Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
magazine<br />
In dit nummer:<br />
Alles onder<br />
controle<br />
‘In control zijn’<br />
Bovenaan op het<br />
prioriteitenlijstje<br />
Meer kennis en<br />
vaardigheden<br />
Marktontwikkelingen<br />
vragen om een ander<br />
type consultant<br />
Maikel van der Sanden, MCB:<br />
Hét vakblad voor<br />
SAP-gebruikers•<br />
<strong>juni</strong> <strong>2012</strong><br />
jaargang 16 • nummer 2<br />
www.vnsg.nl<br />
We nemen geen genoegen<br />
met ‘het kan niet in SAP’
Gaat u maar zitten.<br />
Xtensional ontzorgt!<br />
2 <strong>VNSG</strong> MAGAZINE 06/07<br />
Met de ABAP Factory en de Autorisatie Factory reduceren wij<br />
20% van uw kosten en zijn wij 100% voor u beschikbaar.<br />
Herculesplein 80, 3584 AA Utrecht 030-2193980 info@xtensional.nl
COLOFON.<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine is het magazine van<br />
de Vereniging Nederlandstalige SAP-<br />
Gebruikers. Het blad biedt een platform<br />
voor meningen en ervaringen van SAP-<br />
gebruikers.<br />
• HoofdrEdACtIE<br />
rob van der Marck<br />
• EINdrEdACtIE<br />
Sharon tijssen<br />
• rEdACtIErAAd<br />
Martin Putters, Capgemini<br />
Willy Koppens, CtAC<br />
dirk-Jan Schenk, HES<br />
Maurice de feijter, hmb<br />
Lisette Broers, Launch<br />
Monique van Haeren, Logica<br />
djoekie Klein, SAP Nederland<br />
ton Siebelink, SAP Nederland<br />
frank van Heel, SAP Nederland<br />
Bas van der Poel, Sogeti<br />
Hans de Labije, <strong>VNSG</strong><br />
VrAGEN oVEr AdVErtErEN?<br />
Kijk op www.vNSg.nl of neem<br />
contact op met het <strong>VNSG</strong> Bureau.<br />
tel: (073) 641 02 00<br />
fax: (073) 644 45 32<br />
sharon.tijssen@vnsg.nl<br />
• VorMGEVING<br />
HSP reclame & Communicatie,<br />
rosmalen<br />
• PLANNING EN CoördINAtIE<br />
Sharon tijssen<br />
• druK<br />
drukkerij delabie, Moeskroen<br />
• oPLAGE<br />
5.000 exemplaren<br />
• CoVErfoto<br />
Jonas Briels<br />
Artikelen geven niet noodzakelijkerwijs de<br />
mening van het bestuur weer. de redactie<br />
behoudt zich het recht voor ingezonden<br />
stukken niet te plaatsen of in te korten.<br />
Artikelen, of gedeelten daarvan, mogen alleen<br />
worden overgenomen na toestemming van<br />
de redactie en met bronvermelding.<br />
Alles onder controle<br />
Het thema van deze editie van het <strong>VNSG</strong> Magazine borduurt nog even voort op het thema van<br />
het afgelopen <strong>VNSG</strong> Congres “Nieuwe oplossingen, Nieuwe tijden”. om de toekomstige jaren<br />
‘alles onder controle’ te houden zullen we op zoek moeten gaan naar nieuwe It-oplossingen,<br />
een nieuwe It-cultuur en nieuwe It-managers.<br />
de kredietcrisis heeft ons geleerd dat onze huidige - te gefragmenteerde - invulling van<br />
risicomanagement heeft gefaald. de in onze systemen in te richten processen en tools zullen<br />
rekening moeten gaan houden met een integrale benadering. uit onderzoek blijkt dat onze<br />
huidige risicorapportages te algemeen zijn, te veel containerbegrippen bevatten. Herdefiniëring<br />
van onze stuurinformatie en herimplementatie van onze dashboardtools lijken onvermijdbaar.<br />
onze X, Y en Z-generatie die straks kleur gaan geven aan onze bedrijven, vragen om een<br />
gewijzigde implementatie van onze gedragscodes, maar zeker ook om een gewijzigd<br />
concept van kennis- en competentiemanagement. Het ‘Nieuwe Werken’ eist een stevigere<br />
ondersteuning door onze It-oplossingen.<br />
Een succesvolle implementatie van integraal risicomanagement vraagt om een gezamenlijke<br />
aanpak van de business en de It. deze samenwerking vereist een open relatie en effectieve<br />
communicatie door de It’ers met de business. de van origine masculiene It-cultuur zal<br />
moeten worden doorbroken: het ‘Nieuwe Leidinggeven’ kan hieraan bijdragen.<br />
Ik ben er van overtuigd dat als It-managers deze manier van leidinggeven niet gaan<br />
adopteren, zij steeds verder verwijderd raken van onze business.<br />
de onderwerpen in dit <strong>VNSG</strong> Magazine kunnen dienen ter ondersteuning van de discussie<br />
met uw business om ‘alles onder controle’ te krijgen.<br />
Veel leesplezier gewenst,<br />
Conny van der Geest<br />
Bestuurslid internationale contacten<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 3
4 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
Regisseren in plaats<br />
van registreren<br />
de jaarafsluiting zorgde altijd voor<br />
koortsachtige drukte. drie weken<br />
neuzen in talloze Excel-sheets en dan<br />
ook nog eens handmatig analyseren<br />
waarom bepaalde cijfers zijn zoals ze<br />
zijn. Vandaar dat binnen de Erasmus<br />
universiteit is gezocht naar software die<br />
helpt de klus eenvoudiger te klaren.<br />
Rubrieken<br />
10<br />
Column 9<br />
Door Paul Ostendorf<br />
focus 12<br />
De next step van <strong>VNSG</strong> focusgroep<br />
Globalization<br />
tips & tricks 14<br />
Wat is dat eigenlijk:<br />
“in control zijn?”<br />
oscar van Leeuwen, ruud Pruijm en<br />
Albert Kisjes; drie deskundigen op het<br />
gebied van Corporate Governance aan<br />
het woord in een rondetafelgesprek<br />
over de ‘zin en onzin van control’.<br />
17<br />
Best practice 22<br />
Kwaliteitsmanagement onmisbaar<br />
Zoom 25<br />
AMC<br />
Voor u gelezen 30<br />
IT Control
vat krijgen op<br />
beveiligingsrisico's<br />
met gRC AC<br />
Hoe ga je als groot bedrijf om<br />
met de risico’s die het toekennen<br />
van verantwoordelijkheden aan<br />
medewerkers nu eenmaal met zich<br />
meebrengt?<br />
20<br />
<strong>VNSG</strong>-taakgroep 6<br />
Mammoet 26<br />
Meer managementcontrole<br />
met complete incidentdata<br />
Philips Lighting<br />
harmoniseert haar<br />
prijsvorming<br />
de Price &Margin Management<br />
(PMM)-modules van SAP worden nog<br />
weinig gebruikt. Philips Lighting is een<br />
van de eerste bedrijven in Nederland<br />
die Vendavo heeft geïmplementeerd.<br />
Projectleider Alwin rutjes en It Pricing<br />
consultant Boris dingenouts vertellen<br />
hoe dat is gegaan en wat het Philips<br />
heeft opgeleverd.<br />
28<br />
Volgende keer 31<br />
september <strong>2012</strong><br />
INHOUD.<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 5
De IT-wereld verandert.<br />
6 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
Doe er wat mee!<br />
INterVIew Monique van Haeren • tekSt Jos fluitsma • FOtOGraFIe frank Poppelaars<br />
Er komen regelmatig nieuwe SAP-producten op de markt. Die<br />
bieden nieuwe mogelijkheden op het gebied van IT. Daarbij<br />
speelt het beheersen van processen een steeds grotere rol.<br />
Afhankelijk van het product kan soms ook voor een andere<br />
methode van implementeren worden gekozen. Bovendien<br />
biedt SAP haar producten steeds meer mobiel aan. Al deze<br />
ontwikkelingen vragen een steeds bredere kennis van IT’ers.<br />
Hoe speel je als bedrijf daarop in? Wat moet je doen om mee<br />
te blijven lopen met deze ontwikkelingen?
DE SITuATIE BIj KLM<br />
“onze SAP-consultants waren<br />
vooral module-experts, die decentraal<br />
waren georganiseerd. Ze werkten aan<br />
oplossingen voor een onderdeel van<br />
de business. Maar de afgelopen jaren<br />
is steeds meer sprake van centrale en<br />
integrale aansturing. We kregen te maken<br />
met Single Sign-on, portals en NetWeaver.<br />
daar kwam meteen de golf van mobiele<br />
oplossingen en SAP HANA overheen. En<br />
de ontwikkelingen blijven doorgaan. Het<br />
wordt steeds moeilijker om onze kennis op<br />
peil te houden. de strakke budgetten van<br />
dit moment maken het niet makkelijk om<br />
nieuwe mensen aan te nemen en bestaand<br />
personeel op te leiden. We moeten de<br />
veranderingsslag dus maken met onze<br />
huidige populatie. Maar die moet wel leren<br />
veel breder te kijken, ze moeten kennis van<br />
de applicatie én van het businessproces<br />
hebben.”<br />
Pieter Rewijk (KLM)<br />
om een antwoord op dat soort vragen<br />
te geven organiseerde de <strong>VNSG</strong> een<br />
taakgroep. daarin zitten vertegenwoordigers<br />
van SAP, <strong>VNSG</strong>, de grote bedrijven Philips,<br />
Capgemini, KLM, en het kleinere NS<br />
Stations. Nicolette Hissink, NS Stations: “Als<br />
kleine organisatie hebben we vaak dezelfde<br />
problemen als grote organisaties, waarbij<br />
wel de schaalgrootte verschillend kan zijn. In<br />
essentie gaat het bij alle bedrijven om twee<br />
zaken: de vertaling van business naar It en<br />
de gedegen kennis die daarbij nodig is.”<br />
MEER KENNIS EN vAARDIgHEDEN<br />
de marktontwikkelingen vragen om<br />
een ander type consultant. SAP heeft haar<br />
implementatiemethodiek vernieuwd. de<br />
toevoeging van de value lifecycle en de<br />
process lifecycle brengt alle stakeholders,<br />
zowel van de business als van de It-kant,<br />
samen in het project. dat vraagt om meer<br />
communicatieve vaardigheden van de<br />
DE SITuATIE BIj NS STATIONS<br />
“Wij zien steeds minder op beheer<br />
en steeds meer op het proces gerichte<br />
vraagstukken op ons afkomen.<br />
daarom hebben we de functie van<br />
applicatiebeheerder veranderd in die van<br />
applicatieconsultant. Een combinatie van<br />
de kennisgerichte applicatiebeheerder en<br />
de procesgerichte businessconsultant.<br />
Vooral het middle management<br />
doet een beroep op ons. Met hun<br />
businessvraagstukken kunnen ze niet<br />
terecht bij de key users. die hebben te<br />
weinig kennis en missen de parapluview.<br />
Wij als It’ers moeten dus meer kennis<br />
krijgen van de business. Weten wat er<br />
op de markt gebeurt en dat kunnen<br />
vertalen naar It. de ABAP-programmeur<br />
moet uit zijn werkkamertje komen en een<br />
sociaal vaardige partner worden, die een<br />
functioneel ontwerp kan maken en kan<br />
doorvragen.”<br />
Robert van der Wal en Nicolette Hissink<br />
(NS Stations)<br />
consultants daarnaast heeft SAP een nieuwe<br />
productstrategie: on premise, on demand, on<br />
device. Karin van den Brand, SAP Nederland:<br />
“om daarmee aan de slag te kunnen hebben<br />
consultants meer kennis van architectuur,<br />
processen en implementatiemethoden<br />
nodig. Alleen met een bredere expertise<br />
kunnen ze de vraag van de klant vertalen<br />
naar de juiste It-oplossing. de business<br />
wordt steeds meer leidend, daarom moet<br />
de It-expert ook kennis hebben van het<br />
businessproces.” “Bovendien gaat het<br />
tempo van de ontwikkelingen op It-gebied<br />
steeds maar omhoog”, zegt Pieter rewijk,<br />
KLM. “It bepaalde altijd het tempo van de<br />
vernieuwing, nu wordt dat gestuurd door de<br />
vraag.”<br />
REquIREMENTS MANAgEN<br />
de business vraagt steeds meer om<br />
procesmatige oplossingen. daarvoor moeten<br />
medewerkers gedegen kennis van de<br />
DE SITuATIE BIj PHILIPS<br />
“onze It-organisatie is veranderd<br />
van een decentrale naar een centrale<br />
organisatie. dat betekent dat onze<br />
medewerkers nu wereldwijd projecten<br />
doen. Ze konden altijd bouwen op hun<br />
bestaande netwerk en wisten welk<br />
werk ze moesten doen. Nu krijgen ze<br />
nieuwe, grotere netwerken. Bovendien<br />
wordt er een beroep gedaan op andere<br />
kwaliteiten. Bijvoorbeeld op het gebied<br />
van communiceren en analyseren van<br />
requirements. Verder hebben we een<br />
deel van onze Support en development<br />
afgestoten. daardoor moeten<br />
medewerkers nu kunnen sparren met<br />
mensen die een andere tijdzone, taal en<br />
cultuur hebben. Het komt niet meer zo aan<br />
op kennis, die kun je van internet of bij een<br />
collega halen. onze It’ers moeten kunnen<br />
netwerken, communiceren, coördineren en<br />
proactief handelen.”<br />
Robert van Rest (Philips)<br />
business hebben. Hissink: “om die steeds<br />
ingewikkelder vragen te beantwoorden<br />
hebben we medewerkers nodig die de<br />
organisatie kennen, sociaal zijn, meedenken<br />
en slimme, creatieve oplossingen verzinnen.”<br />
Jeroen van Eik, Capgemini: “Management<br />
van requirements wordt belangrijker.<br />
Consultants moeten goed naar boven<br />
halen wat de business wil en dat kunnen<br />
overbrengen aan anderen die delen van het<br />
probleem moeten oplossen.” “Inderdaad”,<br />
zegt robert van rest, Philips. “Mensen in<br />
India doen precies wat je ze vraagt, omdat ze<br />
de business niet kennen. We moeten onze<br />
requirements veel meer in detail uitwerken.<br />
Het is een soort schaakspel tussen It en<br />
de business. de business wil van alles en It<br />
moet daar maar een oplossing voor zien te<br />
vinden. Maar het is niet meer de business<br />
vraagt en wij draaien. Het moet ook passen<br />
binnen de bestaande architectuur. Anders<br />
lopen onderhoudskosten enorm op.<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 7
De leden van de taakgroep (vlnr): jeroen van Eik (Capgemini Academy), Robert van der Wal (NS Stations), Pieter Rewijk (KLM),<br />
Nicolette Hissink (NS Stations), Hans de Labije (vNSg), Robert van Rest (Philips), Karin van den Brand (SAP Education)<br />
daarom moet de consultant leren door<br />
te vragen. Kan de bestaande It de vraag<br />
niet afdekken? daarvoor moet je de<br />
businessprocessen kennen en de business<br />
durven uitdagen.”<br />
MEDEWERKERS vASTHOuDEN<br />
Naast de ontwikkelingen op de<br />
SAP-markt zijn er ook ontwikkelingen op<br />
de arbeidsmarkt. Er dreigt een tekort aan<br />
hoogopgeleide It-professionals, ook SAPconsultants.<br />
Van den Brand: “Veel oudere<br />
medewerkers verlaten de arbeidsmarkt en<br />
nemen hun kennis mee. Bovendien kiezen<br />
minder jongeren voor het vak It. En omdat<br />
ze mobieler zijn, is het lastiger om hen vast<br />
te houden.” “Bedrijven moeten strategisch<br />
nadenken over het type medewerker dat<br />
ze nodig hebben”, vult Van Eik aan. “Hoe<br />
8 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
kunnen ze mensen boeien en binden?”<br />
BEWuST MAKEN<br />
“Veel van onze leden zijn nog niet zo<br />
bezig met deze ontwikkelingen”, zegt Hans<br />
de Labije, <strong>VNSG</strong>. “Maar de ontwikkelingen<br />
gaan door en bedrijven hebben de komende<br />
jaren mensen nodig die oplossingen voor hun<br />
business kunnen bedenken. daar moeten<br />
ze nu in investeren om te voorkomen dat<br />
de kennis en vaardigheden van hun Itmedewerkers<br />
straks achterlopen en ze extern<br />
expertise moeten inhuren.” de gesprekken<br />
binnen de taakgroep leveren drie resultaten<br />
op: een document met de ervaringen en<br />
constateringen van de leden van de groep,<br />
een presentatie op het <strong>VNSG</strong> Congres en<br />
dit artikel in het <strong>VNSG</strong> Magazine. “Hiermee<br />
willen we onze leden bewust maken van de<br />
problematiek de aanpak van de leden van<br />
deze taakgroep kan hun handvatten geven<br />
en op ideeën brengen.”<br />
Bekijk hier de<br />
presentatie die deze<br />
taakgroep tijdens het<br />
<strong>VNSG</strong> Congres heeft<br />
gegeven.<br />
Wilt u meer weten over het werk van de<br />
taakgroep? of wilt u weten hoe u bij uw<br />
eigen organisatie met dit probleem aan de<br />
slag kunt? Stuur uw vraag per e-mail naar<br />
hans.de.labije@vnsg.nl.
PAuL OSTENDORF<br />
Alles onder controle denk je dan<br />
omgaan met onzekerheid betekent voor<br />
de meeste mensen dat ze gewoon een<br />
paraplu meenemen als ze naar buiten gaan<br />
op een bewolkte dag. Voor anderen wil dat<br />
zeggen dat ze voor werkelijk alles verzekerd<br />
zijn. Ik zit daar ergens tussenin maar<br />
toch beschouw ik - en de mensen in mijn<br />
omgeving - mezelf als een control freak. dat<br />
zal wel samenhangen met mijn neiging naar<br />
perfectie. Ik hou ervan de dingen in het leven<br />
te sturen. Voor de mensen in mijn omgeving<br />
is dat soms erg vermoeiend. Voor mijzelf is<br />
het nog veel vermoeiender. ‘s Nachts kan<br />
ik met een schok wakker worden en me<br />
realiseren hoe ik een bepaald probleem kan<br />
oplossen. Vervolgens kan ik de slaap niet<br />
meer vatten omdat ik het idee in mijn hoofd<br />
moet uitwerken.<br />
Niet alleen mensen maar ook bedrijven<br />
hebben de neiging alles onder controle te<br />
willen hebben. dat zie je bij zoekmachines<br />
op internet die een loopje nemen met de<br />
privacy van nietsvermoedende internetters.<br />
Een trucje dat diverse sociale media<br />
inmiddels ook onder de knie hebben.<br />
deze ondernemingen verzamelen<br />
gebruikersgegevens onder het mom van<br />
‘dan kunnen we u beter van dienst zijn’<br />
maar de waarheid is dat u en uw gedrag<br />
op internet economische waarde heeft. En<br />
zij willen dat maar al te graag exploiteren.<br />
Een zoekmachine die mijn zoekresultaten<br />
‘structureert’ om mij beter van dienst te<br />
zijn, induceert overigens een interessante<br />
paradox. Ik zoek. Zij houden bij wat ik zoek.<br />
Zij geven advies. Ik volg dat. Zij registreren<br />
wat ik volg. En gebruiken dat weer bij<br />
volgende zoekopdrachten en adviezen. Et<br />
cetera. Het is meta-data over meta-data<br />
over... op een gegeven moment is informatie<br />
dan geen informatie meer maar pure dataincest.<br />
Een ander schrijnend voorbeeld van<br />
de menselijke hang naar controle zie je bij<br />
Wordfeud. Een digitaal Scrabble spel in de<br />
vorm van een app. Een doorslaand succes<br />
want de app staat al heel wat weken in<br />
de top tien. direct gevolgd door een app<br />
met de naam Wordfeud Helper. die app<br />
analyseert het spel en geeft je advies in de<br />
vorm van het woord dat de meeste punten<br />
oplevert. de spelpartner heeft die app<br />
natuurlijk ook en daardoor verdoet een deel<br />
van de mensheid haar tijd nu met het spelen<br />
van een spel dat dan geen spel meer is. Het<br />
is Wordfeud Helper die tegen zichzelf speelt<br />
en daarvoor mensen gebruikt.<br />
Met de regelmaat van de klok lezen we<br />
over bedrijven die gehackt zijn. Persoonlijke<br />
gegevens van mensen, waaronder user<br />
Id, password en creditcard nummer liggen<br />
dan op straat. de schade voor bedrijven<br />
en klanten is soms niet te overzien. Je<br />
zou verwachten dat bedrijven er alles aan<br />
gelegen is om de beveiliging tip top in orde<br />
te hebben. Niets is minder waar. Hacken kan<br />
soms kinderlijk eenvoudig zijn.<br />
daarom dienen hackers de goede zaak!<br />
Nee schrik niet, ik heb geen anarchistische<br />
neigingen gekregen. Mijn logica is als<br />
volgt. Hackers dwingen bedrijven om<br />
betere veiligheidsmaatregelen te nemen.<br />
daardoor wordt hacken wel moeilijker<br />
maar niet onmogelijk. Hoe beter de<br />
beveiliging hoe beter de hacker moet zijn.<br />
resultaat is dat de groep van krakers - en<br />
beveiligingsspecialisten - steeds kleiner<br />
wordt. daarmee wordt de kans op digitale<br />
inbraak ook steeds kleiner. Waterdicht mag<br />
dan onbereikbaar zijn, op een gegeven<br />
moment beland je op het punt van een<br />
aanvaardbaar risico. Alles onder controle<br />
denk je dan.<br />
Maar dan lees ik op internet dat<br />
een laptop van de NASA met de<br />
bedieningscodes van het International Space<br />
Station in maart 2011 is gestolen. Alles<br />
onder controle? We weten zelfs niet eens<br />
hoe laat André Kuipers thuiskomt!<br />
Paul Ostendorf heeft meer dan 25 jaar<br />
ervaring in topfuncties in ICT bij grote<br />
ondernemingen en daarbij alle functies<br />
van programmeur tot directeur doorlopen.<br />
Hij heeft diverse bedrijven opgezet met<br />
betrekking tot software, research en<br />
financiële systemen en is oprichter van<br />
de stichting Electronic highway Platform<br />
Nederland (EPN).<br />
COLUMN.<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 9
INterVIew dirk-Jan Schenk • tekSt teus Molenaar • FOtOGraFIe Casper draijer<br />
Erasmus universiteit, zo verhaalt<br />
Van Barneveld, telt ongeveer dertig<br />
companycodes in haar ErP-systeem:<br />
SAP fiCo, met elk een eigen profit & lossverantwoordelijkheid.<br />
tot de consolidatiekring<br />
van de Eur behoren de Eur-Holding<br />
met haar werkmaatschappijen. de Eur is<br />
honderd procent aandeelhouder van die<br />
economische entiteiten. de universiteit is<br />
honderd procent aandeelhouder van de<br />
dertig economische entiteiten. Het SSC<br />
Hrf verleent de dienst om alle cijfers te<br />
consolideren en de jaarrekening op te maken.<br />
Alle bedrijven, op vijf na, werken met SAP<br />
fiCo. Er is één centraal rekeningschema dat<br />
centraal wordt beheerd. En de boekhouding<br />
– met de dertig company codes – zit in één<br />
SAP-systeem. toch zorgde de jaarafsluiting<br />
altijd voor koortsachtige drukte. drie weken<br />
neuzen in talloze Excel-sheets en dan ook<br />
10 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
nog eens handmatig analyseren waarom<br />
bepaalde cijfers zijn zoals ze zijn.<br />
Vandaar dat Van Barneveld zijn<br />
informatieanalist had gevraagd de markt<br />
af te speuren naar software die helpt de<br />
klus eenvoudiger te klaren. dat is runbook<br />
geworden. onder meer omdat je bij dit<br />
programma één keer iets invoert en alles<br />
automatisch wordt doorgekopieerd naar alle<br />
andere bedrijven. Bij SAP Closing Cockpit<br />
Suite moet dat nog handmatig. overigens<br />
verwacht Van Barneveld dat het SAP-product<br />
over twee jaar wel goed presteert.<br />
AuTOMATISCHE CONTROLE<br />
“Ik zou eigenlijk willen dat, als je alles hebt<br />
geconsolideerd binnen SAP, automatisch een<br />
jaarrekening eruit komt rollen. Maar dat is<br />
(nog) niet mogelijk”, stelt Van Barneveld.<br />
Met een glimlach wijst john<br />
van Barneveld om zich heen.<br />
“Een jaar geleden stond<br />
mijn werkkamer helemaal<br />
vol met ordners om het<br />
jaar boekhoudkundig af<br />
te sluiten. Nu is er geen<br />
snippertje papier meer te<br />
vinden”, aldus de adjunct<br />
directeur van het shared<br />
services center Human<br />
Resources & Finance<br />
van Erasmus (SSC HRF)<br />
universiteit Rotterdam<br />
(EuR). Bovendien werkt<br />
iedereen nu volgens<br />
dezelfde methode.<br />
Kwaliteitsslag<br />
door geautomatiseerde afsluiting<br />
Het is de Eur gelukt de op te leveren<br />
stukken-lijst voor de organisatieonderdelen<br />
ten behoeve van de jaarafsluiting te<br />
automatiseren. “ons closing-proces is<br />
geheel geïntegreerd in runbook. Wij zijn<br />
in oktober 2011 begonnen met het vullen<br />
van het nieuwe programma. omdat we<br />
toch bezig waren, hebben we al een stuk<br />
van de periodeafsluiting en het proces<br />
van jaarafsluiting volledig ingevoerd. op<br />
de campus is een paar best practices:<br />
faculteiten die het complete periodeproces<br />
hebben beschreven. dat draaiboek gaan we<br />
binnenkort verder uitwerken en uitrollen.”<br />
Het systeem houdt automatisch bij of alle<br />
handelingen die dienen te worden uitgevoerd,<br />
inderdaad ook zijn gedaan. de interne<br />
controle-activiteiten zijn eveneens in runbook<br />
vastgelegd. daarmee schrijft het systeem<br />
voor dat op een bepaald punt in het proces
ijvoorbeeld een analyse moet worden<br />
uitgevoerd, of dat bepaalde documenten<br />
moeten worden toegevoegd. de controller<br />
van de factulteit bekijkt vervolgens of het<br />
hoofd administratie zijn taken naar behoren<br />
heeft uitgevoerd. de controller voert de<br />
remediation uit. Hij beoordeelt ook of<br />
de benodigde stukken zijn toegevoegd.<br />
runbook automatiseert overigens deels<br />
het toevoegen van de documenten aan<br />
de hand van dynamische varianten. dan<br />
gaat het bijvoorbeeld om het starten van<br />
de transactiecodes en de te analyseren<br />
rapporten. de software biedt automatisering<br />
van het balansdossier met namen voor de<br />
toelichtingen en de verantwoordingen bij<br />
de diverse posten. “Wij kunnen nu meteen<br />
automatisch aantonen (audit trail) aan de<br />
externe controleur dat we alle benodigde<br />
stappen hebben gezet”, zegt Van Barneveld.<br />
gOED NADENKEN<br />
Het gebruik van runbook heeft zijn<br />
afdeling al heel wat werk gescheeld.<br />
“Voorheen hadden we een doorlooptijd op<br />
papier van ongeveer een maand met de<br />
jaarafsluiting. de software heeft gezorgd<br />
voor een aanzienlijke versnelling. Nu zijn we<br />
in ongeveer twee weken klaar met de op te<br />
leveren stukkenlijst. dit jaar gaan de what-if<br />
analyses automatisch door het systeem laten<br />
uitvoeren. Als je hebt ingegeven dat een<br />
tussenrekening op nul moet staan, dan kleurt<br />
dat groen en gaat het systeem gewoon door.<br />
dan hoef je daar niks meer aan te doen. Je<br />
moet daar natuurlijk wel goed over nadenken<br />
hoe je dat gaat uitvoeren; daarom hebben we<br />
dat nog even uitgesteld.”<br />
Gewoonlijk maakt de afdeling van Van<br />
Barneveld in januari/februari altijd een piek<br />
mee in de werkdrukte. “Maar dat is eigenlijk<br />
niet nodig. We willen nu toe naar meerdere<br />
afsluitingen in het jaar, zodat je de werklast<br />
over het jaar heen verspreidt. We beginnen<br />
met drie keer per jaar een afsluiting. dat gaan<br />
we dit jaar toepassen. uiteindelijk willen we<br />
een systeem met elke maand een afsluiting.<br />
Als we dat voor elkaar hebben, dan ben ik<br />
niet meer aan het registreren, maar aan het<br />
regisseren. Want dan krijg ik alle onderlinge<br />
afhankelijkheden helder en kun je daarop<br />
sturen. Wij kunnen nu in het SSC Hrf het<br />
complete proces volgen: van monitoren,<br />
control en audit.”<br />
EéN METHODE<br />
de invoering van runbook beschouwt Van<br />
Barneveld als een kwaliteitsslag. “Het mooie<br />
is dat we nu allemaal volgens één standaard<br />
methode werken. de software dwingt dit af.<br />
john van Barneveld<br />
We hebben een aantal workshops gehouden,<br />
we hebben twee keer een training laten<br />
verzorgen door de leverancier. En iedereen<br />
heeft het omarmd. dat is een groot pluspunt.<br />
Iedereen is enthousiast. Belangrijk is dat<br />
nu de verantwoordelijkheden liggen waar<br />
ze thuis horen. We werken allemaal binnen<br />
dezelfde structuur en de programmatuur<br />
zorgt ervoor dat het wordt nageleefd.”<br />
ERASMuS IN CIjFERS<br />
de Erasmus universiteit heeft haar<br />
activiteiten geconcentreerd in ‘Economie<br />
en Management’, ‘Geneeskunde en<br />
Gezondheid’, en ‘recht, Cultuur en<br />
Maatschappij’. de universiteit telt ruim<br />
25.000 studenten, een kleine 2700<br />
medewerkers en zo’n 460 hoogleraren.<br />
de jaaromzet in 2010 bedroeg 513<br />
miljoen euro. Er doen jaarlijks ongeveer<br />
30.000 facturen de ronde.<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 11
Na drie jaar<br />
kennisuitwisseling<br />
over internationale topics:<br />
De werkgroep globalization<br />
heeft na drie succesvolle<br />
jaren een logische volgende<br />
stap gezet en is dit voorjaar<br />
getransformeerd tot<br />
focusgroep. ‘Dit wil niet<br />
zeggen dat de interactie<br />
verdwijnt. De focus lag en<br />
blijft liggen op van elkaar<br />
leren’, zegt groepsvoorzitter<br />
Rob Schimmel hierover. Een<br />
terug- en vooruitblik met<br />
een focusgroep waarvan<br />
de actualiteit nog altijd<br />
onverminderd is, zelfs<br />
toegenomen. Kernwoorden<br />
van de groep zijn best<br />
practices, kennisinnovatie,<br />
netwerken.<br />
12 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
v.l.n.r. Henny Claessens, Rob Schimmel, Paul Nijenhuis,<br />
Marcel van Haalen en Leo Mommersteeg<br />
De NExT STEP van vNSg<br />
focusgroep globalization<br />
INterVIew eN tekSt Maarten reith • FOtOGraFIe Manon Pulles<br />
‘Vanuit zowel het bureau als het bestuur<br />
van de <strong>VNSG</strong> is er altijd veel aandacht en<br />
belangstelling geweest voor ‘globalization’<br />
en daarmee deze focusgroep’, begint<br />
Paul Nijenhuis, als bestuurslid van <strong>VNSG</strong><br />
verantwoordelijk voor de focusgroepen en<br />
werkzaam bij het Global Competence Centre<br />
van Philips Electronics. ‘uiteraard stimuleren<br />
wij in het algemeen kennisuitwisseling onder<br />
<strong>VNSG</strong>’ers, dat is één van de pijlers van onze<br />
vereniging. de specifieke onderwerpen die<br />
deze groep bespreekt zijn zeer nuttig en<br />
actueel, mede gezien de huidige trend bij<br />
multinationals om toepassingen groter te<br />
maken, te internationaliseren. dat betekent<br />
steeds grotere systemen, die nieuwe en<br />
andere uitdagingen met zich meebrengen.’<br />
vEEL ANIMO<br />
dergelijke uitdagingen zijn er op het<br />
gebied van stabiliteit, performance en data-<br />
archiving. En dit zijn dan meteen voorbeelden<br />
van de vele topics die in de focusgroep aan<br />
de orde komen. In 2006 richtte SAP het<br />
Globalization Steering Committee op, in<br />
samenwerking met de Amerikaanse (ASuG)<br />
en duitse (dSAG) gebruikersverenigingen.<br />
reden hiervoor was dat bedrijven die<br />
in meerdere landen vestigingen hebben<br />
bijvoorbeeld in verschillende tijdzones werken<br />
en te maken hebben met lokale wet- en<br />
regelgeving. Zowel SAP als gebruikers wilden<br />
hun communicatie over dergelijke zaken<br />
verbeteren en kennis uitdiepen. Niet lang<br />
daarna kwam van SuGEN, de internationale<br />
gebruikersvereniging, het verzoek aan <strong>VNSG</strong><br />
en de 15 andere SAP-gebruikersgroepen om<br />
net als dSAG een werkgroep te starten met<br />
de specifieke uitdagingen van multinationals<br />
als onderwerp. Vanwege het belang dat<br />
het <strong>VNSG</strong>-bestuur aan Globalization hecht<br />
is in 2009 onder de leden de animo voor
een werkgroep gepeild. ‘We hebben met<br />
positief resultaat een enquête onder de<br />
leden gehouden: 14-15 bedrijven meldden<br />
zich aan’, aldus Schimmel, vanaf de<br />
oprichting voorzitter van de werkgroep. Hij<br />
werkt bij unilever dat ‘globalization’ hoog<br />
op de agenda heeft staan. unilever werkt<br />
momenteel toe naar drie regionale SAPlandschappen,<br />
alle werkend volgens een<br />
zelfde model.<br />
LEREN EN INTERACTIE<br />
Naar de eerste bijeenkomst van de<br />
werkgroep Globalization kwamen onder<br />
andere Koninklijke BAM Groep, the dow<br />
Chemical Company, Perfetti Van Melle<br />
Benelux, Sara Lee, Atos origin, tNt Post,<br />
AkzoNobel, Schering Plough, Heineken en<br />
Shell. ‘In 2007 zijn alle werkgroepen officieel<br />
focusgroep gaan heten’, licht Schimmel<br />
het karakter en de naam van de groep toe.<br />
‘Zo niet de werkgroep Globalization toen<br />
ze ontstond. de initiatiefnemers wilden een<br />
nadruk op wérkgroep, en geen platform zijn<br />
voor bijvoorbeeld consultants. Het doel was<br />
puur leren van elkaar, op een interactieve<br />
manier. daarom hebben we destijds<br />
vastgehouden aan de benaming werkgroep.<br />
Van alle leden wordt verwacht dat ze hun<br />
ervaringen delen, middels bijvoorbeeld een<br />
korte presentatie. Zo hebben we sinds<br />
de oprichting over zeer uiteenlopende<br />
onderwerpen gepraat. Je moet er wat<br />
energie in stoppen, maar je kunt er dan ook<br />
heel veel uithalen.’<br />
NETWERKEN<br />
Een andere deelnemer aan de<br />
focusgroep is Henny Claessens. Hij<br />
was van 2006 tot <strong>2012</strong> binnen het<br />
<strong>VNSG</strong>-bestuur verantwoordelijk voor de<br />
internationale contacten met andere SAPgebruikersverenigingen.<br />
Bij de universiteit<br />
Maastricht is hij al meer dan 15 jaar<br />
betrokken bij de SAP-implementaties.<br />
‘Binnen de focusgroep breng ik mijn<br />
kennis en netwerk in. Zo hebben we in<br />
Maastricht een nadrukkelijke focus op<br />
internationalisering en bestaat de universitaire<br />
gemeenschap uit wel 60 nationaliteiten. de<br />
contacten met SuGEN, in het bijzonder het<br />
Globalization Steering Committee, zijn heel<br />
handig, het is een makkelijk toegankelijk<br />
netwerk. Ik kan ze bijna tot mijn vriendenkring<br />
rekenen.’<br />
Marcel van Haalen, director Global<br />
SAP Competence Center bij AkzoNobel<br />
decorative Paints, is vanaf de eerste<br />
bijeenkomst lid van de focusgroep: ‘Een<br />
netwerk opbouwen is de kern van de groep.<br />
Bij AkzoNobel hebben we ‘Steal with pride’<br />
als motto. Bel elkaar op en maak gebruik van<br />
elkaars kennis.’ ook Nijenhuis benadrukt de<br />
netwerkfunctie: ‘de <strong>VNSG</strong> fungeert voor de<br />
leden als netwerk. onze leden bestaan uit<br />
zowel kleinere bedrijven als multinationals.<br />
die multinationals zijn zo groot dat ze hun<br />
contact met SAP meestal zelf goed hebben<br />
geregeld, ook al wordt dankbaar van onze<br />
korte lijnen gebruik gemaakt. En op het<br />
gebied van kennisuitwisseling kunnen we als<br />
vereniging nog echte toegevoegde waarde<br />
creëren.’<br />
Vanaf het begin is Leo Mommersteeg,<br />
productmanager, de SAP-contactpersoon<br />
voor de groep. Hij is een belangrijke schakel<br />
in dit netwerk. Mommersteeg: ‘Voor mij<br />
en de internationale klanten is het niet<br />
alleen globalization maar ook localization.<br />
Het geschikt maken en houden van SAPproducten<br />
voor de lokale, Nederlandse<br />
markt. ook helpen wij klanten landspecifieke<br />
verschillen inzichtelijk te maken. Globalization<br />
Services, het SAP-onderdeel dat<br />
verantwoordelijk is voor de internationale<br />
topics, zoals tijdzones, localization<br />
en vertaling, ondersteunt met lokale<br />
productmanagers in totaal 140 landen, 63<br />
landen met localizations en 37 verschillende<br />
talen. de focusgroep is ook een platform om<br />
problemen en verbeterverzoeken aan SAP<br />
te melden. dit is voor de groep echter geen<br />
doel op zich.’<br />
FOCuSgROEP AAN HET WERK<br />
‘We begonnen de groep vooral met<br />
multinationals met een sturende It-rol<br />
vanuit Nederland. Gemiddeld komen we<br />
4-5 keer per jaar bij elkaar, doorgaans<br />
in de middag, met 10-15 deelnemers bij<br />
elke bijeenkomst’, schetst Schimmel de<br />
werkwijze. ‘Voorbeelden van onderwerpen<br />
die we in de focusgroep bespreken, zijn<br />
service level reporting, archiving, acquisition/<br />
divestment, global change & release. Zaken<br />
die we oppakken zijn vaak high-level, ze<br />
gaan niet in op de code, de techniek,<br />
schermveldje x, y, z. En wat we bespreken<br />
is overigens niet altijd puur SAP, vaak gaat<br />
het ook over organiseren in het algemeen.<br />
En internationaal zie je ook verschillen in<br />
problematiek. Zo hebben <strong>VNSG</strong>-leden over<br />
het algemeen weinig moeilijkheden met<br />
tijdzones, terwijl dit binnen dSAG juist wel<br />
weer een groot thema is.’<br />
Van Haalen: ‘Een actueel topic is mobility.<br />
dat is een relatief nieuw onderwerp waar in<br />
de groep nog weinig ervaring mee is. dan<br />
nodigen we een leverancier uit om hierover<br />
te vertellen. Nadrukkelijk verwelkomen we<br />
Engelstalige deelnemers, de groepsleden zijn<br />
allemaal internationaal geïnteresseerd. Als het<br />
toegevoegde waarde heeft, vormt Engels als<br />
voertaal geen enkel obstakel.’<br />
Meer over de<br />
focusgroep<br />
Globalization:<br />
www.vnsg.nl/glb.<br />
FOCUS<br />
•info over en vanuit focusgroepen<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine dec/11 13
gebruikers hebben vaak behoefte aan ondersteuning bij het optimaal benutten van de mogelijkheden in hun SAP-oplossing.<br />
Daarom verzorgen elf bedrijven, speciaal voor u, handige Tips & Tricks. In deze rubriek publiceren we de korte introductie<br />
van iedere tip. De uitgebreide versies plaatsen we als PDF-document op onze website. Heeft u vragen, opmerkingen en/of<br />
suggesties n.a.v. deze rubriek? Stuur dan uw e-mail naar info@vnsg.nl o.v.v. Tips & Tricks.<br />
PLM<br />
johan Amsing tIPS&trICkS<br />
Combineer applicatie- en<br />
procescontext in rapportages<br />
• Avelon<br />
de SAP Workflow en SAP NetWeaver BPM<br />
omgevingen bevatten diverse rapportages.<br />
deze standaard rapportages tonen echter<br />
uitsluitend proces kengetallen zoals bijvoorbeeld<br />
Menno van der Star<br />
HR<br />
Maak onderscheid in logische en<br />
fysieke testcases! • PTWEE<br />
Voor de snelheid en de kwaliteit van het<br />
testen is het van groot belang om duidelijk<br />
onderscheid te maken tussen logische<br />
en fysieke testcases. Logische testcases<br />
beschrijven de situaties die getest moeten<br />
Louis Foree<br />
BEHEER<br />
14 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
Omschrijven van<br />
onderhoudswerkzaamheden in<br />
SAP EAM • Magnus<br />
Er bestaan meerdere mogelijkheden om<br />
onderhoudswerkzaamheden te omschrijven<br />
frequenties, doorlooptijden en bewerkers.<br />
rapportages worden pas echt interessant als<br />
deze procescontext gecombineerd wordt met<br />
gegevens van de onderliggende functionele<br />
applicatie, zoals bijvoorbeeld factuur-, bestel- of<br />
formuliergegevens.<br />
Berekenen en uitkeren van<br />
woon-werk vergoedingen •<br />
NorthgateArinso<br />
de SAP-standaard functionaliteit voor<br />
het berekenen en uitkeren van woon-werk<br />
vergoedingen biedt de mogelijkheid om<br />
deze berekening en uitkering ook naar<br />
worden. fysieke testcases zijn de uitwerking<br />
van logische testcases in concrete stappen,<br />
waar mogelijk inclusief testdata. Het maken<br />
en onderhouden van fysieke testcases is erg<br />
tijdrovend. doe dit daarom heel selectief, bijv.<br />
alleen voor complexe systeemonderdelen of<br />
voor functionaliteit met een hoog risico.<br />
Noodgedwongen “hacken” van<br />
Stack configuration file om 1 hogere<br />
SP mee te kunnen nemen • Ctac<br />
de meeste Basis/technology Consultants<br />
zullen ondertussen wel eens een Stack xml-file<br />
hebben gehacked om hem bijv. te kunnen<br />
hergebruiken voor vervolg-systemen in het<br />
zelfde landschap. Een stuk lastiger en niet zo<br />
binnen SAP EAM. Hierbij dringt de vraag<br />
zich op hoe gedetailleerd en waar deze<br />
onderhoudstaken vast te leggen, zodanig dat de<br />
onderhoudsorganisatie optimaal ondersteund<br />
wordt zonder al teveel administratielast.<br />
Sander van de Wijngaart<br />
WORKFLOW<br />
rato uit te voeren ingeval van wijzigingen<br />
lopende de afrekeningsperiode (bijvoorbeeld<br />
wijziging reisafstand halverwege de maand).<br />
Nabewerking van de vergoedingen via klantspecifieke<br />
rekenregels en rapportage (zowel<br />
SAP-standaard als klant-specifiek) vereist in dat<br />
geval wel speciale maatregelen.<br />
Frank Paymans<br />
TESTEN<br />
direct inzichtelijk is echter wat je moet doen<br />
om 1 extra SP mee te kunnen nemen als bij<br />
vervolg-systeem daar ineens de noodzaak toe<br />
blijkt. Met een paar pointers – maar zonder<br />
garantie – is dat echter ook prima te doen en<br />
daarmee niet per definitie meteen in zo’n geval<br />
MoPZ nodig om een hele nieuwe Stack xml-file<br />
te laten bouwen.
Push of Pull, hoe zorg je dat je<br />
data up to date is • Interdobs<br />
In een transformatie kun je met een dSo<br />
lookup (7.3) of een masterdata lookup informatie<br />
ophalen om de gegevens te verrijken. op die<br />
Werner van Haelst<br />
SECuRITy & CONTROL/gRC<br />
NetWeaver PI bekent kleur:<br />
java • Creetion<br />
Met PI 7.3 introduceert SAP de Advanced<br />
Adapter Engine Extended (AEX), een Java-only<br />
installatie van PI (ook onderdeel van het nieuwe<br />
NetWeaver Process orchestration). dit biedt<br />
Robbie veenstra<br />
CRM/SRM<br />
Automatische registratie van<br />
mobile devices op SuP • NL4B<br />
om te kunnen werken met een mobile<br />
device via het SuP platform moet het device<br />
geregistreerd zijn in SuP. dit gebeurt vaak via de<br />
SuP Administrator site voor elk device appart.<br />
jan Wouters<br />
SCM<br />
manier kan de gebruiker op meerdere wijzen<br />
de data doorsnijden. Maar hoe moet je er voor<br />
zorgen dat die opgehaalde data up to date<br />
blijft?<br />
gRC rapportages • Integrc<br />
GrC systemen produceren een grote<br />
hoeveelheid data die vaak complex, technisch<br />
en een obstakel kunnen zijn voor de acceptatie<br />
door (GrC)gebruikers. rapportages zijn<br />
derhalve fundamenteel voor het succesvol<br />
implementeren van SAP GrC. In deze tip wordt<br />
nieuwe mogelijkheden, maar er kleven wel<br />
implicaties aan de keuzes. Bijgaand artikel geeft<br />
een aantal handvatten en overwegingen voor<br />
het gebruik van de AEX.<br />
Direct webservices maken en<br />
gebruiken • Superp<br />
Een webservice consumeren gaat in SAP via<br />
een proxy client. Een webservice leveren gaat<br />
in SAP op basis van een bouwsteen. Echter als<br />
naar voorbeelden wordt gezocht, komen vele<br />
mogelijkheden aan bod, die gebruik maken van<br />
dit is natuurlijk veel werk als je veel devices<br />
moet registreren. Vandaar dat het handig is te<br />
weten dat er ook automatische methodes zijn.<br />
Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld via scripting,<br />
Afaria of Active directory.<br />
Batch management:<br />
Traceerbaarheid wordt steeds<br />
belangrijker • Capgemini<br />
Met de toenemende Europese<br />
en wereldwijde wetgeving en<br />
aansprakelijkheidseisen is het gebruik van<br />
Batch management binnen SAP belangrijker<br />
BI<br />
Wouter Luijten jeroen van der A<br />
een eenvoudig model beschreven dat helpt bij<br />
het vaststellen wat de beste oplossing is met<br />
betrekking tot een specifieke GrC rapportage<br />
behoefte. daarnaast worden ervaringen en<br />
rapportage tips bij de implementatie van SAP<br />
GrC en ‘best practices’ beschreven.<br />
ORCHESTRATION & BPM<br />
een SAP XI/PI systeem. Maar wat als u maar<br />
enkele webservices wil gaan gebruiken? In deze<br />
tip wordt u uitgelegd, hoe u gebruik kunt maken<br />
van de diverse generatie gereedschappen om<br />
een webservice te consumeren of om een<br />
webservice ter beschikking te stellen<br />
Leon Boeijen<br />
TECHNOLOgIE & INTEgRATIE<br />
geworden. Binnen een aantal branches<br />
zijn bedrijven gedwongen een volledige<br />
traceerbaarheid van hun producten in het SAPsysteem<br />
vast te leggen. de Batch management<br />
functionaliteit van SAP ondersteunt deze<br />
traceerbaarheid vanaf de grondstoffen tot in de<br />
eindproducten.<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 15
Wij kijken terug op een geslaagde editie van het <strong>VNSG</strong> Congres <strong>2012</strong> in het<br />
MECC Maastricht. Graag willen wij u bedanken voor uw bezoek aan onze stand<br />
en/of deelname aan onze workshops Process Control en Access Control. Mede<br />
dankzij u was het <strong>VNSG</strong> Congres weer een groot succes. Tot volgend jaar!<br />
Het Integrc Team<br />
www.integrc.com<br />
magazine<br />
Gratis te <strong>download</strong>en in de App Store en de Android Market.<br />
In samenwerking met:<br />
16 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
‘AkzoNobel DECO krijgt<br />
functiescheidingsrisico’s<br />
onder controle met<br />
SAP GRC’<br />
Lees het artikel op pagina 20 en 21<br />
Hét online magazine<br />
voor SAP gebruikers•
INterVIew Martin Putters en dirk-Jan Schenk • tekSt Martin Putters<br />
governance, compliancy, in control zijn. Na de<br />
boekhoudschandalen en bankencrisis staat ‘control’ in veel<br />
organisaties bovenaan op het prioriteitenlijstje. Maar wat<br />
is het eigenlijk en kunnen we wel in control zijn? In een<br />
rondetafelgesprek met drie deskundigen op het gebied van<br />
Corporate governance probeert het vNSg Magazine antwoord<br />
te krijgen op deze vragen.<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 17
WAT IS DAT EIgENLIjK: “IN CONTROL zIjN?”<br />
“In control zijn betekent dat je helder voor<br />
ogen hebt wat het doel is van een proces.<br />
dat je het resultaat van dat proces kunt<br />
meten en dat je een voorspellend model hebt<br />
zodat je, als je wilt ingrijpen in het proces,<br />
precies weet wat er gaat gebeuren.” Aan het<br />
woord is oscar van Leeuwen, Hoogleraar<br />
Bestuurlijke Informatieverzorging aan de Vrije<br />
universiteit van Amsterdam. “Als iets niet<br />
volledig voorspelbaar is dan kun je het ook<br />
niet volledig beheersen.”<br />
ruud Pruijm, gasthoogleraar Corporate<br />
Governance aan Nyenrode Business<br />
universiteit, voegt hier aan toe: “daar komt<br />
bij dat je op een aanvaardbare manier hoort<br />
in te kunnen schatten waar de risico’s zitten,<br />
wat de mogelijke impact daarvan kan zijn en<br />
wat je er tegen kunt doen.<br />
WAAROM vINDEN WE HET BELANgRIjK OM<br />
IN CONTROL TE zIjN?<br />
Albert Kisjes, It Audit en GrC–<br />
specialist bij Agilos: “Bij organisaties moet<br />
je onderscheid maken tussen externe en<br />
interne controle. Interne controle is controle<br />
door of namens de leiding: lopen de<br />
processen zoals ze zouden moeten lopen?<br />
op basis daarvan kun je bijsturen. op het<br />
moment dat er sprake is van een scheiding<br />
tussen eigenaarschap en leiding dan wil<br />
de eigenaar weten of de leiding het goed<br />
doet. dan spreek je over externe controle.<br />
ten diepste gaat die vorm van control over<br />
vertrouwen en autoriteit. “<br />
Pruijm:” Als je het hebt over interne<br />
controle dan denk je al snel aan financial<br />
control. daarnaast is ook management<br />
control van belangrijk. doen we de goede<br />
dingen en loopt iedereen dezelfde kant op.<br />
dat is ook van groot belang. “<br />
Hoe kunnen organisaties ervoor zorgen<br />
dat ze in control zijn?<br />
Van Leeuwen verwijst naar een boek<br />
van robert Simons, Levers of Control. In dit<br />
boekt betoogt Simons dat organisaties meer<br />
in control kunnen zijn door vier ‘levers of<br />
control’ toe te passen:<br />
• Boundary systems – dit betreft regels<br />
die de medewerkers duidelijk maken wat<br />
niet kan.<br />
• Belief systems – een stelsel van normen<br />
en waarden dat medewerkers zouden<br />
moeten delen en dat hun gedrag zou<br />
moeten beïnvloeden.<br />
• Interactive control systems – dit komt<br />
vooral neer op het vaak en veel praten<br />
met medewerkers om te weten wat er<br />
speelt in de organisatie.<br />
18 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
• Diagnostic control systems –<br />
het meten en monitoren van details.<br />
WAAROM IS HET IN DE PRAKTIjK vAAK zO<br />
LASTIg OM IN CONTROL TE zIjN?<br />
Van Leeuwen: “Als je kijkt naar de hiervoor<br />
genoemde levers of control dan kun je<br />
vaststellen dat het met name de laatste is,<br />
het meten en regelen, waar wij meestal vanuit<br />
gaan als we het over control hebben. dat is<br />
dus maar één van de vier systemen. Als je je<br />
alleen daar maar op richt dan is het logisch<br />
dat het mis gaat. de meeste processen zijn<br />
per definitie niet in control. We denken dat<br />
we processen helemaal doorzien, maar dat is<br />
gewoon niet zo.”<br />
Er ontspint zich een discussie over het in<br />
control zijn van de Nederlandse Spoorwegen.<br />
Van Leeuwen: “ondanks dat de treinen<br />
heel vaak en volgens een vast schema heen<br />
en weer rijden is dat proces toch niet goed<br />
“Om op een goede<br />
manier processen te<br />
kunnen outsourcen<br />
zou je precies<br />
moeten weten<br />
hoe die processen<br />
verlopen”<br />
voorspelbaar. In plaats van doen alsof dat wel<br />
zo is zou men ook kunnen zeggen: honderd<br />
procent betrouwbaarheid bestaat niet. Het is<br />
al mooi dat we binnen een bandbreedte van<br />
een paar minuten de treinen op het station<br />
krijgen met een nauwkeurigheid van tachtig<br />
procent. op die manier bezien kun je de<br />
resultaten van de NS als een fantastische<br />
prestatie beschouwen.”<br />
Pruijm: “Als je de mogelijke risico’s maar<br />
in beeld hebt. Voor de spoorwegen betekent<br />
dit dat er op basis van de weermodellen een<br />
inschatting is gemaakt: wanneer bevriezen<br />
mijn wissels en wat voor soort wissels heb ik<br />
daar dan voor nodig? uit de discussies over<br />
de vertragingen in de winterperiode lijk je te<br />
kunnen afleiden dat men bepaalde risico’s te<br />
licht heeft ingeschat.”<br />
Kisjes: “dit soort problemen wordt ook<br />
versterkt door de trend van outsourcing<br />
waardoor organisaties de regie over hun<br />
processen niet meer hebben en overgeleverd<br />
zijn aan derden”,<br />
Van Leeuwen: “om op een goede manier<br />
processen te kunnen outsourcen zou je<br />
precies moeten weten hoe die processen<br />
verlopen. Moet je weten wat er nodig is aan<br />
mensen en middelen om het proces goed<br />
te laten verlopen. En moet je bereid zijn om<br />
daarvoor te betalen. Het kan ook zijn dat<br />
men bereid is dat het één keer per jaar fout<br />
gaat. dat is een kosten- en batenafweging.<br />
Als je dat hebt gedaan en je hebt ook nog de<br />
risico’s goed ingeschat, zoals ruud Pruijm<br />
zegt, dan ben je wel in control wat mij betreft.<br />
ondanks dat de uitkomst misschien niet is<br />
wat heel Nederland wil heb je geaccepteerd<br />
dat het mis kon gaan.”<br />
Albert Kisjes ziet nog een andere reden<br />
waarom organisaties vaak minder de regie<br />
over hun processen in handen hebben dan<br />
ze wel zouden willen: “Eigenlijk is hier de<br />
80/20-regel aan het werk. de tachtig procent<br />
die routine is gaat meestal wel goed. Maar<br />
het gaat fout in de twintig procent waar de<br />
uitzonderingen zitten. de control is veelal<br />
gericht op de routinematige zaken terwijl het<br />
misgaat in zaken die juist niet routinematig<br />
zijn. de reactie is om allemaal regeltjes<br />
te gaan bedenken om het routinematige<br />
proces helemaal dicht te zetten, terwijl dat<br />
het kernprobleem niet oplost. dat zit hem<br />
namelijk in de niet-routinematige processen.”<br />
Pruijm: “dan heb je het vaak over<br />
managementprocessen. uiteindelijk gaan<br />
er meer bedrijven kapot aan foutieve<br />
managementbeslissingen dan aan een<br />
gebrek aan interne controle op routinematige<br />
processen. Bijvoorbeeld: geen goede visie<br />
hebben op de toekomst, achterblijven bij<br />
de concurrentie,veel te lang doen over het<br />
ontwikkelen van nieuwe producten. dat<br />
staat mijlenver van routinematige zaken<br />
als het goed beheersen van je primaire<br />
processen. Laten we eerlijk zijn. Als we kijken<br />
naar hoeveel boekhoudschandalen er nu<br />
daadwerkelijk zijn geweest dan praten we<br />
toch over incidenten op de totale populatie.<br />
Als je kijkt naar de bankencrisis dan kun je<br />
zeggen dat er wat spectaculaire klappers<br />
waren maar dat zeker zeventig procent van<br />
de banken er redelijk ongeschonden uit is<br />
gekomen. dan valt het ook wel weer mee.<br />
We overdrijven de incidenten en laten ons<br />
daardoor leiden.”<br />
WAT IS HET BELANg vAN<br />
SySTEEMONDERSTEuNINg BIj HET<br />
BEHEERSEN vAN jE PROCESSEN?<br />
Pruijm: “Vaak is het probleem dat de<br />
administratieve organisatie zodanig is dat de<br />
administratie geen goed beeld kan geven
van de werkelijkheid. Men gebruikt allerlei<br />
verschillende systemen, bijvoorbeeld als<br />
een gevolg van fusies. de belangrijkste<br />
gegevens zitten niet in een systeem. En het<br />
management heeft onvoldoende gewerkt<br />
aan het integreren van alles in één uniform<br />
afhandelingsysteem. dus als je een goed<br />
geïntegreerd ErP-systeem hebt dan heb je al<br />
een belangrijk risico uitgesloten. dan kun je<br />
een heleboel dwarsverbanden leggen en heb<br />
je inzicht in wat er daadwerkelijk gebeurt.”<br />
Kisjes: “Een belangrijk aandachtspunt<br />
is integratie. In de SAP-wereld heb je het<br />
fenomeen van de modulespecialisten. Een<br />
SAP MM-consultant weet alles van het<br />
inkoopproces maar heeft vaak weinig kaas<br />
gegeten van de financiële boekingsgang. Een<br />
fICo-consultant weet juist weer alles van het<br />
grootboekrekeningstelsel en kostenplaatsen,<br />
maar niet van inkoop. de oplossing zou zijn<br />
KORTE Cv’S<br />
Prof. Dr. Oscar van Leeuwen ra is<br />
hoogleraar Bestuurlijke Informatieverzorging<br />
aan de Vrije universiteit. Hij is hier tevens<br />
verantwoordelijk voor het vak Corporate<br />
Governance. oscar is tevens verantwoordelijk<br />
voor het tacstone Capital Impact fund.<br />
Een private equity fonds dat participeert<br />
in een aantal bedrijven en snel groeiende<br />
organisaties. In zijn 25 jarige loopbaan als<br />
accountant, adviseur en manager heeft<br />
hij zich met name bezig gehouden met<br />
vraagstukken op het gebied van besturing en<br />
informatieverzorging van organisaties.<br />
om dicht bij de standaard te blijven. Als we<br />
het te complex maken neemt het risico toe<br />
dat we niet in control blijken te zijn.”<br />
IS HET NIET zO DAT DE COMPLExITEIT juIST<br />
vERHOOgD WORDT DOOR ALLE CONTROLES?<br />
zOu jE NIET MEER MOETEN uITgAAN vAN<br />
DE EIgEN vERANTWOORDELIjKHEID vAN<br />
MENSEN?<br />
Van Leeuwen: “Natuurlijk moet je<br />
verantwoordelijke mensen hebben. Als je<br />
verantwoordelijke mensen hebt dan heb je<br />
al veel gewonnen. Maar het andere kan ook<br />
gelden. Als je goede controlemaatregelen<br />
hebt, dan helpt dat ook om vast te stellen dat<br />
het goed is gegaan.”<br />
Pruijm: “Een doordachte<br />
controlemaatregel hoeft niet persé tot meer<br />
complexiteit te leiden. Maar in algemene<br />
zin wordt de wereld gewoon complexer.<br />
albert kisjes raakte betrokken in SAP<br />
projecten in 1988 vanuit zijn professie als<br />
accountant en EdP Auditor. daarna gaf hij<br />
leiding aan SAP Security Audit & Controls<br />
praktijken van Ernst & Young en deloitte. In<br />
2006 heeft hij de netwerkorganisatie Agilos<br />
CoE4GrC2 opgestart, daarin gefunctioneerd<br />
als CIo a.i. en adviseur en werkt daarnaast<br />
zeer actief samen met next generation tools<br />
voor GrC in SAP (o.a. ControlPanelGrC en<br />
SSLPost voor SAP).<br />
om verschillende redenen, onder andere<br />
vanwege de toenemende specialisatie.”<br />
Van Leeuwen: “We moeten er maar<br />
vanuit gaan dat het complex is. En voor de<br />
complexe werkelijkheid zullen we toch dingen<br />
moeten bedenken om zo dicht mogelijk bij<br />
‘in control zijn’ te komen. dat is wat je kunt<br />
doen. Meer ambitie zou je misschien ook niet<br />
moeten hebben.”<br />
Prof. ruud Pruijm ra is visiting professor<br />
Corporate Governance aan de Nyenrode<br />
Business universiteit. Sinds 2006 is hij<br />
emeritus hoogleraar Administratieve techniek<br />
aan de Erasmus universiteit te rotterdam.<br />
de laatste 10 jaar heeft hij zich intensief<br />
beziggehouden met het onderwerp "corporate<br />
governance“ en wordt hij op dit gebied<br />
onbetwist als een autoriteit beschouwd. Als<br />
publicist, spreker en commentator op radio<br />
en televisie mengt hij zich regelmatig in het<br />
publieke debat over dit thema.<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 19
AkzoNobel DECO krijgt<br />
functiescheidingsrisico's<br />
onder controle<br />
INterVIew Martin Putters<br />
tekSt freek Blankena<br />
Hoe ga je als groot<br />
bedrijf om met de risico’s<br />
die het toekennen van<br />
verantwoordelijkheden aan<br />
medewerkers nu eenmaal<br />
met zich meebrengt? voor<br />
AkzoNobel Decorative Paints<br />
betekent dat vooral de inzet<br />
van SAP governance, Risk &<br />
Compliance (gRC).<br />
20 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
over ‘in control’ zijn gesproken: Janine<br />
dunnell is werkzaam als ‘Manager In Control’<br />
bij AkzoNobel decorative Paints (dECo). Ze<br />
werkt bij het ‘Kernel Competence Center’<br />
(KCC) van dit grootste Akzo-onderdeel (±<br />
22.000 medewerkers), dat verantwoordelijk is<br />
voor de SAP-systemen. dECo zit momenteel<br />
middenin de uitrol van deze SAP-systemen<br />
naar in totaal 30 landenvestigingen. Een<br />
belangrijk onderdeel van de SAP-uitrol is de<br />
inzet van GrC Access Control (GrC AC),<br />
de software waarmee bedrijven vat krijgen<br />
op beveiligingsrisico’s. En over die software<br />
zegt ze: “Wij vinden die zeer nuttig. GrC AC<br />
geeft ons een centraal systeem waarmee<br />
we de logische toegangsbeveiliging kunnen<br />
monitoren wanneer we willen, om te zien of<br />
er risico’s zijn en waarmee we via ‘what-if’scenario’s<br />
allerlei risico’s kunnen voorkomen.<br />
Het is mooi om die risico’s voor het hele<br />
bedrijf in één keer in kaart te krijgen en te<br />
kunnen afdekken.”<br />
Wat het bedrijf met GrC AC met<br />
name onder controle wil hebben is het<br />
geheel aan risico’s die voortkomen uit<br />
een slechte scheiding van functies.<br />
dunnell geeft een voorbeeld van dergelijke<br />
functiescheidingsconflicten. “Als je in SAP<br />
een vendor master record kunt aanmaken<br />
en tegelijk ook een inkooporder en/of de<br />
bijbehorende factuur, dan kun<br />
je in theorie geld naar je eigen<br />
rekeningnummer overmaken.” dat<br />
soort functies moet je dus scheiden,<br />
maar in een wat kleinere landenvestiging is<br />
het door het geringere aantal medewerkers<br />
soms erg moeilijk om een volledige<br />
scheiding van functies te realiseren. In<br />
GrC AC wordt geconstateerd welke<br />
functiescheidingsconflicten er zijn en welke<br />
risico’s hierdoor ontstaan. Bij de gebruikers<br />
waar een risico overblijft kunnen mitigerende<br />
controlemaatregelen worden opgesteld in<br />
GrC AC.<br />
FIREFIgHTER<br />
Maar wat nu als interne of externe<br />
medewerkers in noodgevallen extra taken<br />
moeten uitvoeren die buiten hun reguliere<br />
taakomschrijving vallen? daarvoor gebruikt<br />
dunnells afdeling het GrC AC-onderdeel<br />
Emergency Access Management, ook wel<br />
firefighter genoemd. door via firefighter in<br />
te loggen kunnen medewerkers taken in<br />
SAP verrichten die normaal niet aan hun<br />
user-Id zijn gekoppeld. Maar daarbij zorgt<br />
firefighter er meteen voor dat precies is te<br />
achterhalen wát ze precies hebben gedaan,<br />
vaak inclusief een ‘voor’- en ‘na’-image van<br />
een uitgevoerde wijziging.<br />
“firefighter zetten we op dit moment<br />
puur in voor de niet-eindgebruikers zoals<br />
centrale en locale applicatiemanagers die<br />
eerstelijns support doen. Normaliter heeft<br />
de It-gemeenschap de breedste toegang in<br />
het SAP-systeem om eventuele problemen<br />
te kunnen oplossen, dus dat zijn meteen<br />
ook de meest risicovolle gebruikers vanuit<br />
audit-perspectief”, aldus dunnell. “Als we<br />
firefighter niet hadden, zouden we een veel<br />
groter aantal functiescheidingsconflicten<br />
hebben. Een applicatiebeheerder zou<br />
vele transacties kunnen doen van klanten<br />
en materialen aanmaken tot aan het<br />
versturen van facturen. dit is een manier<br />
om goed te monitoren en de business meer<br />
verantwoordelijkheid te laten nemen voor wat<br />
er echt gebeurt.”<br />
Henk Peter Wind, director van het<br />
advieskantoor Integrc (in januari <strong>2012</strong>
ontstaan uit een fusie van CSI Netherlands en<br />
su53 Solutions) dat dunnell ondersteunt bij<br />
de uitrol van GrC, beaamt het belang ervan.<br />
“firefighter lost een van de belangrijkste<br />
audit-kwesties op. de kritiek van auditors<br />
is vaak dat mensen van een competence<br />
center te veel toegang hebben. Met<br />
firefighter heb je een instrument om dat in te<br />
perken en te monitoren.”<br />
TRINITy<br />
AkzoNobel decorative Paints zit nog<br />
middenin het ‘trinity’-project, waarmee<br />
fasegewijs de 30 landenvestigingen de<br />
nieuwste SAP-software krijgen (ECC6),<br />
inclusief SAP SrM, APo, BI en GrC AC.<br />
Van GrC AC worden de modules Access<br />
risk Analysis (ArA) en Emergency Access<br />
Management (EAM) geïmplementeerd<br />
inclusief een matrix van ‘segregations of<br />
duties’ (Sod’s). dunnell: “dan bouwen<br />
we direct een firefighter-rol in voor de<br />
consultants voor alle transacties die ze<br />
doen tijdens de go-live periode, zodat alle<br />
transacties die zij namens de business doen<br />
geregistreerd worden en traceerbaar zijn.”<br />
TOEKOMSTPLANNEN<br />
Een volgende stap in het gebruik van<br />
GrC AC is de invoering van Access request<br />
Management (ArM). Met ArM wordt de<br />
controle op toegangsrisico’s meer proactief.<br />
“Als in de toekomst een vestiging een nieuwe<br />
gebruiker aanmaakt, dan moet hiermee<br />
meteen duidelijk zijn of de SAP autorisaties<br />
die de betreffende persoon krijgt toegewezen<br />
functiescheidingsconflicten opleveren en krijgt<br />
een manager de keuze om deze af te keuren<br />
dan wel mitigerende controlemaatregelen<br />
toe te kennen.” ook overweegt dunnell<br />
de koppeling van SAP SrM aan GrC, om<br />
risico’s binnen het inkoopproces te kunnen<br />
afdekken.<br />
ten opzichte van de vorige GrC 5.3versie<br />
zien Wind en dunnell beiden in GrC<br />
10.0 duidelijke verbeteringen. deze nieuwe<br />
versie biedt betere rapportagemogelijkheden.<br />
ook zijn de verschillende onderdelen van<br />
GrC in de nieuwe versie beter geïntegreerd.<br />
“In de oude versie was het moeilijk om voor<br />
een hele groep gebruikers tegelijkertijd een<br />
maatregel door te voeren. dat kan nu wel.”<br />
OPLEIDEN<br />
de technische implementatie van de<br />
GrC-software en de integratie ervan met<br />
SAP ECC hebben geen hoofdbrekens<br />
opgeleverd, zegt dunnell. Wat wel aandacht<br />
vraagt is de educatieve kant. “Ik denk<br />
janine Dunnell en Henk Peter Wind<br />
dat het vooral gaat om hoe je de locale<br />
organisatie verantwoordelijk kunt maken<br />
voor functiescheidingsrisico’s en hoe je<br />
deze mensen laat zien wát ze in feite<br />
beoordelen en goedkeuren. daar komt<br />
wat opleiding bij kijken.” Het bleek ook<br />
nodig daarvoor een aantal workshops<br />
op te zetten in de landenvestigingen. “Je<br />
kunt dan ter plekke meteen al een aantal<br />
functiescheidingsconflicten uit de weg<br />
ruimen.”<br />
ook moest firefighter een beetje<br />
‘verkocht’ worden aan de KCC-gebruikers,<br />
beaamt ze. “Je moet separaat in firefighter<br />
inloggen voordat je transacties kunt doen.<br />
En na de upgrade naar GrC 10.0 moeten ze<br />
ook nog eens in een separaat GrC-systeem<br />
inloggen. Eigenlijk zouden we het liefst zien<br />
dat SAP het mogelijk maakt om, zoals bij<br />
versie 5.3, weer vanuit het ECC-systeem in<br />
te loggen.”<br />
REgELS<br />
Standaardisatie en simplificatie staan<br />
voorop bij Akzo, heeft Henk Peter Wind<br />
gemerkt. “Binnen het bedrijf kijkt de centrale<br />
audit-afdeling naar de verschillende business<br />
units met een set gemeenschappelijke regels<br />
rond functiescheidingsrisico’s. die business<br />
units kennen die regels zelf ook en kunnen<br />
van tevoren zien wat de audit zal komen<br />
toetsen.” dunnell: “Als de audit-afdeling<br />
naar de landenvestigingen gaat, hoeven die<br />
niet de mitigerende controlemaatregelen<br />
te beoordelen omdat die al centraal zijn<br />
afgestemd. de auditors kunnen wel zeggen:<br />
‘laat zien dat je ze hebt uitgevoerd’.”<br />
Middels een tweemaandelijkse rapportage<br />
houdt dunnell nu in de gaten of het aantal<br />
functiescheidingsconflicten per gebruiker<br />
in de verschillende landenvestigingen<br />
op een laag niveau blijft. “We gaan nu<br />
door een proces waarbij we niet alleen<br />
functiescheidingsconflicten onderkennen,<br />
maar ook in de gaten houden of de<br />
uitgevoerde maatregelen afdoende zijn.”<br />
In dit artikel worden voor de modules van GrC AC<br />
de nieuwe benamingen uit versie 10.0 genoemd.<br />
de volgende benamingen zijn gewijzigd van 5.3<br />
naar 10.0:<br />
- risk and remediation = Access risk Analysis<br />
- Superuser Privilege Management = Emergency<br />
Access Management<br />
- Compliant user Provisioning = Access request<br />
Management<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 21
INterVIew Hans de Labije • tekSt Jos fluitsma • FOtOGraFIe Jonas Briels<br />
Bij mcB staan waarborgen en<br />
verbeteren van kwaliteit voorop<br />
MCB Nederland is een groothandel en servicecenter in onder<br />
meer metaal. Het bedrijf wil topkwaliteit leveren. Dan<br />
moeten de producten die MCB Nederland van haar leveranciers<br />
ontvangt, natuurlijk ook van topkwaliteit zijn. MCB heeft een<br />
uitgebreid, gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem<br />
om ervoor te zorgen dat haar producten voldoen aan de<br />
eisen van haar klanten. Het systeem helpt MCB ook om haar<br />
producten voortdurend te verbeteren. Kwaliteit is een<br />
verantwoordelijkheid van de hele organisatie. Iedere schakel<br />
in het proces levert er een bijdrage aan.<br />
22 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
Maikel van der Sanden
“We kopen in volgens genormaliseerde<br />
specificaties”, vertelt Maikel van der<br />
Sanden, manager Quality Health Safety<br />
& Environment. “toch constateren we<br />
bij controle van binnenkomend materiaal<br />
regelmatig afwijkingen. die kunnen leiden<br />
tot klachten bij onze klanten. dat willen we<br />
natuurlijk voorkomen. door de performance<br />
van leveranciers in kaart te brengen kunnen<br />
we hen uitdagen hun kwaliteit te verbeteren.”<br />
NIET zONDER MAATWERK<br />
MCB heeft SAP-processen ingericht<br />
voor klachten, controles en certificaten.<br />
de basis is SAP QM. “die module heeft<br />
wat beperkingen”, zegt Kees Smetsers,<br />
groepsleider MdM en Process Control. “Er<br />
was maatwerk nodig om aan onze wensen<br />
te voldoen.” Wim Geerssen, groepsleider<br />
Kwaliteitsdienst, is met zijn afdeling<br />
verantwoordelijk voor de kwaliteitscontrole<br />
van materiaal. “We doen steekproeven om in<br />
detail te controleren of het product voldoet<br />
aan de specificaties van onze bestelling.<br />
daarvoor testen we onder meer de<br />
chemische en mechanische eigenschappen.<br />
We meten ook of het materiaal binnen<br />
de toleranties van de maatvoering valt.<br />
Vier procent van de gekeurde producten<br />
vertoont zulke afwijkingen, dat we ze moeten<br />
afkeuren.” MCB registreert deze afwijkingen<br />
altijd als leveranciersklacht en communiceert<br />
deze met de leverancier, om zo het aantal<br />
afwijkingen te kunnen terugdringen.<br />
AuTOMATISCHE STEEKPROEvEN<br />
MCB koos ervoor om de controles direct<br />
bij ontvangst van het materiaal te doen. “dat<br />
is logisch vanuit onze doelstelling”, zegt Van<br />
der Sanden. “We willen kwaliteit in de markt<br />
“We willen<br />
kwaliteit in de<br />
markt wegzetten,<br />
dus moeten we<br />
ook kwaliteit<br />
binnenkrijgen”<br />
wegzetten, dus moeten we ook kwaliteit<br />
binnenkrijgen. We kunnen daarbij niet alleen<br />
vertrouwen op garanties van de leverancier.”<br />
SAP QM bepaalt via een steekproef<br />
automatisch welk binnenkomend materiaal<br />
wordt gecontroleerd. Standaard doet SAP<br />
QM dat op artikelniveau, maar MCB wilde dat<br />
anders. “op basis van onze ervaring willen<br />
wij de kwaliteit en betrouwbaarheid van de<br />
productielijn van een bepaalde producent<br />
controleren. ook daarvoor was een<br />
maatwerkoplossing nodig.” Bij de controle<br />
legt MCB niet alle eigenschappen van het<br />
geteste materiaal in SAP vast, maar alleen<br />
bepaalde batchkenmerken en afwijkingen.<br />
“We willen vooral weten of de controlepartij<br />
binnen de specificaties valt. In een aantal<br />
gevallen leggen we meer kenmerken vast om<br />
materiaal te kunnen selecteren voor klanten<br />
met specifieke eisen. dankzij de goede<br />
traceerbaarheid van SAP QM kunnen we die<br />
selecties makkelijk maken.”<br />
HOgERE EISEN<br />
de klanten van MCB stellen steeds hogere<br />
eisen aan het geleverde materiaal. “Ze<br />
automatiseren hun processen steeds meer<br />
en het toegepaste materiaal wordt steeds<br />
dunner,” vertelt Smetsers. “daardoor moeten<br />
ze hun machines heel precies instellen. Bij<br />
afwijkingen in de eigenschappen van het<br />
materiaal kan het productieproces eerder<br />
vastlopen. Wij moeten dus zorgen dat de<br />
klant krijgt wat hij heeft gevraagd.” de hogere<br />
eisen leiden er ook toe dat klanten steeds<br />
vaker om een certificaat vragen. In 2007<br />
verwerkte MCB er 15.000, vorig jaar waren<br />
dat er meer dan 75.000. Van der Sanden:<br />
“Met een certificaat kunnen we klanten<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 23
laten zien dat het materiaal aan hun eisen<br />
voldoet. En ze kunnen de waarden van de<br />
testen gebruiken om hun productieproces in<br />
te stellen. Als wij materiaal bewerken, zorgen<br />
we voor een zogenaamde hermerkverklaring.<br />
Zo kunnen klanten altijd de eigenschappen<br />
traceren. Leveranciers moeten materiaal<br />
volgens normeigenschappen leveren en dat<br />
via certificaten kunnen aantonen. Maar<br />
normering en certificering bieden geen 100%<br />
garantie. daarom blijven we via steekproeven<br />
materiaal en certificaten controleren om zo<br />
de betrouwbaarheid van leveranciers te<br />
bewaken en verbeteren. We gebruiken de<br />
resultaten van deze controles voor onze<br />
leveranciersbeoordeling.”<br />
gESCHEIDEN STROMEN<br />
MCB heeft bij het beheer van certificaten<br />
te maken met twee fasen: de ontvangst van<br />
materiaal in het magazijn en de levering van<br />
materiaal naar klanten. MCB ontvangt de<br />
certificaten vooral elektronisch, de materialen<br />
waar ze bij horen worden vaak weken later<br />
per boot of vrachtwagen geleverd. “We<br />
moeten die gescheiden stromen van product<br />
en productinformatie bij elkaar brengen”, zegt<br />
Van der Sanden. “SAP QM helpt ons daarbij.<br />
Het genereert controlepartijen om te zien<br />
24 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
of we de certificaten op tijd ontvangen en<br />
of we het juiste certificaat krijgen. Met SAP<br />
QM vertalen we dat naar batchkenmerken<br />
en via dMS koppelen we certificaten aan<br />
de batch. Verkoop, Productie en Logistiek<br />
gebruiken de batchkenmerken uit SAP QM<br />
om het juiste materiaal voor onze klanten te<br />
selecteren. tenslotte verstuurt SAP QM via<br />
een maatwerkoplossing de certificaten en<br />
hermerkverklaringen automatisch per e-mail,<br />
fax of post. We sturen informatie mee waarin<br />
de klant een relatie kan leggen naar de<br />
gegevens van zijn orders. We controleren ook<br />
of dit proces correct verloopt.”<br />
DE LAT HOOg<br />
Kwaliteitsmanagement was binnen<br />
het SAP-project bij MCB lange tijd een<br />
wat ondergeschoven kindje. Inmiddels<br />
ziet iedereen het integrale belang ervan<br />
in en kan het bedrijf niet meer zonder.<br />
“Kwaliteitsmanagement heeft een<br />
relatie met bijna alle andere disciplines<br />
en processen”, zegt Smetsers. “Het<br />
helpt Verkoop om de juiste materialen<br />
te leveren. En als het nodig is, sturen<br />
we processen bij met ondersteuning<br />
van ons klachtenmanagement.” Goed<br />
kwaliteitsmanagement past in de missie<br />
MCB NEDERLAND …<br />
… is een groothandel en servicecenter in metaal,<br />
verbindingsartikelen en transport- en trailercomponenten. Het<br />
heeft diverse geavanceerde machines en installaties om banden<br />
plaatstaal in alle lengtes en breedtes te snijden en haar<br />
producten te bewerken. MCB Nederland is onderdeel van de<br />
MCB Groep, dat werkmaatschappijen heeft in diverse landen<br />
in Europa. de MCB Groep had in 2010 een netto-omzet<br />
van bijna 656 miljoen euro en een bedrijfsresultaat van<br />
17 miljoen euro. Binnen de MCB Groep werken ruim<br />
1.000 medewerkers.<br />
van MCB. Van der Sanden: “We leggen<br />
de lat hoog, we nemen geen genoegen<br />
met ‘het kan niet in SAP’. daarin zijn we<br />
misschien wat eigenwijs, maar dat heeft<br />
ons gemaakt tot wat we zijn. die reputatie<br />
willen we houden en verder verbeteren. We<br />
willen een betrouwbare leverancier zijn die<br />
er alles aan doet om de klant op langere<br />
termijn tevreden te houden. om te kunnen<br />
leveren wat de klant van ons verwacht is<br />
kwaliteitsmanagement onmisbaar.”<br />
BeSt PraCtICe .
ZOOM<br />
januari <strong>2012</strong> is het Academisch Medisch<br />
Centrum (AMC) in Amsterdam met een<br />
‘big bang’ live gegaan met SAP en lid<br />
geworden van de vNSg. Peter van den<br />
Berg, Programma Directeur TOP (Toekomst<br />
Ondersteunende Processen), en joop<br />
Bosman, SAP Competence Centre Manager,<br />
lichten de keuze van het AMC voor een<br />
standaard template met SAP toe.<br />
INterVIew eN tekSt dirk-Jan Schenk<br />
Bedrijf<br />
Het AMC is een van de drie grote academische<br />
ziekenhuizen in Nederland, met 120.000 nieuwe<br />
patiënten en meer dan 400.000 behandelingen per jaar. Er werken<br />
7000 medewerkers. Het balanstotaal bedraagt meer dan 800 miljoen.<br />
SAP<br />
Vier jaar geleden is er besloten het Ziekenhuis<br />
Informatie Systeem (ZIS) te vervangen. Het oude ZIS<br />
bestond uit een zorg deel en een ondersteunend deel. Als eerste<br />
is besloten het deels nog op formulieren gebaseerde backoffice<br />
systeem te vervangen door een ‘ErP tenzij’ oplossing. de primaire<br />
zorgfuncties blijven nog in het huidige ZIS (niet SAP). Peter van den<br />
Berg wilde “niet bedenken wat er al bedacht was, maar gebruik<br />
maken van best practices”. Het AMC ging op zoek naar een<br />
Nederlandse template. In 2010 is de keuze een zorg specifieke ErPoplossing<br />
CareCtrL, gebaseerd op SAP gemaakt.<br />
Binnen één jaar en binnen budget ging het AMC begin januari<br />
<strong>2012</strong> volgens planning live met SAP. deloitte en Pinkroccade<br />
Healthcare hebben CareCtrL samen met het AMC geïmplementeerd.<br />
deze specifieke zorgoplossing van Pinkroccade gebaseerd op SAP<br />
heeft gezorgd voor een verregaande standaardisatie en versnelling in<br />
de implementatie. Het betreft een ErP implementatie met een brede<br />
functionaliteit: financiën en Control, Inkoop, Logistiek, facilitair en<br />
Huisvesting, Hr en Management Informatie. dit is een combinatie van<br />
SAP ECC, SrM, Enterprise portal, BW, PI en E-recruitment.<br />
deze laatste is lastig te combineren met de strenge<br />
toegangsbeveiliging van een zorginstelling.<br />
Het Competence Centre is gelijk met de live gang actief geworden.<br />
de live gang leek probleemloos, maar na enkele weken bleek<br />
joop Bosman en Peter van den Berg<br />
de nieuwe werkwijze toch voor een behoorlijke vertraging in de<br />
factuurverwerking te zorgen. Er was een achterstand van meer dan<br />
tienduizend facturen ontstaan. Inmiddels is alles weer onder controle,<br />
mede dankzij dashboards en andere pijplijn rapportages. “We gaan<br />
bij problemen direct naar de medewerkers toe en gaan naast ze zitten<br />
om te helpen bij bijvoorbeeld het goedkeuren van facturen”, vertelt<br />
Joop Bosman.<br />
Het AMC kent op dit moment 1500 actieve gebruikers en 7000<br />
potentiële gebruikers, omdat iedereen bestellingen mag plaatsen.<br />
Het gaat om meer dan 50.000 bestellingen per jaar. Het beheer van<br />
de apparaten heeft voor een enorme fysieke actie gezorgd: er leken<br />
140.000 apparaten in beheer, maar na opschoning zijn de 70.000<br />
stuks equipement in SAP ingevoerd.<br />
Een ziekenhuis kent vele ambulante gebruikers, zoals artsen en<br />
verpleegkundigen. dit is de reden dat het AMC op korte termijn de<br />
mogelijkheden van mobility gaat onderzoeken.<br />
vNSg<br />
Joop Bosman is naar het <strong>VNSG</strong> Congres <strong>2012</strong><br />
geweest. Vanuit vorige functies bij unilever en CIBEr<br />
was hij daar al goed bekend. Het lidmaatschap van de <strong>VNSG</strong> vindt hij<br />
van belang voor het contact met andere klanten en de korte lijn met<br />
SAP. Hij is van plan de <strong>VNSG</strong> actief intern te gaan promoten wil ook<br />
zelf graag een actieve rol spelen, bijvoorbeeld door het geven van een<br />
presentatie over het gebruik van Enterprise Mobility bij het AMC.<br />
Focusgroepen<br />
Voor een grote zorginstelling<br />
lijken zowel de branche als functie<br />
(bijv. procurement) gerichte focusgroepen interessant.<br />
“Niet bedenken wat er al bedacht is”<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 25
Meer MaNaGeMeNtCONtrOLe Met COMPLete INCIDeNtData<br />
Mammoet schakelt<br />
sneller met EHSM<br />
INterVIew frank van Heel • tekSt Maarten reith<br />
Mammoet stelt zeer hoge eisen aan veiligheid vanwege<br />
de risico's die de activiteiten van het bedrijf met zich<br />
meebrengen. Het verhogen van zowel de objectieve als<br />
subjectieve veiligheid van de medewerkers is een continu<br />
proces. De laatste stap hierin is de implementatie van SAP<br />
EHSM (Environment, Health & Safety Management). Wat heeft<br />
dit opgeleverd?<br />
‘tot eind 2010 verwerkten we alle<br />
incidentmeldingen in Excel. Wereldwijd<br />
werden deze meldingen op regionaal niveau<br />
in aparte documenten bijgehouden. Het<br />
kostte veel tijd om al die gegevens samen<br />
te voegen en te analyseren. Pas halverwege<br />
de maand konden we beschikken over<br />
het totaaloverzicht van de maand ervoor’,<br />
zo begint Marcel Schets, SHE-Q manager<br />
bij Mammoet Europa. ‘Het was hoog<br />
tijd voor een ander, geautomatiseerd<br />
incidentenregistratiesysteem.’<br />
Na een korte inventarisatie bleek al snel<br />
dat SAP EHSM voor Mammoet het meest<br />
26 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
optimaal was. Mede ook omdat het bedrijf,<br />
internationale specialist in zwaar hijswerk en<br />
multimodaal transport, al sinds 2001 een<br />
SAP, tenzij-beleid voert. Schets: ‘In die tijd<br />
was SAP een heel kostbaar systeem voor<br />
duizend Nederlandse medewerkers. Maar<br />
het is een zeer krachtige ondersteuning<br />
van de groeiende business geweest. In zes<br />
jaar tijd is de bedrijfsgrootte van Mammoet<br />
verdubbeld. Nu werken er bij Mammoet<br />
wereldwijd ongeveer 4300 medewerkers.<br />
Bij overnames voert Mammoet altijd direct<br />
SAP in. Voorheen stapten we pas over op<br />
nieuwe SAP-oplossingen als we het nodig<br />
hadden. Nu lopen we voorop, anticiperend<br />
op ontwikkelingen.’<br />
Michael Zevenbergen, Application<br />
Engineer bij Mammoet en meegewerkt<br />
aan de EHSM-implementatie, vult aan: ‘Bij<br />
Mammoet is SAP een systeem voor alle<br />
gebruikers, circa duizend. We werken met de<br />
C3-portal. Continu zijn er wereldwijd drie- tot<br />
vierhonderd gebruikers ingelogd. Mammoet<br />
gebruikt van SAP: logistieke en financiële<br />
modules van ECC 6 EhP 5 en daarnaast<br />
Equipment and tools Management, Hr,<br />
Project Systems en Plant Maintenance en<br />
EHSM.<br />
DIRECT INzICHT<br />
Een ongeluk zit in een klein hoekje en<br />
de ‘ijsbergtheorie’ leert dat er achter elk<br />
feitelijk ongeluk dat plaatsvindt tijdens de<br />
werkzaamheden een veelvoud aan bijnaongelukken<br />
schuilt, die evengoed verkeerd<br />
hadden kunnen aflopen, licht Schets toe.<br />
‘Een goed functionerend meldsysteem is<br />
daarom zeer belangrijk. door het inzichtelijk<br />
maken van risico’s en bijna-ongelukken<br />
kunnen in een vroeg stadium preventieve
maatregelen worden genomen. Melden is de<br />
eerste stap op weg naar Voorkomen.’<br />
Het meldsysteem waar Mammoet over<br />
beschikte was gebaseerd op het handmatig<br />
invullen van papieren formulieren die<br />
vervolgens in Excel werden overgenomen<br />
en eenmaal per maand terechtkwamen op<br />
het hoofdkantoor in Schiedam. Schets: ‘dat<br />
kostte veel tijd. Als je in maart de gegevens<br />
van februari aan het evalueren bent, loop je<br />
achter de feiten aan. Mammoet was te groot<br />
geworden voor zo’n systeem. Bij honderd<br />
meldingen per jaar is het handmatig – in<br />
Excel –allemaal nog wel te doen, maar bij het<br />
huidige aantal meldingen niet meer.’<br />
Er moest dus een geautomatiseerde<br />
oplossing komen waarin naast incidenten<br />
ook werkplekinspecties, afwijkingen, klachten<br />
en complimenten kunnen worden vastgelegd.<br />
Bovendien gold de eis dat het vanuit de<br />
gehele wereld mogelijk moest zijn om een<br />
melding te kunnen doen, op uniforme wijze.<br />
tot slot moest het systeem zo gebouwd<br />
worden dat ook de afdeling Insurance direct<br />
inzage had in de gemelde schades. op basis<br />
van de eisen en wensen van Mammoet is<br />
een blueprint geschreven. Na het bouwen en<br />
testen is het systeem uiteindelijk op 1 januari<br />
2011 geïmplementeerd. In december 2010<br />
is intern de SHE-Q organisatie getraind en<br />
zijn alle medewerkers geïnformeerd over het<br />
nieuwe systeem. tevens is toen voor het<br />
systeem een nieuwe naam bedacht: SHIMS<br />
(Safety Health Incident Management System).<br />
dit is nu intern een begrip geworden.<br />
HOE WERKT HET REgISTRATIESySTEEM?<br />
Zevenbergen: ‘Binnen de bestaande<br />
SAP-omgeving is een All-in-one-oplossing<br />
gebouwd voor de rapportage over<br />
veiligheidsmeldingen en het beheer van<br />
genomen maatregelen. Mondiaal uniform<br />
vastleggen is opgelost met de bouw van een<br />
intranetapplicatie op basis van Adobe flex.<br />
dit is een schil met een zeer overzichtelijk<br />
beeldscherm, waarin onder meer incidenten<br />
en werkplekinspecties in een stappenflow<br />
kunnen worden beschreven. Je vraagt<br />
medewerkers zelf een meldformulier<br />
in te vullen, eventueel aangevuld met<br />
ondersteunende documenten en foto’s.’<br />
Via het Adobe interactief formulier zijn<br />
verschillende meldingen te doen, waaronder<br />
incident met letsel en/of schade, bijna<br />
ongeval, afwijking, klacht, thank you letter,<br />
verbetervoorstel en werkplekinspectie.<br />
de beoogde eenduidige vastlegging van<br />
veiligheidsincidenten binnen Mammoet is<br />
inmiddels ruim een jaar in gebruik. ‘En het<br />
werkt’, aldus Schets. ‘Wereldwijd hebben we<br />
ruim 6000 notifications geregistreerd. Niet<br />
alleen incidenten, ook werkplekinspecties<br />
en kwaliteitsgerelateerde meldingen. door<br />
“Het grote voordeel<br />
van EHSM is dat<br />
we sneller kunnen<br />
werken”<br />
de gegevens in EHSM in te voeren zijn ze<br />
meteen bedrijfsbreed – dus mondiaal –<br />
beschikbaar, zonder over te tikken in Excel.<br />
Het grote voordeel van EHSM is dat we<br />
sneller kunnen werken. We hebben meteen<br />
inzicht in de ongevallen, de data is direct<br />
leverbaar. Nu kunnen we op dinsdag het<br />
management rapporteren met de gegevens<br />
tot en met de vrijdag ervoor. En data is<br />
veel makkelijker te analyseren. Zo is het<br />
mogelijk om alle ongevallen met een bepaald<br />
kraantype te selecteren. Vroeger moest dat<br />
allemaal handmatig. Een ander voorbeeld<br />
is het ontdekken van trends, we hebben<br />
afgelopen jaar snel kunnen inspelen op de<br />
trend in het aantal hand- en voetletsels.’<br />
Zevenbergen: ‘Meldingen zijn nu ook rijker<br />
dan tekst alleen, want ze zijn eenvoudig aan<br />
andere bedrijfsdata te koppelen. Hierdoor<br />
zijn bij een melding meteen de gegevens van<br />
de betrokken werknemers, historie van de<br />
locatie, equipment en dergelijke beschikbaar.<br />
ook zijn foto’s en documenten aan de<br />
melding te koppelen. tot slot zijn er ook veel<br />
managers die het systeem gebruiken; het<br />
is een echte managementtool geworden en<br />
men wil met de gegevens hun eigen vestiging<br />
of afdeling gaan bijsturen.’<br />
vERBETERPuNTEN<br />
‘In 2011 zijn er meer near miss<br />
meldingen binnengekomen dan in 2010’,<br />
vervolgt Schets. ‘dit toont aan dat het<br />
nieuwe systeem geen belemmering vormt<br />
om meldingen te doen. tot nu toe zijn er<br />
ongeveer 6000 meldingen via het nieuwe<br />
systeem gedaan. Het is erg moeilijk om die<br />
allemaal te controleren. Een volgende stap is<br />
het verbeteren van de workflow hiervoor. We<br />
willen toe naar een systeem van opvolging en<br />
terugmelding.’<br />
Zevenbergen merkt verder op dat EHSM<br />
relatief veel geld gekost heeft, en om het<br />
optimaal werkend te krijgen zal er bovenop<br />
de initiële (tijds)investering nog meer in<br />
geïnvesteerd moeten gaan worden. ‘Waar we<br />
op dit moment tegenaan lopen is het feit dat<br />
het erg moeilijk is om goede rapportages uit<br />
het systeem te halen. Het systeem is gekocht<br />
met de mogelijkheid standaard rapportages<br />
te maken, maar zo werkt het niet. Sommige<br />
zaken zijn moeilijk uit het systeem te halen.<br />
daar zijn we met SAP mee bezig. Bovendien<br />
zijn de eisen en wensen groter, omdat meer<br />
mensen het incidentregistratiesysteem<br />
gebruiken. ‘Meer mogelijkheden schept<br />
in die zin een grotere vraag. opvallend is<br />
dat veel mensen vooral informatie over de<br />
eigen vestiging willen weten. Bijvoorbeeld<br />
wat er gedaan is met bijna-ongevallen.’<br />
Samenvattend, zegt Schets: ‘Als de<br />
rapportagetool en<br />
de workflow straks<br />
goed werken, hebben<br />
we een compleet<br />
systeem en is de cirkel<br />
gesloten.’<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 27
Philips Lighting harmoniseerde haar prijsvorming in Europa<br />
Intelligent prijzen<br />
met vendavo<br />
De Price &Margin Management<br />
(PMM)-modules van SAP<br />
worden nog weinig gebruikt.<br />
De modules zijn als apart<br />
pakket ontwikkeld door het<br />
Amerikaanse bedrijf vendavo<br />
en ook beter bekend onder<br />
die naam. Philips Lighting is<br />
een van de eerste bedrijven<br />
in Nederland die vendavo<br />
heeft geïmplementeerd.<br />
Projectleider Alwin Rutjes en<br />
IT Pricing consultant Boris<br />
Dingenouts vertellen hoe dat<br />
is gegaan en wat het Philips<br />
heeft opgeleverd.<br />
28 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
de vraag naar een pricing module kwam<br />
vanuit de business. “Pricingmanagers<br />
hadden op een beurs een pricing pakket<br />
gezien”, vertelt dingenouts,“ en zoiets<br />
wilden ze ook hebben. We hebben toen een<br />
selectietraject opgestart waarin we naast dat<br />
pakket ook Vendavo hebben meegenomen,<br />
omdat het onderdeel is van de SAP-suite.<br />
functioneel bleken de twee pakketten<br />
ongeveer gelijk en toen heeft de betere<br />
SAP-integratie van Vendavo de doorslag<br />
gegeven.”<br />
Met de implementatie van Vendavo<br />
streefde Philips een aantal doelen<br />
na.“Het pakket moestaccountmanagers<br />
en pricingmanagers efficiënter laten<br />
werken”, zegt rutjes. “Vroeger maakte de<br />
accountmanager een excel-sheet voor de<br />
binnendienstmedewerker, die vervolgens een<br />
verzoek inlegde voor de support afdeling<br />
in India om die sheet te laten uploaden. Nu<br />
geeft het systeem die accountmanager de<br />
informatie waarmee hij zelf prijsbeslissingen<br />
kan nemen en in het systeem zetten. Het<br />
hoofdkantoor in Eindhoven heeft nu ook<br />
meer controle over de prijsvorming in Europa.<br />
INterVIew djoekie Klein en Bas van der Poel<br />
tekSt Wim van Gruisen<br />
FOtOGraFIe djoekie Klein en Philips Lighting<br />
de mensen hier kunnen per segment en<br />
per land target- en floorprijzen instellen.<br />
dat zijn dan de limieten waartussen de<br />
accountmanager zich mag begeven.”<br />
dingenouts vervolgt: “Een ander doel<br />
was het harmoniseren en transparant<br />
maken van de prijsvorming in Europa. Je<br />
moet prijsverschillen tussen landen kunnen<br />
verklaren. onze klanten werken internationaal<br />
en die mogen niet in verschillende landen met<br />
verschillende prijzen worden geconfronteerd.<br />
Met Vendavo kunnen we de klant overal een<br />
faire prijs bieden. Niet te laag, maar we willen<br />
onze klanten ook niet te veel laten betalen.”<br />
In april 2010 ging het project van start.<br />
Vendavo werd geïmplementeerd in het<br />
oEM-verkoopkanaal van de organisatie. Het<br />
team koos voor een Agile-aanpak waarbij<br />
het systeem stapsgewijs werd ingericht.<br />
Elke stap was een sessie met gebruikers<br />
en ontwikkelaars, waarna het systeem en<br />
de procedures van de organisatie werden<br />
aangepast. “We hebben Vendavo uitgerold in<br />
22 verkooporganisaties die samen<br />
32 landen bedienen”, vertelt rutjes.
“die verkooporganisaties hebben we<br />
opgedeeld in drie regio’s. We zijn begonnen<br />
in de eerste regio, regio Zuid, en wat we<br />
daar leerden, hebben we toegepast in de<br />
volgende regio’s. Wat we daar hebben<br />
doorontwikkeld is weer teruggerold in Zuid.”<br />
die aanpak bleek succesvol; eind vorig jaar is<br />
Vendavo in de laatste landen live gegaan.<br />
HET TRAjECT vOOR vK11<br />
Maar wat doet Vendavo nu precies?<br />
“Pricing in SAP ErP begint ermee dat<br />
je al een prijs hebt voor een klant”,<br />
legt dingenouts uit. “die voer je in met<br />
transactiecode VK11. Vendavo ondersteunt<br />
het hele proces daarvoor. Het pakket<br />
analyseert hoe je per klant tot een optimale<br />
prijszetting komt .” Hij legt uit dat Philips drie<br />
Vendavo-modules heeft geïmplementeerd.<br />
“ten eerste is daar PA, oftewel Profit<br />
Analyser, de rapportagemodule. Hierin<br />
zitten alle factuurregels en daarover maakt<br />
PA analyses. Je kunt bijvoorbeeld snel<br />
zien wat je low margin producten of je low<br />
margincustomers zijn. ook geeft PA trends<br />
weer - hoe de prijs voor een product zich in<br />
de tijd ontwikkelt. Een tweede module is de<br />
Price Manager (PM). daarmee bepaal je hoe<br />
de prijzen van verschillende producten zich<br />
tot elkaar verhouden, of welke prijsverschillen<br />
er van land tot land bestaan voor een<br />
product. Hier kan je logica ingeven op<br />
bepaalde klant- en producttypecombinaties.<br />
Innovatieve klanten geef je bijvoorbeeld extra<br />
korting voor innovatieve producten. En als<br />
duitsland bijvoorbeeld een vechtmarkt is, zet<br />
je de prijzen daar een paar procent lager om<br />
concurrerend te blijven.<br />
daarmee is PM de module voor de<br />
product marketing manager. die kan<br />
targetprijzen en floorprijzen definiëren<br />
waarmee de accountmanagers vervolgens<br />
aan de slag gaan. die accountmanagers<br />
voeren de deals die ze met klanten hebben<br />
gemaakt inin de derde module, de deal<br />
Manager (dM).”<br />
Alle pricing gebeurt nu in Vendavo.<br />
dat systeem werkt anders dan SAP ErP.<br />
“SAP werkt met conditierecords, Vendavo<br />
met deals,” legt rutjes uit. “Alle prijzen<br />
die je met de klant afspreekt zet je in één<br />
deal. de interface vertaalt die deal naar<br />
conditierecords in SAP. Maar een klant kan<br />
bijvoorbeeld tijdelijk een promotiedeal hebben<br />
die de standaard deal overschrijft. En voor<br />
een speciaal project kan er een aparte deal<br />
zijn waar weer andere prijzen in staan. dat<br />
soort concepten kent SAP niet. Voor de<br />
v.l.n.r. Alwin Rutjes, Suzanne Meulendijk, Boris Dingenouts<br />
gebruiker die gewend is aan SAP is dat in het<br />
begin moeilijk te bevatten.”<br />
“Stamgegevens onderhouden we niet<br />
in Vendavo”, vult dingenouts aan. “We<br />
<strong>download</strong>en alles vanuit ErP – klanten,<br />
producten, klanthierarchieën, en alle<br />
customizing die daarbij hoort. In Vendavo<br />
maken we dan de deals aan en sturen de<br />
conditierecords terug. Listprijs, floorprijs,<br />
netto prijzen, discounts … die worden<br />
opgepakt als je een order aanmaakt in SAP.”<br />
"van de zomer zou<br />
de hele wereld PA<br />
moeten gebruiken"<br />
HARMONISATIE<br />
Met Vendavo heeft Philips haar prijszetting<br />
in Europa geharmoniseerd. “toen we met<br />
de implementatie aan de slag gingen had<br />
elk land zijn eigen manier van werken”,<br />
vertelt rutjes. “de noordelijke landen hadden<br />
zelf al een systeem opgezet, maar Spanje<br />
bijvoorbeeld werkte met Excel-bestanden<br />
die in SAP werden geüpload. Er waren echt<br />
enorme verschillen.” Met Vendavo is dat<br />
rechtgetrokken. Maar de acceptatie per<br />
land verschilde ook. “In Spanje moesten alle<br />
prijzen handmatig onderhouden worden,”<br />
geeft rutjes als voorbeeld, “en nu krijgen<br />
ze met één druk op de knop een Pdf met<br />
alle prijzen en productgegevens. dat is<br />
een enorme vooruitgang. de organisaties<br />
in Noord-Europa daarentegen hadden<br />
al een goed werkend systeem en daar<br />
vroeg men zich af waarom ze nu weer iets<br />
anders moesten doen. Maar nu ze Vendavo<br />
gebruiken zijn ze er tevreden over.”<br />
rutjes en dingenouts willen nog wel een<br />
paar dingen ontwikkelen. “Vendavo heeft<br />
nog een module Pricing Science,” vertelt<br />
dingenouts. “die module kijkt of klanten in<br />
verschillende segmenten kunnen worden<br />
ingedeeld, of juist of twee segmenten bij<br />
elkaar kunnen worden gevoegd. dat gebeurt<br />
met een stuk kunstmatige intelligentie,op<br />
basis van de factuurregels uit het verleden.<br />
We hebben dat nog niet ingevoerd omdat<br />
we de data nog niet in de juiste structuur<br />
konden aanleveren. En daarbij was onze<br />
eerste prioriteit de harmonisatie van de<br />
prijsprocedures.”<br />
“We gaan de Profit Analyser module<br />
nu wereldwijd uitrollen”, zegt rutjes. “die<br />
module geeft je het meeste inzicht in je<br />
prijszetting.” “Van de zomer zou de hele<br />
wereld PA moeten gebruiken, vult dingenouts<br />
aan, “en daarna volgen PM en dM.<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 29
MAuRICE DE FEIjTER<br />
IT Control<br />
‘Hoe kan dat nou toch jongen’ vroeg vader zonderland aan zoon Epke<br />
toen die op zijn plaat ging bij de ultieme poging zich te kwalificeren voor<br />
de Olympische Spelen in London. ‘It Control, Heit’ was het antwoord van<br />
Epke, waarbij hij doelde op zijn zelfbedachte zwieperd waarmee hij het<br />
verschil dacht te gaan maken. In zuid-Ossetië en Abchazië pleegt men<br />
voor de paasdagen een flinke it control aan te schaffen bij de slager om<br />
het traditionele familiediner luister bij te zetten.<br />
dichter bij huis denken we bij It control<br />
vooral aan de uitvoerder van die control, de<br />
controller, de droogstoppel die niet gehinderd<br />
door enig gevoel voor humor al onze goede<br />
bedoelingen en innovatieplannen de grond<br />
inboort, omdat er geen geld voor is. Iedereen<br />
heeft zijn associaties met control. Zo ook<br />
Harry Potma. die schreef zijn associaties<br />
zelfs op in een boekje, ‘It control’.<br />
Harry geeft een verrassende draai aan<br />
It Control. de manier waarop Harry ons<br />
zijn beeld duidelijk probeert te maken<br />
is zonder meer origineel. In een soort<br />
dagboek beschrijft hij de lotgevallen van<br />
hoofdpersoon ‘John’, een It’er met een<br />
identiteitscrisis zoals we er allemaal wel een<br />
aantal kennen. Harry beschrijft herkenbare<br />
situaties, vrijdagmiddag in het café,<br />
maandagmorgen bij een leutervergadering<br />
met ongeïnteresseerde collega’s, en vooral<br />
bij de koffieautomaat, het centrum van de<br />
besluitvorming, om aan te geven hoe de<br />
mensheid tegen de rol van de eindgebruiker<br />
in onze It-wereld aankijkt. dat is best<br />
grappig, en leest lekker weg.<br />
toch slaat Harry een beetje op hol als<br />
John naar een congres in Barcelona moet<br />
of mag, dat is niet helemaal duidelijk. John<br />
weet eigenlijk niet waar hij op moet letten en<br />
stuurt zijn directeur een mail met de vraag<br />
wat hij eigenlijk moet gaan doen op dat<br />
congres. die directeur neemt een uur de tijd<br />
om met John samen vragen te bedenken<br />
die hij aan zijn collega’s moet stellen zodat<br />
30 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
die voor hem gaan bedenken wat hij eigenlijk<br />
op dat congres moet gaan doen. Beetje mal<br />
allemaal. Het zal wel komen doordat Harry<br />
in het dagelijks leven geen romans schrijft<br />
maar business cases, blauwdrukken en meer<br />
van dat soort werken. Harry is namelijk een<br />
doorgewinterd It’er.<br />
de boodschap die Harry uiteindelijk door<br />
hoofdrolspeler John laat uitdragen is dat It<br />
nog steeds wanhopig probeert in control te<br />
blijven door It-oplossingen te leveren waar<br />
niet om gevraagd wordt door eindgebruikers.<br />
terwijl die eindgebruikers steeds beter in<br />
staat zijn om de oplossingen die ze nodig<br />
hebben uit Web 2.0, uit de Cloud, te plukken,<br />
terwijl ze thuis allerlei devices hebben,<br />
inclusief een PC die tien maal sneller en beter<br />
is dan de bedrijfs PC waar ze op werken.<br />
Althans, dat lijkt de boodschap zo tegen het<br />
einde aan. Laat los, die It control.<br />
ondanks dat Harry als een ware master<br />
of suspense het verhaal van wat spanning<br />
probeert te voorzien door John hier en<br />
daar een biertje te laten pakken of bij de<br />
koffieautomaat te laten roddelen over de<br />
baas, is het geen verhaal dat je met rode<br />
koontjes onder de deken in een keer uitleest.<br />
Sterker nog, ellenlange citaten van fictieve<br />
sprekers op het net zo fictieve congres waar<br />
John het licht ziet, maken het zo nu en dan<br />
nogal een breiwerk. Leuk idee, maar wat<br />
meer peper en wat minder padvinder hadden<br />
het resultaat wel goed gedaan!<br />
Bestel hier direct<br />
online 'It Control'<br />
van Harry Potma<br />
GeLeZeN.<br />
VOOr U
vOLgENDE KEER IN:<br />
magazine<br />
SAP op de werkvloer<br />
Het volgende nummer kunt u vanaf 3 september verwachten<br />
decembernummer Oog voor de toekomst<br />
<strong>VNSG</strong> Magazine jun/12 31
32 <strong>VNSG</strong> Magazine jun/12<br />
MAAKT SAP TOEGANKELIJK<br />
MAAKT<br />
SAP<br />
Oliver maakt en implementeert<br />
klantspecifieke applicaties (portal, mobiel, apps).<br />
Voor die situaties waar ‘standaard SAP’<br />
niet toereikend óf gebruiksvriendelijk genoeg is.<br />
TOEGANKELIJK<br />
Over Oliver:<br />
Oliver-it.nl<br />
Door gebruik van SAP NetWeaver en<br />
de laatste integratie en frontend technologieën.<br />
Oliver Time:<br />
Download in de App Store<br />
<strong>VNSG</strong> Congres:<br />
Stand 30
Change language