Handleiding voor onderwijsinstellingen - DUO

Handleiding verzuimloket
Dienst Uitvoering Onderwijs
Versie 6.1
3 juni 2013
Onderwijsinstellingen

Inhoudsopgave
1. Inleiding.........................................................................................................................3
2. Beheerder ......................................................................................................................5
2.1 Beheer locaties ...........................................................................................................5
2.1.1 Wijzigen locatie....................................................................................................7
2.2 Beheer Contactpersonen ..........................................................................................8
2.2.1 Wijzigen contactpersoon..................................................................................10
3. Contactpersoon...........................................................................................................11
3.1 Opvoeren verzuim....................................................................................................11
3.1.1 Melding opvoeren uit voorselectie .................................................................19
3.1.2 Controles .............................................................................................................20
3.2 Raadplegen verzuim...............................................................................................21
3.2.1 Raadplegen eerdere gedane meldingen .......................................................21
3.2.2 Wijzigen relatief verzuim .................................................................................24
5. Vrijstellingen leerplichtwet ...................................................................................25
6. Contact...........................................................................................................................25
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 2

1. Inleiding
Deze handleiding ondersteunt medewerkers van onderwijsinstellingen bij het
melden van relatief verzuim bij leerlingen.
Inloggen bij het Verzuimloket doet u via de beveiligde site van DUO. Deze site is
bestemd voor gegevensuitwisseling tussen DUO en zakelijke klanten.
Om toegang tot de site te krijgen moet u beschikken over een inlognaam, een
wachtwoord en een tokengenerator.
U logt als volgt in:
*Ga naar www.duo.nl
*Kies in de blauwe balk voor Zakelijk
*Kies rechts voor > Inloggen zakelijk; u komt op de volgende pagina:
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 3

*Kies > Inloggen beveiligde site; u komt nu op de Beveiligde site:
*U kunt nu inloggen
Vervolgens heeft u toegang tot die diensten op de site waarvoor u bent
geautoriseerd.
Voor hulp bij het inloggen op de Beveiligde site kunt u de ‘Gebruikershandleiding
Beveiligde site’ raadplegen, te vinden via de link rechts op de pagina.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 4

2. Beheerder
De beheerdersrol binnen het verzuimloket moet aan u toegekend worden voordat
u de beheerdersopties kunt gebruiken.
U hebt de rol Verzuimloket beheerder onderwijs nodig, inclusief de kenmerken
(het brin-nummer zónder brin-volgnummer)
Deze rol kan de beheerder van de beveiligde site aan u toekennen.
Bent u eenmaal geautoriseerd als beheerder binnen het verzuimloket, dan ziet u
aan de linkerkant van het scherm de volgde opties:
Beheer locaties
Beheer contactpersonen
2.1 Beheer locaties
Wanneer u kiest voor Beheer Locaties ziet u het volgende scherm:
Vul hier het BRIN-nummer van uw instelling in en klik op . Het
onderstaande scherm wordt getoond:
U kunt (een deel van) de naam van de onderwijslocatie invoeren in het veld
‘onderwijslocatie’. Vervolgens klikt u op .
Wanneer u het veld ‘’onderwijslocatie’’ leeg laat en dan op klikt, ziet u
een totaaloverzicht van alle locaties die zijn opgevoerd.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 5

Wanneer de locatie nog niet eerder is opgevoerd, levert zoeken geen resultaat
op. U krijgt dan de volgende melding op het scherm.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 6

Als u klikt op komt u op het volgende scherm waar u opnieuw de
naam van de toe te voegen locatie intypt.
Vervolgens klikt u op en de locatie staat in de overzichtslijst.
Wanneer u de locatie niet wilt opslaan klikt u op of op om
terug te keren naar een vorig veld.
U dient de lijst van onderwijslocaties zelf actueel te houden.
U kunt een locatie:
• Toevoegen
• Inzien
• Wijzigen
• Verwijderen
2.1.1 Wijzigen locatie
Wanneer u de naam van de locatie wilt wijzigen selecteert u de desbetreffende
locatie en past de gegevens aan. Vervolgens klikt u op .
Wanneer u een locatie wilt verwijderen kiest u de desbetreffende locatie en klikt
op .
Wanneer u klikt op keert u terug naar het vorige scherm. Wanneer u
klikt op komt u weer op het beginscherm van uw instelling.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 7

2.2 Beheer Contactpersonen
Wanneer u kiest voor Beheer Contactpersonen ziet u het volgende scherm.
Vul hier het brin-nummer van uw instelling in en klik op . Het
onderstaande scherm wordt getoond:
Vul hier de naam van de contactpersoon in en klik op .
Wanneer u het veld “contactpersoon” leeg laat en dan op klikt, ziet u
een totaaloverzicht van alle opgevoerde contactpersonen binnen uw instelling.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 8

Wanneer de naam van een contactpersoon nog niet voorkomt in het overzicht
dan kunt u deze invoeren. Klik op en het volgende scherm wordt
getoond:
Hier kunt u de gegevens van een contactpersoon van uw instelling invoeren.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 9

De gegevens worden opgeslagen als u klikt op . De naam van de
contactpersonen is nu opgenomen in de keuzelijst.
Wanneer u op klikt, gaat u terug naar het vorige scherm.
Wanneer u klikt op worden de ingevoerde gegevens gewist.
2.2.1 Wijzigen contactpersoon
De gegevens van een contactpersoon zijn te wijzigen door de betreffende
contactpersoon te selecteren uit de lijst.
Hier selecteert u de contactpersoon door op de naam van de desbetreffende
contactpersoon te klikken. U komt op het scherm met detailgegevens van de
contactpersoon, waar u de gegevens kunt aanpassen.
De gegevens worden opgeslagen door te klikken op .
Om de contactpersoon te verwijderen klikt u op .
Wanneer u klikt op dan komt u weer op het beginscherm van uw
instelling.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 10

3. Contactpersoon
Bent u geautoriseerd als contactpersoon dan ziet u aan de linkerkant van het
scherm de volgde opties:
Raadplegen Verzuim
Opvoeren verzuim
3.1 Opvoeren verzuim
Wanneer u kiest voor Opvoeren verzuim ziet u het volgende scherm:
U kunt hier aangeven voor welke leerling een melding moet worden opgevoerd.
U kunt zoeken op Persoonsgebonden nummer (PGN), op achternaam en/of
geboortedatum. Na het invoeren van de persoonsgegevens klikt u op
.
Wanneer u klikt op verdwijnen de ingevoerde gegevens.
Als een leerling bij het zoeken op PGN, achternaam en/of geboortedatum niet
gevonden wordt krijgt u de volgende melding te zien:
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 11

Wanneer de door u opgegeven selectiecriteria leiden tot de identificatie van
meerdere leerlingen wordt een lijst met geselecteerde leerlingen getoond waaruit
u een keuze kunt maken.
Als de leerling volgens BRON staat ingeschreven* bij uw instelling dan toont het
systeem u de bijbehorende leerlinggegevens vanuit BRON.
Als de leerling volgens BRON niet bij uw onderwijsinstelling staat ingeschreven,
krijgt u hiervan een melding op het scherm:
U kunt van deze leerling geen verzuim melden. Deze zal eerst moeten worden
aangeleverd aan BRON.
* Leerlingen die praktijklessen volgen bij een andere school dan waar ze staan
ingeschreven, moeten worden gemeld door de school waar ze ingeschreven
staan en niet door de school waar deze leerlingen praktijklessen volgen.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 12

Na selectie van juiste leerling of wanneer uw selectiecriteria direct hebben geleid
tot de juiste leerling, wordt het volgende scherm getoond.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 13

Het invoerscherm van een nieuwe verzuimmelding bevat de volgende velden
(de verplichte velden zijn hierbij met een * aangegeven):
Vermoedelijke soort (verzuim)*
16 uren per 4 weken 18-:
Het verzuim van een leerplichtige waarvan het schoolhoofd verplicht is het
te melden aan de leerplichtambtenaar, te weten verzuim van meer dan 16
uren gedurende een periode van vier weken.
RMC verzuim 18+:
Het verzuim waarvan het schoolhoofd voor een niet-leerplichtige jongere
tot 23 jaar en niet in het bezit van een startkwalificatie, verplicht is het
verzuim te melden aan de RMC-verzuimbehandelaar. Dit betreft globaal
gesproken verzuim dat zich over een periode van 4 weken of meer
uitstrekt.
Signaal verzuim 18-:
Ongeoorloofde afwezigheid zich uitend in spijbelgedrag (zonder dat er
sprake is van vakantie), maar met veelal problematische achtergrond.
Beginnend verzuim 18-:
Ongeoorloofde afwezigheid die zich uit in regelmatig spijbelen, variërend
van structureel te laat komen, uren verzuimen, tot regelmatig een dagdeel
spijbelen.
Luxe verzuim 18-:
Ongeoorloofde afwezigheid (door ouders veroorzaakt) doordat de
leerplichtige buiten de schoolvakanties om op vakantie (met de ouders)
gaat.
Vermoedelijke reden*
De vermoedelijke reden van verzuim zoals door de contactpersoon
verondersteld.
Verzuimperiode van*
De begindatum van de verzuimperiode. De datum is te kiezen door in het
kalendertje de datum te selecteren, of door zelf een datum in te vullen. U
kunt numerieke tekens gebruiken in het format DD-MM-JJJJ.
Wanneer de verzuimperiode van de melding (deels) samenvalt met een
andere melding voor deze leerling wordt u daarop gewezen. U krijgt
hiervan een melding en kunt doorgaan door een vinkje te zetten in het
hokje waarbij u aangeeft dat de periode correct is.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 14

Verzuimperiode t/m
De einddatum van de verzuimperiode. De datum is te kiezen door in het
kalendertje de datum te selecteren of u kunt numerieke tekens gebruiken
in het format DD-MM-JJJJ. Het zal regelmatig voorkomen dat op het
moment van melden het verzuim nog niet is beëindigd.
Alle lessen gemist
In de vermelde periode is de leerling helemaal niet op school geweest.
Deze optie staat standaard op nee.
Toelichting verzuim
Hier kunt u gedetailleerde informatie over het verzuim opgeven.
Actie gewenst*
Bij deze optie kunt u aangeven of de actie gewenst (ja) of niet gewenst
(nee) is.
Toelichting actie gewenst
Hier kunt u toelichten waarom u een actie gewenst of niet gewenst vindt.
Onderwijslocatie*
U kunt uit de keuzelijst de locatie van de instelling kiezen waar de leerling
heeft verzuimd.
Selecteer contactpersoon
Hier kunt u de naam van de contactpersoon selecteren uit eerder
geregistreerde namen van contactpersonen indien de naam van de
contactpersoon al eerder ingevoerd is.
Naam contactpersoon*
Hier kunt u de naam invoeren van degene die geïnformeerd wenst te
worden over de afhandeling.
Functie contactpersoon
Hier kunt u de functie invoeren van degene die geïnformeerd wenst te
worden over de afhandeling
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 15

Telefoonnummer contactpersoon
Hier kunt u het telefoonnummer invoeren van degene die geïnformeerd
wenst te worden over de afhandeling.
E-mail contactpersoon*
Hier kunt u het e-mailadres invoeren van degene die geïnformeerd wenst
te worden over de afhandeling.
Wanneer u gegevens als naam contactpersoon, functie contactpersoon,
telefoonnummer en e-mailadres al eens heeft ingevuld, onthoudt het systeem de
gegevens wanneer uw browser zo is ingesteld.
Verder kunt u nog aanvullende informatie invullen:
• Telefoonnummer leerling/ouder;
Het telefoonnummer waarop de leerling/ouder volgens de
onderwijsinstelling bereikbaar is.
• Ondernomen actie door school*;
Dit is de actie die door de onderwijsinstelling ondernomen is naar de
leerling/ouder toe.
• Toelichting ondernomen actie;
Dit is een toelichting op de door de onderwijsinstelling ondernomen acties
op het verzuim van de leerling.
• Afwijkend adres leerling;
Dit kunt u vullen wanneer het adres van de leerling afwijkt van het
woonadres volgens de Gemeentelijke Basis Administratie.
Wanneer u terug wilt naar de vorige pagina klikt u op
Wilt u de historie zien van uw wijziging klikt u op .
Wilt u de desbetreffende lesuren nog opgeven dan klikt u op .
Het volgende scherm wordt getoond:
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 16

In dit scherm kunt u de verzuimmelding specificeren. U kunt de lesuren alleen
specificeren als u in het opvoerscherm bij Alle lessen gemist ‘’nee’’ hebt ingevuld.
Klik vervolgens op .
Bij verzuimdag kunt u gebruikmaken van de keuze: ja, specificeren. U krijgt dan
extra invul mogelijkheden. Door te klikken op kunt u gedeeltelijk
verzuim aangeven.
Wilt u verder gaan zonder te specificeren, klik dan op .
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 17

Wanneer u alle informatie heeft ingevoerd en op klikt, wordt het
volgende scherm getoond:
Als de gegevens niet juist zijn, kunt u op < wijzigen> klikken en de gegevens
corrigeren.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 18

Als u in één van de velden met vrije tekst een teken gebruikt, dat niet is
toegestaan krijgt u de melding “In de tekst, die u opgegeven hebt, staat op
positie (X) een zichtbaar of onzichtbaar teken dat niet toegestaan is” U dient de
tekst dan aan te passen.
Nadat u de gegevens gecontroleerd heeft en op klikt, krijgt u,
uitsluitend wanneer u lesuren heeft opgegeven, deze te zien.
U kunt de gegevens wijzigen door op te klikken. Als de gegevens
juist zijn klikt u vervolgens op . De gegevens worden dan
vastgelegd en er wordt via de site een e-mail verstuurd naar de behandelende
instantie (gemeente).
Als u op klikt, wordt de opgevoerde melding niet vastgelegd en de
invoer gewist. Voor een afdruk klikt u op < print>.
Een eenmaal verzonden melding kan niet worden geannuleerd.
Wanneer u de bovenstaande melding te zien krijgt kunt u een afdruk maken van
het scherm door op te klikken. U kunt de melding niet verzenden. U
kunt de print per post naar de betreffende gemeente sturen.
3.1.1 Melding opvoeren uit voorselectie
Wanneer u een melding wilt opvoeren voor een leerling voor wie al eerder een
melding is opgevoerd, kunt u op klikken en een nieuwe melding
opvoeren.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 19

U kunt de eerder gedane melding ook openen door erop te klikken. U kunt dan
gegevens wijzigen.
3.1.2 Controles
Wanneer u een verzuimmelding opvoert controleert het systeem de gegevens.
Bij een overleden leerling is het opvoeren van een nieuwe melding niet mogelijk.
Als de leerling al in het bezit is van een startkwalificatie en niet meer leerplichtig
is dan kunt u de gegevens wel raadplegen maar nieuwe meldingen zijn niet
mogelijk
Bij leerplichtige leerlingen met een startkwalificatie kunt u het verzuim gewoon
melden.
Alle gedane meldingen, ongeacht de status ervan, voor leerlingen die zijn
overleden, een startkwalificatie hebben of ouder zijn dan 23 jaar blijven
raadpleegbaar.
U kunt meerdere meldingen tegelijkertijd krijgen. De meldingen staan vaak
bovenaan het scherm. Soms moet u scrollen om alle meldingen te zien.
U kunt van de ingevoerde gegevens een afdruk maken door op te
klikken.
Het voorkomen van een verzuimmelding waarbij de verzuimperiode van de
melding (deels) samenvalt met een andere melding voor een leerling geeft een
signaal. U krijgt op het scherm een melding te zien. U kunt, wanneer de periode
correct is, doorgaan door een vinkje te zetten in het hokje waarbij u aangeeft dat
de periode correct is. U kunt er ook voor kiezen om de voorgaande melding te
wijzigen door deze een einddatum geven. Daarna kunt u de nieuwe melding
toevoegen.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 20

3.2 Raadplegen verzuim
Wanneer u kiest voor Raadplegen Verzuim volgt het onderstaande scherm:
Vul hier het BRIN-nummer van uw instelling in en klik op .
3.2.1 Raadplegen eerdere gedane meldingen
U kunt eerder gedane meldingen raadplegen. Wanneer u inlogt, krijgt u op het
openingsscherm een overzicht van meldingen die eerder door uw instelling zijn
gedaan. Ook ziet u op dit scherm de aantal dagen status. Hierin worden de
aantal dagen van de betreffende status vermeld.
U kunt hier een selectie maken van de meldingen die u wilt zien.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 21

De vinkjes
De vinkjes, bij status melding, staan bij het openen van de applicatie standaard
‘aan’ bij geregistreerd en in behandeling. Wilt u ook alle afgesloten, dat wil
zeggen alle afgehandelde, meldingen zien en/of de meldingen die ter
kennisgeving aangenomen zijn d.w.z. waar geen actie op ondernomen wordt,
dan kunt u een vinkje plaatsen bij afgesloten en/of ter kennisgeving
aangenomen en vervolgens klikt u op . U krijgt dan het overzicht van
alle meldingen die door uw instelling gedaan zijn. Wanneer u alleen de meldingen
wilt zien die in behandeling zijn genomen dan plaatst u alleen een vinkje bij in
behandeling. De overige vinkjes verwijdert u door erop te klikken.
Wanneer het overzicht meerdere meldingen beslaat dan op één scherm te tonen
is, kunt u het vervolg raadplegen door op te klikken.
De details
U kunt de details van een melding bekijken door op een melding te klikken. U
kunt eventueel iets wijzigen en de aangepaste melding verzenden. Zie hiervoor
paragraaf 3.2.2 Wijzigen relatief verzuim. U ziet het scherm op de volgende
pagina’s afgebeeld.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 22

Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 23

Wanneer u klikt op gaat u een scherm terug.
Door op te klikken kunt u een afdruk maken van het scherm.
Wanneer u lesuren wilt raadplegen klikt u op . Ook hiervan
kunt u een print maken.
Wanneer u iets aangepast hebt kunt u op klikken. U krijgt dan het
detailscherm opnieuw te zien met het verzoek de gegevens te controleren.
Wanneer u vervolgens op klikt, kunt u ook de aanvulling nog
controleren.
Klopt er iets niet dan klikt u op . U kunt dan alsnog de gegevens
aanpassen en klikt op . Na opnieuw het controlescherm te hebben
gezien klikt u op en vervolgens op .
3.2.2 Wijzigen relatief verzuim
U kunt, weliswaar beperkt, gegevens wijzigen. Dit kan alleen wanneer de
melding nog niet is afgesloten. Meldingen die ter kennisgeving aangenomen zijn,
worden net als de afgesloten meldingen als volledig afgesloten beschouwd. Deze
meldingen kunt u dus niet meer wijzigen. U kunt de volgende gegevens op het
scherm met de detailgegevens aanpassen:
• einddatum verzuim
• toelichting actie gewenst
• gegevens van de contactpersoon,
• de velden actie gewenst,
• de gegevens onder het kopje lesuren opgeven
• de gegevens onder het kopje afwijkend adres leerling
• de gegevens op het tabblad aanvullingen.
Wanneer u de gegevens hebt gewijzigd, klikt u op . U komt op het
scherm waar u gevraagd wordt de gegevens te controleren.
Indien de gegevens niet juist zijn klikt u op . U komt dan weer op het
detailscherm.
Als u in één van de velden met vrije tekst een teken gebruikt, dat niet is
toegestaan krijgt u de melding “In de tekst, die u opgegeven hebt, staat op
positie (X) een zichtbaar of onzichtbaar teken dat niet toegestaan is” U dient de
tekst dan aan te passen.
Als de gegevens juist zijn klikt u op en na controle op .
Als u de wijziging voor verzending ongedaan wilt maken, klikt u op .
Mocht u niets gewijzigd hebben en wel op verzenden hebben geklikt dan wordt er
wel een e-mail verstuurd. Er wordt in een dergelijke situatie overigens geen
nieuwe registratie van de verzuimmelding in de database vastgelegd.
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 24

Wanneer de melding inmiddels in behandeling is genomen wordt er een e-mail
verstuurd naar de contactpersoon die aan de melding gekoppeld is. Als de optie
kopie mail versturen is aangevinkt, wordt ook een e-mail gestuurd naar het
e-mailadres dat is ingevuld bij ‘e-mailadres contactpersoon’.
5. Vrijstellingen leerplichtwet
Als een leerling vrijstelling heeft van de leerplicht en deze vrijstelling wordt
geregistreerd kan het voorkomen dat er overlap ontstaat met een reeds
aanwezige verzuimmelding. In dat geval wordt de einddatum van deze melding
automatisch aangepast. De instelling ontvangt een mail, waarin de aanpassing
gemeld wordt.
Andersom kan het voorkomen, dat er al een vrijstelling is vastgelegd. U kunt dan
over die periode géén verzuimmelding doen.
De door de behandelaar teruggekoppelde gegevens kunt u vinden bij de
verzuimmelding. Hiervoor moet u inloggen op het verzuimloket of in uw eigen
verzuimadministratie. Wijzigingen kunt u gemakkelijk herkennen via het tabblad
'historie' bij de verzuimmelding. Deze is alleen via het verzuimloket te
benaderen.
6. Contact
Voor vragen over of bij problemen met het werken met de beveiligde site kunt u
contact opnemen met het Informatiepunt Onderwijs. Dit kan op de volgende
manieren
Telefoon
050-59 99 00 (kies voor vragen over verzuim optie 4)
E-mail
verzuim@duo.nl
Post
Dienst Uitvoering Onderwijs
RNE/Onderwijsnummer
Informatiepunt Onderwijs
Postbus 30152
9700LC Groningen
Handleiding verzuimloket – Onderwijsinstellingen, versie 6.1 25