Inrichting ambtelijke organisatie / bureau GR SOHW Voorstel/Besluit

Vergadering: Algemeen Bestuur
Samenwerkingsorgaan HW
Datum: 19 april 2011
Agendapunt: 6
Rapporteur A.Borgdorff
Onderwerp: Inrichting ambtelijke organisatie / bureau GR SOHW
Voorstel/Besluit: Voorgesteld wordt
a. de rapportage “Inrichting ambtelijke organisatie ten behoeve van de ondersteuning
van de GR – SOHW” vast te stellen
b. de organisatieverordening als bedoeld in artikel 28 lid 7 van de GR vast te stellen
c. kennis te nemen van de notitie “Inrichting Bureau GR-SOHW”
Toelichting:
Rapport inrichting ambtelijke organisatie
In de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 11 mei 2010 is de eerste concept
versie van het rapport Inrichting ambtelijke organisatie ten behoeve van de
ondersteuning van de gemeenschappelijke regeling SOHW besproken. Dit rapport is
nadien verder uitgewerkt in nauwe samenwerking met de betrokken gemeenten en
wordt thans aan u ter vaststelling aangeboden.
Organisatieverordening
Op grond van art. 28 lid 7 de gemeenschappelijke regeling dient door het Algemeen
Bestuur in een organisatieverordening te worden vastgesteld. Daarin wordt opgenomen
een instructie voor de regiosecretaris (art. 28 lid 3) en worden verder geregeld de
positie, de taken en de onderlinge verhoudingen van respectievelijk binnen het regionaal
management team. Deze organisatieverordening wordt ter vaststelling aan u
voorgelegd.
Er is voor gekozen om de organisatieverordening bij de start van de GR zo compact
mogelijk te houden. En alleen te beschrijven wat 'toekomstvast' is. Bij het beschrijven
van de structuur van de ambtelijke organisatie van het bureau is uitgegaan van de
samenwerking op de vijf domeinen.
Indien later besloten wordt tot uitbreiding van de opdracht door b.v. het onderbrengen
van taken op het gebied van ICT vraagt dat een aanpassing van deze verordening.

Om deze reden is de structuur de basisrollen (secretaris, programmamanager,
projectleider) uitgeschreven. Voor het definiëren en inrichten van de ondersteunende
rollen is gekozen voor een algemene omschrijving. Omdat deze afhankelijk is van
omvang van programma's en projecten.
De rollen van programmamanager en secretaris Pfo zullen in aanvang gecombineerd
worden in één functie.
Inrichting bureau SOHW
Als uitwerking van het rapport Inrichting ambtelijke organisatie” heeft het dagelijks
bestuur de notitie “Inrichting bureau GR – SOHW vastgesteld. Dit rapport wordt u ter
kennisneming aangeboden.
Bijlagen:
- rapport “Inrichting ambtelijke organisatie ten behoeve van de ondersteuning van de
GR-SOHW
-concept organisatieverordening
- notitie “Inrichting bureau SOHW”

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
Gee Rooimans
ondersteund door Gerard Grosman
16 maart 2011
Voorstel
Inrichting Bureau
GR – SOHW
pagina: 1

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
INHOUDSOPGAVE
1. inleiding pagina: 4
2. vertrekpunt: SOHW als spin in 't web pagina: 5
3. de opdracht van het SOHW pagina: 6
4. de regierollen uitgewerkt pagina: 7
5. de ´zijnsrollen´als bureau uitgewerkt pagina: 9
6. de formatie voor 2012 bepaald pagina: 10
6.1 de opgave pagina: 10
6.2 gekozen werkwijze pagina: 10
6.3 omvang van de proces-regie-formatie pagina: 11
6.4 omvang van de overhead-formatie pagina: 12
6.5 omvang van de formatie voor het uitvoeringsprogramma´s pagina: 13
6.6 confrontatie met de uitgangspunten pagina: 14
6.7 leren door te reflecteren pagina: 14
7. ´was´ en ´wordt´ tabel pagina: 15
7.1 de ´was´ tabel pagina: 15
7.2 de ´wordt´ tabel pagina: 16
7.3 gevolgen voor de gemeenten pagina: 17
8. implementatie pagina: 18
9. organisatie verordening pagina: 19
16 maart 2011
pagina: 2

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
SAMENVATTING
waar geeft dit voorstel antwoord op?
Dit voorstel geeft antwoord op de vraag welke formatie het bureau van de GR SOHW nodig heeft om
de beschreven rol goed uit te kunnen voeren.
wat zijn de vertrek- en uitgangspunten?
Daarbij wordt uitgegaan van de GR en het rapport "Inrichting Bestuurlijke Organisatie". Daarnaast
vormt de in het voorstel "Inrichting Ambtelijke Organisatie ten behoeve van de ondersteuning van
de GR - SOHW", uitgewerkte rolverdeling bureau en gemeenten het uitgangspunt.
welke problemen moesten worden opgelost?
Er zijn twee uitdagingen die opgelost moeten worden. Het eerste is om binnen de huidige budgettaire
grenzen te blijven. Daarnaast zullen procestaken, het secretariaat van de Pfo's, die nu door gemeenten
uitgevoerd worden door het bureau worden uitgevoerd.
Dit heeft gevolgen voor de formatie van de gemeenten en de financiering van het bureau.
welke aanpak is daarbij gevolgd?
De gekozen aanpak is om binnen een overgangsperiode die loopt tot 01-01-2013 te komen tot een
formatie van het bureau die gefinancierd wordt door de inwonersbijdrage. Waarbij de gevolgen voor
gemeenten in financiële zin in vrijwel alle gevallen positief zijn.
Daarbij vindt voor de gemeenten een transitie van formatie naar geld plaats. Om dit soepel te laten
verlopen is een goede samenwerking tussen gemeenten en bureau noodzakelijk.
hoe ziet het voorstel t.a.v. de formatie van het bureau eruit?
In dit voorstel is een beredeneerde 'wordt' formatie uitgewerkt. Daarbij zijn huidige inzichten en
ervaringen leidend geweest. Het uitgangspunt is dat het bureau de bestuursorganen van de GR ondersteunt.
Om dat mogelijk te maken is een combinatiefunctie, programmamanager / secretaris Pfo
gevormd. Dit leidt tot toename van de formatie. Daarnaast is een beperkte uitbreiding van de ondersteunde
taken noodzakelijk. Hierdoor ontstaat een bureau dat haar taken zelfstandig kan uitvoeren.
Daarnaast is ervoor gekozen uitvoerende taken van het bureau te verminderen.
wat zijn de gevolgen voor de gemeenten?
Door het overbrengen van de secretarisfunctie van gemeenten naar bureau komt er in gemeenten
formatie vrij. Dit leidt op termijn tot een vermindering van de kosten. Daarnaast zal de inwonersbijdrage
toenemen. Opgeteld zijn de gevolgen in financiële zin positief.
Door de ingangsdatum op 1 januari 2013 te bepalen, is er afdoende tijd om deze gevolgen te verwerken.
hoe ziet de implementatie eruit?
Het is van groot belang de overgang van de nieuwe inrichting van het bureau binnen het bureau en
binnen de gemeenten zo soepel mogelijk te laten verlopen. Daarbij dient de ondersteuning van bestuursorganen
gewaarborgd te worden.
In goed overleg zal onder leiding van het RMT een implementatieplan uitgewerkt worden waarbij de
belangen van het zo snel mogelijk komen tot een totaal functionerend bureau èn het voorkomen
van negatieve gevolgen voor elke deelnemende gemeente centraal staan.
16 maart 2011
pagina: 3

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
1. inleiding
Deze notitie bouwt voort op het voorstel "Inrichting Ambtelijke Organisatie ten behoeve van de ondersteuning
van de GR - SOHW", dat in januari 2011 in het DB voor de eerste maal besproken is.
In dit rapport zijn de rollen van het bureau van de GR en die van de gemeenten uitgeschreven.
Kern is dat de gemeenten de verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering van de taken van de
GR SOHW (inhoud). Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de projectmatige werkwijze.
Hierdoor worden gemeenten 'opdrachtgever' en ''opdrachtnemer'.
De kernrol van het bureau van de GR is verantwoordelijkheid te nemen voor planning en coördinatie
van een goed verloop van de door de GR geformuleerd regionale opgaven (proces). Daarbij wordt de
programmatische werkwijze toegepast. Om dit mogelijk te maken is de functie programmamanager/secretaris
Pfo geïntroduceerd. Dit heeft veranderingen ten aanzien van de huidige werkwijze tot
gevolg, waar de secretariaten van de Pfo's vooral door gemeenten verzorgd worden. In de nieuwe
situatie zijn alle 'proces-functies' in de formatie van het bureau opgenomen.
In dit inrichtingsvoorstel zijn de uitgangspunten voor de opgave van het bureau beschreven.
Op basis daarvan is het beredeneerde voorstel uitgewerkt voor de benodigde formatie van het bureau.
Hiermee is tevens een basis gelegd voor het nog op te stellen organisatie- en formatierapport.
De uitgewerkte formatie kent een driedeling:
1. Proces (de formatie nodig voor de kernrol van het bureau)
2. Bureau (nodig voor het laten functioneren als zelfstandige organisatie)
3. Inhoud (in principe taak gemeenten; gekozen kan worden uitvoerende taken onder te brengen
in het bureau 1
)
De eerste twee onderdelen zijn 'structureel' in de begroting opgenomen. Waar besloten wordt uitvoerde
taken in het bureau te organiseren is dat op basis van formatie, waar dekking gevonden
wordt in 'uitvoeringsgelden'.
In dit voorstel is in de tweede paragraaf de kernrol van het bureau uitgeschreven. Het bureau van
het SOHW vult het 'knooppunt van gemeenschappelijkheid’ in, zodat de rol van een 'spin in het web'
op een professionele wijze wordt ingevuld. Vervolgens is in de derde paragraaf de opdracht voor het
bureau uitgeschreven.
Vanuit deze basis zijn in de volgende paragrafen de 'regie-rollen' en de 'zijns-rollen' van het bureau
uitgeschreven. Hiermee is de basis gelegd voor functiesvorming en formatie.
Gericht op het begrotingsjaar 2012 is, gebruik makend van referentiemateriaal, de formatie van het
bureau uitgewerkt. Daarbij zijn alle regionale functies in beeld gebracht. De inhoudelijke inzet van
gemeenten bij het uitvoeren van de opgaven / projecten is niet opgenomen.
In de laatste paragraaf is de organisatieverordening van het bureau van het SOHW opgenomen.
Dit voorstel heeft gevolgen voor de formatie van bureau en gemeenten. Deze zijn door Peter Vermeulen,
Hoofd Financiën gemeente Oud-Beijerland doorgerekend.
Besluitvorming over deze formatie is noodzakelijk om het organisatieveranderingsproces van start te
doen gaan, zodat per 1 juli de medewerkers van het bureau geplaatst zijn in de nieuwe functies.
1 Het betreft in de komende jaren formatie om het uitvoeringsprogramma Structuurvisie (zoals groen/blauw
en regie volkshuisvesting) volgens plan uit te (laten) voeren.
16 maart 2011
pagina: 4

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
2. vertrekpunt: SOHW als spin in het web
Het SOHW is het gezamenlijk eigendom van de vijf Hoeksche Waardse gemeenten, Binnenmaas,
Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen. Doordat de GR een 'college-regeling' is, treden de
vijf colleges van B&W op als 'aandeelhouders'. Dit krijgt vorm in het DB en AB.
De uitvoering van de gezamenlijke agenda wordt voorbereid in vijf Pfo's op vijf domeinen (Economie,
Landschap, Ruimte, Samenleving en Veiligheid). De inhoudelijke ondersteuning wordt vanuit de
gemeenten geleverd. De regie, de vormgeving van het proces, is de opgave voor het bureau van de
SOHW 2
.
Het SOHW is het 'knooppunt van gemeenschappelijkheid’, een 'spin in het web'.
2
Verwezen wordt naar het voorstel "Inrichting Ambtelijke Organisatie ten behoeve van de ondersteuning van
de GR - SOHW".
16 maart 2011
college
B&W
ambtelijkein- Pfo - verbinding
college
B&W
ambtelijke in-
college
B&W
SOHW
=
proces
=
regie
Pfo - verbinding
college
B&W
college
B&W
ambtelijkein- pagina: 5

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
3. de opdracht van het SOHW
De belangrijkste opdracht van het SOHW is het faciliteren van gemeenschappelijke bestuurlijke opgaven
door het herkenbaar dienen van regionale belangen. Dit krijgt vorm door het verbinden van
regionale maatschappelijke doelen aan gemeenschappelijke gemeentelijke doelen.
Hierdoor ontstaat de mogelijkheid de Hoeksche Waard als entiteit naar 'binnen' en 'buiten' te positioneren.
Denk daarbij aan regionaal opererende maatschappelijke partijen, zoals HW-wonen en LTO-
HW en aan provincie, waterschap en rijk.
Het is vanzelfsprekend dat het SOHW een natuurlijke gevoeligheid voor signalen uit de Hoeksche
Waard en van daarbuiten ontwikkelt, en de kansen voor samenwerking met natuurlijke bondgenoten
zoveel mogelijk uitnut. Het SOHW biedt de colleges mogelijkheden om aan het 'knooppunt van
gemeenschappelijkheid' nadere invulling te geven.
Het is een aanlokkelijk perspectief als over enige jaren de Hoeksche Waard gezien wordt als een
gebied dat veel voor elkaar gekregen heeft, dat door in beeld te zijn en te blijven aansprekende resultaten
geboekt heeft. Dit door goed en effectief samen te werken, door zich te verbinden op het
beoogde resultaat. Deze resultaten worden (h)erkend door de inwoners van de kernen en het platteland
èn de maatschappelijke partners waarmee samengewerkt is en wordt.
Bestuurders en gemeenteraden zijn blij met wat er gerealiseerd wordt. Regionale voorstellen worden
in een soepel verlopend proces behandeld.
De samenwerking op bestuurlijk niveau in het SOHW heeft succes als de resultaten gevoeld worden
als lokaal resultaat op basis van een zuivere afweging van belangen. Niet allen bij win-win onderwerpen,
maar ook bij onderwerpen waar toegevoegde waarde in kwaliteit te boeken is door elkaar in
staat te stellen het regionale belang te dienen boven het lokale belang.
Het SOHW heeft hiertoe de volgende taken:
• voeren van de procesregie over de besluitvorming op in gemeenschappelijke regeling genoemde
gemeenschappelijke aangelegenheden
• voeren van procesregie over de beleidsvoorbereiding op vijf domeinen van samenwerking
• resultaatverantwoordelijkheid voor uitvoering van aan de regio opgedragen taken
Om dit mogelijk te maken heeft het SOHW een bureau, met leiding en medewerkers van hoge kwaliteit.
Het uitvoering geven aan de opdracht van het SOHW vraagt van leiding en medewerkers van
het bureau van het SOHW dat zij opereren vanuit het besef dat het werken in een gemeenschappelijke
regeling bijzondere eisen stelt aan het dienen van de democratische belangen.
De kernrol van het bureau bij de uitvoering van regionale opgaven is het faciliteren en sturen van
processen die nodig zijn om deze uitgaven uit te voeren.
Daarnaast is de aandacht gericht op de 'strategische' verbinding, op integratie tussen de domeinen.
Voor het invulling geven aan de regierol handelen leiding en medewerkers vanuit de kernwaarden
Toekomstgericht, Resultaatgericht werken, Omgevingsbewust, Transparant, Samenwerken.
De principes van programmatisch- en projectmatig werken worden gehanteerd. Opdrachtgever- en
opdrachtnemerschap 3
staan centraal.
3 Dit door middel van de trits: bestuurlijk opdrachtgever (BOG), ambtelijk opdrachtgever (AOG) en opdrachtnemer=projectleider
(PL) en (mede)utvoerders=projectmedewerkers.
16 maart 2011
pagina: 6

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
4. de regierollen uitgewerkt
Regie is de kernopgave van het bureau. Dat is uitgewerkt in twee rollen:
1. Regiosecretaris
2. Programmamanager / secretaris Pfo
Deze rollen worden in de volgende paragraaf uitgewerkt in functies. Daarbij is de omvang van de rol
bepalend voor de omvang van de formatie. Deze kan ook groter dan één fte.
Hieronder zijn deze twee rollen getypeerd.
• Regiosecretaris tevens manager van het bureau
o kernopgaven:
ondersteunen bestuursorganen GR: AB en DB
lid regio MT
functionele aansturing programmamanagers/secretarissen Pfo's
algemene leiding bureau
procesverantwoordelijk voor kernprocessen meer(vier)jarenplan, verantwoording
en begroting en rekening
o focus:
o besluitvormingsproces
o voorwaarden scheppen
o kwaliteit en integratie tussen de programma's op strategisch niveau
• Programmamanager/secretaris Pfo
o kernopgaven programmamanager / secretaris Pfo :
managen van het programma
functionele aansturing projectleiders
procesverantwoordelijk voor kernprocessen jaarschijf en startnotitie
voorzitter managementoverleg (MO) / voorbereiding vergaderingen Pfo
adviseren voorzitter Pfo over besluitvormingsproces
organiseren vergadercyclus
o focus:
uitvoeringsproces jaarschijf
inhoudelijke strategische spiegeling
coördinatie kwaliteit en integratie binnen het programma op tactisch niveau
goede verloop van MO / tijdige aanlevering stukken die aan geformuleerde eisen
voldoen
vloeiend verlopen Pfo-vergaderingen
Voor de uitvoering van het programma van het domein landschap zijn projectleiders in dienst van
het bureau 4
. Hierna is deze functie getypeerd.
4 Op basis van het voorstel "Inrichting Ambtelijke Organisatie ten behoeve van de ondersteuning van de GR -
SOHW" blijven - als uitzondering op de regel - de projectleiders landschap in dienst van het bureau.
16 maart 2011
pagina: 7

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
• Projectleider
kernopgaven:
. opdrachtnemer projectopgave
. adviseren bestuurlijk trekker
. organiseren project
. functioneel aansturen projectmedewerkers
. procesverantwoordelijk voor kernproces besluitvorming project
focus:
. realiseren van de opgave
16 maart 2011
pagina: 8

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
5. de 'zijns-rollen' als bureau uitgewerkt
Het bureau van de GR is een zelfstandige organisatie die alle staftaken op een goede manier geregeld
moet hebben.
Om praktische redenen is er voor gekozen zo veel als mogelijk is uit te besteden naar gemeenten en
naar de organisatie waar huisvesting gevonden wordt. Met deze organisatie zijn dienstverleningsovereenkomsten
gesloten.
De afspraken op een rij:
• ondersteuning op gebied van personeel en organisatie: geleverd door de gemeente Binnenmaas
• ondersteuning op het gebied van planning en control: geleverd door de gemeente Oud-
Beijerland
• ondersteuning op gebied van huisvesting en automatisering: geleverd door SVHW in Klaaswaal
Over de ondersteuning op de gebieden van archivering en juridische ondersteuning moeten nog
nadere afspraken gemaakt worden.
Als gevolg hiervan is slechts een beperkt aantal staftaken in het bureau aanwezig. Dit zijn:
1. Communicatiemedewerker
2. Secretaresse
3. Medewerker financiën
• Communicatiemedewerker
o kernopgaven:
verzorgen communicatie organen GR
verzorgen communicatie projecten
verzorging website
o focus:
overdragen informatie op begrijpelijke wijze
toegankelijk maken en houden openbaar toegankelijke informatie
• Secretaresse
o kernopgave:
secretarieel ondersteunen regiosecretaris en programmaleiders
o focus:
ondersteunen regiosecretaris
• Medewerker financiën
o kernopgaven:
ondersteunen van de financiële huishouding van de GR SOHW
bijdragen aan de uitvoering van de P&C-cyclus
o focus:
ondersteunen regiosecretaris
16 maart 2011
pagina: 9

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
6. de formatie voor 2012 bepaald
6.1 de opgave
De bepaling van de formatie in een overgangssituatie is een niet eenvoudige opgave. Immers de
taken zijn ondergebracht in verschillende functies, binnen verschillende gemeenten en het ‘voormalig’
bureau van de Commissie HW.
Daarnaast spelen vier variabelen die impact op de formatie hebben:
1. de gevolgen die het principe - ´proces´ bij het bureau en ´inhoud´ bij de gemeenten - heeft
2. het introduceren van de nieuwe functie programmanager / secretaris Pfo / voorzitter MO
3. het gevolg van het vergroten van het aantal domeinen (vijf in plaats van drie) op de
´overhead´ functies
4. de financiering van de programmamanager sociaal domein
Intermezzo: huidige formatie van in de regio werkzame medewerkers (begroting 2011)
Aan de regionale opgaven werken medewerkers die op drie manieren worden 'gefinancierd'.
1. uit de begroting van de regio = begroting van het bureau van de GR - SOHW
2. door vijf gemeenten gefinancierde formatie t.b.v. regionaal werkende medewerkers
3. door individuele gemeenten geleverde formatie
Het vertrekpunt is het budgettair neutraal laten verlopen van de veranderingen bij gemeenten en
SOHW. Anders gesteld de formatie 2011, zoals opgenomen in de begroting 2011 SOHW, is het uitgangspunt.
Budgettair neutraal voor de gemeenten betekent dat de in die begrotingen opgenomen
(indirecte)regionale uitgaven het uitgangspunt zijn.
De formatie moet afdoende zijn om de ambities vanaf het begrotingsjaar 2012 op een goede wijze
te ondersteunen.
6.2 gekozen werkwijze
Bij het uitwerken van de opgave is een driedeling in de formatie gemaakt:
1. de procesformatie om de domeinen in het SOHW te faciliteren
2. de overhead om het bureau zelfstandig te laten functioneren
3. de formatie voor het ´runnen´ van uitvoeringsprogramma's zoals structuurvisie en RAS
De eerste twee onderdelen vormen de kern van de formatie. Het derde onderdeel is situationeel
bepaald. Het betreft omvangrijke meerjarige opgaven waarvoor de gemeenten extra middelen beschikbaar
gesteld hebben en subsidies zijn verkregen.
Bij het maken van de begroting 2011 van het bureau van het SOHW is met deze bovenstaande driedeling
rekening gehouden.
Bronnen, waaruit geput is, zijn de begroting 2011 van het SOHW, een urenopgave van de programmamanager
sociaal domein en de tijdbesteding van de huidige secretarissen van de domeinen.
Dat betekent dat de uitwerking van de formatie gebaseerd is op de huidige inzichten/ervaringen en
daaraan ontleende kengetallen en op het volume van de opgaven van de domeinen in 2011.
In de komende drie paragrafen zijn de drie onderdelen van de formatie van het bureau beschreven:
• de omvang van de proces-regie-formatie
16 maart 2011
pagina: 10

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
• de omvang van de overhead-formatie
• de omvang van de formatie voor de uitvoeringsprogramma’s
Er worden drie stappen beschreven:
• eerste stap: de huidige inzet/formatie
• tweede stap: argumentatie van de benodigde formatie
• derde stap: conclusie ten aanzien van de benodigde formatie
6.3 omvang van de proces-regie-formatie
Het eerste onderdeel van het vaststellen van de omvang van de formatie van het bureau is de bepaling
van de procesformatie om de domeinen in het SOHW te faciliteren.
Eerste stap:
Inventarisatie van de huidige inzet m.b.t. de proces-rollen( op basis van de begroting 2011) geeft het
volgende beeld (zie ook paragraaf 7.1):
GR/SOHW 2011 (2,40 fte):
- regiosecretaris 1,00 fte
- bestuursadviseur/secretaris (is plv. regiosecretaris) 0,55 fte
- programmamanager ruimtelijke ontwikkeling (is ruimte en economie) 0,50 fte
- programmamanager groen/blauw (is landschap) 0,35 fte
RAS begroting (regionale financiering via Oud-Beijerland)
- programmamanager sociaal domein in 2011 1,00 fte
(programmamanager sociaal domein in 2012 0,00 fte!)
Gemeentenlijke begrotingen – voor ‘eigen rekening’ (1,50 fte):
- secretaris Pfo economie (Korendijk) 0,25 fte
- secretaris Pfo landschap (Cromstrijen) 0,25 fte
- secretaris Pfo ruimte (Binnenmaas) 0,50 fte
- secretaris Pfo veiligheid (Binnenmaas) 0,25 fte
- secretariaat Pfo samenleving (Oud/Beijerland) 0,20 fte
- ondersteuning gemeenschappelijk collegebijeenkomsten (Strijen) 0,05 fte
In totaal bedraagt deze inzet 4,90 fte. In het begrotingsjaar 2012, is er dekking voor 3,90 fte.
Tweede stap, het bepalen van wat noodzakelijk is om de vijf domeinen te laten functioneren, waarbij
uitgegaan wordt van de bestaande ambitie.
De regiosecretaris dient te worden ondersteund bij zijn werkzaamheden. Deze ondersteuning is zowel
gericht op het ondersteunen van de bestuursorganen en de (juridische) kwaliteit daarvan, het
invullen van het secretariaat van het RMT en het mede – inhoudelijk - verzorgen van begroting, rekening
en rapportages. De afgelopen jaren was daarvoor een halve formatieplaats benodigd.
Uit gegevens van de secretariaten van de Pfo's blijkt dat hiervoor nu tussen de 0,25 en 0,5 fte nodig
is. Het programmamanagement sociaal domein vraagt 0,6 fte.
16 maart 2011
pagina: 11

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
Deze gegevens zijn gebruikt voor de nieuwe functie programmamanager/secretaris. Daarbij is een
onderscheid gemaakt tussen de omvangrijkere domeinen en minder omvangrijke domeinen. Ervaringen
bij ruimte en samenleving ondersteunen dat hiervoor meer formatie noodzakelijk is.
Een uitzondering daarop is het in ontwikkeling zijnde domein veiligheid. Hier kan met minder formatie
de functie programmamanager/secretaris ingevuld worden.
De derde stap, conclusie:
Op basis van de huidige inzichten leidt het vorenstaande tot een noodzakelijke procesformatie van
3,75 fte´s. Deze is als volgt opgebouwd:
De ´proces-regie´ formatie: 3,75 fte
- regiosecretaris 1,0 fte
- secretaris tevens plv. regiosecretaris 0,50 fte
- programmamanager/secretaris ruimte 0,60 fte
- programmamanager/secretaris economie 0,40 fte
- programmamanager/secretaris landschap 0,40 fte
- programmamanager/secretaris samenleving 0,60 fte
- programmamanager/secretaris veiligheid 0,25 fte
6.4 omvang van de overhead-formatie
Het tweede onderdeel is het bepalen van de overhead om het bureau zelfstandig te laten functioneren.
De eerste stap is het inventariseren van de huidige inzet in overhead-rollen.
In de begroting 2011 van het SOHW is daarvoor opgenomen (1,64 fte):
- communicatieadviseur 0,67 fte
- secretaresse 0,67 fte
- medewerker financiën 0,30 fte
De tweede stap is het bepalen van de omvang in de nieuwe situatie.
Door het vergroten van het aantal domeinen, van drie naar vijf, is het nodig de formatie van de eerste
twee functies te verruimen. Daarbij is gerekend met een toename van 20%.
Voor de derde functie is dat niet noodzakelijk. Hier wordt in overleg met de gemeente Oud-
Beijerland (de ondersteuner op het gebied van P en C) naar de meeste efficiënte werkwijze gezocht.
De derde stap, conclusie:
Op basis van de huidige inzichten leidt dit tot benodigde overhead-formatie van 1,90 fte. Deze is als
volgt opgebouwd:
De ´overhead´ formatie: 1,90 fte
- communicatieadviseur 0,80 fte
- secretaresse 0,80 fte
- medewerker financiën 0,30 fte
16 maart 2011
pagina: 12

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
Opgemerkt wordt dat de ondersteuning die de 'overhead'- functies leveren gericht zijn op de medewerkers
van het bureau zelf en de procesrollen die het bureau verricht.
Voor het ondersteunen van de secretarissen van de bestuursorganen (verslag ca.) is geen formatie
ingeruimd. Indien noodzakelijk zal hier door middel van secretariaatservice in voorzien worden.
Ondersteuning van de uitvoering in de vorm van ondersteuning van de projecten is een opgave voor
de trekkende gemeente. Dat geldt tevens voor de huisvesting bij het werken aan projecten.
In de begroting van de GR is huisvesting voorzien voor de overleggen van de bestuursorganen van de
GR: AB, DB, Pfo´s en het raadsledenoverleg Hoeksche Waard.
6.5 omvang van de formatie voor het uitvoeringsprogramma´s
Het derde onderdeel van de formatie is het calculeren van de formatie voor het ´runnen´ van uitvoeringsprogramma's
zoals structuurvisie en RAS. Hiervoor is in de komende jaren extra formatie
noodzakelijk.
Daarbij wordt aansluiting gezocht bij de werkwijze en opgedane ervaringen in de afgelopen jaren.
De eerste stap is het inventariseren van de huidige inzet. Deze formatie wordt in het geheel benut
In de begroting 2011 van het SOHW is daarvoor 2,40 fte opgenomen:
- programmamanagement landschap 0,55 fte
- assistent projectmanagement groen/blauw 0,50 fte
- programmamanagement ruimte-wonen 0,45 fte
- programmamanagement ruimte 0,50 fte
- projectleiding vlietproject 0,40 fte
Vanuit de RAS begroting 5
:
- programmamanagement sociaal domein 0,40 fte
De tweede tevens derde stap is het bepalen van de formatie om de uitvoeringsprogramma's te laten
functioneren. Daarbij uitgegaan van de vastgestelde uitvoeringsprogramma's. De uitvoeringsformatie
wordt gedekt uit door de gemeenteraden goedgekeurde uitvoerings-programma-gelden.
De functienamen zijn in overeenstemming gebracht met de nieuwe rollen in de GR.
De ´uitvoerings ´ formatie: 2,40 fte
- proces- en senior projectmanagement landschap 0,55 fte
- projectleider landschap 0,50 fte
- projectleider vlietproject 0,40 fte
- procesmanagement wonen 0,45 fte
- procesmanagement ruimte 0,50 fte
Aangezien het uitvoeringsprogramma RAS,onderdeel van het sociale domein, naar verwachting met
ingang van 2012 stopt is hiervoor geen uitvoeringsformatie opgenomen. Mochten activiteiten doorlopen
dan wordt dit onderdeel van de uitvoeringsformatie later bepaald.
5 Het huidige RAS programma is omvangrijk en wordt door de provincie mede gefinancierd. De inschatting dat
40% noodzakelijk is voor het managen van dit deel en de daaraan verbonden contacten is realistisch.
16 maart 2011
pagina: 13

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
16 maart 2011
pagina: 14

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
6.6 formatie van het bureau
Opmerking vooraf:
In de bepaling van de formatie van het bureau zijn de regionale medewerkers die in dienst zijn van
gemeenten buiten de berekening gehouden. Dit betreft:
• regionaal medewerker jeugd 0,40 fte
• regionaal medewerker volksgezondheid 0,60 fte
• regionaal medewerker rampenbestrijding 0,50 fte
• regionaal preventist 1,00 fte
Dit om reden dat er geen argumenten zijn om deze uitvoeringsformatie op te nemen in de formatie
van het bureau.
De benodigde formatie.
De functie- en formatieopbouw in de nieuwe situatie kent de in de vorige drie paragraven van dit
rapport beschreven formatie - onderdelen:
16 maart 2011
Gecalculeerde formatie In begroting 2011 SOHW
De ´proces-regie´ formatie 3,75 fte 2,40 fte
De ´overhead´ formatie 1,90 fte 1,64 fte
De ´uitvoerings ´ formatie 2,40 fte 2,40 fte
Totaal 8.05 fte 6,44 fte
De betekent een toename met 1,61 fte.
Daarbij moeten drie zaken meegewogen worden:
• in de nieuwe formatie is 0,6 fte programmamanager/secretaris samenleving opgenomen;
voorheen een functie van 1 fte voor rekening van de gezamenlijke gemeenten
• door het combineren van de rollen 'secretaris Pfo' en 'programmamanager' in één functie
- SOHW formatie - vervallen voor de gemeenten de ondersteunende taken (zoals de formatie
van de secretariaten Pfo en ondersteuning van de gemeenschappelijke college's) - 1,50
fte – en daarmee de voor gemeenterekening komende kosten (zie hoofdstuk 7 voor een
overzicht van de budgettaire gevolgen)
• in de uitvoeringsformatie zal SOHW taakstellend 0,9 fte ( uiterlijk in 2013) moeten bezuinigen
om te voldoen aan het uitgangspunt: budgettair neutraal
6.7 leren door te reflecteren
Voor gemeenten en bureau treden veranderingen op. Daarbij is het noodzakelijk om de vinger aan
de pols te houden door regelmatig te reflecteren op behaalde resultaten en de gepleegde inzet. Een
aandachtspunt daarbij is tevens de evenredigheid van de verdeling over de vijf gemeenten.
In het najaar van 2011 zal een bijeenkomst belegd worden waar lessen getrokken worden uit opgedane
ervaringen en waar noodzakelijk tot bijsturing te besluiten. Een en ander zal aan het DB worden
voorgelegd.
pagina: 15

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
7. 'was' en 'wordt tabel
7.1 de 'was' tabel
De 'was'- tabel, gebaseerd op begrotingen 2011, geeft de huidige inzet weer. De kolom ‘B-GR’ betreft
het bureau SOHW. In de kolom ‘GEM’ is de huidige, onderling verrekende, inzet door gemeenten
weergegeven. De overige kolommen representeren de capaciteitsinzet door gemeenten, zonder
dat hier verrekening tegenover staat – voor eigen rekening -: deze is gebaseerd op bestuurlijke afspraken
uit 2006.
Was tabel SOHW
(huidige functionaris)
Functie B-GR GEM BIMA CRO KOR OBL STR Totaal:
Regiosecretaris 1,00 1,00
bestuursadviseur/plv. secretaris 0,55 0,55
programmamanager ruimt.ontw. 0,50 0,50
programmamanager groen/blauw 0,35 0,35
Secretaresse 0,67 0,67
communicatie-adviseur 0,67 0,67
financieel medewerker 0,30 0,30
regionaal medewerker jeugd 0,40 0,40
regionaal medewerker volksgezondheid 0,60 0,60
regionaal medewerker rampenbestr. 0,50 0,50
regionaal preventist 1,00 1,00
secretaris Pfo economie 0,25 0,25
secretaris Pfo landschap 0,25 0,25
secretaris Pfo ruimte 0,50 0,50
secretaris Pfo veiligheid 0,25 0,25
secretaris Pfo samenleving 0,20 0,20
ondersteuning gemeensch.coll.overleg 0,05 0,05
Vast personeel: 4,04 2,50 0,75 0,25 0,25 0,20 0,05 8,04
programmamanagement landschap 0,55 0,55
assistent projectmanagement g/b 0,50 0,50
programmamanagement ruimte-wonen 0,45 0,45
programmamanagement ruimte 0,50 0,50
projectleiding vlietproject
programmamanager sociaal domein (tot
0,40 0,40
uiterlijk 1/1/2012) 1,00 1,00
Personeel tlv prog. en projecten: 2,40 1,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3,40
16 maart 2011
Totaal personeel "was"tabel: 6,44 3,50 0,75 0,25 0,25 0,20 0,05 11,44
Toelichting op de 'was' tabel:
• De 'was' tabel is exclusief de inzet die gemeenten leveren voor de inhoud van de verschillende
beleidsdomeinen.
• De formatie van het bureau is overgenomen uit de begroting 2011 van de GR-SOHW.
pagina: 16

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
• De regionaal werkende medewerkers/formatie zijn in de begrotingen van de vijf gemeenten
opgenomen op basis van het inwonersaantal.
• Gemeenten leveren vanuit de eigen formatie, op basis van in het verleden gemaakte afspraken,
ondersteuning aan Pfo's en gemeenschappelijk collegebijeenkomsten
• In aanvang was de verdeling harmonisch over de vijf gemeenten, waarbij de grootste gemeenten
de omvangrijkste domeinen ondersteunden. Daarin zijn veranderingen ontstaan:
o door het aannemen van de programmamanager sociaal domein is de ondersteuning
vanuit de gemeenten afgenomen
o door het aangaan van de GR is de ondersteuning van het gemeenschappelijk collegeoverleg
afgenomen
o door de instelling van het Pfo veiligheid is deze taak door één van de gemeenten op
zich genomen
7.2 de 'wordt' tabel
In de ´wordt´ tabel is de op basis van huidige inzichten benodigde formatie weergegeven.
Wordt tabel SOHW 2013
Functie B-GR GEM BIMA CRO KOR OBL STR Totaal:
regiosecretaris 1,00 1,00
secretaris tevens plv. regiosecretaris 0,50 0,50
programmamanager/secretaris ruimte 0,60 0,60
programmamanager/secretaris econ. 0,40 0,40
programmamanager/secretaris lands. 0,40 0,40
programmamanager/secretaris samenl. 0,60 0,60
programmamanager/secretaris veiligh. 0,25 0,25
communicatie-adviseur 0,80 0,80
secretaresse 0,80 0,80
financieel medewerker 0,30 0,30
regionaal medewerker jeugd 0,40 0,40
regionaal medewerker volksgezondheid 0,60 0,60
regionaal medewerker rampenbestr. 0,50 0,50
regionaal preventist 6
) 1,00 1,00
Vast personeel: 5,65 2,50 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 8,15
Heroverwegingsopgave taakstellend -0,90 -0,90
proces-en senior projectm. Landschap 0,55 0,55
projectleider landschap 0,50 0,50
projectleider vlietproject 7
) 0,40
0,40
procesmanagement wonen 0,45 0,45
procesmanagement ruimte 0,50 0,50
Personeel tlv prog. en projecten: 1,50 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1,50
16 maart 2011
Totaal personeel "wordt"tabel: 7,15 2,50 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 9,65
6 In het spoor van regionalisering van de brandweer zal nog duidelijk worden hoe we hiermee om zullen gaan.
7 Eind 2011 houdt het afzonderlijke Vlietproject op en gaat dit over in het grotere geheel van ‘landschap’.
pagina: 17

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
Toelichting op de ´wordt´ tabel:
• De omvang van de aangegeven formatie-eenheden zijn bepaald op basis van huidige inzichten,
zie daarvoor paragraaf 6.
• Omdat het bureau zich meer zal richten op het proces dan op de inhoud, veronderstelt dat
er een vermindering in de uitvoeringsformatie met 0.9 fte mogelijk moet zijn.
• SOHW heeft de formatie voor de procesregie in eigen beheer waarbij de lasten verdeeld
worden o.b.v. inwonerbijdrage.
Ten opzichte van de ´was´ tabel:
• In 2013 ontstaat (na ombuiging van 0,9 fte) een uitbreiding van 0,71 fte (7,15 -/- 6,44): veroorzaakt
door: 0,6 fte programmamanager sociaal en 0,11 fte extra secretariële en communicatieve
inzet;
• Hier tegenover ontstaat een voordeel voor de gemeenten, omdat zij in totaal geen 1,5 fte
(0,75 + 0,25 + 0,25 + 0,20 + 0,05) meer hoeven te leveren.
7.3 gevolgen voor de gemeenten
Bij directe implementatie van de formatie van het bureau vraagt dit extra middelen vanuit de gemeenten.
Dit wordt veroorzaakt omdat niet direct een omzetting mogelijk is van capaciteit (fte) naar
inwonerbijdrage/’geld’ én doordat de RAS-subsidiemiddelen voor de programmamanager sociaal op
2012 ophouden te bestaan.
De gevolgen voor de gemeenten zijn berekend en dat levert het volgende beeld op.
B-GR GEM BIMA CRO KOR OBL STR
Inwoners aantallen 8
) 85.311
28.735 12.858 10.942 23.745 9.031
Verschillen 2011 in fte 0,01 0,00 -0,55 -0,05 -0,05 0,00 0,15
Financiële gevolgen 2011 geen - - - - - -
Verschillen 2012 in fte 0,61 -1,00 -0,55 -0,05 -0,05 0,00 0,15
Financiële gevolgen 2012 € -50.770
Dekking restant RAS-gelden 9
€ 50.770
Verschillen 2013 in fte 0,71 -1,00 -0,75 -0,25 -0,25 -0,20 -0,05
Financiële gevolgen 2013 € -59.093
Vrijval capaciteit € 62.423 € 20.808 € 20.808 € 16.646 € 4.162
Verhoging inwonerbijdrage 0,69 € 58.865 € -19.827 € -8.872 € -7.550 € -16.384 € -6.231
Herverdeel effect € -229 € - € 42.595 € 11.935 € 13.258 € 262 € -2.070
8 Deze bevolkingsaantallen zijn de aantallen in 2008.
9 Dit betreffen de ‘overblijvende’ Provinciale subsidiemiddelen die in 2012 nog besteed mogen worden.
16 maart 2011
pagina: 18

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
8 implementatie
Bij de omzetting van personeel van GR Regio ZHZ, bestuurscommissie CHW, naar GR SOHW is (met
afstemming met zowel personeel als Georganiseerd Overleg) afgesproken om de medewerkers voor
1/7/2011 helderheid te verschaffen op hun nieuwe rol en dat zij tot die tijd met een voorrangspositie
van het Loopbaancentrum Drechtsteden gebruik kunnen maken.
En omdat de doelformatie op 1/1/2013 is gesteld, maar de regio na de zomer met de nieuwe werkmethode
(zoals gelijkschakeling ruimtelijk en sociaal domein, programmatisch werken en verdeling
van taakvelden over de regio-partners) aan de slag gaat, moest bezien worden op welke wijze welke
vacatures reeds in 2011 ingevuld zouden kunnen worden.
Hiertoe is het volgende voorstel gemaakt. Dit is gebaseerd op de uitgangpunten zoals verwoord in
de bijlage opgenomen document ‘Inrichting Bureau GR-SOHW’, aangevuld met de wens om het aantal
programmamanagers voor het – grofweg - sociale en fysieke domein te beperken tot 2.
Samenvattend betekent dat:
1. De vacatures secretaris/plv. regiosecretaris (0,5 fte), communicatie-adviseur (0,8 fte), secretaresse
(0,8 fte), controller (0,3 fte), proces- en senior projectmanagement Landschap 0,55
fte), projectleider Landschap (0,5 fte), projectleider Vlietproject (0,1 fte) en procesmanagement
wonen (0,45 fte) open te stellen;
2. Zolang de capaciteit van Sohw nog niet op orde is aan de secretariële kant, zullen de gemeenten
die nu reeds regionale secretariële werkzaamheden verrichten dit zoveel mogelijk
blijven doen tot uiterlijk 1/1/2013 of zoveel eerder als Sohw op capacitaire sterkte is;
3. De programmamanager Veiligheid (nu vervuld door Pim van Dijk, Binnenmaas) wordt voor
0,25 fte tot 1/1/2013 ‘om niet’ gedetacheerd aan SOHW: materieel betekent dit voortzetting
van de huidige situatie, maar met aanvulling van een meer zuivere aansturingslijn vanuit de
regiosecretaris;
4. De functie van programmamanager Veiligheid is beperkt tot 0,25 fte en is afzonderlijk nauwelijks
vervulbaar op voldoende niveau; derhalve zal deze functie door Binnenmaas 10
) tegen
16 maart 2011
loonkosten worden gedetacheerd per 1/1/2013;
5. De functies van programmamanager ruimte en economie open te stellen als 1 functie (opgemerkt
wordt dat aan de regiosecretaris wordt gelaten hier andere werkzame verdelingen
(samenhangend met sub 6) in te maken, rekening houdend dat de doelstelling zoveel mogelijk
is om het tot 2 personen te beperken);
6. De functie van programmamanager sociaal en landschap te bezien als 1 functie en deze open
te stellen als 1 functie 11
;
7. Om het geheel financierbaar te maken, dient er 0,9 fte bezuinigd te worden: hierop anticiperend
zullen de huidige (door externen bezette) functies van 0,3 fte projectleiding Vlietproject
en 0,5 fte procesmanagement ruimte (beide ‘uitvoeringsformatie) vanaf 1/9/2011 niet
opengesteld worden: op deze wijze wordt 0,8 fte van de taakstellende bezuiniging reeds in
2011 behaald;
10
Ingeval deze functie op enig moment door een andere gemeente vervuld wordt, wordt het detacheringscontract
overgedragen;
11
Hierbij wordt opgemerkt dat de functie van programmamanager sociaal nu vervuld wordt door Lex Hofstra,
wiens contract 31/12/2011 afloopt en in het financieringsmodel de mogelijkheid zit besloten om deze functie
voor 0,6 fte structureel/duurzaam financierbaar te maken zonder budgettaire effecten en met gebruikmaking
van de ‘over-middelen’ uit RAS.
pagina: 19

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
16 maart 2011
8. De functies 0,3 fte projectleiding Vlietproject en 0,5 fte procesmanagement ruimte zijn er
t.b.v het uitvoeringsprogramma ruimtelijke structuurvisie en zijn dan ook opgenomen in de
financiering van het uitvoeringsprogramma en kunnen (indien noodzakelijk) door de regiosecretaris
daaruit gefinancierd worden.
Een en ander vraagt een regelmatige en goede afstemming tussen secretaris van de GR en gemeentesecretarissen
in het RMT.
pagina: 20

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
9. organisatieverordening
wat moet er geregeld worden?
Dat blijkt uit de GR:
a. artikel 28; lid 3: Instructie secretaris
b. artikel 28; lid 7: Verordening Ambtelijke organisatie samenwerkingsorgaan
c. artikel 29; lid 3: In de organisatieverordening van het samenwerkingsorgaan woorden positie,
de taken en de onderlinge verhoudingen van resp. binnen het regionaal managementteam
aard en omvang
Er is voor gekozen om de organisatieverordening bij de start van de GR zo compact mogelijk te houden.
En alleen te beschrijven wat 'toekomstvast' is. Bij het beschrijven van de structuur van de ambtelijke
organisatie van het bureau is uitgegaan van de samenwerking op de vijf domeinen.
Indien later besloten wordt tot uitbreiding van de opdracht door b.v. het onderbrengen van taken op
het gebied van ICT vraagt dat een aanpassing van deze verordening.
Om deze reden is de structuur de basisrollen (secretaris, programmamanager, projectleider) uitgeschreven.
Voor het definiëren en inrichten van de ondersteunende rollen is gekozen voor een algemene
omschrijving. Omdat deze afhankelijk is van omvang van programma's en projecten.
De rollen van programmamanager en secretaris Pfo zullen in aanvang gecombineerd worden in één
functie.
organisatieverordening GR Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard
Artikel 1 Begripsbepalingen
a. Ambtelijke organisatie het geheel van personen in dienst van de gemeenschappelijke
regeling, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke) verbanden
waarin zij werkzaam zijn.
b. Regiosecretaris de ambtenaar als bedoeld in de GR, artikel 28, tevens hoofd van
de ambtelijke organisatie.
c. Regionaal Managementteam permanent ambtelijk overlegstructuur bestaande uit de secretaris
en de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten.
d. Programmamanager de ambtenaar in dienst van de GR, die de agenda van samenwerking
en overige taken op één of meer domeinen aanstuurt, coördineert
en integreert ; zoals omschreven in de artikelen 5 en 6
van de GR.
e. Projectleider de ambtenaar, in dienst van de GR of in dienst bij één van de
deelnemende gemeenten, die belast is met de uitvoering van
16 maart 2011
pagina: 21

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
onderdelen van de agenda van samenwerking en overige taken,
zoals omschreven in de artikelen 5 en 6 van de GR.
f. Secretaris Pfo de ambtenaar, in dienst van de GR of in dienst bij één van de
deelnemende gemeenten, die belast is met verslaglegging en ondersteuning
van de vergaderingen van het Pfo op één of meer
domeinen.
Artikel 2 Structuur van de ambtelijke organisatie
1. De ambtelijke organisatie van het bureau van de GR bestaat uit organisatieonderdelen.
2. De taaktoedeling aan de organisatieonderdelen geschiedt door het Algemeen Bestuur. De secretaris
wordt in de gelegenheid gesteld daarover eerst een schriftelijk advies uit te brengen. Dit
doet hij niet alvorens hij het regionaal managementteam heeft geraadpleegd.
3. Op basis van de in het voorgaande lid bedoelde taaktoedeling stelt het Algemeen Bestuur de
structuur van de organisatie vast.
4. Onder toezicht van het Dagelijks Bestuur wordt het dagelijks beheer van de organisatie opgedragen
aan de secretaris.
Artikel 3 Aanstelling en taken secretaris
1. De secretaris wordt benoemd in algemene dienst, geschorst en ontslagen door het Algemeen
Bestuur.
2. De secretaris is, met inachtneming van de gestelde bestuurlijke kaders, verantwoordelijk voor en
aanspreekbaar op het functioneren van de ambtelijke organisatie, waaronder begrepen het bevorderen
van de samenwerking en de communicatie en legt voor de uitoefening van zijn taken
verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur.
3. De secretaris is eerste adviseur van het AB en DB en laat zich in de advisering bijstaan door de
inbreng van programmamanagers en regionaal managementteam.
4. De secretaris is verantwoordelijk voor het procesmatig juist functioneren van de bestuursorganen,
AB, DB en Pfo's en geeft uit dien hoofden aanwijzingen aan de secretarissen van de Pfo's.
5. De secretaris draagt zorg voor het tijdig beschikbaar zijn van documenten zoals vastgelegd in de
Beleid- en P&C-cyclus
6. De secretaris ziet toe op de uitvoering van door of namens het AB en DB genomen besluiten en is
verantwoordelijk voor het zo nodig initiëren van nader overleg over aspecten van de uitvoering
van bedoelde besluiten.
Artikel 4 Plaatsvervanging
1. De plaatsvervanger van secretaris wordt aangewezen door het DB op voordracht van de secretaris.
Artikel 5 Taken en bevoegdheden regionaal managementteam
1. Het regionaal managementteam heeft de volgende taken:
a. het adviseren van het Dagelijks Bestuur op strategisch niveau gericht bij het (her)formuleren
en uitvoeren van het 'meerjarenprogramma' en de 'agenda van samenwerking' zoals bedoeld
in artikel 5 van de GR;
b. het optreden als ambtelijk opdrachtgever voor de opgaven en projecten zoals opgenomen in
de 'agenda van samenwerking';
c. het zorgdragen voor de inzet van regionaal en lokaal werkende ambtenaren die werken aan
de 'agenda van samenwerking';
16 maart 2011
pagina: 22

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
d. het zorgdragen voor het evalueren van en toetsen op behaalde resultaten;
e. het nader uitwerken en inrichten van de noodzakelijke processen en procedures ten behoeve
van het effectief en efficiënt samenwerken aan de uitvoering van de opgaven zoals vastgelegd
in het 'meerjarenprogramma' en de 'agenda van samenwerking'.
2. De taken en bevoegdheden van de leden van het regionaal managementteam zijn vastgelegd in
het “Reglement Regionaal Managementteam”.
Artikel 6 Aanstelling en taken programmamanager
1. De programmamanager wordt benoemd in algemene dienst, geschorst en ontslagen door het
Dagelijks Bestuur.
2. De programmamanager is belast met en verantwoordelijk voor:
a. het leveren van een bijdrage aan de ontwikkeling van de strategie op de toebedeelde domeinen;
b. het adviseren aan en het fungeren als sparringpartner voor één of meer Portefeuillehoudersoverleggen;
c. het managen van programma’s op de toebedeelde domeinen;
d. het aansturen van projectleiders;
e. evaluatie en control van de 'agenda van samenwerking' op de toebedeelde domeinen;
3. De programmamanager legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de secretaris.
Artikel 7 Aanstelling en taken projectleider
1. De projectleider, in dienst bij de GR, wordt benoemd in algemene dienst, geschorst en ontslagen
door het Dagelijks Bestuur.
2. De projectleider, in dienst bij één van de deelnemende gemeenten, wordt aangesteld en ontheven
van de opdracht door het regionaal managementteam.
3. De projectleider is belast met en verantwoordelijk voor:
a. het uitvoeren van opgaven c.q. projecten op de toebedeelde domeinen;
b. het adviseren aan en het fungeren als sparringpartner voor één of meer Bestuurlijk Trekkers;
c. het managen van projecten;
d. het aansturen van projectmedewerkers;
e. evaluatie en control van toebedeelde projecten.
4. De projectleider legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de programmamanager.
Artikel 8 Aanstelling en taken secretaris Pfo
1. De secretaris , in dienst bij de GR, wordt benoemd in algemene dienst, geschorst en ontslagen
door het Dagelijks Bestuur.
2. De secretaris, in dienst bij één van de deelnemende gemeenten, wordt aangesteld en ontheven
van de opdracht door het regionaal managementteam .
3. De secretaris Pfo is belast met en verantwoordelijk voor:
a. het voorbereiden, ondersteunen en verslaglegging van de vergaderingen van het Pfo op één
van de domeinen.
b. het adviseren van de voorzitter van het Pfo
16 maart 2011
pagina: 23

PROJECT IMPLEMENTATIE SAMENWERKINGSORGAAN HOEKSCHE WAARD
c. het geven van aanwijzingen aan projectleiders over de manier waarop voorstellen aan het
Pfo aangeboden worden
4. De secretaris Pfo legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de secretaris.
Artikel 9 Slotbepalingen
1. Deze verordening kan worden aangehaald als “Organisatieverordening GR SO-HW 2010”.
2. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 mei 2010.
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur in zijn vergadering van .....................
De secretaris, De voorzitter,
..................... ......................
16 maart 2011
pagina: 24

Organisatieverordening GR Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard
Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard;
gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 24 maart 2011
gelet op het bepaalde in artikel 28; leden 3 en 7 en artikel; 29 lid 3 van de Gemeenschappelijke
regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard;
besluit:
vast te stellen de navolgende Organisatieverordening GR Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard
Artikel 1 Begripsbepalingen
a. Ambtelijke organisatie het geheel van personen in dienst van de gemeenschappelijke
regeling, ongeacht hun rechtspositie, alsmede de (tijdelijke)
verbanden waarin zij werkzaam zijn.
b. Regiosecretaris de ambtenaar als bedoeld in de GR, artikel 28, tevens hoofd van
de ambtelijke organisatie.
c. Regionaal Managementteam permanent ambtelijk overlegstructuur bestaande uit de secretaris
en de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten.
d. Programmamanager de ambtenaar in dienst van de GR, die de agenda van
samenwerking en overige taken op één of meer domeinen
aanstuurt, coördineert en integreert ; zoals omschreven in de
artikelen 5 en 6 van de GR.
e. Projectleider de ambtenaar, in dienst van de GR of in dienst bij één van de
deelnemende gemeenten, die belast is met de uitvoering van
onderdelen van de agenda van samenwerking en overige taken,
zoals omschreven in de artikelen 5 en 6 van de GR.
f. Secretaris Pfo de ambtenaar, in dienst van de GR of in dienst bij één van de
deelnemende gemeenten, die belast is met verslaglegging en
ondersteuning van de vergaderingen van het Pfo op één of meer
domeinen.
Artikel 2 Structuur van de ambtelijke organisatie
1. De ambtelijke organisatie van het bureau van de GR bestaat uit organisatieonderdelen.
2. De taaktoedeling aan de organisatieonderdelen geschiedt door het Algemeen Bestuur. De
secretaris wordt in de gelegenheid gesteld daarover eerst een schriftelijk advies uit te brengen.
Dit doet hij niet alvorens hij het regionaal managementteam heeft geraadpleegd.
3. Op basis van de in het voorgaande lid bedoelde taaktoedeling stelt het Algemeen Bestuur de
structuur van de organisatie vast.
4. Onder toezicht van het Dagelijks Bestuur wordt het dagelijks beheer van de organisatie
opgedragen aan de secretaris.

Artikel 3 Aanstelling en taken secretaris
1. De secretaris wordt benoemd in algemene dienst, geschorst en ontslagen door het Algemeen
Bestuur.
2. De secretaris is, met inachtneming van de gestelde bestuurlijke kaders, verantwoordelijk voor en
aanspreekbaar op het functioneren van de ambtelijke organisatie, waaronder begrepen het
bevorderen van de samenwerking en de communicatie en legt voor de uitoefening van zijn taken
verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur.
3. De secretaris is eerste adviseur van het AB en DB en laat zich in de advisering bijstaan door de
inbreng van programmamanagers en regionaal managementteam.
4. De secretaris is verantwoordelijk voor het procesmatig juist functioneren van de
bestuursorganen, AB, DB en Pfo's en geeft uit dien hoofden aanwijzingen aan de secretarissen
van de Pfo's.
5. De secretaris draagt zorg voor het tijdig beschikbaar zijn van documenten zoals vastgelegd in de
Beleid- en P&C-cyclus
6. De secretaris ziet toe op de uitvoering van door of namens het AB en DB genomen besluiten en is
verantwoordelijk voor het zo nodig initiëren van nader overleg over aspecten van de uitvoering
van bedoelde besluiten.
Artikel 4 Plaatsvervanging
1. De plaatsvervanger van secretaris wordt aangewezen door het DB op voordracht van de
secretaris.
Artikel 5 Taken en bevoegdheden regionaal managementteam
1. Het regionaal managementteam heeft de volgende taken:
a. het adviseren van het Dagelijks Bestuur op strategisch niveau gericht bij het (her)formuleren
en uitvoeren van het 'meerjarenprogramma' en de 'agenda van samenwerking' zoals bedoeld
in artikel 5 van de GR;
b. het optreden als ambtelijk opdrachtgever voor de opgaven en projecten zoals opgenomen in
de 'agenda van samenwerking';
c. het zorgdragen voor de inzet van regionaal en lokaal werkende ambtenaren die werken aan
de 'agenda van samenwerking';
d. het zorgdragen voor het evalueren van en toetsen op behaalde resultaten;
e. het nader uitwerken en inrichten van de noodzakelijke processen en procedures ten behoeve
van het effectief en efficiënt samenwerken aan de uitvoering van de opgaven zoals
vastgelegd in het 'meerjarenprogramma' en de 'agenda van samenwerking'.
2. De taken en bevoegdheden van de leden van het regionaal managementteam zijn vastgelegd in
het “Reglement Regionaal Managementteam”.
Artikel 6 Aanstelling en taken programmamanager
1. De programmamanager wordt benoemd in algemene dienst, geschorst en ontslagen door het
Dagelijks Bestuur.
2. De programmamanager is belast met en verantwoordelijk voor:
a. het leveren van een bijdrage aan de ontwikkeling van de strategie op de toebedeelde
domeinen;
b. het adviseren aan en het fungeren als sparringpartner voor één of meer
Portefeuillehoudersoverleggen;
c. het managen van programma’s op de toebedeelde domeinen;
d. het aansturen van projectleiders;
e. evaluatie en control van de 'agenda van samenwerking' op de toebedeelde domeinen;
3. De programmamanager legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de
secretaris.

Artikel 7 Aanstelling en taken projectleider
1. De projectleider, in dienst bij de GR, wordt benoemd in algemene dienst, geschorst en ontslagen
door het Dagelijks Bestuur.
2. De projectleider, in dienst bij één van de deelnemende gemeenten, wordt aangesteld en
ontheven van de opdracht door het regionaal managementteam.
3. De projectleider is belast met en verantwoordelijk voor:
a. het uitvoeren van opgaven c.q. projecten op de toebedeelde domeinen;
b. het adviseren aan en het fungeren als sparringpartner voor één of meer Bestuurlijk Trekkers;
c. het managen van projecten;
d. het aansturen van projectmedewerkers;
e. evaluatie en control van toebedeelde projecten.
4. De projectleider legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de
programmamanager.
Artikel 8 Aanstelling en taken secretaris Pfo
1. De secretaris , in dienst bij de GR, wordt benoemd in algemene dienst, geschorst en ontslagen
door het Dagelijks Bestuur.
2. De secretaris, in dienst bij één van de deelnemende gemeenten, wordt aangesteld en ontheven
van de opdracht door het regionaal managementteam .
3. De secretaris Pfo is belast met en verantwoordelijk voor:
a. het voorbereiden, ondersteunen en verslaglegging van de vergaderingen van het Pfo op één
van de domeinen.
b. het adviseren van de voorzitter van het Pfo
c. het geven van aanwijzingen aan projectleiders over de manier waarop voorstellen aan het
Pfo aangeboden worden
4. De secretaris Pfo legt voor de uitoefening van zijn taken verantwoording af aan de secretaris.
Artikel 9 Slotbepalingen
1. Deze verordening kan worden aangehaald als “Organisatieverordening GR SO-HW 2011”.
2. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 april 2011.
Aldus vastgesteld door het Algemeen Bestuur in zijn vergadering van 19 april 2011
De secretaris, De voorzitter,
G.J. Rooimans mr. drs A.J. Borgdorff

Dagelijks Bestuur
Vergaderdatum: maart 2011
Agendapunt: Bureau GR - SOHW
Onderwerp: Inrichting Bureau GR - SOHW
Onderwerp:
Bepaling start-formatie en start proces functieboek
Samenvatting:
In januari is het document ‘Inrichting ambtelijke organisatie ondersteuning SOHW’
geagendeerd voor het DB. De behandeling hiervan is uitgesteld naar het moment dat ook
de formatie van het Bureau SOHW kan worden voorgelegd.
Inmiddels is dit uitgewerkt en ligt dit voor ter besluitvorming. Samengevat is de indruk
dat de huidige medewerkers naar verwachting – volgens mens volgt functie – geplaatst
zouden kunnen worden; en dat - door het realiseren van een bezuinigingstaakstelling –
de overige vacatures (zoals programmamanagers) ook opengesteld kunnen worden.
Totstandkomingsproces:
In een interactief en intensief proces is er met medewerking van de afdelingshoofden van
de 5 gemeenten en inzet van P&C (Oud-Beijerland) en P&O (Binnenmaas) een voorstel
opgemaakt.
Vervolgproces:
Na besluitvorming zal het functieboek verder opgemaakt worden en worden de
benodigde functie opengesteld met de bedoeling om vanaf 1/9/2011 op de ‘nieuwe
manier’ te gaan werken.
Concept-besluit:
1. Instemmen met de notitie ‘Inrichting Bureau SOHW’
2. Instemmen met de invulling en dekking van de programmamanager sociaal
1 van 8

Inhoudelijk.
1. Inleiding
In het document ‘Inrichting Bureau GR-SOHW’ (zie bijlage), is opgenomen hoe de
omvang van de formatie eruit ziet volgens de nieuwe werkwijze. In het kort komt dit
neer op eerdere uitgangspunten zoals:
programmatisch werken;
goede verbinding lokaal – regionaal;
gemeenten dragen verantwoordelijkheid voor inhoud / uitvoering en regionaal
draagt verantwoordelijkheid voor de procesregie.
Bij opmaak van dit beslisdocument is een aantal aspecten van belang:
a. Bestuurlijk is afgesproken dat de vorming van GR SOHW budgettair neutraal
zal verlopen (zelfs met een taakstelling van 5%, waarmee reeds rekening
gehouden is).
b. Het personeel van de vml. CHW is per 1/1/2011 overgegaan van GR ZHZ naar
GR SOHW en alle personeelsleden hebben hier allen mee ingestemd met
daarbij de afspraak dat ze gedurende een half jaar gebruik mogen maken van
bijzondere faciliteiten van GR ZHZ ingeval de nieuwe functie niet bevalt;
c. De financiering van de huidige programmamanager sociaal vindt plaats tot en
met 31/12/2011 door de provincie (ras-gelden) en kan door de overblijvende
rasgelden nog doorgefinancierd blijven tot en met 31/12/2012;
d. De basis-afspraak gemaakt is dat de gemeenten de inhoud leveren in de
beleidsontwikkeling en sohw de procesinzet; aangevuld met de lijn om
uitvoering door de gemeenten te laten plaatsvinden tenzij het efficiënter is om
dit bij sohw te beleggen (zoals dit nu ook gebeurt voor landschap).
e. Het is de wens om, in lijn met sub d, hiertoe een bureau in te richten en de
lasten o.b.v. inwonerbijdrage te verdelen. Op deze wijze ontstaat een
verdeling van lasten zoals algemeen te doen gebruikelijk is bij GR-en
In paragraaf 2 wordt verder ingegaan op de personele omvang van nu en de personele
omvang zoals deze voor 2013 beoogd is. Deze paragraaf beschrijft een netto toename
van 0,71 fte voor Sohw (rekening houdende met een bezuiniging van 0,9 fte), waar
tegenover een afname staat van 1,5 fte bij de 5 gemeenten.
Paragraaf 3 gaat nader in op de financierbaarheid van de opgave en de financiële
consequenties per gemeente. Deze paragraaf geeft aan dat er in totaliteit (Sohw en
gemeenten samen) een voordeel van ca € 1 ton behaald wordt en dat er geen enkele
gemeente is, die extra lasten zou moeten bijramen in de begroting.
Paragraaf 4 gaat in op de vormgeving van de programmamanager sociaal: inhoudelijk en
kosten- cq. dekkingstechnisch.
In paragraaf 5 is de implementatiestrategie beschreven.
2 van 8

2. Personeel plaatje
2.1 ‘was-tabel’
Hier onder staat de huidige personele inzet. De kolom ‘B-GR’ betreft het bureau SOHW.
De kolom ‘gem’ betekent dat dat de inzet is door gemeenten, die nu ook verrekend wordt
tussen de gemeenten. De overige kolommen representeren de capaciteitsinzet door
gemeenten, zonder dat hier verrekening tegenover staat: deze is gebaseerd op
bestuurlijke afspraken uit 2006.
In dit overzicht is niet opgenomen de inzet die gemeenten leveren voor de inhoud van de
verschillende beleidsdomeinen. Dit is wel een belangrijk punt, dat in de herfst 2011
opgepakt zal worden (inzichtelijk bij de begroting 2012), om te bezien of er een
herverdeling nodig is óf dat de verdeling van bestuurlijk opdrachtgevers tot aanpassing
zou behoren te leiden.
Was tabel SOHW
(huidige functionaris)
Functie B-GR 1 ) GEM BIMA CRO KOR OBL STR Totaal:
regiosecretaris 1,00 1,00
bestuursadviseur/plv. secretaris
programmamanager ruimt.ontw. (vac.:
0,55 0,55
extern ingevuld) 0,50 0,50
programmamanager groen/blauw 0,35 0,35
secretaresse 0,67 0,67
communicatie-adviseur 0,67 0,67
financieel medewerker 0,30 0,30
regionaal medewerker jeugd 0,40 0,40
regionaal medewerker volksgezondheid 0,60 0,60
regionaal medewerker rampenbestr. 0,50 0,50
regionaal preventist 1,00 1,00
secretaris Pfo economie 0,25 0,25
secretaris Pfo landschap 0,25 0,25
secretaris Pfo ruimte 0,50 0,50
secretaris Pfo veiligheid 0,25 0,25
secretaris Pfo samenleving 0,20 0,20
ondersteuning gemeensch.coll.overleg 0,05 0,05
Vast personeel: 4,04 2,50 0,75 0,25 0,25 0,20 0,05 8,04
programmamanagement landschap 0,55 0,55
assistent projectmanagement g/b 0,50 0,50
programmamanagement ruimte-wonen
programmamanagement ruimte (vac.:
0,45 0,45
extern ingevuld)
projectleiding vlietproject (voor 0,3 vac:
0,50 0,50
extern ingevuld)
programmamanager sociaal domein (per
0,40 0,40
uiterlijk 1/1/2012 vac) 1,00 1,00
Personeel tlv prog. en projecten: 2,40 1,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3,40
Totaal personeel "was"tabel: 6,44 3,50 0,75 0,25 0,25 0,20 0,05 11,44
1 Conform de vastgestelde begroting 2011
3 van 8

2.2 ‘Wordt-tabel’
De wordt-tabel is in deze paragraaf opgenomen, hierbij zij de volgende opmerkingen
vooraf te maken:
a. De omvang van de aangegeven formatie-eenheden zijn schattingen /
aannames, die – zoals in elke organisatie – periodiek getoetst worden aan de
vraag; verdere achtergronden zijn in de bijlage verwoord;
b. De tabel staat op 2013, wat te maken heeft met de financierbaarheid, zie
paragraaf 3;
c. Omdat het bureau zich meer moet richten op het proces en minder op de
inhoud, veronderstelt dat er een vermindering in de formatie mogelijk moet
zijn tov de huidige formatie: dat is (financieel berekend naar break-even op
begrotingsbasis) 0,9 fte, wat voor 1/1/2013 gerealiseerd moet zijn;
d. Door sub c wordt het mogelijk dat SOHW de formatie voor de procesregie in
eigen beheer heeft en de lasten verdeeld worden o.b.v. inwonerbijdrage: om
gemeenten de gelegenheid te geven om hun formatie in te wisselen voor
inwonerbijdrage is een periode van 2 jaar genomen, hetgeen acceptabel is.
Wordt tabel SOHW 2013
Functie B-GR GEM BIMA CRO KOR OBL STR Totaal:
regiosecretaris 1,00 1,00
secretaris tevens plv. regiosecretaris 0,50 0,50
programmamanager/secretaris ruimte 0,60 0,60
programmamanager/secretaris econ. 0,40 0,40
programmamanager/secretaris lands. 0,40 0,40
programmamanager/secretaris samenl. 0,60 0,60
programmamanager/secretaris veiligh. 0,25 0,25
communicatie-adviseur 0,80 0,80
secretaresse 0,80 0,80
financieel medewerker 0,30 0,30
regionaal medewerker jeugd 0,40 0,40
regionaal medewerker volksgezondheid 0,60 0,60
regionaal medewerker rampenbestr. 0,50 0,50
regionaal preventist 2
) 1,00 1,00
Vast personeel: 5,65 2,50 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 8,15
Heroverwegingsopgave (taakstellende
bezuiniging, die nog verder kan
veranderen) -0,90 -0,90
proces-en senior projectm. Landschap 0,55 0,55
projectleider landschap 0,50 0,50
projectleider vlietproject 3
) 0,40
0,40
procesmanagement wonen 0,45 0,45
procesmanagement ruimte 0,50 0,50
Personeel tlv prog. en projecten: 1,50 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1,50
Totaal personeel "wordt"tabel: 7,15 2,50 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 9,65
2 In het spoor van regionalisering van de brandweer zal nog duidelijk worden hoe we hiermee om zullen gaan.
3 Eind 2011 houdt het afzonderlijke Vlietproject op en gaat dit over in het grotere geheel van ‘landschap’.
4 van 8

3. Financierbaarheid
3.1 Algemeen
In de kern komt het neer op het volgende:
a. de huidige capaciteitsinzet wordt omgezet in een inwonerbijdrage;
b. dit treedt in werking op 1/1/2013, omdat gemeenten dan 2 jaar de tijd hebben
om dit te realiseren (gezien personele processen);
c. het bureau zal voor 1/1/2013 0,9 fte van de huidige omvang bezuinigd moeten
hebben.
De financieringsopgaaf geeft dan het volgende beeld:
B-GR GEM BIMA CRO KOR OBL STR
Inwoners aantallen 4
) 85.311
28.735 12.858 10.942 23.745 9.031
Verschillen 2011 in fte 0,01 0,00 -0,55 -0,05 -0,05 0,00 0,15
Financiële gevolgen 2011 geen - - - - - -
Verschillen 2012 in fte 0,61 -1,00 -0,55 -0,05 -0,05 0,00 0,15
Financiële gevolgen 2012 € -50.770
Dekking restant RAS-gelden 5
€ 50.770
Verschillen 2013 in fte 0,71 -1,00 -0,75 -0,25 -0,25 -0,20 -0,05
Financiële gevolgen 2013 € -59.093
Vrijval capaciteit € 62.423 € 20.808 € 20.808 € 16.646 € 4.162
Verhoging inwonerbijdrage 0,69 € 58.865 € -19.827 € -8.872 € -7.550 € -16.384 € -6.231
Herverdeel effect € -229 € - € 42.595 € 11.935 € 13.258 € 262 € -2.070
Uit bovenstaan overzicht blijkt het volgende:
a. De programmamanager sociaal kan in 2011 betaald worden uit de overgebleven
middelen uit het RAS-programma;
b. In 2013 ontstaat (na ombuiging van 0,9 fte) een uitbreiding van 0,71 fte:
veroorzaakt door: 0,6 fte programmamanager sociaal en 0,11 fte extra
secretariële en communicatieve inzet: deze kost € 59.093;
c. De uitbreiding van 0,71 fte ad € 59.093 kan niet anders betaald worden dan door
een verhoging van de inwonerbijdrage van € 0,69 per inwoner: € 58.865;
d. Tegenover deze extra last voor gemeenten van € 58.865 staat een voordeel voor
gemeenten, omdat ze in totaal geen 1,5 fte (0,75 + 0,25 + 0,25 + 0,20 + 0,05)
meer hoeven te leveren, hetgeen een bedrag van in totaal € 124.847
vertegenwoordigt;
e. Gezien de verschillen in capacitaire inzet versus de verdeling o.b.v.
inwoneraantallen, ontstaat er voor geen enkele gemeente een nadeel (op een
klein verschil voor Strijen na).
Aldus kan worden geconcludeerd dat de gehele transitie budgettair verloopt.
4 Deze bevolkingsaantallen zijn de aantallen in 2008.
5 Dit betreffen de ‘overblijvende’ Provinciale subsidiemiddelen die in 2012 nog besteed mogen worden.
5 van 8

3.2 Programmamanager RAS
In het pfo Samenleving van 12 februari 2009 (bekrachtigd door 5 positieve
collegebesluiten) is besloten tot het aanstellen van een programmammanager sociaal
Domein voor de duur van 3 jaar m.i.v. 1/1/2009 en de daaraan verbonden kosten te
dekken uit deels RAS-gelden (€ 50.000) en deels (€ 74.500) uit inwonerbijdrage:
Binnenmaas € 25.317
Cromstrijen € 11.219
Korendijk € 9.531
Strijen € 7.809
Oud-Beijerland € 20.624
De gemeenten (m.u.v. Korendijk en Oud-Beijerland) hebben deze middelen structureel in
de begrotingen opgenomen onder de redenering dat het sociaal domein na Provinciale
subsidie niet zou ophouden, maar (zonder Provinciale middelen en dus in afgeslankte
vorm) zou doorlopen.
De gemeenten die de middelen structureel geraamd hebben, kunnen deze middelen
vanaf 1/1/2012 alternatief inzetten, omdat hierop geen beroep wordt gedaan in de
financiering van het model.
2.3 Samenvatting financierbaarheid
Wanneer het voorgaande wordt samengevat in een totaal financieel plaatje ontstaat het
volgende beeld:
Financieel
verschil a.g.v.
efficiencyslag,
waardoor
gemeenten geen
1,5 fte meer
hoeven te
leveren:
(uiterlijk 2013)
Verhoging
inwonerbijdrage
om prog.man,
sociaal te
financieren:
(vanaf 2013)
Financieel
voordeel a.g.v.
niet meer
benodigde RASmiddelen
(vanaf 2012)
Structureel
voordeel voor
gemeenten
indien formatie
van eff.slag
alternatief
ingezet kan
worden:
Binnenmaas Cromstrijen Korendijk Oud-
Beijerland
€ 62.423
-/- € 19.827
€ 25.317
€ 67.912
€ 20.808
-/- € 8.872
€ 11.219
€ 23.155
€ 20.808
-/- € 7.550
0
€ 13.258
€ 16.646
-/- € 16.384
0
€ 262
Strijen Totaal
€ 4.162
-/- € 6.231
€ 7.809
€ 5.739
Uit de bovenstaande tabel blijkt dat de transitie per gemeente minimaal budgettair
verloopt en in totaal € 110.000 kan opleveren.
€ 124.847
-/- € 58.865
€ 44.345
€ 110.327
6 van 8

4. Vormgeving van de programmamanager sociaal
4.1 Inhoudelijke overwegingen:
In het beslisdocument is aangegeven wat de overwegingen zijn voor voortzetting van de
programmamanager sociaal domein. In het kort komt het hierop neer:
a. Vraagstukken in de samenleving vragen een steeds meer integrale aanpak,
van onder andere fysiek, sociaal en veiligheid, hetgeen in het 4jarenprogramma
is gebleken en geëxpliciteerd is;
b. dat maakt dat deze domeinen samenhang vertonen;
c. hetgeen geregeld is in de opmaak van de tekst van GR en de bestuurlijke
beslisdocumenten om de regionale samenwerking vorm te geven in 5
samenhangende domeinen;
d. het sociaal domein behelst meer dan het door de Provincie gesubsidieerde
(met co-financiering uit gemeenten, zie par. 3) programma RAS. Dat blijkt ook
uit de hoeveelheid regionaal medewerkers, zoals deze nu operationeel zijn. Dit
maakt ook dat we naar verwachting toekunnen met minder dan 1,0 fte: 0,6
fte.
4.2 Kosten en dekkings-’plaatje’
Kosten
De kosten voor de programmamanager sociaal bedragen vanaf 2012 voor
0,6 fte ca. € 50.000.
Dekking
Jaar Toelichting Bedrag
2011 Voor het jaar 2011 is financiering van 1,0 fte mogelijk uit de Gemeenten: € 74.000
subsidie-gelden en de gemeentelijke bijdragen: en van de
subsidiegelden blijft een deel over
Subsidie: rest
2012 Voor het jaar 2012 kunnen de lasten betaald worden uit de Over-middelen
overblijvende middelen van de RAS-gelden
Subsidie: € 50.000
2013 e.v. Deze dekking bestaat uit een complex aan factoren gebaseerd
op efficiëncy door samenvoeging naar Sohw:
Wat fte bedrag
Formatietoename (7,15 -6,44): 0.71 € 59.093
Verhoging inwonerbijdrage €0,69 € 58.865
Verschil (te verwaarlozen): € 229
NB 1:
Formatieafname bij gemeenten:
(0.75+0.25+0.25+0.2+0.05) 1,50 € 124.947
Saldo: besparing bij gemeenten aan fte 0.79 € 65.982
Formatiekosten zijn gebaseerd op functieschaal max 10, 25%
werkgeverslasten en 25% overhead (1 fte = € 83.250).
Het verschil van € 9.000 (€ 50K -/- € 59K) wordt gebruikt voor
de overige uitbreiding van 0,11 fte.
€ 59.000
7 van 8

5. Implementatiestrategie
Omdat de doelformatie op 1/1/2013 is gesteld, maar de regio na de zomer met de
nieuwe werkmethode (zoals gelijkschakeling ruimtelijk en sociaal domein,
programmatisch werken en verdeling van taakvelden over de regio-partnets) aan de slag
gaat, moest bezien worden op welke wijze de vacatures reeds in 2011 ingevuld zouden
kunnen worden.
Hiertoe is het volgende voorstel gemaakt. Dit is gebaseerd op de uitgangpunten zoals
verwoord in de bijlage opgenomen document ‘Inrichting Bureau GR-SOHW’, aangevuld
met de wens om het aantal programmamanagers voor het – grofweg - sociale en fysieke
domein te beperken tot 2.
Kortweg ziet voorgestelde strategie er als volgt uit:
a. De vacatures secretaris/plv. regiosecretaris (0,5 fte), communicatie-adviseur
(0,8 fte), secretaresse (0,8 fte), controller (0,3 fte), proces- en senior
projectmanagement Landschap 0,55 fte), projectleider Landschap (0,5 fte),
projectleider Vlietproject (0,1 fte) en procesmanagement wonen (0,45 fte)
open te stellen;
b. Zolang de capaciteit van Sohw nog niet op orde is aan de secretariële kant,
zullen de gemeenten die nu reeds regionale secretariële werkzaamheden
verrichten dit zoveel mogelijk blijven doen tot uiterlijk 1/1/2013 of zoveel
eerder als Sohw op capacitaire sterkte is;
c. De programmamanager Veiligheid (nu vervuld door Pim van Dijk, Binnenmaas)
wordt voor 0,25 fte tot 1/1/2013 ‘om niet’ gedetacheerd aan SOHW: materieel
betekent dit voortzetting van de huidige situatie, maar met aanvulling van een
meer zuivere aansturingslijn vanuit de regiosecretaris;
d. De functie van programmamanager Veiligheid is beperkt tot 0,25 fte en is
afzonderlijk nauwelijks vervulbaar op voldoende niveau; derhalve zal deze
functie door Binnenmaas 6
) tegen loonkosten worden gedetacheerd per
1/1/2013;
e. De functies van programmamanager ruimte en economie open te stellen als 1
functie (opgemerkt wordt dat aan de regiosecretaris wordt gelaten hier andere werkzame
verdelingen (samenhangend met sub f) in te maken, rekening houdend dat de doelstelling zoveel
mogelijk is om het tot 2 personen te beperken);
f. De functie van programmamanager sociaal en landschap te bezien als 1
functie en deze open te stellen als 1 functie 7
;
g. Om het geheel financierbaar te maken, dient er 0,9 fte bezuinigd te worden:
hierop anticiperend zullen de huidige (door externen bezette) functies van 0,3
fte projectleiding Vlietproject en 0,5 fte procesmanagement ruimte (beide
‘uitvoeringsformatie) vanaf 1/9/2011 niet opengesteld worden: op deze wijze
wordt 0,8 fte van de taakstellende bezuiniging reeds in 2011 behaald;
h. De functies 0,3 fte projectleiding Vlietproject en 0,5 fte procesmanagement
ruimte zijn er t.b.v het uitvoeringsprogramma ruimtelijke structuurvisie en zijn
dan ook opgenomen in de financiering van het uitvoeringsprogramma en
kunnen (indien noodzakelijk) door de regiosecretaris daaruit gefinancierd
worden.
6
Ingeval deze functie op enig moment door een andere gemeente vervuld wordt, wordt het
detacheringscontract overgedragen;
7
Hierbij wordt opgemerkt dat de functie van programmamanager sociaal nu vervuld wordt door Lex Hofstra,
wiens contract 31/12/2011 afloopt en in het financieringsmodel de mogelijkheid zit besloten om deze functie
voor 0,6 fte structureel/duurzaam financierbaar te maken zonder budgettaire effecten en met gebruikmaking
van de ‘over-middelen’ uit RAS.
8 van 8