Handboek digitaliseren van documenten - Heemkundige Kring van ...

4. erFgoedveilig digiTaliseren
in dit handboek ligt de focus op het verkrijgen van het meest duidelijke, meest gedetailleerde of meest
waarheidsgetrouwe beeld tijdens het scannen. Dit is uiteraard belangrijk, maar het digitaliseren van erfgoedobjecten
mag in geen geval ten koste gaan van de materiële veiligheid van de stukken. conserveren
en digitaliseren zijn vakgebieden die soms lijken te opereren in twee aparte werelden die elkaar slechts rakelings
ontmoeten. 14 Het ontsluiten van erfgoed in gedigitaliseerde vorm kan als doel hebben om bepaalde
objecten in goede conditie te houden. Na het digitaliseren worden de stukken minder gemanipuleerd. Maar
door de ontsluiting kan ook het tegenovergestelde effect ontstaan: een grotere bekendheid kan leiden tot
het veelvuldiger opvragen van het origineel. 15 Ondanks de potentiële voordelen voor de conservatie van het
materiële, gebeurt het scannen zelf echter zelden door mensen met een conservatieachtergrond. Dit maakt
dat ze vaak onvoldoende ervaring hebben in het omgaan met en hanteren van erfgoedobjecten.
Bij vele objecten is niet alleen de informatie geboden door de tekst of het beeld van belang, maar zijn de
drager en zijn materiaal-technische aspecten minstens even waardevol en eveneens een belangrijke bron
van informatie. De grote aantallen unieke en waardevolle werken die nu gedigitaliseerd worden, elk met
hun eigen specifieke materiaal-technische eigenschappen en gevoeligheden, stellen het personeel dat verantwoordelijk
is voor het scannen voor grote uitdagingen.
Alle erfgoedobjecten hebben een uniek ‘leven’ achter de rug. Hun voorgeschiedenis en huidige toestand
kunnen door een ongeoefend oog vaak niet worden ingeschat, waardoor de nodige zorgen en
voorzorgen over het hoofd worden gezien. Daarom is het van belang om vooraf de te digitaliseren
stukken samen met een conservator/restaurator te bekijken om zo samen te bepalen welke methode
het best aangewend wordt om een specifiek (erfgoed)object te digitaliseren. idealiter gebeurt dit nog
vooraleer de beslissing tot al dan niet digitaliseren wordt genomen. Vooraleer kan overgegaan worden
tot scannen, kan het soms nodig zijn om een conservatiebehandeling toe te passen op een specifiek object
of op een groep objecten. Het combineren van handelingen, zoals bijvoorbeeld na het digitaliseren
meteen een betere verpakking voorzien, kan op langere termijn zeer tijdsefficiënt blijken en uiteraard
erg gunstige effecten hebben op de bewaring van het origineel. Sommige voorgaande conservatiebehandelingen,
zoals bepaalde ontzuringsmethoden, kunnen ook een effect hebben op het resultaat van
het scannen. Het is belangrijk deze dingen vooraf te weten en in te calculeren, zowel voor de planning
als voor de berekening van budgetten.
Het te digitaliseren item wordt voor, tijdens en na het digitaliseren blootgesteld aan vele risico’s 16 die tot
onomkeerbare schade en/of veroudering kunnen leiden. Vele objecten zijn erg fragiel en niet bestand tegen
minder voorzichtige manipulatie, aanraking met blote handen, minder goede ondersteuning, druk of
het gedwongen worden om een andere vorm aan te nemen dan diegene waarin het object al jarenlang
bewaard wordt. Ook intense en langdurige blootstelling aan licht, (langdurige) blootstelling aan warmte,
schommelingen of schokken in temperatuur en vooral in relatieve vochtigheid 17 (RV) en de toevoeging van
stoffen en materialen die niet eigen zijn aan het object zijn nefast. 18
Om tot een efficiënte en objectveilige oplossing te komen, zal niet enkel de digitaliseringdeskundige de
werking van de verschillende scanners aan de conservatiedeskundige moeten uitleggen, maar zal ook een
basistraining door een conservatiedeskundige aan de digitaliseringdeskundigen heel wat onheil afwenden.
14 Dean (John F.), Digital imaging and conservation: model guidelines, in: Library Trends, 2003, p. 133-137.
http://findarticles.com/p/articles/mi_m1387/is_1_52/ai_111853144/. Geraadpleegd op 26 juli 2011.
15 Hughes (Lorna M.), Digitization of rare and fragile materials, in: Digitizing collections: strategic issues for the information manager, 2004, p. 208-232.
16 Preservation Guidelines for Digitizing Library Materials, http://www.loc.gov/preservation/care/scan.html. Geraadpleegd op 8 augustus 2011.
17 Ankersmit (Bart), Klimaatwerk. Richtlijnen voor het museale binnenklimaat, 2009.
18 Tétrault (Jean), Guidelines for Selecting Materials for Exhibit, Storage and Transportation, 1993.
http://www.cci-icc.gc.ca/crc/cidb/document-eng.aspx?Document_ID=82. Geraadpleegd op 4 augustus 2011.
Digitaliseren van documenten ■ 20