Excel/Handleiding voor de invulkalender versie 3.pdf - Brugse ...

Excel Praktisch
PC-Club
Kristoffel
23/10/2009 Lesgever E. Reybrouck

Excel praktisch
Inhoudstafel
Vooraf..........................................................................................................................3
Basisbewerking: ..........................................................................................................3
Maken van een geautomatiseerde invulkalender ........................................................4
1. Eerst maken we de structuur voor een maand:.....................................................4
2 Opmaak van de cellen: .........................................................................................4
2.1 Daggetal .....................................................................................................................4
2.2 Afkorting van de dagen...............................................................................................4
2.3 Weekdag.....................................................................................................................5
2.4 Dagafkorting ...............................................................................................................5
2.5 Inkleuren van de weekends ........................................................................................6
2.6 Instellingen kopiëren voor de ganse maand ...............................................................6
3 Automatisch invullen van de maanden..................................................................6
4 Door kopiëren .......................................................................................................7
5 Maanden juist instellen..........................................................................................7
5.1 Automatische datums creëren ....................................................................................7
5.2 Gecreëerde datum bruikbaar maken ..........................................................................7
6 Datums in alle maanden juist instellen..................................................................8
6.1 Werkblad splitsen .......................................................................................................8
6.2 Datums linken .............................................................................................................8
6.3 Aantal dagen per maand aanpassen..........................................................................8
7 Schrikkeljaar .........................................................................................................8
8 Kolombreedte aanpassen .....................................................................................9
9 Celinhoud uitlijnen...............................................................................................10
10 Eén maand per pagina........................................................................................10
11 Pad vermelden....................................................................................................10
E. Reybrouck PC-club Kristoffel 23 oktober 2009 2 / 10

Vooraf
Excel praktisch
Vooraleer we starten passen we eerst de menubalken aan om in de toekomst heel véééél tijd uit te
sparen. Hiervoor slepen we een aantal extra iconen naar de menubalken:
Open het menu “Extra”, klik op “Aanpassen” en kies het tabblad “Opdrachten”:
In de onderstaande categorieën klikken we telkens links op een van de volgende opdrachten, slepen die
met ingedrukt linkermuisknop naar de menubalk en als hij op de gewenste plaats staat lossen we de
linkermuisknop. Door ze een beetje naar rechts te verplaatsen creëren we een verticale
scheidingsstreep.
Categorieën Opdrachten
Bewerken Rijen verwijderen
Kolommen verwijderen
Zoeken
Invoegen Rijen
Kolommen
Functie invoegen
Opmaak Celeigenschappen
Doorhalen
Boven uitlijnen
Verticaal centreren
Onder uitlijnen
Cellen samenvoegen
Samenvoeging cellen opheffen
Hoogte
Breedte
Rand wissen
Randen toepassen
Binnenranden toepassen
Linkerrand
Rechterrand
Bovenrand
Onderrand
Verticale binnenrand
Horizontale binnenrand
Diagonaal rand omlaag
Diagonaal rand omhoog
Alle randen
Eventueel Dubbele onderrand
Extra (voor de gevorderden) Macro’s
Nieuwe macro opnemen
Visual Basic Editor
De overbodige iconen kun je eenvoudig verwijderen door er links op te klikken, naar het “Aanpassen”venster
te slepen en de muis los te laten. Hierdoor zijn ze verdwenen uit de menubalk. Als je er later
toch nog een terug nodig hebt, kun je hem zoals hierboven terugzetten of nog andere toevoegen.
Nog enkele handige weetjes:
- in Word en Excel kun je gemakkelijk de laatst opdracht herhaaldelijk opnieuw uitvoeren door het
indrukken van de toetscombinatie CTRL+Y (herhaal de laatste opdracht);
- om snel in en uit te zoomen in zowel Word, Excel, Firefox als Internet Explorer: CTRL toets indrukken
en met het scrollwieltje naar boven (vergroten) of naar onder (verkleinen) draaien tot je de gewenst
vergroting of verkleining van het beeld bekomt.
Basisbewerking:
Zie rekenblad met voorbeelden.
E. Reybrouck PC-club Kristoffel 23 oktober 2009 3 / 10

Excel praktisch
Maken van een geautomatiseerde invulkalender
Aan de hand van het maken van een geautomatiseerde invulkalender zal ik een aantal bewerkingen in
Excel duidelijk maken. Het geheel is zo opgevat dat we voor een nieuw jaar enkel het jaartal in de cel A1
moeten wijzigen en dat Excel automatisch alle verdere bewerkingen uitvoert zoals:
- het bepalen van de dag van de maand;
- het bepalen van de zaterdagen en de zondagen;
- een eventueel schrikkeljaar.
Open een nieuw werkblad in Excel en sla dit onmiddellijk op onder een nieuwe naam bv. “Invulkalender”.
Vergeet niet om regelmatig te saven om geen gegevens te
verliezen. Dit gaat het snelst via CTRL+s.
1. Eerst maken we de structuur voor een maand:
We maken eerst een volledige maand op en kopiëren die dan voor de andere maanden.
- in cel A1 typen we 2009 en zet de lettergrootte op 20 en kiezen “Vet”;
- wegens de kolombreedte die later zal aangepast worden is de cel A2 te smal en hebben we meer
breedte nodig;
- selecteer de cellen A1 en A2 en klik op het icoon “Samenvoegen en centreren”. Hierdoor wordt van
cellen A1 en A2 één cel gemaakt voor het groot weergeven van 2009. Tezelfdertijd wordt de inhoud
gecentreerd in de nieuwe cel;
- in cel A2 type we als datum: 1/1. Het jaartal moeten we niet ingeven. Als er getallen met er tussen
een schuine streep ingegeven worden, interpreteert Excel dit automatisch als de datum. Hier dus
01/01/2009;
- In cel A3 type we de formule: =A2+1. We tellen één dag bij de datum die in cel A2 staat;
- selecteer cel A3, ga met de muis naar de rechter benedenhoek van de cel tot de cursor verandert in
een zwart kruisje. Druk de linkermuisknop in en sleep naar beneden tot op lijn 17. De formule wordt
hierdoor naar beneden gekopieerd tot in Cel A17;
- in cel E2 type we de formule: =A17+1. De datums lopen nu verder in kolom E;
- in de cel E3 typen we de formule: =E2+1;
- selecteer deze cel en sleep de formule zoals daarnet naar beneden tot op lijn16;
- we hebben nu alle datums voor een maand van 31 dagen.
2 Opmaak van de cellen:
De cellen zijn nog niet goed opgemaakt om de kalender later gemakkelijk te gebruiken. Daarom moeten
we de opmaak van een aantal cellen veranderen.
2.1 Daggetal
In ieder maand wil ik enkel het getal van de dag zien.
- selecteer de cellen A2 tem. A17 en E2 tem E16. Een mogelijkheid om deze meervoudige selectie te
maken is: ga met de muis naar Cel A2, klik op de linkermuisknop, houd ze ingedrukt en sleep de muis
tot cel A16. Los de muis. Hou nu de CTRL-toets ingedrukt, klik met de linkermuisknop op de cel E2,
houd ingedrukt, sleep de muis naar beneden tot op cel E16 en laat de muisknop los. Eventueel teveel
geselecteerde cellen kunnen gedeselecteerd worden door de CTRL-toets in te drukken en met de
linker muisknop op de bewuste cel te klikken;
- klik op het icoon voor de opmaak van de cellen, kies het tabblad “Getal” en als categorie “Aangepast”;
- in het vakje “Type” wis je alle letters tot er nog enkel de letter “d” overblijft en bevestig met “OK”. Voor
Excel blijft dit nog altijd een datum maar in de cellen wordt nu enkel nog het getal van de dag getoond;
2.2 Afkorting van de dagen
De afkorting van de dagen zoals ik ze wil gebruiken kent Excel niet. Ik moet ze dus zelf maken.
Excel heeft wel een functie waarmee je de weekdag van een datum kunt bepalen. Het resultaat hiervan
gebruik ik dan om de afkorting van de dag weer te geven. Ik maak hiervoor een tabel waarin ik aan de
hand van de weekdag de afkorting kan opzoeken. Deze tabel noem ik verder de “opzoektabel”.
E. Reybrouck PC-club Kristoffel 23 oktober 2009 4 / 10

Excel praktisch
- selecteer Cel I1 en typ 1;.
- selecteer Cel I2 en typ 2;
- selecteer de cellen I1 en I2. Klik de linker muisknop op de rechter onderhoek van cel I2 en sleep naar
beneden tot je in het rechthoekje dat verschijnt het cijfer 12 ziet. Laat de muisknop los. Het slepen
van twee opeenvolgende cellen met elk een getal interpreteert Excel als een reeks die telkens
verhoogt wordt met het verschil tussen de twee geselecteerde cellen;
- selecteer J1 en typ zon, in J2 ma, in J3 di, in J4 woe, in J5 don, in J6 vrij en in J7 zat;
- om deze opzoektabel enigszins te beschermen zet ik de inhoud vet en kleur ik dergelijke zones altijd
felrood met een dikke omranding om aan te geven dat ik later in die cellen niet meer zo maar iets mag
veranderen. Dus een geheugen steuntje voor “AFBLIJVEN ZONDER NA TE DENKEN”;
- selecteer de Cellen I1 tem J12. Klik op het icoontje voor de opvulkleur en kies het felle rood;
- klik op het icoon “Alle randen”: alle cellen worden nu omlijnd met een dunne rand;
- klik nu op het icoontje voor de celeigenschappen, kies het tabblad randen, selecteer bij “Stijl” de dikste
lijn en klik op “Omtrek”. We krijgen nu een dikke rand rondom de rode zone. Hij is nu visueel
beveiligd.
2.3 Weekdag
Eerst bepalen we de weekdag van elke dag.
- selecteer Cel B2 en klik in de menubalk op het icoontje fx dat we daarnet toegevoegd hadden;
- in het vak “Selecteer een categorie” kiezen we voor “Datum en tijd (hier vind je alle functies met
betrekking tot datum en tijd). Bij “Selecteer een functie” kiezen we voor “Weekdag” (onderaan het
venster verschijnt er uitleg over wat deze functie juist doet) en klik “OK”;
- de cursor pinkt in het vak bij “Serieel-getal. Klik nu in de Cel A2. (In het vak Type_getal kun je eventueel
aangeven welke dagnummering je wilt gebruiken: zondag = 1, maandag =1 of maandag = 0. Als
je niets invult wordt zondag = 1 ingesteld, wat ik hier gebruikt heb). Zodra je op de Cel A2 geklikt
hebt, zie je naast “Resultaat formule” het resultaat van de functie.. Dit zou moeten “5” zijn. Klik “OK”.
Als je naast “Resultaat formule” geen getal ziet, is er iets mis met de functieargumenten en moet je ze
corrigeren of herbeginnen als je de fout niet vindt;
- in de formulebalk kun je nu zien hoe deze functie eruit ziet: =weekdag(A2).
2.4 Dagafkorting
Nu moeten we dit getal nog omzetten naar de afkorting van de dag. Aan de hand van de Excel functie
“Vert.zoeken” zoeken we nu de overeenstemmende afkorting voor elke dag. Deze functie werkt als volgt.
Hij zoekt in de meest linkse kolom van de ingegeven zoektabel de overeenstemmende waarde van de cel
waarvoor we een opzoeking doen. Als resultaat geeft de functie de waarde uit dezelfde rij in de
opgegeven kolom en toont die in de cel waar de zoekfunctie in staat. De linkse kolom van de zoektabel
moet hiervoor wel in oplopende volgorde gesorteerd zijn.
- selecteer opnieuw Cel B2, wis de inhoud en klik in de menubalk op het icoontje fx;
- we kiezen nu de categorie “Zoeken en verwijzen” en als functie “Vert.zoeken”. Klik op “OK”;
- nu moeten we verschillende velden invullen;
- normaal klik je voor de “Zoekwaarde” in de cel waarvoor je de overeenstemmende informatie wilt
opzoeken maar nu moeten we werken met de functie die we gebruikt hebben voor het bepalen van de
weekdag. In plaats van te klikken in de Cel B2 typen we: weekdag(A2). Geen gelijkheidsteken
voorzetten want dan werkt de functie niet;
- klik nu op de tabulatortoets om naar het volgende invulveld te gaan of klik er rechtstreeks in;
- in het veld “Tabelmatrix” komt de verwijzing naar de plaats van de tabel waarin we de opzoeking
doen. Aangezien deze functie naar andere cellen zal gekopieerd worden moeten we de verwijzing
naar de tabel als absolute waarde ingeven zodat telkens naar de goed plaats verwezen wordt.
Selecteer de cellen I1 tem J7. In het vak “Tabelmatrix” zie je nu “I1:J7”. Dit maken we nu absoluut
door éénmaal de toets F4 in te drukken. In het vak “Tabelmatrix” zie je nu $I$1:$J$7. Dit wil zeggen
dat in elke cel waar je deze functie kopieert, er zal verwezen worden naar het bereik I1 tem J7;
- klik op de tabulatortoets om naar het volgende invulveld te gaan;
- in het vak “Kolomindex_getal” geven we aan in welke kolom het resultaat moet gezocht worden. In
ons geval is dat kolom 2;
- klik op de tabulatortoets om naar het volgende invulveld te gaan;
- in het veld “Benaderen” kun je aangeven of je een exacte of een benaderende waarde zoekt. Wij
zoeken een exacte waarde dus vullen we in: “Onwaar”;
- onderaan zie het resultaat van de zoekfunctie: “don”.
E. Reybrouck PC-club Kristoffel 23 oktober 2009 5 / 10

2.5 Inkleuren van de weekends
Excel praktisch
Voor het gebruiksgemak wil ik nu de zaterdag en de zondag een andere achtergrondkleur geven. Dit
moet wel automatisch gebeuren zodat ik niet zelf alle zaterdagen en zondagen moet gaan zoeken en
inkleuren. Hiervoor heeft Excel een geschikte opmaak namelijk de “Voorwaardelijke opmaak”.
- selecteer Cel B2, klik op het menu “Opmaak” en kies voor “Voorwaardelijke opmaak”. Deze functie
laat toe om de inhoud van de cel te toetsen aan maximum 3 voorwaarden. Je kunt dus drie
opmaakprofielen instellen voor die cel. Als één van de drie voorwaarden vervuld is, wordt de cel
volgens die voorwaarde opgemaakt. Hier laat ik de cel lichtgrijs inkleuren als het een zaterdag is en
iets donkerder grijs als het een zondag is. Als er gelijktijdig meerdere voorwaarden vervuld zijn, wordt
steeds de opmaak van de eerste in de rij genomen ;
- bij voorwaarde 1 kiezen we in het linkse vak voor “Celwaarde is”, in het volgende vak klikken we op
het pijltje en kiezen voor “gelijk aan” en in het rechtse vak geven we dan als voorwaarde: zat;
- om de cel op te maken klikken we nu op “Opmaak”. Nu heb je de mogelijkheid om het lettertype, de
omranding en/of de opvulling te definiëren. Ik wil enkel inkleuren dus kiezen we het tabblad
“Patronen” en klikken op de minst grijze kleur. Klik OK. Het resultaat van de instelling is zichtbaar in
het voorbeeld van de opmaak als de voorwaarde waar is;
- we hebben nog een voorwaarde nodig en klikken hiervoor op “Toevoegen”. De invulvakjes voor de
tweede voorwaarde verschijnen nu;
- we kiezen bij voorwaarde 2 opnieuw voor “Celwaarde is”, “gelijk aan” en geven als voorwaarde: zon.
Opnieuw klikken op “Opmaak” en nu de volgende grijswaarde aanklikken. Bevestigen met OK.
2.6 Instellingen kopiëren voor de ganse maand
Nu kopiëren we de functies in de Cel B2 over naar de andere dagen van de maand.
- selecteer de Cel B2 en kopieer hem naar de Cel F2
- kopieer dan Cel B2 tot Cel B17 en Cel F3 tot Cel F16
- we hebben nu de afkorting van alle dagen van een maand van 31 dagen;
- nog even alle cellen omlijnen: selecteer A2 tem G17 en klik op het icoon “Alle randen”;
3 Automatisch invullen van de maanden
Als verdere toepassing van de functie “VERT.ZOEKEN” laten we nu nog de maanden automatisch
invullen. Daarvoor moeten we de maanden eerst nog bijvoegen in onze zoektabel.
- selecteer Cel K1 en typ Januari, in Cel K2 Februari, in Cel K3 Maart, enz. tem December in cel K12;
- we kleuren de bijkomende kolom van de opzoektabel bij: selecteer I1 tem K12, klik op icoon “Alle
randen”, kies de felrode achtergrondkleur en geef hem een dikke zwarte rand;
- selecteer Cel C1 en klik in de menubalk op het icoontje fx;
- onder “Datum en Tijd” kiezen we nu “Maand” en bevestigen met “OK”;
- bij “Serieel-getal” klikken we op Cel A2 en bevestigen met “OK”;
- in de formulebalk zien we nu de functie als =Maand(A2);
- we weten nu welke functie we nodig hebben en wissen Cel C1;
- we klikken opnieuw op het icoontje fx kiezen nu de categorie “Zoeken en verwijzen” en als functie
“VERT.ZOEKEN”. Klik op “OK”;
- in het veld “Zoekwaarde” typen we: Maand(A2);
- voor het veld “Tabelmatrix” selecteren we het bereik I1 tem K12 en klikken op F4 om het bereik
absoluut te maken;
- in het veld “Kolomindex_getal” type we 3 omdat we de waarde uit de derde kolom nodig hebben;
- in het veld “Benaderen” type we “ONWAAR” omdat we een exacte waarde opzeoeken;
- als we bij “Resultaat Formule” Januari zien, is alles OK;
- tot slot zetten we de lettergrootte van Cel C1 op “20” en vet.
E. Reybrouck PC-club Kristoffel 23 oktober 2009 6 / 10

4 Door kopiëren
Excel praktisch
We hebben nu één maand volledig uitgewerkt en moeten die nu kopiëren en elf keer plakken om een
volledig jaar te bekomen.
- selecteer de Cellen A1 tem G17 en kopieer ze;
- ga naar Cel A18 en plak (bv. Met CTRL+v). Niet op Enter drukken want dan zijn we de kopie kwijt;
- ga naar Cel A35 en plak opnieuw;
- herhaal dit tot je bij Cel A188 komt voor de maand December en klik op “Enter” om het plakken af te
sluiten.
5 Maanden juist instellen
We moeten nu nog iets verzinnen om niet voor elke maand telkens de eerste dag te moeten invullen.
Hiervoor gebruiken we de functie “Tekst.samenvoegen”. De functie laat toe om de inhoud van meerdere
cellen in één cel samen te voegen tot één geheel en hiermee verder te werken.
We gebruiken nog een tweede functie “Waarde” om enkel de waarde van een samengevoegde cel te
gebruiken en niet de functie die er in staat.
5.1 Automatische datums creëren
We maken nu datums aan de hand van het jaartal in Cel A1, de maand uit de kolom I1 tem I12 en het
cijfer 1 voor de eerste dag van de maand.
- selecteer Cel L1 en klik in de menubalk op het icoontje fx;
- onder “Tekst” kiezen we nu “Tekst.Samenvoegen” en bevestigen met “OK”;
- de cursor pinkt nu in het vak naast Tekst1 en typ 1 gevolgd door een schuine streep “1/” (eerste dag
van de maand). De schuine streep dient om de scheiding te maken tussen dag en maand;
- druk op de TAB-toets om naar het volgende veld te gaan. De cursor verspring naar het vak “Tekst”2
en er verschijnt een nieuw vak “Tekst3”;
- klik in Cel I1. Dit wordt de maand in onze datum;
- druk op de TAB-toets om naar “Tekst3” te gaan en typ een schuine streep (scheiding tussen maand
en jaar);
- druk op de TAB-toets om naar “Tekst4” te gaan. Klik in de cel A1 en druk dan op “F4” om de cel
absoluut te maken. Voor ieder datum die we willen maken moeten we telkens hetzelfde jaartal
gebruiken. Als “Resultaat formule” moet je nu zien 1/1/2009;
- druk op “OK” om de functie af te sluiten. Als resultaat zie je nu in cel N1: 1/1/2009
- als test veranderen we nu eens het jaartal in Cel A1: vervang 2009 een s door 2011. in de kolommen
L en M zie je nu dat het jaartal overal 2011 is. Door enkel de inhoud van Cel A1 te veranderen,
veranderen alle gecreëerde eerste datums van de maanden;
- verander Cel A1 terug naar 2009.
5.2 Gecreëerde datum bruikbaar maken
Deze functie kunnen we in onze toepassing niet zo maar gebruiken. We hebben enkel het resultaat
ervan nodig. Daarvoor gebruiken we nu de functie “Waarde”.
- selecteer Cel M1 en klik in de menubalk op het icoontje fx;
- onder “Tekst” kiezen we nu “Waarde” en bevestigen met “OK”;
- klik nu in Cel L1 om het resultaat van de functie te kennen. Als resultaat van de formule zie je een
getal en geen datum. Dit is normaal omdat de cellen in Excel standaard als getal ingesteld staan.
Bevestig met “OK”. Op zich is dat geen probleem maar het is leuker als we de datum kunnen zien;
- klik op het icoon voor de Celeigenschappen en kies in het Tabblad “Getal” de categorie ”Datum”. Kies
een manier om de datum weer te geven. Hoe je de datum laat tonen speelt geen rol voor de verdere
bewerkingen en bevestig met “OK”;
- selecteer de Cellen L1 tem M1 en kopieer naar beneden tot Cel M12;
Hiermee hebben we nu alle datums voor de eerste dag van elke maand.
E. Reybrouck PC-club Kristoffel 23 oktober 2009 7 / 10

Excel praktisch
6 Datums in alle maanden juist instellen
Nu moeten we nog de eerste dag van elke maand linken aan de zopas gemaakte automatische datums.
Hiervoor gebruiken we nog een handigheid in Excel om ons werkblad in twee delen op te splitsen zodat
we op twee verschillende locaties binnen het werkblad kunnen werken.
6.1 Werkblad splitsen
- boven het pijltje naar boven van de verticale scrollbar zie je een klein horizontaal balkje.
- ga met de muis op dit balkje staan. Het verandert in twee horizontale streepjes met erboven een
opwaartse pijl en eronder een neerwaartse pijl;
- klik links en sleep het naar beneden tot op de scheiding tussen rij 12 en rij 13 en laat dan de muisknop
los. Er verschijnt een horizontale lichtgrijze streep die het werkblad nu in twee delen opsplitst.
Hierdoor kun je twee verschillende zone in het werkblad gelijktijdig zichtbaar maken. Door boven of
onder deze grijze streep in een cel te klikken werk je in het ene of het ander gedeelte van het
werkblad. Op het rechteruiteinde van de horizontale scrollbar bevindt zich ook zo’n vertikaal balkje
waarmee je het werkblad horizontaal in twee delen kunt splitsen. Als je de opsplitsing niet meer nodig
hebt, sleep je de scheidingslijn gewoon terug naar boven (of naar echts) en laat los. Hij is verdwenen
en het werkblad is niet meer opgedeeld.
6.2 Datums linken
Nu linken we de eerste dag van elke maand aan de gecreëerde datums in de kolom M1 tem M12.
- selecteer in het onderste werkblad Cel A2, typ “=” en klik in het bovenste op de Cel M1 en bevestig
met “ENTER”. Voorlopig zien we niets veranderen;
- klik nu op cel A19, , typ “=” en klik in het bovenste op de Cel M1 en bevestig met “ENTER”
- we zien dat de datums in de tweede maand veranderen en dat de eerste dag van de maand februari
nu exact volgt op de laatste dag van januari;
- ook de maand wordt nu bijgewerkt;
- herhaal dit voor iedere eerste dag van elke maand;
- ten slotte slepen we de scheidingslijn weer naar boven om de opdeling van het werkblad op te heffen.
6.3 Aantal dagen per maand aanpassen
Nu passen we het aantal dagen per maand aan.
- verwijderen in februari alle dagen > 28. Een Schrikkeljaar wordt in het volgende punt behandeld;
- in april, juni, september en november verwijderen we telkens dag 31.
7 Schrikkeljaar
We zitten nu nog met het probleem om in een schrikkeljaar 29 februari zichtbaar te maken.
Hiervoor gebruiken we nog een andere tijdsfunctie van Excel. We kunnen namelijk de dag binnen de
maand opzoeken. Als die gelijk is aan 29, laten we 29 verschijnen en in het ander geval laten we de cel
leeg. Hiervoor gebruiken we de functies “Dag” en “Als”.
- selecteer Cel E31 en klik in de menubalk op het icoontje fx;
- onder “Datum en Tijd” kiezen we nu “Dag” en bevestigen met “OK”;
- we moeten checken wat het resultaat is als er bij dag 28 één dag bijgeteld wordt. We typen dus naast
“Serieel_getal”: E30+1. De formule is dus “=dag(E30)+1”;
- als resultaat krijgen we “1” in een gewoon jaar en “29” in een schrikkeljaar. Dit kunnen we even testen
door als jaartal 2012 in te geven;
- met de functie “Als” bepalen we nu wat er, afhankelijk van het jaar, in Cel E31 moet getoond worden;
- wis de functie in Cel E31 en klik in de menubalk op het icoontje fx;
- onder “Logisch” kiezen we nu “Als” en bevestigen met “OK”;
- in het veld “Logische-test” typen we de voorwaarde die we onderzoeken: Dag(E30+1)=29;
- in het vak “Waarde-als-waar” typen we wat in de cel moet verschijnen als de voorwaarde vervuld is:
dus 29;
- in het vak “Waarde-als-onwaar” typen we het resultaat als de voorwaarde niet vervuld is. Is het
resultaat geen 29 dan willen we niets zien. Dit geven we in als “” (tweemaal aanhalingstekens na
elkaar). Typen we niets dan krijgen we als resultaat “ONWAAR” als de voorwaarde niet vervuld is en
dat willen we niet;
E. Reybrouck PC-club Kristoffel 23 oktober 2009 8 / 10

Excel praktisch
- in Cel F31 zien we nu “#WAARDE!”. Dit komt omdat Cel E30 geen datum meer is en dus ook niet
meer in de zoektabel gevonden wordt. We moeten hiervoor nog een extra “Als”-functie bijvoegen;
- we moeten de functie in Cel F31 vervangen door een nieuwe;
- selecteer Cel F31. In de formulebalk bovenaan selecteren we de functie zonder het gelijkheidsteken
en knippen die weg;
- wis het gelijkheidsteken in Cel F31;
- klik in de menubalk op het icoontje fx;
- onder “Logisch” kiezen we nu “Als” en bevestigen met “OK”;
- in het vak “Waarde-als-waar” plakken we nu de functie die we zonet weggeknipt hebben en vervang in
de formule E31 door E30+1. Als resultaat zie je rechts ervan “zon” wat bewijst dat de functie werkt;
- typ in het vak “Logische-test” typen we: DAG(E30+1)=29;
- in het vak “Waarde-als-onwaar” typen we: “”
- klik “OK”;
- als resultaat zien we een blanco cel wat we wilden bereiken;
- nu testen we onze ingreep. We veranderen het jaartal in 2012 (=schrikkeljaar) en we zien dat 29
februari zichtbaar wordt en dat dit een woensdag is. Verderop wordt alles ook aangepast. De eerste
maart is nu een donderdag wat juist volgt op de woensdag van 29 februari 2012;
- we veranderen het jaartal terug naar 2009 en zien dat 29 februari weer verdwijnt;
- het beoogde doel is bereikt.
8 Kolombreedte aanpassen
Nu rest ons enkel nog de opmaak van de kolommen en de rijen bij te werken zodat we bij elke datum
gegevens kunnen vermelden. De breedte van de kolommen kun je nu instellen volgens eigen voorkeur.
Ik geef enkel richtwaarden die de kalender werkbaar maken en een oplossing om de kolommen voor de
info zo breed mogelijk te maken zodat de volledige breedte van het papier gebruikt wordt.
- Selecteer Cel A2 en E2 (via CTRL-toets), klik op het icoontje “Breedte” en geef 6 in;
- geef de kolommen B en F een breedte van 7;
- geef kolom D een breedte van 1 als scheiding tussen het 1° en het 2° gedeelte van de maand;
- nu klikken we op het icoontje van het “Afdrukvoorbeeld” om snel de marges van het blad bij te werken;
- klik op het knopje “Marges” en je ziet de verschillende marges verschijnen als dunne puntlijntjes;
- ga nu met de muis op de linkermarge staan. De cursor verandert in een vertikaal streepje met links
en rechts een pijltje. ;
- druk de linkermuisknop in (links onderaan verschijnt de waarde van de linkermage) en sleep de marge
naar links tot de marge gelijk is aan 1,00;
- sleep nu de rechtermarge zo veel mogelijk naar rechts (mogelijks 0,60);
- bovenaan en onderaan zie je twee horizontale stippellijnen dat is de bovenmarge en de marge voor
de koptekst; sleep beiden naar 0,80;
- onderaan hebben we twee marges nodig. De ondermarge om het bereik van de kalender te bepalen
en de marge van de voettekst. Straks zullen de voettekst gebruiken om het pad te vermelden waar
ons bestand opgeslagen is. Dus slepen we de marge voor de voettekst naar 0,5 en de ondermage
naar 1,20;
- nu sluiten we het afdrukvoorbeeld. We zien nu dat een aantal rasterlijnen veranderd zijn in dikkere
streeplijnen. Deze geven de verschillende pagina’s binnen het werkblad weer (de afmetingen van de
pagina’s zijn afhankelijk van de geïnstalleerde printer. Als je het bestand opent op een computer met
een andere printer kan het zijn dat de paginaopmaak niet meer juist is en aangepast moet worden).
We zullen hier handig gebruik van maken om de kolommen C en G de maximale breedte te geven;
- selecteer de Cellen C2 en G2 (gebruik de CTRL-toets). Omdat de kolommen niet aaneensluiten
kunnen we niet slepen om te verbreden. Daarom gebruiken we het icoontje voor de breedte. We
beginnen eens met 25 om te zien wat het resultaat is;
- er is nog ruimte tussen kolom G en de rechter verticale stippellijn (klik even op het afdrukvoorbeeld
om het resultaat te zien). We kunnen nu stelselmatig verhogen tot de rechter stippellijn zich tussen
kolom F en G bevindt. Dit betekent dat kolom G zich op de volgende pagina bevindt (kijk even naar
het afdrukvoorbeeld). We moeten de breedte van de kolommen nu verminderen tot de stippellijn
tussen kolom G en H valt. Dan hebben we de maximum breedte;
- we doen nu het zelfde voor de rijhoogte. Selecteer de Cellen A2 tem A17 en verhoog stelselmatig de
hoogte tot 1 maand binnen één pagina past;
- spijtig genoeg moeten we voor elke maand afzonderlijk de rijhoogte aanpassen. Via CTRL+y kunnen
we dit nu snel uitvoeren: selecteer de rijen van de volgende maand en druk op CTRL+y;
E. Reybrouck PC-club Kristoffel 23 oktober 2009 9 / 10

9 Celinhoud uitlijnen
Excel praktisch
Nu moeten we nog de inhoud van de verschillende cellen mooi presenteren.
- selecteer de kolom A en E (via CTRL) door met de linkermuisknop op de kolomletter te klikken en klik
dan op de icoontje s om horizontaal en vertikaal te centreren;
- selecteer de kolom B en E en lijn de cellen horizontaal naar links en vertikaal gecentreerd uit;
10 Eén maand per pagina
Nu nog zorgen dat elke maand op een afzonderlijke pagina uitgeprint wordt.
- selecteer de Cel A18. Kies het menu “Invoegen” en klik op “Pagina-einde”. Hierdoor wordt Excel
gedwongen om vanaf de Cel A18 een nieuwe pagina te kiezen. Het pagina-einde kun je herkennen
aan de dikke streeplijn die verschijnt boven de zopas geselecteerde cel;
- dit herhalen we voor elke volgende maand (met CTRL+y).
11 Pad vermelden.
Om later (waarschijnlijk na 1 jaar) ons bestand nog gemakkelijk terug te vinden om een nieuwe kalender
te maken, vermelden we onderaan elke pagina het pad waar het bestand zich bevindt.
- kies het menu ”Beeld” en klik op “Koptekst en voettekst”;
- klik nu op “Aangepaste voettekst”;
- we krijgen nu de mogelijkheid om links, in het midden en/of rechts informatie in te vullen;
- we plaatsen ons in het linkse vak en klikken erboven vervolgens op het 6° icoontje van links: dit geeft
het volledige pad naar de map waarin ons bestand zich bevindt;
- als je enkel de naam van het bestand wilt vermelden, klik dan op het 7° icoontje van links;
- als toetje vermelden we nog het paginanummer en het totaal aantal pagina’s;
- hiervoor plaatsen we ons in het rechtse vak en klikken op het 2° icoontje van links. Dit geeft het
paginanummer;
- we typen nu een spatie en een schuine streep en klikken dan op het 3° icoontje van links. Dit geeft
het totaal aantal pagina’s;
- de lettergrootte van de info is nu echter nog te groot;
- met de SHIFT+TAB-toetsen verplaatsen we ons naar het linkervak. Wat we daarnet ingegeven
hebben wordt nu automatisch geselecteerd. Klik op het icoontje met de letter A. Dit opent het venster
voor de opmaak van de tekst. We kiezen als lettertype “Arial” en als grootte 6 of 7 en klikken “OK”;
- druk tweemaal op de TAB-toets om de rechtse sectie van de voettekst te selecteren. Verander ook
hier de tekst naar Arial 6 of 7 en klik “OK”;
- klik nogmaals “OK” om het venster van de voettekst te sluiten;
- klik nogmaals “OK” om het venster van de pagina-instelling te sluiten;
- nu zeker nog eens saven om alles veilig te stellen.
Als ik niets vergeten ben is onze kalender nu klaar op geprint en gebruikt te worden.
Selecteer de Cellen A1 tem G204, klik op afdrukken en vink de optie “Selectie” aan. Anders worden de
opzoektabellen mee uitgeprint en dat is niet nodig.
Veel geluk bij het uitproberen van deze toepassing.
Bij een latere uiteenzetting kunnen we dan misschien een macro maken om de feestdagen op te zoeken
en ze een speciale opmaak te geven.
E. Reybrouck PC-club Kristoffel 23 oktober 2009 10 / 10