Aanvraagformulier voor evenementen; gebruik van gemeentelijke ...

Gemeentebestuur 

Sint-Gillis-Waas 

Openingsuren GC De Route 

maandag t.e.m. vrijdag: 

08u.30 – 12u.00//13u.30 – 17u.00 

Stationstraat 201 bus 1, 9170 Sint-Gillis-Waas 

e-mail: deroute@sint-gillis-waas.be 

Aan afdeling Cultuur & Toerisme 

Stationstraat 201 bus 1 

9170 Sint-Gillis-Waas 

tel.: 03 229 02 00 


Aanvraagformulier voor evenementen; gebruik van 

gemeentelijke culturele zalen en materialen. 

Reserveren kan voor het lopende seizoen en het daarop volgende seizoen. 

Gelieve dit formulier in tweevoud op te maken. Eén exemplaar is bestemd voor de organisatie zelf. Gelieve het ander exemplaar 

min. 4 weken vóór de activiteit aan bovenvermeld adres over te maken. 

1. GEGEVENS VAN DE ORGANISATOR 

Naam organisatie/vereniging 

Maatschappelijke zetel Adres 

Verantwoordelijke organisatie Naam 

Adres 

 

GSM 

Email 

Rijksregisternummer 

Datum en uur van de activiteit 

Omschrijving van de activiteit Aard 

Plaats van de activiteit 

Aantal te verwachten deelnemers 

Gebruik zaal – activiteit 

PRAKTISCHE GEGEVENS 

Datum: 

Aanvang: Einde: 

Gebruik zaal – opbouw Datum: 

Aanvang: Einde: 

Gebruik zaal – afbouw 

Datum: 

Aanvang: 

2. LOCATIES 

Lokaal Goukensberg (30m²) 

Kieldrechtstraat nabij sporthal Molenberg 

9170 De Klinge 

Bovenlokaal Dries 30 (55m²) 

Dries 30 – 9170 Sint-Pauwels 

Refter gemeentelijke lagere school G.O.M. 

Margrietstraat 14 – 9170 Meerdonk 

Vergaderzaal De Route 

Stationstraat 201 bus 1 


 

vergaderzaal 1 

(20 zitplaatsen klas opstelling – 30m²) 


(12 zitplaatsen vaste opstelling – 30m²) 


(16 zitplaatsen vaste opstelling – 30m²) 

1

Bibzaal 

Kerkstraat 67 


De Klingenaar (121m²) 

Kieldrechtstraat 12 

9170 De Klinge 

De Route 

Stationstraat 201 




volledige zaal (203m²) of 2/3 van de zaal 

voor feesten en eetfestijnen 

volledige zaal (203m²) of 2/3 van de zaal 

zaal 1 (48,5m² - dichtbij keuken) 

zaal 2 (68m²) 

zaal 3 (86,5m²) 

keuken 

koffietassen met ondertassen (100 max.) 

voor feesten, eetfestijnen en fuiven 

andere activiteiten 

koffietassen met ondertassen 

tribunezaal zonder balkon (206 zitplaatsen) 

tribunezaal (346 zitplaatsen) 

kleedkamer artiesten (2) 

vestiaire (verplicht bij gebruik tribunezaal) 

grote ontspanningszaal (400m²) 

kleine ontspanningszaal (160m²) 

keuken (enkel gebruik van toog en glazen) 

keuken (gebruik van horecamateriaal) 

fuifzaal (500m² incl. toog en keuken) 

technicus 

aanwezig van ….. uur t/m ….. uur 

3. AANVRAAG TOT ONTLENEN VAN GEMEENTELIJK MATERIAAL 

PRAKTISCHE GEGEVENS 

Bij plaatsing en levering door de gemeentelijke Technische Dienst is de aanwezigheid van een 

contactpersoon vereist! Gelieve zelf op voorhand contact op te nemen met de 

gemeentelijke Technische Dienst op het nummer 03/727.17.80! 

Verantwoordelijke die aanwezig zal zijn tijdens de levering Naam 

 

A/ Materialen geleverd door de gemeentelijke Technische Dienst 

verstelbaar podium 

per2m² tot 100m² 

hoogte 70cm tot 120cm 

klein podium > per 2m² tot 16m² 

opstaptrapje (4) 

nadarafsluiting (1m H x 2,5m) 

elektrische verdeelkast (3 x 220V of 3 x 380V) 

+ één overgangsstekker 

afscheidingspanelen (220cm x 110cm) (19) 

vlaggenmasten (27) 

omschrijving aantal afmetingen 

verstelbaar podium 

overdekt podium – 48m² 

afschermpanelen – 70cm H 

leuning 

2

vlaggen gemeentevlag 

Belgische vlag 

Vlaamse Gemeenschap 

Europese Gemeenschap 

Andere: … 

spreekgestoelte (2) 

planken (2m x 1m) (31) 

schragen (58) 

standpijp (€32,67) 

koppelstuk brandkraan (2) 

waterdarm (50m) 

spuitstuk (4) 

receptietafels (5) 

vouwtafels (35) 

groene tuintafel (6) 

groene tuinstoelen (62) 

vouwstoelen (490) 

tafelset (30) zwarte tafel (29) 

bank (60) 

set (tafel + 2 banken) 

B/ Materialen af te halen door de ontlener in GC De Route 

omschrijving 

tentoonstellingspanelen set Miro (2) bestaande uit: 

aantal afmetingen 

- 3 panelen van 62,5 x 200cm 

- 1 paneel van 62,5 x 25cm 

tentoonstellingspanelen set Ensor (3) bestaande uit: 


tentoonstellingspanelen set Manet (2) bestaande uit: 



tentoonstellingspanelen set Dali (2) bestaande uit: 



toebehoren 

tentoonstellingspanelen: 



spots 100W op arm voor paneelrand (12) 

fotolijsten 50 x 70 cm (50) 

schilderijstaven met haken (50) 

velcro > € 2,50 + btw per ½ meter 

4. AANVRAAG TOT GEBRUIK MATERIAAL IN GC DE ROUTE 

omschrijving aantal afmetingen 

podium 

per2m² tot 100m² 

hoogte 70cm tot 120cm 

podiumrokken > niet te gebruiken bij fuiven! 

opstaptrapje (2) 

stoelen (290) 

tafels (70) 

receptietafels (20) 

spreekgestoelte (1) 

mobiele kapstokken (4) 

wegwijzers (4) 

3

horecamateriaal aantal 

koffietassen + ondertassen 

dessertborden 

diepe borden 

platte borden 

melkkannetjes (50) 

suikerpotjes (49) 

porseleinen kommetjes (20) 

groentekommetjes inox (19) 

ovale plateaus inox (18) 

anti-slip dienbladen (12) 

koffie/thee schenkkannen 2L (15) 

glazen kannen (14) 

soepterrines (9) 

soeplepels (8) 

tafellepels 

tafelmessen 

tafelvorken 

koffielepels 

dienkarren (2) 

herbruikbare bekers 

percolators voor koffie/thee 

5. ERKENNING ALS MUZIEKACTIVITEIT 

Deze vergunning wordt aangevraagd bij manifestaties in openlucht en voor zalen die geen 

milieuvergunning hebben. Deze vergunning is dan ook nodig voor privéfeesten. 

Enkel voor elektronisch versterkte muziek: fuif, optreden, … meer info: Milieudienst 03/727 17 32. 

Ik vraag als organisator van bovenvermelde activiteit een erkenning aan als muziekactiviteit. 

Begin en einduur van de muziekactiviteit: ………………………………………………………. 

Gelieve een duidelijk plan van het terrein waarop het podium staat aangeduid + plaats van de 

geluidsinstallatie en boxen bij te voegen. 

6. AANVRAAG VOOR HET OPHEFFEN VAN HET SLUITINGSUUR 

Ik vraag de toelating tot het opheffen van het sluitingsuur in de nacht van … op … tot 4 

uur ’s nachts. (nachtvergunning nodig vanaf 1uur ’s nachts) 

In het lokaal (of in de tent) moet de muziek zodanig geregeld worden dat de nachtrust van de 

buren niet wordt verstoord. 

7. CONTACTPERSONEN TIJDENS FUIF OF NAAM BEWAKINGSFIRMA 

Wij organiseren een fuif in de polyvalente zaal. 

Onze organisatie duidt 2 vrijwilligers aan uit onze eigen organisatie en wij voegen hierbij de 

namen (adres, telefoon, geboortedatum) van de leden die als contactpersonen met de politie 

zullen optreden. 

1°) ……………………………………………………………………………………………………………. 

2°) ……………………………………………………………………………………………………………. 

Onze organisatie doet voor deze fuif een beroep op een vergunde bewakingsonderneming: 

……………………………………………………………………………… 

(contract in bijlage) 



4

8. PLAATSEN VAN EEN TENT. 

De activiteit gaat (ook) door in een tent. 

Plaats van de tent:………………………………………………………………………. 

Bijkomende verwarmingstoestellen? JA/NEEN 

Zo ja, welke?…………………………………………………………………….. 

Gelieve een duidelijke schets te tekenen van de feesttent met toebehoren (afmetingen, in- en 

nooduitgangen, plaats podium, plaats tap, plaats D.J., enz.) 

Deze schets wordt door de afdeling Sport & Logistiek ter studie overgemaakt aan de gemeentelijke 

vrijwillige brandweer. De brandweer zal hier naderhand advies over geven. 

Richtlijnen van de brandweer i.v.m. schets voor tent 

Als organisator van een evenement wil je dat alles vlot verloopt. Het gemeentebestuur en de 

brandweer willen je daar graag bij helpen. 

Om de dienstverlening voor de organisatoren te verbeteren, vraagt het gemeentebestuur en de 

brandweer om volgende richtlijnen te volgen: 

Strikte richtlijnen 

het materiaal van de tent moet van de klasse M2 zijn – bij de verhuurder moet een attest 

gevraagd worden dat kan worden voorgelegd aan de brandweer 

de elektrische installatie moet “CEBEC” gekeurd zijn 

braad- en/of bakactiviteiten zijn in een tent verboden – indien men deze wel voorziet, dan 

moeten zij plaatsvinden om minimum 6 meter afstand van de tent 

de verwarming in een tent mag enkel gebeuren met toestellen zonder open vuurmond in 

de tent – alleen warme lucht mag in de tent geblazen worden 

Gegevens op de schets 

maak een duidelijke schets met alle afmetingen 

aanduiding met afmetingen van podium en tap 

indien er tafels en stoelen zijn, geef dan het aantal door 

de in- en uitgangen en nooduitgangen moeten op de schets weergegeven worden met de 

vermelding van de breedte 

er moet ALTIJD noodverlichting aangebracht worden 

Tenslotte geef je steeds de naam van de verantwoordelijke door en GSM/telefoonnummer waarop te 

bereiken overdag. 

Het gemeentebestuur zal pas je aanvraag verder afhandelen als alle bovenstaande richtlijnen in orde 

zijn. 

9. AANVRAAG VOOR INNAME VAN HET OPENBAAR DOMEIN/OPEMERKINGEN TIJDENS 

ACTIVITEIT 

Korte omschrijving gewenst. (vb. straat of parkeerplaatsen verkeersvrij houden) 

10. AANVRAAG GELUIDSWAGEN 

Ik vraag als organisator een vergunning aan voor het gebruik van een geluidswagen 

op…………………..(datum) van …………. u. tot ………………u. 

Ik vergeet ook niet een toelating aan te vragen aan SABAM. 



5

11. AMBULANTE HANDEL, LOTERIJEN EN COLLECTEN 

Ik doe als organisator een aanvraag voor een huis-aan-huis collecte met een liefdadig doel, die 

uitsluitend op gemeentelijk grondgebied wordt georganiseerd. 

Het doel van de collecte is ……………………………………………………………………… 

Ik vraag als organisator een afwijking voor het verkrijgen van een vergunning voor het houden 

van een tombola waarbij de opbrengst uitsluitend bestemd is voor doeleinden van algemeen nut 

en die uitsluitend op gemeentelijk grondgebied wordt georganiseerd. 

Het openbaar nut omvat ……………………………………………………………………… . 

Ik vraag als organisator de toelating voor de organisatie van een occasioneel 

verkoopsmanifestatie die openstaat voor particuliere verkopers (vanaf 18 jaar) 

Ik neem er kennis van dat voor de organisatie van menslievende verkopen door vzw’s en 

instellingen van openbaar nut de toelating van het Ministerie van Middenstand en Landbouw 

vereist is. 

12. ADMINISTRATIE BUITEN DE GEMEENTELIJKE DIENSTEN 

Ik ben als organisator reeds in het bezit van een contract met de zaal waar de activiteit doorgaat. 

Ik heb als organisator de formulieren voor SABAM en billijke vergoeding ingevuld en opgestuurd. 

Ik heb me als organisator laten verzekeren voor burgerlijke aansprakelijkheid. 

Ik heb me als organisator van een fuif laten verzekeren voor burgerlijke en contractuele 

aansprakelijkheid. 

Als commerciële vereniging heb ik een brandverzekering afgesloten voor de organisatie van een 

commerciële activiteit. 

VERKLARING VOOR HET GEBRUIK VAN GEMEENTELIJKE LOKALEN/MATERIALEN 

De aanvrager verklaart kennis te hebben genomen van het gebruiksreglement, huishoudelijk 

reglement en tariefreglement. De aanvrager verbindt zich ertoe alle daarin opgenomen verplichtingen 

na te komen, voor het gebruik van de aangevraagde zaal/materiaal en zal als een goede huisvader 

zorg dragen voor de zaal of het materiaal. 

Datum: 

Naam organisator: 

Handtekening: 



6

Aanvraagformulier voor evenementen; gebruik van gemeentelijke ...

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?