Office Management - Faculteit Bedrijf en Organisatie - Hogeschool ...

Stagebrochure voor stagebedrijven
Geachte mevrouw,
Geachte heer,
U vindt hieronder eerst een woordje uitleg over de Hogeschool Gent, de faculteit Bedrijf en
Organisatie en de opleiding Office Management.
Daarna krijgt u meer informatie over de stage zelf (periode, duur, doelstellingen, begeleiding,
beoordeling enz.).
Voor onze professioneel gerichte opleiding Office Management is het contact met het werkveld zeer
belangrijk. De stage aan het einde van de driejarige opleiding is een belangrijke fase in de opleiding
van onze studenten. Die stage biedt hen namelijk de mogelijkheid hun eerder verworven kennis,
vaardigheden en competenties op een geïntegreerde manier in de praktijk toe te passen en op die
manier de overgang van studeren naar werken voor te bereiden.
U als stage-instelling en als stagementor speelt daarbij een belangrijk rol. Dank zij uw coaching en
begeleiding wordt de stage een verrijkende ervaring voor onze studenten en op die manier speelt u
een belangrijke en zeer gewaardeerde rol in hun voorbereiding op de arbeidsmarkt.
Voor onze opleiding Office Management is de samenwerking met het werkveld zeer belangrijk, omdat
wij onze opleiding op die manier kunnen aftoetsen aan de realiteit. Uw suggesties en opmerkingen zijn
van harte welkom en stellen ons in staat onze opleiding up to date te houden.
Heeft u interesse om een stageplaats aan te bioeden, aarzel niet contact op te nemen.
De faculteit Bedrijf en Organisatie dankt u alvast voor uw medewerking.
Guido Van Hoey
Stagecoördinatie Office Management
Afstudeerrichtingen Management Assistant & Bedrijfsvertaler-Tolk
telefoon: 09/248 88 846
Guido.vanhoey@hogent.be

Hogeschool Gent – Faculteit Bedrijf en Organisatie – Opleiding Office Management
De Hogeschool Gent ontstond in 1995 uit een fusie van het hoger gemeenschapsonderwijs in Gent en
Aalst en het stedelijk hoger onderwijs in Gent. In 2001 volgde een tweede fusie tussen de Hogeschool
Gent en de provinciale hogeschool Mercator. Met ongeveer 16 000 studenten en ongeveer 2 000
personeelsleden is de Hogeschool Gent de grootste van Vlaanderen. De Hogeschool Gent biedt 23
professionele bacheloropleidingen, 14 academische bacheloropleidingen en 25 masteropleidingen.
Meer informatie over het opleidingsaanbod van de Hogeschool Gent:
www.hogent.be/studeren/opleidingen
Tot het academiejaar 2010-2011 bestond de Hogeschool Gent uit 13 departementen, waaronder het
departement Bedrijfsinformatie (de vroegere BME), het departement Bedrijfskunde Aalst en het
departement Bedrijfsmanagement Mercator. Vanaf het academiejaar 2011-2012 telt de Hogeschool
Gent in afwachting van de integratie van de academisch gerichte opleidingen in de universiteit acht
faculteiten: Mens en Welzijn, Natuur en Techniek, Bedrijf en Organisatie, Kask-Koninklijk
Conservatorium, Toegepaste Ingenieurs-wetenschappen, Toegepaste Bio-Ingenieurswetenschappen,
Toegepaste Taalkunde, Handelswetenschappen en Bestuurskunde.
De faculteit Bedrijf en Organisatie bestaat uit drie voormalige departementen met professionele
bachelopleidingen (vroeger ook “korte type” of “graduaten” genoemd): Bedrijfinformatie (campus
Schoonmeerssen), Bedrijfsmanagement Mercator (campus Henleykaai) en Bedrijfskunde Aalst
(Campus Aalst). Meer informatie over de faculteit Bedrijf en Organisatie: www.hogent.be/fbo.
Office Management is een van de professioneel gerichte bacheloropleidingen van de faculteit Bedrijf
en Organisatie. De driejarige opleiding bestaat uit drie afstudeerrichtingen: Management Assistant,
Bedrijfsvertaler-Tolk en Medical Management Assistant. De opleiding is in 2008 door de NVAO, de
Nederlands-Vlaamse accreditatieorganisatie, positief geaccrediteerd. Het is een competentiegerichte
opleiding met aandacht voor de regelmatig met het werkveld afgestemde competenties.
De opleiding Management Assistant in het kort:
Tijdens de driejarige opleiding krijgen de studenten Management Assistent een state of the art
opleiding in ICT (tekstverwerking) en ten minste twee vreemde talen en maken zij kennis met de
belangrijkste aspecten van financieel management, economie, recht, management van het
secretariaat, event- en kmo-management. Daarnaast is er een ruim keuzeaanbod voor alle studenten
Office Management (een extra vreemde taal, interculturele communicatie, internationale handel e.a.).
De opleiding Bedrijfsvertaler-Tolk in het kort:
Bij de studenten Bedrijfsvertaler-Tolk ligt nog meer de nadruk op communicatie, d.w.z. zij krijgen een
opleiding in drie vreemde talen waarbinnen de klemtoon vooral ligt op het aspect bedrijfsvertaler met
de nodige aandacht voor ICT - inclusief computerondersteund vertalen - en de belangrijkste aspecten
van financieel management, economie en recht. Daarnaast is er een ruim keuzeaanbod voor alle
studenten Office Management (een extra vreemde taal, interculturele communicatie, internationale
handel e.a.).
Afstudeerrichting Management Assistant en Bedrijfsvertaler-Tolk
De stage voor de afstudeerrichtingen Management Assistant en Bedrijfsvertaler-Tolk duurt 12 weken
en begint – afhankelijk van de academische jaarkalender – rond 20 februari. De studenten hebben op
dat moment alle (eind)examens afgelegd.
Binnen Office Management werd bewust gekozen voor een werkstage.
De stagiair(e) werkt mee in uw bedrijf, organisatie en voert er onder begeleiding van een stagementor
die taken uit waarvoor hij/zij werd opgeleid. Met de kennis, competenties en vaardigheden die hij/zij
tijdens zijn opleiding in het algemeen en de stage in het bijzonder heeft verworven, maakt hij/zij zich
klaar voor de arbeidsmarkt.
De stage heeft de volgende doelstellingen:

De stagiair(e) kan de theoretische kennis in een praktische werkomgeving toepassen, maakt zich
vertrouwd met de professionele eisen van een werkomgeving, wordt geconfronteerd met zijn eigen
voorkeuren, sterke en zwakke kanten, verwerft nieuwe, praktijkgerichte en technische vaardigheden.
Aan het einde van de stage wordt vastgesteld of de stagiair(e)s in staat zijn om de competenties en
vaardigheden die ze hebben geleerd in de praktijk kunnen toepassen (op het niveau van een
beginnend managementassistent). De stage biedt de stagiair(e) m.a.w. de mogelijkheid zich te
oriënteren op zijn/haar toekomstige beroepsmogelijkheden.
De stagiair(e) moet tijdens de stage ten minste één vreemde taal courant kunnen gebruiken, zowel
schriftelijk als mondeling.
Het door CEVORA opgestelde instapcompententieprofiel van een managementassistent vindt u op:
www.cevora.be/fileadmin/library/documents/Service_d_etudes/NL_etudes/Instapcompetentieprofiel
en/Instapcompetentieprofiel_Management_assistant.pdf.
Als afsluiting van de driejarige opleiding is er ook een bachelorproef. Een deel van die mondeling te
verdedigen proef wordt tijdens de stage opgesteld.
Via contacten met het werkveld blijft de opleiding op de hoogte van de noden en verwachtingen van
het werkveld. Hebben onze stagiair(e)s de competenties die het werkveld verwacht? Op deze en
andere vragen krijgen wij op die manier een antwoord.
Als het om een nieuwe stage-instelling gaat, dan zal de stagecoördinator u eerst telefonisch of via email
contacteren om te kijken of uw bedrijf geïnteresseerd is in een stagiair(e) en of de stage-instelling
geschikt is voor het realiseren van de hierboven opgesomde doelstellingen. Het is de opleiding Office
Management die beslist of de door de student voorgestelde stageplaats in aanmerking komt voor de
stage. Het spreekt vanzelf dat de stage-instelling nagaat of de student in aanmerking komt voor een
stage in uw bedrijf vooraleer de aanvraag van de student goed te keuren.
De rol van de stage-instelling en de stagementor
De stage moet een meerwaarde hebben voor alle betrokken partijen, d.w.z. een win-winsituatie voor
de stage-instelling, de stagiair(e) en de opleiding.
Van u en het bedrijf wordt verwacht dat u de stagiair(e) voldoende relevante, uitdagende gevarieerde
opdrachten geeft, leerkansen biedt, de mogelijkheid geeft haar/zijn competenties, vaardigheden en
attitudes verder te ontwikkelen en bij te schaven en dat u op geregelde tijdstippen feedback geeft aan
de stagiair(e) en de stagebegeleider.
Van u als stagementor wordt verwacht dat u over voldoende ervaring beschikt om een stagiair(e) met
kennis van zaken te begeleiden, een duidelijk afgebakende taakomschrijving opstelt, de stagiair(e)
coacht (waar dat nodig is) d.m.v. aanwijzingen, richtlijnen en op geregelde tijdstippen feedback geeft
over de manier waarom hij/zij de opgelegde taken uitvoert, de stagiair(e) evalueert (via een
evaluatieformulier dat wij u ter beschikking stellen) en het stageverslag leest. De stagementor
rapporteert hierover op geregelde tijdstippen aan de stagebegeleider.
Normaal gezien mag een student geen stage lopen in een bedrijf / op een afdeling waar een familielid
werkt (bv. als hoofd van de afdeling). Ook de stagementor mag geen familielid zijn. Verwantschap tot
en met de derde graad dient door de student vóór de goedkeuring van de stageplaats door de
opleiding gemeld te worden aan de stagecoördinator.
U wordt ook uitgenodigd op de stageverdediging in juni (zie hoofdstuk beoordeling hieronder).
De rol van de stagebegeleider
De stage staat onder toezicht van de decaan van de faculteit en van de stagecoördinator van de
opleiding en/of afstudeerrichting. De faculteit duidt voor elke stagiair(e) een stagebegeleider (dat is
een docent die lesgeeft in de opleiding) aan.
De stagecoördinator voor de afstudeerrichtingen Management Assistant en Bedrijfsvertaler-Tolk is
Guido Van Hoey (guido.vanhoey@hogent.be).

De stagebegeleider begeleidt de stage pedagogisch, houdt toezicht op het verloop ervan en waakt
erover dat de doelstellingen van de stage worden gerealiseerd. Hij kan ingrijpen als er op de
stageplaats problemen zijn.
De stagebegeleider is verantwoordelijk voor de eindbeoordeling van de stage. De eindbeoordeling is
gebaseerd op de evaluatie van de stagementor, het stageverslag, de stageverdediging en zijn
bevindingen tijdens de begeleiding (o.m. verslag van stagebezoeken).
Contactmomenten
Er zijn normaal gezien drie contactmomenten voorzien: één voor het begin van de stage en minimum
twee tijdens de stage.
Tijdens het eerste contactmoment in de loop van de maand oktober/november – tenzij anders
bepaald – neemt de stagebegeleider contact met u op voor een gesprek. Bedoeling van dat gesprek
waarbij ook de stagiair(e) aanwezig is, is enerzijds kennis te maken, anderzijds de taakomschrijving
vast te leggen. Die taakomschrijving maakt deel uit van het stagecontract.
Tijdens de stage zelf maakt de stagebegeleider minimum twee afspraken voor een gesprek/bezoek.
Tijdens dat bezoek bespreekt hij met u – al of niet in aanwezigheid van de stagiair(e) – de voortgang
van de stage. Met de stagiair(e) bespreekt hij apart wat er met u besproken werd, bekijkt hij het
stagelogboek, geeft hij advies over het stageverslag enz.
De student moet tijdens de stage een logboek bijhouden met een dagelijks overzicht van de
belangrijkste activiteiten. Dat geeft u als stagementor een duidelijk beeld van het verloop van de stage
en de stagebegeleider de mogelijkheid te verifiëren of de taken omschreven in de taakomschrijving
werden uitgevoerd en of er voldoende variatie was in die taken. Het logboek maakt deel uit van het
stageverslag.
Problemen tijdens de stage?
U hoeft niet te wachten tot de stagebegeleider op bezoek komt om problemen aan te kaarten bij de
stagiair(e). U zal de stagiair(e) in uw rol als stagementor soms moeten wijzen op tekortkomingen,
tekortkomingen in de uitvoering van taken (bv. gebrek aan nauwkeurigheid), tekortkomingen op het
gebied van attitude (bv. te laat komen). Een van de onderdelen van uw evaluatie is “omgaan met
kritiek”: Op welke manier gaat de stagiair(e) om met kritiek?
Bij ernstige problemen (wangedrag e.a.) neemt u best ook meteen contact op met de stagebegeleider.
Wacht niet tot het bezoek van de stagebegeleider om die problemen aan te kaarten.
De verbreking van de stage-overeenkomst kan slechts gebeuren na voorafgaande bespreking van de
situatie met alle betrokkenen.
Meer informatie over het afbreken van de stage vindt u in het stagecontract in de bijlage.
Stagecontract
Voor het begin van de stage wordt door de faculteit een stagecontract (in drie exemplaren) opgesteld.
Het wordt – ondertekend door de decaan en de student – opgestuurd naar de persoon binnen het
bedrijf/de organisatie die het contract ondertekent. De stagebegeleider vraagt die informatie op
tijdens het eerste bezoek. Daarna worden twee (door alle partijen ondertekende) exemplaren naar de
faculteit teruggestuurd (één voor de stagiair(e) en één voor de faculteit).
U vindt het stagecontract in de bijlage.
Vergoedingen
De student kan geen aanspraak maken op enige bezoldiging of vergoeding door de stage-instelling.

Werkuren
De stagiair(e) werkt in principe volgens de uurregeling van uw bedrijf/organisatie. Tijdens de
schoolvakanties (paasvakantie) loopt de stage door.
Het definitieve rooster wordt opgesteld in overleg met de stagiair(e). De werkuren worden
opgenomen in een bijlage bij het stagecontract. Aan het begin van de stage kunnen die – indien nodig
– via een addendum worden aangepast. Het addendum dient door alle partijen te worden
ondertekend. Het rooster kan in de loop van de stage in onderling overleg gewijzigd worden. De
wijzigingen worden in een addendum bij het contract aangepast en door alle partijen ondertekend.
De Hogeschool Gent organiseert een aantal activiteiten waarop de aanwezigheid van de stagiair(e)
noodzakelijk is, o.m. een afstudeerbeurs. U wordt daarover tijdig verwittigd.
Tijdens de stageperiode moet een stagiair(e) soms één opleidingsonderdeel (uit het tweede jaar)
volgen. Daarover wordt u op de hoogte gebracht tijdens het eerste gesprek. De stage wordt in dat
geval met één week verlengd. Daar wordt bij het opstellen van het contract rekening mee gehouden.
Afwezigheden
De stagiair(e) moet het stagebedrijf en de stagebegeleider zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen
van afwezigheden om een geldige reden. Ongewettigde afwezigheden moeten door de stagementor
onverwijld aan de stagebegeleider gemeld worden.
Bij ziekte verwittigt de stagiair(e) onmiddellijk het bedrijf en de stagebegeleider. Hij moet een kopie
van het doktersattest voorleggen aan de stagementor en het origineel op het studentensecretariaat
van de faculteit bezorgen. Langdurige afwezigheid wegens ziekte kan een reden zijn om de stage te
verlengen. Daarover wordt tijdig met u overleg gepleegd.
Als de stagiair(e) tijdens de stage uitgenodigd wordt voor een solllicitatiegesprek, vraagt hij/zij u op
voorhand de toestemming om afwezig te zijn en bezorgt u naderhand een bewijs van de sollicitatie.
Vertrouwelijkheid
De stagiair(e) schrijft een stageverslag. Het is de bedoeling dat hij/zij met u overlegt over wat hij/zij
daarin mag opnemen. Het is ook de bedoeling dat de stagiair(e) via een aantal bijlagen aantoont wat
hij/zij gedaan heeft, hoe bepaalde documenten worden opgesteld enz. Ook daarvoor pleegt hij/zij met
u overleg over wat er wel en wat niet in het stageverslag opgenomen mag worden.
Indien er in het eindwerk vertrouwelijke informatie vermeld wordt waarvan het bedrijf van mening is
dat deze vertrouwelijk moet blijven, kan in overleg met de stagebegeleider en de stagecoördinator
beslist worden dat de stagebegeleider en de juryleden op de stageverdediging een verklaring van
vertrouwelijkheid ondertekenen. Alle formulieren zijn verkrijgbaar bij de stagecoördinator.
Meer informatie over vertrouwelijkheid enz. vindt u in het stagecontract in de bijlage.
Verzekering
De Hogeschool Gent heeft voor de stagiair(e)s twee verzekeringen afgesloten bij Ethias:
- ongevallen op weg van en naar het werk (de stage-instelling) (polis nr. 45.197.626)
- arbeidsongevallen (polis nr. 6.569.723)
De Burgerlijke Aansprakelijkheid van de student is gedekt door de verzekeringspolis nr. 45.197.626.
Details daarover vindt u in het stagecontract in de bijlage.
Als de stagiair(e) zich in het kader van de stage buiten het bedrijf/de organisatie moet verplaatsen,
dient hij/zij dat op voorhand via e-mail te melden aan de stagebegeleider.
Risico-analyse (KB van 21 sept. 2004 betreffende de bescherming van stagiairs)
De stage-instelling zorgt voor de naleving van de wetgeving i.v.m. veiligheid en gezondheid en welzijn
van de student. Voor het begin van de stage dient de stage-instelling een analyse te maken van
eventuele gezondheidsrisico’s op de stageplaats. U vindt in het stagecontract een bijlage voor die
risico-analyse die u moet invullen en ondertekenen.

Indien er geen gezondheidsrisico is, meldt u dat op de bijlage bij het stagecontract. Indien er een risico
is, moet de stagiair(e) op kosten van de stage-instelling of op eigen kosten een
gezondheidsbeoordeling door een arbeidsgeneesheer ondergaan.
Beoordeling
De stagebegeleider beoordeelt de stage en geeft de stagiair(e) een quotering op 20 op grond van de
volgende elementen:
- de evaluatie van de stagementor (via evaluatieformulier)
- het stageverslag (inclusief logboek) opgesteld volgens de geldende richtlijnen
- de stageverdediging (in juni)
- de observaties tijdens de begeleiding (verslagen van stagebezoeken e.d.)
U ontvangt in de laatste fase van de stage een evaluatieformulier aan de hand waarvan u de stage
beoordeelt. Het is de bedoeling dat de stagiair(e) die evaluatie mag inkijken. Het is aan te raden die
evaluatie samen met de stagiair(e) te overlopen.
Die evaluatie bestaat uit drie delen:
- een aantal open vragen over o.m. de taal- en computervaardigheden van de stagiair(e), de
houding tijdens het werk, de houding tegenover anderen (collega’s, oversten, klanten …) enz.
- uw mening over een aantal competenties/attitudes: flexibiliteit, houding, mondelinge en
schriftelijke communicatie, nauwkeurigheid, zin voor initiatief, tempo, kwaliteitsbewustzijn,
beroepsethiek, omgaan met kritiek, zin voor samenwerking enz. (van “uitermate zwak” tot
“excellent” of eventueel “niet van toepassing”)
- een algemene beoordeling (van ”uitermate zwak” tot “excellent”)
De eindverantwoordelijkheid voor de quotering ligt bij de stagebegeleider van de faculteit. Hij/zij
geeft de student ook feedback.
U wordt ook uitgenodigd op de stageverdediging in juni. De stagiair(e) wordt dan gedurende ongeveer
één uur aan de hand van het stageverslag ondervraagd over de stage.
Voor dat stageverslag moet de stagiair(e) ook een evaluatie schrijven over o.m. de geschiktheid van de
stageplaats en de begeleiding, de meerwaarde van de stage voor hem/haar, het bedrijf; met
aanbevelingen aan de opleiding enz. Mogen wij u vragen hem/haar daarbij te helpen, d.w.z. tegen het
einde van de stage op vraag van de stagiair(e) ter beschikking te zijn voor een gesprek daarover?