Neerlegging van jaarrekeningen vanaf 2007 (XBRL) - BIBF

De neerlegging van jaarrekeningen
Belangrijke wijzigingen vanaf 2007
Brussel, 27 februari 2007
© National Bank of Belgium

De neerlegging van jaarrekeningen
Belangrijke wijzigingen vanaf 2007
Brussel, 27 februari 2007
Fabienne Verduyn
Balanscentrale
Nationale Bank van België
© National Bank of Belgium

De neerlegging van jaarrekeningen: agenda
De XBRL-technologie en de neerlegging van jaarrekeningen:
— Het XBRL-project van de Balanscentrale
— Wat is XBRL?
— Waarom de keuze voor XBRL?
De neerlegging van een jaarrekening na de overgang naar XBRL:
— Wijzigingen aan het volledig en verkort schema
— Sofista 2007
De neerlegging van een jaarrekening via internet:
— evolutie
— algemene kenmerken
— technische vereisten
— het digitaal certificaat
— stap voor stap
— bijstand?

Het XBRL-project van de Balanscentrale
Vanaf 1 april 2007: geen neerlegging op diskette meer mogelijk!
Extensie van het bestand: ".nbb" → ".xbrl"
Ambitie om een standaard Geen → Internationale
te worden: XBRL-standaard
XBRL (eXtensible Business Reporting Language) is een open standaard gebaseerd op XML
(eXtensible Markup Language) en is uitermate geschikt voor de elektronische inzameling en
uitwisseling van financiële gegevens via het internet

Wat is XBRL?
Boekhoudsysteem
Verklarende
tekst
Informatie
van derden
XBRL
Aandeelhouders
Belastingaangifte
Website
Regulators
Andere
derden
Voordelen van XBRL:
• verhoging van de kwaliteit van de gegevens omdat ze niet telkens opnieuw moeten worden ingetikt
• vereenvoudiging van de uitwisseling van gegevens in elektronisch formaat
• substantiële kostenbesparing inzake informatieverstrekking door de gestandaardiseerde structuur

Waarom de keuze voor XBRL?
1. Evolutie naar IAS/IFRS-normen voor de boekhouding en de
jaarrekeningen:
Europese verordening van 19 juli 2002 voor geconsolideerde jaarrekeningen
van beursgenoteerde ondernemingen
Mogelijke invloed op de gestandaardiseerde enkelvoudige jaarrekeningen?
= "core business" van de Balanscentrale van de NBB
de IAS/IFRS-normen hebben een grotere flexibiliteit geïntroduceerd inzake het
presentatieformaat ↔ gestandaardiseerde jaarrekeningen nodig voor de opdracht
van de Balanscentrale van de NBB
Internationaal probleem: onvermijdelijke overgang/convergentie naar IFRS
vergt een internationale oplossing
keuze voor technische XBRL-standaard
vertaling van de 2.200 blz. tellende IFRS-bijbel naar één taxonomie - zie:
http://xbrl.iasb.org/int/fr/ifrs/gp/2005-05-15/summary_page.htm
2. Kansen creëren voor administratieve vereenvoudiging (door andere
XBRL-projecten)

Taxonomy
Verwerking door de Balanscentrale vanaf 1 april 2007
Opmaak van een jaarrekeningbestand Neerlegging van een
Publicatie van de
jaarrekening via internet jaarrekening door de
bij de NBB
NBB voor derden
Software
privé-sector
3D certificaat
Sofista-
2007
Instance
document
3D certificaat
Validator
s
PDF

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema
1983: de Balanscentrale van de NBB publiceert het formulier voor de
neerlegging van gestandaardiseerde jaarrekeningen:
— periodiek aangepast om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen
— verouderd en onvoldoende afgestemd op de geïnformatiseerde omgeving
waaruit de jaarrekening voortvloeit
— evolutie van een "drager" voor de neerlegging naar een "model" voor de
ontwikkelaars van boekhoudsoftware
april 2007: overgang naar XBRL-technologie:
— als formaat voor de elektronische neerlegging van jaarrekeningen
— noodzaakt de herziening van het "model" om het beter te verzoenen met de
actuele informaticaomgeving
— leesbaarheid moet bewaard blijven of verbeteren
— van toepassing op VOL en VKT

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema
De 5 basisprincipes:
1. De continuïteit van de informatie
2. Nog slechts weinig vaste bladzijden
3. Het principe van de secties
4. De presentatie van de rubrieken
5. Gevolgen van deze wijzigingen
De algemene presentatie
1. Vereenvoudiging van de algemene presentatie van de rubrieken
2. De tabellen
De inhoud van het nieuwe model
1. Bedragen voortaan steeds in eenheden euro
2. De resultatenrekening in scrontovorm
3. Rubriek 19 "Voorschot aan vennoten op de verdeling van het netto-actief"

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de 5 basisprincipes
1. De continuïteit van de informatie
— het "oude standaardformulier":
indien de ruimte die op bepaalde plaatsen was voorzien niet volstond voor alles wat
de onderneming diende te vermelden → informatieoverschot werd achteraan de
jaarrekening vermeld
o.m. het geval de lijst van bestuurders en zaakvoerders, de deelnemingen en de
aandeelhoudersstructuur
— de nieuwe presentatie:
alle informatie met betrekking tot een bepaald onderwerp moet gegroepeerd blijven
vergemakkelijkt het lezen van de jaarrekening
2. Nog slechts weinig vaste bladzijden
— het principe van de continuïteit van informatie ↔ het systeem van vaste
bladzijden:
waarbij dezelfde informatie steeds op dezelfde bladzijde van iedere jaarrekening
kon worden terugevonden
bv. de staat van de materiële vaste activa steeds op blad VOL8 of VKT6
— in het nieuwe model zijn de vaste pagina's vervangen door secties

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de 5 basisprincipes
3.Het principe van secties
— Opvallend: Volledig model Verkort model
oude standaardformulier 24 blz. 16 blz.
nieuw model 43 blz. 22 blz.
— Verklaring: de noodzaak om, toen de standaardformulieren nog in extenso in
het Belgisch Staatsblad moesten worden gepubliceerd, het aantal bladzijden
tot een absoluut minimum te beperken:
vooral betrekking op de toelichting
bv. staat van de materiële vaste activa → hersenbreker voor softwarefirma's die de
layout moesten respecteren in geval van afdruk op papier
— Het nieuwe model omvat niet méér elementen dan het oude formulier, maar
is gebaseerd op een logische onderverdeling in "delen" en "secties"

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de 5 basisprincipes
— Het sectienummer wordt:
in de rechterbovenhoek van het model vermeld
wordt voorafgegaan door "VOL" of "VKT"
— Dit wordt aangevuld met een zuiver sequentiële nummering van de bladzijden
in de rechterbenedenhoek van het model
— Doel:
Oud formulier
Nieuw model
het mogelijk maken dat de lezer bepaalde informatie steeds in dezelfde sectie kan
terugvinden, ook als die informatie niet op hetzelfde blad voorkomt (bv. de
uitsplitsing van de schulden op VOL 5.9 maar niet noodzakelijk op blz.28)
de mogelijkheid bieden om, als in een bepaalde sectie of subsectie geen enkel
gegeven voorkomt, deze sectie of subsectie in de uiteindelijke presentatie niet op te
nemen (bv. de sociale balans)

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de 5 basisprincipes
4. De presentatie van de rubrieken
4.1. De codering van de rubrieken
Oud formulier
Nieuw model

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de 5 basisprincipes
— het principe van "unieke rubriek" = unieke rubriekcode: eenzelfde
boekhoudkundig begrip kan op meerdere plaatsen voorkomen in de
jaarrekening; in zo'n geval werd tot nog toe telkens een andere code
gebruikt. In het nieuwe model van de jaarrekening wordt daarvoor nog slechts
één code gebruikt onafhankelijk van de sectie waarin het begrip wordt
vermeld (bij een tweede vermelding wordt de code tussen haakjes geplaatst);
— rubriekcode en verschillende boekjaren: in het nieuwe model wordt de
unieke rubriekcode aangevuld met een "P" (P van "preceding") om aan te
geven dat de waarde slaat op het vorig boekjaar;
— in het algemeen wordt voor de rubriekcodes, in de mate van het mogelijke,
de nummers overgenomen van de Minimumindeling van het Algemeen
Rekeningenstelsel (MAR);
— de toepassing van dit principe moet de coherentie verhogen en het begrip van
de boekhoudkundige gegevens bevorderen.

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de 5 basisprincipes
4.2. Het teken van de rubrieken
— in de oude formulieren varieert het teken van bepaalde rubrieken volgens
het schema (bv. de rubriek "Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen -
code 62" is met een positief teken weergegeven in het volledig schema en
met een negatief teken in het verkort schema);
— In het nieuwe model:
het merendeel van de rubrieken wordt standaard weergegeven met een positieve
waarde (bevordert de leesbaarheid en coherentie)
aan rubrieken die een positieve of een negatieve waarde kunnen hebben, wordt de
vermelding (+)/(-) toegevoegd
enkele begrippen hebben standaard een negatieve waarde en krijgen de vermelding
(-) mee (bv. "Als herstructureringskosten geactiveerde bedrijfskosten - code 649" en
"Als herstructureringskosten geactiveerde uitzonderlijke kosten - code 669")

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de 5 basisprincipes
Oud formulier

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de 5 basisprincipes
Nieuw formulier

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de 5 basisprincipes
4.3. De winst- of verliesrubrieken
— het oude formulier geeft de saldi afzonderlijk weer, met verschillende codes
in functie van het teken van het resultaat (winst of verlies)
— het nieuwe model stelt de winst- of verliesrubrieken voor als één enkel
begrip dat zowel een positieve (winst) als een negatieve (waarde) kan
aannemen, met slechts één unieke code
5. Gevolgen van deze wijzigingen
— de controlevergelijkingen moeten worden aangepast aan de nieuwe
rubriekcodes en aan de veranderingen inzake het teken;
— de door de Balanscentrale gepubliceerde gegevens en statistieken moeten
worden aangepast.

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de algemene presentatie
1. Vereenvoudiging van de algemene presentatie van de rubrieken
— het model werd verlost van overbodige stippellijnen, haakjes en kaders
— de Romeinse cijfers die in het oude formulier verwijzen naar het KB van
30.01.2001 om de verschillende delen van de jaarrekening af te bakenen,
komen niet meer voor in het nieuwe model:
de vervanging van de vaste pagina's door het systeem van de secties impliceert een
nieuwe nummering die in combinatie met de Romeinse cijfers verwarring zou kunnen
doen ontstaan
voor sommige rubrieken van de balans en de resultatenrekening worden in de
toelichting aanvullende gegevens verstrekt
→ in het oude formulier werd daar in de balans en resultatenrekening naar verwezen
a.d.h.v. de Romeinse cijfers
→ in het nieuwe model wordt in een afzonderlijke kolom (en dus niet meer verwerkt in
de benaming van de rubrieken) verwezen naar de desbetreffende sectie in de
toelichting

Oud formulier
Nieuw model
Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de algemene presentatie

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de algemene presentatie
2. De tabellen
— één de opvallendste wijzigingen inzake presentatie
— in het oude formulier werden bepaalde delen van de toelichting (bv. de
staten van de vaste activa) weergegeven in de vorm van tabellen met
verschillende kolommen op dezelfde bladzijde; deze weergave is geschikt
voor een formulier in klassieke zin, maar gaat moeilijk samen met een
automatische reproductie op basis van elektronische bestanden

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de algemene presentatie
— in het nieuwe model is de weergave in kolommen vervangen door een
eenvoudige voorstelling over verschillende opeenvolgende bladzijden

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de algemene presentatie

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de inhoud van het nieuwe model
1. Bedragen voortaan steeds in eenheden euro
— volgens de huidige reglementering zijn bedragen in een jaarrekening die
wordt neergelegd bij de NBB uitgedrukt:
in eenheden euro, zonder decimalen in geval van een verkort schema
in duizenden euro, zonder decimalen voor een volledig schema
— in het nieuwe systeem dienen:
de jaarrekeningen die vanaf 1 april 2007 op papier worden neergelegd:
— onafhankelijk van de aard van de jaarrekening
— opgemaakt te zijn in eenheden euro, zonder decimalen
de jaarrekeningen die in XBRL-formaat worden neergelegd via elektronische weg (via
internet):
— zal de neerlegger mogen kiezen tussen eenheden euro, zonder decimalen of
eenheden euro met twee decimalen
— deze 2° mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevens
automatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij over de
afrondingen te bekommeren

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de inhoud van het nieuwe model
2. De resultatenrekening in staffelvorm
— het gestandaardiseerd volledig schema bevat voor de resultatenrekening
twee mogelijke voorstellingswijzen: staffelvorm en scontrovorm
— sinds 2001 bestaat deze keuzemogelijkheid enkel nog voor de neerlegging op
papier (voor diskette is enkel de staffelvorm voorzien)
— voor de coherentie en gezien het klein aantal ondernemingen (< 2% in 2005)
dat bij neerlegging op papier kiest voor een resultatenrekening in
scontrovorm → in de nieuwe versie van het volledig model van de
jaarrekening enkel nog de resultatenrekening in staffelvorm
3. De rubriek 19 "Voorschot aan vennoten op de verdeling van het nettoactief"
— deze rubriek was het onderwerp van een advies van de Commissie voor
Boekhoudkundige Normen (CBN) maar werd tot nu toe niet opgenomen in
het standaardschema
— het betreft de boekhoudkundige verwerking van de toekenning, aan de
vennoten van een vennootschap in vereffening, van een voorschot op het
netto-actief dat hen ten deel zal vallen bij de afsluiting v.d. vereffening

Wijzigingen aan het volledig en verkort schema:
de inhoud van het nieuwe model
— het advies van het CBN:
het bedrag van het voorschot moet op zichtbare wijze globaal worden afgetrokken
van het "eigen vermogen";
deze bedragen toegekend in de vorm van een voorschot op de verdeling van het
netto-actief zijn niet echt een actief; normaal gezien zullen er in de toekomst geen
kasstromen ten voordele van de onderneming uit voortvloeien;
na afloop van de vereffening → salderen van de rekening "Voorschot aan de vennoten
op de verdeling van het nettoactief" door het debiteren van de verschillende
betrokken rekeningen van het eigen vermogen.

Sofista 2007
Sofista wordt een webtoepassing:
— een elektronisch formulier:
de software wordt op een server van de NBB beschikbaar gesteld
de ingetikte gegevens worden niet centraal opgeslagen
de gebruiker moet regelmatig een back-up van zijn jaarrekening lokaal opslaan (het
systeem zal hem daaraan herinneren)
— de toegang is beveiligd d.m.v. een digitaal certificaat (Certipost, Globalsign,
Isabel of de eID)
— niet meer lokaal downloaden van een software
— online validatie
— voor bepaalde delen van de jaarrekening is de import van een pdf-document
mogelijk (bv. verslag van de commissarissen of jaarverslag)
— mogelijkheid om het document te visualiseren zoals de jaarrekening zal
worden gepubliceerd

Sofista 2007
In dit scherm kan de gebruiker kiezen om:
- een nieuwe jaarrekening aan te maken (aard van de jaarrekening: VOL, VKT - taal van de jaarrekening:
NL, FR, DE)
- gegevens op te laden vanaf een XML- of XBRL-bestand

Sofista 2007
Mogelijkheid om een pdf-document te importeren (bv. verslag van de commissarissen of jaarverslag)

Sofista 2007
De validatie van het jaarrekeningbestand gebeurt in verschillende stappen: een XML-validatie, een
XBRL-validatie en een NBB-validatie. Het bestand kan tussentijds lokaal bewaard worden indien er
geen overtredingen zijn tegen de XML- en XBRL-validatie.

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: evolutie
Evolutie van de neerlegging van een jaarrekening bij de NBB:
— april 1978: neerlegging op papier
Voor jaarrekeningen opgesteld volgens het volledig schema of het verkort
schema:
— april 1993: neerlegging op diskette
— januari 2004: neerlegging via internet met NBB-certificaat en online betaling
met Bancontact/MisterCash-kaart
— juni 2004: online betaling met kredietkaart (Visa, MasterCard)
— mei 2005: openstelling van de internettoepassing naar alle ondernemingen
door aanvaarding van het certificaat van Certipost, Globalsign en Isabel
— maart 2006: aanvaarding van de elektronische identiteitskaart (eID)
— juni 2006: mogelijkheid tot offline betaling door overschrijving

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: evolutie
30
25
20
15
10
5
0
Aandeel Internet in totaal aantal neerleggingen
trim1/04 trim4/04 mei/05 aug/05 nov/05 feb/06 mei/06 aug/06 nov/06

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: evolutie
Toestand per einde december 2006
— reeds 27% van alle jaarrekeningen wordt neergelegd met de NBB-toepassing
"Neerlegging van jaarrekeningen via het internet"
— middels in totaal 2.994 verschillende niet-NBB certificaten ("Third party
certificates": Certipost, Globalsign, Isabel en eID)
— stille opmars van de eID (12%)
— de betaling:
kredietkaart: 33% Visa en 33% MasterCard
Bancontact/MisterCash-kaart: 10% (met CZAM/PC-kaartlezer)
overschrijving: 24%

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: evolutie
Papier Diskette Internet
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
trim1/04 trim4/04 mei/05 aug/05 nov/05 feb/06 mei/06 aug/06 nov/06

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: evolutie
Vanaf 1 april 2007 is geen neerlegging op diskette meer mogelijk!
Waarom?
— diskette = een verouderde gegevensdrager: nieuwe pc's hebben geen
diskettelezer meer
— een nieuw bestandsformaat: de gestandaardiseerde enkelvoudige
jaarrekeningen van niet-financiële ondernemingen die langs elektronische
weg worden neergelegd bij de NBB zullen vanaf april 2007 opgesteld moeten
zijn volgens het XBRL-formaat
— de 1ste EG-richtlijn verplicht de Balanscentrale om de elektronische
neerlegging voor alle vennootschappen beschikbaar te stellen vanaf januari
2007:
neerlegging op diskette wordt door de Europese richtlijn niet beschouwd als
elektronische neerlegging
de internettoepassing wordt uitgebreid: mogelijkheid om elektronisch neer te leggen
in het pdf-formaat (niet-gestandaardiseerde jaarrekeningen)

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: algemene kenmerken
Toegang tot de toepassing mits een gekwalificeerd certificaat:
— authenticiteit: de Balanscentrale moet in staat zijn om eenduidig te bepalen
wie de neerlegging heeft gedaan
— data-integriteit: zekerheid dat het geüploade jaarrekeningbestand geen
wijzigingen heeft ondergaan tussen verzending en ontvangst
Upload van een jaarrekeningbestand met de extensie ".nbb":
— bestand per bestand (geen batchverwerking) omdat de neerlegger elke
betrokken onderneming eenduidig zelf moet selecteren
— dat voldoet aan het "Protocol voor de neerlegging op informatiedrager van
jaarekeningen van ondernemingen";
— zoals afgeleverd door het softwarepakket voor de opmaak van een
jaarrekening
Automatische validatie van het geüploade jaarrekeningbestand:
— de opgelegde structuur en technische voorwaarden van het Protocol
— de wettelijk verplichte rekenkundige en logische controles

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: algemene kenmerken
De neerlegger kan online opvolgen hoe de stapsgewijze verwerking van
het bestand verloopt
Een succesvol gevalideerd bestand:
— wacht gedurende 7 kalenderdagen op betaling
— de betaling kan voor meerdere jaarrekeningen samen
Betalingsmogelijkheden:
— kredietkaart (Visa, MasterCard): kredietkaartnummer, vervaldatum
kredietkaart, CVC/CVV-code
— overschrijving:
keuze voor overschrijving enkel tijdens de dag van de toekenning van de status
"Wacht op betaling"
moet buiten de internettoepassing worden uitgevoerd
correct bedrag en correcte gestructureerde mededeling (OGM) moet binnen de 7
kalenderdagen op de rekening van de NBB worden ontvangen
automatische terugstorting van niet-correcte bedragen, te laat ontvangen bedragen,
geen of een foutieve OGM

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: algemene kenmerken
Wanneer de betaling succesvol is verlopen:
— is de jaarrekening officieel aanvaard door de Balanscentrale
— de officiële neerleggingsdatum = de datum van toekenning van de status
"Wacht op betaling"
— binnen de 11 dagen na de aanvaarding ontvangt de publicatieplichtige
onderneming de "Mededeling van de neerlegging van de jaarrekening"
— in de internettoepassing kan op basis van het transactienummer een overzicht
worden opgevraagd van alle jaarrekeningen die het onderwerp zijn geweest
van één succesvolle betalingstransactie
Openingsuren:
— alle NBB-werkdagen van 8.30 tot 20 uur (bank holidays!)
— vanaf 19.45 uur kan geen nieuwe sessie meer worden opgestart

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: technische vereisten
PC met een internetverbinding (bij voorkeur een breedbandverbinding)
Windows als besturingssysteem:
— Windows 2000 (Service Pack 3) of recenter
— Windows XP (Service Pack 1) of recenter
Microsoft Internet Explorer versie 5.5 (of hoger) als browser:
— de recenste versie kan u downloaden vanop het volgende adres:
http://www.micrsoft.com/windows/ie_intl/nl/download/default.mspx
Java Runtime:
— gratis te downloaden vanop het volgende adres: http://www.java.com/nl/
Digitaal certificaat (klasse 3) dat in de browser is geïnstalleerd:
— Certipost
— Globalsign
— Isabel
— eID

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: het digitaal certificaat
1. Wat is een digitaal certificaat
— garandeert de identiteit van de persoon waarmee over het internet
elektronische gegevens worden uitgewisseld;
— wordt uitgereikt door de Certificatie Authoriteit (CA) = een onafhankelijke
partij;
— voor een gekwalificeerd (of klasse 3) certificaat moet u zich persoonlijk met
uw identiteitskaart aanmelden bij één van de agentschappen van de CA
2. Verkrijgen van een digitaal certificaat
— Certipost:
enkel nog verdeling van certificaten aan specifieke beroepsdoelgroepen ("trusted
community"; certificatie van de identiteit + de beroepshoedanigheid van de leden)
IAB en IBR-leden: https://iec-iab.certipost.be/info_nl.php
bestelling gebeurt volledig online (thuis bezorg per aangetekende zending)
keuze tussen smartcard (met kaartlezer) of USB-token

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: het digitaal certificaat
— Globalsign:
http://secure.globalsign.net/phoenixng/og/index.cfm
selecteer "PersonalSign 3 Pro TM Certificaat"
online identiteits- en betalingsinformatie doorgeven
overeenkomst afdrukken
met intekenovereenkomst en kopie identiteitskaart moet u zich persoonlijk
aanbieden bij een Lokale Registratie Authoriteit (LRA) = Kamer van Koophandel
u ontvangt een mail met hyperlink → digitaal certificaat lokaal downloaden
— Isabel:
alle Isabel-gebruikers beschikken over een certificaat dat met hun chipkaart (Secure
Signing Card) verbonden is (kaartlezer nodig)
gratis downloaden en installatie van software "Isabel OfficeSign 5.0" vanop het
volgende adres: www.isabel.be/officesign/

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: het digitaal certificaat
— de elektronische identiteitskaart (eID):
4.000.000 Belgen beschikken reeds over hun eID
u heeft het recht om uw eID zelf aan te vragen bij de dienst Bevolking van uw
gemeente
voor meer informatie: http://www.rijksregister.fgov.be/eik_nl/cdoku.htm
u hebt een eID-kaartlezer nodig die de programma's op uw computer laat
communiceren met uw eID:
— overzicht van de kaartlezers: http://www.cardreaders.be
— lijst van de verkooppunten:
http://www.rijksregister.fgov.be/eik_nl/kaartlezer/kaartlezer_eid.pdf
u dient het stuurprogramma voor de eID te installeren:
— "Belgium Identity Card Run-Time": kan gratis worden gedownload vanop
http://www.belgium.be/zip/eid_datacapture_nl.html

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: het digitaal certificaat
na de installatie van het stuurprogramma vindt u op uw desktop een nieuw icoon
terug:
eID GUI.lnk
als u op dit icoon dubbelklikt, wordt de zogenaamde "eID GUI" opgestart, waarmee u
de gegevens die opgeslagen zijn in de microchip van uw eID kan lezen
→ u moet alleen nog uw certificaten
registreren in Windows via de tab
"Certificates"
→ klikken op de knop "Register"

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: het digitaal certificaat
Toegangscontrole
niv. 1(CRL)
CALENDRA
(geeft toegangscontrole
niv. 2
in handen van de
Balanscentrale
NBB
Unique
Identifying
Number
"NUIN"

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
Stap 1: Toegang tot de beveiligde internettoepassing via een link op de
website van de Balanscentrale
Stap 2: Selectie in de browser van het digitaal certificaat waarmee
toegang tot de internettoepassing wordt gevraagd
Stap 3: Invullen van het "User information - Self registration" formulier
(eenmalig)
Stap 4: Keuze van de rechtspersoon waarvoor een jaarrekening via het
internet wordt neergelegd
Stap 5: Uploaden van het jaarrekeningbestand
Stap 6: Betaling van de neerleggingskosten

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
Demo

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
Stap 1: Toegang tot de beveiligde internettoepassing (https) via een link op de website
van de Balanscentrale (www.balanscentrale.be).

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
Stap 2: Selectie van het certificaat waarmee toegang tot de internettoepassing wordt
gevraagd. Als de gebruiker beschikt over een Certipost-, Globalsign-, Isabel- of
eID-certificaat, klikt hij op "3rd Party Certificate".

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
Stap 3 : invullen van het "User information - Self registration" formulier
— enkel wanneer een gebruiker zich voor de eerste maal aanlogt
— als de gebruiker de gevraagde identificatiegegevens correct invult, kan de
Balanscentrale hem contacteren/helpen indien nodig
— voor "derde neerleggers" is het ondernemingsnummer belangrijk (om het
duplicaat van de "Mededeling van neerlegging van de jaarrekening" te
ontvangen)
— in het veld "Identifier" staat het "NBB Unique Identity Number" (NUIN):
een uniek nummer dat wordt toegekend aan het certificaat
éénzelfde certificaat wordt slechts eenmaal geregistreerd
wordt in de internettoepassing getoond (bovenaan rechts)

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
De toepassing zal bijhouden welke "NUIN" (zie rechtsboven) één of meer jaarrekeningen uploadt,
om dan later de gebruiker automatisch te kunnen tonen hoe de verwerking is verlopen
("Opvolging") en toe te laten te betalen voor jaarrekeningen waaraan de status "Wacht op
betaling" kon worden toegekend ("Betaling"). Om een jaarrekening neer te leggen, klikt de
gebruiker op "Nieuwe neerlegging".

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
Stap 4: Keuze van de rechtspersoon waarvoor een jaarrekening via het internet wordt
neergelegd. In de zone "Ondernemingsnummer" tikt de gebruiker het ondernemingsnummer
in van de publicatieplichtige onderneming en klikt daarna op "OK".

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
De gebruiker krijgt een scherm te zien met voor het door hem ingetikte ondernemingsnummer :
a. de identificatiegegevens van de desbetreffende rechtspersoon
b. de refertes van JR en geconsolideerde JR die gedurende de laatste drie voorbije
kalenderjaren bij BA zijn neergelegd.

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
Stap 5: Uploaden van het jaarrekeningbestand. Wanneer de gebruiker klikt op de knop
"Tekenen en versturen" opent er zich het volgende dialoogvenster:

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
In dit dialoogvenster selecteert de gebruiker het jaarrekeningbestand (met extensie
".nbb") dat hij via het internet wil neerleggen. Door op het bestand te dubbelklikken,
wordt het automatisch elektronisch ondertekend en naar de NBB verstuurd.

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
Mogelijke stadia van verwerking waarin het jaarrekeningbestand zich
kan bevinden:
— "Matching aan de gang": de verwerking is nog bezig
— "Ongeldige neerlegging": er is tijdens de verwerking minstens één fout
vastgesteld waardoor het bestand wordt geweigerd - op de status klikken,
geeft toegang tot een pagina met de opsomming van de opgespoorde fouten
— "Wacht op bevestiging": tijdens de automatische verwerking is er een
element vastgesteld waarover de gebruiker dient te beslissen alvorens dit
bestand eventueel kan overgaan naar de status "Wacht op betaling"
— "Wacht op betaling": de validatie is succesvol verlopen en enkel de
neerleggingskosten moeten nog worden betaald opdat de jaarrekening
officieel wordt aanvaard door de NBB - op de status klikken, geeft toegang tot
een pagina waarin de mogelijkheid wordt geboden om het bestand alsnog te
schrappen (wijziging neerleggingsdatum!)
— "Geregistreerde neerlegging": de jaarrekening is officieel aanvaard

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
Stap 6: Om over te gaan tot de betaling van de neerleggingskosten van één of meerdere
jaarrekeningen die via internet zijn neergelegd, klikt de gebruiker in de menubalk
op "Betaling".

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap
Via het menupunt "Betalingsgegevens" kan de gebruiker op ieder ogenblik met het
transactienummer een lijst opvragen van alle jaarrekeningen die het onderwerp zijn geweest
van een succesvolle betalingstransactie. Bovenaan wordt de mogelijkheid geboden om een
printvriendelijke pagina af te drukken (een pdf- of html-versie) van de lijst.

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: stap voor stap

De neerlegging van een jaarrekening via
internet: bijstand
Bij technische problemen:
— e-mail: helpdesk@nbb.be
— tel: 02 221 40 60
— fax: 02 221 31 35
Bij problemen in verband met de neerlegging van een
jaarrekening:
— e-mail: helpdesk.ba@nbb.be
— tel: 02 221 30 01
— fax: 02 221 32 66
Info & handleidingen:
— www.balanscentrale.be

Vragen?

Hartelijk dank voor uw aandacht
PowerPoint vanaf volgende week
op www.bibf.be
© National Bank of Belgium