Integriteitsbeleid - Stadgenoot
Integriteitsbeleid - Stadgenoot
Integriteitsbeleid - Stadgenoot
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Integriteitsbeleid</strong> <strong>Stadgenoot</strong> – versie 0.2<br />
Januari 2010<br />
<strong>Integriteitsbeleid</strong><br />
1
Inleiding<br />
<strong>Stadgenoot</strong> hecht veel waarde aan het integer zijn van haar medewerkers en aan het integer<br />
handelen door de organisatie. Daarom heeft <strong>Stadgenoot</strong> integriteitsbeleid dat zij actief<br />
onderhoudt. Normen zijn immers dynamisch. Wat in het verleden als acceptabel werd<br />
gezien, is dat nu misschien niet meer.<br />
Het doel van het integriteitsbeleid is:<br />
- Het verhogen van het bewustzijn van haar medewerkers ten aanzien van<br />
integriteitkwesties; dit moet ertoe leiden dat medewerkers zich correct en integer<br />
gedragen naar elkaar, naar de organisatie en naar relaties.<br />
- Een betrouwbare partner zijn voor onze relaties.<br />
- Het voorkómen dat <strong>Stadgenoot</strong> relaties aangaat of onderhoudt met partijen die op het<br />
punt van integriteit een slechte staat van dienst hebben.<br />
Om dit doel te bereiken moet <strong>Stadgenoot</strong> integriteitrisico’s beheersen. Hieronder staat<br />
beschreven hoe <strong>Stadgenoot</strong> dit doet.<br />
Het beleid<br />
Het Bestuur van <strong>Stadgenoot</strong> heeft dit overkoepelende integriteitsbeleid vastgesteld. Het<br />
bestuur stelt ook regelingen en procedures op waarvan de uitvoering bijdraagt aan het doel<br />
van het integriteitsbeleid.<br />
Deze regelingen hebben betrekking op<br />
• persoonlijke integriteit,<br />
• organisatorische integriteit<br />
• relationele integriteit.<br />
Persoonlijke integriteit<br />
Hiermee bedoelen we de integriteit van de medewerkers van <strong>Stadgenoot</strong> en van haar<br />
dochterondernemingen. Een aantal voorbeelden van risico’s in dit verband zijn:<br />
- ongewenst gedrag<br />
- belangenverstrengeling<br />
- misbruik van informatie<br />
De belangrijke beheersmaatregel in dit verband is de gedragscode. Integriteit heeft immers<br />
alles te maken met onze waarden en normen en daaruit voortvloeiend ons gedrag. De<br />
gedragscode bevat regels voor de omgang met elkaar, met klanten, leveranciers en overige<br />
relaties. De code gaat ook in op belangenverstrengeling, het gebruik van bedrijfsmiddelen<br />
en de omgang met informatie.<br />
<strong>Stadgenoot</strong> ontwikkelt beleid t.a.v. de screening van medewerkers in risicovolle functies. Bij<br />
de invulling van iedere functie binnen <strong>Stadgenoot</strong> komt het onderwerp integriteit bij<br />
indiensttreding aan de orde. Daarna komt het terug op werkoverleggen en bij<br />
beoordelingsgesprekken.<br />
Organisatorische integriteit<br />
Hierbij gaat het om de integriteit van <strong>Stadgenoot</strong> als organisatie. Risico’s die het integer<br />
functioneren van de organisatie bedreigen zijn bijvoorbeeld fraude en het niet naleven van<br />
wet- en regelgeving maar ook mogelijke benadeling van de huurder. Ter beheersing van<br />
deze risico’s heeft <strong>Stadgenoot</strong> een groot scala aan maatregelen getroffen, zoals:<br />
- beschreven werkprocessen; deze bevatten voldoende maatregelen van interne controle.<br />
- er wordt gewerkt volgens de procuratiestructuur die bepaalt wie tot welk bedrag de<br />
organisatie mag binden, bijvoorbeeld bij het voor akkoord tekenen van een factuur; het<br />
financiële systeem voorkomt dat mensen hun bevoegdheid te buiten gaan.<br />
<strong>Integriteitsbeleid</strong> <strong>Stadgenoot</strong> – versie 0.2<br />
Januari 2010<br />
2
- functiescheiding; voorbeeld: een medewerker die een factuur ter betaling in het systeem<br />
opvoert, kan niet zelf de betaling uitvoeren.<br />
- een jaarlijkse analyse van de integriteitsrisico’s<br />
- het functioneren van een Ombudsman.<br />
- het uitvoeren van interne audits: een onafhankelijke afdeling onderzoekt of maatregelen<br />
zoals hierboven beschreven wel naar behoren werken<br />
Wanneer een medewerker van <strong>Stadgenoot</strong> een (vermeende) misstand wil melden, dan kan<br />
men gebruik maken van de klokkenluidersregeling. 1<br />
Relationele integriteit<br />
<strong>Stadgenoot</strong> loopt het risico dat zij banden aangaat, of is aangegaan, met partijen van wie<br />
later kan blijken dat <strong>Stadgenoot</strong> hier niet mee geassocieerd wil worden. Hiervoor moet<br />
<strong>Stadgenoot</strong> waken. <strong>Stadgenoot</strong> heeft een maatschappelijke taak en iedereen die met<br />
<strong>Stadgenoot</strong> te maken heeft, moet er van uit kunnen gaan dat <strong>Stadgenoot</strong> alleen zaken doet<br />
met partijen met een schoon blazoen. Daarom ontwikkelt <strong>Stadgenoot</strong> een integriteitstoets.<br />
Deze zal worden uitgevoerd bij het aangaan van nieuwe relaties. Ook bestaande relaties<br />
worden, afhankelijk van hun aard, aan een integriteitstoets onderworpen. Hierbij verzamelt<br />
<strong>Stadgenoot</strong> informatie over de achtergrond en betrouwbaarheid van de relatie.<br />
Het kan vóórkomen dat <strong>Stadgenoot</strong> welbewust een relatie aangaat met personen die<br />
negatief in het nieuws geweest zijn. Soms dragen dit soort contacten bij aan de doelstelling<br />
van de organisatie. Wanneer medewerkers van <strong>Stadgenoot</strong> een afspraak hebben met een<br />
partij die geen vlekkeloze reputatie heeft, gaan zij nooit alleen naar deze afspraak toe.<br />
Uitvoering<br />
Hieronder staat aangegeven hoe <strong>Stadgenoot</strong> het integriteitsbeleid daadwerkelijk uitvoert en,<br />
indien gewenst, aanpast.<br />
• Medewerkers bekend maken en bekend houden met de regelingen<br />
Bij indiensttreding ontvangen medewerkers van <strong>Stadgenoot</strong> de eerder genoemde<br />
gedragscode. Om deze code een document voor maar ook ván iedereen te laten zijn,<br />
worden medewerkers betrokken bij het bespreken van de thema’s waar de code op ingaat.<br />
Dit kan leiden tot aanpassing van de code.<br />
Leidinggevenden zorgen ervoor dat hun medewerkers bekend zijn en blijven met procedures<br />
die integriteitsrisico’s afdekken, zoals bijvoorbeeld het ‘4-ogen principe’. Hierbij controleert<br />
een medewerker het werk van een collega.<br />
Minimaal eenmaal per jaar staat ‘integriteit’ op de agenda van het werkoverleg van elke<br />
afdeling. Ook bij de jaarlijkse beoordelingsgesprekken komt het aan de orde. Daarnaast<br />
kunnen de diverse regelingen onderwerp zijn van een onder medewerkers te houden<br />
enquête. Zo houdt <strong>Stadgenoot</strong> het onderwerp levend.<br />
• Regelingen onderhouden<br />
Opvattingen over wat integer is, kunnen veranderen. Daarom past de afdeling die een<br />
regeling onder haar hoede heeft deze aan op basis van ontwikkelingen in de samenleving<br />
en/of in de organisatie.<br />
• Toetsen naleving van regelingen<br />
Het is uiteraard de verantwoordelijkheid van de medewerker zelf om zich aan de regels te<br />
houden. Leidinggevenden zien hier evenwel op toe, met name op aspecten van persoonlijke<br />
integriteit, en hebben een corrigerende taak. Bij een overtreding nemen zij een passende<br />
maatregel. Zelf geven zij het goede voorbeeld.<br />
1 Deze is onder constructie.<br />
<strong>Integriteitsbeleid</strong> <strong>Stadgenoot</strong> – versie 0.2<br />
Januari 2010<br />
3
Een onafhankelijke afdeling toetst de werking van regelingen in opdracht van het Bestuur of<br />
op eigen initiatief.<br />
• Bijstellen van beleid<br />
De afdeling IRK toetst de interne processen en maakt eenmaal per jaar een analyse van de<br />
integriteitsrisico’s die <strong>Stadgenoot</strong> en haar dochterondernemingen lopen. Zij rapporteert<br />
hierover aan het Bestuur. Deze rapportage gaat in op de mate waarin de risico’s beheerst<br />
worden en kan aanbevelingen bevatten om de risico’s (nog) beter te beheersen. Op basis<br />
van deze rapportage en alle overige signalen uit de organisatie en de samenleving kan het<br />
management van <strong>Stadgenoot</strong> besluiten om regelingen aan te passen of om nieuwe regels en<br />
procedures op te stellen. Waar nodig gebeurt dit in nauw overleg met de afdeling<br />
Personeelsmanagement en Ontwikkeling en de Ondernemingsraad.<br />
<strong>Integriteitsbeleid</strong> <strong>Stadgenoot</strong> – versie 0.2<br />
Januari 2010<br />
4