PRESENTATIE 'EEN LUISTEREND OOR' - BIOS

PRESENTATIE ‘EEN LUISTEREND OOR’
22 mei 2013
Het melden van misstanden bij de overheid laat nog veel te wensen over. Dit blijkt uit het
onderzoek ‘Een luisterend oor’, uitgevoerd door de Vrije Universiteit (VU), in opdracht van BIOS en
met medewerking van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Lucas
Lombaers, directeur arbeidszaken publieke sector (BZK), ontving woensdag 22 mei het eerste
exemplaar. Deskundigen uit de praktijk formuleerden vervolgens direct hun eerste reacties.
Nederlandse ambtenaren kunnen vermoedelijke misstanden melden bij hun leidinggevende of bij de
vertrouwenspersoon integriteit (VPI). Deze interne meldstructuur is formeel in orde, zo concluderen
de onderzoekers. In de praktijk functioneert het meldsysteem echter nog niet naar behoren. Het
rapport van de VU roept daarom gemengde gevoelens op bij Lombaers: ‘Dit is een goed uitgevoerd,
onafhankelijk onderzoek van hoge kwaliteit. Maar het houdt ons wel een kritische spiegel voor. Daar
moeten we mee aan de slag.’
ONDERZOEK DOOR VRIJE UNIVERSITEIT
Na het welkomstwoord van dagvoorzitter Henk Slijkhuis (CAOP) is het aan Karin Lasthuizen (VU) om
het onderzoek toe te lichten. ‘Er is veel discussie over het melden van misstanden’, vertelt
Lasthuizen. ‘Meestal gaat het dan over externe melders zoals klokkenluiders, terwijl intern melden
via de leidinggevende of VPI eigenlijk de koninklijke weg is. Hoe dat interne meldsysteem feitelijk
functioneert, bleef tot nu toe onderbelicht. Met dit onderzoek krijgen we de praktijk in beeld.’
Kwantitatief
Uit het kwantitatieve deel van het onderzoek, een enquête onder 7453 respondenten, blijkt dat een
belangrijk deel (30,8%) geen vertrouwen heeft in het interne meldsysteem. Bij 43% van hen
overheerst het gevoel dat er toch niets met de melding gebeurt. Bovendien is er angst voor
negatieve gevolgen (40,5%). Ook valt op dat 28% het afgelopen jaar zelf een misstand vermoedde.
Een lichtpunt hierbij is dat slechts 7% van deze respondenten zijn vermoeden volledig voor zichzelf
hield. De meeste vermoedens worden intern uitgesproken tegen collega’s, leidinggevenden of de
VPI.
Kwalitatief
De kwalitatieve kant van het onderzoek laat zien dat er nog veel verbeteringen mogelijk zijn. Zo zijn
potentiële melders onbekend met de meldprocedure en hebben zij niet altijd de juiste
verwachtingen van de VPI. De leidinggevende is vaak onvoldoende toegerust om zijn rol als het
eerste meldpunt goed invulling te geven. De VPI bevindt zich op zijn beurt soms in een spagaat
tussen het belang van de melder en dat van de organisatie. Het is daarom aan de top van de
organisatie om de VPI het vertrouwen te geven om een juiste inschatting van de situatie te maken.
Alleen zo kan de VPI zijn vertrouwensfunctie waarmaken en bij potentiële melders de juiste
verwachtingen wekken.
Download hier het volledige onderzoeksrapport ‘Een luisterend oor’.
AANBEVELINGEN DOOR BIOS
De opdrachtgever van ‘Een luisterend oor’ is het Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector
(BIOS). Het is een mooi resultaat geworden, concludeert Marijn Zweegers, hoofd van het BIOS , al
baren de uitkomsten haar wel zorgen: ‘De perceptie van vermoedelijke misstanden is hoog.
Misstanden kun je natuurlijk nooit volledig uitsluiten. Juist daarom is het in het belang van integriteit
dat ook de meldsystemen goed functioneren. Als ambtenaren hun vermoedens kenbaar maken, kun
je de integriteit van de organisatie verbeteren en herhaling voorkomen.’

Aanbevelingen
In aanvulling op het onderzoek formuleerde BIOS aanbevelingen voor de praktijk. Zweegers: ‘Dit is
een periode van bezuinigingen en reorganisaties. Dan moet je oog houden voor de haalbaarheid van
je inspanningen. Wij adviseren daarom om nu in te zetten op de verbetering en bekendheid van de
bestaande meldsystemen.’ Er zijn concrete, praktische stappen die elke organisatie kan zetten, zoals
het vergroten van de bekendheid van de VPI, het verstrekken van informatie over meldprocedures
en het toerusten van leidinggevenden op hun rol in dit proces.
Download hier de volledige aanbevelingen van BIOS.
Reactie van BZK
Direct na de overhandiging van het onderzoek laat Lucas Lombaers (BZK) weten dat het ‘gemengde
gevoelens’ oproept. Lombaers: ‘Dit is een goed uitgevoerd, onafhankelijk onderzoek van hoge
kwaliteit. Maar het houdt ons wel een kritische spiegel voor. De meldprocedure is onvoldoende
bekend, een derde van onze ambtenaren meent een misstand te hebben gezien, en slechts 40% van
de melders is tevreden met de afhandeling van de melding. Daar moeten we mee aan de slag.’
Verbeteringen
Voor de overheid en voor de minister is integriteit een belangrijk thema. Juist nu de overheid lastige
beslissingen moet nemen, die alle burgers raken, is het essentieel dat het vertrouwen in de overheid
overeind blijft, aldus Lombaers. ‘Er valt veel te winnen. Niet zozeer door nieuwe regels, maar wel
door het vergroten van de bekendheid en werkzaamheid van die regels en protocollen. Mensen
hebben behoefte aan meer informatie, aan goed voorbeeldgedrag en aan het adequaat oppakken
van meldingen. Vanuit BZK gaan we graag met alle betrokkenen het gesprek aan. Zo kunnen we de
hiaten die blijken uit dit onderzoek samen opvullen.’
Resultaten in internationaal perspectief
‘Dit onderzoek is wetenschappelijk gedegen en vernieuwend,’ stelt Wim Vandekerckhove (University
of Greenwich Business School). ‘Het is een mooie combinatie van kwalitatief en kwantitatief
onderzoek, dat het verhaal achter de cijfers naar voren weet te brengen.’ Hij vergelijkt tijdens de
presentatie de resultaten met andere onderzoeken naar meldsystemen in Groot-Brittannië en de
Verenigde Staten. Natuurlijk valt er genoeg te verbeteren, maar Nederland doet het in internationaal
perspectief prima, aldus Vandekerckhove.
Drie aanvullingen
Vandekerckhove onderschrijft de conclusies van ‘Een luisterend oor’, al heeft hij wel enige
aanvullingen. Om te beginnen blijkt uit het onderzoek dat de taakomschrijving en taakinvulling van
de VPI uiteen kunnen lopen. Dit leidt tot verkeerde verwachtingen. Vandekerckhove: ‘Versterk de
adviesfunctie van de VPI. Maak het de core business van de VPI om melders bij te staan bij het doen
van een goede melding, ontdaan van emotionaliteit. Koppel hier ook een performance meting aan.
Dan wordt duidelijk wat de VPI werkelijk doet.’ Ook raadt hij aan de status van de VPI te verhogen:
‘De VPI moet zich immers onafhankelijk richting het management kunnen opstellen.’ Tot slot wil
Vandekerckhove niet alleen de drempel om te melden verlagen: ‘Meer meldingen zijn niet altijd
beter. Laat liever zien dat meldingen goed worden opgepakt en vertel in de hele organisatie de
succesverhalen. Immers, 60% van de melders is wél tevreden met de manier waarop zijn melding
werd afgehandeld. Er moeten dus genoeg goede verhalen zijn die je kunt delen.’
Lees hier de volledige bijdrage van Wim Vandekerckhove.
Reactie door praktijkexperts

Bij de presentatie van ‘Een luisterend oor’ zijn behalve de pers en auteurs met name deskundigen uit
het veld aanwezig. Het is aan deze praktijkexperts om te reageren op de presentaties over het
onderzoek en de aanbevelingen. Wat betekenen deze onderzoeksresultaten voor de praktijk? Welke
concrete stappen zijn er mogelijk en wie moet deze gaan zetten? Onder leiding van dagvoorzitter
Henk Slijkhuis (CAOP) formuleren de aanwezigen een eerste reactie.
Gewenste aanvullingen
De eerste vraag van Slijkhuis is voor alle aanwezigen: wat heeft u vandaag in de presentaties en
discussies tot nu toe gemist? De deelnemers willen graag meer weten over de rollenscheiding die
een VPI moet kunnen maken tussen meldpunt en vertrouwenspersoon. Hoe kun je de VPI erop
toerusten om met de melder mee te denken én objectief te melden? Welke positie moet een VPI in
een organisatie krijgen? Laag en toegankelijk voor alle medewerkers, of hoog waar meer aansluiting
is met het management? Of extern, met minder bekendheid met de organisatie? Ook andere
aspecten van het meldsysteem krijgen aandacht van de deelnemers. Zo noemen ze de opvolging van
een melding. Wat is de kwaliteit van onderzoek? Is de opvolging adequaat en objectief? En wordt
naast de anonimiteit en juridische borging van melders ook de sociale positie van een melder in de
organisatie voldoende beschermd?
Bekendheid en meldingsbereidheid
De aanwezigen buigen zich vervolgens in vier groepen over vier verschillende vragen. De eerste
groep richt zich op de bekendheid van de VPI in de organisatie. Die kun je vergroten door via een
goede informatie over de bereikbaarheid, aandacht op het intranet en tijdens het werkoverleg, door
communicatiemiddelen als flyers en door persoonlijke kennismakingsgesprekken, aldus de
praktijkdeskundigen. De tweede groep formuleert aanbevelingen om de meldingsbereidheid
vervolgens te vergroten: geef meer aandacht aan sociale veiligheid, wees duidelijk over de procedure
en het proces en maak niet alleen de medewerkers, maar ook het management meer bekend met de
mogelijkheden om te melden.
Leidinggevenden en politiek
Uit het onderzoek blijkt dat leidinggevenden hun rol in de meldprocedure meestal niet goed invullen.
De derde groep denkt dat hierin verandering gebracht kan worden door leidinggevenden te trainen.
Zij moeten weten wat integriteit is, hoe het proces loopt en welke vaardigheden zij in de praktijk
moeten brengen. De VPI speelt hierbij ook een aanvullende rol: de leidinggevende moet hem om
advies en ondersteuning durven vragen bij integriteitzaken. Duidelijkheid over rollen is hierbij
cruciaal. Niet alleen moet de leidinggevende zijn verantwoordelijkheid kennen, hij moet ook de
grenzen van zijn rol weten. De laatste groep brengt tot slot onder woorden wat het veld verwacht
van de minister. Kort maar krachtig: het is aan de minister om integriteit nu, juist in tijden van
bezuiniging, op de kaart te blijven zetten.
Wilt u ook inhoudelijk reageren op het rapport? Stuur dan uw bijdrage naar BIOS.