Publicatie Raakvlakmanagement in het blad Projectie - Movares

Database helpt bij afstemming deelcontracten in groot project
Raakvlakmanagement
Het opknippen van grote infraprojecten in meerdere uitvoeringscontracten brengt het risico met zich mee
dat de projectdelen vervolgens niet goed op elkaar aansluiten. De opdrachtgever of manager van het
projectconsortium is er verantwoordelijk voor dat die aansluitingen wel goed zijn. Hij dient de verschillende
contractpartijen elk zo aan te sturen dat zij de werkzaamheden op de raakvlakken van hun projectdelen
goed op elkaar afstemmen, zodat het integrale projectresultaat conform de afspraken gerealiseerd wordt.
Met de inzet van raakvlakmanagement kunnen deze risico’s op aansluitingsproblemen en daarmee project-
vertraging, extra kosten en verlies aan projectperformance verminderd en beheerst worden. Ingenieursbu-
reau Movares heeft hiervoor een aanpak en gereedschap ontwikkeld.
veel grote infraprojecten, zoals de lightrailverbinding
Rijngouwelijn-Oost, worden opgeknipt in
een aantal kleinere contracten. Redenen daarvoor
zijn bijvoorbeeld de noodzaak of wenselijkheid om alvast
een deel van het projectresultaat in gebruik te nemen of
specifieke projectonderdelen die door gespecialiseerde
firma’s gerealiseerd moeten worden (zie verder kader 1).
Hierdoor ontstaan binnen het project interne raakvlakken,
waarbij per raakvlak twee contractpartijen betrokken
zijn. Daarnaast vormen zich externe technische
raakvlakken tussen de projectdelen en de omgeving.
In dit artikel ga ik eerst in op de projectrisico’s die
auteur Frits Couwenberg (frits.couwenberg@movares.nl),
senior consultant bij ingenieursbureau Movares.
Hij was de afgelopen tien jaar raakvlakmanager bij
diverse projecten waaronder de HsL-Zuid, de
Portugese Hogesnelheidslijnen, de Hoekse Lijn en
de rijngouwelijn-oost.
6 IPMA Projectie Magazine | 04-2011
ontstaan door het opknippen van een project in
meerdere contracten en hoe deze beheerst kunnen
worden door raakvlakmanagement. vervolgens beschrijf
ik aan de hand van voorbeelden uit het project Rijngouwelijn-Oost
hoe de raakvlakken geïdentificeerd en de
raakvlakeisen geformuleerd en beheerst kunnen worden.
Hiertoe is binnen ingenieursbureau movares een
Raakvlak Database ontwikkeld met gegevens over
verschillende raakvlakken en het aantal en de ernst van
de risico’s die zich daarop kunnen voordoen. Deze
Raakvlak Database (Interface Database) kan eenvoudig
ook bij andere projecten worden ingezet (zie kader 2).
Grote rIsIco’s bIj oPknIPPen
Bij het opknippen van grote projecten (met name in
design&construct-contracten,) kan het volgende fout gaan:
- Het knippen blijkt op een verkeerde plaats te zijn
gedaan, waardoor complexe deelprojecten ontstaan
waarvan de raakvlakken met andere deelprojecten
moeilijk te realiseren en te testen zijn.
- De projectdelen zijn vóór de contractering niet of
onvoldoende uitgewerkt op de raakvlakken met andere
deelprojecten. Dit leidt tijdens integratietesten vaak tot
extra werk en soms zelfs tot een gedeeltelijk herontwerp.
- een wijziging in één contract leidt tot wijzigingen in
andere contracten. als dat niet tijdig wordt onderkend
kunnen andere contracten pas in een laat stadium
alsnog worden aangepast.
- In de deelcontracten wordt niet duidelijk aangegeven
dat de aannemers geacht worden samen te werken aan
de raakvlakken en deze gezamenlijk te testen. vaak
blijkt dan pas tegen het einde van het project dat dit
alsnog nodig is.

telkens leiden deze problemen tot een grote kans op
vertraging, extra kosten en mindere kwaliteit/performance
van het totale project. Zo ontstond bij de
afstemming van twee contracten binnen het project
HSl-Zuid verschil van mening tussen de aannemers over
de planning van hun deel van de onderbouw. Dit had
uiteindelijk tot gevolg dat de opdrachtgever extra kosten
kreeg toegeschoven omdat die afstemming tussen de
aannemers niet van tevoren was opgelegd. kortom,
raakvlakproblemen vormen een ernstige bedreiging voor
de aansturing en de kwaliteit van het project als geheel.
Het is dan ook van cruciaal belang om de risico’s op deze
problemen beheersbaar te maken door het managen van
de raakvlakken.
rIsIcobeheersInG
Zoals gezegd, leidt iedere knip in het project tot
raakvlakken. De opdrachtgever en stakeholders stellen
echter geen eisen aan die raakvlakken zolang deze niet
van invloed zijn op de invulling van hun klanteisen. er
worden hooguit wat eisen gesteld aan de raakvlakken met
de omgeving. toch moeten die eisen gesteld worden,
zowel ‘projectintern’ (tussen de diverse contracten
binnen het project) als ‘projectextern’ (tussen het project
en de omgeving). Het is belangrijk om zich hierbij te
blijven realiseren dat de raakvlakken hofleveranciers zijn
van projectrisico’s. met name de eis dat de prestaties van
het project over de raakvlakken heen (bij een nieuwe
spoorlijn voorbeeld de totale reistijd tussen begin- en
eindpunt) niet worden beperkt door de tussenliggende
contractgrenzen, is lastig en leidt tot diverse projectrisico’s.
naast een nauwkeurige omschrijving van de
inhoud van elk contract dient voor elke aannemer dan
ook zorgvuldig te worden vastgelegd aan welke raakvlakeisen
hij dient te voldoen. alleen op die manier kan
1. WaaROm PROjecten
OPknIPPen?
De verdeling van een project over meerdere contracten
wordt vooral toegepast als:
- het project een lange doorlooptijd heeft en tussentijds
inzetbare delen kunnen worden opgeleverd (zo kan het
gedeelte Gouda-alphen al in gebruik worden genomen
terwijl het deel vanaf alphen richting Leiden nog niet
gereed is);
- het project specifieke onderdelen kent waarvoor een
bepaald type aannemer nodig is (beveiligingssystemen of
de afbouw van de haltes);
- het project te groot is om bij één aannemerspartij neer te
leggen (het aantal mogelijke aannemers neemt af naarmate
de omvang van het project toeneemt);
- de eisen aan de latere onderdelen nog niet beschikbaar zijn
(de eisen aan de afbouw van de haltes zijn nog niet
definitief, terwijl de ruwbouw van een aantal perrons al in
uitvoering is).
de aansluiting van dat contract met de overige contracten
vlekkeloos werken.
De opdrachtgever en zijn ingenieursbureau dienen
daarom de beheersing van de raakvlakken zorgvuldig in
te richten. Dat houdt in dat aan opdrachtgeverzijde
iemand binnen het project verantwoordelijk moet zijn
voor het aansturen van het proces rond de raakvlakken:
de raakvlakmanager. Deze stelt een raakvlakplan op,
draagt bij aan het contracteringsplan en heeft tools voor
de beheersing van de raakvlakken tijdens de gehele doorlooptijd
van het project. Ook wordt hij ingeschakeld bij
wijzigingsvoorstellen, want een wijziging in één contract
kan immers leiden tot wijzigingen in een aantal van de
andere contracten.
rIjnGouwelIjn-oost
De eerste fase van de Rijngouwelijn-Oost (Rgl-O) loopt
van nS-station gouda tot en met alphen aan den Rijn.
De tramlijn krijgt op die route acht haltes in gouda,
Waddinxveen, Boskoop en alphen. Opdrachtgever voor
dit project is de Provincie Zuid-Holland die het ontwerp
en de realisatie van de infra op het gedeelte goudaalphen
(bestaand spoor) heeft opgedragen aan ProRail,
met ondersteuning vanuit ingenieursbureau movares.
Het grootste deel van het project wordt gerealiseerd met
design & construct-contracten, waarbij de aannemers >
Figuur 1: De contracten voor het gedeelte Gouda-Alphen van de rijnGouwelijn.
04-2011 | IPMA Projectie Magazine 7

dus relatief grote vrijheden hebben in de wijze waarop ze
aan de gestelde eisen voldoen. Binnen deze fase van de
Rijngouwelijn werden een aantal contracten gedefinieerd,
zoals in figuur 1 is geschetst. In het project wordt
intensief met Systems engineering gewerkt, maar ook
voor anders aangepakte projecten blijft het managen van
de raakvlakken vergelijkbaar en risicovol.
MAnAGen vAn rAAkvlAkken
In het project Rijngouwelijn worden, net als bij andere
projecten, een groot aantal eisen geformuleerd. Per aan
te besteden contract is een deelverzameling van die eisen
van toepassing. In eerste instantie zijn hier geen
raakvlakeisen bij, omdat die pas bepaald kunnen worden
als er een opdeling in contracten is. Die raakvlakeisen
hebben dan steeds betrekking hebben op twee verschillende
contracten die via het raakvlak van elkaar afhankelijk
zijn.
Zodra er meer dan twee contracten of een groter aantal
systemen of objecten zijn, is het handmatig actueel
houden van de raakvlakeisen niet goed meer mogelijk.
C11 - C3A
Rijn GouweLijn Oost Bestaand
(C11) Aanlanding Gouda
(KL-C11) K&L
(KL-1-C11) K&L ProRail
(KL-2-C11) K&L derden
(DR-C11) Draagsysteem
(DR-3-C11) Overwegen/-paden
(DR-2-C11) Kunstwerken
(DR-2.1-C11) Spoordragend
(DR-1-C11) Baan
(DR-1.2-C11) Baanlichaam
(DR-1.3-C11) Baanvoorziening
(BB-C11) Beheersing- en beveiliging-systeem
(BB-1-C11) Treindetectie
(BB-1.1-C11) ES-lassen
(TRA-C11) Transfersysteem
(TRA-1-C11) Halte lightrail
(TRA-1.1-C11) Civiel light rail
(GL-C11) Geleiding-systeem
(GL-2-C11) Wissel / Kruisingen
(GL-1-C11) Spoor/Tak
(GL-3-C11) Wisselverwarm-ing en monitoring
(EV-C11) Energie- en nutssysteem
(EV-4-C11) Nuts-voorzieningen
(EV-1-C11) Bovenleiding
(EV-1.2-C11) Bovenleiding-systeem
(EV-1.1-C11) Draagconstructie
(EV-2-C11) Tractieinstallatie
(EV-2.2-C11) OS/SS
Figuur 2: Deel van een n2-matrix met de raakvlakken tussen de contracten c11 en c3A.
8 IPMA Projectie Magazine | 04-2011
Rijn GouweLijn Oost Bestaand
(C3A) Beveiliging+K&L ProRail
(BB-C3A) Beheersing- en beveiliging-systeem
(BB-4-C3A) VPT
(BB-1-C3A) Treindetectie
Daarom is binnen movares een Raakvlak Database
ontwikkeld door systems engineeringdeskundige Hans
ekelmans, met ondersteuning door marcel van de ven,
arjen Boon en jantine Westerhuis. Hierin kunnen vanuit
een algemene formulering van ieder raakvlak (bijvoorbeeld
‘De bovenleiding in het eerste contract dient
vlekkeloos aan te sluiten op die in het tweede contract’)
de verplichtingen van beide raakvlakpartijen worden
opgesteld. vanuit deze verplichtingen worden dan
SmaRt-geformuleerde eisen per contract gedefinieerd.
Bij het opstellen van de raakvlakeisen zijn twee zaken
cruciaal: álle raakvlakken dienen te worden geïdentificeerd
en de eisen dienen zo te worden geformuleerd dat
de eerste aannemer al aan ‘zijn helft’ van de raakvlakeis
kan voldoen nog voordat er een tweede partij is.
rAAkvlAk MAtrIces
voor het compleet krijgen van alle raakvlakken wordt
uitgegaan van een objectenboom per contract (steeds
afgeleid uit de overall objectenboom voor het project).
verder wordt gebruikgemaakt van zogenoemde ‘raakvlak-
(BB-1.2-C3A) Overige detectie
(BB-1.1-C3A) ES-lassen
(BB-2-C3A) Trein-beïnvloeding
(BB-2.2-C3A) Seinen
+ +
+
(BB-2.1-C3A) ATB
(BB-3-C3A) Interlocking en monitoring
(KL-C3A) K&L
+
(KL-1-C3A) K&L ProRail
+
(KL-2-C3A) K&L derden
(DR-C3A) Draagsysteem
(DR-3-C3A) Overwegen/-paden
(EV-C3A) Energie- en nutssysteem
(EV-3-C3A) Voeding TBB
(EV-5-C3A) Retoursysteem
(COM-C3A) Communicatie systeem
(COM-1-C3A) Datatransport
(COM-1.1-C3A) ATM Netwerk

matrices’ ofwel ‘n2-matrices’. Daarin staan langs de
horizontale en verticale as de objectenbomen van twee
elkaar rakende contracten. In elke cel van zo’n matrix
wordt aangegeven of twee objecten met elkaar een
raakvlak hebben en is een identificatienummer van dat
raakvlak opgenomen. In figuur 2 is een deel van zo’n
raakvlakmatrix afgebeeld.
Het invullen van zo’n raakvlakmatrix gebeurt op basis
van kennis en ervaring van zowel specialisten van de
klant als onze eigen deskundigen. als afgeleide van de
raakvlakmatrices wordt voor elke raakvlakeis allereerst in
gewoon nederlands geformuleerd wat er op dat raakvlak
moet gebeuren. Bijvoorbeeld: “De locaties van de
funderingen van de geluidsschermen tussen gouda en
alphen dienen te worden afgestemd met de kabels en
leidingen die opgenomen zijn in het beveiligingscontract
tussen gouda en alphen”. Daaruit worden voor de beide
raakvlakpartijen (in gewoon nederlands geformuleerde)
verplichtingen afgeleid, zoals: “De aannemer voor de
geluidsschermen moet bij de plaatsing van de funderingen
een afstand van minimaal Y meter vanaf het spoor
vrijhouden”. en de aannemer van de beveiliging heeft als
verplichting “om zijn kabels niet verder dan Y meter uit
het spoor te leggen”.
Derde stap is het SmaRt-formuleren van de eisen die
deel uit gaan maken van de contracten met de aannemers.
In het contract voor de geluidsschermen zal
worden opgenomen dat: “De funderingen van de
geluidsschermen binnen een strook van Y tot Z meter uit
het hart van het naastgelegen spoor gerealiseerd dienen
te worden.” In het beveiligingscontract zal worden
opgenomen: “De kabels en leidingen in de lengterichting
van het spoor dienen binnen een zone tussen X en Y
meter uit het hart van het dichtstbijzijnde spoor te
worden gelegd.”
Op deze manier worden de raakvlakeisen ‘ontkoppeld’
zodat beide aannemers hun eigen deel kunnen realiseren
en ze samen tot een werkend raakvlak komen. een
dergelijke ontkoppeling van eisen blijkt ook uit de eisen
aan de raakvlakken in de lengterichting van het spoor.
Daar wordt bijvoorbeeld van de eerste aannemer
gevraagd om de nieuwe bovenleiding te bouwen tot aan
kilometer X en daar een tijdelijke afspanning te realiseren.
van de tweede aannemer wordt gevraagd om vanaf
kilometer X te bouwen, waarbij hij moet aansluiten op de
reeds aanwezige bovenleiding en de tijdelijke afspanning
moet verwijderen. Op die manier wordt voorkomen dat
door bijvoorbeeld geringe verschillen in de hoogte van
de bovenleiding bij kilometer X een sprongetje in de
bovenleiding komt.
coMPlexe rAAkvlAkken
Bij meer complexe raakvlakken, zoals de koppeling van
twee beveiligingssystemen, is een dergelijke aanpak niet
mogelijk. Dan dienen de aannemers samen de invulling
van het raakvlak uit te werken. Zij spreken wie welk deel
van dat raakvlak realiseert, hoe elk deel getest kan
worden en hoe beide delen samen worden getest. Ook
Project: Rijn Gouwelijn Oost Bestaand
Interface Control Form (ICF)
Raakvlak tussen contracten: Ingediend door:
xxxx xxxx
en Ingediend op:
xxxx xxxx
Interface Control Form, versie van 6/12/2010 1
ICF Documentcode:
XXXX
Revisienummer: xxxx
Revisiedatum: xxxx
Status ICF: xxxx Raakvlaktype: xxxx
Raakvlakdefinitie: Interfacemanager: xxxx
xxxx
Raakvlakpartner 1: Verantwoordelijkheden (Partner 1):
Xxxx xxxx
Handtekening voor de definitie fase en de
toewijzing van de verantwoordelijkheden:
Raakvlakpartner 2: Verantwoordelijkheden (Partner 2):
Xxxx xxxx
Handtekening voor de definitie fase en de
toewijzing van de verantwoordelijkheden:
Oplevermomenten waarop overeenstemming moet zijn bereikt:
Definitie:
Specificatie:
Geaccepteerd:
Verificatie integratie check:
Opmerkingen en/of acties:
xxxx
Bijlagen bij deze ICF: Referentie:
xxxx xxxx
xxxx
xxxx
Planning: Gereed
xxxx xxxx
xxxx xxxx
xxxx xxxx
xxxx xxxx
Handtekening ter bevestiging van de afgeronde verheldering, uitwerking en succesvolle afronding van het raakvlak:
Raakvlakpartner 1: Raakvlakpartner 2 Opdrachtgever
xxxx
xxxx
xxxx
Figuur 3: het Interface control Form.
moet worden afgesproken hoe aangetoond wordt dat het
raakvlak niet leidt tot een lagere prestatie van het totale
project. als de tweede partij nog niet gekozen is, dient
diens rol tijdelijk ingevuld te worden door een vertegenwoordiger
van de opdrachtgever.
Dat proces wordt geleid door de raakvlakmanager,
namens de opdrachtgever. Hij kan dan de prestatie van
het raakvlak bewaken en waar nodig besluiten nemen
over de juiste uitwerkingsrichting. Bij de uitwerking van
complexe raakvlakken wordt gebruikgemaakt van een
zogenoemd Interface control Form (IcF). Hierin is
opgenomen welke informatie en documenten opgesteld
en uitgewerkt moeten worden. Ook kan daarin worden
vastgelegd hoe de interface stapsgewijs wordt getoetst.
verder wordt op dat formulier de voortgang van het
raakvlakontwerp gevolgd en bevestigen beide raakvlakpartijen
schriftelijk dat een bepaalde ontwerpstap
succesvol is uitgevoerd. een deel van de informatie op
het IcF is afkomstig uit de Raakvlak Database, waarin
een link is opgenomen naar het IcF (zie figuur 3).
>
04-2011 | IPMA Projectie Magazine 9

2. geReeDScHaP vOOR
Raakvlakmanagement
ten behoeve van het raakvlakmanagement is bij Movares een
tool ontwikkeld waarmee de raakvlakken op gestructureerde
wijze geïdentificeerd, geformuleerd en beheerst kunnen
worden. De essentie van de tool is een database, met behulp
waarvan zowel de projectinterne als projectexterne raakvlakken
van contracten gemanaged kunnen worden en desgewenst
ook de raakvlakken tussen meerdere projecten.
In de raakvlak Database wordt aangegeven welke objecten
deel uitmaken van het project (of de projecten), hoe per
contract de objectenboom eruitziet en welke objecten elkaar
raken (fysiek en/of functioneel). Verder is opgenomen welke
objecteisen aan weerszijde van de raakvlakken gesteld worden
en hoe deze geverifieerd dienen te worden.
tot de uitvoer van deze database behoren overzichten van de
objectenbomen per contract, zogenoemde N2-matrixen
(schema’s in spreadsheetvorm waarin zichtbaar is welke objecten
elkaar raken), raakvlakoverzichten per contract en de eisen
per raakvlak. Ook bevat de database gegevens voor het bijhouden
van de voortgang in ontwerp, uitvoering en test van de
raakvlakken.
Door de schematische en flexibele opbouw van dit gereedschap,
kunnen snel wijzigingen worden doorgevoerd.
Bijvoorbeeld als besloten wordt om een klein contract onder te
brengen in een groter contract of als een niet eerder onderkend
raakvlak alsnog wordt toegevoegd.
rAAkvlAk DAtAbAse
De Raakvlak Database heeft als startpunt de objectenboom
van het gehele project en de opdeling van die objecten naar
de contracten. Hiermee ontstaat voor elk contract een
specifieke deelobjectenboom. De indeling van de objecten
naar contracten kan in de database snel en eenvoudig
worden gewijzigd, waarmee dan meteen de bijbehorende
raakvlakken worden aangepast.
Uit de Raakvlak Database kunnen de volgende zaken worden
geëxporteerd:
- De raakvlakmatrices per twee contracten (zie figuur 2),
waarin is aangegeven welk object in het ene contract een
raakvlak heeft met het andere. Dit is meteen ook een
andere manier om de raakvlakken tussen twee contracten
duidelijk te maken: door het plaatsen van een kruisje wordt
een raakvlakdefinitie opgestart.
(aDveRtentIe)
- Raakvlakoverzichten per contract, waarin zichtbaar is met
welke andere contracten er raakvlakken zijn en welke eisen
daaraan gesteld worden (zowel in gewoon nederlands als
met een verwijzing naar de SmaRt-geformuleerde eisen in
Pkm Relatics).
- De volledige objectenboom van alle contracten samen.
- links naar de Raakvlak control Forms.
- links naar de SmaRt-eisen in de contracten.
Indien er in de loop van het project wijzigingen ontstaan,
kan met behulp van de Raakvlak Database snel worden
bepaald op welke andere contracten dit eventueel invloed
heeft. Die wijzigingen kunnen vervolgens eenvoudig worden
verwerkt.
conclusIe
met de inzet van een raakvlakmanager die gebruikmaakt van
de Raakvlak Database en de bijbehorende Interface control
Forms kunnen raakvlakken op een gestructureerde wijze
geïdentificeerd worden en kunnen raakvlakeisen geformuleerd
en beheerst worden. Dit komt tot uiting in:
- een optimaal contracteringsplan;
- betere contractstukken;
- de zekerheid van goed ontworpen interfaces;
- een betere integraliteit van het project;
- tijdwinst tijdens de uitvoering;
- beheersing van de faseverschillen tussen contracten;
- succesvolle integratietesten.
Op deze manier wordt een stevige grip verkregen op zowel de
projectinterne als projectexterne raakvlakken, waardoor het
aantal en de impact van de raakvlakrisico’s sterk gereduceerd
wordt. De Raakvlak Database kan ook voor andere projecten
snel worden ingezet en is flexibel aan te passen aan
wijzigingen in de contractstructuur binnen het project. <
informatiesystemen voor PMO’s en PPM
vindt u via:
Psolutions.nl
04-2011 | IPMA Projectie Magazine 11