Notulen Algemene Ledenvergadering Eksbit - StuWWW

Notulen
Algemene Ledenvergadering Eksbit
Datum : 12 maart 2010
Locatie : Parnassos, Utrecht
Aanwezig : Sven van de Riet (voorzitter), Dolf L’Ortye (penningmeester),
Gerard Cillessen (secretaris), Martin Schapendonk, Ouke Arts,
Arno Herweijer, Tom Coenen
Afgemeld : Joost van Diem, Wannes Remmers, Jeroen Korstanje, Jan van
Casteren, Paul Koetsier, Fons Basten, Bart Drewes, Joop Reijnhoudt,
Hugo van Hoogstraten, Martijn van Stratum, Leopold Hagenberg,
Paul van Bekkum
1. OPENING EN MEDEDELINGEN
De voorzitter opent de ALV en heet iedereen welkom.
2. NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING 20 MAART 2009
Pag 3. Ekbit-groep => Eksbit-groep. Met deze aanpassing worden de notulen
goedgekeurd.
3. VERSLAG AFGELOPEN JAAR
Voorzitter doet verslag van de activiteiten die afgelopen jaar hebben plaatsgevonden.
Naast de 2 borrels heeft er ook 1 netwerkbijeenkomst plaatsgevonden met als
onderwerp “het nieuwe werken”. Er zijn 3 edities van de .ego gerealiseerd. Daarnaast
heeft de LinkedIn groep vorm gekregen met onder andere de column van
Nielen. Tevens wordt deze groep gebruikt voor communicatie over Eksbit activiteiten.
De penningmeester ligt de realisatie van 2009 toe.
4. VERSLAG KASCONTROLECOMMISSIE
De kascontrole commissie (KCC) van de vereniging Eksbit, bestaande uit Arno
Herweijer en Jeroen Korstanje, heeft op donderdag 25 februari 2010 in het bijzijn
van de penningmeester Dolf L'Ortye en voorzitter Sven van de Riet de kascontrole
over het gehele jaar 2009 uitgevoerd.
De KCC heeft de volgende bevindingen gedaan:
1. De netheid en overzichtelijkheid van de gevoerde boekhouding was wederom
in orde. Alle in de boekhouding opgevoerde ontvangsten/ inkomsten en uitgaven/
kosten waren terug te vinden in de onderliggende bankafschriften.
2. Van alle opgevoerde declaraties, bonnen, facturen en prijsopgaven e.d. waren
de onderliggende documenten aanwezig.

3. Het ledenaantal op de factuur van SBIT i.r.t. de .ego vertoont een grote fluctuatie.
Wij adviseren het bestuur er op toe te zien dat het juiste ledenaantal in rekening
wordt gebracht en dat hierover afstemming plaats gaat vinden met SBIT.
Gezien bovenstaande stelt de KCC de ALV voor de penningmeester eervol decharge
over de periode geheel 2009 te verlenen.
5. DECHARGE VAN DE PENNINGMEESTER
De ALV verleent de penningmeester decharge over 2009.
6. BESTUURSVERKIEZING
De huidige secretaris Gerard Cillessen heeft besloten na 4 jaar te stoppen als bestuurslid
en treed af. Tom Coenen heeft zich kandidaat gesteld voor de functie
secretaris.
Aangezien er zich geen tegenkandidaten hebben aangemeld wordt Tom Coenen
bij deze aangemeld als nieuw bestuurslid.
7. ACTIVITEITEN IN HET KOMENDE JAAR
Reeds geplande activiteiten voor 2010:
• Op 15 april 2010 vindt de netwerkbijeenkomst “Innovation & Business Development”
plaats bij ABN Amro.
• De geplande bijeenkomst over sourcing ism TIAS in februari heeft helaas
door onvoldoende deelnemers geen doorgang gevonden.
Op het experiment dat in 2009 is gestart om EUR 1000,- beschikbaar te stellen
voor de organisatie van een evenement is tot op heden nog geen respons gekomen.
Voor 2010 besluit het bestuur om dit wel bedrag wel weer beschikbaar te stellen.
Hieraan zal in 2010 meer aandacht besteed worden, bijv. door vermelding hiervan
in de .ego om zowel Eksbit als ASSET|SBIT leden te stimuleren om een evenement
te organiseren.
Enkele ideeën vanuit de ALV voor gebruik van het beschikbare budget:
• Externe spreker
• Training
• Promotie / marketing materiaal voor het evenement dat georganiseerd wordt
Notulen ALV Eksbit – 12 maart 2010 2

Op de evenementen die in 2010 plaats zullen vinden zal vanuit het bestuur ook
nadrukkelijker aan de aanwezigen aandacht worden gevraagd voor het organiseren
van evenementen.
Besluiten van de ALV ten aanzien van evenementen in 2010
• Voor 2010 wordt EUR 1000,- beschikbaar gesteld voor het organiseren van
een evenement (reeds op begroting voor 2010)
• Een sportevenement wordt in 2010 georganiseerd, communicatiekanaal
voor dit event mogelijk via LinkedIn (reeds op begroting voor 2010)
• De volgende initiatieven ter promotie van evenementen of stimulans tot het
organiseren van evenementen zullen in 2010 opgepakt worden:
o Het sturen van een direct mail (greetz kaart) naar Eksbit leden om
aandacht te vragen voor het organiseren van evenementen of ter
promotie van een evenement.
o Toesturen van een kado naar een aantal leden (at random), om aandacht
te vragen voor het organiseren van evenementen (Ouke Arts
onderneemt actie)
8. PRESENTATIE BEGROTING 2010
Voor de volgende initiatieven die in 2010 zullen worden opgepakt wordt additioneel
EUR 1000,- op de begroting opgenomen:
• EUR 500,- voor het sturen van een direct mail (greetz kaart) naar Eksbit leden
om aandacht te vragen voor het organiseren van evenementen of ter
promotie van een evenement.
• EUR 500,- om een aantal leden (at random) een kado toe te sturen, om aandacht
te vragen voor het organiseren van evenementen.
De begroting voor 2010 wordt met deze toevoegingen vastgesteld door de ALV.
Alle financiële stukken die op de ALV besproken zijn, zijn opvraagbaar via
Eksbit.
*Opmerking bij presentatie van de begroting: op de agenda zou ook het vaststellen
van de begroting als punt moeten worden opgenomen.
9. VASTSTELLEN CONTRIBUTIE 2010
De contributie voor het jaar 2010 is door de ALV vastgesteld op EUR 15,-.
Dit bedrag voor contributie is ook vastgesteld op de begroting voor 2010.
Notulen ALV Eksbit – 12 maart 2010 3

10. RONDVRAAG
• Dolf L’Ortye heeft aangegeven dat 2010 het laatste jaar is dat hij als penningmeester
actief zal zijn voor Eksbit. Naar opvolging wordt gezocht;
• Vanuit de Online / LinkedIn commissie wordt aangegeven dat suggesties
vanuit de leden voor Eksbit online welkom zijn.
11. AFSLUITING
De voorzitter sluit de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun komst.
Notulen ALV Eksbit – 12 maart 2010 4