download pdf juni 2012 - VNSG

vnsg.nl

download pdf juni 2012 - VNSG

magazine

In dit nummer:

Alles onder

controle

‘In control zijn’

Bovenaan op het

prioriteitenlijstje

Meer kennis en

vaardigheden

Marktontwikkelingen

vragen om een ander

type consultant

Maikel van der Sanden, MCB:

Hét vakblad voor

SAP-gebruikers•

juni 2012

jaargang 16 • nummer 2

www.vnsg.nl

We nemen geen genoegen

met ‘het kan niet in SAP’


Gaat u maar zitten.

Xtensional ontzorgt!

2 VNSG MAGAZINE 06/07

Met de ABAP Factory en de Autorisatie Factory reduceren wij

20% van uw kosten en zijn wij 100% voor u beschikbaar.

Herculesplein 80, 3584 AA Utrecht 030-2193980 info@xtensional.nl


COLOFON.

VNSG Magazine is het magazine van

de Vereniging Nederlandstalige SAP-

Gebruikers. Het blad biedt een platform

voor meningen en ervaringen van SAP-

gebruikers.

• HoofdrEdACtIE

rob van der Marck

• EINdrEdACtIE

Sharon tijssen

• rEdACtIErAAd

Martin Putters, Capgemini

Willy Koppens, CtAC

dirk-Jan Schenk, HES

Maurice de feijter, hmb

Lisette Broers, Launch

Monique van Haeren, Logica

djoekie Klein, SAP Nederland

ton Siebelink, SAP Nederland

frank van Heel, SAP Nederland

Bas van der Poel, Sogeti

Hans de Labije, VNSG

VrAGEN oVEr AdVErtErEN?

Kijk op www.vNSg.nl of neem

contact op met het VNSG Bureau.

tel: (073) 641 02 00

fax: (073) 644 45 32

sharon.tijssen@vnsg.nl

• VorMGEVING

HSP reclame & Communicatie,

rosmalen

• PLANNING EN CoördINAtIE

Sharon tijssen

• druK

drukkerij delabie, Moeskroen

• oPLAGE

5.000 exemplaren

• CoVErfoto

Jonas Briels

Artikelen geven niet noodzakelijkerwijs de

mening van het bestuur weer. de redactie

behoudt zich het recht voor ingezonden

stukken niet te plaatsen of in te korten.

Artikelen, of gedeelten daarvan, mogen alleen

worden overgenomen na toestemming van

de redactie en met bronvermelding.

Alles onder controle

Het thema van deze editie van het VNSG Magazine borduurt nog even voort op het thema van

het afgelopen VNSG Congres “Nieuwe oplossingen, Nieuwe tijden”. om de toekomstige jaren

‘alles onder controle’ te houden zullen we op zoek moeten gaan naar nieuwe It-oplossingen,

een nieuwe It-cultuur en nieuwe It-managers.

de kredietcrisis heeft ons geleerd dat onze huidige - te gefragmenteerde - invulling van

risicomanagement heeft gefaald. de in onze systemen in te richten processen en tools zullen

rekening moeten gaan houden met een integrale benadering. uit onderzoek blijkt dat onze

huidige risicorapportages te algemeen zijn, te veel containerbegrippen bevatten. Herdefiniëring

van onze stuurinformatie en herimplementatie van onze dashboardtools lijken onvermijdbaar.

onze X, Y en Z-generatie die straks kleur gaan geven aan onze bedrijven, vragen om een

gewijzigde implementatie van onze gedragscodes, maar zeker ook om een gewijzigd

concept van kennis- en competentiemanagement. Het ‘Nieuwe Werken’ eist een stevigere

ondersteuning door onze It-oplossingen.

Een succesvolle implementatie van integraal risicomanagement vraagt om een gezamenlijke

aanpak van de business en de It. deze samenwerking vereist een open relatie en effectieve

communicatie door de It’ers met de business. de van origine masculiene It-cultuur zal

moeten worden doorbroken: het ‘Nieuwe Leidinggeven’ kan hieraan bijdragen.

Ik ben er van overtuigd dat als It-managers deze manier van leidinggeven niet gaan

adopteren, zij steeds verder verwijderd raken van onze business.

de onderwerpen in dit VNSG Magazine kunnen dienen ter ondersteuning van de discussie

met uw business om ‘alles onder controle’ te krijgen.

Veel leesplezier gewenst,

Conny van der Geest

Bestuurslid internationale contacten

VNSG Magazine jun/12 3


4 VNSG Magazine jun/12

Regisseren in plaats

van registreren

de jaarafsluiting zorgde altijd voor

koortsachtige drukte. drie weken

neuzen in talloze Excel-sheets en dan

ook nog eens handmatig analyseren

waarom bepaalde cijfers zijn zoals ze

zijn. Vandaar dat binnen de Erasmus

universiteit is gezocht naar software die

helpt de klus eenvoudiger te klaren.

Rubrieken

10

Column 9

Door Paul Ostendorf

focus 12

De next step van VNSG focusgroep

Globalization

tips & tricks 14

Wat is dat eigenlijk:

“in control zijn?”

oscar van Leeuwen, ruud Pruijm en

Albert Kisjes; drie deskundigen op het

gebied van Corporate Governance aan

het woord in een rondetafelgesprek

over de ‘zin en onzin van control’.

17

Best practice 22

Kwaliteitsmanagement onmisbaar

Zoom 25

AMC

Voor u gelezen 30

IT Control


vat krijgen op

beveiligingsrisico's

met gRC AC

Hoe ga je als groot bedrijf om

met de risico’s die het toekennen

van verantwoordelijkheden aan

medewerkers nu eenmaal met zich

meebrengt?

20

VNSG-taakgroep 6

Mammoet 26

Meer managementcontrole

met complete incidentdata

Philips Lighting

harmoniseert haar

prijsvorming

de Price &Margin Management

(PMM)-modules van SAP worden nog

weinig gebruikt. Philips Lighting is een

van de eerste bedrijven in Nederland

die Vendavo heeft geïmplementeerd.

Projectleider Alwin rutjes en It Pricing

consultant Boris dingenouts vertellen

hoe dat is gegaan en wat het Philips

heeft opgeleverd.

28

Volgende keer 31

september 2012

INHOUD.

VNSG Magazine jun/12 5


De IT-wereld verandert.

6 VNSG Magazine jun/12

Doe er wat mee!

INterVIew Monique van Haeren • tekSt Jos fluitsma • FOtOGraFIe frank Poppelaars

Er komen regelmatig nieuwe SAP-producten op de markt. Die

bieden nieuwe mogelijkheden op het gebied van IT. Daarbij

speelt het beheersen van processen een steeds grotere rol.

Afhankelijk van het product kan soms ook voor een andere

methode van implementeren worden gekozen. Bovendien

biedt SAP haar producten steeds meer mobiel aan. Al deze

ontwikkelingen vragen een steeds bredere kennis van IT’ers.

Hoe speel je als bedrijf daarop in? Wat moet je doen om mee

te blijven lopen met deze ontwikkelingen?


DE SITuATIE BIj KLM

“onze SAP-consultants waren

vooral module-experts, die decentraal

waren georganiseerd. Ze werkten aan

oplossingen voor een onderdeel van

de business. Maar de afgelopen jaren

is steeds meer sprake van centrale en

integrale aansturing. We kregen te maken

met Single Sign-on, portals en NetWeaver.

daar kwam meteen de golf van mobiele

oplossingen en SAP HANA overheen. En

de ontwikkelingen blijven doorgaan. Het

wordt steeds moeilijker om onze kennis op

peil te houden. de strakke budgetten van

dit moment maken het niet makkelijk om

nieuwe mensen aan te nemen en bestaand

personeel op te leiden. We moeten de

veranderingsslag dus maken met onze

huidige populatie. Maar die moet wel leren

veel breder te kijken, ze moeten kennis van

de applicatie én van het businessproces

hebben.”

Pieter Rewijk (KLM)

om een antwoord op dat soort vragen

te geven organiseerde de VNSG een

taakgroep. daarin zitten vertegenwoordigers

van SAP, VNSG, de grote bedrijven Philips,

Capgemini, KLM, en het kleinere NS

Stations. Nicolette Hissink, NS Stations: “Als

kleine organisatie hebben we vaak dezelfde

problemen als grote organisaties, waarbij

wel de schaalgrootte verschillend kan zijn. In

essentie gaat het bij alle bedrijven om twee

zaken: de vertaling van business naar It en

de gedegen kennis die daarbij nodig is.”

MEER KENNIS EN vAARDIgHEDEN

de marktontwikkelingen vragen om

een ander type consultant. SAP heeft haar

implementatiemethodiek vernieuwd. de

toevoeging van de value lifecycle en de

process lifecycle brengt alle stakeholders,

zowel van de business als van de It-kant,

samen in het project. dat vraagt om meer

communicatieve vaardigheden van de

DE SITuATIE BIj NS STATIONS

“Wij zien steeds minder op beheer

en steeds meer op het proces gerichte

vraagstukken op ons afkomen.

daarom hebben we de functie van

applicatiebeheerder veranderd in die van

applicatieconsultant. Een combinatie van

de kennisgerichte applicatiebeheerder en

de procesgerichte businessconsultant.

Vooral het middle management

doet een beroep op ons. Met hun

businessvraagstukken kunnen ze niet

terecht bij de key users. die hebben te

weinig kennis en missen de parapluview.

Wij als It’ers moeten dus meer kennis

krijgen van de business. Weten wat er

op de markt gebeurt en dat kunnen

vertalen naar It. de ABAP-programmeur

moet uit zijn werkkamertje komen en een

sociaal vaardige partner worden, die een

functioneel ontwerp kan maken en kan

doorvragen.”

Robert van der Wal en Nicolette Hissink

(NS Stations)

consultants daarnaast heeft SAP een nieuwe

productstrategie: on premise, on demand, on

device. Karin van den Brand, SAP Nederland:

“om daarmee aan de slag te kunnen hebben

consultants meer kennis van architectuur,

processen en implementatiemethoden

nodig. Alleen met een bredere expertise

kunnen ze de vraag van de klant vertalen

naar de juiste It-oplossing. de business

wordt steeds meer leidend, daarom moet

de It-expert ook kennis hebben van het

businessproces.” “Bovendien gaat het

tempo van de ontwikkelingen op It-gebied

steeds maar omhoog”, zegt Pieter rewijk,

KLM. “It bepaalde altijd het tempo van de

vernieuwing, nu wordt dat gestuurd door de

vraag.”

REquIREMENTS MANAgEN

de business vraagt steeds meer om

procesmatige oplossingen. daarvoor moeten

medewerkers gedegen kennis van de

DE SITuATIE BIj PHILIPS

“onze It-organisatie is veranderd

van een decentrale naar een centrale

organisatie. dat betekent dat onze

medewerkers nu wereldwijd projecten

doen. Ze konden altijd bouwen op hun

bestaande netwerk en wisten welk

werk ze moesten doen. Nu krijgen ze

nieuwe, grotere netwerken. Bovendien

wordt er een beroep gedaan op andere

kwaliteiten. Bijvoorbeeld op het gebied

van communiceren en analyseren van

requirements. Verder hebben we een

deel van onze Support en development

afgestoten. daardoor moeten

medewerkers nu kunnen sparren met

mensen die een andere tijdzone, taal en

cultuur hebben. Het komt niet meer zo aan

op kennis, die kun je van internet of bij een

collega halen. onze It’ers moeten kunnen

netwerken, communiceren, coördineren en

proactief handelen.”

Robert van Rest (Philips)

business hebben. Hissink: “om die steeds

ingewikkelder vragen te beantwoorden

hebben we medewerkers nodig die de

organisatie kennen, sociaal zijn, meedenken

en slimme, creatieve oplossingen verzinnen.”

Jeroen van Eik, Capgemini: “Management

van requirements wordt belangrijker.

Consultants moeten goed naar boven

halen wat de business wil en dat kunnen

overbrengen aan anderen die delen van het

probleem moeten oplossen.” “Inderdaad”,

zegt robert van rest, Philips. “Mensen in

India doen precies wat je ze vraagt, omdat ze

de business niet kennen. We moeten onze

requirements veel meer in detail uitwerken.

Het is een soort schaakspel tussen It en

de business. de business wil van alles en It

moet daar maar een oplossing voor zien te

vinden. Maar het is niet meer de business

vraagt en wij draaien. Het moet ook passen

binnen de bestaande architectuur. Anders

lopen onderhoudskosten enorm op.

VNSG Magazine jun/12 7


De leden van de taakgroep (vlnr): jeroen van Eik (Capgemini Academy), Robert van der Wal (NS Stations), Pieter Rewijk (KLM),

Nicolette Hissink (NS Stations), Hans de Labije (vNSg), Robert van Rest (Philips), Karin van den Brand (SAP Education)

daarom moet de consultant leren door

te vragen. Kan de bestaande It de vraag

niet afdekken? daarvoor moet je de

businessprocessen kennen en de business

durven uitdagen.”

MEDEWERKERS vASTHOuDEN

Naast de ontwikkelingen op de

SAP-markt zijn er ook ontwikkelingen op

de arbeidsmarkt. Er dreigt een tekort aan

hoogopgeleide It-professionals, ook SAPconsultants.

Van den Brand: “Veel oudere

medewerkers verlaten de arbeidsmarkt en

nemen hun kennis mee. Bovendien kiezen

minder jongeren voor het vak It. En omdat

ze mobieler zijn, is het lastiger om hen vast

te houden.” “Bedrijven moeten strategisch

nadenken over het type medewerker dat

ze nodig hebben”, vult Van Eik aan. “Hoe

8 VNSG Magazine jun/12

kunnen ze mensen boeien en binden?”

BEWuST MAKEN

“Veel van onze leden zijn nog niet zo

bezig met deze ontwikkelingen”, zegt Hans

de Labije, VNSG. “Maar de ontwikkelingen

gaan door en bedrijven hebben de komende

jaren mensen nodig die oplossingen voor hun

business kunnen bedenken. daar moeten

ze nu in investeren om te voorkomen dat

de kennis en vaardigheden van hun Itmedewerkers

straks achterlopen en ze extern

expertise moeten inhuren.” de gesprekken

binnen de taakgroep leveren drie resultaten

op: een document met de ervaringen en

constateringen van de leden van de groep,

een presentatie op het VNSG Congres en

dit artikel in het VNSG Magazine. “Hiermee

willen we onze leden bewust maken van de

problematiek de aanpak van de leden van

deze taakgroep kan hun handvatten geven

en op ideeën brengen.”

Bekijk hier de

presentatie die deze

taakgroep tijdens het

VNSG Congres heeft

gegeven.

Wilt u meer weten over het werk van de

taakgroep? of wilt u weten hoe u bij uw

eigen organisatie met dit probleem aan de

slag kunt? Stuur uw vraag per e-mail naar

hans.de.labije@vnsg.nl.


PAuL OSTENDORF

Alles onder controle denk je dan

omgaan met onzekerheid betekent voor

de meeste mensen dat ze gewoon een

paraplu meenemen als ze naar buiten gaan

op een bewolkte dag. Voor anderen wil dat

zeggen dat ze voor werkelijk alles verzekerd

zijn. Ik zit daar ergens tussenin maar

toch beschouw ik - en de mensen in mijn

omgeving - mezelf als een control freak. dat

zal wel samenhangen met mijn neiging naar

perfectie. Ik hou ervan de dingen in het leven

te sturen. Voor de mensen in mijn omgeving

is dat soms erg vermoeiend. Voor mijzelf is

het nog veel vermoeiender. ‘s Nachts kan

ik met een schok wakker worden en me

realiseren hoe ik een bepaald probleem kan

oplossen. Vervolgens kan ik de slaap niet

meer vatten omdat ik het idee in mijn hoofd

moet uitwerken.

Niet alleen mensen maar ook bedrijven

hebben de neiging alles onder controle te

willen hebben. dat zie je bij zoekmachines

op internet die een loopje nemen met de

privacy van nietsvermoedende internetters.

Een trucje dat diverse sociale media

inmiddels ook onder de knie hebben.

deze ondernemingen verzamelen

gebruikersgegevens onder het mom van

‘dan kunnen we u beter van dienst zijn’

maar de waarheid is dat u en uw gedrag

op internet economische waarde heeft. En

zij willen dat maar al te graag exploiteren.

Een zoekmachine die mijn zoekresultaten

‘structureert’ om mij beter van dienst te

zijn, induceert overigens een interessante

paradox. Ik zoek. Zij houden bij wat ik zoek.

Zij geven advies. Ik volg dat. Zij registreren

wat ik volg. En gebruiken dat weer bij

volgende zoekopdrachten en adviezen. Et

cetera. Het is meta-data over meta-data

over... op een gegeven moment is informatie

dan geen informatie meer maar pure dataincest.

Een ander schrijnend voorbeeld van

de menselijke hang naar controle zie je bij

Wordfeud. Een digitaal Scrabble spel in de

vorm van een app. Een doorslaand succes

want de app staat al heel wat weken in

de top tien. direct gevolgd door een app

met de naam Wordfeud Helper. die app

analyseert het spel en geeft je advies in de

vorm van het woord dat de meeste punten

oplevert. de spelpartner heeft die app

natuurlijk ook en daardoor verdoet een deel

van de mensheid haar tijd nu met het spelen

van een spel dat dan geen spel meer is. Het

is Wordfeud Helper die tegen zichzelf speelt

en daarvoor mensen gebruikt.

Met de regelmaat van de klok lezen we

over bedrijven die gehackt zijn. Persoonlijke

gegevens van mensen, waaronder user

Id, password en creditcard nummer liggen

dan op straat. de schade voor bedrijven

en klanten is soms niet te overzien. Je

zou verwachten dat bedrijven er alles aan

gelegen is om de beveiliging tip top in orde

te hebben. Niets is minder waar. Hacken kan

soms kinderlijk eenvoudig zijn.

daarom dienen hackers de goede zaak!

Nee schrik niet, ik heb geen anarchistische

neigingen gekregen. Mijn logica is als

volgt. Hackers dwingen bedrijven om

betere veiligheidsmaatregelen te nemen.

daardoor wordt hacken wel moeilijker

maar niet onmogelijk. Hoe beter de

beveiliging hoe beter de hacker moet zijn.

resultaat is dat de groep van krakers - en

beveiligingsspecialisten - steeds kleiner

wordt. daarmee wordt de kans op digitale

inbraak ook steeds kleiner. Waterdicht mag

dan onbereikbaar zijn, op een gegeven

moment beland je op het punt van een

aanvaardbaar risico. Alles onder controle

denk je dan.

Maar dan lees ik op internet dat

een laptop van de NASA met de

bedieningscodes van het International Space

Station in maart 2011 is gestolen. Alles

onder controle? We weten zelfs niet eens

hoe laat André Kuipers thuiskomt!

Paul Ostendorf heeft meer dan 25 jaar

ervaring in topfuncties in ICT bij grote

ondernemingen en daarbij alle functies

van programmeur tot directeur doorlopen.

Hij heeft diverse bedrijven opgezet met

betrekking tot software, research en

financiële systemen en is oprichter van

de stichting Electronic highway Platform

Nederland (EPN).

COLUMN.

VNSG Magazine jun/12 9


INterVIew dirk-Jan Schenk • tekSt teus Molenaar • FOtOGraFIe Casper draijer

Erasmus universiteit, zo verhaalt

Van Barneveld, telt ongeveer dertig

companycodes in haar ErP-systeem:

SAP fiCo, met elk een eigen profit & lossverantwoordelijkheid.

tot de consolidatiekring

van de Eur behoren de Eur-Holding

met haar werkmaatschappijen. de Eur is

honderd procent aandeelhouder van die

economische entiteiten. de universiteit is

honderd procent aandeelhouder van de

dertig economische entiteiten. Het SSC

Hrf verleent de dienst om alle cijfers te

consolideren en de jaarrekening op te maken.

Alle bedrijven, op vijf na, werken met SAP

fiCo. Er is één centraal rekeningschema dat

centraal wordt beheerd. En de boekhouding

– met de dertig company codes – zit in één

SAP-systeem. toch zorgde de jaarafsluiting

altijd voor koortsachtige drukte. drie weken

neuzen in talloze Excel-sheets en dan ook

10 VNSG Magazine jun/12

nog eens handmatig analyseren waarom

bepaalde cijfers zijn zoals ze zijn.

Vandaar dat Van Barneveld zijn

informatieanalist had gevraagd de markt

af te speuren naar software die helpt de

klus eenvoudiger te klaren. dat is runbook

geworden. onder meer omdat je bij dit

programma één keer iets invoert en alles

automatisch wordt doorgekopieerd naar alle

andere bedrijven. Bij SAP Closing Cockpit

Suite moet dat nog handmatig. overigens

verwacht Van Barneveld dat het SAP-product

over twee jaar wel goed presteert.

AuTOMATISCHE CONTROLE

“Ik zou eigenlijk willen dat, als je alles hebt

geconsolideerd binnen SAP, automatisch een

jaarrekening eruit komt rollen. Maar dat is

(nog) niet mogelijk”, stelt Van Barneveld.

Met een glimlach wijst john

van Barneveld om zich heen.

“Een jaar geleden stond

mijn werkkamer helemaal

vol met ordners om het

jaar boekhoudkundig af

te sluiten. Nu is er geen

snippertje papier meer te

vinden”, aldus de adjunct

directeur van het shared

services center Human

Resources & Finance

van Erasmus (SSC HRF)

universiteit Rotterdam

(EuR). Bovendien werkt

iedereen nu volgens

dezelfde methode.

Kwaliteitsslag

door geautomatiseerde afsluiting

Het is de Eur gelukt de op te leveren

stukken-lijst voor de organisatieonderdelen

ten behoeve van de jaarafsluiting te

automatiseren. “ons closing-proces is

geheel geïntegreerd in runbook. Wij zijn

in oktober 2011 begonnen met het vullen

van het nieuwe programma. omdat we

toch bezig waren, hebben we al een stuk

van de periodeafsluiting en het proces

van jaarafsluiting volledig ingevoerd. op

de campus is een paar best practices:

faculteiten die het complete periodeproces

hebben beschreven. dat draaiboek gaan we

binnenkort verder uitwerken en uitrollen.”

Het systeem houdt automatisch bij of alle

handelingen die dienen te worden uitgevoerd,

inderdaad ook zijn gedaan. de interne

controle-activiteiten zijn eveneens in runbook

vastgelegd. daarmee schrijft het systeem

voor dat op een bepaald punt in het proces


ijvoorbeeld een analyse moet worden

uitgevoerd, of dat bepaalde documenten

moeten worden toegevoegd. de controller

van de factulteit bekijkt vervolgens of het

hoofd administratie zijn taken naar behoren

heeft uitgevoerd. de controller voert de

remediation uit. Hij beoordeelt ook of

de benodigde stukken zijn toegevoegd.

runbook automatiseert overigens deels

het toevoegen van de documenten aan

de hand van dynamische varianten. dan

gaat het bijvoorbeeld om het starten van

de transactiecodes en de te analyseren

rapporten. de software biedt automatisering

van het balansdossier met namen voor de

toelichtingen en de verantwoordingen bij

de diverse posten. “Wij kunnen nu meteen

automatisch aantonen (audit trail) aan de

externe controleur dat we alle benodigde

stappen hebben gezet”, zegt Van Barneveld.

gOED NADENKEN

Het gebruik van runbook heeft zijn

afdeling al heel wat werk gescheeld.

“Voorheen hadden we een doorlooptijd op

papier van ongeveer een maand met de

jaarafsluiting. de software heeft gezorgd

voor een aanzienlijke versnelling. Nu zijn we

in ongeveer twee weken klaar met de op te

leveren stukkenlijst. dit jaar gaan de what-if

analyses automatisch door het systeem laten

uitvoeren. Als je hebt ingegeven dat een

tussenrekening op nul moet staan, dan kleurt

dat groen en gaat het systeem gewoon door.

dan hoef je daar niks meer aan te doen. Je

moet daar natuurlijk wel goed over nadenken

hoe je dat gaat uitvoeren; daarom hebben we

dat nog even uitgesteld.”

Gewoonlijk maakt de afdeling van Van

Barneveld in januari/februari altijd een piek

mee in de werkdrukte. “Maar dat is eigenlijk

niet nodig. We willen nu toe naar meerdere

afsluitingen in het jaar, zodat je de werklast

over het jaar heen verspreidt. We beginnen

met drie keer per jaar een afsluiting. dat gaan

we dit jaar toepassen. uiteindelijk willen we

een systeem met elke maand een afsluiting.

Als we dat voor elkaar hebben, dan ben ik

niet meer aan het registreren, maar aan het

regisseren. Want dan krijg ik alle onderlinge

afhankelijkheden helder en kun je daarop

sturen. Wij kunnen nu in het SSC Hrf het

complete proces volgen: van monitoren,

control en audit.”

EéN METHODE

de invoering van runbook beschouwt Van

Barneveld als een kwaliteitsslag. “Het mooie

is dat we nu allemaal volgens één standaard

methode werken. de software dwingt dit af.

john van Barneveld

We hebben een aantal workshops gehouden,

we hebben twee keer een training laten

verzorgen door de leverancier. En iedereen

heeft het omarmd. dat is een groot pluspunt.

Iedereen is enthousiast. Belangrijk is dat

nu de verantwoordelijkheden liggen waar

ze thuis horen. We werken allemaal binnen

dezelfde structuur en de programmatuur

zorgt ervoor dat het wordt nageleefd.”

ERASMuS IN CIjFERS

de Erasmus universiteit heeft haar

activiteiten geconcentreerd in ‘Economie

en Management’, ‘Geneeskunde en

Gezondheid’, en ‘recht, Cultuur en

Maatschappij’. de universiteit telt ruim

25.000 studenten, een kleine 2700

medewerkers en zo’n 460 hoogleraren.

de jaaromzet in 2010 bedroeg 513

miljoen euro. Er doen jaarlijks ongeveer

30.000 facturen de ronde.

VNSG Magazine jun/12 11


Na drie jaar

kennisuitwisseling

over internationale topics:

De werkgroep globalization

heeft na drie succesvolle

jaren een logische volgende

stap gezet en is dit voorjaar

getransformeerd tot

focusgroep. ‘Dit wil niet

zeggen dat de interactie

verdwijnt. De focus lag en

blijft liggen op van elkaar

leren’, zegt groepsvoorzitter

Rob Schimmel hierover. Een

terug- en vooruitblik met

een focusgroep waarvan

de actualiteit nog altijd

onverminderd is, zelfs

toegenomen. Kernwoorden

van de groep zijn best

practices, kennisinnovatie,

netwerken.

12 VNSG Magazine jun/12

v.l.n.r. Henny Claessens, Rob Schimmel, Paul Nijenhuis,

Marcel van Haalen en Leo Mommersteeg

De NExT STEP van vNSg

focusgroep globalization

INterVIew eN tekSt Maarten reith • FOtOGraFIe Manon Pulles

‘Vanuit zowel het bureau als het bestuur

van de VNSG is er altijd veel aandacht en

belangstelling geweest voor ‘globalization’

en daarmee deze focusgroep’, begint

Paul Nijenhuis, als bestuurslid van VNSG

verantwoordelijk voor de focusgroepen en

werkzaam bij het Global Competence Centre

van Philips Electronics. ‘uiteraard stimuleren

wij in het algemeen kennisuitwisseling onder

VNSG’ers, dat is één van de pijlers van onze

vereniging. de specifieke onderwerpen die

deze groep bespreekt zijn zeer nuttig en

actueel, mede gezien de huidige trend bij

multinationals om toepassingen groter te

maken, te internationaliseren. dat betekent

steeds grotere systemen, die nieuwe en

andere uitdagingen met zich meebrengen.’

vEEL ANIMO

dergelijke uitdagingen zijn er op het

gebied van stabiliteit, performance en data-

archiving. En dit zijn dan meteen voorbeelden

van de vele topics die in de focusgroep aan

de orde komen. In 2006 richtte SAP het

Globalization Steering Committee op, in

samenwerking met de Amerikaanse (ASuG)

en duitse (dSAG) gebruikersverenigingen.

reden hiervoor was dat bedrijven die

in meerdere landen vestigingen hebben

bijvoorbeeld in verschillende tijdzones werken

en te maken hebben met lokale wet- en

regelgeving. Zowel SAP als gebruikers wilden

hun communicatie over dergelijke zaken

verbeteren en kennis uitdiepen. Niet lang

daarna kwam van SuGEN, de internationale

gebruikersvereniging, het verzoek aan VNSG

en de 15 andere SAP-gebruikersgroepen om

net als dSAG een werkgroep te starten met

de specifieke uitdagingen van multinationals

als onderwerp. Vanwege het belang dat

het VNSG-bestuur aan Globalization hecht

is in 2009 onder de leden de animo voor


een werkgroep gepeild. ‘We hebben met

positief resultaat een enquête onder de

leden gehouden: 14-15 bedrijven meldden

zich aan’, aldus Schimmel, vanaf de

oprichting voorzitter van de werkgroep. Hij

werkt bij unilever dat ‘globalization’ hoog

op de agenda heeft staan. unilever werkt

momenteel toe naar drie regionale SAPlandschappen,

alle werkend volgens een

zelfde model.

LEREN EN INTERACTIE

Naar de eerste bijeenkomst van de

werkgroep Globalization kwamen onder

andere Koninklijke BAM Groep, the dow

Chemical Company, Perfetti Van Melle

Benelux, Sara Lee, Atos origin, tNt Post,

AkzoNobel, Schering Plough, Heineken en

Shell. ‘In 2007 zijn alle werkgroepen officieel

focusgroep gaan heten’, licht Schimmel

het karakter en de naam van de groep toe.

‘Zo niet de werkgroep Globalization toen

ze ontstond. de initiatiefnemers wilden een

nadruk op wérkgroep, en geen platform zijn

voor bijvoorbeeld consultants. Het doel was

puur leren van elkaar, op een interactieve

manier. daarom hebben we destijds

vastgehouden aan de benaming werkgroep.

Van alle leden wordt verwacht dat ze hun

ervaringen delen, middels bijvoorbeeld een

korte presentatie. Zo hebben we sinds

de oprichting over zeer uiteenlopende

onderwerpen gepraat. Je moet er wat

energie in stoppen, maar je kunt er dan ook

heel veel uithalen.’

NETWERKEN

Een andere deelnemer aan de

focusgroep is Henny Claessens. Hij

was van 2006 tot 2012 binnen het

VNSG-bestuur verantwoordelijk voor de

internationale contacten met andere SAPgebruikersverenigingen.

Bij de universiteit

Maastricht is hij al meer dan 15 jaar

betrokken bij de SAP-implementaties.

‘Binnen de focusgroep breng ik mijn

kennis en netwerk in. Zo hebben we in

Maastricht een nadrukkelijke focus op

internationalisering en bestaat de universitaire

gemeenschap uit wel 60 nationaliteiten. de

contacten met SuGEN, in het bijzonder het

Globalization Steering Committee, zijn heel

handig, het is een makkelijk toegankelijk

netwerk. Ik kan ze bijna tot mijn vriendenkring

rekenen.’

Marcel van Haalen, director Global

SAP Competence Center bij AkzoNobel

decorative Paints, is vanaf de eerste

bijeenkomst lid van de focusgroep: ‘Een

netwerk opbouwen is de kern van de groep.

Bij AkzoNobel hebben we ‘Steal with pride’

als motto. Bel elkaar op en maak gebruik van

elkaars kennis.’ ook Nijenhuis benadrukt de

netwerkfunctie: ‘de VNSG fungeert voor de

leden als netwerk. onze leden bestaan uit

zowel kleinere bedrijven als multinationals.

die multinationals zijn zo groot dat ze hun

contact met SAP meestal zelf goed hebben

geregeld, ook al wordt dankbaar van onze

korte lijnen gebruik gemaakt. En op het

gebied van kennisuitwisseling kunnen we als

vereniging nog echte toegevoegde waarde

creëren.’

Vanaf het begin is Leo Mommersteeg,

productmanager, de SAP-contactpersoon

voor de groep. Hij is een belangrijke schakel

in dit netwerk. Mommersteeg: ‘Voor mij

en de internationale klanten is het niet

alleen globalization maar ook localization.

Het geschikt maken en houden van SAPproducten

voor de lokale, Nederlandse

markt. ook helpen wij klanten landspecifieke

verschillen inzichtelijk te maken. Globalization

Services, het SAP-onderdeel dat

verantwoordelijk is voor de internationale

topics, zoals tijdzones, localization

en vertaling, ondersteunt met lokale

productmanagers in totaal 140 landen, 63

landen met localizations en 37 verschillende

talen. de focusgroep is ook een platform om

problemen en verbeterverzoeken aan SAP

te melden. dit is voor de groep echter geen

doel op zich.’

FOCuSgROEP AAN HET WERK

‘We begonnen de groep vooral met

multinationals met een sturende It-rol

vanuit Nederland. Gemiddeld komen we

4-5 keer per jaar bij elkaar, doorgaans

in de middag, met 10-15 deelnemers bij

elke bijeenkomst’, schetst Schimmel de

werkwijze. ‘Voorbeelden van onderwerpen

die we in de focusgroep bespreken, zijn

service level reporting, archiving, acquisition/

divestment, global change & release. Zaken

die we oppakken zijn vaak high-level, ze

gaan niet in op de code, de techniek,

schermveldje x, y, z. En wat we bespreken

is overigens niet altijd puur SAP, vaak gaat

het ook over organiseren in het algemeen.

En internationaal zie je ook verschillen in

problematiek. Zo hebben VNSG-leden over

het algemeen weinig moeilijkheden met

tijdzones, terwijl dit binnen dSAG juist wel

weer een groot thema is.’

Van Haalen: ‘Een actueel topic is mobility.

dat is een relatief nieuw onderwerp waar in

de groep nog weinig ervaring mee is. dan

nodigen we een leverancier uit om hierover

te vertellen. Nadrukkelijk verwelkomen we

Engelstalige deelnemers, de groepsleden zijn

allemaal internationaal geïnteresseerd. Als het

toegevoegde waarde heeft, vormt Engels als

voertaal geen enkel obstakel.’

Meer over de

focusgroep

Globalization:

www.vnsg.nl/glb.

FOCUS

•info over en vanuit focusgroepen

VNSG Magazine dec/11 13


gebruikers hebben vaak behoefte aan ondersteuning bij het optimaal benutten van de mogelijkheden in hun SAP-oplossing.

Daarom verzorgen elf bedrijven, speciaal voor u, handige Tips & Tricks. In deze rubriek publiceren we de korte introductie

van iedere tip. De uitgebreide versies plaatsen we als PDF-document op onze website. Heeft u vragen, opmerkingen en/of

suggesties n.a.v. deze rubriek? Stuur dan uw e-mail naar info@vnsg.nl o.v.v. Tips & Tricks.

PLM

johan Amsing tIPS&trICkS

Combineer applicatie- en

procescontext in rapportages

• Avelon

de SAP Workflow en SAP NetWeaver BPM

omgevingen bevatten diverse rapportages.

deze standaard rapportages tonen echter

uitsluitend proces kengetallen zoals bijvoorbeeld

Menno van der Star

HR

Maak onderscheid in logische en

fysieke testcases! • PTWEE

Voor de snelheid en de kwaliteit van het

testen is het van groot belang om duidelijk

onderscheid te maken tussen logische

en fysieke testcases. Logische testcases

beschrijven de situaties die getest moeten

Louis Foree

BEHEER

14 VNSG Magazine jun/12

Omschrijven van

onderhoudswerkzaamheden in

SAP EAM • Magnus

Er bestaan meerdere mogelijkheden om

onderhoudswerkzaamheden te omschrijven

frequenties, doorlooptijden en bewerkers.

rapportages worden pas echt interessant als

deze procescontext gecombineerd wordt met

gegevens van de onderliggende functionele

applicatie, zoals bijvoorbeeld factuur-, bestel- of

formuliergegevens.

Berekenen en uitkeren van

woon-werk vergoedingen •

NorthgateArinso

de SAP-standaard functionaliteit voor

het berekenen en uitkeren van woon-werk

vergoedingen biedt de mogelijkheid om

deze berekening en uitkering ook naar

worden. fysieke testcases zijn de uitwerking

van logische testcases in concrete stappen,

waar mogelijk inclusief testdata. Het maken

en onderhouden van fysieke testcases is erg

tijdrovend. doe dit daarom heel selectief, bijv.

alleen voor complexe systeemonderdelen of

voor functionaliteit met een hoog risico.

Noodgedwongen “hacken” van

Stack configuration file om 1 hogere

SP mee te kunnen nemen • Ctac

de meeste Basis/technology Consultants

zullen ondertussen wel eens een Stack xml-file

hebben gehacked om hem bijv. te kunnen

hergebruiken voor vervolg-systemen in het

zelfde landschap. Een stuk lastiger en niet zo

binnen SAP EAM. Hierbij dringt de vraag

zich op hoe gedetailleerd en waar deze

onderhoudstaken vast te leggen, zodanig dat de

onderhoudsorganisatie optimaal ondersteund

wordt zonder al teveel administratielast.

Sander van de Wijngaart

WORKFLOW

rato uit te voeren ingeval van wijzigingen

lopende de afrekeningsperiode (bijvoorbeeld

wijziging reisafstand halverwege de maand).

Nabewerking van de vergoedingen via klantspecifieke

rekenregels en rapportage (zowel

SAP-standaard als klant-specifiek) vereist in dat

geval wel speciale maatregelen.

Frank Paymans

TESTEN

direct inzichtelijk is echter wat je moet doen

om 1 extra SP mee te kunnen nemen als bij

vervolg-systeem daar ineens de noodzaak toe

blijkt. Met een paar pointers – maar zonder

garantie – is dat echter ook prima te doen en

daarmee niet per definitie meteen in zo’n geval

MoPZ nodig om een hele nieuwe Stack xml-file

te laten bouwen.


Push of Pull, hoe zorg je dat je

data up to date is • Interdobs

In een transformatie kun je met een dSo

lookup (7.3) of een masterdata lookup informatie

ophalen om de gegevens te verrijken. op die

Werner van Haelst

SECuRITy & CONTROL/gRC

NetWeaver PI bekent kleur:

java • Creetion

Met PI 7.3 introduceert SAP de Advanced

Adapter Engine Extended (AEX), een Java-only

installatie van PI (ook onderdeel van het nieuwe

NetWeaver Process orchestration). dit biedt

Robbie veenstra

CRM/SRM

Automatische registratie van

mobile devices op SuP • NL4B

om te kunnen werken met een mobile

device via het SuP platform moet het device

geregistreerd zijn in SuP. dit gebeurt vaak via de

SuP Administrator site voor elk device appart.

jan Wouters

SCM

manier kan de gebruiker op meerdere wijzen

de data doorsnijden. Maar hoe moet je er voor

zorgen dat die opgehaalde data up to date

blijft?

gRC rapportages • Integrc

GrC systemen produceren een grote

hoeveelheid data die vaak complex, technisch

en een obstakel kunnen zijn voor de acceptatie

door (GrC)gebruikers. rapportages zijn

derhalve fundamenteel voor het succesvol

implementeren van SAP GrC. In deze tip wordt

nieuwe mogelijkheden, maar er kleven wel

implicaties aan de keuzes. Bijgaand artikel geeft

een aantal handvatten en overwegingen voor

het gebruik van de AEX.

Direct webservices maken en

gebruiken • Superp

Een webservice consumeren gaat in SAP via

een proxy client. Een webservice leveren gaat

in SAP op basis van een bouwsteen. Echter als

naar voorbeelden wordt gezocht, komen vele

mogelijkheden aan bod, die gebruik maken van

dit is natuurlijk veel werk als je veel devices

moet registreren. Vandaar dat het handig is te

weten dat er ook automatische methodes zijn.

Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld via scripting,

Afaria of Active directory.

Batch management:

Traceerbaarheid wordt steeds

belangrijker • Capgemini

Met de toenemende Europese

en wereldwijde wetgeving en

aansprakelijkheidseisen is het gebruik van

Batch management binnen SAP belangrijker

BI

Wouter Luijten jeroen van der A

een eenvoudig model beschreven dat helpt bij

het vaststellen wat de beste oplossing is met

betrekking tot een specifieke GrC rapportage

behoefte. daarnaast worden ervaringen en

rapportage tips bij de implementatie van SAP

GrC en ‘best practices’ beschreven.

ORCHESTRATION & BPM

een SAP XI/PI systeem. Maar wat als u maar

enkele webservices wil gaan gebruiken? In deze

tip wordt u uitgelegd, hoe u gebruik kunt maken

van de diverse generatie gereedschappen om

een webservice te consumeren of om een

webservice ter beschikking te stellen

Leon Boeijen

TECHNOLOgIE & INTEgRATIE

geworden. Binnen een aantal branches

zijn bedrijven gedwongen een volledige

traceerbaarheid van hun producten in het SAPsysteem

vast te leggen. de Batch management

functionaliteit van SAP ondersteunt deze

traceerbaarheid vanaf de grondstoffen tot in de

eindproducten.

VNSG Magazine jun/12 15


Wij kijken terug op een geslaagde editie van het VNSG Congres 2012 in het

MECC Maastricht. Graag willen wij u bedanken voor uw bezoek aan onze stand

en/of deelname aan onze workshops Process Control en Access Control. Mede

dankzij u was het VNSG Congres weer een groot succes. Tot volgend jaar!

Het Integrc Team

www.integrc.com

magazine

Gratis te downloaden in de App Store en de Android Market.

In samenwerking met:

16 VNSG Magazine jun/12

‘AkzoNobel DECO krijgt

functiescheidingsrisico’s

onder controle met

SAP GRC’

Lees het artikel op pagina 20 en 21

Hét online magazine

voor SAP gebruikers•


INterVIew Martin Putters en dirk-Jan Schenk • tekSt Martin Putters

governance, compliancy, in control zijn. Na de

boekhoudschandalen en bankencrisis staat ‘control’ in veel

organisaties bovenaan op het prioriteitenlijstje. Maar wat

is het eigenlijk en kunnen we wel in control zijn? In een

rondetafelgesprek met drie deskundigen op het gebied van

Corporate governance probeert het vNSg Magazine antwoord

te krijgen op deze vragen.

VNSG Magazine jun/12 17


WAT IS DAT EIgENLIjK: “IN CONTROL zIjN?”

“In control zijn betekent dat je helder voor

ogen hebt wat het doel is van een proces.

dat je het resultaat van dat proces kunt

meten en dat je een voorspellend model hebt

zodat je, als je wilt ingrijpen in het proces,

precies weet wat er gaat gebeuren.” Aan het

woord is oscar van Leeuwen, Hoogleraar

Bestuurlijke Informatieverzorging aan de Vrije

universiteit van Amsterdam. “Als iets niet

volledig voorspelbaar is dan kun je het ook

niet volledig beheersen.”

ruud Pruijm, gasthoogleraar Corporate

Governance aan Nyenrode Business

universiteit, voegt hier aan toe: “daar komt

bij dat je op een aanvaardbare manier hoort

in te kunnen schatten waar de risico’s zitten,

wat de mogelijke impact daarvan kan zijn en

wat je er tegen kunt doen.

WAAROM vINDEN WE HET BELANgRIjK OM

IN CONTROL TE zIjN?

Albert Kisjes, It Audit en GrC–

specialist bij Agilos: “Bij organisaties moet

je onderscheid maken tussen externe en

interne controle. Interne controle is controle

door of namens de leiding: lopen de

processen zoals ze zouden moeten lopen?

op basis daarvan kun je bijsturen. op het

moment dat er sprake is van een scheiding

tussen eigenaarschap en leiding dan wil

de eigenaar weten of de leiding het goed

doet. dan spreek je over externe controle.

ten diepste gaat die vorm van control over

vertrouwen en autoriteit. “

Pruijm:” Als je het hebt over interne

controle dan denk je al snel aan financial

control. daarnaast is ook management

control van belangrijk. doen we de goede

dingen en loopt iedereen dezelfde kant op.

dat is ook van groot belang. “

Hoe kunnen organisaties ervoor zorgen

dat ze in control zijn?

Van Leeuwen verwijst naar een boek

van robert Simons, Levers of Control. In dit

boekt betoogt Simons dat organisaties meer

in control kunnen zijn door vier ‘levers of

control’ toe te passen:

• Boundary systems – dit betreft regels

die de medewerkers duidelijk maken wat

niet kan.

• Belief systems – een stelsel van normen

en waarden dat medewerkers zouden

moeten delen en dat hun gedrag zou

moeten beïnvloeden.

• Interactive control systems – dit komt

vooral neer op het vaak en veel praten

met medewerkers om te weten wat er

speelt in de organisatie.

18 VNSG Magazine jun/12

• Diagnostic control systems –

het meten en monitoren van details.

WAAROM IS HET IN DE PRAKTIjK vAAK zO

LASTIg OM IN CONTROL TE zIjN?

Van Leeuwen: “Als je kijkt naar de hiervoor

genoemde levers of control dan kun je

vaststellen dat het met name de laatste is,

het meten en regelen, waar wij meestal vanuit

gaan als we het over control hebben. dat is

dus maar één van de vier systemen. Als je je

alleen daar maar op richt dan is het logisch

dat het mis gaat. de meeste processen zijn

per definitie niet in control. We denken dat

we processen helemaal doorzien, maar dat is

gewoon niet zo.”

Er ontspint zich een discussie over het in

control zijn van de Nederlandse Spoorwegen.

Van Leeuwen: “ondanks dat de treinen

heel vaak en volgens een vast schema heen

en weer rijden is dat proces toch niet goed

“Om op een goede

manier processen te

kunnen outsourcen

zou je precies

moeten weten

hoe die processen

verlopen”

voorspelbaar. In plaats van doen alsof dat wel

zo is zou men ook kunnen zeggen: honderd

procent betrouwbaarheid bestaat niet. Het is

al mooi dat we binnen een bandbreedte van

een paar minuten de treinen op het station

krijgen met een nauwkeurigheid van tachtig

procent. op die manier bezien kun je de

resultaten van de NS als een fantastische

prestatie beschouwen.”

Pruijm: “Als je de mogelijke risico’s maar

in beeld hebt. Voor de spoorwegen betekent

dit dat er op basis van de weermodellen een

inschatting is gemaakt: wanneer bevriezen

mijn wissels en wat voor soort wissels heb ik

daar dan voor nodig? uit de discussies over

de vertragingen in de winterperiode lijk je te

kunnen afleiden dat men bepaalde risico’s te

licht heeft ingeschat.”

Kisjes: “dit soort problemen wordt ook

versterkt door de trend van outsourcing

waardoor organisaties de regie over hun

processen niet meer hebben en overgeleverd

zijn aan derden”,

Van Leeuwen: “om op een goede manier

processen te kunnen outsourcen zou je

precies moeten weten hoe die processen

verlopen. Moet je weten wat er nodig is aan

mensen en middelen om het proces goed

te laten verlopen. En moet je bereid zijn om

daarvoor te betalen. Het kan ook zijn dat

men bereid is dat het één keer per jaar fout

gaat. dat is een kosten- en batenafweging.

Als je dat hebt gedaan en je hebt ook nog de

risico’s goed ingeschat, zoals ruud Pruijm

zegt, dan ben je wel in control wat mij betreft.

ondanks dat de uitkomst misschien niet is

wat heel Nederland wil heb je geaccepteerd

dat het mis kon gaan.”

Albert Kisjes ziet nog een andere reden

waarom organisaties vaak minder de regie

over hun processen in handen hebben dan

ze wel zouden willen: “Eigenlijk is hier de

80/20-regel aan het werk. de tachtig procent

die routine is gaat meestal wel goed. Maar

het gaat fout in de twintig procent waar de

uitzonderingen zitten. de control is veelal

gericht op de routinematige zaken terwijl het

misgaat in zaken die juist niet routinematig

zijn. de reactie is om allemaal regeltjes

te gaan bedenken om het routinematige

proces helemaal dicht te zetten, terwijl dat

het kernprobleem niet oplost. dat zit hem

namelijk in de niet-routinematige processen.”

Pruijm: “dan heb je het vaak over

managementprocessen. uiteindelijk gaan

er meer bedrijven kapot aan foutieve

managementbeslissingen dan aan een

gebrek aan interne controle op routinematige

processen. Bijvoorbeeld: geen goede visie

hebben op de toekomst, achterblijven bij

de concurrentie,veel te lang doen over het

ontwikkelen van nieuwe producten. dat

staat mijlenver van routinematige zaken

als het goed beheersen van je primaire

processen. Laten we eerlijk zijn. Als we kijken

naar hoeveel boekhoudschandalen er nu

daadwerkelijk zijn geweest dan praten we

toch over incidenten op de totale populatie.

Als je kijkt naar de bankencrisis dan kun je

zeggen dat er wat spectaculaire klappers

waren maar dat zeker zeventig procent van

de banken er redelijk ongeschonden uit is

gekomen. dan valt het ook wel weer mee.

We overdrijven de incidenten en laten ons

daardoor leiden.”

WAT IS HET BELANg vAN

SySTEEMONDERSTEuNINg BIj HET

BEHEERSEN vAN jE PROCESSEN?

Pruijm: “Vaak is het probleem dat de

administratieve organisatie zodanig is dat de

administratie geen goed beeld kan geven


van de werkelijkheid. Men gebruikt allerlei

verschillende systemen, bijvoorbeeld als

een gevolg van fusies. de belangrijkste

gegevens zitten niet in een systeem. En het

management heeft onvoldoende gewerkt

aan het integreren van alles in één uniform

afhandelingsysteem. dus als je een goed

geïntegreerd ErP-systeem hebt dan heb je al

een belangrijk risico uitgesloten. dan kun je

een heleboel dwarsverbanden leggen en heb

je inzicht in wat er daadwerkelijk gebeurt.”

Kisjes: “Een belangrijk aandachtspunt

is integratie. In de SAP-wereld heb je het

fenomeen van de modulespecialisten. Een

SAP MM-consultant weet alles van het

inkoopproces maar heeft vaak weinig kaas

gegeten van de financiële boekingsgang. Een

fICo-consultant weet juist weer alles van het

grootboekrekeningstelsel en kostenplaatsen,

maar niet van inkoop. de oplossing zou zijn

KORTE Cv’S

Prof. Dr. Oscar van Leeuwen ra is

hoogleraar Bestuurlijke Informatieverzorging

aan de Vrije universiteit. Hij is hier tevens

verantwoordelijk voor het vak Corporate

Governance. oscar is tevens verantwoordelijk

voor het tacstone Capital Impact fund.

Een private equity fonds dat participeert

in een aantal bedrijven en snel groeiende

organisaties. In zijn 25 jarige loopbaan als

accountant, adviseur en manager heeft

hij zich met name bezig gehouden met

vraagstukken op het gebied van besturing en

informatieverzorging van organisaties.

om dicht bij de standaard te blijven. Als we

het te complex maken neemt het risico toe

dat we niet in control blijken te zijn.”

IS HET NIET zO DAT DE COMPLExITEIT juIST

vERHOOgD WORDT DOOR ALLE CONTROLES?

zOu jE NIET MEER MOETEN uITgAAN vAN

DE EIgEN vERANTWOORDELIjKHEID vAN

MENSEN?

Van Leeuwen: “Natuurlijk moet je

verantwoordelijke mensen hebben. Als je

verantwoordelijke mensen hebt dan heb je

al veel gewonnen. Maar het andere kan ook

gelden. Als je goede controlemaatregelen

hebt, dan helpt dat ook om vast te stellen dat

het goed is gegaan.”

Pruijm: “Een doordachte

controlemaatregel hoeft niet persé tot meer

complexiteit te leiden. Maar in algemene

zin wordt de wereld gewoon complexer.

albert kisjes raakte betrokken in SAP

projecten in 1988 vanuit zijn professie als

accountant en EdP Auditor. daarna gaf hij

leiding aan SAP Security Audit & Controls

praktijken van Ernst & Young en deloitte. In

2006 heeft hij de netwerkorganisatie Agilos

CoE4GrC2 opgestart, daarin gefunctioneerd

als CIo a.i. en adviseur en werkt daarnaast

zeer actief samen met next generation tools

voor GrC in SAP (o.a. ControlPanelGrC en

SSLPost voor SAP).

om verschillende redenen, onder andere

vanwege de toenemende specialisatie.”

Van Leeuwen: “We moeten er maar

vanuit gaan dat het complex is. En voor de

complexe werkelijkheid zullen we toch dingen

moeten bedenken om zo dicht mogelijk bij

‘in control zijn’ te komen. dat is wat je kunt

doen. Meer ambitie zou je misschien ook niet

moeten hebben.”

Prof. ruud Pruijm ra is visiting professor

Corporate Governance aan de Nyenrode

Business universiteit. Sinds 2006 is hij

emeritus hoogleraar Administratieve techniek

aan de Erasmus universiteit te rotterdam.

de laatste 10 jaar heeft hij zich intensief

beziggehouden met het onderwerp "corporate

governance“ en wordt hij op dit gebied

onbetwist als een autoriteit beschouwd. Als

publicist, spreker en commentator op radio

en televisie mengt hij zich regelmatig in het

publieke debat over dit thema.

VNSG Magazine jun/12 19


AkzoNobel DECO krijgt

functiescheidingsrisico's

onder controle

INterVIew Martin Putters

tekSt freek Blankena

Hoe ga je als groot

bedrijf om met de risico’s

die het toekennen van

verantwoordelijkheden aan

medewerkers nu eenmaal

met zich meebrengt? voor

AkzoNobel Decorative Paints

betekent dat vooral de inzet

van SAP governance, Risk &

Compliance (gRC).

20 VNSG Magazine jun/12

over ‘in control’ zijn gesproken: Janine

dunnell is werkzaam als ‘Manager In Control’

bij AkzoNobel decorative Paints (dECo). Ze

werkt bij het ‘Kernel Competence Center’

(KCC) van dit grootste Akzo-onderdeel (±

22.000 medewerkers), dat verantwoordelijk is

voor de SAP-systemen. dECo zit momenteel

middenin de uitrol van deze SAP-systemen

naar in totaal 30 landenvestigingen. Een

belangrijk onderdeel van de SAP-uitrol is de

inzet van GrC Access Control (GrC AC),

de software waarmee bedrijven vat krijgen

op beveiligingsrisico’s. En over die software

zegt ze: “Wij vinden die zeer nuttig. GrC AC

geeft ons een centraal systeem waarmee

we de logische toegangsbeveiliging kunnen

monitoren wanneer we willen, om te zien of

er risico’s zijn en waarmee we via ‘what-if’scenario’s

allerlei risico’s kunnen voorkomen.

Het is mooi om die risico’s voor het hele

bedrijf in één keer in kaart te krijgen en te

kunnen afdekken.”

Wat het bedrijf met GrC AC met

name onder controle wil hebben is het

geheel aan risico’s die voortkomen uit

een slechte scheiding van functies.

dunnell geeft een voorbeeld van dergelijke

functiescheidingsconflicten. “Als je in SAP

een vendor master record kunt aanmaken

en tegelijk ook een inkooporder en/of de

bijbehorende factuur, dan kun

je in theorie geld naar je eigen

rekeningnummer overmaken.” dat

soort functies moet je dus scheiden,

maar in een wat kleinere landenvestiging is

het door het geringere aantal medewerkers

soms erg moeilijk om een volledige

scheiding van functies te realiseren. In

GrC AC wordt geconstateerd welke

functiescheidingsconflicten er zijn en welke

risico’s hierdoor ontstaan. Bij de gebruikers

waar een risico overblijft kunnen mitigerende

controlemaatregelen worden opgesteld in

GrC AC.

FIREFIgHTER

Maar wat nu als interne of externe

medewerkers in noodgevallen extra taken

moeten uitvoeren die buiten hun reguliere

taakomschrijving vallen? daarvoor gebruikt

dunnells afdeling het GrC AC-onderdeel

Emergency Access Management, ook wel

firefighter genoemd. door via firefighter in

te loggen kunnen medewerkers taken in

SAP verrichten die normaal niet aan hun

user-Id zijn gekoppeld. Maar daarbij zorgt

firefighter er meteen voor dat precies is te

achterhalen wát ze precies hebben gedaan,

vaak inclusief een ‘voor’- en ‘na’-image van

een uitgevoerde wijziging.

“firefighter zetten we op dit moment

puur in voor de niet-eindgebruikers zoals

centrale en locale applicatiemanagers die

eerstelijns support doen. Normaliter heeft

de It-gemeenschap de breedste toegang in

het SAP-systeem om eventuele problemen

te kunnen oplossen, dus dat zijn meteen

ook de meest risicovolle gebruikers vanuit

audit-perspectief”, aldus dunnell. “Als we

firefighter niet hadden, zouden we een veel

groter aantal functiescheidingsconflicten

hebben. Een applicatiebeheerder zou

vele transacties kunnen doen van klanten

en materialen aanmaken tot aan het

versturen van facturen. dit is een manier

om goed te monitoren en de business meer

verantwoordelijkheid te laten nemen voor wat

er echt gebeurt.”

Henk Peter Wind, director van het

advieskantoor Integrc (in januari 2012


ontstaan uit een fusie van CSI Netherlands en

su53 Solutions) dat dunnell ondersteunt bij

de uitrol van GrC, beaamt het belang ervan.

“firefighter lost een van de belangrijkste

audit-kwesties op. de kritiek van auditors

is vaak dat mensen van een competence

center te veel toegang hebben. Met

firefighter heb je een instrument om dat in te

perken en te monitoren.”

TRINITy

AkzoNobel decorative Paints zit nog

middenin het ‘trinity’-project, waarmee

fasegewijs de 30 landenvestigingen de

nieuwste SAP-software krijgen (ECC6),

inclusief SAP SrM, APo, BI en GrC AC.

Van GrC AC worden de modules Access

risk Analysis (ArA) en Emergency Access

Management (EAM) geïmplementeerd

inclusief een matrix van ‘segregations of

duties’ (Sod’s). dunnell: “dan bouwen

we direct een firefighter-rol in voor de

consultants voor alle transacties die ze

doen tijdens de go-live periode, zodat alle

transacties die zij namens de business doen

geregistreerd worden en traceerbaar zijn.”

TOEKOMSTPLANNEN

Een volgende stap in het gebruik van

GrC AC is de invoering van Access request

Management (ArM). Met ArM wordt de

controle op toegangsrisico’s meer proactief.

“Als in de toekomst een vestiging een nieuwe

gebruiker aanmaakt, dan moet hiermee

meteen duidelijk zijn of de SAP autorisaties

die de betreffende persoon krijgt toegewezen

functiescheidingsconflicten opleveren en krijgt

een manager de keuze om deze af te keuren

dan wel mitigerende controlemaatregelen

toe te kennen.” ook overweegt dunnell

de koppeling van SAP SrM aan GrC, om

risico’s binnen het inkoopproces te kunnen

afdekken.

ten opzichte van de vorige GrC 5.3versie

zien Wind en dunnell beiden in GrC

10.0 duidelijke verbeteringen. deze nieuwe

versie biedt betere rapportagemogelijkheden.

ook zijn de verschillende onderdelen van

GrC in de nieuwe versie beter geïntegreerd.

“In de oude versie was het moeilijk om voor

een hele groep gebruikers tegelijkertijd een

maatregel door te voeren. dat kan nu wel.”

OPLEIDEN

de technische implementatie van de

GrC-software en de integratie ervan met

SAP ECC hebben geen hoofdbrekens

opgeleverd, zegt dunnell. Wat wel aandacht

vraagt is de educatieve kant. “Ik denk

janine Dunnell en Henk Peter Wind

dat het vooral gaat om hoe je de locale

organisatie verantwoordelijk kunt maken

voor functiescheidingsrisico’s en hoe je

deze mensen laat zien wát ze in feite

beoordelen en goedkeuren. daar komt

wat opleiding bij kijken.” Het bleek ook

nodig daarvoor een aantal workshops

op te zetten in de landenvestigingen. “Je

kunt dan ter plekke meteen al een aantal

functiescheidingsconflicten uit de weg

ruimen.”

ook moest firefighter een beetje

‘verkocht’ worden aan de KCC-gebruikers,

beaamt ze. “Je moet separaat in firefighter

inloggen voordat je transacties kunt doen.

En na de upgrade naar GrC 10.0 moeten ze

ook nog eens in een separaat GrC-systeem

inloggen. Eigenlijk zouden we het liefst zien

dat SAP het mogelijk maakt om, zoals bij

versie 5.3, weer vanuit het ECC-systeem in

te loggen.”

REgELS

Standaardisatie en simplificatie staan

voorop bij Akzo, heeft Henk Peter Wind

gemerkt. “Binnen het bedrijf kijkt de centrale

audit-afdeling naar de verschillende business

units met een set gemeenschappelijke regels

rond functiescheidingsrisico’s. die business

units kennen die regels zelf ook en kunnen

van tevoren zien wat de audit zal komen

toetsen.” dunnell: “Als de audit-afdeling

naar de landenvestigingen gaat, hoeven die

niet de mitigerende controlemaatregelen

te beoordelen omdat die al centraal zijn

afgestemd. de auditors kunnen wel zeggen:

‘laat zien dat je ze hebt uitgevoerd’.”

Middels een tweemaandelijkse rapportage

houdt dunnell nu in de gaten of het aantal

functiescheidingsconflicten per gebruiker

in de verschillende landenvestigingen

op een laag niveau blijft. “We gaan nu

door een proces waarbij we niet alleen

functiescheidingsconflicten onderkennen,

maar ook in de gaten houden of de

uitgevoerde maatregelen afdoende zijn.”

In dit artikel worden voor de modules van GrC AC

de nieuwe benamingen uit versie 10.0 genoemd.

de volgende benamingen zijn gewijzigd van 5.3

naar 10.0:

- risk and remediation = Access risk Analysis

- Superuser Privilege Management = Emergency

Access Management

- Compliant user Provisioning = Access request

Management

VNSG Magazine jun/12 21


INterVIew Hans de Labije • tekSt Jos fluitsma • FOtOGraFIe Jonas Briels

Bij mcB staan waarborgen en

verbeteren van kwaliteit voorop

MCB Nederland is een groothandel en servicecenter in onder

meer metaal. Het bedrijf wil topkwaliteit leveren. Dan

moeten de producten die MCB Nederland van haar leveranciers

ontvangt, natuurlijk ook van topkwaliteit zijn. MCB heeft een

uitgebreid, gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem

om ervoor te zorgen dat haar producten voldoen aan de

eisen van haar klanten. Het systeem helpt MCB ook om haar

producten voortdurend te verbeteren. Kwaliteit is een

verantwoordelijkheid van de hele organisatie. Iedere schakel

in het proces levert er een bijdrage aan.

22 VNSG Magazine jun/12

Maikel van der Sanden


“We kopen in volgens genormaliseerde

specificaties”, vertelt Maikel van der

Sanden, manager Quality Health Safety

& Environment. “toch constateren we

bij controle van binnenkomend materiaal

regelmatig afwijkingen. die kunnen leiden

tot klachten bij onze klanten. dat willen we

natuurlijk voorkomen. door de performance

van leveranciers in kaart te brengen kunnen

we hen uitdagen hun kwaliteit te verbeteren.”

NIET zONDER MAATWERK

MCB heeft SAP-processen ingericht

voor klachten, controles en certificaten.

de basis is SAP QM. “die module heeft

wat beperkingen”, zegt Kees Smetsers,

groepsleider MdM en Process Control. “Er

was maatwerk nodig om aan onze wensen

te voldoen.” Wim Geerssen, groepsleider

Kwaliteitsdienst, is met zijn afdeling

verantwoordelijk voor de kwaliteitscontrole

van materiaal. “We doen steekproeven om in

detail te controleren of het product voldoet

aan de specificaties van onze bestelling.

daarvoor testen we onder meer de

chemische en mechanische eigenschappen.

We meten ook of het materiaal binnen

de toleranties van de maatvoering valt.

Vier procent van de gekeurde producten

vertoont zulke afwijkingen, dat we ze moeten

afkeuren.” MCB registreert deze afwijkingen

altijd als leveranciersklacht en communiceert

deze met de leverancier, om zo het aantal

afwijkingen te kunnen terugdringen.

AuTOMATISCHE STEEKPROEvEN

MCB koos ervoor om de controles direct

bij ontvangst van het materiaal te doen. “dat

is logisch vanuit onze doelstelling”, zegt Van

der Sanden. “We willen kwaliteit in de markt

“We willen

kwaliteit in de

markt wegzetten,

dus moeten we

ook kwaliteit

binnenkrijgen”

wegzetten, dus moeten we ook kwaliteit

binnenkrijgen. We kunnen daarbij niet alleen

vertrouwen op garanties van de leverancier.”

SAP QM bepaalt via een steekproef

automatisch welk binnenkomend materiaal

wordt gecontroleerd. Standaard doet SAP

QM dat op artikelniveau, maar MCB wilde dat

anders. “op basis van onze ervaring willen

wij de kwaliteit en betrouwbaarheid van de

productielijn van een bepaalde producent

controleren. ook daarvoor was een

maatwerkoplossing nodig.” Bij de controle

legt MCB niet alle eigenschappen van het

geteste materiaal in SAP vast, maar alleen

bepaalde batchkenmerken en afwijkingen.

“We willen vooral weten of de controlepartij

binnen de specificaties valt. In een aantal

gevallen leggen we meer kenmerken vast om

materiaal te kunnen selecteren voor klanten

met specifieke eisen. dankzij de goede

traceerbaarheid van SAP QM kunnen we die

selecties makkelijk maken.”

HOgERE EISEN

de klanten van MCB stellen steeds hogere

eisen aan het geleverde materiaal. “Ze

automatiseren hun processen steeds meer

en het toegepaste materiaal wordt steeds

dunner,” vertelt Smetsers. “daardoor moeten

ze hun machines heel precies instellen. Bij

afwijkingen in de eigenschappen van het

materiaal kan het productieproces eerder

vastlopen. Wij moeten dus zorgen dat de

klant krijgt wat hij heeft gevraagd.” de hogere

eisen leiden er ook toe dat klanten steeds

vaker om een certificaat vragen. In 2007

verwerkte MCB er 15.000, vorig jaar waren

dat er meer dan 75.000. Van der Sanden:

“Met een certificaat kunnen we klanten

VNSG Magazine jun/12 23


laten zien dat het materiaal aan hun eisen

voldoet. En ze kunnen de waarden van de

testen gebruiken om hun productieproces in

te stellen. Als wij materiaal bewerken, zorgen

we voor een zogenaamde hermerkverklaring.

Zo kunnen klanten altijd de eigenschappen

traceren. Leveranciers moeten materiaal

volgens normeigenschappen leveren en dat

via certificaten kunnen aantonen. Maar

normering en certificering bieden geen 100%

garantie. daarom blijven we via steekproeven

materiaal en certificaten controleren om zo

de betrouwbaarheid van leveranciers te

bewaken en verbeteren. We gebruiken de

resultaten van deze controles voor onze

leveranciersbeoordeling.”

gESCHEIDEN STROMEN

MCB heeft bij het beheer van certificaten

te maken met twee fasen: de ontvangst van

materiaal in het magazijn en de levering van

materiaal naar klanten. MCB ontvangt de

certificaten vooral elektronisch, de materialen

waar ze bij horen worden vaak weken later

per boot of vrachtwagen geleverd. “We

moeten die gescheiden stromen van product

en productinformatie bij elkaar brengen”, zegt

Van der Sanden. “SAP QM helpt ons daarbij.

Het genereert controlepartijen om te zien

24 VNSG Magazine jun/12

of we de certificaten op tijd ontvangen en

of we het juiste certificaat krijgen. Met SAP

QM vertalen we dat naar batchkenmerken

en via dMS koppelen we certificaten aan

de batch. Verkoop, Productie en Logistiek

gebruiken de batchkenmerken uit SAP QM

om het juiste materiaal voor onze klanten te

selecteren. tenslotte verstuurt SAP QM via

een maatwerkoplossing de certificaten en

hermerkverklaringen automatisch per e-mail,

fax of post. We sturen informatie mee waarin

de klant een relatie kan leggen naar de

gegevens van zijn orders. We controleren ook

of dit proces correct verloopt.”

DE LAT HOOg

Kwaliteitsmanagement was binnen

het SAP-project bij MCB lange tijd een

wat ondergeschoven kindje. Inmiddels

ziet iedereen het integrale belang ervan

in en kan het bedrijf niet meer zonder.

“Kwaliteitsmanagement heeft een

relatie met bijna alle andere disciplines

en processen”, zegt Smetsers. “Het

helpt Verkoop om de juiste materialen

te leveren. En als het nodig is, sturen

we processen bij met ondersteuning

van ons klachtenmanagement.” Goed

kwaliteitsmanagement past in de missie

MCB NEDERLAND …

… is een groothandel en servicecenter in metaal,

verbindingsartikelen en transport- en trailercomponenten. Het

heeft diverse geavanceerde machines en installaties om banden

plaatstaal in alle lengtes en breedtes te snijden en haar

producten te bewerken. MCB Nederland is onderdeel van de

MCB Groep, dat werkmaatschappijen heeft in diverse landen

in Europa. de MCB Groep had in 2010 een netto-omzet

van bijna 656 miljoen euro en een bedrijfsresultaat van

17 miljoen euro. Binnen de MCB Groep werken ruim

1.000 medewerkers.

van MCB. Van der Sanden: “We leggen

de lat hoog, we nemen geen genoegen

met ‘het kan niet in SAP’. daarin zijn we

misschien wat eigenwijs, maar dat heeft

ons gemaakt tot wat we zijn. die reputatie

willen we houden en verder verbeteren. We

willen een betrouwbare leverancier zijn die

er alles aan doet om de klant op langere

termijn tevreden te houden. om te kunnen

leveren wat de klant van ons verwacht is

kwaliteitsmanagement onmisbaar.”

BeSt PraCtICe .


ZOOM

januari 2012 is het Academisch Medisch

Centrum (AMC) in Amsterdam met een

‘big bang’ live gegaan met SAP en lid

geworden van de vNSg. Peter van den

Berg, Programma Directeur TOP (Toekomst

Ondersteunende Processen), en joop

Bosman, SAP Competence Centre Manager,

lichten de keuze van het AMC voor een

standaard template met SAP toe.

INterVIew eN tekSt dirk-Jan Schenk

Bedrijf

Het AMC is een van de drie grote academische

ziekenhuizen in Nederland, met 120.000 nieuwe

patiënten en meer dan 400.000 behandelingen per jaar. Er werken

7000 medewerkers. Het balanstotaal bedraagt meer dan 800 miljoen.

SAP

Vier jaar geleden is er besloten het Ziekenhuis

Informatie Systeem (ZIS) te vervangen. Het oude ZIS

bestond uit een zorg deel en een ondersteunend deel. Als eerste

is besloten het deels nog op formulieren gebaseerde backoffice

systeem te vervangen door een ‘ErP tenzij’ oplossing. de primaire

zorgfuncties blijven nog in het huidige ZIS (niet SAP). Peter van den

Berg wilde “niet bedenken wat er al bedacht was, maar gebruik

maken van best practices”. Het AMC ging op zoek naar een

Nederlandse template. In 2010 is de keuze een zorg specifieke ErPoplossing

CareCtrL, gebaseerd op SAP gemaakt.

Binnen één jaar en binnen budget ging het AMC begin januari

2012 volgens planning live met SAP. deloitte en Pinkroccade

Healthcare hebben CareCtrL samen met het AMC geïmplementeerd.

deze specifieke zorgoplossing van Pinkroccade gebaseerd op SAP

heeft gezorgd voor een verregaande standaardisatie en versnelling in

de implementatie. Het betreft een ErP implementatie met een brede

functionaliteit: financiën en Control, Inkoop, Logistiek, facilitair en

Huisvesting, Hr en Management Informatie. dit is een combinatie van

SAP ECC, SrM, Enterprise portal, BW, PI en E-recruitment.

deze laatste is lastig te combineren met de strenge

toegangsbeveiliging van een zorginstelling.

Het Competence Centre is gelijk met de live gang actief geworden.

de live gang leek probleemloos, maar na enkele weken bleek

joop Bosman en Peter van den Berg

de nieuwe werkwijze toch voor een behoorlijke vertraging in de

factuurverwerking te zorgen. Er was een achterstand van meer dan

tienduizend facturen ontstaan. Inmiddels is alles weer onder controle,

mede dankzij dashboards en andere pijplijn rapportages. “We gaan

bij problemen direct naar de medewerkers toe en gaan naast ze zitten

om te helpen bij bijvoorbeeld het goedkeuren van facturen”, vertelt

Joop Bosman.

Het AMC kent op dit moment 1500 actieve gebruikers en 7000

potentiële gebruikers, omdat iedereen bestellingen mag plaatsen.

Het gaat om meer dan 50.000 bestellingen per jaar. Het beheer van

de apparaten heeft voor een enorme fysieke actie gezorgd: er leken

140.000 apparaten in beheer, maar na opschoning zijn de 70.000

stuks equipement in SAP ingevoerd.

Een ziekenhuis kent vele ambulante gebruikers, zoals artsen en

verpleegkundigen. dit is de reden dat het AMC op korte termijn de

mogelijkheden van mobility gaat onderzoeken.

vNSg

Joop Bosman is naar het VNSG Congres 2012

geweest. Vanuit vorige functies bij unilever en CIBEr

was hij daar al goed bekend. Het lidmaatschap van de VNSG vindt hij

van belang voor het contact met andere klanten en de korte lijn met

SAP. Hij is van plan de VNSG actief intern te gaan promoten wil ook

zelf graag een actieve rol spelen, bijvoorbeeld door het geven van een

presentatie over het gebruik van Enterprise Mobility bij het AMC.

Focusgroepen

Voor een grote zorginstelling

lijken zowel de branche als functie

(bijv. procurement) gerichte focusgroepen interessant.

“Niet bedenken wat er al bedacht is”

VNSG Magazine jun/12 25


Meer MaNaGeMeNtCONtrOLe Met COMPLete INCIDeNtData

Mammoet schakelt

sneller met EHSM

INterVIew frank van Heel • tekSt Maarten reith

Mammoet stelt zeer hoge eisen aan veiligheid vanwege

de risico's die de activiteiten van het bedrijf met zich

meebrengen. Het verhogen van zowel de objectieve als

subjectieve veiligheid van de medewerkers is een continu

proces. De laatste stap hierin is de implementatie van SAP

EHSM (Environment, Health & Safety Management). Wat heeft

dit opgeleverd?

‘tot eind 2010 verwerkten we alle

incidentmeldingen in Excel. Wereldwijd

werden deze meldingen op regionaal niveau

in aparte documenten bijgehouden. Het

kostte veel tijd om al die gegevens samen

te voegen en te analyseren. Pas halverwege

de maand konden we beschikken over

het totaaloverzicht van de maand ervoor’,

zo begint Marcel Schets, SHE-Q manager

bij Mammoet Europa. ‘Het was hoog

tijd voor een ander, geautomatiseerd

incidentenregistratiesysteem.’

Na een korte inventarisatie bleek al snel

dat SAP EHSM voor Mammoet het meest

26 VNSG Magazine jun/12

optimaal was. Mede ook omdat het bedrijf,

internationale specialist in zwaar hijswerk en

multimodaal transport, al sinds 2001 een

SAP, tenzij-beleid voert. Schets: ‘In die tijd

was SAP een heel kostbaar systeem voor

duizend Nederlandse medewerkers. Maar

het is een zeer krachtige ondersteuning

van de groeiende business geweest. In zes

jaar tijd is de bedrijfsgrootte van Mammoet

verdubbeld. Nu werken er bij Mammoet

wereldwijd ongeveer 4300 medewerkers.

Bij overnames voert Mammoet altijd direct

SAP in. Voorheen stapten we pas over op

nieuwe SAP-oplossingen als we het nodig

hadden. Nu lopen we voorop, anticiperend

op ontwikkelingen.’

Michael Zevenbergen, Application

Engineer bij Mammoet en meegewerkt

aan de EHSM-implementatie, vult aan: ‘Bij

Mammoet is SAP een systeem voor alle

gebruikers, circa duizend. We werken met de

C3-portal. Continu zijn er wereldwijd drie- tot

vierhonderd gebruikers ingelogd. Mammoet

gebruikt van SAP: logistieke en financiële

modules van ECC 6 EhP 5 en daarnaast

Equipment and tools Management, Hr,

Project Systems en Plant Maintenance en

EHSM.

DIRECT INzICHT

Een ongeluk zit in een klein hoekje en

de ‘ijsbergtheorie’ leert dat er achter elk

feitelijk ongeluk dat plaatsvindt tijdens de

werkzaamheden een veelvoud aan bijnaongelukken

schuilt, die evengoed verkeerd

hadden kunnen aflopen, licht Schets toe.

‘Een goed functionerend meldsysteem is

daarom zeer belangrijk. door het inzichtelijk

maken van risico’s en bijna-ongelukken

kunnen in een vroeg stadium preventieve


maatregelen worden genomen. Melden is de

eerste stap op weg naar Voorkomen.’

Het meldsysteem waar Mammoet over

beschikte was gebaseerd op het handmatig

invullen van papieren formulieren die

vervolgens in Excel werden overgenomen

en eenmaal per maand terechtkwamen op

het hoofdkantoor in Schiedam. Schets: ‘dat

kostte veel tijd. Als je in maart de gegevens

van februari aan het evalueren bent, loop je

achter de feiten aan. Mammoet was te groot

geworden voor zo’n systeem. Bij honderd

meldingen per jaar is het handmatig – in

Excel –allemaal nog wel te doen, maar bij het

huidige aantal meldingen niet meer.’

Er moest dus een geautomatiseerde

oplossing komen waarin naast incidenten

ook werkplekinspecties, afwijkingen, klachten

en complimenten kunnen worden vastgelegd.

Bovendien gold de eis dat het vanuit de

gehele wereld mogelijk moest zijn om een

melding te kunnen doen, op uniforme wijze.

tot slot moest het systeem zo gebouwd

worden dat ook de afdeling Insurance direct

inzage had in de gemelde schades. op basis

van de eisen en wensen van Mammoet is

een blueprint geschreven. Na het bouwen en

testen is het systeem uiteindelijk op 1 januari

2011 geïmplementeerd. In december 2010

is intern de SHE-Q organisatie getraind en

zijn alle medewerkers geïnformeerd over het

nieuwe systeem. tevens is toen voor het

systeem een nieuwe naam bedacht: SHIMS

(Safety Health Incident Management System).

dit is nu intern een begrip geworden.

HOE WERKT HET REgISTRATIESySTEEM?

Zevenbergen: ‘Binnen de bestaande

SAP-omgeving is een All-in-one-oplossing

gebouwd voor de rapportage over

veiligheidsmeldingen en het beheer van

genomen maatregelen. Mondiaal uniform

vastleggen is opgelost met de bouw van een

intranetapplicatie op basis van Adobe flex.

dit is een schil met een zeer overzichtelijk

beeldscherm, waarin onder meer incidenten

en werkplekinspecties in een stappenflow

kunnen worden beschreven. Je vraagt

medewerkers zelf een meldformulier

in te vullen, eventueel aangevuld met

ondersteunende documenten en foto’s.’

Via het Adobe interactief formulier zijn

verschillende meldingen te doen, waaronder

incident met letsel en/of schade, bijna

ongeval, afwijking, klacht, thank you letter,

verbetervoorstel en werkplekinspectie.

de beoogde eenduidige vastlegging van

veiligheidsincidenten binnen Mammoet is

inmiddels ruim een jaar in gebruik. ‘En het

werkt’, aldus Schets. ‘Wereldwijd hebben we

ruim 6000 notifications geregistreerd. Niet

alleen incidenten, ook werkplekinspecties

en kwaliteitsgerelateerde meldingen. door

“Het grote voordeel

van EHSM is dat

we sneller kunnen

werken”

de gegevens in EHSM in te voeren zijn ze

meteen bedrijfsbreed – dus mondiaal –

beschikbaar, zonder over te tikken in Excel.

Het grote voordeel van EHSM is dat we

sneller kunnen werken. We hebben meteen

inzicht in de ongevallen, de data is direct

leverbaar. Nu kunnen we op dinsdag het

management rapporteren met de gegevens

tot en met de vrijdag ervoor. En data is

veel makkelijker te analyseren. Zo is het

mogelijk om alle ongevallen met een bepaald

kraantype te selecteren. Vroeger moest dat

allemaal handmatig. Een ander voorbeeld

is het ontdekken van trends, we hebben

afgelopen jaar snel kunnen inspelen op de

trend in het aantal hand- en voetletsels.’

Zevenbergen: ‘Meldingen zijn nu ook rijker

dan tekst alleen, want ze zijn eenvoudig aan

andere bedrijfsdata te koppelen. Hierdoor

zijn bij een melding meteen de gegevens van

de betrokken werknemers, historie van de

locatie, equipment en dergelijke beschikbaar.

ook zijn foto’s en documenten aan de

melding te koppelen. tot slot zijn er ook veel

managers die het systeem gebruiken; het

is een echte managementtool geworden en

men wil met de gegevens hun eigen vestiging

of afdeling gaan bijsturen.’

vERBETERPuNTEN

‘In 2011 zijn er meer near miss

meldingen binnengekomen dan in 2010’,

vervolgt Schets. ‘dit toont aan dat het

nieuwe systeem geen belemmering vormt

om meldingen te doen. tot nu toe zijn er

ongeveer 6000 meldingen via het nieuwe

systeem gedaan. Het is erg moeilijk om die

allemaal te controleren. Een volgende stap is

het verbeteren van de workflow hiervoor. We

willen toe naar een systeem van opvolging en

terugmelding.’

Zevenbergen merkt verder op dat EHSM

relatief veel geld gekost heeft, en om het

optimaal werkend te krijgen zal er bovenop

de initiële (tijds)investering nog meer in

geïnvesteerd moeten gaan worden. ‘Waar we

op dit moment tegenaan lopen is het feit dat

het erg moeilijk is om goede rapportages uit

het systeem te halen. Het systeem is gekocht

met de mogelijkheid standaard rapportages

te maken, maar zo werkt het niet. Sommige

zaken zijn moeilijk uit het systeem te halen.

daar zijn we met SAP mee bezig. Bovendien

zijn de eisen en wensen groter, omdat meer

mensen het incidentregistratiesysteem

gebruiken. ‘Meer mogelijkheden schept

in die zin een grotere vraag. opvallend is

dat veel mensen vooral informatie over de

eigen vestiging willen weten. Bijvoorbeeld

wat er gedaan is met bijna-ongevallen.’

Samenvattend, zegt Schets: ‘Als de

rapportagetool en

de workflow straks

goed werken, hebben

we een compleet

systeem en is de cirkel

gesloten.’

VNSG Magazine jun/12 27


Philips Lighting harmoniseerde haar prijsvorming in Europa

Intelligent prijzen

met vendavo

De Price &Margin Management

(PMM)-modules van SAP

worden nog weinig gebruikt.

De modules zijn als apart

pakket ontwikkeld door het

Amerikaanse bedrijf vendavo

en ook beter bekend onder

die naam. Philips Lighting is

een van de eerste bedrijven

in Nederland die vendavo

heeft geïmplementeerd.

Projectleider Alwin Rutjes en

IT Pricing consultant Boris

Dingenouts vertellen hoe dat

is gegaan en wat het Philips

heeft opgeleverd.

28 VNSG Magazine jun/12

de vraag naar een pricing module kwam

vanuit de business. “Pricingmanagers

hadden op een beurs een pricing pakket

gezien”, vertelt dingenouts,“ en zoiets

wilden ze ook hebben. We hebben toen een

selectietraject opgestart waarin we naast dat

pakket ook Vendavo hebben meegenomen,

omdat het onderdeel is van de SAP-suite.

functioneel bleken de twee pakketten

ongeveer gelijk en toen heeft de betere

SAP-integratie van Vendavo de doorslag

gegeven.”

Met de implementatie van Vendavo

streefde Philips een aantal doelen

na.“Het pakket moestaccountmanagers

en pricingmanagers efficiënter laten

werken”, zegt rutjes. “Vroeger maakte de

accountmanager een excel-sheet voor de

binnendienstmedewerker, die vervolgens een

verzoek inlegde voor de support afdeling

in India om die sheet te laten uploaden. Nu

geeft het systeem die accountmanager de

informatie waarmee hij zelf prijsbeslissingen

kan nemen en in het systeem zetten. Het

hoofdkantoor in Eindhoven heeft nu ook

meer controle over de prijsvorming in Europa.

INterVIew djoekie Klein en Bas van der Poel

tekSt Wim van Gruisen

FOtOGraFIe djoekie Klein en Philips Lighting

de mensen hier kunnen per segment en

per land target- en floorprijzen instellen.

dat zijn dan de limieten waartussen de

accountmanager zich mag begeven.”

dingenouts vervolgt: “Een ander doel

was het harmoniseren en transparant

maken van de prijsvorming in Europa. Je

moet prijsverschillen tussen landen kunnen

verklaren. onze klanten werken internationaal

en die mogen niet in verschillende landen met

verschillende prijzen worden geconfronteerd.

Met Vendavo kunnen we de klant overal een

faire prijs bieden. Niet te laag, maar we willen

onze klanten ook niet te veel laten betalen.”

In april 2010 ging het project van start.

Vendavo werd geïmplementeerd in het

oEM-verkoopkanaal van de organisatie. Het

team koos voor een Agile-aanpak waarbij

het systeem stapsgewijs werd ingericht.

Elke stap was een sessie met gebruikers

en ontwikkelaars, waarna het systeem en

de procedures van de organisatie werden

aangepast. “We hebben Vendavo uitgerold in

22 verkooporganisaties die samen

32 landen bedienen”, vertelt rutjes.


“die verkooporganisaties hebben we

opgedeeld in drie regio’s. We zijn begonnen

in de eerste regio, regio Zuid, en wat we

daar leerden, hebben we toegepast in de

volgende regio’s. Wat we daar hebben

doorontwikkeld is weer teruggerold in Zuid.”

die aanpak bleek succesvol; eind vorig jaar is

Vendavo in de laatste landen live gegaan.

HET TRAjECT vOOR vK11

Maar wat doet Vendavo nu precies?

“Pricing in SAP ErP begint ermee dat

je al een prijs hebt voor een klant”,

legt dingenouts uit. “die voer je in met

transactiecode VK11. Vendavo ondersteunt

het hele proces daarvoor. Het pakket

analyseert hoe je per klant tot een optimale

prijszetting komt .” Hij legt uit dat Philips drie

Vendavo-modules heeft geïmplementeerd.

“ten eerste is daar PA, oftewel Profit

Analyser, de rapportagemodule. Hierin

zitten alle factuurregels en daarover maakt

PA analyses. Je kunt bijvoorbeeld snel

zien wat je low margin producten of je low

margincustomers zijn. ook geeft PA trends

weer - hoe de prijs voor een product zich in

de tijd ontwikkelt. Een tweede module is de

Price Manager (PM). daarmee bepaal je hoe

de prijzen van verschillende producten zich

tot elkaar verhouden, of welke prijsverschillen

er van land tot land bestaan voor een

product. Hier kan je logica ingeven op

bepaalde klant- en producttypecombinaties.

Innovatieve klanten geef je bijvoorbeeld extra

korting voor innovatieve producten. En als

duitsland bijvoorbeeld een vechtmarkt is, zet

je de prijzen daar een paar procent lager om

concurrerend te blijven.

daarmee is PM de module voor de

product marketing manager. die kan

targetprijzen en floorprijzen definiëren

waarmee de accountmanagers vervolgens

aan de slag gaan. die accountmanagers

voeren de deals die ze met klanten hebben

gemaakt inin de derde module, de deal

Manager (dM).”

Alle pricing gebeurt nu in Vendavo.

dat systeem werkt anders dan SAP ErP.

“SAP werkt met conditierecords, Vendavo

met deals,” legt rutjes uit. “Alle prijzen

die je met de klant afspreekt zet je in één

deal. de interface vertaalt die deal naar

conditierecords in SAP. Maar een klant kan

bijvoorbeeld tijdelijk een promotiedeal hebben

die de standaard deal overschrijft. En voor

een speciaal project kan er een aparte deal

zijn waar weer andere prijzen in staan. dat

soort concepten kent SAP niet. Voor de

v.l.n.r. Alwin Rutjes, Suzanne Meulendijk, Boris Dingenouts

gebruiker die gewend is aan SAP is dat in het

begin moeilijk te bevatten.”

“Stamgegevens onderhouden we niet

in Vendavo”, vult dingenouts aan. “We

downloaden alles vanuit ErP – klanten,

producten, klanthierarchieën, en alle

customizing die daarbij hoort. In Vendavo

maken we dan de deals aan en sturen de

conditierecords terug. Listprijs, floorprijs,

netto prijzen, discounts … die worden

opgepakt als je een order aanmaakt in SAP.”

"van de zomer zou

de hele wereld PA

moeten gebruiken"

HARMONISATIE

Met Vendavo heeft Philips haar prijszetting

in Europa geharmoniseerd. “toen we met

de implementatie aan de slag gingen had

elk land zijn eigen manier van werken”,

vertelt rutjes. “de noordelijke landen hadden

zelf al een systeem opgezet, maar Spanje

bijvoorbeeld werkte met Excel-bestanden

die in SAP werden geüpload. Er waren echt

enorme verschillen.” Met Vendavo is dat

rechtgetrokken. Maar de acceptatie per

land verschilde ook. “In Spanje moesten alle

prijzen handmatig onderhouden worden,”

geeft rutjes als voorbeeld, “en nu krijgen

ze met één druk op de knop een Pdf met

alle prijzen en productgegevens. dat is

een enorme vooruitgang. de organisaties

in Noord-Europa daarentegen hadden

al een goed werkend systeem en daar

vroeg men zich af waarom ze nu weer iets

anders moesten doen. Maar nu ze Vendavo

gebruiken zijn ze er tevreden over.”

rutjes en dingenouts willen nog wel een

paar dingen ontwikkelen. “Vendavo heeft

nog een module Pricing Science,” vertelt

dingenouts. “die module kijkt of klanten in

verschillende segmenten kunnen worden

ingedeeld, of juist of twee segmenten bij

elkaar kunnen worden gevoegd. dat gebeurt

met een stuk kunstmatige intelligentie,op

basis van de factuurregels uit het verleden.

We hebben dat nog niet ingevoerd omdat

we de data nog niet in de juiste structuur

konden aanleveren. En daarbij was onze

eerste prioriteit de harmonisatie van de

prijsprocedures.”

“We gaan de Profit Analyser module

nu wereldwijd uitrollen”, zegt rutjes. “die

module geeft je het meeste inzicht in je

prijszetting.” “Van de zomer zou de hele

wereld PA moeten gebruiken, vult dingenouts

aan, “en daarna volgen PM en dM.

VNSG Magazine jun/12 29


MAuRICE DE FEIjTER

IT Control

‘Hoe kan dat nou toch jongen’ vroeg vader zonderland aan zoon Epke

toen die op zijn plaat ging bij de ultieme poging zich te kwalificeren voor

de Olympische Spelen in London. ‘It Control, Heit’ was het antwoord van

Epke, waarbij hij doelde op zijn zelfbedachte zwieperd waarmee hij het

verschil dacht te gaan maken. In zuid-Ossetië en Abchazië pleegt men

voor de paasdagen een flinke it control aan te schaffen bij de slager om

het traditionele familiediner luister bij te zetten.

dichter bij huis denken we bij It control

vooral aan de uitvoerder van die control, de

controller, de droogstoppel die niet gehinderd

door enig gevoel voor humor al onze goede

bedoelingen en innovatieplannen de grond

inboort, omdat er geen geld voor is. Iedereen

heeft zijn associaties met control. Zo ook

Harry Potma. die schreef zijn associaties

zelfs op in een boekje, ‘It control’.

Harry geeft een verrassende draai aan

It Control. de manier waarop Harry ons

zijn beeld duidelijk probeert te maken

is zonder meer origineel. In een soort

dagboek beschrijft hij de lotgevallen van

hoofdpersoon ‘John’, een It’er met een

identiteitscrisis zoals we er allemaal wel een

aantal kennen. Harry beschrijft herkenbare

situaties, vrijdagmiddag in het café,

maandagmorgen bij een leutervergadering

met ongeïnteresseerde collega’s, en vooral

bij de koffieautomaat, het centrum van de

besluitvorming, om aan te geven hoe de

mensheid tegen de rol van de eindgebruiker

in onze It-wereld aankijkt. dat is best

grappig, en leest lekker weg.

toch slaat Harry een beetje op hol als

John naar een congres in Barcelona moet

of mag, dat is niet helemaal duidelijk. John

weet eigenlijk niet waar hij op moet letten en

stuurt zijn directeur een mail met de vraag

wat hij eigenlijk moet gaan doen op dat

congres. die directeur neemt een uur de tijd

om met John samen vragen te bedenken

die hij aan zijn collega’s moet stellen zodat

30 VNSG Magazine jun/12

die voor hem gaan bedenken wat hij eigenlijk

op dat congres moet gaan doen. Beetje mal

allemaal. Het zal wel komen doordat Harry

in het dagelijks leven geen romans schrijft

maar business cases, blauwdrukken en meer

van dat soort werken. Harry is namelijk een

doorgewinterd It’er.

de boodschap die Harry uiteindelijk door

hoofdrolspeler John laat uitdragen is dat It

nog steeds wanhopig probeert in control te

blijven door It-oplossingen te leveren waar

niet om gevraagd wordt door eindgebruikers.

terwijl die eindgebruikers steeds beter in

staat zijn om de oplossingen die ze nodig

hebben uit Web 2.0, uit de Cloud, te plukken,

terwijl ze thuis allerlei devices hebben,

inclusief een PC die tien maal sneller en beter

is dan de bedrijfs PC waar ze op werken.

Althans, dat lijkt de boodschap zo tegen het

einde aan. Laat los, die It control.

ondanks dat Harry als een ware master

of suspense het verhaal van wat spanning

probeert te voorzien door John hier en

daar een biertje te laten pakken of bij de

koffieautomaat te laten roddelen over de

baas, is het geen verhaal dat je met rode

koontjes onder de deken in een keer uitleest.

Sterker nog, ellenlange citaten van fictieve

sprekers op het net zo fictieve congres waar

John het licht ziet, maken het zo nu en dan

nogal een breiwerk. Leuk idee, maar wat

meer peper en wat minder padvinder hadden

het resultaat wel goed gedaan!

Bestel hier direct

online 'It Control'

van Harry Potma

GeLeZeN.

VOOr U


vOLgENDE KEER IN:

magazine

SAP op de werkvloer

Het volgende nummer kunt u vanaf 3 september verwachten

decembernummer Oog voor de toekomst

VNSG Magazine jun/12 31


32 VNSG Magazine jun/12

MAAKT SAP TOEGANKELIJK

MAAKT

SAP

Oliver maakt en implementeert

klantspecifieke applicaties (portal, mobiel, apps).

Voor die situaties waar ‘standaard SAP’

niet toereikend óf gebruiksvriendelijk genoeg is.

TOEGANKELIJK

Over Oliver:

Oliver-it.nl

Door gebruik van SAP NetWeaver en

de laatste integratie en frontend technologieën.

Oliver Time:

Download in de App Store

VNSG Congres:

Stand 30

More magazines by this user
Similar magazines