ISO/DIS 19011 - Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per ...

Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la
qualità e/o ambientale
Guicielines for quality and/or environmental management systems auciiting
Lignes directrices relatives aux audits de systemès de management qualité et/ou
environnemental
DOCUMENTO IS0 ALLO STADIO DI DIS (DRAFT INTERNATIONAL STANDARD) DA UTILIZZARSI
ESCLUSIVAMENTE PER FINI INFORMATIVI.
SI RICORDA CHE L’ITER DEI LAVORI NORMATIVI PREVEDE LA PUBBLICAZIONE DELLA NORMA
IS0 19011 NEL 2002 E CHE QUEST’ULTIMA POTREBBE PRESENTARE DELLE DIFFERENZE
RISPETTO AL PRESENTE DOCUMENTO.
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Sommario
Premessa ..........................................................................................................................................................
V
Introduzione.. .................................................................................................................................................... VI
1 Scopo e campo di applicazione ................................................................................................................. .l
2 Riferimenti normativi ................................................................................................................................... 1
3 Termini e definizioni .................................................................................................................................... 1
3.1 audit (audit), verifica ispettiva ............................................................................................................. .l
3.2 criteri di audit (audit criteria). ............................................................................................................... .2
3.3 evidenze dell’audit ............................................................................................................................... 2
3.4 rilievi dell’audit (audit findings). ........................................................................................................... .2
3.5 conclusioni dell’audit (audit conclusion). ............................................................................................. .2
3.6 committente dell’audit (audit client) .................................................................................................... .2
3.7 valutando (auditee) .............................................................................................................................. 2
3.8 auditor (auditor), valutatore.. ............................................................................................................... .2
3.9 gruppo di audit (audit team) ................................................................................................................ .2
3.10 esperto tecnico (technical expert) ....................................................................................................... .2
3.1 1 programma di audit (audit programme) .............................................................................................. .3
3.12 piano dell’audit (audit plan) ................................................................................................................. .3
3.13 ampiezza dell’audit (audit scope) ....................................................................................................... .3
3.14 competenza (competente) ................................................................................................................. .3
4 Principi dell’attività di audit .......................................................................................................................... 3
5 Gestione di un programma di audit.. .......................................................................................................... .4
5.1 Generalità.. ........................................................................................................................................... 4
5.2 Obiettivi ed estensione di un programma di audit.. ............................................................................. .6
5.2.1 Obiettivi di un programma di audit.. ............................................................................................. .6
5.2.2 Estensione di un programma di audit .......................................................................................... .6
5.3 Responsabilità, risorse e procedure di un programma di audit .......................................................... .7
5.3.1 Responsabilità .............................................................................................................................. 7
5.3.2 Risorse .......................................................................................................................................... 7
5.3.3 Procedure ..................................................................................................................................... 7
5.4 Attuazione di un programma di audit .................................................................................................. .8
5.5 Registrazioni del programma di audit ................................................................................................. .8
5.6 Monitoraggio e riesame del programma di audit ................................................................................ .9
6 Attività di audit.. ........................................................................................................................................... 9
6.1 Generalità.. ........................................................................................................................................... 9
6.2 Avvio dell'audit ................................................................................................................................... 10
6.2.1 Incarico di responsabile del gruppo di audit .............................................................................. .10
6.2.2 Definizione degli obiettivi, dell’ampiezza e dei criteri di audit.. .................................................. .l 1
6.2.3 Determinazione della fattibilità dell’audit ................................................................................... .l 1
6.2.4 Costituzione del gruppo di audit ................................................................................................ .l 1
6.2.5 Presa di contatto iniziale con il valutando.. ................................................................................ .12
6.3 Conduzione del riesame della documentazione.. ............................................................................. .13
6.4 Preparazione delle attività di audit sul campo .................................................................................. .13
6.4.1 Preparazione del piano di audit ................................................................................................. .13
6.4.2 Assegnazione dei compiti al gruppo di audit ............................................................................. .14
6.4.3 Preparazione dei documenti di lavoro ....................................................................................... .14
6.5 Conduzione delle attività di audit sul campo.. ................................................................................... .14
6.5.1 Conduzione della riunione di apertura.. ..................................................................................... .14
6.5.2 Comunicazione durante gli audit ............................................................................................... .15
6.5.3 Ruoli e responsabilità di guide ed osservatori.. ......................................................................... .16
6.5.4 Raccolta e verifica di informazioni ............................................................................................. .16
6.5.5 Origine dei rilievi dell’audit.. ....................................................................................................... .18
6.5.6 Preparazione delle conclusioni dell’audit.. ................................................................................. .19
6.5.7 Conduzione della riunione di chiusura.. ..................................................................................... .19
6.6 Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit.. .................................................. .20
6.6.1 Preparazione del rapporto di audit ............................................................................................ .20
6.6.2 Approvazione e distribuzione del rapporto di audit ................................................................... .20
6.7 Completamento dell’audit ................................................................................................................. .21
6.7.1 Conservazione dei documenti ................................................................................................... .21
6.7.2 Conclusione dell’audit.. .............................................................................................................. .21
0 Copyright UNI - 2001 Ill

6.8 Conduzione delle azioni a seguire dell’audit.. ................................................................................... .21
7 Competenza degli auditor ........................................................................................................................ .21
7.1 Generalità.. ......................................................................................................................................... 21
7.2 Conoscenze ed abilità.. ..................................................................................................................... .22
7.2.1 Conoscenze ed abilità di carattere generale degli auditor di sistemi di gestione per la qualità
e/o ambientale.. ......................................................................................................................................... 22
7.2.2 Conoscenze ed abilità di carattere generale dei responsabili di gruppi di audit ....................... .24
7.2.3 Conoscenze ed abilità specifiche degli auditor di sistemi di gestione per la qualità.. .............. ..2 4
7.2.4 Conoscenze ed abilità specifiche degli auditor di sistemi di gestione ambientale.. .................. .24
7.3 Caratteristiche personali ................................................................................................................... .2.5
7.4 Grado di istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento come auditor ed
esperienza di audit.. ...................................................................................................................................... 26
7.4.1 Auditor.. ....................................................................................................................................... 26
7.4.2 Responsabile del gruppo di audit .............................................................................................. .26
7.4.3 Auditor di entrambi i sistemi di gestione per la qualità ed ambientale ...................................... .26
7.5 Mantenimento e miglioramento della competenza.. ......................................................................... .27
7.51 Aggiornamento professionale continuo ..................................................................................... .27
7.5.2 Mantenimento della capacità di effettuare gli audit ................................................................... .27
7.6 Valutazione degli auditor.. ................................................................................................................. .27
7.6.1 Le fasi della valutazione ............................................................................................................ .27
7.6.2 Il processo di valutazione iniziale .............................................................................................. .28
7.6.3 Determinazione dei livelli appropriati di conoscenze ed abilità ................................................. .29
7.6.4 Determinazione degli indicatori del grado di istruzione, dell’esperienza di lavoro, della
formazione ed addestramento come auditor e dell’esperienza di audit .................................................. .30
7.6.5 Metodi di valutazione ................................................................................................................. .31
7.6.6 Completamento della valutazione ............................................................................................. .32
IV 0 Copyright UNI - 2001

Premessa
L’ISO (International Organization for Standardization) è un’associazione mondiale di organismi nazionali di
normazione. L’elaborazione delle norme internazionali è effettuata dai suoi comitati tecnici. Ogni organismo
nazionale di normazione interessato ad un argomento per il quale è stato insediato un comitato tecnico ha il
diritto di essere rappresentato in tale comitato. Partecipano ai lavori anche le organizzazioni internazionali di
estrazione governativa o non, che intrattengono rapporti con I’ISO. L’ISO collabora strettamente con I’IEC
(International Electrotechnical Commission) in tutti i campi di normazione del settore elettrico.
Le norme internazionali sono elaborate in accordo con le regole indicate nel regolamento comune ISO/IEC,
Parte 3.
I progetti di norma internazionali elaborati dai comitati tecnici vengono fatti circolare agli organismi nazionali
di normazione per essere votati. La pubblicazione come norma internazionale richiede l’approvazione di
almeno il 75% degli organismi di normazione che esprimono il loro voto.
Si richiama l’attenzione sulla possibilità che alcuni elementi della presente norma internazionale possano
essere coperti dal diritto di proprietà intellettuale o analoghi. L’ISO non deve essere ritenuto responsabile
dell’identificazione di alcuni o di tutti tali diritti.
La norma internazionale IS0 19011 è stata elaborata in comune dal Comitato Tecnico ISO/TC 176 “Quality
management and quality assurance”, Sottocomitato 3 “Supporting technologies” e dal Comitato Tecnico
ISO/TC 207 “Environmental management”, Sottocomitato 2 “Environmental auditing and related
environmental investigations”.
Alla sua pubblicazione, la norma internazionale IS0 19011 sostituirà le norme IS0 1001 l-l, IS0 10011-2,
IS0 10011-3, IS0 14010, IS0 14011 e IS0 14012.
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Introduzione
Le famiglie di norme internazionali IS0 9000 e IS0 14000 enfatizzano l’importanza degli audit come uno
strumento di gestione per tener sotto controllo e verificare l’efficace attuazione della politica di gestione per
la qualità e/o ambientale di una organizzazione. Gli audit sono anche una componente essenziale di attività
quali la certificazione esterna e la valutazione e la sorveglianza di forniture in successione.
La presente norma fornisce una guida per la conduzione di audit interni od esterni del sistema di gestione
per la qualità e/o ambientale, come pure per la gestione di programmi di audit. Tra gli utilizzatori della
presente norma sono compresi gli auditor, le organizzazioni che attuano sistemi di gestione per la qualità e/o
ambientale, e le organizzazioni impegnate nella certificazione o nella formazione ed addestramento degli
auditor, nella certificazione dei sistemi di gestione, nell’accreditamento o nella normazione nel campo della
valutazione di conformità.
La guida di cui alla presente norma è flessibile e si applica ad un’ampia gamma di potenziali utilizzatori.
Come indicato in più punti del testo, l’utilizzazione delle presenti linee guida può variare in relazione alla
dimensione, natura e complessità delle organizzazioni, come pure in relazione agli obiettivi e alle ampiezze
degli audit da effettuare.
Anche se la presente norma internazionale fornisce solamente una guida, gli utilizzatori possono impiegarla
per stabilire loro requisiti connessi all’audit.
I punti 1, 2, e 3 della presente norma internazionale riguardano, rispettivamente, lo scopo e il campo di
applicazione, i riferimenti normativi ed i termini e le definizioni.
Il punto 4 descrive i principi dell’attività di audit. La comprensione di questi principi aiuta l’utilizzatore ad
apprezzare la natura essenziale dell’attività di audit ed è una necessaria introduzione ai punti 5, 6 e 7.
Il punto 5 fornisce la guida per la definizione e la gestione di programmi di audit, cioè, insiemi di uno o più
audit pianificati in uno specifico intervallo di tempo e indirizzati verso uno specifico fine. In questo punto sono
trattati argomenti quali l’assegnazione della responsabilità di gestione dei programmi di audit, la definizione
degli obiettivi, il coordinamento delle attività di audit e la costituzione di risorse sufficienti per il gruppo di
audit.
Il punto 6 contiene la guida per la conduzione di audit di sistemi di gestione per la qualità e/o ambientale,
compresa la scelta dei gruppi di audit .
Il punto 7 fornisce una guida sulla competenza degli auditor. Evidenzia la conoscenza e le abilità necessarie
per diventare competente per eseguire un audit. Fornisce una linea guida sulle caratteristiche personali
necessarie per diventare un auditor, così come sul grado di istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed
addestramento come auditor ed esperienza di audit, che sono gli indicatori se una persona abbia acquisito
appropriate conoscenze ed abilità. Il punto 7, infine, evidenzia un processo per la valutazione di auditor.
In vari punti del testo della presente norma internazionale, raccolti in riquadri come sezioni di aiuto pratico,
sono forniti ulteriori orientamenti 0 esempi su specifici argomenti. In molti casi, questo è inteso come
supporto all’utilizzazione della presente norma internazionale.
Nei casi in cui i sistemi di gestione per la qualità ed ambientale sono attuati insieme, è lasciata libertà di
scelta all’utilizzatore della presente norma internazionale, di condurre i relativi audit separatamente o
insieme.
Sebbene la presente norma internazionale faccia riferimento all’attività di audit di sistemi di gestione per la
qualità e/o ambientale, l’utilizzatore può decidere di adattare o estendere la guida fornita nel presente
documento ad altri tipi di audit, compresi gli audit di altri sistemi di gestione.
Inoltre, qualsiasi altra persona od organizzazione, interessata al controllo della conformità a requisiti, quali
specifiche di prodotto o leggi e regolamenti, può trovare utile la guida descritta nella presente norma
internazionale.
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Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità elo
ambientale
1 Scopo e campo di applicazione
La presente norma internazionale fornisce la guida sui principi dell’attività di audit, sulla gestione dei
programmi di audit , sulla conduzione di audit del sistema di gestione per la qualità e del sistema di
gestione ambientale come pure sulla competenza di auditor di tali sistemi di gestione.
Essa è applicabile a tutte le organizzazioni che hanno l’esigenza di eseguire e gestire audit di sistema
di gestione per la qualità e/o ambientale interni o esterni.
L’applicazione della presente norma internazionale ad altri tipi di audit è possibile in linea di principio
ma, in tali casi, si dovrebbero fare specifiche considerazioni per determinare la competenza
necessaria per i membri del gruppo di audit
2 Riferimenti normativi
I seguenti documenti normativi contengono disposizioni valide anche per la presente norma in quanto
in essa espressamente richiamati. Per i riferimenti datati, le successive modifiche o le revisioni
apportate a dette pubblicazioni non si applicano. Tuttavia le parti coinvolte in accordi basati sulla
presente norma internazionale sono invitate a verificare la possibilità di applicare le versioni più
recenti dei documenti normativi sottoindicati. Per i riferimenti non datati vale l’ultima edizione della
pubblicazione alla quale si fa riferimento. I membri dell’lS0 e dell’lEC dispongono degli elenchi
aggiornati delle norme internazionali in vigore.
IS0 9000:2000 Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e terminologia
IS0 14050:1998 Gestione ambientale - Vocabolario
3 Termini e definizioni
Ai fini della presente norma internazionale, si applicano i termini e le definizioni fornite nella IS0
9000:2000 e nella IS0 14050:1998, a meno che queste non siano superate dalle definizioni di seguito
riportate.
I termini le cui definizioni sono riportate in altri punti della norma, sono indicati in carattere neretto
quando vengono citati in una definizione o in una nota. Questi termini in neretto possono essere
sostituiti, nella definizione, dalle loro definizioni complete.
3.1 audit (audit), verifica ispettiva
Processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze degli audit (3.3) e valutarle
con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri di audit (3.2) sono stati soddisfatti.
NOTA Gli audit interni, a volte denominati “audit di prima parte”, sono effettuati, per il riesame da parte della
direzione e per altri fini interni, dall’organizzazione stessa, o per suo conto, e possono costituire la base per una
autodichiarazione di conformità da parte dell’organizzazione. Gli audit esterni comprendono quelli che sono
generalmente denominati “audit di seconda parte” o di “terza parte”. Gli audit di seconda parte sono effettuati da
chi ha un interesse nell’organizzazione, quali i clienti, o da altre persone per conto degli stessi. Gli audit di terza
parte sono effettuati da organismi di audit esterni indipendenti, quali quelli che rilasciano certificazioni di
conformità a requisiti della IS0 9001 e della IS0 14001. Quando i sistemi di gestione per la qualità e ambientale
vengono sottoposti contemporaneamente ad audit, questo viene definito “audit coordinato”
Quando due o più organismi di audit eseguono congiuntamente un audit su un unico valutando, I’audit viene
definito “audit congiunto”.
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3.2 criteri di audit (audit criteria)
Insieme di politiche, procedure o requisiti utilizzati come riferimento.
3.3 evidenze dell’audit
Registrazioni, dichiarazioni di fatti o altre informazioni, che sono pertinenti ai criteri di audit (3.2) e
verificabili.
NOTA L’ evidenza di un audit può essere qualitativa o quantitativa.
3.4 rilievi dell’audit (audit findings)
Risultati della valutazione delle evidenze dell’audit (3.3) raccolte rispetto ai criteri di audit (3.2).
NOTA I rilievi dell’audit possono risultare conformi o non conformi rispetto ai criteri di audit, o segnalare
opportunità di miglioramento.
3.5 conclusioni dell’audit (audit conclusion)
Esito di un audit (3.1) fornito dal gruppo di audit (3.9) dopo aver preso in esame gli obiettivi dell’audit
e tutti i rilievi dell’audit (3.4).
3.6 committente dell’audit (audit client)
Organizzazione o persona che richiede un audit (3.1).
NOTA Il committente può essere il valutando o qualsiasi altra organizzazione che abbia un diritto regolamentare
o contrattuale di richiedere un audit.
3.7 valutando (auditee)
Organizzazione oggetto dell’audit.
3.8 auditor (auditor), valutatore
Persona che ha la competenza (3.14) per effettuare un audit (3.1).
3.9 gruppo di audit (audit team)
Uno o più auditor (3.8) che eseguono un audit (3.1), supportati, se richiesto, da esperti tecnici
(3.10).
NOTA 1 Un auditor del gruppo di audit è generalmente nominato responsabile del gruppo.
NOTA 2 Il gruppo di audit può comprendere
auditor in addestramento.
3.10 esperto tecnico (technical expert)
Persona che fornisce conoscenze o competenze specifiche al gruppo di audit (3.9).
NOTA 1 La conoscenza o competenza specifica sono riferite all’ organizzazione, al processo, all’attività da
sottoporre ad audit, alla lingua propria o alla cultura attinenti.
NOTA 2 Un esperto tecnico non può agire come auditor nel gruppo di audit.
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3.11 programma di audit (audit programme)
Insieme di uno o più audit (3.1) pianificati
specifico.
per un arco di tempo definito ed orientati verso uno scopo
3.12 piano dell’audit (audit plan)
Descrizione delle attività da effettuare sul campo e delle disposizioni per la conduzione di un audit
(3.1).
3.13 ampiezza dell’audit (audit scope)
Estensione e limiti di un audit (3.1).
NOTA L’ampiezza dell’audit normalmente comprende una descrizione delle localizzazioni fisiche, unità
organizzative, attività e processi, come pure il periodo di tempo richiesto.
3.14 competenza (competente)
Dimostrata capacità di saper utilizzare conoscenze ed abilità.
4 Principi dell’attività di audit
L’attività di audit è caratterizzata dall’affidamento su un certo numero di principi. Questi fanno
dell’audit uno strumento efficiente ed affidabile a supporto delle politiche e dei controlli della direzione,
fornendo informazioni in base alle quali un’organizzazione può agire per migliorare le proprie
prestazioni. L’adesione a questi principi è un prerequisito per fornire conclusioni dell’audit pertinenti e
sufficienti e per assicurare che auditor diversi, operando indipendentemente l’uno dall’altro,
pervengano a conclusioni simili in circostanze simili.
I seguenti principi si riferiscono
agli auditor stessi:
Comportamento etico - il fondamento
della professionalità
Fiducia, integrità, riservatezza e discrezione sono essenziali per l’attività di audit.
Presentazione imparziale - l’obbligo di riportare fedelmente e con precisione
I rilievi, le conclusioni ed i rapporti di audit riflettono fedelmente ed accuratamente le attività
dell’audit. Vengono riportati ostacoli significativi incontrati durante I’audit ed opinioni non risolte
o divergenti tra il gruppo di audit ed il valutando.
Adeguata professionalità - l’applicazione di accuratezza e discernimento nell’attività di audit
Gli auditor pongono un’ attenzione di livello adeguato all’importanza del compito che essi
svolgono e alla fiducia riposta in loro dai committenti dell’audit e dalle altre parti interessate.
Possedere la competenza necessaria è un importante prerequisito.
Ulteriori principi dell’attività di audit fanno riferimento al processo di audit. Un audit è per definizione
indipendente e sistematico e queste caratteristiche sono strettamente collegate ai seguenti principi
dell’attività di audit:
Indipendenza - la base per l’imparzialità e l’obiettività delle conclusioni dell’audit
Gli auditor sono indipendenti dall’attività oggetto dell’audit e sono liberi da pregiudizi e conflitto
d’interesse. Gli auditor conservano uno stato di obiettività di pensiero attraverso il processo di
audit per assicurare che i rilievi e le conclusioni dell’audit saranno basati solo sull’evidenza.
Evidenza - la base razionale per raggiungere conclusioni dell’audit affidabili e riproducibili in
un processo di audit sistematico.
0 Copyright UNI - 2001 3

L’evidenza dell’audit è verificabile. Essa si basa su campioni delle informazioni disponibili,
poiché un audit è effettuato in un periodo di tempo limitato e con risorse limitate. L’appropriato
uso del campionamento è strettamente connesso col livello di confidenza che può essere
riposto sulle conclusioni dell’audit.
La guida fornita nei punti successivi della presente norma internazionale è basata sui principi sopra
stabiliti.
5 Gestione di un programma di audit
5.1 Generalità
Un’organizzazione che ha l’esigenza di eseguire audit dovrebbe attuare e gestire un programma di
audit efficace ed efficiente. Il programma di audit ha la finalità di pianificare il tipo ed il numero di audit
e di identificare e provvedere le risorse necessarie per condurli.
Il programma di audit può comprendere audit con una varietà di obiettivi. A seconda della dimensione,
natura e complessità dell’organizzazione da sottoporre ad audit, il programma di audit può includere
uno, alcuni o molti audit ed audit congiunti e coordinati.
Un’organizzazione può stabilire più di un programma di audit.
L’alta direzione dell’organizzazione dovrebbe garantire l’autorità per la gestione del programma di
audit. I responsabili della gestione dell’attività di audit dovrebbero:
a) stabilire gli obiettivi e l’estensione del programma di audit;
b) stabilire le responsabilità, le risorse e le procedure;
c) assicurare l’attuazione del programma di audit;
d) tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare il programma di audit; e
e) assicurare che siano conservate appropriate registrazioni del programma di audit.
La Figura 1 illustra l’applicazione del ciclo Plan-Do-Check-Act alla gestione di un programma di audit.
4 0 Copyright UNI - 2001

Autorità per il programma di audit
------
Definizione del programma di audit
(5.2, 5.3)
- obiettivi/estensione
- responsabilità
- risorse
- procedure
Plan
I
Miglioramento del
programma di audit
(5.6)
A
Attuazione del programma di audit
(5.4, 5.5)
- valutazione degli auditor
- assegnazione dei gruppi di audit
- indirizzo delle attività di audit
- registrazioni
-
Attività di audit
(6)
-----
1
----
Monitoraggio e riesame
del programma di audit
(5.6)
- individuazione di opportunità
di miglioramento
1
Check
I
______’
Figura 1 - Illustrazione dell’applicazione del ciclo Plan-Do-Check-Act alla gestione di un
programma di audit
NOTA - I numeri in questa e nelle successive figure si riferiscono ai punti relativi della presente norma
internazionale.
Se un’organizzazione utilizza sistemi di gestione per la qualità e/o ambientale, si può decidere che il
programma di audit comprenda audit coordinati.
In tal caso speciale attenzione dovrebbe essere rivolta alla competenza del gruppo di audit.
Due o più organizzazioni di audit possono cooperare, come parte dei loro programmi di audit, per
condurre un audit congiunto. In tal caso si dovrebbe rivolgere speciale attenzione alla ripartizione delle
responsabilità, alla predisposizione di eventuali risorse aggiuntive, alle competenze aggiuntive
necessarie nel gruppo di audit ed alle procedure appropriate. Prima che I’audit abbia inizio occorre
raggiungere l’accordo su tali punti.
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Aiuto pratico - Esempi di programmi
di audit
Gestire un programma di audit comprende appropriata pianificazione, predisposizione di risorse e
definizione di procedure per condurre gli audit secondo il programma.
Esempi di programmi
di audit comprendono:
a) una serie di audit interni relativi ad un sistema di gestione per la qualità dell’organizzazione esteso
all’anno in corso;
b) audit di certificazione e sorveglianza condotti da un organismo di certificazione di terza parte su un
sistema di gestione ambientale entro un periodo di tempo concordato contrattualmente tra
l’organismo di certificazione ed il committente;
c) audit di sistemi di gestione di seconda parte di potenziali fornitori di prodotti critici, da condursi entro
sei mesi
5.2 Obiettivi ed estensione di un programma di audit
5.2.1 Obiettivi di un programma di audit
Dovrebbero essere stabiliti gli obiettivi di un programma di audit, al fine di dare indicazioni sulla
pianificazione e l’esecuzione degli audit.
Questi obiettivi possono essere fondati su considerazioni relative a:
a) priorità della direzione ;
b) obiettivi commerciali;
c) requisiti del sistema di gestione;
d) requisiti cogenti e contrattuali;
e) esigenza di valutare il fornitore;
f) requisiti del cliente;
g) esigenze di altre parti interessate;
h) potenziali rischi per l’organizzazione.
Aiuto pratico - Esempi di obiettivi di programma di audit
Esempi di differenti obiettivi di programma
di audit sono:
a) soddisfare i requisiti per la certificazione rispetto ad una norma di sistema di gestione;
b) assicurare la conformità con requisiti contrattuali;
c) ottenere e conservare la fiducia nella idoneità di un fornitore.
52.2 Estensione di un programma di audit
L’estensione di un programma di audit può variare e sarà influenzata da:
a) ampiezza, obiettivo e durata di ogni audit da eseguire;
b) frequenza degli audit da eseguire;
6 0 Copyright UNI - 2001

c) dimensione, natura e complessità dell’organizzazione sottoposta ad audit;
d) numero, importanza, complessità, analogia e localizzazioni delle attività da sottoporre ad audit ;
e) norme, requisiti cogenti e contrattuali e altri criteri di audit;
f) esigenza di accreditamento o di certificazione;
g) risultati di precedenti audit o del riesame di un precedente programma di audit;
h) lingua, aspetti culturali e sociali;
i) problematiche delle parti interessate;
j) modifiche significative ad un’organizzazione o alle sue attività.
5.3 Responsabilità, risorse e procedure di un programma di audit
5.3.1 Responsabilità
La responsabilità per la gestione di un programma di audit dovrebbe essere assegnata a una o più
persone che abbiano una comprensione generale dei principi dell’audit, della competenza degli
auditor e dell’applicazione degli strumenti e dei metodi dell’audit. Queste persone dovrebbero avere
capacità di gestione ed inoltre conoscenze tecniche e del settore di lavoro relative alle attività da
sottoporre ad audit.
I responsabili della gestione del programma di audit dovrebbero:
a) definire, attuare, tenere sotto controllo, riesaminare e migliorare il programma di audit;
b) identificare e fornire le risorse per il programma di audit.
5.3.2 Risorse
Nell’identificazione delle risorse per il programma di audit, dovrebbero essere presi in considerazione:
a) le risorse economico-finanziare necessarie per l’elaborazione, l’attuazione, la gestione ed il
miglioramento delle attività di audit;
b) gli strumenti e metodi dell’audit;
c) i processi per conseguire e mantenere la competenza degli auditor, e per migliorare la prestazione
degli auditor;
d) la disponibilità di auditor e di esperti tecnici, aventi competenza appropriata agli obiettivi del
particolare programma di audit;
e) la durata degli audit;
f) il tempo di viaggio, la sistemazione ed altre esigenze dell’attività di audit.
53.3 Procedure
Dovrebbero essere stabilite procedure per il programma di audit e queste dovrebbero comprendere:
a) la pianificazione e la programmazione degli audit;
b) l’assicurazione della competenza degli auditor e dei responsabili del gruppo di audit;
c) la scelta di appropriati gruppi di audit;
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d) la conduzione degli audit;
e) l’esecuzione delle azioni a seguire dell’audit;
f) la conservazione delle registrazioni del programma di audit;
g) il monitoraggio delle prestazioni ed il miglioramento del programma di audit.
5.4 Attuazione di un programma di audit
L’attuazione di un programma di audit dovrebbe comprendere:
a) la comunicazione del programma di audit alle parti interessate;
b) Il coordinamento e la programmazione degli audit e delle altre attività del programma di audit;
c) L’attuazione e il mantenimento di un processo per la valutazione iniziale degli auditor e per la
valutazione continua delle esigenze di formazione e addestramento e del continuo aggiornamento
professionale degli auditor, ai sensi dei punti 7.6 e 7.5;
d) la garanzia che vengano costituiti gruppi di audit;
e) la fornitura delle risorse richieste per i gruppi di audit;
f) la garanzia che gli audit vengano eseguiti secondo il programma di audit;
g) la garanzia che vengano tenute sotto controllo le registrazioni delle attività di audit;
h) la garanzia del riesame ed approvazione dei rapporti di audit e la garanzia della loro distribuzione al
committente dell’audit ed alle altre parti specificate;
i) la garanzia che vengano effettuate, se applicabile, le azioni a seguire dell’audit.
5.5 Registrazioni del programma di audit
Dovrebbero essere conservate registrazioni per dimostrare l’attuazione del programma di audit e tali
registrazioni dovrebbero comprendere:
a) le singole registrazioni dell’audit, quali:
- i piani dell’audit;
- i rapporti di audit;
- i rapporti di non conformità; e
- i rapporti di azioni correttive e preventive;
b) i risultati del riesame del programma di audit;
c) le registrazioni relative al personale, quali:
- la valutazione dell’auditor;
- la scelta del gruppo di audit; e
- la formazione e l’addestramento.
Le registrazioni dovrebbero essere conservate e controllate con adeguata sicurezza.
8 0 Copyright UNI - 2001

5.6 Monitoraggio e riesame del programma di audit
L’attuazione del programma di audit dovrebbe essere monitorata e riesaminata ad intervalli appropriati
per valutare se i suoi obiettivi siano stati raggiunti e per identificare opportunità di miglioramento.
Il monitoraggio dovrebbe essere effettuato utilizzando indicatori di prestazioni che misurino, ad
esempio:
- la capacità dei gruppi di audit di attuare il piano dell’audit;
- la conformità con i programmi e con la tempistica dell’audit;
- le informazioni di ritorno dai committenti degli audit, dai valutandi e dagli auditor;
- il tempo impegnato per concludere le azioni correttive del programma di audit.
Questo riesame del programma di audit dovrebbe considerare, per esempio:
a) i risultati e le tendenze dei monitoraggi
b) la conformità con le procedure;
c) l’evoluzione delle esigenze e delle aspettative delle parti interessate;
d) le registrazioni degli audit;
e) le prassi alternative o nuove relative alle attività di audit;
f) la coerenza tra gruppi di audit.
I risultati dei riesami del programma di audit possono condurre ad azioni correttive e preventive ed al
miglioramento del programma di audit.
6 Attività di audit
6.1 Generalità
Questo punto contiene una guida per gestire e condurre audit di sistemi di gestione per la qualità e/o
ambientale.
La Figura 2 fornisce uno schema di flusso delle attività di audit come descritte in questo punto.
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Inizio dell’audit
(6.2)
- Incarico del responsabile del gruppo di audit
- Definizione degli obiettivi, dell’ampiezza e dei criteri
- Determinazione della fattibilità dell’audit
- Costituzione del gruppo di audit
- Determinazione del contatto iniziate con il valutando
Preparazione
delle attività di audit sul campo
(6.4)
- Preparazione del piano dell’audit
- Assegnazione dell’attività al gruppo di audit
Preparazione dei documenti di lavoro
1
Effettuazione delle attività di audit sul campo (6.5)
- Conduzione della riunione di apertura
- Comunicazione durante I’audit
- Ruoli e responsabilità di guide ed osservatori
- Raccolta e verifica delle informazioni
- Identificazione dei rilievi dell’audit
- Preparazione delle conclusioni dell’audit
- Conduzione della riunione di chiusura
1
Completamento
(6.7)
dell’audit
- Conservazione dei documenti
- Portare a termine I’audit
.,

Ove si conduca un audit congiunto, è importante raggiungere l’accordo tra le organizzazioni di audit
prima dell’inizio dell’audit sulle responsabilità specifiche di ogni organizzazione, particolarmente con
riferimento all’autorità del leader del gruppo incaricato dell’audit.
6.2.2 Definizione degli obiettivi, dell’ampiezza e dei criteri di audit
Nell’ambito degli obiettivi complessivi di un programma di audit, un singolo audit dovrebbe essere
basato su obiettivi, ampiezza e criteri documentati.
Gli obiettivi dell’audit dovrebbero essere definiti dal committente dell’audit. L’ampiezza dell’audit ed i
criteri di audit dovrebbero essere definiti tra il committente dell’audit ed il responsabile del gruppo di
audit secondo le procedure del programma di audit.
Eventuali modifiche degli obiettivi, dell’ampiezza o dei criteri dovrebbero essere concordate dalle
medesime parti.
Gli obiettivi dell’audit definiscono ciò che deve essere portato a termine dall’audit. Gli obiettivi di un
audit possono comprendere:
a) determinazione dell’estensione della conformità del sistema di gestione del valutando, o di parti di
esso, rispetto ai criteri dell’audit;
b) valutazione della capacità del sistema di gestione di assicurare la conformità con i requisiti cogenti
e contrattuali;
c) valutazione dell’efficacia del sistema di gestione nel conseguire obiettivi specificati;
d) identificazione di aree di potenziale miglioramento del sistema di gestione.
L’ampiezza dell’audit descrive l’estensione ed i limiti dell’audit quali localizzazioni fisiche, unità
organizzative, attività e processi da sottoporre ad audit ed il periodo di tempo interessato dall’audit.
I criteri dell’audit possono comprendere le politiche, le procedure, le norme, le leggi ed i regolamenti, i
requisiti del sistema di gestione, i requisiti contrattuali o i codici comportamentali applicabili del settore
industrialekommerciale.
Ove si debba condurre un audit coordinato, è importante che il responsabile del gruppo di audit
assicuri che gli obiettivi, l’ampiezza ed i criteri di audit e la composizione del gruppo di audit siano
appropriati alla natura dell’audit coordinato.
6.2.3 Determinazione della fattibilità dell’audit
I responsabili della gestione del programma di audit dovrebbero determinare la fattibilità dell’audit,
prendendo in esame fattori quali
a) informazioni sufficienti ed appropriate per pianificare I’audit;
b) disponibilità di adeguata collaborazione da parte del valutando;
c) disponibilità di tempo e di risorse adeguate.
Qualora I’audit non sia fattibile, dovrebbe essere proposta al committente dell’audit un’alternativa da
parte dei responsabili del programma di audit, in consultazione con il valutando
6.2.4 Costituzione del gruppo di audit
Qualora I’audit sia stato dichiarato fattibile, dovrebbe essere costituito un gruppo di audit prendendo in
considerazione la competenza necessaria per conseguire gli obiettivi dell’audit. Quando vi sia un solo
auditor, questi dovrebbe svolgere tutti i compiti applicabili di un responsabile di gruppo di audit .
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I responsabili della gestione del programma di audit e/o il responsabile del gruppo di audit, in
consultazione con il committente, e, se necessario, con il valutando, dovrebbero identificare le risorse
necessarie.
Quando si decidono la dimensione e la composizione del gruppo di audit, si dovrebbe considerare
quanto segue:
a) gli obiettivi, l’ampiezza, i criteri, e la durata prevista dell’audit;
b) la competenza complessiva del gruppo di audit necessaria per conseguire gli obiettivi dell’audit;
c) i requisiti degli organismi di accreditamentokertificazione, se applicabile;
d) la necessità di assicurare l’indipendenza del gruppo di audit dalle attività da sottoporre ad audit e di
evitare conflitto di interesse:
e) la capacità dei membri del gruppo di audit di interagire in modo efficace con il valutando e di
lavorare insieme;
f) la lingua dell’audit e la comprensione delle caratteristiche sociali e culturali del valutando sia
mediante l’abilità propria dell’auditor sia mediante il supporto di un esperto tecnico.
Il processo per assicurare la competenza complessiva del gruppo di audit dovrebbe comprendere le
seguenti fasi:
1) l’identificazione delle conoscenze e delle abilità necessarie per conseguire gli obiettivi dell’audit;
2) la scelta dei membri del gruppo di audit tale che la totalità delle conoscenze e delle abilità siano
presenti nel gruppo di audit.
Il punto 7.6 descrive un processo per la valutazione della competenza dell’auditor che può essere
usato per la scelta del gruppo di audit.
Se non pienamente coperte dagli auditor nel gruppo di audit, le conoscenze e le abilità necessarie
possono essere ottenute includendo nel gruppo esperti tecnici. Gli esperti tecnici dovrebbero operare
sotto la direzione di un auditor .
Sia il committente dell’audit che il valutando hanno il diritto di richiedere la sostituzione di particolari
membri del gruppo di audit con motivazioni ragionevoli basate sui principi dell’attività di audit descritti
al punto 4. Tali ragioni dovrebbero essere comunicate al responsabile del gruppo di audit ed ai
responsabili della gestione del programma di audit che dovrebbero assumere eventuali decisioni di
sostituzione dei membri del gruppo. Esempi di motivazioni ragionevoli comprendono situazioni di
conflitto di interesse (come nel caso di un membro del gruppo di audit che sia stato in precedenza
dipendente del valutando o abbia fornito servizi di consulenza) e comportamento precedente non
etico.
6.2.5 Presa di contatto iniziale con il valutando
Il contatto iniziale con il valutando può essere formale o informale e dovrebbe essere stabilito dai
responsabili della gestione del programma di audit o dal responsabile del gruppo di audit.
Lo scopo del contatto iniziale consiste in:
a) stabilire canali di comunicazione;
b) fornire informazioni circa la tempistica proposta e la composizione del gruppo di audit;
c) richiedere l’accesso ai documenti pertinenti, incluse le registrazioni;
d) determinare le regole di sicurezza applicabili al sito;
e) predisporre quanto necessario per I’audit;
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f) concordare reciprocamente sull’esigenza di accompagnatori quali osservatori o guide
g) per il gruppo di audit.
6.3 Conduzione del riesame della documentazione
La documentazione del valutando dovrebbe essere riesaminata prima delle attività di audit sul campo
per determinare la conformità del sistema, come documentato, con i criteri dell’audit. La
documentazione può comprendere documenti e registrazioni del sistema di gestione pertinenti, e
rapporti di audit precedenti. Il riesame dovrebbe prendere in considerazione la dimensione, la natura e
la complessità dell’organizzazione, nonché gli obiettivi e l’ampiezza dell’audit. Una visita preliminare
sul campo può essere necessaria per ottenere una buona visione complessiva delle informazioni
disponibili.
Qualora si rilevi che la documentazione risulti inadeguata, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe
informare il committente dell’audit, i responsabili della gestione del programma di audit ed il valutando.
Non dovrebbero
essere impiegate ulteriori risorse per I’audit, finchè tali problemi non siano risolti.
6.4 Preparazione delle attività di audit sul campo
6.4.1 Preparazione del piano di audit
Il responsabile del gruppo di audit dovrebbe preparare un piano di audit per fornire le informazioni
necessarie per il gruppo di audit, per il valutando e per il committente dell’audit.
Il piano dovrebbe anche facilitare la programmazione ed il coordinamento delle attività di audit. Il
livello di dettaglio fornito nel piano di audit, dovrebbe riflettere l’ampiezza e la complessità dell’audit. I
dettagli possono, per esempio, essere differenti fra audit iniziali e successivi come pure fra audit
interni ed esterni.
Il piano di audit dovrebbe essere sufficientemente flessibile da permettere modifiche, quali variazioni
nell’ampiezza dell’audit che possano diventare necessarie man mano che le attività di audit sul campo
progrediscono.
Il piano di audit dovrebbe comprendere
o descrivere:
a) gli obiettivi dell’audit;
b) i criteri di audit ed ogni documento di riferimento;
c) l’ampiezza, compresa l’identificazione delle unità organizzative e funzionali e dei processi da
sottoporre ad audit;
d) le date ed i luoghi ove si devono effettuare le attività di audit sul campo;
e) la stima del tempo e della durata per le attività di audit sul campo, comprese le riunioni con la
direzione del valutando e le riunioni del gruppo di audit;
f) i ruoli e le responsabilità dei membri del gruppo di audit e degli eventuali accompagnatori;
g) l’assegnazione di appropriate risorse per le aree critiche dell’audit.
Il piano di audit dovrebbe inoltre comprendere, come appropriato:
h) l’identificazione del rappresentante del valutando per I’audit;
i) la lingua utilizzata nelle attività e nei rapporti dell’audit, se differente dalla lingua dell’ auditor e/o del
valutando:
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j) le voci del rapporto di audit (compresi eventuali metodi per classificare le non conformità), il formato,
la struttura e la data prevista per la sua emissione e distribuzione;
k) le indicazioni per la logistica (spostamenti, sistemazioni sul posto, ecc.);
1) gli aspetti soggetti a vincoli di riservatezza.
Ove si effettui un audit congiunto, il responsabile del gruppo incaricato dell’audit dovrebbe specificare i
metodi di comunicazione con il valutando, come si deve condurre I’audit e la preparazione e
distribuzione del rapporto di audit.
Il piano dovrebbe essere riesaminato ed accettato dal committente dell’audit e presentato al valutando
prima che inizino le attività di audit sul campo.
Eventuali obiezioni da parte del valutando dovrebbero essere risolte fra il responsabile del gruppo di
audit, il valutando e il committente dell’audit. Ogni revisione del piano di audit dovrebbe essere
concordata fra le parti interessate prima di continuare I’audit.
6.4.2 Assegnazione dei compiti al gruppo di audit
Il responsabile del gruppo di audit, di concerto con il gruppo stesso, dovrebbe assegnare a ciascun
membro del gruppo la responsabilità di sottoporre ad audit specifici processi del sistema di gestione,
funzioni, luoghi, aree o attività. Nell’assegnare tali compiti si dovrebbe tener conto delle esigenze di
indipendenza e di competenza dell’auditor, di un’ utilizzazione efficiente delle risorse come pure dei
differenti ruoli e responsabilità degli auditor, degli auditor in addestramento e degli esperti tecnici.
Possono essere effettuate delle modifiche alle assegnazioni dei compiti man mano che I’audit
progredisce per assicurare il raggiungimento degli obiettivi dell’audit.
I membri del gruppo di audit dovrebbero riesaminare le informazioni pertinenti relative alle loro
assegnazioni e preparare tutti i documenti di lavoro necessari per tali assegnazioni.
6.4.3 Preparazione dei documenti di lavoro
I documenti di lavoro dovrebbero essere preparati ed utilizzati dal gruppo di audit per fini di riferimento
e di registrazione delle attività di audit e possono comprendere:
a) liste di riscontro e piani di campionamento dell’audit;
b) moduli per registrare le informazioni, quali evidenze di supporto, rilievi dell’audit e registrazioni di
riunioni.
L’utilizzazione di liste di riscontro e di moduli non dovrebbe limitare l’estensione delle attività di audit
che possono cambiare come risultato di informazioni raccolte durante I’audit.
I documenti di lavoro, incluse le registrazioni che risultano dalla loro utilizzazione, dovrebbero essere
conservati, almeno fino al termine dell’audit. La conservazione di documenti dopo la conclusione
dell’audit è descritta al punto 6.7.1. Quelli che riguardano informazioni riservate o di esclusiva
proprietà dovrebbero essere opportunamente salvaguardati in ogni momento dai membri del gruppo di
audit.
6.5 Conduzione delle attività di audit sul campo
6.51 Conduzione della riunione di apertura
Dovrebbe essere tenuta una riunione di apertura con la direzione del valutando o, ove appropriato,
con i responsabili delle funzioni o dei processi da sottoporre ad audit. Lo scopo di una riunione di
apertura è di:
a) riesaminare il piano di audit;
b) fornire una breve sintesi di come verranno eseguite le attività di audit;
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c) confermare i canali di comunicazione;
d) offrire al valutando l’opportunità di porre domande.
Aiuto pratico - Riunione
di apertura
In molti casi, per esempio negli audit interni in una piccola organizzazione, la riunione di apertura può
consistere nella comunicazione che sta per essere condotto un audit e nella spiegazione della natura
dell’audit.
Per altre situazioni di audit, la riunione dovrebbe essere formale e la presenza dei partecipanti
dovrebbe essere registrata. La riunione dovrebbe essere presieduta dal responsabile del gruppo di
audit.
In una riunione di apertura dovrebbero
essere presi in esame i seguenti punti, ove appropriato:
a) la presentazione dei partecipanti, compresa una descrizione dei loro ruoli;
b) la conferma degli obiettivi, dell’ampiezza e dei criteri di audit;
c) la conferma, con il valutando, dei tempi dell’audit e di ogni altra disposizione pertinente, come la
data e il tempo della riunione di chiusura, di ogni riunione intermedia fra il gruppo di audit e la
direzione del valutando ed ogni modifica dell’ultima ora;
d) i metodi e le procedure da utilizzare per condurre I’audit, inclusa l’informazione al valutando che le
evidenze dell’audit saranno solo un campione delle informazioni disponibili e che pertanto esiste un
elemento di incertezza nell’attività di audit;
e) la conferma di canali di comunicazione formale fra il gruppo di audit ed il valutando;
f) la conferma della lingua da utilizzare durante I’audit ;
g) la conferma che, durante I’audit, il valutando sarà tenuto informato del progresso dell’audit;
h) la conferma che siano disponibili le risorse e le strutture necessarie al gruppo di audit;
i) la conferma degli aspetti da trattare con riservatezza;
j) la conferma, per il gruppo di audit, di idonee condizioni di sicurezza sul lavoro,di procedure per
l’emergenza e la security;
k) la conferma della disponibilità, dei ruoli e dell’identità di eventuali guide;
1) il metodo di preparazione dei rapporti, comprese le eventuali classificazioni delle non conformità;
m) le informazioni circa le condizioni alle quali I’audit può essere concluso;
n) le informazioni riguardanti ogni modalità di ricorso sulla conduzione o l’esito dell’audit
6.52 Comunicazione durante gli audit
A seconda dell’ampiezza e della complessità dell’audit, può essere necessario adottare provvedimenti
formali per la comunicazione durante I’audit.
Il gruppo di audit dovrebbe consultarsi periodicamente per scambiarsi informazioni, valutare il
progresso dell’audit, e riassegnare compiti tra gli auditor, se necessario.
Durante I’audit, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe comunicare periodicamente lo stato
dell’audit ed eventuali problemi al valutando ed al committente dell’audit, se opportuno. L’evidenza
raccolta nell’audit che indichi un rischio immediato e significativo (per la sicurezza, l’ambiente o la
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qualità) dovrebbe essere segnalata senza ritardo al valutando e, se opportuno, al committente
dell’audit.
Ove l’evidenza disponibile indichi che gli obiettivi dell’audit sono irraggiungibili, il responsabile del
gruppo di audit dovrebbe riportarne le ragioni al committente dell’audit ed al valutando per
determinare l’azione appropriata. Tale azione può comprendere la riconferma del piano di audit,
l’interruzione dell’audit o una modifica negli obiettivi e/o nell’ampiezza dell’audit.
Eventuali esigenze di modifiche nell’ampiezza dell’audit che possano evidenziarsi man mano che le
attività di audit sul posto progrediscono dovrebbero essere riesaminate col committente dell’audit e,
come opportuno, col valutando e dovrebbero essere approvate da costoro.
Eventuali problemi riguardanti un aspetto al di fuori dell’ampiezza dell’audit dovrebbero essere
annotati e riportati al responsabile del gruppo di audit, per la possibile comunicazione al committente
dell’audit ed al valutando.
6.53 Ruoli e responsabilità di guide ed osservatori
Guide ed osservatori possono accompagnare il gruppo di audit, ma non sono parte di esso. Questi
non dovrebbero influenzare o interferire con l’esecuzione dell’audit.
Ove siano assegnate guide, queste dovrebbero assistere il gruppo di audit ed agire su richiesta del
responsabile del gruppo di audit. I loro compiti possono comprendere:
a) stabilire contatti e tempistica per le interviste;
b) organizzare visite a parti specifiche del sito o dell’organizzazione;
c) assicurare che regole concernenti la sicurezza del luogo e le procedure di security siano conosciute
e rispettate dai membri del gruppo di audit.
Le guide possono anche assistere all’audit per conto del valutando. Dietro richiesta dell’auditor, le
guide possono fornire chiarimenti o aiutare a raccogliere informazioni corrette.
6.54 Raccolta e verifica di informazioni
La Figura 3 fornisce una rappresentazione delle fasi del processo dalla raccolta delle informazioni fino
al raggiungimento delle conclusioni dell’audit.
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Fonti di informazioni
1
Raccolta mediante adatto
campionamento
Valutazione
+
Informazioni
1
Verifica
1
Evidenze
1
rispetto ai criteri di
audit
1
Rilievi dell’audit
1
Riesame
I Conclusioni dell’audit I
Figura 3 Schema di flusso del processo dalla raccolta delle informazioni fino al
raggiungimento delle conclusioni dell’audit
Le informazioni relative agli obiettivi, all’ampiezza ed ai criteri di audit, comprese le informazioni
relative alle interfacce fra le funzioni, le attività ed i processi, dovrebbero essere raccolte mediante
opportuno campionamento durante I’audit e verificate. Solo le informazioni verificabili possono
costituire evidenze dell’audit. Le evidenze dell’audit dovrebbero essere identificate come tali.
NOTA Le evidenze dell’audit sono basate su campioni delle informazioni disponibili. Esiste quindi un
elemento di incertezza nell’attività di audit, e quindi coloro che traggono le conclusioni dovrebbero essere
consapevoli di questa incertezza.
Metodi per raccogliere informazioni comprendono:
a) interviste;
b) osservazioni di attività;
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c) riesami di documentazione.
Aiuto pratico - Fonti di informazioni e conduzione di interviste
Le fonti di informazioni scelte possono variare con l’ampiezza e con la complessità dell’audit e
possono comprendere:
a) interviste con impiegati e con altre persone;
b) osservazioni di attività e delle condizioni e dell’ambiente di lavoro circostante;
c) documenti, quali politica, obiettivi, piani, procedure, istruzioni, licenze e permessi, specifiche,
disegni, contratti, ordini;
d) registrazioni, come registrazioni di ispezioni, resoconti di riunioni, rapporti di audit, registrazioni di
programmi di monitoraggio e risultati di misurazioni;
e) riassunti di dati, analisi ed indicatori di prestazioni;
f) registrazioni dei fondamenti dei programmi di campionamento pertinenti del valutando e procedure
per assicurare il controllo di qualità del campionamento e dei processi di misurazione;
g) rapporti da altre fonti, ad esempio, considerazioni di ritorno dal cliente, altre informazioni pertinenti
da parti esterne e valutazioni di fornitori;
h) banca dati di computer e di siti web.
Le interviste sono uno dei mezzi importanti di raccolta di informazioni e dovrebbero essere eseguite in
maniera che si adatti alla situazione ed alla persona intervistata. Tuttavia, I’auditor dovrebbe
considerare quanto segue:
a) le interviste dovrebbero essere tenute con persone di differenti livelli e funzioni che eseguono
attività o compiti nell’ambito dell’ampiezza dell’audit ;
b) l’intervista dovrebbe essere condotta durante l’orario normale di lavoro e sul luogo di lavoro
normale della persona intervistata;
c) dovrebbe essere fatto ogni sforzo per mettere la persona intervistata a proprio agio prima
dell’intervista;
d) dovrebbero essere spiegate le ragioni dell’intervista e di ogni annotazione presa;
e) le interviste possono essere iniziate con la richiesta alle persone di descrivere il loro lavoro;
f) le domande che possono influenzare le risposte (domande influenzanti) dovrebbero essere evitate;
g) i risultati dell’intervista dovrebbero essere sintetizzati e riesaminati con la persona intervistata;
h) le persone intervistate dovrebbero essere ringraziate per la loro partecipazione e cooperazione.
6.5.5 Origine dei rilievi dell’audit
Le evidenze dell’audit dovrebbero essere valutate a fronte dei relativi criteri per dar luogo ai rilievi
dell’audit. I rilievi dell’ audit possono indicare sia una conformità che una non conformità a fronte dei
criteri di audit e/o possono individuare un’opportunità di miglioramento.
Il gruppo di audit dovrebbe riunirsi come necessario per riesaminare i rilievi dell’audit in fasi
appropriate nel corso dell’audit.
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Le conformità dovrebbero essere riassunte per indicare posizioni, funzioni, processi, o requisiti che
sono stati assoggettati ad audit. Se incluso nel piano dell’audit, dovrebbero essere registrati anche i
singoli rilievi dell’audit di conformità e la loro evidenza di supporto.
Le non-conformità e le loro evidenze dell’audit di supporto dovrebbero essere registrate. Esse
dovrebbero essere riesaminate con l’appropriato rappresentante del valutando. Lo scopo del riesame
è di ottenere consapevolezza che l’evidenza dell’audit sia accurata e che le non conformità siano
comprese.
Dovrebbe essere fatto ogni tentativo per risolvere eventuali divergenze di opinione relative alle
evidenze e/o ai rilievi dell’audit; ed i punti non risolti dovrebbero essere registrati.
6.56 Preparazione delle conclusioni dell’audit
Il gruppo di audit dovrebbe consultarsi prima dell’incontro di chiusura per:
a) riesaminare i rilievi dell’audit ed altre eventuali appropriate informazioni raccolte durante I’audit a
fronte degli obiettivi dell’audit;
b) concordare le conclusioni dell’audit tenendo conto dell’incertezza dell’audit;
c) preparare raccomandazioni, se richiesto dagli obiettivi dell’audit;
d) discutere sulle azioni a seguire, se appropriato.
Aiuto pratico - conclusioni
dell’audit
Le conclusioni dell’audit possono riguardare elementi quali:
a) l’estensione della conformità del sistema di gestione rispetto ai criteri dell’audit;
b) l’efficace attuazione e mantenimento del sistema di gestione;
c) la capacità del processo di riesame da parte della direzione di assicurare la continua
appropriatezza, adeguatezza ed efficacia del sistema di gestione.
Le conclusioni dell’audit possono portare a raccomandazioni relative a miglioramenti, rapporti di affari,
certificazione o future attività di audit.
6.5.7 Conduzione della riunione di chiusura
Si dovrebbe tenere una riunione di chiusura per presentare i rilievi e le conclusioni dell’audit in
maniera tale che questi siano compresi e conosciuti da parte del valutando e per concordare, se
appropriato, il periodo di tempo da concedergli per presentare un piano di azioni correttive.Tra i
partecipanti alla riunione di chiusura dovrebbero essere compresi il valutando ed anche il committente
dell’audit ed altre parti. Se necessario, il responsabile del gruppo di audit dovrebbe avvertire il
valutando di situazioni incontrate durante I’audit che possono far diminuire l’affidamento che può
essere riposto sulle conclusioni dell’audit.ln molti casi, per esempio in audit interni in una piccola
organizzazione, la riunione di chiusura può consistere nella comunicazione dei rilievi e delle
conclusioni dell’audit .
Per altre situazioni di audit, la riunione dovrebbe essere formale e dovrebbero essere tenuti dei
verbali, comprendenti le registrazioni dei partecipanti.
La riunione, presieduta dal responsabile del gruppo di audit, dovrebbe essere tenuta con la direzione
del valutando e con i responsabili delle funzioni sottoposte ad audit.
Dovrebbero essere discusse, e se possibile risolte fra il gruppo di audit ed il valutando, eventuali
divergenze di opinioni relative ai rilievi e/o alle conclusioni dell’audit. Se non vengono risolte, entrambe
le opinioni dovrebbero essere registrate.
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Se specificato dagli obiettivi dell’audit , si dovrebbero presentare le raccomandazioni del gruppo per i
miglioramenti. Dovrebbe essere sottolineato che le raccomandazioni non sono vincolanti.
6.6 Preparazione, approvazione e distribuzione del rapporto di audit
6.6.1 Preparazione del rapporto di audit
Il responsabile del gruppo di audit dovrebbe assumersi la responsabilità della preparazione e dei
contenuti del rapporto di audit.
Il rapporto di audit dovrebbe fornire una completa, accurata, concisa e chiara registrazione
dell’audit.
Il rapporto di audit dovrebbe comprendere, o far riferimento a quanto segue:
a) gli obiettivi dell’audit;
b) l’ampiezza dell’audit, particolarmente l’identificazione delle unità organizzative e funzionali o dei
processi sottoposti ad audit ed il periodo di tempo interessato;
c) l’identificazione del committente dell’audit;
d) l’identificazione dei membri del gruppo di audit;
e) le date e i luoghi dove sono state eseguite le attività di audit sul campo;
f) i criteri di audit;
g) i rilievi dell’audit;
h) le conclusioni dell’audit;
Il rapporto di audit dovrebbe anche includere o fare riferimento
a quanto segue:
i) il piano di audit;
j) l’elenco dei rappresentanti del valutando;
k) una sintesi del processo di audit comprendente eventuali ostacoli incontrati che possono far
diminuire l’affidamento che può essere riposto nelle conclusioni dell’audit;
1) la conferma che gli obiettivi dell’audit sono stati raggiunti nell’ambito dell’ampiezza dell’audit in
accordo con il piano di audit;
m) le aree non coperte, sebbene rientranti nell’ampiezza dell’audit;
n) le opinioni divergenti non risolte tra il gruppo di audit ed il valutando;
o) le raccomandazioni per il miglioramento, se specificato negli obiettivi dell’audit;
p) i piani concordati delle azioni a seguire;
q) una dichiarazione del carattere riservato dei contenuti;
r) la lista di distribuzione per il rapporto di audit.
6.6.2 Approvazione e distribuzione del rapporto di audit
Il rapporto di audit dovrebbe essere emesso entro il periodo di tempo concordato. Se questo non è
possibile, le ragioni del ritardo dovrebbero essere comunicate al committente dell’audit e si dovrebbe
concordare una data di emissione revisionata.
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Il rapporto di audit dovrebbe essere datato, riesaminato ed approvato come definito nelle procedure
del programma di audit.
Il rapporto di audit dovrebbe quindi essere distribuito ai destinatari designati dal committente dell’audit.
Il rapporto di audit è proprietà del committente dell’audit ed il suo carattere riservato dovrebbe essere
rispettato e salvaguardato in modo appropriato da parte dei membri del gruppo di audit e da parte di
tutti i destinatari del rapporto.
6.7 Completamento dell’audit
6.7.1 Conservazione dei documenti
I documenti riguardanti I’audit dovrebbero essere conservati o distrutti a seguito di accordi fra le parti
in causa e secondo le procedure del programma di audit ed i requisiti applicabili cogenti e contrattuali.
A meno che non sia richiesto per legge di farlo, il gruppo di audit ed i responsabili della gestione del
programma di audit non dovrebbero divulgare i contenuti dei documenti, nè eventuali altre
informazioni raccolte nel corso dell’audit, o il rapporto stesso, ad eventuali altre parti senza
l’approvazione esplicita del committente dell’audit e, quando appropriato, del valutando. Se è richiesta
la divulgazione dei contenuti di un documento dell’audit, il committente dell’audit ed il valutando
dovrebbero esserne informati il prima possibile.
6.7.2 Conclusione dell’audit
L’audit è completato quando tutte le attività del piano di audit sono state ultimate ed è stato distribuito
il rapporto di audit approvato.
6.8 Conduzione delle azioni a seguire dell’audit
Le conclusioni dell’audit possono indicare l’esigenza di azioni correttive, preventive e, se applicabile,
di miglioramento. Tali azioni a seguire non sono considerate come facenti parte dell’ audit e sono
usualmente effettuate dal valutando secondo tempistiche concordate. Il valutando dovrebbe tenere
informato, se del caso, il committente dell’audit dello stato di queste azioni a seguire.
Il completamento e l’efficacia delle azioni correttive dovrebbero essere verificati in accordo con una
procedura appropriata. Questa verifica può costituire parte di un audit successivo.
NOTA Gli obiettivi del programma di audit possono comprendere azioni a seguire da parte del gruppo
di audit. Tali azioni a seguire sono spesso considerate valore aggiunto in quanto utilizzano l’esperienza dei
membri del gruppo di audit. In tali casi, dovrebbe essere prestata attenzione per mantenere l’indipendenza in
successive attività di audit.
7 Competenza degli auditor
7.1 Generalità
La fiducia e l’affidabilità nel processo di audit dipende dalla competenza del personale che effettua
I’audit. Per diventare un auditor, una persona dovrebbe:
- avere le caratteristiche personali descritte al punto 7.3; e
- dimostrare la capacità di applicare le conoscenze e le abilità che sono necessarie per condurre
audit descritte al punto 7.2.
Il grado di istruzione, l’esperienza di lavoro, la formazione e l’addestramento come auditor e
l’esperienza di audit, sono i mezzi mediante i quali una persona acquisisce le conoscenze e le abilità
appropriate per diventare un auditor. Essi sono anche indicatori di competenza.
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Alcune di queste conoscenze ed abilità sono comuni agli auditor di sistemi di gestione per la qualità
ed ambientale, ed altre sono specifiche per auditor della singola disciplina. Il punto 7.2.1 riguarda le
conoscenze e le abilità che si applicano ad entrambi gli auditor di sistemi di gestione per la qualità ed
ambientale, il punto 7.2.2 le ulteriori conoscenze ed abilità che si applicano ai responsabili dei gruppi
di audit, il punto 7.2.3 copre quelle aree che si applicano solo agli auditor di sistemi di gestione per la
qualità, ed il punto 7.2.4 copre quelle aree che si applicano solo agli auditor di sistemi di gestione
ambientale. I punti 7.2.1, 7.2.3 e 7.2.4 si applicano ad auditor che sottopongono ad audit entrambi i
sistemi di gestione per la qualità ed ambientale.
Il concetto di competenza è illustrato nella Figura 4.
Competenza
Conoscenze Conoscenze Conoscenze
I ed abilità soecifiche ed abilità I ed abilità soecifiche
Grado di
istruzione
Esperienza Formazione ed Esperienza
di lavoro addestramento di audit
come auditor
(7.4)
Caratteristiche
(7.3)
personali
Figura 4 Concetto di competenza
Questo punto inoltre descrive un processo sia per la valutazione degli auditor e dei responsabili dei
gruppi di audit, sia per il continuo sviluppo professionale e per il mantenimento della competenza. Il
processo di valutazione comprende quattro fasi principali. Queste sono:
a) identificazione dei tipi e dei livelli delle conoscenze ed abilità per soddisfare le esigenze del
programma di audit (7.6.3);
b) individuazione di indicatori del grado di istruzione, dell’esperienza di lavoro, della formazione ed
addestramento come auditore dell’esperienza di audit (7.6.4);
c) scelta dell’appropriato metodo di valutazione (7.6.5);
d) completamento della valutazione mediante confronto dei risultati con gli indicatori individuati (7.6.6).
7.2 Conoscenze ed abilità
7.2.1 Conoscenze ed abilità di carattere generale degli auditor di sistemi di gestione per la
qualità e/o ambientale
Gli auditor di sistemi di gestione per la qualità e/o ambientale dovrebbero avere conoscenze ed abilità
nelle seguenti aree:
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a) principi, procedure e tecniche di audit - per consentire all’auditor di selezionare ed applicare quelli
appropriati ai diversi audit ed assicurare che gli audit siano eseguiti in modo sistematico e
coerente. Un auditor dovrebbe essere in grado di:
- applicare principi, procedure, e tecniche di audit;
- pianificare ed organizzare efficacemente il lavoro;
- eseguire gli audit rispettando i tempi stabiliti;
- dare la priorità e concentrarsi su aspetti significativi;
- raccogliere le informazioni attraverso efficaci interviste, l’ascolto, l’osservazione ed il riesame di
documenti, comprese le registrazioni;
- verificare la precisione delle informazioni raccolte;
- confermare la sufficienza e l’idoneità delle evidenze dell’audit per supportare i rilievi e le
conclusioni dell’audit;
- valutare quei fattori che possono influenzare l’affidabilità dei rilievi e delle conclusioni dell’audit;
- comprendere l’idoneità e le conseguenze dell’utilizzazione delle tecniche di campionamento;
- registrare le attività dell’audit tramite documenti di lavoro;
- predisporre i rapporti di audit in modo chiaro e sintetico:
- mantenere riservate le informazioni ;
- comunicare in modo efficace, o mediante la personale abilità linguistica o attraverso l’ausilio di
un interprete competente
b) sistema di gestione e documenti di riferimento - per consentire all’auditor di comprendere
l’ampiezza dell’audit e di applicare i criteri dell’audit. Le conoscenze e le abilità in quest’area
dovrebbero riguardare:
- l’applicazione dei sistemi di gestione a differenti organizzazioni;
- l’interazione fra i componenti dei sistemi di gestione;
- le norme relative ai sistemi di gestione per la qualità o ambientale, le procedure applicabili o
altri documenti relativi ai sistemi di gestione utilizzati come criteri dell’audit;
- le differenze e le priorità fra i documenti di riferimento;
- l’applicazione dei documenti di riferimento ad audit diversi;
- i sistemi informativi e la tecnologia per la gestione, l’autorizzazione, la distribuzione ed il
controllo dei documenti, dei dati e delle registrazioni;
c) situazioni organizzative - per consentire all’auditor di comprendere il contesto operativo del
valutando. Le conoscenze e le abilità in quest’area dovrebbero riguardare:
- la dimensione, la struttura, le funzioni e le interrelazioni dell’organizzazione;
- i processi generali aziendali e la terminologia relativa;
- il contesto socio culturale del valutando
d) le leggi applicabili, i regolamenti ed altri requisiti attinenti alla disciplina - per consentire all’auditor di
svolgere la propria attività e di essere consapevole dei requisiti che si applicano all’organizzazione
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oggetto dell’audit. La conoscenze e le abilità in quest’area dovrebbero riguardare, come
applicabile:
- i contratti e gli accordi;
- la manodopera, la sicurezza sul luogo di lavoro e le condizioni di lavoro;
- le attività, i prodotti ed i servizi;
- i trattati e le convenzioni internazionali;
- l’ambiente;
7.2.2 Conoscenze ed abilità di carattere generale dei responsabili di gruppi di audit
I responsabili dei gruppi di audit dovrebbero avere conoscenze ed abilità addizionali nella leadership
dell’audit per permettere al gruppo di audit di condurre I’audit efficacemente ed efficientemente. Le
conoscenze e le capacità in quest’area dovrebbero comprendere:
- la pianificazione dell’audit e l’uso efficace di risorse durante I’audit;
- la rappresentanza del gruppo di audit nei rapporti con il committente e con il valutando;
- l’organizzazione e la guida dei membri del gruppo di audit;
- la guida del gruppo di audit a raggiungere le conclusioni dell’audit;
- la prevenzione e la soluzione dei conflitti;
- la preparazione ed il completamento del rapporto di audit.
7.2.3 Conoscenze ed abilità specifiche degli auditor di sistemi di gestione per la qualità
Gli auditor dei sistemi di gestione per la qualità dovrebbero avere conoscenze ed abilità relativamente
a:
a) metodi e tecniche relativi alla qualità - per consentire all’auditor di esaminare i sistemi di gestione
per la qualità e di produrre appropriati rilievi e conclusioni degli audit. Le conoscenze e le abilità in
quest’area dovrebbero includere :
- la terminologia della qualità;
- i principi di gestione per la qualità e la loro applicazione;
- gli strumenti per la gestione della qualità e la loro applicazione (per esempio il controllo
statistico dei processi, la FMEA - failure mode and effect analysis, etc.).
b) i prodotti, inclusi i servizi, ed i processi operativi - per consentire all’auditor di comprendere il
contesto tecnologico in cui viene eseguito I’audit. Le conoscenze e le abilità in quest’area
dovrebbero includere :
- la terminologia dello specifico settore;
- le caratteristiche tecniche dei processi e dei prodotti, inclusi i servizi;
- le prassi ed i processi dello specifico settore.
7.2.4 Conoscenze ed abilità specifiche degli auditor di sistemi di gestione ambientale
Gli auditor dei sistemi di gestione ambientale dovrebbero avere conoscenze ed abilità relativamente a:
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a) tecniche e metodi di gestione ambientale - per consentire all’auditor di valutare i sistemi di gestione
ambientale e di produrre appropriati rilievi e conclusioni degli audit. Le conoscenza e le abilità in
quest’area dovrebbero includere:
- la terminologia ambientale;
- i principi di gestione ambientale e la loro applicazione;
- gli strumenti di gestione ambientale (quali la valutazione dell’impatto/aspetto ambientale, la
valutazione del ciclo di vita LCA, la valutazione delle prestazioni ambientali, ecc.).
b) scienza e tecnologia ambientali - per consentire all’auditor di comprendere le relazioni
fondamentali fra le attività umane e l’ambiente. Le conoscenze e le abilità in quest’area dovrebbero
includere :
- l’impatto di attività umane sull’ambiente;
- gli elementi dell’ambiente (aria, acqua, terra);
- la gestione delle risorse naturali (combustibili fossili, acqua, flora e fauna);
- l’interazione di ecosistemi;
- i metodi generali di protezione ambientale;
- le tecniche di monitoraggio e misurazione.
c) aspetti tecnici ed ambientali delle attività operative - per consentire all’auditor di comprendere
l’interazione delle attività, dei prodotti, dei servizi e delle attività operative del valutando con
l’ambiente. Le conoscenze e le abilità in quest’area dovrebbero comprendere :
- la terminologia dello specifico settore;
- gli aspetti e gli impatti ambientali delle attività, dei prodotti e dei servizi;
- i metodi per valutare la rilevanza degli aspetti ambientali;
- le caratteristiche critiche dei processi operativi, dei prodotti e dei servizi;
- le tecniche di monitoraggio e misurazione;
- le tecnologie di prevenzione dell’inquinamento.
7.3 Caratteristiche personali
Le caratteristiche personali contribuiscono al successo delle prestazioni di un auditor. Un auditor
dovrebbe essere:
a) rispettoso dei principi etici - giusto, veritiero, sincero, onesto e riservato;
b) di mentalità aperta - disposto a prendere in considerazione idee o punti di vista alternativi;
c) diplomatico - pieno di tatto nei rapporti con altre persone;
d) dotato di spirito di osservazione - attivamente e costantemente consapevole dell’ambiente fisico e
delle attività;
e) percettivo - istintivamente consapevole e capace di comprendere e adattarsi alle situazioni;
f) versatile - abile ad adattarsi a differenti situazioni;
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g) tenace -perseverante, concentrato nel raggiungere gli obiettivi;
h) risoluto -capace di pervenire a conclusioni tempestive basate su analisi e ragionamenti logici;
i) sicuro di sé - capace di agire e comportarsi in maniera autonoma e contemporaneamente di
interagire in modo efficace con gli altri;
7.4 Grado di istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento come
auditor ed esperienza di audit
7.4.1 Auditor
Per acquisire la competenza necessaria per diventare un auditor, una persona dovrebbe avere:
a) Completato un tipo di istruzione sufficiente a consentirgli di acquisire le conoscenze e le abilità
definite al punto 7.2.
b) Esperienza di lavoro in una posizione tecnica, gestionale o professionale che abbia comportato
l’esercizio nella capacità di giudizio, nella soluzione di problemi e nella comunicazione con altro
personale avente incarichi gestionali o professionali, con persone di pari livello, con clienti, e/o con
altre parti interessate.
Parte dell’esperienza di lavoro dovrebbe essere stata maturata in una posizione nella quale le
attività svolte contribuiscono allo sviluppo delle conoscenze e delle capacità:
- nel campo della gestione per la qualità per auditor di sistemi di gestione per la qualità; e
- nel campo della gestione ambientale per auditor di sistemi di gestione ambientale;
c) Formazione ed addestramento come auditor che contribuisca allo sviluppo delle conoscenze e delle
abilità descritte al punto 7.2.1. La formazione e l’addestramento possono essere erogati o dalla
stessa organizzazione da cui dipende la persona o da un’organizzazione esterna;
d) Esperienza sulle attività di audit descritte al punto 6. L’esperienza complessiva dovrebbe coprire
l’intero processo di audit e tutta la normativa sul sistema di gestione per la qualità o ambientale.
Questa esperienza dovrebbe essere stata maturata sotto la supervisione e la guida di un
responsabile di gruppo di audit della stessa disciplina. Questa formazione sul campo dovrebbe
essere attuale.
7.4.2 Responsabile del gruppo di audit
Prima di assumere la responsabilità di guidare un gruppo di audit, un auditor dovrebbe acquisire
esperienza di audit agendo come responsabile di un gruppo di audit per sviluppare le conoscenze e le
abilità descritte al punto 7.2.2. Questa esperienza dovrebbe essere stata maturata sotto la
supervisione e la guida di un altro auditor che abbia la competenza di un responsabile di gruppo di
audit.
7.4.3 Auditor di entrambi i sistemi di gestione per la qualità ed ambientale
Gli auditor di sistemi di gestione per la qualità o ambientale che desiderano diventare auditor nella
seconda disciplina, dovrebbero:
a) aver ricevuto la formazione e l’addestramento e maturato l’esperienza di lavoro necessari per
acquisire le conoscenze e le abilità per la seconda disciplina; e
b) aver condotto audit coprendo l’intero sistema di gestione nella seconda disciplina sotto la
supervisione e la guida di un auditor che abbia la competenza di responsabile di gruppo di audit
nella seconda disciplina.
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Responsabili di gruppi di audit in una disciplina non dovrebbero diventare responsabili di gruppi di
valutazione nella seconda disciplina fino a che non abbiano soddisfatto i requisiti indicati nei
precedenti punti a) e b).
7.5 Mantenimento e miglioramento della competenza
7.51 Aggiornamento professionale continuo
L’aggiornamento professionale continuo è strettamente collegato con il mantenimento ed il
miglioramento delle conoscenze, delle abilità e delle caratteristiche personali.
Tale aggiornamento professionale può essere ottenuto con svariati metodi quali ulteriori esperienze
lavorative, formazione ed addestramento, studi personali, partecipazione a convegni, seminari e
conferenze o altre pertinenti attività. Gli auditor dovrebbero dimostrare il loro continuo aggiornamento
professionale.
7.52 Mantenimento della capacità di effettuare gli audit
Gli auditor dovrebbero mantenere e dimostrare la loro capacità di eseguire gli audit attraverso la
partecipazione costante ad audit di sistemi di gestione per la qualità e/o ambientale.
7.6 Valutazione degli auditor
7.6.1 Le fasi della valutazione
La valutazione degli auditor avviene attraverso le seguenti differenti fasi.
- la valutazione iniziale di persone che desiderano diventare auditor come parte di un
programma di audit;
- l’ulteriore valutazione della competenza di un auditor avviene come parte del processo di
scelta del gruppo di valutazione descritta al punto 6.2.4;
- anche la valutazione continua delle prestazioni di un auditor per identificare esigenze di
mantenimento e di miglioramento delle conoscenze e delle abilità costituisce una parte del
processo di valutazione di un auditor.
La valutazione iniziale e continua degli auditor e dei responsabili di gruppi di audit dovrebbe essere
pianificata, attuata e registrata secondo le procedure del programma di audit, per ottenere un risultato
che sia obiettivo, coerente, giusto ed attendibile. Il processo di valutazione dovrebbe identificare la
formazione e l’addestramento ed altre esigenze di valorizzazione delle capacità.
La Figura 5 illustra la relazione tra la valutazione iniziale di un auditor, la selezione di un gruppo di
audit, l’aggiornamento professionale continuo, il mantenimento della capacità di eseguire audit ed il
processo continuo di valutazione degli auditor.
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Ulteriore
aggiornamento
indicatori non
soddisfatti
soddisfatti
continua
delle
Selezione del
gruppo di audit
(6.2.4)
Attività di audit
(6.2.4)
Figura
5 - Fasi di valutazione
7.6.2 Il processo di valutazione iniziale
Il processo di valutazione comporta quattro fasi principali. Queste consistono in:
a) identificare i tipi ed i livelli di conoscenze e di abilità per soddisfare le esigenze del programma di
audit (7.6.3);
b) stabilire indicatori del grado di istruzione, dell’esperienza di lavoro, della formazione ed
addestramento come auditore dell’esperienza di audit (7.6.4);
c) scegliere il metodo di valutazione appropriato (7.6.5);
d) completare la valutazione confrontando i risultati con gli indicatori individuati (7.6.6).
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La Figura 6 illustra le fasi nel processo di valutazione iniziale. Questo processo può inoltre essere
utilizzato per condurre la valutazione continua di auditor e per la selezione del gruppo di audit.
I
Individuazione delle
conoscenze ed abilità
per soddisfare le esigenze
del programma di audit
(7.6.3)
1
Determinazione degli indicatori
del grado di istruzione,
di esperienza di lavoro, di
formazione ed addestramento
come auditor ed
esperienza di audit
(7.6.4)
I
Un esempio di conoscenze
ed abilità
Un esempio di indicatori che un organismo di
certificazione può utilizzare per selezionare
persone che devono operare come auditor
è contenuto nel prospetto 1
Un esempio di indicatori per un programma di
audit interno è contenuto
nel prospetto 3, colonna 3
Scelta del metodo Esempi di metodi di valutazione utilizzati in un
di valutazione programma di audit interno è contenuto
appropriato nel prospetto 3, colonna 4
(7.6.5, prospetto 2)
L
Effettuazione della valutazione
e confronto dei risultati
con gli indicatori individuati e
con le conoscenze ed abilità
(7.6.6)
J
Persone che non soddisfano i criteri possono
aver bisogno di ulteriore formazione
ed addestramento, esperienza di lavoro, ecc.
Figura 6 - Processo di valutazione
iniziale
7.6.3 Determinazione dei livelli appropriati di conoscenze ed abilità
Le organizzazioni dovrebbero identificare i tipi ed i livelli di conoscenze ed abilità appropriate alle
esigenze dei loro programmi di audit (vedere l’esempio in Tabella 3).
Nel decidere quali siano i livelli appropriati di conoscenze ed abilità l’organizzazione dovrebbe
considerare:
- la dimensione, la natura e la complessità dell’organizzazione;
- gli obiettivi e l’estensione del programma di audit;
- i requisiti della certificazione e dell’accreditamento;
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- il ruolo del processo di audit nella gestione dell’organizzazione;
- il livello di riservatezza richiesto nel programma di audit; e
- la complessità del sistema di gestione.
7.64 Determinazione degli indicatori del grado di istruzione, dell’esperienza di lavoro, della
formazione ed addestramento come auditor e dell’esperienza di audit
L’organizzazione dovrebbe stabilire gli indicatori del grado di istruzione, dell’esperienza di lavoro, della
formazione ed addestramento come auditor, e dell’esperienza di audit previsti per fornire i tipi ed i
livelli di conoscenze e abilità identificati in accordo con il punto 7.6.3 (vedere anche l’esempio in
tabella 3).
La tabella 1 illustra gli indicatori del grado di istruzione, dell’esperienza di lavoro, della formazione e
dell’addestramento come auditor e dell’esperienza di audit che possono essere applicati da
organizzazioni che eseguono audit interni o esterni. Questi indicatori non sono appropriati in tutte le
circostanze. In alcuni casi sono necessari indicatori più elevati, in altri sono appropriati indicatori più
bassi. Per gli auditor che eseguono audit di certificazione o audit di complessità similare, questi
dovrebbero essere gli indicatori minimi.
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Tabella 1 - Illustrazione di indicatori di grado di istruzione, esperienza lavorativa, formazione
ed addestramento come auditor ed esperienza di audit.
Istruzione secondaria
(vedere nota 1)
5 anni
(vedere nota 2)
Almeno 2 anni dei 5
complessivi
Nessuna raccomandazione
addizionale
Nessuna raccomandazione
addizionale
2 anni nella seconda
disciplina
(vedere nota 3)
Nessuna
raccomandazione
addizionale
Nessuna
raccomandazione
addizionale
Nessuna
raccomandazione
addizionale
40 ore di formazione ed
addestramento sull’audit
4 audit completi e non
meno di 20 giorni di
esperienza di audit
effettuati come auditor in
addestramento.
Gli audit dovrebbero
essere completati negli
ultimi 3 anni consecutivi
24 ore di formazione ed
addestramento nella
seconda disciplina
(vedere nota 4)
3 audit completi e non meno
di 15 giorni di esperienza di
audit nella seconda
disciplina.
Gli audit dovrebbero essere
completati negli ultimi 2 anni
consecutivi.
Nessuna
raccomandazione
addizionale
3 audit completi e non
meno di 15 giorni di
esperienza di audit
ricoprendo il ruolo di
responsabile di gruppo
di audit.
Gli audit dovrebbero
essere completati negli
ultimi 2 anni
consecutivi.
NOTA 1 - L’istruzione secondaria è quella parte del sistema nazionale di istruzione che si svolge dopo la fase di
istruzione primaria o elementare, ma che è necessario aver superato per accedere all’università o a corsi
equipollenti.
NOTA 2 - Il numero di anni di esperienza lavorativa può essere ridotto di 1 anno se la persona ha completato un
corso di formazione appropriato Post-universitario.
NOTA 3 - L’esperienza lavorativa nella seconda disciplina può essere concomitante con l’esperienza lavorativa
nella prima disciplina.
NOTA 4 - La formazione e l’addestramento nella seconda disciplina sono necessari per acquisire conoscenza
delle norme, delle leggi, dei regolamenti, dei principi, dei metodi e delle tecniche pertinenti.
7.6.5 Metodi di valutazione
La valutazione può essere effettuata da parte di una persona o da parte di un gruppo di esperti
utilizzando uno o più metodi scelti tra quelli indicati nella tabella 2. Nell’usare la tabella 2 si dovrebbe
tener presente che:
- i metodi descritti rappresentano una serie di opzioni e possono non applicarsi in tutte le situazioni;
- l’affidabilità dei vari metodi descritti può variare;
- normalmente, si dovrebbe utilizzare una combinazione di metodi per assicurare un risultato
obiettivo, coerente, giusto ed affidabile.
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Tabella 2 - Metodi di valutazione
Metodo di valutazione
Obiettivi
Esempi
Riesame delle registrazioni
Per verificare
professionale
il bagaglio
dell’auditor.
Analisi delle registrazioni attestanti il
grado di istruzione, la formazione e
l’addestra-mento, l’attività lavorativa
e l’esperienza di audit.
Interviste
Osservazione
Per valutare le caratteristiche
personali, le capacità di comunicare,
verificare le informazioni, verificare le
conoscenze, acquisire ulteriori
informazioni.
Per valutare le caratteristiche
personali e l’applicazione delle
capacità e delle conoscenze.
Interviste dirette ed interviste
telefoniche.
“Role playing”, audit con supervisore,
prestazioni sul lavoro.
Riesame a valle degli audit
eseguiti
Per fornire informazioni quando
l’osservazione diretta può non essere
possibile o appropriata.
Riesame del rapporto di audit, e
discussione con colleghi,
committenti, valutandi e con I’auditor.
Test
Per valutare le caratteristiche
personali, le conoscenze, le capacità
e la loro applicazione.
Esami scritti e orali, test psicometrici.
Informazioni di ritorno positive e
negative
Per fornire informazioni sul come
viene percepita la prestazione
dell’auditor.
Ricerche, questionari, referenze
personali, testimonianze, relazioni.
7.6.6 Completamento della valutazione
L’ultima fase della valutazione consiste nel confrontare l’informazione raccolta sulla persona con gli
indicatori identificati al punto 7.6.4. Ove una persona non soddisfi gli indicatori, sono richiesti ulteriori
formazione ed addestramento, esperienza di lavoro e/o esperienza di audit. A seguito di ciò, dovrebbe
esserci la conferma che gli indicatori sono stati soddisfatti.
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Tabella 3 Esempio di una struttura per valutazione di auditor in un programma di audit interno
Aree di conoscenze ed abilità
Livello individuato di conoscenze ed abilità
(7.2) (7.6.3)
Indicatori individuati del grado di istruzione,
dell’esperienza di lavoro, della formazione e
dell’addestramento come auditore dell’esperienza di
audit
(7.6.4)
Metodi di valutazione
(7.6.5)
Procedure, processi e tecniche di Capacità di condurre un audit secondo procedure interne, Aver completato un corso di formazione ed addestramento Riesame delle registrazioni della
wdit comunicando con colleghi conosciuti sul luogo di lavoro. interno come auditor. formazione e dell’addestramento
Aver effettuato tre audit come membro di un gruppo di audit Osservazione
interno.
Riesame di pari
Sistemi di gestione ed altri Capacità di applicare le parti pertinenti del Manuale del Leggere e capire procedure pertinenti l’obiettivo, l’ampiezza Riesame di registrazioni di
documenti di riferimento Sistema di Gestione e le relative procedure. ed i criteri di audit. formazione ed addestramento
Prove
Interviste
Situazioni organizzative
Leggi, regolamenti ed altri
pequisiti
Strumenti e tecniche relativi alla
qualità
Capacità di descrivere la struttura e la cultura locale Aver lavorato per l’organizzazione almeno per un anno. Riesame delle registrazioni di
dell’organizzazione ed eventuali punti di demarcazione. lavoro
Capacità di individuare e comprendere l’applicazione delle Aver frequentato un corso di formazione ed addestramento Riesame delle registrazioni della
leggi e dei regolamenti pertinenti relativi ai processi, sulle leggi pertinenti le attività ed il processo oggetto formazione e dell’addestramento
prodotti e/o scarichi nell’ambiente. dell’audit in considerazione.
Capacità di descrivere i metodi controllo della qualità Essere stato addestrato nell’applicazione dei metodi di Riesame delle registrazioni della
interni. controllo della qualità. formazione e dell’addestramento
Capacità di distinguere tra requisiti del Manuale di Aver dimostrato l’uso sul luogo di lavoro delle procedure di
Controllo della Qualità per le prove nel corso del processo prova nel corso del processo e finali.
e per le prove finali.
Prodotti, servizi e processi
operativi
Capacità di discutere sui prodotti, sul loro processo di
fabbricazione, sulle specifiche e sull’impiego finale.
Aver lavorato nell’ufficio di pianificazione della produzione Riesame delle registrazioni di
come addetto alla pianificazione del processo. lavoro
Aver lavorato nel dipartimento servizi.
Principi e tecniche di gestione
ambientale
Capacità di comprendere l’importanza della protezione
ambientale e della prevenzione dell’inquinamento.
Aver ricevuto formazione ed addestramento sulla
consapevolezza ambientale.
Riesame delle registrazioni della
formazione e dell’addestramento
Scienza e tecnologia ambientali Capacità di individuare i metodi di prevenzione
dell’inquinamento relativi ai processi, ai prodotti o ai
servizi dell’organizzazione.
Aver completato con successo un corso di chimica. Riesame delle registrazioni del
grado di istruzione
\spetti e tecniche operativi
ambientali
Capacità di elencare gli aspetti ambientali Aver completato un corso interno di formazione ed Riesame delle registrazioni della
dell’organizzazione (es. prodotti chimici in uso, le loro addestramento sull’immagazzinamento, miscelatura ed uso formazione e dell’addestramento,
reazioni vicendevoli e l’impatto potenziale sull’ambiente di sostanze chimiche e sugli impatti ambientali. del contenuto e dei risultati del
nel caso di fuoriuscita o di rilascio). Aver dimostrato l’uso sul luogo di lavoro di metodi corretti di corso
Capacità di descrivere i metodi di protezione ambientale immagazzinamento, miscelatura ed uso di sostanze
dell’organizzazione.
chimiche.
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Appendice ZZ
(normativa)
Riferimenti normativi alle pubblicazioni internazionali e europee
corrispondenti
Al momento della pubblicazione del presente progetto di norma internazionale erano valide le edizioni dei
documenti elencati nel seguito. I membri dell’lS0 e dell’lEC dispongono degli elenchi aggiornati delle norme
internazionali in vigore.
EN IS0 9000:2000 IS0 9000:2000 Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e terminologia
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