Handleiding bij software Voorraadbeheer - Brink Techniek

Voorraadbeheer
HANDLEIDING
© 2000 Nedsoft
Telefoon: 0900-6337638 (1 GPM)
0900-NEDSOFT (1 GPM)
Fax: 078-6920556
E-mail: info@nedsoft.com
Internet: www.nedsoft.com

Inhoudsopgave
1. Om te beginnen ........................................................................................ 3
1.1 Hartelijk welkom bij Voorraadbeheer ................................................. 3
1.2 Registratie .......................................................................................... 3
1.3 Copyright ............................................................................................. 3
1.4 Installatie van het programma ........................................................... 3
2. De werking van Voorraadbeheer ............................................................ 5
2.1 Uw voorraad bijhouden met behulp van een database .................... 5
2.2 Windows-programma ........................................................................ 6
2.3 Overzichten ......................................................................................... 7
2.4 Veelgebruikte knoppen ....................................................................... 7
3. Basisgegevens ........................................................................................ 8
3.1 Leveranciers ....................................................................................... 9
3.1.1 Leverancier toevoegen ................................................................ 9
3.1.2 Leverancier wijzigen ................................................................. 10
3.1.3 Leverancier verwijderen ............................................................ 10
3.2 Categorieën ...................................................................................... 11
3.3 BTW-tarieven .................................................................................... 11
3.4 Valuta’s ............................................................................................. 12
3.5 Mutatiesoorten .................................................................................. 13
3.6 Artikelen ............................................................................................ 14
4. Mutaties aan uw voorraad .................................................................... 17
4.1 Mutatie toevoegen ............................................................................. 17
4.2 Mutatiebonnen .................................................................................. 18
5. Zoekmogelijkheden in overzichten ...................................................... 19
5.1 Sorteren ............................................................................................ 19
5.2 Snelzoeken ....................................................................................... 20
5.3 Filter .................................................................................................. 21
5.4 Selectiemiddel ‘Alleen categorie’ in Overzicht Artikelen .................. 25
5.5 Tabblad selectie in Overzicht Mutaties ............................................. 25
6. Rapporten ............................................................................................... 26
7. Algemeen ............................................................................................... 27
7.1 Instellingen ....................................................................................... 27
7.2 Importeren ........................................................................................ 28
7.3 Exporteren ......................................................................................... 29
7.4 Einde ................................................................................................. 29
2

1. Om te beginnen
1.1 Hartelijk welkom bij Voorraadbeheer
Het doet ons bijzonder veel genoegen om u als nieuwe gebruiker van Voorraadbeheer
te mogen verwelkomen. U zult merken dat u al snel met Voorraadbeheer
aan de slag kunt dankzij de eenvoudige bediening en de duidelijke indeling. Deze
handleiding ondersteunt u daarbij; alle functies in het programma worden hierin
uitgelegd. Daarnaast bevat in het programma zelf ook een helpbestand. U vindt
deze in het menu Help onder de optie Inhoud.
1.2 Registratie
Het is belangrijk dat u zich zo snel mogelijk aanmeldt als geregistreerde gebruiker
van dit pakket. Alleen dan hebt u recht op telefonische ondersteuning.U kunt eenvoudig
registreren door het Nedsoft-registratieformulier op internet
(www.nedsoft.com) volledig in te vullen. Na verzending van een volledig ingevuld
registratieformulier ontvangt u van Nedsoft een GRATIS softwarepakket. U kunt ook
registreren via post. Schrijf dan een brief met uw naam- en adresgegevens, naam
en aankoopdatum van het pakket en waar u het pakket heeft gekocht. Stuur dit in een
voldoende gefrankeerde envelop naar Nedsoft Registratie-afdeling, Postbus 247,
2950 AE Alblasserdam.
Let op! U ontvangt alleen een GRATIS softwarepakket wanneer u registreert
via internet op www.nedsoft.com.
1.3 Copyright
Alle software is beschermd via het auteursrecht. Dit houdt onder andere in dat u
programma’s niet zomaar mag kopiëren. Het is u echter wel toegestaan om één
kopie voor veiligheidsdoeleinden te maken.
In plaats van kostbare hardwarebeveiligingen toe te passen, zijn op meerdere plaatsen
in het programma codes aangebracht waarmee de oorspronkelijke koper kan
worden herleid. Bij geconstateerde inbreuken op ons copyright zullen passende
juridische stappen worden ondernomen.
1.4 Installatie van het programma
Het programma Voorraadbeheer installeert u vanaf CD-Rom op uw computer. In de
meeste gevallen zal de installatieprocedure automatisch starten als u de CD-Rom
in de CD-Romspeler plaatst. Ga dan verder met punt 4 op de volgende pagina.
3

Begint de installatieprocedure niet vanzelf. Dan kunt u de installatie als volgt
starten:
1. Dubbelklik op het pictogram ‘Deze computer’ op uw bureaublad.
2. Dubbelklik vervolgens op het pictogram van uw CD-Romspeler.
Dit is meestal station D.
3. Dubbelklik op het bestand Setup.exe.
4. Het installatieprogramma wordt voorbereid en vervolgens wordt het
welkomstscherm getoond.
Klik op ‘Volgende’.
5. Gevraagd wordt waar u Voorraadbeheer wilt installeren. Standaard gebeurt
dit op de harde schijf C:\Program Files\ Nedsoft\ Voorraadbeheer.
Wilt u het programma op een andere schijf of in een andere directory
installeren, wijzig dan de naam van de schijf en de directory.
6. Klik op de knop ‘Volgende’ om uw keuze te bevestigen.
7. Voorraadbeheer zal aan het Startmenu worden toegevoegd, in de nieuwe
map Nedsoft Voorraadbeheer.
Wilt u het programma aan een andere map toevoegen? Dan kunt u een
andere map selecteren of een nieuwe mapnaam intypen.
8. Klik op de knop ‘Volgende’ om uw keuze te bevestigen.
9. Het installatieprogramma zal nu de bestanden uitpakken en naar de juiste
directories kopiëren.
Klik op ‘Volgende’ en wacht terwijl de bestanden worden gekopieerd.
10. Als het installatieprogramma klaar is, klikt u op ‘Voltooien’.
11. U kunt Voorraadbeheer nu vanuit Windows opstarten:
Via de Start-knop vindt u onder Programma’s de map Nedsoft Voorraadbeheer
met daarin Voorraadbeheer.
LET OP! U kunt Voorraadbeheer slechts éénmaal op een computer of netwerk
installeren. Wanneer u Voorraadbeheer voor een tweede keer installeert,
4

Er is echter wel een manier om meerdere gebruikers toegang te verschaffen tot
Voorraadbeheer. Dit doet u door middel van snelkoppelingen. U installeert Voorraadbeheer
dus eenmaal en plaatst vervolgens snelkoppelingen bij de overige
gebruikers.
2. De werking van Voorraadbeheer
2.1 Uw voorraad bijhouden met behulp van een database
Voorraadbeheer is een programma voor het bijhouden van uw voorraad. Het programma
werkt met een zogenaamde database. Het is de bedoeling dat u in de
database informatie invoert over uw voorraad. Deze informatie kunt u dan verder
beheren.
Het invoeren van een aantal standaardgegevens in het systeem zorgt ervoor, dat u
bij het verdere beheer deze zaken steeds op eenvoudige wijze kunt kiezen uit de
beschikbare uitklapmenu’s. De database genereert de menu’s namelijk automatisch
vanuit de informatie die u zelf aan het systeem heeft meegegeven.
Zo kunt u bij het invoeren van uw artikelen onder andere de leverancier en het juiste
BTW-tarief aanklikken in de betreffende menu’s.
Op deze manier wordt uw voorraadbeheer eenvoudig en overzichtelijk.
Verder is het programma opgedeeld in twee onderdelen:
Basisgegevens
Allereerst voert u allerlei basisgegevens in over uw voorraad. Zo voert u gegevens in
over uw leveranciers, de BTW-tarieven die u toepast, de valuta’s waarmee u te
maken heeft in uw inkoop en verkoop, enzovoorts. Vervolgens voert u alle artikelen
van uw voorraad in.
Voorraadbeheer biedt ook de mogelijkheid om gegevens over uw artikelen uit andere
bestanden te importeren.
Andersom kan overigens ook: uw artikelgegevens kunt u vanuit Voorraadbeheer
ook exporteren naar een ander bestand.
Mutaties aan de voorraad
De artikelen in uw voorraad staan natuurlijk niet stil. Er worden allerlei wijzigingen in
de vorm van inkopen en verkopen en eventuele retourzendingen van producten, in
uw voorraad doorgevoerd. Ook kunnen inventarisatieverschillen ontstaan.
Al deze veranderingen in de voorraad worden in Voorraadbeheer ‘Mutaties’ genoemd.
Tot slot geeft het extra onderdeel Rapporten u de mogelijkheid om diverse voorraadoverzichten
en mutatiebonnen op papier af te drukken.
5

2.2 Windows-programma
Voorraadbeheer is een standaard Windows-toepassing. Dit betekent, dat er
gebruiksvriendelijke menu’s aanwezig zijn, waarin u opties kunt aanklikken
met de muis van uw computer.
Onder deze menubalk vindt u bovendien een werkbalk met de meest gebruikte
opties in duidelijke knoppen met pictogrammen.
Verder kunt u in de diverse vensters van het programma uw gegevens eenvoudig
invoeren.
In de invoervelden bent u vrij om de tekst in te typen, zoals u dat wilt.
Overigens zijn alle invoervelden optioneel. Als u bepaalde gegevens niet wilt
invoeren, bijvoorbeeld omdat u ze niet weet of omdat ze niet van toepassing
zijn, kunnen de betreffende invoervelden leeg worden gelaten.
Naast de invoervelden zijn er in veel gevallen handige uitklapmenu’s waarin u
eerder ingevoerde gegevens terugvindt en eenvoudig kunt selecteren. Deze
zijn te herkennen aan het pijltje waar u op kunt klikken.
6

Ook zijn er een paar uitklapmenu’s, waar u zowel gegevens in kunt selecteren als
nieuwe gegevens kunt invoeren. Deze zijn te herkennen aan de ‘puntjes’-knop
waar u op kunt klikken.
2.3 Overzichten
Ieder gegevensbestand in het programma, zoals Artikelen, Leveranciers, Categorieën
enzovoorts, heeft een overzichtsvenster. Hierin worden alle gegevens van de
ingevoerde items steeds weergegeven.
Dit is een weergave van gegevens in een tabel met rijen en kolommen. Rondom
een overzicht zijn schuifbalken aanwezig, waarmee u door de gegevens kunt
bladeren.
In de overzichten zijn diverse zoek- en sorteermogelijkheden ingebouwd, die het u
gemakkelijk maken om uw gegevens snel terug te vinden.
In hoofdstuk 5 komen deze zoekmogelijkheden uitgebreid aan de orde.
2.4 Veelgebruikte knoppen
In ieder overzicht van Voorraadbeheer vindt u de volgende knoppenbalk terug:
7

In deze balk staan de knoppen, die u veel zult gebruiken. Hier volgt een overzicht
met een korte beschrijving van de betekenis van elke knop:
afdrukken van het betreffende overzicht
terugbladeren naar het eerste item in het overzicht
10 items terugbladeren
één items terugbladeren
één record verder bladeren
10 items verder bladeren
verder bladeren naar het laatste item in het overzicht
een item toevoegen
het geselecteerde item verwijderen - Er wordt gevraagd of u het record
echt wilt verwijderen. Klik op ‘Ja’ als dit het geval is.
het geselecteerde item wijzigen. NB. U kunt ook altijd dubbelklikken
op het item zelf om het te wijzigen.
een selectie maken met behulp van het filterprogramma: zoeken aan de
hand van specifieke waarden. In 5.3 wordt deze functie verder uitgelegd.
een gemaakte selectie weer opheffen.
3. Basisgegevens
Het menu Basisgegevens bestaat uit verschillende onderdelen. Deze onderdelen
vindt u op de werkbalk onder de menubalk terug als knoppen met
pictogrammen. Het gaat hier om alle basisgegevens van uw voorraad. U kunt ze
in de diverse onderdelen invoeren en verder onderhouden. Dit kunt u doen met
behulp van de knoppen in de werkbalk van ieder onderdeel (zie 2.4).
U dient te beginnen met het invoeren van uw leveranciers, productcategorieën,
gehanteerde BTW-tarieven, valuta’s en mutatiesoorten. Pas als deze basisgegevens
bij het programma bekend zijn, voert u uw artikelen in.
Door de overige basisgegevens vooraf eenmalig in te voeren, kunt u ze later
gemakkelijker oproepen binnen de uitklapmenu’s (bij het toevoegen van artikelen).
8

3.1 Leveranciers
Via het onderdeel Leveranciers van het menu Basisgegevens komt u terecht in
het Overzicht Leveranciers. Dit overzicht toont alle bedrijven die producten aan u
leveren.
De knoppen bovenin het venster (zie 2.4) kunt u gebruiken om te navigeren in het
overzicht en leveranciers toe te voegen (3.1.1), te wijzigen (3.1.2) of te verwijderen
(3.1.3).
3.1.1 Leverancier toevoegen
Het toevoegen van een leverancier gaat als volgt:
1. Kies in het menu Basisgegevens de optie Leveranciers. U kunt ook in de
werkbalk op de knop Leveranciers klikken.
2. Klik in de werkbalk boven in het overzichtsvenster op de knop
Vervolgens verschijnt het venster Leveranciersgegevens.
.
3. Voer in de invoervelden alle belangrijke informatie over de leverancier in:
• Code: een unieke code voor deze leverancier
• Naam: de bedrijfsnaam van de leverancier
• Contactpersoon
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Land
• Telefoonnummer
• Faxnummer
9

• E-mail: als de leverancier een e-mailadres heeft, is dit handig om
te vermelden, maar het mag ook weggelaten worden; alle velden zijn
optioneel.
• Betalingscondities
• Debiteurnummer
• Inkoopvaluta: U voert deze van tevoren zelf in het systeem in (zie
3.4). Daarna kunt u hier de betreffende valutasoort eenvoudig kiezen
uit een uitklapmenu.
• Opmerkingen: U kunt hier nog extra informatie invoeren met
betrekking tot de leverancier.
4. Klik, nadat u alle leveranciersgegevens heeft ingevoerd, op ‘OK’.
U ziet nu de zojuist ingevoerde leverancier in het overzicht.
5. Klik op ‘OK’ om het leveranciersoverzicht te verlaten.
3.1.2 Leverancier wijzigen
Nadat u een leverancier heeft ingevoerd in het systeem, kunt u de gegevens
over deze leverancier op elk gewenst moment wijzigen.
Dit doet u als volgt:
1. Kies in het menu Basisgegevens de optie Leveranciers. U kunt ook in de
werkbalk op de knop Leveranciers klikken.
2. Selecteer in het overzicht de leverancier waarvan u de gegevens wilt
wijzigen.
3. Klik in de werkbalk boven in het venster op de knop .
Of dubbelklik op de leverancier.
Vervolgens verschijnt het venster Leveranciersgegevens.
4. Wijzig de informatie in één of meer invoervelden.
5. Klik op ‘OK’.
6. Klik op ‘OK’ om het leveranciersoverzicht te verlaten.
3.1.3 Leverancier verwijderen
1. Kies in het menu Basisgegevens de optie Leveranciers. U kunt ook in de
werkbalk op de knop Leveranciers klikken.
2. Selecteer in het overzicht de leverancier die u wilt verwijderen.
3. Klik in de werkbalk boven in het venster op de knop .
Vervolgens verschijnt een dialoogvenster met de vraag of u zeker weet dat
u deze leverancier wilt verwijderen.
4. Klik op ‘Ja’ als u deze leverancier met al haar gegevens zeker wilt verwijde
ren.
5. Klik op ‘OK’ om het leveranciersoverzicht te verlaten.
10

3.2 Categorieën
Via het onderdeel Categorieën van het menu Basisgegevens komt u terecht in
het Overzicht Categorieën. Het gaat hier om de categorieën waarin u uw artikelen
onderverdeelt.
Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van categorieën gaat op dezelfde wijze als
dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3).
U kunt voor categorieën de volgende informatie invoeren:
• Code: de unieke code die u aan deze categorie meegeeft
• Omschrijving: een korte omschrijving van de categorie
3.3 BTW-tarieven
Via het onderdeel BTW-tarieven van het menu Basisgegevens komt u terecht in
het Overzicht BTW-tarieven. Hier vindt u de percentages BTW, die u op uw
artikelen toepast, terug.
Er zijn voor u al drie standaard tarieven ingevoerd: het 0-tarief (0%), het laag-tarief
(6%) en het hoog-tarief (17,5%).
11

Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van BTW-tarieven gaat op dezelfde
wijze als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2
en 3.1.3).
U kunt voor BTW-tarieven de volgende informatie invoeren:
• Code: de unieke code die u aan dit tarief meegeeft.
• Omschrijving: een korte omschrijving van het tarief.
3.4 Valuta’s
Via het onderdeel Valuta’s van het menu Basisgegevens komt u terecht in het
Overzicht Valuta’s. Hier vanuit kunt u alle verschillende valuta’s, waarmee u te
maken heeft, invoeren.
Er is al een drietal valuta’s voor u ingevuld: guldens, euro’s en Belgische
franken.
Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van valuta’s gaat op dezelfde wijze als
dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3).
12

U kunt voor valuta’s de volgende informatie invoeren:
• Code: de unieke code die u aan deze valuta meegeeft.
• Omschrijving: een korte omschrijving van de valuta.
• Koers: de koers in relatie tot de gulden.
3.5 Mutatiesoorten
Zoals eerder vermeld, worden wijzigingen aan uw voorraad Mutaties genoemd.
Er zijn verschillende voorraadmutaties mogelijk. Deze worden in Voorraadbeheer
‘Mutatiesoorten’ genoemd.
Ook de optie Mutatiesoorten vindt u via het menu Basisgegevens. U komt dan
terecht in het overzicht Mutatiesoorten.
Hierin zijn voor u alvast vier soorten ingevoerd: Inkoop, Verkoop, Retouren,
Inventarisatieverschillen.
Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van mutatiesoorten gaat op dezelfde wijze
als dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3).
U kunt voor mutatiesoorten de volgende informatie invoeren:
• Code: de unieke code die u aan deze mutatiesoort meegeeft.
• Omschrijving: een korte omschrijving van de mutatiesoort.
• Bij/ Af: hiermee geeft u aan of er producten Bij (B) uw voorraad komen of
van uw voorraad Af (A) gaan .
13

3.6 Artikelen
Nadat u alle leveranciers, categorieën e.d. heeft ingevoerd, bent u toe aan het
invoeren van de artikelen van uw voorraad.
De optie Artikelen bevindt zich eveneens in het menu Basisgegevens.
In het Overzicht Artikelen komen uiteindelijk al uw artikelen te staan, met
diverse artikelgegevens.
U kunt een onbeperkt aantal artikelen invoeren in Voorraadbeheer.
Het toevoegen, wijzigen en verwijderen van valuta’s gaat op dezelfde wijze als
dezelfde handelingen in het onderdeel leveranciers (zie 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3).
Het venster Artikelgegevens is echter veel uitgebreider dan de
overige vensters.
U voert daarin alle belangrijke informatie over het artikel in. Als u de onderdelen
die in 3.1 t/m 3.5 zijn uitgelegd, vooraf al heeft ingevoerd, kunt u hier de
betreffende items uit een uitklapmenu kiezen.
U kunt de volgende artikelgegevens invoeren:
• Artikelcode : de unieke code die u aan het artikel meegeeft.
• Omschrijving: een korte omschrijving van het artikel.
• Categorie: de categorie waaronder het product valt. U voert deze
categorieën van tevoren in het systeem in (zie 3.2). Dan kunt u de categorie
hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu.
14

Inkoopgegevens
• Leverancierscode: de code van de leverancier die het artikel aan u levert. U
voert de leveranciers zelf van tevoren in het systeem in (zie 3.1.1). Daarna
kunt u de leverancier hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu.
• Bestelcode: de bestelcode van dit artikel bij de leverancier.
• Levertermijn: De termijn voor het leveren van het betreffende artikel bij deze
leverancier.
• Inkoopeenheid: De eenheid waarin de producten door de leverancier aan u
worden geleverd, bijvoorbeeld een doos, een zak, per stuk, etc. U kunt een
eenheid kiezen uit het uitklapmenu of zelf een nieuwe eenheid toevoegen,
door deze direct in te typen in het invoervenster.
Vervolgens zal aan u gevraagd worden of u deze eenheid wilt toevoegen aan
de tabel. Als u op ‘Ja’ klikt, zal deze eenheid de volgende keer in het
uitklapmenu verschijnen.
• Bevat aantal verkoopeenheden: De hoeveelheid verkoopeenheden die een
inkoopeenheid van het artikel bevat. Een voorbeeld: u koopt lollies per doos
van 100 in bij de leverancier, maar u verkoopt ze per stuk. Eén inkoopeenheid
bevat in dat geval 100 verkoopeenheden.
• Inkoopprijs in valuta: het bedrag, waarvoor u het artikel heeft ingekocht bij
de leverancier, in de valuta, die u bij de gegevens voor deze leverancier heeft
ingevoerd (zie 3.1.1). In het gele vakje ernaast wordt automatisch de
inkoopprijs in de opgegeven basisvaluta (zie het onderdeel Instellingen, 7.1)
gegenereerd.
• Inkoopprijs per verkoopeenheid: het bedrag dat u voor één verkoopeenheid
van het artikel betaalt aan inkoopkosten (in basisvaluta). Dit
bedrag wordt automatisch berekend.
Verkoopgegevens
• Verkoopeenheid: de eenheid waarin u het artikel verkoopt, bijvoorbeeld
stuks, zakje, dozijn, etc. U kunt een eenheid kiezen uit het uitklapmenu, of
zelf een nieuwe eenheid toevoegen, door deze direct in te typen in het
invoervenster.
Vervolgens zal aan u gevraagd worden, of u deze eenheid wilt toevoegen
aan de tabel. Als u op ‘Ja’ klikt, zal de volgende keer deze eenheid in
het uitklapmenu verschijnen.
• Marge in procenten: het percentage van de inkoopprijs, waarmee u het
bedrag wilt verhogen om tot de verkoopprijs te komen.
• BTW code: de code die hoort bij een bepaald BTW-tarief, dat geldt voor dit
artikel. U voert deze codes met bijbehorende percentages van tevoren zelf
in het systeem in (zie 3.3). Daarna kunt u de code hier eenvoudig kiezen uit
een uitklapmenu.
• Verkoopprijs excl. BTW: het verkoopbedrag van één verkoopeenheid van
het artikel, exclusief BTW. Dit bedrag wordt automatisch voor u uitgerekend,
op basis van de ingegeven inkoopprijs en de gewenste marge in
procenten. Het bedrag wordt zowel in de basisvaluta als de referentievaluta
- beide in te voeren bij het onderdeel Instellingen (zie 7.1) - uitgerekend.
15

U kunt echter ook de verkoopprijs zelf invoeren in de basisvaluta. Dan
wordt de marge in procenten automatisch berekend.
• Verkoopprijs incl. BTW: het uiteindelijke verkoopbedrag, de prijs van het
artikel inclusief BTW. deze prijs wordt automatisch berekend op basis
van het door u ingegeven BTW-tarief.
Het bedrag wordt zowel in de basisvaluta als de referentievaluta - beide
in te voeren bij het onderdeel Instellingen (zie 7.1) - berekend.
Barcodes
• Barcode inkoopeenheid: de unieke barcode van de inkoopeenheid van
het artikel, oftewel de barcode die de leverancier heeft meegegeven. U
kunt deze inscannen met behulp van een barcodescanner.
Ook kunt u de barcode handmatig intypen, maar dan dient u daarna op
‘OK’ te klikken.
• Barcode verkoopeenheid: de unieke barcode van de verkoopeenheid
van het artikel. U kunt deze inscannen met behulp van een barcodescanner.
Ook kunt u de barcode handmatig intypen, maar dan dient u daarna op
‘Ok’ te klikken.
Voorraad
• Voorraadartikel: dit artikel maakt deel uit van de vaste voorraad of niet.
(Een voorraadartikel wordt op de besteladvieslijst geplaatst als de
voorraad beneden het minimum zakt.)
• Huidige voorraad: het aantal artikelen dat momenteel aanwezig is in de
voorraad.
• Gewenste voorraad: de voorraad waarbij uw inkoop en verkoop van het
artikel optimaal op elkaar zijn afgestemd.
• Minimumvoorraad: de voorraad die minimaal telkens aanwezig moet
zijn. Als de huidige voorraad van het artikel onder dit ingevoerde minimum
aantal zakt, dan wordt het artikel op de besteladvieslijst geplaatst
(zie hoofdstuk 6).
• Beginvoorraad: de voorraad die in uw bedrijf aanwezig is/ was op 1
januari van het lopende jaar.
Afbeelding
• Bestandsnaam: als u een afbeelding van het artikel hebt, kunt u hier de
bestandsnaam ingeven. U kunt de locatie intypen, maar u kunt ook
bladeren door uw computer om de afbeelding op te zoeken.
Daarvoor klikt u op de knop .
De afbeelding wordt dan rechts in het venster getoond.
16

4. Mutaties aan uw voorraad
Mutaties is een functie voor het onderhoud van alles wat er met uw artikelen
gebeurt, oftewel alles rond de inkoop en verkoop van artikelen.
Met de optie Voorraadmutaties in het menu Mutaties komt u terecht bij het
overzicht van alle mutaties die op uw voorraad zijn toegepast. De gegevens die u
invoert bij een mutatie, vindt u terug in het Mutatieoverzicht samen met de
verkoop- en inkoopwaarde van het betreffende artikel.
4.1 Mutatie toevoegen
U kunt een onbeperkt aantal mutaties toevoegen. Dit kan op twee manieren:
Toevoegen op de ‘normale’ manier
U kunt een mutatie op dezelfde wijze toevoegen als u dat doet bij de andere
onderdelen:
1. Kies in het menu Mutaties de optie Voorraadmutaties. U kunt ook in de
werkbalk op de knop Mutaties klikken.
2. Klik in de werkbalk boven in het venster zelf op de knop .
Vervolgens verschijnt het venster Mutatiegegevens.
3. Voer de volgende informatie over de mutatie in:
• Soort mutatie: de soort mutatie die op het product wordt uitgevoerd.
Deze heeft u eerder in het systeem ingevoerd (zie 3.5). U kunt de
gewenste mutatie hier eenvoudig kiezen uit een uitklapmenu.
• Datum: u kunt de juiste datum in de kalender opzoeken. U kunt op
Vandaag klikken (onderaan), of de betreffende dag waarop de mutatie
plaatsvindt/-vond.
• Artikel: het product waar het om gaat. U ziet de code, de categorie en
de omschrijving van het artikel.
• Aantal: het aantal producten dat wordt ingekocht, verkocht, etc. Hier is
een handige rekenmachine bijgevoegd.
• U kunt overigens vanuit dit venster ook nog iets aan het artikel zelf
wijzigen. Klikt u daarvoor op de knop ‘Artikelgegevens wijzigen’. U komt
dan terecht in het venster Artikelgegevens. Dit onderdeel is eerder in
deze handleiding behandeld (zie 3.6).
4. Klik op ‘OK’.
U ziet nu de zojuist ingevoerde mutatie met alle gegevens in het overzicht.
Iedere mutatie krijgt een uniek, opeenvolgend nummer mee.
17

Snel toevoegen via barcode
Er is nog een manier om een mutatie toe te voegen; namelijk via de barcode
van het betreffende artikel. Dit gaat als volgt:
1. Klik op het tabblad Snel toevoegen via barcode.
2. Kies de gewenste mutatiesoort uit het uitklapmenu.
3. Klik in het veld ‘Scan barcode’.
4. Scan met een barcodescanner de barcode van het betreffende artikel.
U kunt de barcode ook handmatig intypen, maar dan dient u daarna op
‘Ok’ te klikken.
U kunt handmatig nog wijzigingen aan deze mutatie doorvoeren.
Dubbelklik daarvoor op de mutatie en wijzig bijvoorbeeld de datum of het
aantal.
5. Klik op ‘OK’ om het mutatieoverzicht te verlaten.
Het wijzigen of verwijderen van een mutatie gaat op dezelfde wijze als is
uitgelegd bij het onderdeel Leveranciers (zie 3.1.2 en 3.1.3).
4.2 Mutatiebonnen
Iedere voorraadmutatie die u doorvoert, krijgt automatisch een bonnummer
mee. Deze bonnen kunt u vervolgens afdrukken.
Mutaties kunnen bij elkaar op dezelfde bon komen te staan, totdat u aangeeft
dat u een nieuwe bon wilt starten.
Als u afzonderlijke mutaties apart op bijvoorbeeld een factuur wilt zetten, is het
verstandig steeds een nieuw bonnummer te starten.
Dit doet u als volgt:
1. Klik op de knop ‘Start nieuwe bon’ om een volgend bonnummer te starten.
De mutaties die hierna worden toegevoegd, krijgen het nieuwe bonnummer
mee.
2. Klik eventueel op de knop ‘Klantgegevens actieve bon invullen’ om adresgegevens
e.d. van uw klant in te voeren, voor gebruik op een factuur.
3. Klik op de knop ‘Afdrukken actieve bon’ om direct naar het onderdeel
Rapporten te gaan. Van daaruit kunt u de recentste mutatiebon afdrukken.
18

5. Zoekmogelijkheden in overzichten
De overzichten van uw artikelen, leveranciers, mutaties en dergelijke kunnen zo
groot worden dat u de zaken wat lastig kunt overzien.
Om ervoor te zorgen dat u binnen de overzichten de informatie kunt vinden die u
zoekt, is in de diverse onderdelen van het programma een aantal zoekmogelijkheden
ingebouwd.
5.1 Sorteren
Ieder overzicht in Voorraadbeheer is gesorteerd op de code van de betreffende
items.
Zo zijn de leveranciers in het Overzicht Leveranciers alfabetisch gesorteerd op
Leverancierscode.
Het Overzicht Categorieën is gesorteerd op Categoriecode en het Overzicht
Artikelen is gesorteerd op Artikelcode, etc.
Een tweetal overzichten kunt u echter tevens sorteren op andere gegevens,
namelijk het Overzicht Artikelen en het Overzicht Mutaties.
U gebruikt daarvoor het uitklapmenu dat u in beide overzichten aantreft.
Zo kunt u het Overzicht Artikelen desgewenst ook sorteren op:
• Leverancierscode
• Verpakkingsbarcode
• Barcode van de verkoopinhoud
19

Dit gaat als volgt:
1. Klik het uitklapmenu open door op het pijltje te klikken.
2. Kies vervolgens een van de beschikbare kolommen uit het menu voor de
gewenste sortering.
Het overzicht wordt direct op die kolom gesorteerd.
Het Overzicht Mutaties is op dezelfde manier te sorteren op:
• Bonnummer - (‘Desc’ - descending - wil zeggen dat er aflopend in bonnummer
wordt gesorteerd)
• Soort mutatie
• Artikelcode
5.2 Snelzoeken
Ieder gegevensoverzicht bevat een geel invoerveld, waarmee u snel gegevens
kunt opzoeken in het overzicht.
U kunt altijd zoeken naar de code van een item. Afhankelijk van het overzicht
waar u zich in bevindt, is dat de code van een leverancier, een categorie, etc.
U kunt een of meerdere letters/cijfers invoeren van bepaalde codes die u zoekt.
M.a.w. het item dat voldoet aan uw invoer, wordt automatisch geselecteerd.
Het gaat als volgt:
1. Typ de eerste letter of het eerste cijfer van de code in. In het Overzicht
Leveranciers, is dat de eerste letter van de leverancierscode.
Zodra u een teken invoert, wordt de blauwe selectiebalk op de
eerstvolgende waarde gezet die met dat teken begint.
Het systeem doet al een suggestie voor een zoekwaarde en toont de
vervolgtekens in het invoerveld. U kunt daar echter overheen typen als u
een andere waarde zoekt.
20

2. Als meerdere items een code hebben die begint met datzelfde teken, typ
dan het volgende cijfer of letter in het gele veld, totdat het item dat u zoekt
wordt geselecteerd.
Het systeem doet al een suggestie voor een zoekwaarde en toont de
vervolgtekens in het invoerveld. U kunt daar echter overheen typen als u
een andere waarde zoekt.
In zowel het Overzicht artikelen als het Overzicht Mutaties is het snelzoeksysteem
nog iets uitgebreider.
U kunt in deze twee overzichten niet alleen op de code zoeken, maar ook op
andere gegevens. U kunt op dezelfde gegevens zoeken als waar u op kunt
sorteren (zie 5.1).
Het gele invoerveld werkt in die overzichten dan ook met het sorteer-uitklapmenu.
Het snelzoeksysteem werkt als volgt:
1. Klik eerst het uitklapmenu open met behulp van het pijltje en kies in
het menu het gewenste zoekcriterium, in geval van het ‘Mutatieoverzicht’
bijvoorbeeld Bonnummer.
De rest van de zoekprocedure gaat dan op dezelfde manier als in de
overige overzichten:
2. Typ nu het eerste nummer van het bonnummer in, bijvoorbeeld de 2 voor
21.
Zodra u een teken invoert, wordt de blauwe selectiebalk op de eerstvolgende
waarde gezet die met dat teken begint.
3. Als meerdere mutaties een bonnummer hebben dat begint met hetzelfde
cijfer, typ dan het volgende cijfer in het gele veld, totdat het bonnummer dat
u zoekt wordt geselecteerd.
U kunt natuurlijk ook direct het gehele bonnummer intypen.
5.3 Filter
In elk overzichtsvenster bevindt zich rechts bovenin de knop .
Met deze filter kunt u een selectie maken op grond van een selectiecriterium.
Het systeem zoekt voor u de items die voldoen aan het ingegeven selectiecriterium
en toont u alleen dat lijstje met items.
21

Het filter is per onderdeel van het programma verschillend wat betreft de
beschikbare selectiecriteria. De selectiecriteria waarop u kunt zoeken, zijn
steeds die gegevens die voor dat onderdeel van toepassing zijn.
Globaal genomen past u het filter als volgt toe:
1. Kies allereerst het gewenste selectiecriterium (veld).
2. Kies één van de tabbladen aan de rechterkant. Het tabblad Waarde geeft
aan dat u op één bepaalde waarde wilt zoeken. Reeks wil zeggen dat u
binnen een bepaald bereik wilt zoeken.
Waarde
3. Voer de betreffende gegevens in het invoerveld ‘VeldWaarde’ in.
4. Kies één van onderstaande opties, als deze beschikbaar zijn, om aan te
geven op welke manier gezocht moet worden naar de ingevoerde waarde.
• Komt exact voor: er wordt gezocht naar items die precies de waarde
bevatten die u in het invoerveld hebt ingevoerd.
• Komt voor aan begin: deze optie kiest u als u wilt zoeken op slechts
een paar beginletters of -cijfers die u heeft ingevoerd.
• Komt ergens voor: deze optie kiest u als u wilt zoeken op slechts een
paar letters of -cijfers die u heeft ingevoerd, die willekeurig ergens in het
woord of de code voorkomen.
• Hoofdletter gevoelig: deze checkbox klikt u alleen aan als u wilt dat er
onderscheid wordt gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.
22

Reeks
3. Voer de beginwaarde in van het bereik waarbinnen u wilt zoeken
4. Voer de eindwaarde in van het bereik waarbinnen u wilt zoeken.
5. Klik op ‘OK’. Het filterprogramma zoekt nu. In het overzichtsvenster zijn
vervolgens alleen de items te zien die voldoen aan het selectiecriterium dat u
hebt opgegeven.
6. Om de selectie ongedaan te maken, klikt u op de knop in het
artikeloverzicht.
Voorbeeld Filtergebruik
Ter verduidelijking wordt nu een voorbeeld uitgewerkt van het gebruik van het filter
in het Overzicht Artikelen.
Om alle artikelen van leverancier Snoepgoed met behulp van het filter te vinden,
gaat u als volgt te werk:
1. Klik op het gewenste selectiecriterium ‘Leverancierscode’.
2. Het tabblad Waarde staat geselecteerd. Aangezien het om één waarde gaat,
namelijk de leverancierscode, kunt u met dit tabblad aan de slag.
3. Typ nu een gedeelte van de naam van de leverancier in of de gehele naam. U
heeft hierin een aantal keuzes:
a. Als u de hele codenaam Snoepgoed heeft ingevoerd (en u weet zeker
dat u deze goed heeft gespeld!) kunt u kiezen voor ‘komt Exact voor’. Er
wordt dan immers gezocht naar items die precies de waarde bevatten
die u in het invoerveld heeft ingevoerd. Als u niet zeker weet hoe u de
naam spelt, kunt u het beste één van de andere opties kiezen en een
deel van de naam intypen waar u zeker van bent.
23

. Als u slechts de eerste paar letters van de leverancierscode heeft
ingevoerd, kunt u kiezen voor ‘komt voor aan begin’. U kunt bijvoor
beeld ‘Sn’ ingeven. Het systeem zoekt dan op deze beginletters door
het systeem naar leveranciersnamen.
c. Als u een paar letters heeft ingevoerd, die wel in de leveranciers
naam aanwezig zijn, maar waar de leveranciersnaam niet mee
begint, kunt u ‘komt ergens voor’ aanklikken. Zo kunt u bijvoorbeeld
‘oe’ invoeren.
d. ‘Hoofdlettergevoelig’ zal hier niet van toepassing zijn. Het zou alleen
zinvol zijn om deze checkbox aan te vinken, als u twee leveranciers
met dezelfde naam in het systeem heeft, waarvan bijvoorbeeld één
in hoofdletters en één in kleine letters.
4. Klik op ‘OK’. Het filterprogramma zoekt nu. In het overzichtsvenster worden
vervolgens slechts de artikelen getoond van de leverancier(s) die voldoet
(voldoen) aan het selectiecriterium dat u heeft opgegeven, in dit geval de
leverancier Snoepgoed.
5. Om de selectie ongedaan te maken, klikt u op .
24

5.4 Selectiemiddel ‘Alleen categorie’ in Overzicht Artikelen
Naast gebruik van het filter om selecties te maken, bevat het Overzicht Artikelen
een extra selectiemiddel. Voor de selectie van een bepaalde categorie is in het
‘Artikeloverzicht’ een speciale, snelle methode aanwezig.
Het selectiemiddel ‘alleen categorie’ werkt als volgt:
1. Klik in het selectievakje voor de optie ‘alleen categorie’.
2. Kies in het uitklapmenu de gewenste categorie.
Nu worden alleen de artikelen van de gekozen categorie getoond.
3. Klik nogmaals in het selectievakje om alle artikelen van het overzicht weer in
beeld te krijgen.
5.5 Tabblad selectie in Overzicht Mutaties
Ook het Overzicht Mutaties bevat een extra selectiesysteem.
Hiermee kunt u een selectie maken van alleen bepaalde Soorten mutaties, van
de mutaties van een bepaald Artikel of die van een bepaalde Categorie. Ook kunt
u een selectie maken van alle mutaties met een specifiek bonnummer.
U doet dat met het speciale tabblad Selectie.
Dit werkt als volgt:
1. Klik één van de drie uitklapmenu’s open (Mutatiesoort, Artikel, of Categorie) en
kies het gewenste selectiecriterium.
Of blader met behulp van de pijltjes naar het gewenste Bonnummer.
2. Klik nu op de knop ‘Selectie activeren’. Het door u gekozen selectiecriterium
wordt toegepast op uw voorraad. U krijgt nu alleen die artikelen te zien die aan
het door u gekozen criterium voldoen.
3. Klik op ‘Selectie opheffen’ om de selectie ongedaan te maken. U ziet nu weer
het hele overzicht met mutaties. U kunt vervolgens eventueel een ander
selectiecriterium kiezen (begin opnieuw vanaf punt 1).
25

6. Rapporten
In Voorraadbeheer vindt u een aantal rapporten en formulieren die u probleemloos
kunt afdrukken op papier. U maakt in een handomdraai overzichten van
uw voorraadmutaties en van artikelen, eventueel per categorie.
1. Klik in het menu Rapporten op de optie Rapporten onderhouden en
afdrukken. U kunt ook in de werkbalk op de knop Rapporten klikken.
Nu verschijnt de lijst met rapporten en bonnen. Alle rapporten worden
automatisch gegenereerd.
2. Klik op de gewenste map aan de linkerkant:
Besteladvieslijsten: aan de hand van de mutaties in uw voorraad wordt
door Voorraadbeheer de huidige voorraad van ieder voorraadartikel bijgehouden.
Op het moment dat de huidige voorraad onder het minimum
aantal daalt, wordt het betreffende artikel op de besteladvieslijst geplaatst.
Facturen: aan de hand van de mutaties in uw voorraad worden
voorbeeldfacturen gemaakt op bonnummer.
Mutatiebonnen: Magazijnuitgiftebon voor een bepaald bonnummer en
voorraadmutatiebon met verkoopprijzen.
Mutatieoverzichten: Periodeoverzicht van mutaties in de voorraad met
verkoopprijzen weergegeven.
Voorraadoverzichten: Overzichten van de gehele voorraad, ingedeeld per
categorie en overzicht van categorietotalen.
3. Dubbelklik op het gewenste rapport of de gewenste bon aan de
rechterkant.
4. Voer in het geval van een mutatiebon eventueel het gewenste bonnummer
in en klik op ‘OK’. U komt vervolgens terecht in het afdrukvoorbeeld.
U kunt dit voorbeeldvenster maximaliseren door te klikken op de knop
in de rechter bovenhoek van het venster.
Vervolgens kunt u met de knop de weergave van het voorbeeld
vergroten (100%). U kunt ook het gewenste percentage intypen en op de
‘Enter’-toets van uw toetsenbord drukken.
5. Klik op het print-pictogram in het afdukvoorbeeld om het betreffende
rapport af te drukken.
Overigens kunt u vanuit het venster Overzicht mutaties ook direct in het
onderdeel Rapporten terechtkomen met behulp van de knop ‘Afdrukken
actieve bon’.
Met behulp van de hierboven beschreven methode kunt u uw rapporten
afdrukken met een standaard layout. Daarnaast beschikt u ook over een
Rapportontwerper waarmee u het ontwerp van uw rapporten en voorraadbonnen
geheel in eigen handen heeft.
26

Dit gaat als volgt:
1. Klik op het gewenste rapport.
2. Kies in het menu Bestand de optie Ontwerp.
3. In het menu Help kunt u met de optie Help-onderwerpen instructies vinden
over de verschillende functies in deze ontwerper (Engelstalig).
7. Algemeen
Het menu-onderdeel Algemeen bestaat uit vier onderdelen: Instellingen,
Importeren, Exporteren en Einde.
7.1 Instellingen
In het onderdeel Instellingen kunt u een aantal zaken als standaard instellen.
Bij het toevoegen van nieuwe artikelen zullen deze standaardwaarden dan
geselecteerd staan in de betreffende menu’s.
U kunt echter voor een bepaald artikel altijd afwijken van een standaard door
deze handmatig aan te passen bij het invoeren van dat artikel.
1. Kies in het menu Algemeen de optie Instellingen. U kunt ook in de werbalk
op de knop Instellingen klikken.
27

2. U kunt nu de volgende opties instellen:
• Standaard BTW-code bij nieuwe artikelen: u kunt één van de vooraf
ingevoerde BTW-codes uit het uitklapmenu kiezen. De gekozen code
wordt bij nieuwe artikelen standaard geselecteerd. U kunt bij individuele
artikelen echter altijd afwijken van deze code door handmatig een
andere code in te voeren.
• Standaard mutatiesoort bij nieuwe voorraadmutaties: hier kiest u uit
het uitklapmenu de mutatiesoort die u standaard geselecteerd wilt zien
bij het toevoegen van een nieuwe voorraadmutatie. Ook hier kunt u altijd
van afwijken bij individuele mutaties.
• Basisvaluta: u voert hier de valuta in, waar u het meest zelf mee werkt.
Bij het toevoegen van artikelen in het systeem, berekent Voorraad
beheer de prijzen hiervan in eerste instantie in de valuta die u hier heeft
opgegeven.
• Referentievaluta: u kunt hier een tweede valuta invoeren. De verkoop
prijzen van artikelen zullen voor u ook in deze valuta worden berekend.
Note: Op dit moment is het programma zo voor u ingericht dat uw
basisvaluta de gulden is en uw referentievaluta de euro. Op het moment
dat u overgaat op het gebruik van euro’s, kunt u beter de euro als uw
basisvaluta aangeven. U dient dan bovendien de eurokoers op 1 te
zetten en een eventuele referentievaluta tegen de eurovaluta af te zetten.
3. Klik op ‘OK’ als u klaar bent.
7.2 Importeren
U kunt Artikelgegevens vanuit een ander bestand importeren naar Voorraadbeheer.
1. Kies in het menu Algemeen de optie Importeren.
2. Klik op de knop ‘Nieuw’ en typ een naam voor het een importprofiel
(of kies een eerder geïmporteerd profiel uit de lijst m.b.v. het pijltje ).
3. Klik op de knop , blader naar het gewenste DBF-bestand op uw
computer en klik op ‘Openen’.
4. Kies de bronvelden, die u wilt importeren, door in een veld te klikken en uit
het menu het gewenste veld te kiezen.
5. Kies de gewenste doelvelden.
6. Klik op het tabblad Opties.
7. Geef eventueel aan van welk artikel de beginwaarden overgenomen
dienen te worden.
8. Voer eventueel de gewenste marge op de inkoopprijs in.
9. Klik op de knop ‘Start importeren’.
28

7.3 Exporteren
Het is mogelijk om uw Artikelgegevens vanuit Voorraadbeheer te exporteren
naar een ander bestand.
Dit bestand krijgt dan het formaat ‘csv’ of ‘dbf’.
Exporteren gaat als volgt:
1. Kies in het menu Algemeen de optie Exporteren.
2. Kies het gewenste exportformaat.
3. Klik op het mappictogram achter Bestandsnaam.
4. Geef een naam op voor het te exporteren bestand, wijzig eventueel de
lokatie waar u wilt opslaan en klik op ‘Opslaan’.
5. Klik op de knop ‘Start exporteren’.
7.4 Einde
Met de optie Einde verlaat u het programma.
1. Kies in het menu Algemeen voor de optie Einde. U kunt ook in de werkbalk
klikken op de knop Einde.
2. U krijgt eerst nog een waarschuwing of u zeker weet dat u het programma
wilt afsluiten.
Klik op ‘Ja’.
Alle wijzigingen die u heeft doorgevoerd in deze sessie van Voorraadbeheer
worden automatisch bewaard. De volgende keer dat u Voorraadbeheer opent,
kunt u dus gewoon verder.
29

Aantekeningen
30