Producent van metaalcirkelzagen uniformeert internationaal ... - Pulse
Producent van metaalcirkelzagen uniformeert internationaal ... - Pulse
Producent van metaalcirkelzagen uniformeert internationaal ... - Pulse
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Case<br />
<strong>Producent</strong> <strong>van</strong><br />
<strong>metaalcirkelzagen</strong><br />
<strong>uniformeert</strong><br />
Intensief<br />
<strong>internationaal</strong><br />
de ICT <strong>van</strong> alle vestigingen<br />
selectieproces<br />
KINKELDER, ONDER MEER PRODUCENT EN WERELDWIJD LEVERANCIER VAN METAAL-<br />
CIRKELZAGEN, HEEFT IN HEEL EUROPA EN AMERIKA DOCHTERONDERNEMINGEN ZITTEN<br />
DIE BETROKKEN ZIJN BIJ PRODUCTIE, VERKOOP EN SERVICE VAN CIRKELZAGEN. DEZE VES-<br />
TIGINGEN HADDEN VAN OUDSHER ALLEMAAL EEN EIGEN ICT-INFRASTRUCTUUR. NU HET<br />
BEDRIJF STEEDS GROTER WORDT IS KINKELDER BEGONNEN MET HET UNIFORMEREN VAN<br />
DE ICT. NA EEN INTENSIEF SELECTIEPROCES IS UITEINDELIJK GEKOZEN VOOR EEN PAKKET,<br />
AXAPTA GECOMBINEERD MET SOFON, EN EEN IMPLEMENTATIEPARTNER, PULSE BUSINESS<br />
SOLUTIONS.<br />
door MARCO VAN DER HOEVEN<br />
beeld MEDIABUREAU LEIDEN<br />
ICT&Metaal | 3 | maart 2007<br />
“DE INFORMATIE DIE WE ALS DIRECTIE<br />
KREGEN WERD ONS IN ALLERLEI VORMEN<br />
AANGELEVERD, AFHANKELIJK VAN DE<br />
MANIER WAAROP DE AUTOMATISERING<br />
LOKAAL WAS GEREGELD."<br />
Automatisering is bij de meeste ondernemingen<br />
organisch meegegroeid met de expansie <strong>van</strong> het bedrijf.<br />
Bij de uitbreiding <strong>van</strong> activiteiten en het toenemen<br />
<strong>van</strong> het aantal dochterondernemingen heeft ICT<br />
vaak aan<strong>van</strong>kelijk een ondergeschikte rol gespeeld.<br />
Een strategisch overkoepelend ICT-plan ontbreekt<br />
nogal eens. Ook bij Kinkelder, wereldwijd leverancier<br />
<strong>van</strong> <strong>metaalcirkelzagen</strong>, is de ICT bij de expansie <strong>van</strong><br />
het bedrijf per dochteronderneming opgezet. Ieder<br />
bedrijf was zelfstandig verantwoordelijk voor de<br />
inrichting <strong>van</strong> de ICT. Ook de manier waarop het<br />
geregeld was, intern of extern, was niet bedrijfsbreed<br />
gelijkgetrokken.<br />
Op dit moment is de Kinkelder Groep dat aan het<br />
rechttrekken. Verantwoordelijk voor dat proces is<br />
Sjak Ponjée, financieel directeur bij Kinkelder in<br />
Zevenaar. “De ICT is achtergebleven bij de snelle<br />
groei <strong>van</strong> het bedrijf. Bij de verschillende vestigingen<br />
zitten eigenlijk geen IT-specialisten, de mensen doen<br />
het er gewoon bij omdat IT er nu eenmaal bij hoort.<br />
Dat betekent dat het op een laag niveau gebeurt, en<br />
alle dochterondernemingen doen in feite hetzelfde.”<br />
Die organisatiestructuur had gevolgen voor de manier<br />
waarop de diverse dochterondernemingen intern communiceerden<br />
met de directie. Ponjée: “De informatie<br />
die we als directie kregen werd ons in allerlei vormen<br />
aangeleverd, afhankelijk <strong>van</strong> de manier waarop de<br />
automatisering lokaal was geregeld. Er waren na-<br />
24 25<br />
Case<br />
tuurlijk wel formele richtlijnen, maar er bleven verschillen<br />
bestaan waardoor we niet altijd goed konden<br />
vergelijken. Een aantal gegevens hadden we gewoon<br />
niet, anderen waren beperkt voorhanden.”<br />
“Zo was het lastig om bedrijfsbreed een goed beeld te<br />
krijgen <strong>van</strong> de voorraad, omdat iedere dochter werkte<br />
met andere bestanden en invoermethoden. Ook de<br />
sortering en logica in de systemen was anders, en zelfs<br />
taalproblemen konden een goede informatievoorziening<br />
in de weg staan. Kortom, de ICT steeg nergens<br />
boven een bepaald niveau uit, en we hadden als directie<br />
weliswaar inzicht, maar met beperkingen.<br />
Financieel hadden we uiteraard wel alle gegevens,<br />
maar als je achter de cijfers wilde kijken werd het<br />
lastiger. Dat maakte op centraal niveau het inzicht<br />
beperkt.”<br />
Vanuit deze beperking <strong>van</strong> de bestaande diversiteit<br />
aan systemen is <strong>van</strong>uit de directie <strong>van</strong> Kinkelder de<br />
behoefte ontstaan om de ICT bedrijfsbreed gestructureerd<br />
aan te pakken, en de ICT-infrastructuur <strong>van</strong><br />
alle vestigingen op een uniforme manier in te richten.<br />
In juni 2005 is het besluit genomen om het roer om te<br />
gooien. “We werden te groot, onder meer door een<br />
aantal acquisities, en het was tijd om meer te gaan<br />
sturen. Bovendien speelde mee dat de ICT kwetsbaar<br />
was, want per vestiging was er eigenlijk maar één persoon<br />
die de automatisering regelde. Het ging dus niet<br />
alleen om de technologie, maar ook de organisatie<br />
moest worden aangepakt.”
ICT&Metaal | 3 | maart 2007<br />
METAALCIRKELZAGEN<br />
KINKELDER IS EEN VAN DE GROOTSTE PRODU-<br />
CENTEN VAN METAALCIRKELZAGEN TER WERELD.<br />
DE METAALZAGENPRODUCTIE EN –VERKOOP IS<br />
ONDERGEBRACHT IN DIVERSE ONDERNEMINGEN IN BINNEN- EN BUITENLAND, WAARONDER EEN AANTAL<br />
DOCHTERONDERNEMINGEN IN DE VERENIGDE STATEN. DE BELANGRIJKSTE DOCHTER IS KINKELDER BV IN<br />
ZEVENAAR, ONTSTAAN UIT EEN 62 JAAR GELEDEN OPGERICHTE PRODUCENT VAN MACHINES VOOR DE LAND- EN<br />
TUINBOUW. IN 1965 IS KINKELDER ZAGEN GAAN PRODUCEREN, DIE ONDERTUSSEN WERELDWIJD AFTREK VIN-<br />
DEN. BIJ KINKELDER BV ALLEEN ZIJN MOMENTEEL RUIM 100 MEDEWERKERS WERKZAAM.<br />
NAAST DE GROOTSTE FABRIEK IN NEDERLAND, ZIT EEN PRODUCTIEFACILITEIT IN TSJECHIË WAAR HET GOEDKO-<br />
PER IS OM ZAGEN TE MAKEN. IN ANDERE EUROPESE LANDEN ZITTEN RELATIEF KLEINE SERVICE BEDRIJVEN, DIE<br />
ONDER MEER BIJ KINKELDER NEDERLAND OF OP DE LOKALE MARKT PRODUCTEN KOPEN, OM DIE LOKAAL WEER<br />
DOOR TE VERKOPEN. OOK VERZORGEN ZIJ ONDERHOUD EN REPARATIE AAN DE PRODUCTEN VAN KINKELDER.<br />
OOK IN DE VERENIGDE STATEN, IN DE GEBIEDEN WAAR DE MEESTE INDUSTRIËLE ACTIVITEIT IS, HEBBEN DE<br />
DOCHTERONDERNEMINGEN VAN KINKELDER EEN STEVIG MARKTAANDEEL.<br />
NAAST DE PRODUCTIE VAN METAALCIRKELZAGEN, WAT VERUIT DE BELANGRIJKSTE ACTIVITEIT IS VAN<br />
KINKELDER, ZIJN ER TWEE BEDRIJVEN IN DE KINKELDER-GROEP DIE ZICH BEZIG HOUDEN MET PLAATVERWER-<br />
KING. EÉN DAARVAN IS KINKELDER LASERSNIJTECHNIEK BV DIE VOOR EEN DEEL DIENSTEN LEVERT AAN<br />
KINKELDER BV. MEN SNIJDT RONDE PRODUCTEN UIT PLAATMATERIAAL ALS START VOOR HET PRODUCTIEPRO-<br />
CES VAN DE METAALCIRKELZAGEN.<br />
STRATEGISCH PLAN<br />
Het formuleren <strong>van</strong> die wens is eenvoudig, maar toen<br />
moest er nog een passend systeem en een passende<br />
integrator worden gevonden die de automatisering<br />
<strong>van</strong> Kinkelder op een hoger plan zou brengen. Ponjée<br />
is in dat bedrijfskritische proces zorgvuldig te werk<br />
gegaan. Voordat hij ging kijken welke pakketten het<br />
beste zouden voldoen om de hele groep op één platform<br />
te brengen, heeft hij een ICT Strategisch Plan<br />
opgesteld, waarin duidelijk stond geformuleerd welke<br />
strategische rol ICT zou moeten krijgen in de onderneming.<br />
Terwijl Ponjée zelf aan het plan werkte heeft hij in een<br />
parallel traject een onafhankelijke consultant<br />
aangetrokken. Zijn taak was het om ten eerste het<br />
strategische plan te beoordelen, en ten tweede <strong>van</strong>uit<br />
zijn onafhankelijke visie te formuleren waar het bedrijf<br />
naartoe zou moeten. Op basis <strong>van</strong> die bijdrage is<br />
een longlist opgesteld <strong>van</strong> leveranciers die in aanmerking<br />
zouden kunnen komen. Daar is bij nadere<br />
analyse een shortlist <strong>van</strong> tien bedrijven uit gekomen.<br />
Om niet <strong>van</strong> het oordeel <strong>van</strong> één partij afhankelijk te<br />
zijn in dit belangrijke selectietraject heeft Ponjée een<br />
second opinion gevraagd bij een andere consultant,<br />
IPL. De consultants <strong>van</strong> IPL hebben op basis <strong>van</strong> een<br />
eigen model en een uitgebreide vragenlijst een eigen<br />
shortlist gemaakt <strong>van</strong> ondernemingen die met hun<br />
aanbod bij de wensen <strong>van</strong> Kinkelder zouden<br />
aansluiten. Een aantal bedrijven stonden hoog op<br />
beide shortlists. Ponjée: “In feite heeft IPL een nuttige<br />
nuancering aangebracht op de allereerste shortlist.”<br />
Met een uiteindelijke lijst <strong>van</strong> tien potentiële leveranciers<br />
is Kinkelder de markt opgegaan. Ponjée: “Ik<br />
heb die tien bedrijven uitgenodigd schriftelijk te reageren<br />
op ons verzoek om informatie. Daartoe heb ik<br />
ze het strategische plan gestuurd dat we hebben<br />
opgesteld, en een lijst met een aantal vragen, bijvoorbeeld<br />
over wat het pakket niet kan, en natuurlijk de<br />
kosten.”<br />
Hoewel Kinkelder het verzoek om informatie heel<br />
gericht heeft gestuurd, dus na uitgezocht te hebben<br />
wie bij de leveranciers het plan en de lijst moesten ont<strong>van</strong>gen,<br />
heeft niet iedereen gereageerd. ERP-leverancier<br />
SAP heeft geen reactie teruggestuurd naar<br />
Kinkelder. De negen anderen wel, en met hen is Ponjée<br />
in het selectietraject verder gegaan.<br />
“Ik wilde niemand laten afvallen op basis <strong>van</strong> de<br />
papieren reacties. Ik ben dus bij alle negen bedrijven<br />
die gereageerd hebben langsgegaan om ze in een paar<br />
uur tijd te laten uitleggen wat ze voor ons zouden kunnen<br />
doen.Wat prijs betreft zaten ze redelijk bij elkaar<br />
in de buurt, ik heb dus vooral gekeken naar functionaliteiten.”<br />
Onderdeel daar<strong>van</strong> was een demoscript<br />
dat was gekoppeld aan het strategische plan.<br />
GROTER GEZELSCHAP<br />
Na de bezoekronde met demoscript vielen er wel<br />
bedrijven af. Ponjée ging op basis <strong>van</strong> wat hij gezien<br />
had met vier bedrijven door. In deze fase <strong>van</strong> het selectietraject<br />
is hij intern breder gaan werken, en heeft hij<br />
27<br />
Case
ICT&Metaal | 3 | maart 2007<br />
ERP-LEVERANCIER SAP HEEFT GEEN REACTIE TERUGGESTUURD<br />
NAAR KINKELDER. DE NEGEN ANDEREN WEL, EN MET HEN IS PONJÉE<br />
IN HET SELECTIETRAJECT VERDER GEGAAN.<br />
ook collega’s bij de keuze betrokken. De groep<br />
mensen die informatie wilde over de pakketten was te<br />
groot om met de hele groep op pad te gaan, en bovendien<br />
was het voor de leveranciers een sales-traject, dus<br />
heeft hij de vier overgebleven kandidaten uitgenodigd<br />
om in groter gezelschap te laten zien wat ze kunnen.<br />
In de loop <strong>van</strong> deze fase is een leverancier <strong>van</strong><br />
Microsoft Axapta, dat eerder al in<br />
beeld was geweest als mogelijke<br />
keuze, toegevoegd aan het restant<br />
<strong>van</strong> de shortlist. Ponjée kwam via<br />
een vakbeurs in contact met <strong>Pulse</strong><br />
Business Solutions, en raakte<br />
alsnog onder de indruk <strong>van</strong> de<br />
mogelijkheden <strong>van</strong> Axapta. In een<br />
eerder stadium was dit programma afgevallen omdat<br />
toen niet goed duidelijk was wat de mogelijkheden<br />
waren. De reden om alsnog <strong>Pulse</strong> toe te voegen was<br />
dat zij in een eigen oplossing Axapta hebben gecombineerd<br />
met de productconfigurator <strong>van</strong> Sofon en enkele<br />
toepassingen die <strong>Pulse</strong> zelf geschreven heeft onder de<br />
naam <strong>Pulse</strong> Metal Solutions. Hoewel er nog wel<br />
resellers in de race waren die Axapta en Navision,<br />
beide <strong>van</strong> Microsoft, aanboden, had geen <strong>van</strong> hen een<br />
productconfigurator. Dit was toch wel een belangrijke<br />
aanvulling op het benodigde ERP-pakket gebleken.<br />
Ook speelde mee dat niemand bij Kinkelder erg enthousiast<br />
was over de presentaties en het demoscript<br />
tot dan toe.<br />
MANAGEMENT SUMMARY<br />
KINKELDER HEEFT VOOR HET<br />
GEHELE TRAJECT, DUS VOOR<br />
IMPLEMENTATIE BIJ ALLE<br />
DOCHTERBEDRIJVEN,<br />
VIER JAAR UITGETROKKEN.<br />
Bij Kinkelder was de ICT achtergebleven bij de snelle groei <strong>van</strong> het bedrijf;<br />
“<strong>Pulse</strong> kwam dus op het juiste moment binnen. Een<br />
<strong>van</strong> de redenen dat Microsoft Axapta wederom in<br />
beeld kwam is dat Microsoft toch wereldwijd een <strong>van</strong><br />
de grotere spelers is, en dus een stabiele partij.<br />
Bovendien hebben wij als wereldwijd opererend bedrijf<br />
behoefte aan software in meerdere talen, die op<br />
meerdere plekken kan draaien en die met meerdere<br />
valuta kan omgaan. Microsoft<br />
kan dat bieden. Bovendien bracht<br />
de toegevoegde productconfigurator<br />
<strong>van</strong> Sofon het pakket op<br />
een hoger niveau.”<br />
Na uiteindelijk met nog één concurrent<br />
vergeleken te zijn is de<br />
oplossing <strong>van</strong> <strong>Pulse</strong> gekozen door<br />
Kinkelder, en in oktober 2006 is de overeenkomst<br />
getekend. Ondertussen heeft Ponjée nog wel een aantal<br />
referentiebezoeken gebracht aan andere gebruikers<br />
<strong>van</strong> <strong>Pulse</strong>, maar dat was meer een formaliteit omdat<br />
de keuze op dat moment eigenlijk al duidelijk was.<br />
Kinkelder heeft voor het gehele traject, dus voor<br />
implementatie bij alle dochterbedrijven, vier jaar uitgetrokken.<br />
De duur <strong>van</strong> dit traject komt onder meer<br />
doordat niet alle vestigingen tegelijkertijd over gaan,<br />
maar dat stapje voor stapje gewerkt wordt. Ponjée:<br />
“Nu is het zaak dat <strong>Pulse</strong> in de implementatiefase in<br />
praktijk gaat brengen wat ze ons in het verkooptraject<br />
hebben verteld.” |<br />
Financieel waren de gegevens compleet, maar achter de cijfers kijken was lastig. Dat maakte op centraal<br />
niveau het inzicht beperkt;<br />
Kinkelder is met een strategisch plan in de hand op zoek gegaan naar een leverancier met behulp <strong>van</strong> twee<br />
consultants, en met een second opinion op de short list;<br />
Die tien bedrijven zijn allemaal uitgenodigd te reageren, de negen reagerende partijen zijn bezocht;<br />
De keuze is gevallen op de system integrator die Microsoft Axapta heeft verrijkt met een productconfigurator,<br />
en eigen branche-specifieke modules.<br />
29<br />
Case