrete
modificare
l’indirizzo e.mail
di riferimento
Clicca qui
Per eseguire ognuna delle tre operazioni di modifica dei dati è necessario inserire le nuove informazioni e,
successivamente, digitare sul tasto “Conferma”.
Ver. 1.05/2009 pagina 18 di 18