Nieuwsbrief 1/2008 - Academie voor Medezeggenschap

avM Nieuwsbrief Maart 2008
In dit nummer
• Interview met de OR van de Gemeente Zaltbommel
’Persoonlijk contact is de basis’
• Nieuw avM-product: Strategisch Opleidingsadvies
• Arbozaken: De OR-beproefde RI&E, een kans voor de OR?
• AbvaKabo FNV Werkdrukspel
• Goed om te weten…
Afkoelen op collega’s en het meubilair
Wat mag er met een personeelsdossier?
Starter wil meeloopdag in sollicitatieronde
Uitzendbureau én inlener aansprakelijk
• Open Inschrijvingscursussen
OR Gemeente Zaltbommel:
’Persoonlijk contact is de basis’
Agenda’s en verslagen publiceren, mailtjes sturen, enquêtes houden: de OR van Zaltbommel deed
het allemaal keurig. Maar het begeerde contact met ‘de achterban’ werd er niet beter van. “Dat
moet anders”, besloot voorzitter Frans Bambacht. Hij - en de hele OR met hem - koos voor de
persoonlijke aanpak. “Je moet laten zien waar je voor staat.”
“Mensen krijgen elke dag bérgen informatie te
verwerken. Al die mailtjes in je inbox; je wilt ze
eigenlijk zo gauw mogelijk kwijt…”, meent Frans
(links op de foto). “De mailtjes die de OR
rondstuurt, vallen helemaal niet op”, vult OR -
collega Arie Korteweg aan. “We hebben eens
een enquête via de mail gehouden. Daar kwam
minder dan 5% respons op.” Hoog tijd dus voor
een andere benadering…
Vette hap of broodje gezond
Frans: “De OR organiseerde zeven keer een
lunchbijeenkomst van een uur. Daarvoor
maakten we uitnodigingen op naam en die zijn
we persoonlijk gaan overhandigen aan onze collega’s.” Arie: “Per bijeenkomst nodigden we
ongeveer 20 mensen uit. We hebben erop gelet dat ook de medewerkers van de buitendienst en
de parttimers steeds vertegenwoordigd waren.” De genodigden moesten hun komst bevestigen en
aangeven of ze voor de vette hap of het broodje gezond gingen. Van de 127 genodigden hadden
er 12 geen tijd of belangstelling, de andere 115 waren er. “Een opkomst van 90%”, lacht Arie.
Contact
Bij elke lunchbijeenkomst was de complete OR aanwezig. “We wilden een paar dingen bereiken”,
zegt Frans. “Ten eerste natuurlijk de collega’s vertellen over het werk van de OR. Heel veel
mensen hebben echt geen beeld van wat wij doen. Ze weten niet dat een OR op basis van de Wet
op de Ondernemingsraden (de WOR) een aantal bevoegdheden en rechten heeft. En dat de OR
dus een heel goed kanaal is om je stem in de organisatie te laten horen. We wilden ook graag
horen wat de medewerkers vonden van bijvoorbeeld de organisatieontwikkelingen die op dat
moment speelden. En we wilden mensen met elkaar in contact brengen.“
Nieuwsbrief maart 2008 013-5229191 - www.avmtraining.nl

Arie: “We probeerden de zaken naar het persoonlijke toe te brengen. Wat betekent iets voor jóu of
je directe collega.” Frans: “In de periode na de bijeenkomsten merkte je dat mensen elkaar hadden
leren kennen.”
Gesprekspartner
De organisatie van de bijeenkomsten kostte veel energie en moeite, maar leverde ook veel op,
vinden Arie en Frans. “Je hebt een direct contact met je achterban, je ziet alle mensen van de
buitendienst en de parttimers ook eens, je hoort heel veel en je krijgt een gezicht als OR-lid.”
De OR overlegde vooraf met bestuurder. Frans: “Hij heeft ons flink gesponsord! De OR heeft een
goede relatie met deze bestuurder. Over en weer stoppen we er veel energie in. Eénmaal per 2
weken is er een informeel overleg tussen de voorzitter, secretaris en bestuurder. Dat werkt prima.
De OR wil in een vroeg stadium meepraten, pro-actief en constructief. Ik vind dat je je als OR goed
moet voorbereiden, wil je een volwaardige gesprekspartner zijn. En je moet je bestuurder laten
weten wat je wilt.”
Conclusies
Uit de lunchbijeenkomsten bleek dat de medewerkers vertrouwen hebben in de OR. Toch waren er
een paar aandachtspunten, meldt Arie. “De communicatie moet beter en de tijd tussen bijeenkomsten
is te lang. Voor de toekomst willen we themabijeenkomsten gaan organiseren. Verder
proberen we de wekelijkse OR-inloop voor de medewerkers nieuw leven in te blazen. En we
hebben een pagina op het intranet, waar bijvoorbeeld agenda’s en verslagen te vinden zijn.”
Op basis van de bijeenkomsten presenteerde de OR een aantal aanbevelingen aan de bestuurder
en het MT. Frans: “In grote lijnen kwam er positieve feedback voor het MT, de bestuurder en de
manier waarop de organisatieontwikkeling verliep. De mensen hadden er vertrouwen in, voelden
zich veilig.” Een greep uit de aanbevelingen:
• Zorg voor ‘warme’ communicatie, digitale communicatie voldoet niet.
• Koers zetten maar vooral: koers houden!
• Verbinden. Zorg dat iedereen weet wat de missie en visie van de organisatie zijn, verbind die
met het plan van aanpak en het Concernplan en vertaal het naar medewerkers.
• Zingeving. Wat betekent de organisatieontwikkeling voor elke medewerker persoonlijk?
• Aandacht voor medewerkers. Functioneren maar vooral waarderen!
“Eigenlijk gaat het allemaal over de persoonlijke benadering, de betrokkenheid, het contact”, vindt
Frans. “We hebben gezien dat het werkt, de OR wil die benadering doorzetten.”
Op 19 maart zijn er OR-verkiezingen. “De uitnodigingen daarvoor gaan we ook persoonlijk
rondbrengen”, belooft Arie.
Marianne Breevaart
Nieuw avM-product: strategisch opleidingsadvies
Veel ondernemingsraden vinden het moeilijk om te werken aan een goede planning van de ORontwikkeling,
afgestemd op de behoeften van de OR als geheel en de OR-leden individueel. Om
dat te stimuleren, biedt de avM u een nieuw product aan: het strategisch opleidingsadvies. Wat
houdt dat in? Ten behoeve van het strategisch opleidingsadvies werken we in stappen.
1. De OR heeft een informerend gesprek met een medewerker van de avM, waarna er een
offerte wordt uitgebracht.
2. Overeenkomst van opdracht van de OR aan de avM. Dit is belangrijk omdat de OR hiermee
een product afneemt, maar ook zichzelf verplicht mee na te denken over de behoeften en
de wensen.
3. Voorinformatie inwinnen. Alle OR-leden vullen individueel een vragenlijst in, om op die
manier een totaalbeeld te krijgen van zowel de hele OR als de individuele wensen en
Nieuwsbrief maart 2008 013-5229191 - www.avmtraining.nl

ehoeften van OR-leden. Daarnaast vragen we enkele andere partijen in de organisatie
(P&O, bestuurder) wat zij denken dat de OR nodig heeft aan opleiding.
4. Analyse door opleidingsadviseur. Een ervaren opleidingsadviseur bestudeert de schriftelijke
informatie en maakt een voorlopige analyse.
5. Gesprek met de OR. De opleidingsadviseur bespreekt de voorlopige analyse met de
ondernemingsraad. In het gesprek worden zaken uitgediept, onduidelijkheden besproken
en wensen gecheckt.
6. Uitwerking: van analyse naar opleidingsadvies. De adviseur presenteert de OR een
opleidingsadvies - zowel collectief als individueel - voor de komende zittingsperiode. Daarin
kijkt hij naar de benodigde maatwerktrainingen, alsmede de specialisaties die nodig zijn
binnen de OR. Uiteraard houdt hij rekening met de ontwikkelingen in de organisatie.
7. De avM stuurt een factuur en doet u uiteraard een aanbod om de uitvoering van het
opleidingsadvies te verzorgen. Er hangt echter geen enkele afnameverplichting aan. Het
strategisch opleidingsadvies is een zelfstandig product van de avM dat wordt aangeboden
aan vaste klanten, maar ook aan ondernemingsraden die we nog niet kennen.
Voor iedere OR die niet goed weet waar te beginnen, is het aan te bevelen een strategisch
opleidingsadvies te laten opstellen. Het GBIO (Gemeenschappelijk BegeleidingsInstituut
Ondernemingsraden) verleent een subsidie op dit product.
Meer weten of behoefte aan een offerte? Bel of mail vrijblijvend naar de avM: 013-5229191 of
info@avmtraining.nl
Agnes Vissers, senior trainer/adviseur bij de avM
Arbozaken:
De OR-beproefde RI&E: een kans voor de OR?
“We hebben totaal geen spijt van het onderdeel ‘De OR-beproefde RI&E-methode’, zo meldde een
aantal VGWM-commissieleden, werkzaam in de metaal. Dit nadat zij een uur hadden rondgekeken
in de kleine afwas-/bereidingskeuken van een hotelketen en verbaasd waren over hun eigen
waarnemingen, de goede gesprekken met de werknemers en de kansen voor thuis, in hun eigen
bedrijf.
Want vraag als OR-lid eens op een willekeurige afdeling of medewerkers weleens van een Risico-
Inventarisatie- en Evaluatie hebben gehoord. Heel vaak zal de tegenvraag luiden: ‘Wat bedoel je?’
Slechts in een enkel geval weten werknemers wat een RI&E is, wat er in staat en wat van
toepassing is op de afdeling.
Ook ondernemingsraden worstelen met de RI&E. Het is vaak een deskundigeninstrument, dat door
de arbodienst of de preventiemedewerker wordt gemaakt. De OR krijgt dan ter instemming een
enorm pak papier voorgelegd, soms te technisch om als OR of VGWM-commissie te kunnen
beoordelen. Toch is het essentieel dat de OR en ook de werknemers betrokken zijn bij hun eigen
arbeidsomstandigheden. Alleen al om risico’s preciezer in beeld te krijgen en het gebruik van
maatregelen en oplossingen van meer draagvlak te voorzien. En dat kan met de OR-beproefde
RI&E-methode.
Zelf inventariseren
De OR-beproefde RI&E-methode geeft een aanvulling op de bestaande RI&E. Het is de bedoeling
dat de OR of VGWM-commissie zelf een rondgang maakt op afdelingen en aan de hand van een
open lijst (horen, zien, ruiken, proeven, voelen) de risico’s inventariseert. De OR maakt hiermee
zichzelf en het thema arbeidsomstandigheden zichtbaar op de werkvloer. Na afloop van de
rondgang maakt de OR een afspraak om tijdens een werkoverleg met de leidinggevende en
werknemers de ervaren risico’s terug te koppelen, er een prioriteit aan te geven en ook direct
Nieuwsbrief maart 2008 013-5229191 - www.avmtraining.nl

aangedragen ideeën voor verbeteringen te verzamelen. Hierna kan een plan voor de uitvoering
gemaakt worden.
Met deze methode komen niet alleen de risico’s in beeld, maar ook de oplossingen. In het gesprek
met werknemers kan direct gevraagd worden naar oplossingen en verbeteringen voor een
aangetroffen risico. Kennis van de werkvloer wordt concreet en direct gemobiliseerd. Bovendien
wordt het risicobewustzijn van de werknemers vergroot door de aanwezigheid van de OR en de
concrete vragen over arbeidsomstandigheden.
Opbrengst
De OR-beproefde RI&E methode wil nadrukkelijk geen vervanging zijn van de bestaande RI&E,
maar wel een waardevolle aanvulling. Er is ook geen uitgebreide voorkennis vereist.
Als optie kunnen de werknemers een korte vragenlijst invullen, ingevuld, voorafgaand aan de
rondgang. De uitkomsten worden dan meegenomen in de nabespreking op de afdeling.
Bovendien geeft de methode snelle resultaten, inhoudelijk kan een bepaald arboprobleem snel
opgelost worden en werknemers zijn meer betrokken bij risico en oplossing van arbeidsomstandigheden.
OR-leden worden door deze rondgang zichtbaar op de werkvloer en leren gevoelig te zijn voor de
risico’s die anderen aandragen of die zij zelf ervaren. Van bedrijfsblindheid is geen sprake, omdat
wordt aangeraden de rondgang uit te voeren op een andere dan de eigen afdeling.
OR-leden leren te vragen aan hun achterban: Waar loop jij tegenaan? Wat vind jij het belangrijkste
probleem? Hoe kan het dat dit probleem bestaat? Wat zou een goede oplossing zijn?
Training voor OR en VGWM-commissie
De academie voor Medezeggenschap laat OR-leden graag kennismaken met de OR-beproefde
RI&E methode tijdens een ééndaagse training, waarbij de methode wordt uitgelegd en u kunt
oefenen met het toepassen ervan. Overigens kan de methode ook worden ingepast tijdens een
meerdaagse training.
Open inschrijvingscursus OR-beproefde RI&E: 21 mei en 18 september 2008.
Inschrijven via www.avmtraining.nl > cursussen met open inschrijving of bel 013-522 91 93.
Josje Salentijn, trainer/arbodeskundige
Werkdrukspel
Veel organisaties klagen over werkdruk en vaak krijgt de ondernemingsraad de vraag er ‘iets’ mee
te doen. Wanneer de OR het aan de orde stelt, vraagt men naar concrete cijfers: meten is weten!
Soms zul je als OR met behulp van de preventiemedewerker of de bedrijfsarts kunnen aangeven
dat er veel verzuim is door werkdruk, maar het is niet gemakkelijk concreet te maken en bovendien
niet altijd meetbaar. Vaak is er een verband tussen het gevoel van werkdruk in een organisatie en
bijvoorbeeld de stijl van leidinggeven.
AbvaKabo FNV heeft een werkdrukspel ontwikkeld dat niet zozeer aan de slag gaat
met de kwantitatieve kant van werkdruk, maar veel meer de belevenis in beeld
brengt. Op speelse wijze kan de OR, zo mogelijk samen met management en
andere cruciale figuren in de organisatie, in gesprek komen over zaken die in de
organisatie spelen en het gevoel van werkdruk en stress dat ze teweegbrengen.
Het helpt meteen om de problemen aan te pakken daar waar ze ontstaan.
AbvaKabo FNV heeft enkele instituten benaderd om het werkdrukspel met ondernemingsraden te
gaan spelen. De avM is één van die instituten.
Belangstelling? Ga dan naar www.avmtraining.nl en kijk bij ‘Spelen met werkdruk’.
Nieuwsbrief maart 2008 013-5229191 - www.avmtraining.nl

Goed om te weten…
door Agnes Vissers, senior trainer/adviseur bij avM
Afkoelen op collega’s en het meubilair
Werknemers koelen hun woede over slechte kantoren, haperende pc's, zoekgeraakte dossiers en
ellenlange vergaderingen steeds vaker op collega's, beeldschermen, printers en kopieermachines.
Uit onderzoek van electronicafabrikant Canon blijkt dat vooral in de saaie kantoorparken de
pennen en nietmachines uit frustratie door de lucht gaan. Als Nederlandse werknemers uit hun vel
springen, komt dat bij 56% ook door de grofheid en slechte manieren van collega's.
Amateurfilmpjes op internet van dolgedraaide werknemers
die hun haperende pc's tegen de muur kwakken, illustreren
volgens het Europese onderzoek van Canon een trend. Hoe
slechter het kantoor is ingericht, hoe meer woedeuitbarstingen
en scheldpartijen er komen. Meer dan de helft
van de werknemers raakt al in de stress van beroerd
ingerichte kantoren, maar als ze dossiers niet kunnen
terugvinden, worden ze helemaal razend.
Als je deze signalen binnen je organisatie herkent, kan de
OR dit onderwerp het eens op de agenda van de overlegvergadering zetten en bespreken.
Wellicht biedt het kansen om, bijvoorbeeld via een tevredenheidsonderzoek onder de
medewerkers, de vinger op de zere plek te leggen en er iets aan te veranderen.
Wat mag er met een personeelsdossier?
In Nederland is iedere werkgever verplicht om van al het personeel een dossier bij te houden. Er
zijn wel behoorlijk wat voorschriften over wat daar in mag/moet en hoe ermee om te gaan.
Afspraken die met de werknemer zijn gemaakt, moeten zijn vastgelegd in het personeelsdossier.
Naast basisinformatie (kopie van legitimatiebewijs, contract etc.) moeten ook vervolgafspraken
worden opgenomen in het dossier. Bij het beheer van personeelsdossiers speelt de privacybescherming
een belangrijke rol. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens is precies vastgelegd
wat er mag/moet met een dossier. Iedere werknemer heeft recht op inzage van zijn/haar dossier.
Zieke werknemers
Op het moment dat je je als werknemer ziek meldt, wordt dat natuurlijk door de werkgever
vastgelegd. Er mag officieel niet worden geïnformeerd naar de aard en oorzaak van de ziekte.
Daarom wordt deze informatie ook niet opgenomen in het personeelsdossier. Zelfs niet wanneer je
de informatie vrijwillig geeft. Wat wél moet worden vastgelegd zijn de volgende zaken:
• Telefoonnummer en (verpleeg)adres waar de medewerker bereikbaar is.
• De vermoedelijke duur van het ziekteverzuim.
• Lopende afspraken en werkzaamheden.
• Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
• Of er sprake is van een verkeersongeval.
• Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de ziektewet valt.
Sollicitatiegegevens
Het komt regelmatig voor dat een werkgever een vacature heeft en er meerdere geschikte
kandidaten zijn, terwijl er slechts één kan worden geplaatst. De neiging is dan groot om de
sollicitatiebrieven van de afgewezen kandidaten in portefeuille te houden voor een eventuele
volgende vacature. Dat mag niet zomaar. Alleen met nadrukkelijk schriftelijke toestemming van de
betrokken sollicitant mag een brief bewaard blijven voor een volgende keer.
Nieuwsbrief maart 2008 013-5229191 - www.avmtraining.nl

Starter wil meeloopdag in sollicitatieronde
Starters haken nogal eens vroegtijdig af in hun nieuwe baan, omdat het beeld dat zij vooraf van
hun nieuwe werkplek hadden niet overeen blijkt te komen met de realiteit. Het liefst zouden zij dan
ook een snuffelstage doen om de sfeer op de werkvloer te proeven.
Dit concludeert Ad Rem Young Professionals uit eigen onderzoek. Ramses Serno, directeur van
Ad Rem: ‘Voordat starters kiezen voor een organisatie of een baan, willen ze graag precies weten
waar ze aan toe zijn. Een aantal gesprekken met de P&O-afdeling of de toekomstige manager kan
een redelijk beeld geven van de inhoud van een functie en arbeidsvoorwaarden. De directe
arbeidsomstandigheden zoals collega’s, fysieke werkplek en de ‘zachte’ aspecten als werksfeer,
cultuur, managementstijl kun je hier veel moeilijker uit afleiden. Maar liefst 90% van de starters is
binnen twee jaar weg bij de eerste baan. Dat is behalve erg kostbaar ook zeer demotiverend voor
de zittende werknemers. Een korte stage zou een uitkomst zijn.’
Als ondernemingsraad zou je een dergelijke aanpak kunnen voorstellen in het wervings- en
selectiebeleid. Verder is het met de huidige krappe arbeidsmarkt ook een aanrader om je
organisatie af en toe open te stellen voor belangstellende stagiaires en open dagen van scholen.
Uitzendbureau én inlener aansprakelijk
Veiligheid en goede veiligheidsinstructies kunnen de werkgever een hoop geld besparen, zo blijkt
steeds opnieuw.
Een werknemer is via een uitzendbureau gedetacheerd bij een inlener, waar hij achter de
verpakkingsmachine werkt. Op enig moment heeft de werknemer, toen de machine was
vastgelopen, handmatig geprobeerd om een vastgelopen plastic bakje los te maken. Hij heeft niet
eerst de machine stilgezet. Hierbij raakt hij de bovenste kootjes van zijn wijs- en middelvinger van
de rechterhand kwijt. De werknemer vordert een verklaring voor recht dat zowel het uitzendbureau
als de inlener voor zijn schade aansprakelijk zijn.
De kantonrechter wijst de vordering toe onder verwijzing naar een arrest van de Hoge Raad van
11-11-2005 (JAR 2005/287). Uit overgelegde foto's blijkt dat de machine onvoldoende beveiligd
was; het bleek betrekkelijk eenvoudig om met de hand tot bij de achterkant van de machine en ook
in de machine te reiken. Bovendien zat de stopknop op enige afstand van de machine. Verder is
niet gesteld of gebleken dat de inlener enig schriftelijke instructies heeft verstrekt. De inlener had
ook rekening moeten houden met eventuele onvoorzichtigheid aan de zijde van de werknemer, nu
deze dagelijks achter de machine werkte.
JAR 2008/42, Kantonrechter Amsterdam, 2 november 2007
Nieuwsbrief maart 2008 013-5229191 - www.avmtraining.nl

Open inschrijvingscursussen
1 april - 6 mei - 3 juni Flitsende start (actie 2 = 1)
2 april Financiën in de zorg
2 april Financiën bij bedrijven
20 en 21 mei Effectief Overtuigen
8 en 9 april Arbo basis
9 april Fusie en samenwerking
14 april Leergang Arbo startdatum
14 april Personeelsbeleid, eerste kennismaking
15 en 16 april, 20 en 21 mei Basiscursus OR (actie 2 = 1)
16 april CAO-naleving overheid
16 april OR en de Arbocatalogus
22 en 23 april Vergaderen/Communicatievaardigheden
23 april CAO zorg
14 mei Onderhandelen over arbeidsvoorwaarden
21 mei Haal meer resultaat uit uw overleg met de
bestuurder
21 mei De OR-beproefde RI&E
27 en 28 mei Communicatie met de Achterban
28 mei Schrijf een wervend OR-bulletin voor uw
achterban
4 juni Werkdruk als uitdagende kwestie
10 en 11 juni Arbo verdieping
Kijk ook op www.avmtraining.nl
De avM Nieuwsbrief verschijnt 4 x per jaar.
Eindredactie: Marianne Breevaart.
Nieuwsbrief maart 2008 013-5229191 - www.avmtraining.nl