Handleiding efj 2012 (1052Kb, pdf) - DUO

Handleiding
EFJ 2012
Januari 2013

Inhoudsopgave
1 Het verband tussen EFJ en publieke informatie .............................................. 3
2 Algemeen ....................................................................................................... 4
2.1 Verbeterpunten en wijzigingen t.o.v. EFJ 2011 ................................................ 4
2.2 Installeren .................................................................................................. 5
2.2.1 De-installeren EFJ 2011.......................................................................... 5
2.2.2 Installeren EFJ 2012 .............................................................................. 5
2.2.3 Windows 64 bit versie ............................................................................ 5
2.3 Netwerkversie EFJ ....................................................................................... 6
2.4 Doelbepaling ............................................................................................... 6
2.5 Stroomschema doelbepaling ......................................................................... 8
3 Het programma EFJ ........................................................................................ 9
3.1 Aanmaken EFJ-bestand ................................................................................ 9
3.2 Invoer EFJ .................................................................................................11
3.2.1 Nieuwe posten toevoegen en verwijderen ................................................13
3.2.2 Tekstuele toelichting .............................................................................14
3.2.3 Model gereed .......................................................................................14
3.3 Opslaan, openen en aanmaken bestand OCW/DUO .........................................15
3.3.1 Opslaan en openen ...............................................................................15
3.3.2 Aanmaken bestand OCW/DUO (.001-bestand) .........................................15
3.3.3 Een 001 bestand verzenden aan DUO .....................................................16
3.4 Aanwijzingen bij het invullen van EFJ ............................................................16
3.4.1 Postverwijzingen ..................................................................................16
3.4.2 Gebruik van sneltoetsen ........................................................................17
4 Inlezen van gegevens................................................................................... 18
4.1 Financiële koppeling....................................................................................18
4.1.1 Hulp bij conversie? ...............................................................................19
4.1.2 Open Code-omvorm-tabel (Excel)...........................................................19
4.1.3 Start conversie.....................................................................................20
4.2 Inlezen gegevens (t) uit de eigen administratie ..............................................21
4.3 Inlezen van gegevens in model BP Beleidsinfo PO ...........................................21
5 Maken jaarrekening in Word......................................................................... 23
6 Bijlagen ........................................................................................................ 24
Bijlage 1: Toelichting modellen ....................................................................... 24
Bijlage 2: Wijzigingen in de posten ................................................................. 27
Bijlage 3: Begrippenlijst .................................................................................. 28
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 2

1 Het verband tussen EFJ en publieke informatie
De Elektronisch Financiële Jaarrekening (EFJ) is hét instrument voor DUO om financiële
informatie te kunnen verschaffen aan allerlei partijen in Nederland. Doordat u voor het
aanleveren van uw jaarrekening gebruik maakt van EFJ, kan DUO de financiële gegevens
snel en eenvoudig uitlezen en verwerken. Zodoende kunnen alle rapporten en
overzichten die DUO op financieel gebied aan belanghebbenden verstrekt ook snel
geleverd worden. Een voorbeeld van een belanghebbende is het Centraal Bureau voor de
Statistiek.
De informatie is echter vooral bedoeld voor de scholen en besturen en is te vinden in
gegevensboeken. Het gegevensboek bevat overzichten financiële gegevens en
kengetallen van alle bekostigde onderwijs- en onderzoeksinstellingen per sector over de
laatste 5 verslagjaren.
Het overzicht “Publicatie financiële gegevens” kunt u vinden in de gegevensboeken, die
per sector zijn gepubliceerd. Deze gegevensboeken zijn te vinden op http://www.duo.nl/
Selecteer het tabblad Zakelijk, klik daarna op het menu-item Klantenservice daarna
Brochures. Deze brochure bevat tevens financiële gegevens op bestuursniveau.
De informatie kan gebruikt worden om beter inzicht te krijgen in hoe uw school financieel
draait ten opzichte van vergelijkbare instellingen. Het kan een verklaring geven voor
eerder genomen beleidskeuzes en het kan ook een onderbouwing geven voor
toekomstige beleidskeuzes. Daarnaast kan deze informatie ook een rol spelen in het
horizontale toezicht.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 3

2 Algemeen
EFJ is een softwareprogramma waarmee de financiële gegevens uit de jaarrekening van
elke onderwijsinstelling elektronisch kunnen worden vastgelegd en verstuurd naar DUO.
Twee versies van EFJ worden als te downloaden bestand beschikbaar gesteld.
De pc versie installeert zich via een set-up programma op u pc. De netwerkversie kan
door een systeembeheerder op een netwerk geplaatst worden.
De software van EFJ is te downloaden vanaf:
http://www.duo.nl/zakelijk/klantenservice/Verantwoording/software_efj.asp
Met EFJ is het mogelijk om, na de invoer van gegevens, een volledig uitgewerkt model
van de jaarrekening in Word aan te maken (zie hoofdstuk 5).
EFJ is gebaseerd op de toelichtende brochure ‘Richtlijn Jaarverslag Onderwijs’.
In november 2011 is er een herziene versie van deze brochure verschenen, hierin zijn de
nieuwste ontwikkelingen in de jaarverslaggeving opgenomen.
De elektronische versie van deze brochure is te vinden via de URL:
http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/financiering-onderwijs/toezicht-enverantwoording-in-het-onderwijs/richtlijnen-jaarverslag-onderwijs
De elektronische versie van deze brochure kunt u per hoofdstuk inzien.
EFJ kan op twee manieren worden gebruikt:
1) Handmatig invoeren van gegevens.
2) Inlezen van gegevens via importbestanden. Deze kunnen indien nodig, handmatig
worden aangepast.
2.1 Verbeterpunten en wijzigingen t.o.v. EFJ 2011
De wijzigingen in de posten t.o.v. 2011, zijn opgenomen in hoofdstuk 6 bijlage 2 bij deze
handleiding.
In dit document zijn er attentievelden in een roze balk met blauw letters opgenomen.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 4

2.2 Installeren
2.2.1 De-installeren EFJ 2011
Als u EFJ als stand-alone versie op uw pc installeert, dan moet u de oude versie van EFJ
de-installeren. Alvorens te de-installeren kunt u uw oude EFJ en 001 bestanden ergens
anders opslaan. De-installeren kan via het configuratiescherm. Neem eventueel contact
op met uw systeembeheerder.
2.2.2 Installeren EFJ 2012
De pc-versie van EFJ wordt standaard op de C-schijf van uw computer geïnstalleerd.
Indien u geen schrijf- of installatierechten voor de C-schijf heeft, raadpleeg dan uw
systeembeheerder.
Na de installatie gebeurt het volgende:
• De map ‘EFJ’ (C:/Program Files/EFJ) wordt aangemaakt, met verschillende
submappen.
• Een snelkoppeling wordt op uw bureaublad geplaatst.
2.2.3 Windows 64 bit versie
In de 64 bit versie van zowel Windows XP, Vista en Windows 7 wordt expliciet een
scheiding gemaakt tussen 32 bit en 64 bit applicaties. De scheiding is ook zichtbaar in de
folderstructuur op de C:\ schijf. Er is een folder C:\program files\ voor alle 64 bit
applicaties, en er is een folder C:\program files (x86)\ voor alle 32 bit applicaties.
Voor EFJ betekent dit het volgende: Aangezien Windows XP/Vista 64 bit/Windows 7,
64 bit zelf bepaalt wat een 32 bit of 64 bit applicatie is, wordt een vooraf bepaald
installatiepad “C:\program files\” automatisch aangepast naar “C:\program files (x86)\”
wanneer blijkt dat het een 32 bit applicatie betreft.
De installatie van EFJ ondervindt hier geen hinder van; echter kloppen de verwijzingen in
het EFJ.ini bestand niet meer. De onderwijsinstellingen die Windows 64 bit versie
gebruiken, moeten het EFJ.ini bestand hierop aanpassen. Dit EFJ.ini bestand is via de
Verkenner te benaderen. In Windows 7 wordt het EFJ.ini bestand opgeslagen onder
Compatibiliteitsbestanden. Dit menu item is ook via de Verkenner te benaderen.
In figuur 1 is een voorbeeld van het te wijzigen deel van het EFJ.ini voor een 64 bit
Windows versie opgenomen. Het restant van het EFJ.ini bestand hoeft u niet te wijzigen.
Figuur 1: EFJ.ini 64 bit versie
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 5

2.3 Netwerkversie EFJ
Als uw instelling over een netwerk beschikt is het mogelijk om EFJ op het netwerk te
plaatsen. Raadpleeg hiervoor altijd uw netwerk- of systeembeheerder.
EFJ onthoudt de laatst gebruikte instellingen, zoals de map waarin bestanden worden
opgeslagen.
Volg de volgende stappen voor installatie op het netwerk:
1. Annuleer de automatische set-up.
2. Download het programma op de website van DUO.
3. Kopieer map ‘EFJ’ naar het netwerk.
4. Open het bestand ‘EFJ.ini’ (zie figuur 2).
5. Vervang in dit bestand C: door het pad van uw netwerk of pas het gehele pad aan.
6. Maak een snelkoppeling van het bestand ‘EFJ.exe.’
Figuur 2: EFJ.ini
2.4 Doelbepaling
Voordat u met EFJ aan de slag gaat is het verstandig te bedenken voor welk doel u EFJ
wilt gebruiken.
Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen de Input en de Output kant:
Input – 2 opties:
1) U kunt handmatig gegevens invoeren in EFJ vanuit uw jaarverslag, na het openen
van het EFJ programma (zie hoofdstuk 3).
2) U kunt uw gegevens importeren in EFJ via een Code Omvorm Tabel (COT). In dit
geval is het belangrijk dat uw grootboekcodes en bijbehorende bedragen in een
Excel bestand staan met dezelfde opmaak als ‘Voorbeeld Grootboek BG.xls’ (zie
figuur 3). Vervolgens activeert u de macro in EFJ met de knop “Start Conversie”,
dat te vinden is onder het menu-item “Financiële koppeling” (zie hoofdstuk 4).
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 6

Figuur 3: Voorbeeld grootboekbestand
Output – 2 opties:
1) U gebruikt EFJ als middel om uw elektronische jaarrekening naar DUO te
versturen.
2) U gebruikt EFJ om uw eigen jaarrekening in Word te maken. In EFJ kan dit met de
knop “Afdrukken via Word” te vinden onder het menu-item “Bestand” (zie
hoofdstuk 5).
DUO gebruikt alleen de gegevens op totaal Bevoegd gezag niveau.
Voor de BG’s, is het mogelijk voor eigen gebruik, op BRIN-niveau gegevens in te vullen.
Dit met uitzondering van model BP beleidsinfo PO.
De gegevens per BRIN worden in EFJ niet automatisch opgeteld en verwerkt naar de
modellen van het BG. Om die reden dienen de modellen op bevoegd gezag niveau altijd
te worden ingevuld.
Om een uniforme invulling te waarborgen wordt in het model BP beleidsinfo PO, op BG
niveau de brinnummers vóóringevuld. Dit model wordt gebruikt voor publicatie van deze
cijfers. In dit model is het niet mogelijk om met de COT (code omvorm tabel) meer dan
één brinnummer in te voeren. Het inlezen van meerdere regels in dit model is wel
mogelijk met het nieuwe menu “Inlezen gegevens model BP” te vinden onder Financiële
koppeling.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 7

2.5 Stroomschema doelbepaling
Hebt u al een
jaarrekening gemaakt?
Ja; Staan de codes
en bedragen van uw
jaarrekening al in
Excel?
Nee; Start EFJ op en
open een EFJ
bestand voor
handmatig invoeren.
.
Figuur 4: Stroomschema EFJ input
Jaarrekening in EFJ
(OCW/Duo bestand)
Ja; Is de opmaak
volgens voorbeeld
grootboekbestand.
xls?
Nee; Maak een
export uit uw
administratiepakket
naar Excel en gebruik
voorbeeld
grootboekbestand.
xls.
Per email versturen naar
DUO. Bestand/Email
export bestand
Via de Printfunctie de EFJ
jaarrekening in Word
uitprinten.
Figuur 5: Stroomschema EFJ output
Ja; U kunt beginnen bij
‘Start Conversie’ in het
menu ‘Financiële
Koppeling’.
Nee; Gebruik
voorbeeld
grootboekbestand.
xls voor opmaak.
U kunt beginnen bij
‘Start Conversie’ in
het menu
‘Financiële
Koppeling’..
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 8

3 Het programma EFJ
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de functionaliteit van het EFJ-programma zelf. Dit
hoofdstuk dient als stapsgewijze gebruikershandleiding.
In hoofdstuk 4 wordt het elektronisch inlezen van de gegevens behandeld.
3.1 Aanmaken EFJ-bestand
Figuur 6: Beginscherm EFJ
Start EFJ (via EFJ.exe of een snelkoppeling) en het beginscherm van EFJ verschijnt
(figuur 6). U kunt op 3 manieren een EFJ-bestand aanmaken:
1) Ga in het menu naar ‘Bestand’ en kies ‘Nieuw’
2) Klik op het icoontje (direct onder de menubalk)
3) Gebruik de toetsencombinatie Ctrl+N (zie paragraaf 3.5.2).
Kies in het scherm ‘Bevoegd gezag’ (figuur7) de juiste sector, selecteer het nummer van
uw BG en klik op “Volgende”.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 9

Figuur 7: Kies het juiste bevoegd gezag
In het scherm ‘Richtlijn’ (figuur 8), kunt u de vermenigvuldigingsfactor aanpassen en na
het drukken op “Volgende” verschijnt het scherm ‘Instelling’ (figuur 9).
Figuur 8: Richtlijn
Figuur 9: Bevoegd gezag met bijbehorende BRIN’s
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 10

U ziet gegevens van het BG en de bijbehorende instellingen (BRIN’s). U kunt in dit
scherm ook instellingen toevoegen voor eigen gebruik.
Brin voor eigen gebruik
Er kan zich een situatie voordoen dat een BG meerdere instellingen bestuurt en daarbij
te maken heeft met bovenschoolse kosten van een onder het BG vallend
bestuursbureau. U kunt deze kosten apart in de jaarrekening zichtbaar maken door een
instelling (lees hier: fictieve kostenplaats) toe te voegen. U kunt deze instelling de naam
van uw bestuursbureau/fictieve kostenplaats geven. Aangeraden wordt om de code
OV_1 niet te wijzigen. De sector die in eerste instantie wordt weergegeven komt
overeen met de sector van het BG, maar u kunt dit eventueel wijzigen.
Klik op ‘Volgende’ en het laatste selectiescherm verschijnt (figuur 10). In het scherm
‘Modelkeuze’ is aangegeven welke modellen u op bestuursniveau moet aanleveren. U
kunt hier voor eigen gebruik modellen selecteren op brinniveau.
Figuur 10: Modelkeuze voor het bevoegd gezag
Elk model bevat een onderdeel van de jaarrekening. De modellen die zijn
voorgeselecteerd (door middel van een grijs vinkje), worden automatisch getoond in EFJ.
Model voor eigen gebruik
Naast de voorgeselecteerde modellen, kunt u ook zelf modellen selecteren. U klikt het
lege hokje voor een model aan, waardoor er een zwart vinkje verschijnt. Indien u
vervolgens op uw rechtermuisknop klikt, wordt de mogelijkheid geboden dit model te
selecteren voor al uw instellingen.
3.2 Invoer EFJ
Vervolgens verschijnt het EFJ-bestand (figuur 11). In de linkergedeelte van het EFJscherm
worden het bevoegd gezag en de bijbehorende BRIN’s weergegeven in een boom
structuur. Het bevoegd gezag staat altijd bovenaan, met direct daaronder de
geselecteerde modellen. Als de omschrijving van een instelling of model slechts
gedeeltelijk te zien is, beweegt u de muis aanwijzer erover. De volledige
modelomschrijving wordt dan getoond. U kunt een model selecteren door deze aan te
klikken. U kunt vervolgens gegevens gaan invoeren.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 11

Figuur 11: Start invoer EFJ
EFJ is zo ingericht dat de modellen MAB ‘Balans’, MB ‘Staat van Baten en Lasten’ (m.u.v.
Begroot) en MC ‘Kasstroomoverzicht’ (m.u.v. jaar t-1), door middel van formules worden
gevuld vanuit de toelichtingen op deze modellen.
In figuur 12 ziet u bijvoorbeeld model MAB. In dit model kunnen dus geen bedragen
worden ingevoerd. Dit model wordt volledig gevuld met bedragen uit de submodellen VA,
VV, EL, EV, VL, KS.
Figuur 12: Model MAB
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 12

Om bijvoorbeeld het model voor de vaste activa in te vullen klikt u in de boomstructuur
onder het BG op ‘VA’ om het bijbehorende gedeelte op het scherm te krijgen (figuur 13).
Figuur 13: Model VA Vaste activa
U ziet nu zowel witte als donkere velden. In de witte velden kunt u, indien van
toepassing gegevens invullen. Wanneer een veld niet voor u van toepassing is, laat u
deze leeg. De donkere velden kunt u niet invullen. Deze velden worden automatisch
gevuld door middel van formules.
Als eerder gekozen is voor de vermenigvuldigingsfactor ‘hele bedragen’, moeten de in te
vullen bedragen altijd hele getallen zijn. Als gekozen is voor de vermenigvuldigingsfactor
‘duizendtallen’ of ‘miljoenen’, is het mogelijk om één decimaal achter de komma te
gebruiken. Als een bedrag is ingevuld, kunt u met de Tab-toets of de muis naar het
volgende invoerveld. De vermenigvuldigingsfactor is helemaal links onderin in alle
modellen zichtbaar.
3.2.1 Nieuwe posten toevoegen en verwijderen
Op een groot aantal plaatsen komt u de omschrijving ‘nieuwe post’ tegen. U dient de
naam van deze posten te veranderen in een omschrijving die voor u van toepassing is.
Om nog meer posten toe te kunnen voegen, moet de omschrijving ‘nieuwe post’ eerst
zijn aangepast. Het + teken dat naast te postnaam staat, zal dan selecteerbaar worden.
Door op het + teken te klikken ziet u weer een nieuwe post.
Een toegevoegde post kan ook weer verwijderd worden. Dit kan door met de rechter
muisknop te klikken op het + teken bij de post. Een menuscherm verschijnt dan. Klik dan
op ‘Post verwijderen’. Om deze post te verwijderen.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 13

3.2.2 Tekstuele toelichting
U kunt bij een model of post een tekstuele toelichting opnemen. Klik daarvoor op:
Vóór de modelcode (bovenaan het scherm) of
Achter elke post
In het onderste deel van het EFJ-scherm kan een tekst worden opgenomen ter
verduidelijking van een post. Als u een toelichting heeft opgenomen bij een model en /of
post dan verandert de -knop in een -knop.
Tekstuele toelichting in EFJ
Het invoeren van tekst in EFJ is voor eigen gebruik. Bijvoorbeeld als de Word uitdraai
met EFJ, gebruikt wordt als basis om het jaarverslag te maken. Voor Duo zijn alleen de
ingevoerde cijfers van belang.
3.2.3 Model gereed
In elk model kan rechtsboven in het scherm worden aangevinkt dat het model volledig is
ingevuld (gereed). In de lijst aan de linkerkant verschijnt dan voor het betreffende model
een groen vinkje (figuur 14). Deze functie is voor eigen gemak, zodat u kunt zien welke
modellen al afgerond zijn.
Figuur 14: Model gereed
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 14

3.3 Opslaan, openen en aanmaken bestand OCW/DUO
3.3.1 Opslaan en openen
Ingevoerde gegevens kunt u opslaan en openen via de menuoptie ‘Bestand’. Als u een
bestand wilt opslaan, geeft u zelf een bestandsnaam op. Dit bestand krijgt de extensie
.EFJ. Het EFJ-bestand wordt vervolgens elke 10 minuten automatisch opgeslagen. U kunt
met de menu-optie ‘Extra: Automatisch opslaan’ de instellingen voor het automatisch
opslaan wijzigen of uitschakelen.
3.3.2 Aanmaken bestand OCW/DUO (.001-bestand)
Om de gegevens geschikt te maken voor verzending naar DUO, moeten de gegevens
worden opgeslagen als OCW/DUO -bestand. U selecteert hiervoor in het menu ‘Bestand’
de optie ‘Aanmaken bestand OCW/DUO’.
Als u de gegevens nog niet heeft opgeslagen, zal EFJ eerst vragen om het bestand op te
slaan als EFJ-bestand (met extensie .EFJ). Dit bestand kunt u later weer openen om
gegevens in EFJ te wijzigen. Vervolgens wordt gevraagd het OCW/DUO-bestand op te
slaan. De naam van dit bestand wordt automatisch door EFJ bepaald (figuur 15). Dit
tekstbestand (V12: verslagjaar ’12+nummer bevoegd gezag+datum+tijd) heeft de
extensie.001.
De naam van het bestand dient u niet te wijzigen.
Figuur 15: Aanmaken bestand OCW/DUO
Er kan een melding verschijnen wanneer de te controleren waarden van het model CGT
Controlegetallen niet kloppen. Een voorbeeld hiervan vindt u in figuur 16. Hier heeft EFJ
vastgesteld dat de balanstotalen niet in evenwicht zijn. Er wordt een melding getoond op
het moment dat u opdracht geeft tot het aanmaken van een OCW/DUO bestand (zoals
eerder in deze paragraaf). Deze melding kunt u direct vanuit het scherm uitprinten via de
printknop bovenin.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 15

Figuur 16: Controlemelding
Het feit dat er een melding komt betekent niet dat u het 001 bestand niet kunt
aanmaken. U kunt doorgaan met opslaan en daarna de gegevens aanpassen.
Omdat elk nieuw bestand dat u opslaat als 001 bestand een unieke bestandsnaam
heeft, hoeft u eventuele aangepaste bestanden niet om te nummeren naar .002,
etc.
3.3.3 Een 001 bestand verzenden aan DUO
1. U slaat uw EFJ bestand op via menu ‘Bestand’, ‘Opslaan’. Gebruik een
gemakkelijk te onthouden en onderscheiden naam zodat u het probleemloos
kunt terugvinden (zie paragraaf 3.3.1).
2. Maak een 001 bestand aan zoals eerder in paragraaf 3.3.2 is uitgelegd. Het is
belangrijk dat u de naam van het bestand niet verandert!
3. Nu bent u klaar om het 001 bestand aan DUO te verzenden via email. Deze
verzending gaat via een toepassing in EFJ die u vindt onder het menu ‘Bestand’.
Kies ‘Email export bestand’ en u wordt gevraagd naar bevestiging om het
huidige bestand te verzenden via email. Klik op ‘Ja’ en u krijgt het email bericht
te zien, met daarbij de bijlage gevoegd en het onderwerp voor u ingevuld. Het
enige wat u nu nog hoeft te doen is uw bericht te typen en te zorgen dat uw
contactgegevens worden vermeld.
Bovenstaande toepassing (3. ‘Email export bestand’) werkt niet met alle email
toepassingen/servers. Besturen die gebruik maken van bijvoorbeeld Groupwise
dienen het opgeslagen bestand handmatig als bijlage toe te voegen bij hun email.
U hoeft alleen het 001 bestand te mailen naar het e-mailadres: efj@duo.nl
3.4 Aanwijzingen bij het invullen van EFJ
3.4.1 Postverwijzingen
Een groot aantal posten wordt gespecificeerd in een ander model. Bij deze posten is een
verwijzing naar het betreffende model aanwezig. Om te zien of er een postverwijzing
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 16

aanwezig is, beweegt u de muis over de naam van de post. Wanneer de muisaanwijzer
verandert in is er een postverwijzing naar een post van een ander model.
Klik bijvoorbeeld in model VA Vaste activa met de rechtermuisknop op de post ‘Materiële
vaste activa’. Nadat u de postverwijzing heeft aangeklikt, verschijnt model MAB. Post 1.2
wordt dan voor de duidelijkheid in het rood aangegeven. Als er in model VA een bedrag
is ingevoerd, ziet u hetzelfde bedrag in model MAB. Door in model MAB met de
rechtermuisknop op post 1.2 te klikken en te kiezen voor ‘Ga naar VA (1.2)’ keert u weer
terug naar model VA.
3.4.2 Gebruik van sneltoetsen
Voor het navigeren in EFJ kunt u zowel de muis als het toetsenbord gebruiken. De
volgende sneltoetsen (toetscombinaties) hebben een speciale functie:
• Ga naar het volgende veld -> TAB
• Ga naar het vorige veld -> Shift + TAB
• Overschakelen van de Boomstructuur in het linkerscherm naar het Invulformulier
Elektronische Jaarrekening in het rechterscherm en vice versa -> F6 (gevolgd
door een aantal Tabs)
• Nieuw EFJ-bestand aanmaken -> Ctrl + N
Scrollen (verschuiven van het scherm):
• Alt + ← scroll naar links
• Alt + → scroll naar rechts
• Alt + ↑ scroll omhoog
• Alt + ↓ scroll omlaag
• Alt + Page Up scroll omhoog
• Alt + Page Down scroll omlaag
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 17

4 Inlezen van gegevens
4.1 Financiële koppeling
Als uw administratiepakket uw grootboekgegevens naar een Excelbestand kan
exporteren, kunt u deze vervolgens (onder bepaalde voorwaarden) automatisch
importeren (inlezen) in EFJ. De voorbereidingen hiervoor vinden plaats in Excel en
bestaan globaal uit de volgende twee processen:
1. Het koppelen van de eigen grootboek rekeningnummers aan de betreffende
EFJ-codes via Code-Omvorm-Tabellen in Excel.
2. Het omzetten van de in het vorige proces (‘1.’) gemaakte Excelbestanden in
tekstbestanden die in EFJ kunnen worden ingelezen.
Om importbestanden voor EFJ te kunnen maken, moet u een Excelbestand hebben met
exact dezelfde opmaak als in figuur 3 (voorbeeld Grootboekbestand). Dit bestand kunt u
in veel gevallen via een export vanuit uw administratiepakket aanmaken. Een voorbeeld
grootboekbestand zit ook in het EFJ pakket.
Belangrijk is dat er geen lege rijen en kolommen in het bestand voorkomen. De velden
van rij A en kolom 1 moeten altijd gevuld zijn.
Na deze stap te hebben doorlopen wordt een bestand aangemaakt dat u in EFJ kunt
inlezen, waardoor alle in Excel gekoppelde gegevens op de juiste plaats in de modellen
van EFJ komen te staan. Deze gegevens zijn nog in EFJ te bewerken. Dit kan nuttig zijn
in het geval er nog dingen veranderen tussen het moment van aanmaken en verzending
aan DUO.
Via de menu optie Financiële Koppeling kan de conversie gedraaid worden.
Figuur 17: Financiële koppeling
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 18

Let op: om de functies ‘Hulp bij conversie’ en ‘Start conversie’ te kunnen gebruiken, dient
u een EFJ bestand geopend te hebben en de cursor op de bovenste regel van de
boomstructuur te plaatsen.
4.1.1 Hulp bij conversie?
Als u kiest voor optie ‘Hulp bij conversie?’ wordt u door middel van een aantal vragen
langs de verschillende stappen geleid om importbestanden te kunnen maken.
4.1.2 Open Code-omvorm-tabel (Excel)
Kies voor de optie Open Code-omvorm-tabel (COT). U kunt nu een Code-omvormtabel
selecteren door het klikken op de gele map. U kunt kiezen uit het jaar T of T-1. Na
selectie kunt u de tabel openen met de knop “Open Code-omvorm-tabel”.
De Code-omvorm-tabellen staan, na een standaard installatie, in de map:
C:\Program files\EFJ\EFJ 2011\Bestanden\COT
Een Code-Omvorm-Tabel (figuur 18) bestaat uit twee delen. Het witte deel is gevuld met
de EFJ-codes voor de mapping, een omschrijving van de posten, de EFJ-codes zelf, de
kolom soort en het jaar waarop de posten betrekking hebben. Onder ‘Kolom soort’ is
aangegeven op welk onderdeel van een post de mappingcode betrekking heeft,
bijvoorbeeld investeringen of afschrijvingen bij de materiële activa. In de gele velden
kunt u uw eigen grootboekrekeningnummers invoeren.
Figuur 18: Voorbeeld Code-Omvorm-Tabel
U vult uw grootboekrekeningnummers in de gele velden in waarvan de omschrijving
overeenkomt met de omschrijving van de EFJ-codes. Dit kunt u handmatig doen. Als
meerdere posten uit uw grootboek samengevoegd (opgeteld) moeten worden bij dezelfde
EFJ-post, plaatst u uw codes achter elkaar, zonder lege velden ertussen.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 19

Bedragen negatief
Het is mogelijk om aan te geven dat een post als negatief bedrag (of een negatief bedrag
als positief) moet worden opgenomen in EFJ. Hiervoor klikt u, terwijl u op de
desbetreffende code in het gele veld staat, op de knop ‘Bedrag negatief’. Het
geselecteerde rekeningnummer wordt nu rood gekleurd. Klikt u nogmaals op deze knop
dan wordt de code weer zwart gemaakt.
Als u hiermee klaar bent, slaat u dit Excelbestand op met een voor u herkenbare naam
en u sluit Excel af. In principe kunt u dit bestand in volgende jaren opnieuw gebruiken als
u een nieuwe export maakt uit uw administratie. Alleen de wijzigingen van grootboeknummers
in uw administratie of in EFJ hoeven dan te worden aangepast. Kies
vervolgens voor de optie ‘Start conversie’. Vervolgens verschijnt Figuur 19.
4.1.3 Start conversie
De conversie macro vervangt de grootboekrekeningnummers door de EFJ-codes op basis
van de door u ingevulde Code-omvorm-tabel. Deze macro maakt één of meerdere
txt-bestanden aan, afhankelijk van het aantal kolommen met bedragen uit uw
grootboekbestand. Bij een standaard installatie is de locatie voor de conversiebestanden
voor 2012: C:\Program files\EFJ\EFJ 2012\Bestanden\Conversie
Figuur 19: Start conversie
1. Selecteer uw eigen Excel grootboekbestand, opgesteld volgens het DUO-
Standaardformaat (figuur 3).
2. Selecteer de door u ingevulde Code-Omvorm-Tabel (zie vorige paragraaf).
3. Geef aan waar u de txt-bestanden wilt plaatsen.
4. Klik vervolgens op ‘Start conversie’. Nadat u op ‘Start Conversie’ heeft geklikt, geeft
EFJ een melding dat uw bestanden zijn geconverteerd. Nadat u dit bestand heeft
afgesloten, verschijnt er een pop-up met de vraag: “Wilt u direct doorgaan met het
inlezen van de financiële gegevens voor het huidige Bevoegd Gezag?” Hierop kunt u
‘Ja’ of ‘Nee’ antwoorden. Kiest u voor Ja, dan verschijnt het inlezen scherm. Kiest u
voor Nee, dan stopt de inleesfunctie. U kunt dan op een later tijdstip uw
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 20

geconverteerde bestanden inlezen in EFJ via de functie ‘Financiële koppeling – Inlezen
financiële gegevens’.
Voor elke door u ingevulde Code-omvorm-tabel herhaalt u deze handeling.
Figuur 20: Voorbeeld .txt-bestanden
4.2 Inlezen gegevens (t) uit de eigen administratie
1. Open in de menu-optie ‘Bestand’ een ‘Nieuw bestand’ voor uw BG.
2. Doorloop de wizard zoals in hoofdstuk 3 is beschreven.
3. Selecteer in het linkerscherm linksboven het BG-nummer.
4. Kies in het EFJ-scherm de menuoptie ‘Financiële koppeling’ en vervolgens
de optie ‘Inlezen financiële gegevens’ (figuur 21).
Figuur 21: Inlezen financiële gegevens
Door op de witte pagina-icoon te klikken kunt u het tekstbestand wat u eerder heeft
opgeslagen, selecteren en vervolgens openen in EFJ. Door op het gele mapje te klikken,
kunt u direct een hele directory inlezen.
4.3 Inlezen van gegevens in model BP Beleidsinfo PO
Je kunt nu gegevens op Brin niveau inlezen voor het model BP beleidsinfo PO. De
gegevens kunnen in een Excel bestand worden opgemaakt welke dan via de menu-optie
“Inlezen gegevens model BP” te vinden onder menu Financiële koppeling, ingelezen kan
worden.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 21

Werkwijze:
Maak een Excel bestand volgens onderstaand model.
Bij de omschrijving Bovenschools, moet de eerste letter een hoofdletter zijn. Ook mag dit
afgekort worden met BS. Elke andere omschrijving wordt niet in de bovenste regel als
Bovenschools omgenomen.
Open EFJ. Plaatst de cursor op de map BP Beleidsinfo PO. Klik op “Inlezen gegevens
model BP” te vinden onder menu-optie Financiële koppeling. Een subscherm wordt
geopend. Selecteer hierin het desbetreffende Excel bestand en klik op openen. Bevestig
daarna met OK. De gegevens worden nu ingelezen.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 22

5 Maken jaarrekening in Word
Zorg dat in de linkerboomstructuur de bovenste regel (BG niveau) geselecteerd is. Kies
daarna voor de menu-optie ‘Bestand’ en vervolgens voor ‘Afdrukken via Word’ of klik de
printer-icoon aan.
Het proces begint dan meteen uw gegevens over te zetten in Word.
Er wordt een bestand Verzameling.rtf aangemaakt, dit bestand kunt u als Word-bestand
met een eigen naam opslaan en daarna verder bewerken.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 23

6 Bijlagen
Bijlage 1: Toelichting modellen
Hieronder vindt u een toelichting bij enkele modellen.
FK Financiële Kengetallen
Hieronder zijn alleen de berekeningen van de kengetallen financiële positie opgenomen.
De overige kengetallen worden jaarlijks gepubliceerd op Onderwijs in cijfers en/of in de
gegevensboeken per sector. Deze gegevensboeken zijn te vinden onder het menu
“Brochures”op de website www.cfi.nl.
Solvabiliteit 1= (Eigen vermogen / Totaal passiva) *100
Solvabiliteit 2= ((Eigen vermogen +Voorzieningen) / Totaal passiva)*100
Liquiditeit (current ratio)= (Vlottende activa / Kortlopende schulden) *100
Liquiditeit (quick ratio)= ((Vlottende activa -/- Voorraden) / Kortlopende schulden)*100
Rentabiliteit= (Resultaat / Totale baten + Rentebaten)* 100
In EFJ wordt een factor 100 bovenop de kengetallen genomen, anders is de uitkomst te
klein om getoond te worden. Dan zouden de kengetallen overal ‘0’ als resultaat geven.
FSR
Financiële Specifieke Rijkssubsidieverantwoording.
In het vakje ‘Nieuwe post’ dient u de naam van de betreffende subsidie in te vullen.
Onder het kopje ‘Voorschot’ kunt u de reeds ontvangen bedragen opnemen. Bij ‘Status’
zijn twee opties mogelijk: Lopend (nog lopende projecten) en vast te stellen projecten
(VTS). Op basis van de afgeronde projecten (VTS) wordt de subsidie definitief
vastgesteld door de subsidieverlener indien dit van toepassing is.
Model Controlegetallen (CGT)
In het model CGT wordt een overzicht gegeven van verschillende posten van alle
modellen. U kunt bijvoorbeeld zien of de balans in evenwicht is. Hieronder wordt een
beknopte uitleg gegeven waar eventuele opvallendheden door veroorzaakt kunnen
worden en hoe u deze kunt verhelpen.
Activa = Passiva (jaar T en T-1)
Als hier een verschil optreedt, kunt u met behulp van de rechtermuisknop (zie paragraaf
3.5.1) naar model MAB (Model A Balans) om daar de ingevoerde getallen nog eens te
bekijken. Van hieruit kunt u (ook met de rechtermuisknop) naar de modellen die met
formules naar MAB verwijzen (Modellen VA, VV, EL, EV, VL, KS).
Resultaat en overige mutaties eigen vermogen
Het resultaat is in principe gelijk aan de mutatie van het eigen vermogen. De overige
mutaties in het eigen vermogen tellen dan op tot nul. Een verschil in deze regel kan in
eerste instantie gezocht worden in de samenstelling van het eigen vermogen (EV).
BP Beleidsinfo PO
Het is verplicht om het ‘model BP Beleidsinfo PO’ per BRIN-nummer (school) in te vullen
zodra er scholen zijn die in het po-veld vallen. Om uw lasten te verlichten zijn in EFJ de
brinnummers vóóringevuld. Ook is het mogelijk deze gegevens in te lezen vanuit een
Excel bestand (zie 4.3 van deze Handleiding).
De som van de totalen baten en lasten per school plus de bovenschoolse baten en lasten,
moet gelijk zijn aan de bedragen vermeld in het verplichte SG Segmentatie model van
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 24

het beleidsterrein po. In EFJ is hiertoe in het ‘model CGT Controlegetallen’ een extra
controle ingebouwd.
Het BP Beleidsinfo Po model hoeft u alleen op bestuursniveau in te vullen.
Het is niet mogelijk om dit model in de onderliggende Brins in te vullen. Dit model staat
hier uitgeschakeld.
MG Model G Verantwoording subsidies
Schematisch overzicht van de subsidietoewijzing en verantwoording
Subsidietoewijzing Verwerking in jaarrekening Opnemen in
model G
Niet geoormerkt
Ja, baten op post 3.1.2.2.1 / lasten op de
daartoe bestemde kostenposten.
Nee
Niet geoormerkt
en geen
prestatieverklaring
Niet geoormerkt maar wel
prestatieverklaring
Geoormerkt en
doorlopend ultimo
verslagjaar
(meerjarige besteding)
Geoormerkt en aflopend
ultimo verslagjaar
(éénjarige looptijd of
laatste jaar bij meerjarige
besteding)
Ingeval van meerjarige subsidies van
behoorlijke omvang kan de toewijzing
eerst worden opgenomen op post
2.4.10.2.
Vrijval t.g.v. staat van B&L geschiedt
naar rato van besteding in het
verslagjaar, waarbij in het laatste jaar
van besteding het gehele restant vrijvalt.
Ja, baten op post 3.1.2.2.1 / lasten op de
daartoe bestemde kostenposten.
Ja, baten op post 3.1.2.1.1 / lasten op
de daartoe bestemde kostenposten.
Bij grote bedragen toewijzing eerst
opnemen op post 2.4.10.2.
Vrijval gedeelte t.g.v. staat van B&L naar
rato van besteding in verslagjaar.
Ja, vrijval laatste gedeelte als bate op
post 3.1.2.1.1 / lasten op de daartoe
bestemde kostenposten.
Het ultimo boekjaar eventueel te
verrekenen overschot naar post 2.4.4.
Ja, onderdeel
G1
Ja, onderdeel
G2B
Ja, onderdeel
G2A
NB: Subsidies met verrekeningsclausule worden in bovenstaand schema aangeduid met
de term ‘geoormerkte subsidie’
Uitgebreide toelichting bij Model G
Wat gebeurt er precies in model G?
Model G is bestemd voor de verantwoording van overige subsidies, die naast de
rijksbijdrage (lump sum) extra zijn toegewezen op grond een specifieke subsidieregeling.
De verantwoording van deze overige subsidies blijft daarmee beperkt tot slechts één
formulier.
Daarbij komt nog dat model G alleen die subsidies omvat, waarbij
• in de betreffende subsidieregeling of toewijzingsbrief een prestatieverklaring
wordt verlangd, in de vorm van een nader aangeduid, door de subsidie-ontvanger
aan te dragen bewijs(stuk) dat de prestatie is geleverd
• Of als is aangegeven dat eventuele niet bestede gelden of overschotten na afloop
van de looptijd met OCW worden verrekend. (geoormerkte subsidies).
Als in de betreffende subsidieregeling of toewijzingsbeschikking niets staat aangegeven
over een prestatieverklaring noch over verrekening van eventuele overschotten, dan
behoeft deze subsidietoewijzing NIET in model G te worden opgenomen.
Uiteraard verantwoordt u de ontvangst en de besteding van alle subsidies in de
jaarrekening op de daartoe bestemde posten.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 25

De jaarrekening omvat immers alle geldbewegingen.
Toelichting op het omgaan met het exploitatiesaldo van de aanvullende
subsidies.
Voor de geoormerkte subsidies geldt dat de verrekening van de eventuele overschotten
eerst geschiedt aan het einde van de looptijd, via de opname van het niet-bestede saldo
op post 2.4.4 van de jaarrekening.
Het eventuele saldo bij niet-geoormerkte subsidies wordt verwerkt als onderdeel van het
algehele exploitatiesaldo en gaat naar het Eigen vermogen( post 2.1.1). Daarbij blijven
overigens de algemene bepalingen rond de rechtmatige besteding van rijksgelden ook
kracht.
In Model G, onderdeel G2.A verantwoordt u alle geoormerkte subsidies, die aan het einde
van het verslagjaar (moeten) zijn besteed.
Onder G2.B neemt u alle geoormerkte subsidies op, die aan het einde van het
verslagjaar nog doorlopen in het volgende jaar.
Hoe verwerkt u geoormerkte en niet-geoormerkte subsidies in de jaarrekening?
Niet-geoormerkte subsidies worden in het jaar van toewijzing opgenomen in de staat van
B&L op post 3.1.2.2.1. De besteding wordt verwerkt op de betreffende kostenposten. Het
resultaat is onderdeel van het exploitatiesaldo B&L en wordt verwerkt in de post Eigen
Vermogen.
Geoormerkte subsidies worden in het jaar van toewijzing als bate opgenomen in de staat
van B&L op post 3.1.2.1.1. De besteding wordt verwerkt op de betreffende posten aan de
lastenkant. De toewijzing en de besteding wordt op een aparte (kosten)plaats in uw
administratie ingericht. Indien sprake van een te verrekenen overschot, wordt dit
opgenomen onder de kortlopende schulden, post 2.4.4.
Bij een looptijd van meerdere jaren kan een ongewenste vertekening optreden van het
exploitatieresultaat, als gevolg van het faseverschil tussen toewijzing en besteding. Dit
kan worden voorkomen, door in het jaar van toewijzing eerst het gehele toegewezen
bedrag op te nemen onder de rubriek overlopende passiva (post 2.4.10.2), en naar rato
van de besteding steeds een daarmee overeenkomstig gedeelte te laten vrijvallen ten
gunste van de staat van baten en lasten. In het laatste jaar van besteding (looptijd) valt
het gehele restant vrij en wordt ook het resultaat verwerkt. Bij de geoormerkte subsidies
worden de eventuele verrekeningsbedragen met OCW opgenomen onder post 2.4.4.
Hoewel volgens de tekst van de toelichtende brochure bij de regeling Jaarverslaggeving
deze methode zich eigenlijk beperkt tot enkel de meerjarige geoormerkte
subsidietoewijzingen, is toepassing daarvan ook bij niet-geoormerkte subsidies
toegestaan als het gaat om bedragen ‘van voldoende belang’, zoals de Raad voor de
Jaarverslaggeving dat noemt.*
NB 1: Bij subsidietoewijzingen afkomstig van Min. EL&I (AOC of HAS) kunnen afwijkende of aanvullende
bepalingen gelden.
NB 2.: Verantwoording in de FSR-tabel van subsidies in de sector HO staat los van Model G.
* zie RJ 258.104 en 258.106
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 26

Bijlage 2: Wijzigingen in de posten
Onderstaand de wijzigingen in de posten, ten opzichte van EFJ 2011.
1) VA Vaste Activa
a) 1.1 Immateriële vaste activa:
Er zijn weer formules opgenomen in de kolommen Aanschafprijs (7) en
Afschrijvingen cumulatief (8). Deze velden zijn niet meer vrij invulbaar.
b) Idem bij 1.2 Materiële vaste activa.
2) Model BP Beleidsinfo
Er is een nieuw menu functie in EFJ, voor het inlezen van gegevens uit een Excel
bestand in het model BP Beleidsinfo PO. Zie voor werkwijze hoofdstuk 4 onder 4.3
van deze handleiding.
3) Diverse modellen
De omschrijving EL&I is gewijzigd in EZ.
De naam van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie is
gewijzigd in ministerie van Economische Zaken.
4) De datumvelden in modellen MG en VT moet het formaat: “dd-mm-jjjj” hebben.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 27

Bijlage 3: Begrippenlijst
Controlegetallen:
Deze getallen staan in het model Controlegetallen (CGT). In model CGT worden door
verbandcontroles enkele posten met elkaar vergeleken. Door dit model te raadplegen
tijdens of na de invoer kan snel gecontroleerd worden of de invoer correct is.
COT:
Code Omvorm Tabel. Dit is een Excel werkblad waarmee u uw eigen Excel
grootboekcodes kunt koppelen aan EFJ. Wat feitelijk gebeurt, is dat uw eigen codes
worden ‘omgevormd’ naar een .txt-bestand zodat EFJ deze kan inlezen.
Locatie COT’s: C:\Program files\EFJ\EFJ2011\Bestanden\COT
EFJ:
Elektronisch Financiële Jaarrekening, het programma waarmee u uw jaarrekening kunt
aanleveren bij DUO. Alle bestanden waarnaar wordt gerefereerd in deze handleiding zijn
te vinden op de website van DUO-CFI (www.cfi.nl).
.EFJ-bestand:
Dit type bestand wordt aangemaakt op het moment dat u gegevens opslaat tijdens het
werken in EFJ. Een .EFJ-bestand kan alleen in EFJ worden ingelezen.
.001-bestand:
In EFJ ook wel OCW/DUO-bestand genoemd. Bestand dat wordt aangemaakt door EFJ en
dat DUO van u vraagt voor de digitale aanlevering van uw jaarrekening.
EFJ modellen:
Afzonderlijke tabbladen in EFJ, waarin de verschillende modellen van de jaarrekening
volgens de richtlijn worden weergegeven.
FSR:
Financiële Specifieke Rijkssubsidieverantwoording. Hierin is de verantwoording door de
instellingen voor HO over alle specifieke doelsubsidies (naast de reguliere verantwoording
via het jaarverslag) opgenomen.
Grootboek voorbeeld BG.xls:
Een voorbeeld hoe het Excel-bestand dat u wilt inlezen in EFJ eruit moet zien om de
koppeling succesvol te laten verlopen. Dit bestand is te vinden in de map ‘C:\Program
Files\EFJ\EFJ2010\Bestanden\Standaard’. Een afbeelding is te vinden in figuur 3.
Richtlijn Jaarverslag Onderwijs:
Richtlijn die door het Ministerie van OCW is gepubliceerd. Deze richtlijn is leidend in hoe
u uw jaarrekening opstelt. Lees bij vragen over bepaalde posten of modellen in EFJ altijd
eerst de betreffende passage in de Richtlijn door. De richtlijn is online als download te
vinden op www.cfi.nl via ‘Verantwoording’ – ‘Inrichtingseisen jaarverslaggeving’.
(jaar) T:
Het boekjaar waarover verslag wordt gedaan (verslagjaar).
(jaar) T-1:
Het voorgaande boekjaar waarover verslag wordt gedaan.
Dienst Uitvoering Onderwijs – Handleiding EFJ 2012 28