Handboek digitaliseren van documenten - Heemkundige Kring van ...

1. KWaliTeiTsniveaus
We gaan uit van vier kwaliteitsniveaus waarop gedigitaliseerd kan worden. Kwaliteitsniveau korten we af
tot KN. Hoe hoger het kwaliteitsniveau, hoe meer kennis en materiële ondersteuning nodig zijn. De keuze
voor een kwaliteitsniveau hangt af van het ambitieniveau van uw organisatie, de middelen die uw organisatie
ter beschikking heeft en de aard van het te digitaliseren materiaal. een organisatie die van nul begint,
kan ervoor kiezen om een scanstudio stapsgewijs uit te bouwen door eerst kwaliteitsniveau 1 na te streven.
eenmaal dit niveau bereikt werd, kan men kwaliteitsniveau 2 nastreven … Bij de aankoop van hard- en software
kan men best rekening houden met het te bereiken eindniveau.
Voor kwaliteitsniveau 1 en 2 werd een checklist opgesteld. Deze checklist treft u aan in bijlage 1. in bijlage 5
worden de eigenschappen van een scan opgelijst die moeten worden opgenomen in een bestek indien u het
digitaliseren wenst uit te besteden. Dit boek heeft tot doel te digitaliseren op KN2. Digitaliseren op KN3 valt
buiten de doelstellingen van dit handboek. Dit neemt niet weg dat bij verschillende onderwerpen in dit boek
toch de link met KN3 gelegd wordt. KN4 wordt enkel ter informatie vermeld, maar komt in de erfgoedsector
uiterst zelden voor.
Kn1: administratief digitaliseren
Dit is het meest eenvoudige kwaliteitsniveau. Het kan gebruikt worden door organisaties met zeer beperkte
middelen zoals heemkundige kringen. Voor administraties die bijvoorbeeld dagelijks de inkomende post
scannen, is dit eveneens een goed niveau. Strikt genomen kan u in de supermarkt een scanner kopen, die
instellen volgens de eisen van dit kwaliteitsniveau en onmiddellijk beginnen te digitaliseren.
De eisen voor kwaliteitsniveau 1 zijn erop gericht tekstdocumenten zo te scannen dat de leesbaarheid van
de tekst gegarandeerd is. tegelijk voorkomen we een onnodig grote bestandsomvang. Met administratief
scannen bedoelen we dat de scans niet per se van zeer hoge accuraatheid moeten zijn, maar wel een goed
beeld moeten geven van hoe het origineel eruit ziet. Het raadplegen van de in het document vervatte informatie
is hier het doel, niet een hoogwaardige digitale kopie van het origineel.
Kn2: semiprofessioneel digitaliseren
Dit niveau is bedoeld als minimumniveau voor professionele erfgoedinstellingen. Misschien zal niet elke
erfgoedinstelling in staat zijn aan alle eisen te voldoen. in dat geval raden we aan toch te proberen zo dicht
mogelijk in de buurt te komen van dit kwaliteitsniveau.
De technische eisen die kwaliteitsniveau 2 toevoegt aan KN1 zijn vooral gericht op het zo nauwkeurig mogelijk
reproduceren van kleur. Dit niveau houdt in dat we scanners en schermen kalibreren. Verder richten we
de scanstudio zo in dat omgevingsfactoren (vb: zonlicht) het scanproces zo weinig mogelijk beïnvloeden. tot
slot wordt bij KN2 een begin van kwaliteitscontrole ingevoerd.
KN2 heeft tot doel te komen tot scans van goede kwaliteit, niet van perfecte kwaliteit. Dit niveau halen is
het doel van dit handboek.
Kn3: Professioneel digitaliseren
Op dit niveau streeft men hoge kwaliteit na. Dit bereiken we door te digitaliseren overeenkomstig de Metamorfozerichtlijnen.
Deze richtlijnen zijn afkomstig van Bureau Metamorfoze. Dit is een samenwerkingsverband
tussen de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief in Nederland. De Metamorfozerichtlijnen
geven richtwaarden op voor allerhande eigenschappen van de opname van een document. Of deze richt-
Digitaliseren van documenten ■ 12