ProActive Factuurverwerking

Maak uw administratie snel,
eenvoudig & efficiënt
ProActive is software waarmee administratieve processen via het internet verlopen. Door toepassing
van webbased technieken maakt ProActive het mogelijk administratieve processen gebruiksvriendelijk,
veilig, efficiënt en kwalitatief hoogwaardig in te richten. ProActive biedt modules voor het verwerken van
inkoopfacturen, contractbeheer, onkostendeclaraties en kas- en cliëntgelden.
Omdat ProActive bestaat uit verschillende modules, gebruikt u alleen wat voor uw organisatie relevant is.
Effectief en simpel, net als de software zelf.
Snel
ProActive is niet alleen
een softwareprogram-
ma om snel mee te wer-
ken, het is ook binnen
korte tijd in te passen
binnen uw organisatie.
Een project met een
doorlooptijd van slechts
twee maanden is geen
uitzondering.
Gebruiksvriendelijk
Gebruiksvriendelijkheid
staat altijd centraal bij
de ontwikkeling van
onze modules. Iedereen
kan ermee werken, ook
medewerkers zonder
administratieve kennis.
Dat heeft de ervaring
in de praktijk inmiddels
ruimschoots bewezen.
Webbased
ProActive is volledig webbased. Met Pro-
Active kunt u overal en altijd inloggen en
toegang krijgen, waar u ook bent.
Flexibel
Al is ProActive een
standaardpakket, het
is wel heel flexibel
in te richten. Omdat
daarvoor geen maat-
werk noodzakelijk
is, bent u verzekerd
van een betrouwbare
oplossing voor de
toekomst.
Service
Voor het prettig werken
met software is een
goede ondersteuning vanuit de leverancier
van groot belang. Wij zijn ons daarvan
bewust en hebben er onze servicedesk
volledig op ingericht. U krijgt bij ons gega-
randeerd snelle responstijden. Door middel
van periodieke tevredenheidsonderzoeken
borgen wij ons hoge serviceniveau.
ProActive Profiel
ProActive Software biedt al
ruim 10 jaar effectieve, web-
based software- oplossingen,
gekoppeld aan een hoog serviceniveau.
Producten van ProActive Software worden
zowel door middelgrote als grote organi-
saties gebruikt en kenmerken zich door
gebruiksvriendelijkheid en schaalbaarheid.
ProActive Software – Tappersweg 17 – Postbus 3249 – 2001 DE Haarlem – E info@proactive.nl – T 023 - 5422299 – F 023 - 5422728 www.proactive.nl

ProActive Fiatteren
Maak uw administratie snel, eenvoudig & efficiënt
ProActive Fiatteren is hét systeem voor factuurverwerking. Het hele proces wordt digitaal doorlopen:
van het scannen en herkennen van facturen door middel van OCR-techniek en het registreren,
digitaal aanbieden en beoordelen van facturen tot de uiteindelijke verwerking ervan in het financiële
pakket. Het programma werkt zeer gebruiksvriendelijk, kent een korte implementatietijd en is zeer
flexibel in te richten.
Hoe werkt het
Gebruiksvriendelijk en flexibel
De factuurverwerking van ProActive verloopt volkomen logisch,
eigenlijk precies zoals de traditionele factuurverwerking, maar dan
volledig gedigitaliseerd. Dus voorzien van een geautomatiseerde
structuur - én veel sneller. Het hele proces is met ProActive
geoptimaliseerd, zodat u met zo min mogelijk handelingen facturen
kunt coderen, beoordelen en verwerken.
Het ingebouwde procuratieschema zorgt er automatisch voor dat de
facturen door de juiste budgethouders worden beoordeeld en afgetekend.
Bovendien blijft u door verschillende rapportagemogelijkheden
altijd overzicht houden over het gehele verwerkingsproces van de
factuur. ProActive heeft standaard koppelingen met vrijwel alle gangbare
financiële pakketten zodat de uiteindelijke verslaglegging in het
financieel pakket gewaarborgd is.
Waarom ProActive Fiatteren?
• Standaard koppelingen met vrijwel alle financiële pakketten
• Archivering conform fiscale wet- en regelgeving
• Automatisch herkennen van gegevens door middel van
geavanceerde OCR scan- en herkentechnieken
• Mogelijkheden voor het voeren van een verplichtingenadministratie
• Facturen raken nooit meer kwijt
• Gebruiksvriendelijk voor budgethouders
• Facturen gelijktijdig aanbieden bij meerdere budgethouders
• Procesbewaking op basis van geautomatiseerde meldingen
• Verwerken van digitale facturen
• Compleet webbased
ProActive Software – Tappersweg 17 – Postbus 3249 – 2001 DE Haarlem – E info@proactive.nl – T 023 - 5422299 – F 023 - 5422728 www.proactive.nl

Implementatie van ProActive
Stap voor stap
ProActive Software heeft jaren ervaring in de implementatie van haar producten. We kijken niet
alleen naar de techniek, maar hebben ook verstand van de processen die we optimaliseren.
De inrichting van ProActive is erg belangrijk voor het functioneren van het pakket.
Daarom maken we met de klant duidelijke afspraken en zorgen we ervoor dat het projectverloop
van A tot Z duidelijk is. Uniek is dat wij alle modules tegen een vast tarief volledig ingericht
opleveren. Dit staat garant voor een kort implementatietraject waarbij de gemiddelde doorlooptijd
van een implementatietraject drie maanden is; van intakegesprek tot aan de evaluatie.
Projectstappen
1. Project intake
Tijdens het intakegesprek vindt de overdracht van de accountmanager
naar de projectmanager plaats. Tijdens dit gesprek wordt het hele
projectverloop tot in detail besproken en wordt er een gedetailleerde
projectplanning samengesteld. Dit wordt naar u teruggekoppeld in een
duidelijk projectplan.
2. Aanlevering stamgegevens
Om de inrichting van ProActive te kunnen verzorgen dienen de stamgegevens
aangeleverd te worden. De benodigde gegevens zijn afhankelijk
van de te implementeren module en worden tijdens het intakegesprek
uitvoerig besproken. Het aanleveren van de gegevens wordt vervolgens
gedaan op basis van eenvoudige sjablonen die door ProActive beschikbaar
worden gesteld.
3. Inrichting testversie
Na aanlevering van de stamgegevens wordt de inrichting van ProActive
volledig verzorgd, onze klanten hebben dus direct de beschikking over
een volledig ingericht systeem. Het spreekt voor zich dat de inrichting
van ProActive achteraf door de applicatiebeheerders zelf aangepast
kan worden.
4. Training medewerkers
Medewerkers en applicatiebeheerders van het centrale bureau ontvangen
een uitgebreide training in de functionaliteit van ProActive, zowel
Demonstratie? Bel 023-5422299 voor een afpraak
op het gebied van applicatiebeheer als de gebruikte modules.Tevens
worden er tips gegeven om ProActive zo effectief mogelijk in te kunnen
zetten in uw organisatie.
5. Controle testinrichting en koppelingen
Na de training zal in samenspraak met de projectmanager van ProActive
uw inrichting gecontroleerd en getest worden. Indien de inrichting
juist is en als de koppelingen met uw financiële of salarispakket getest
zijn, kan er een start gemaakt worden met de training van de pilotgroep.
6. Pilot
De pilot wordt uitgevoerd met een kleine, maar representatieve groep
gebruikers uit uw organisatie. Deze gebruikers ontvangen voor de start
van de pilot een training in het gebruik van de applicatie. Tijdens de
pilotfase vindt er intensief contact plaats tussen de projectmanager van
ProActive en de projectleider van uw organisatie. Waar nodig vinden er
aanpassingen in de inrichting en bij de instellingen van ProActive plaats
zodat ProActive naadloos aansluit op uw bedrijfsprocessen.
7. Evaluatie pilot
Tijdens het evaluatie moment aan het einde van de pilotfase wordt
er teruggeblikt op het projectverloop van de implementatie en op de
inrichting van het pakket zelf. Na deze evaluatie is ProActive klaar om
door de volledige organisatie in gebruik genomen te worden.
ProActive Software – Tappersweg 17 – Postbus 3249 – 2001 DE Haarlem – E info@proactive.nl – T 023 - 5422299 – F 023 - 5422728 www.proactive.nl