Handboek voor Kiwanis Officieren

Handboek voor Kiwanis Officieren
Luitenant-Gouverneur
Club President
Club Secretaris
Club Penningmeester
Dit handboek werd samengesteld voor Regio III en
bevat basisinformatie in verband met het optimaal runnen
van een club of een divisie. Deze informatie kan vanzelfsprekend
aangevuld worden met gegevens die specifiek
zijn voor uw club / divisie /district.

Inhoudstafel
Waartoe dient dit handboek? 4
De doelstellingen 5
De visie 6
Het doel 7
Kiwanis international – de geschiedenis 8-9
De eerste club per land in Europa 10-11
De structuur van een Club 12
De structuur van een District 13
De structuur van de Europese Federatie 14
De structuur van kiwanis international 15
Luitenant Gouverneur
I. De verantwoordelijkheid van de luitenant gouverneur 16
1. De Luitenant Gouverneur 16
2. De manager van zijn divisie 16
3. Leidinggeven en planning 16
4. Bestuur van de Divisie 16
5. Communicatie met de clubs 16
6. Lid van de Raad v. Bestuur van het District 17
7. Divisievergaderingen 17
8. De promotor van de Kiwanis ethiek 17
II. Vorming van de club officieren 18
De voorbereiding van de vormingssessie 18
De vorming 18
III. Expansie & oprichting van nieuwe clubs 19
1. Expansie en oprichting van nieuwe clubs 19
2. Benoeming van een New Club Builder 19
3. Rapporteren aan de Luitenant Gouverneur 19
4. Assistentie vanwege de Luitenant Gouverneur 19
5. De procedure voor het oprichten van nieuwe clubs 20
IV. De luitenant gouverneur en de clubs 21
1. Clubbezoeken 21
2. Assistentie van de District Secretaris 21
3. Het oplossen van problemen 21
4. De Luitenant Gouverneur in zijn club 21
5. Bijdragen en Rapporten 21
V. Ambtsoverdracht van de club officieren 23
Overdracht 23
Standaard document voor de ambtsoverdracht 23

President
25 I. De verantwoordelijkheid van de club president
25 1. Als Voorzitter ben je de manager van je club
25 2. Communicatie-persoon
25 3. Marketing-persoon
25 4. Ervaring
27 II. Jouw team
27 1. Secretaris
27 2. Penningmeester
27 3. Vice-Voorzitter
27 4. Voorzitter-elect
28 5. Immediate Past Voorzitter
28 6. Directors
28 7. IT responsible
28 8. Je Opvolger
28 9. Jij en je Club
29 10. Vergeet vooral niet
30 III. Maak van je club een actieve club
30 1. Statutaire Vergadering
30 2. Financiën
30 3. Betaling van de bijdragen
30 4. Rekruteren van nieuwe leden
31 5. Sociale Projectens
31 6. Commissies
32 IV. Vriendschap, public relations
32 1. Nieuwe Clubs en Peterschap
32 2. De procedure voor het creëren van nieuwe clubs
32 3. Kameraadschap tussen de leden
32 4. Public Relations
33 V. Jij en de divisie – jij en het district
33 1. Jij en de Divisie
33 2. Jij en het District
Secretaris
34 I. De verantwoordelijkheid van de club secretaris
34 1. Verantwoordelijkheden
34 2. Statutaire Vergaderingen
34 3. Het Kiwanigram
35 4. Bijdragen & Rapporten
35 5. Aan het eind van je mandaat
Penningmeester
36 I. De verantwoordelijkheid van de Penningmeester
36 1. Voornaamste verantwoordelijkheden
36 2. De Club Financiën
36 3. De Rekeningen van de club
37 Algemene informatie
38 Belangrijke Data

Waartoe dient dit handboek?
?
Een Kiwanis Officier moet goed op de hoogte zijn over
de Organisatie, over zijn of haar verantwoordelijkheden
en de manier waarop hij of zij de club en zijn leden
kan steunen. Goed opgeleide District- en Clubofficieren
zijn de sleutel voor een goede service binnen onze
organisatie en binnen onze maatschappij.
Dit handboek werd samengesteld
om je te assisteren in je functie van
District of Club Officier
in je District!
4 Handboek voor Kiwanis Officieren

De doelstellingen
Het stellen van menselijke en geestelijke waarden
boven de materiële.
Het aanmoedigen van de dagelijkse toepassing van de Gulden Regel:
‘Behandel een ander zoals je zelf door hem behandeld wilt worden.’
Het bevorderen van de aanvaarding en toepassing van hogere sociale,
zakelijke en professionele maatstaven.
Het tot stand brengen, door woord en daad, van een meer
ontwikkelde, meer actieve en meer dienstvaardige maatschappij.
Het vinden, langs de Kiwanis clubs om, van de weg naar
duurzame vriendschap, naar onbaatzuchtige dienstverlening
en naar het uitbouwen van een betere samenleving.
Het samenwerken om gezonde opvattingen en edele idealen na
te streven en in stand te houden, die meer eerlijkheid,
rechtvaardigheid, vaderlandsliefde en goede wil met zich brengen.
Handboek voor Kiwanis Officieren 5

De visie
Wat wij willen zijn …
Kiwanis International wordt de wereld’s
grootste service organisatie die
zowel volwassenen als jongeren engageert
om de kinderen van deze wereld te helpen.
6 Handboek voor Kiwanis Officieren

Het doel
Waarom wij bestaan …
Kiwanis International is een wereldwijde organisatie
waar vrouwen en mannen in clubverband
kinderen dienen en leiderschap bij jongeren stimuleren
door middel van een sociaal en zakelijk netwerk.
Handboek voor Kiwanis Officieren 7

In Augustus 1914, in DETROIT, besloot Allen BROWNE om
een club op te richten die voornamelijk een business club moest
worden. De club werd KIWANIS genoemd, een fonetische
omschrijving van een Indiaans woord gebruikt door de
Ochipew-stam, ‘NUN KEE WANIS’, wat veralgemeend kan
worden tot: ‘Laat zien wie en wat je bent’.
Source: ‘Dimensions of Service – The Kiwanis Story’ by L.A. Hapgood.
Kiwanis International Conventie in NASHVILLE
Afgevaardigden aanvaarden een strategisch plan tot
2005 en verhogen de bijdragen met 50 %.
Het eerste Kiwanis
International Service
Center wordt geopend
in Gent, België.
•••1997
•••1997
•••1997
•••1997
Internationale Conventie in Las Vegas verkiest de
eerste Europeaan als Internationale President.
•••1995
•••1995
KIEF Conventie in Reykjavik, IJsland.
Nieuwe KIEF-Statuten worden aanvaard.
•••1995
Internationale Conventie in Nice,
Frankrijk. Het Jodiumtekort
Programma, IDD, wordt voorgesteld.
•••1993
Europese Conventie in LAUSANNE,
Zwitserland, KIE wordt nu de Europese
Federatie van Kiwanis International, KIEF.
•••1991
21 januari,
75e verjaardag van
KIWANIS INTERNATIONAL.
•••1990
Internationale Conventie
in Seattle, de structuur
van de Federatie wordt
aanvaard.
•••1988
•••1987
•••1987
Internationale Conventie
in WASHINGTON, DC.
Vrouwelijk lidmaatschap
in Kiwanis International.
•••1968
Kiwanis International
Europe K.I.E. wordt
opgestart.
8 Handboek voor Kiwanis Officieren

Kiwanis International
de geschiedenis
Belangrijke data
21 januari
Charter van KC-Detroit
De eerste club ter wereld.
1915•••
1 november
Charter van
KC-Hamilton,
Canada.
1916•••
1916•••
1919•••
21 mei
4e Internationale Conventie in
BIRMINGHAM, Alabama.
De Kiwanians kopen de
organisatie over van Allan
BROWNE voor 17000 US $.
Dit is het echte begin met nadruk
op sociale acties en service.
1920•••
5e Internationale Conventie in PORTLAND.
Er zijn nu 267 clubs - 28.500 leden.
Het Magazine noemt KIWANIS MAGAZINE.
Het motto ‘WE BUILD’ wordt aangenomen.
1924•••
9e Internationale Conventie in DENVER, de belangrijkste
conventie. De naam KIWANIS INTERNATIONAL wordt
aangenomen. Een nieuwe constitutie en nieuwe regels
worden goedgekeurd. De 6 objectieven van Kiwanis worden
aangenomen en zijn tot op heden ongewijzigd gebleven.
1961•••
49e Internationale Conventie in TORONTO
Er zijn nu 5000 clubs. Een wereldwijde expansie
naar alle landen toe wordt aanvaard, met vrijheid
van vereniging en spreken.
1963•••
1963•••
1962•••
De eerste club buiten
Noord-Amerika wordt
georganiseerd op 15 mei:
KC TIJUANA, Mexico.
1964•••
1964•••
1965•••
1965•••
12-13 juni. De eerste
samenkomst van
Europese clubs met het
doel een Europese
Organisatie op te
richten.
De eerste club in
Azië/Stille Zuidzee
wordt georganiseerd
op 11 juli: KC MANILA,
De Filippijnen.
De eerste club in
Europa wordt
georganiseerd
op 25 februari:
KC WENEN, Oostenrijk.
Handboek voor Kiwanis Officieren 9

Iceland
Reykjavik Hekla
14.01.64
De eerste club
per land
in Europa
Faroe Islands
Torshavn
30.04.81
Ireland
Blarney - Cork
09.08.78
United Kingdom
Harlow
28.06.73
The Neth
Amste
12.1
Belgium
Brussels Luxem
09.04.63 Luxem
13.09
Franc
Metz
14.06.6
Portugal
Figuera da Foz
08.04.78
Spain
Madrid Princesa
11.06.80
Andorra
Principauté
d’Andorra
30.09.83
10 Handboek voor Kiwanis Officieren

Kyrgyzstan
Bishkent
18.11.02
erlands
rdam
1.65
burg
bourg
.69 Germany
Frankfurt
02.12.63
5
Switzerland
Basel Liechtenstein
01.04.63 Liechtenstein
01.02.74
Italy
Milano Centro
10.10.67
Monaco
Monaco
09.03.74
Norway
Oslo
10.01.64
Sweden
Karlstadt
03.04.67
Danmark
Frederikssund Dania
07.04.87
Czech Republic
Brno
02.06.90 Slovakia
Austria Bratislava
Vienna 07.06.91
25.02.63
Slovenia Croatia
Ljubljana Zagreb
27.05.95 23.06.92
Poland
Gdansk
06.05.91
Hungary
Miskolc
16.09.89
Finland
Tampere
29.09.83
Yugoslavia
Beograd
18.10.91
Estonia
Keila
06.01.94
Latvia
Riga
07.05.01
Lithuania
Vilnus
09.04.96
Romania
Satu Mare
11.10.91
Bulgaria
Sofia
28.07.98
Republic Macedonia
Skopje
09.03.96
Turkey
Ankara
18.06.93
Georgia
Tbilisi
29.09.00
Russia Far East
Khabarovsk
30.10.01
Kazakhstan
Taraz
09.02.91
(South-east
of Russia)
Russia
The Urals
22.07.91
(South-east
of Russia)
Greece
Athens
08.03.79
Handboek voor Kiwanis Officieren 11

De Club
Het bestuur
President – Vice-President – Secretaris –
Penningmeester – President-Elect –
Imm.Past-President – Trustees (Directors)
Directeur
Directeur
Directeur
Directeur
Commissie
Vo orzitter
Commissie
Vo orzitter
Commissie
Vo orzitter
Commissie
Vo orzitter
Directeur
Commissie
Vo orzitter
De clubleden
12 Handboek voor Kiwanis Officieren

Het district
De Clubs
District congres
Algemene vergadering
District bestuur *
Commissies
Divisies
Clubs
*Leden van het district bestuur
Gouverneur
Gouverneur-Elect
Immediate Past-Gouverneur
Secretaris
Schatbewaarder
Luitenant Gouverneurs
AFGEVAARDIGDEN op de Algemene Vergadering van het District.
Drie afgevaardigden per club.
Delegates at large: District Bestuur en Past Gouverneurs.
De commissies zijn permanente werkgroepen die door de Gouverneur worden samengesteld.
Handboek voor Kiwanis Officieren 13

De europese federatie
De Clubs
De Europese conventie
Algemene vergadering
Het bestuur
President
President Elect
Immediate Past President
2 Vice Presidents
Secretaris, benoemd door de President
De Europese Council
Het BESTUUR en
de GOUVERNEURS
Districten
Austria no.1
BelgiumLuxemburg no. 2
Iceland-Faroes no. 3
Norden no. 4
Switzerland-Liechtenstein no.5
Italy no.6
The Netherlands no. 7
Germany no.8
France-Monaco no. 9
Polen no. 10
Divisies
Clubs
Clubs buiten district
Afgevaardigden op de Algemene Vergadering v/d Federatie.
Drie afgevaardigden per club.
Delegates at large: gekozen Federatie Officieren, Past Europese Presidenten en Past Gouverneurs.
14 Handboek voor Kiwanis Officieren

Kiwanis International
De Clubs
Internationale Conventie Delegate Body
Kiwanis Internationaal Bestuur
Internationaal
Bureau
Indianapolis
International
Council
Kiwanis
International
Foundation
Internationale
Comités
Regional Service Center-
Gent, België
5 Regio’s
Regio I
U.S.A.
28
Districten
Regio II
Canada en
de Caraïben
2 Districten
Regio III
Europese
Federatie
10 Districten
Clubs
buiten
District
Regio IV
Asia-Pacific
Conferentie
8 Districten
Clubs
buiten
District
Regio V
Latijns
Amerika
1 District
Andere
regio’s in de
wereld
Divisies
Clubs
Divisies
Clubs
Divisies
Clubs
Divisies
Clubs
Divisies
Clubs
Handboek voor Kiwanis Officieren 15

i
De verantwoordelijkheid
van de luitenant-gouverneur
1. Luitenant-gouverneur
Verkozen door de afgevaardigden van de
clubs in zijn divisie en bevestigd tijdens de
Algemene Vergadering van het District congres,
is de Luitenant-Gouverneur:
De manager van zijn Divisie.
De vertegenwoordiger van de Gouverneur
in zijn Divisie.
Lid van het District Bestuur.
De promotor van de Kiwanis objectieven.
2. Manager van de divisie
De Luitenant-Gouverneur heeft een drievoudige
rol:
Hij heeft een nauw contact met de clubs
in zijn divisie, voornamelijk met de Voorzitters
en de Secretarissen.
Hij ontvangt een Maandrapport van alle
clubs in zijn Divisie.
Hij informeert de Gouverneur en de
District Secretaris regelmatig over de activiteiten
van de clubs in zijn Divisie.
3. Leidinggeven en planning
Om een bekwame verantwoordelijke te zijn,
moet de Lt-Gouverneur een duidelijk inzicht
hebben in de verantwoordelijkheden en verwachtingen
die bij zijn functie horen, zowel
naar de clubs in de Divisie als het District en
Kiwanis International toe.
Eens hij de draagwijdte van deze verantwoordelijkheden
en verwachtingen kent, moet hij
een duidelijk plan opstellen voor het
komend jaar, gebaseerd op specifieke objectieven
voor de Divisie.
Een eerste actieplan voor de Divisie dient te
worden voorgelegd tijdens de preliminaire
Divisievergadering in augustus of september
(objectieven, de verschillende etappes en het
tijdschema om elk objectief te realiseren).
De Lt. Gouverneur is verantwoordelijk voor
de vorming van de Club President en de
andere Club Officieren.
De Lt. Gouverneur dient de Statuten en
Reglementen van het District te kennen en
moet kennis genomen hebben van de Statuten
en Reglementen van KI en KI-EF.
4. Het bestuur van de divisie
De Luitenant-Gouverneur benoemt zijn
Divisie Bestuur:
DIVISIE SECRETARIS, assisteert hem in
zijn administratieve verantwoordelijkheden
en in het secretariaat van de Divisie
DIVISIE PENNINGMEESTER, is verantwoordelijk
voor de administratie van de
bijdragen voor de Divisie.
Een persoon die verantwoordelijk is voor
de interne en externe expansie: een New
Club Builder.
Hij kan, indien nodig, nog mensen toevoegen
aan zijn team, zoals:
een Kiwanian uit de Divisie die de
Lt-Gouverneur assisteert bij de training
van de club officieren.
5. Communicatie met de clubs
Hij bezoekt iedere club in zijn Divisie minstens
tweemaal per jaar.
16 Handboek voor de Luitenant Gouverneur

Hij verzekert tijdens de tweede Divisie vergadering
de verkiezing van een bekwame en
gemotiveerde opvolger.
Hij verzekert de verkiezing van de Club Officieren
Andere vormen van communicatie
Voorleggen van zijn doelstellingen tijdens de
divisie vergaderingen.
Duidelijke en correcte informatie naar nieuwe
clubs toe.
Aanwezigheid bij ALLE Raden van Bestuur
van het District gevolgd door informatie
betreffende het district aan alle clubs in de
Divisie.
6. Een van de leden van de raad
van Bestuur van het district
De Luitenant-Gouverneur is een stemgerechtigd
lid van de Raad van Bestuur van het
District.
Hij informeert de Gouverneur over de stand
van zaken in zijn Divisie door het sturen van:
een rapport na ieder clubbezoek
een rapport van iedere Divisievergadering
een trimestrieel rapport over de activiteiten
binnen zijn Divisie
een samenvatting van de stand van zaken
in zijn Divisie op het einde van zijn
ambtsjaar.
7. Divisievergaderingen
Tijdens zijn mandaat dient de Lt-Gouverneur
ten minste twee Divisievergaderingen te
organiseren (het is aangeraden om tevens
een preliminaire vergadering te plannen als
Lt-Gouverneur-elect met de aantredende
Club Officieren). De eerste vergadering moet
plaatsvinden binnen de eerste zes weken na
de opname van zijn mandaat.
Tijdens de tweede Divisievergadering, ten
minste vijftien (15) dagen vóór het Districtcongres,
dient de Lt-Gouverneur bevestigd
en de Lt-Gouverneur-elect voor het volgende
jaar verkozen te worden.
Geschreven uitnodigingen (minimum
30 days vóór de vergadering verstuurd) dienen
datum, plaats en agenda van de vergadering
te vermelden.
Worden uitgenodigd:
de Voorzitter, Secretaris en Penningmeester
van iedere club
de Immediate Past Lt-Gouverneur
de Lt-Gouverneur-elect
de Past Lt-Gouverneurs
de Secretaris en Penningmeester van de
Divisie
de Voorzitters van de Divisie Comités
Clubleden (mits de goedkeuring van de
Lt-Gouverneur).
Vooropgestelde Agenda voor de Divisievergaderingen
die tijdens het jaar worden
gehouden
1. Afroeping van de afwezige clubs.
2. Kort verslag door de New Club Builder en
aangestelden van de Divisie.
3. Rapport over de doelstellingen van het
District en de Divisie.
4. Bijwerken van de divisie, district, KIEF en
KI kalender.
5. Oproep tot grote aanwezigheid bij
komende divisie, district en internationale
activiteiten en projecten.
6. Promotie van geplande activiteiten en
projecten met gesponsorde organisaties.
7. Overzicht van de Maandrapporten.
8. Rapport van iedere club betreffende de
voornaamste prestaties, geplande activiteiten
en problemen.
9. Bespreking van ledenexpansie. Heeft iedere
club zorgvuldig iedere wijziging in zijn
ledenbestand gemeld in het Maandrapport.
8. De promotor van de
Kiwanis ethiek
Hij zorgt ervoor dat alle clubs de Statuten en
Reglementen van KI, KI-EF en het District
naleven.
Handboek voor de Luitenant Gouverneur 17

ii
Vorming van de aantredende club officieren
Doel
Een succesvol jaar kan gegarandeerd worden
door uw Club Officieren goed op te leiden
zodat zij hun club optimaal kunnen runnen.
Vorming
is de verantwoordelijkheid van de Lt-Gouverneur.
De vorming is gebaseerd op de Handboeken
voor Presidenten, Secretarissen en Penningmeesters.
Wie moet eraan deelnemen?
Aantredende club presidenten, secretarissen en
penningmeesters.
Wanneer?
De vormingssessie en iedere andere indidivuele
opleiding dienen vóór 1 oktober afgehandeld te
zijn.
De voorbereiding en de vormingssessie
Nodig ten minste 30 dagen voordien, de volgende
personen uit en bevestig hen plaats,
datum en agenda:
de voorzitters-elect met hun secretaris en
penningmeester
de secretaris en de penningmeester van de
divisie
de past luitenant-gouverneur
de huidige luitenant-gouverneur.
Planning
Bepaal datum, uur en plaats.
Regel een planning-vergadering met hen, tenminste
drie tot vier weken vóór de vorming.
Beslis over de te bespreken punten en de volgorde
van bespreking. Bepaal specifieke doelstellingen
voor ieder onderwerp (wat de deelnemers
erbij zullen winnen).
Onderzoek of er alternatieven zijn voor de
voorstelling van ieder onderwerp en bepaal
welke de beste is (lezingen, audiovisuele voorstelling,
rollenspel, oefeningen – zowel individueel
als in kleine groepen -, behoren allemaal
tot de mogelijkheden).
Afwisseling staat garant voor meer aandacht!
Vormingssessie
Voorbeeld van de Agenda voor een vormingssessie
in de Divisie
1. Verwelkoming door de aantredende
Lt-Gouverneur.
2. Voorstelling van de trainers en uitdelen van
de agenda.
3. Voorstelling door de deelnemers:
a. Club, ledenaantal, voornaamste uitdaging
voor iedere club in het komende jaar.
b. Lijst van de clubnamen en hun uitdagingen
op transparant om de discussie aan te
zwengelen. Gemeenschappelijke problemen
kunnen tijdens het komende jaar door
de hele groep behandeld worden tijdens
divisievergaderingen.
4. Voorstelling en bespreking van doelstellingen
en verwachtingen die de divisie en het
district hebben vooropgesteld.
5. Bespreking van een administratief kalenderjaar
met inbegrip van activiteiten die op
divisie-, district-, of internationaal vlak
zullen plaatsvinden.
6. Hoe leidt men een goede statutaire vergadering.
7. Overzicht van de in te dienen rapporten en
betalingen, plus het bedrag van iedere bijdrage.
8. Overzicht van de Statuten en Reglementen.
a) Clubstatuten, vooral de secties over club
officieren, commissies en de jaarlijkse algemene
vergadering.
b) Procedure 319, ‘Club in Good Standing’:
club in regel met de financiële verplichtingen.
9. New Club Builder over het creëren van
nieuwe clubs in de divisie en de heropleving
van de bestaande clubs.
10. Gesponsorde Organisaties.
11. Projecten: Kiwanis International, Districten,
Divisies.
18 Handboek voor de Luitenant Gouverneur

iii
Expansie en oprichting van nieuwe clubs
1. Expansie en oprichting van
nieuwe clubs
De Lt-Gouverneur is tijdens zijn mandaat
verantwoordelijk voor de expansie van
Kiwanis in zijn divisie.
Het volgende moet in acht worden genomen:
2. Benoeming van een New Club
Builder
Het gaat hier om een Kiwanian die door de
Luitenant-Gouverneur wordt voorgesteld
aan het District en die benoemd wordt door
de Gouverneur voor de periode van 1 jaar
(tweemaal hernieuwbaar om aldus een periode
van +/- 3 opeenvolgende jaren te verzekeren).
De New Club Builder zal de Luitenant-Gouverneur
assisteren bij het oprichten
van nieuwe clubs totdat deze het Organisatiecertificaat
ontvangen.
Algemene verantwoordelijkheden:
Samen met de Luitenant-Gouverneur
locaties voor nieuwe clubs zoeken.
De Luitenant-Gouverneur assisteren bij
de benoeming en motivatie van een sponsorcomité
voor de nieuwe club.
Het sponsorcomité assisteren in haar rol.
Persoonlijk leden recruteren zodat de
nieuwe club vrij vlug voldoende leden
heeft om over te gaan tot organisatie.
Mogelijks samenwerken met de Voorzitters
en leden die verantwoordelijk zijn
voor expansie in een gecharterde club
met minder dan 20 leden, zodat zij
opnieuw het vereiste ledenaantal bereiken.
Daarom dienen deze Kiwanians:
bereid en gemotiveerd te zijn om nieuwe
clubs op te richten.
voldoende beschikbaar zijn om ten minste
1 à 2 clubs te begeleiden.
ervaren Kiwanians zijn.
3. Rapporteren aan de
lt- gouverneurs
De luitenant-gouverneur dient geïnformeerd
te worden over ieder plan voor nieuwe clubs
zodat hij, indien nodig, de verschillende
inspanningen kan coördineren en het district
kan informeren evenals het comité voor
expansie. Voor het oprichten van een nieuwe
club is het belangrijk dat de lt-gouverneur,
het comité voor expansie en de sponsorclubs
nauw samenwerken.
4. Assistentie van de
luitenant-gouverneur
De luitenant-gouverneur zal de sponsclubs
berichten over hun verantwoordelijkheden:
regelmatige aanwezigheid tijdens de vergaderingen
van de nieuwe club
administratieve assistentie
organisatie van de club
rapport naar het district, KIEF en KI toe.
aanvraag van documenten: presentatie
van het organisatiecertificaat.
5. De procedure voor het oprichten
van nieuwe clubs
Een club wordt opgericht in twee stappen:
I. Organisatiecertificaat: 20 leden
Dit is de belangrijkste stap in de oprichting
van een club. Het Organisatiecertificaat is de
Handboek voor de Luitenant Gouverneur 19

evestiging door Kiwanis dat de club lid is
van Kiwanis International.
Het Organisatiecertificaat wordt overhandigd
door de Luitenant-Gouverneur.
Leden ontvangen het lidmaatschapsinsigne
(speldje).
Stemrecht tijdens de Algemene Vergadering
van het District, KI-EF en KI.
Bijdragen op alle niveau’s (District, KIEF,
KI.)
II. Charteroverhandiging
Van zodra Kiwanis International beschikt
over het Organisatiecertificaat wordt het
Charter opgemaakt. Dit charter wordt door
KI naar de Gouverneur gestuurd die het dan
op zijn beurt zal overhandigen aan de club.
Dit is de erkenning van de club door de
plaatselijke gemeenschap.
20 Handboek voor de Luitenant Gouverneur

iv
De luitenant-gouverneur
en de clubs
1. Clubbezoeken
De Luitenant-Gouverneur bereidt zijn
bezoek zorgvuldig voor door het dossier van
de club vooraf te consulteren.
Vóór de statutaire vergadering organiseert
hij een vergadering met de Club Officieren
om:
het goed functioneren van het Clubbestuur
na te gaan
problemen of nalatigheden te bespreken
en op te lossen (proberen op te lossen):
ledenaantal - aanwezigheid - versturen
van het Club Bulletin (Kiwanigram)
te controleren of de sociale en de administratieve
rekening apart worden beheerd
ingelicht te worden over de sociale projecten
van de club, de divisie-, de districten
de KI-projecten
de betaling van de bijdragen aan de divisie,
het district, KI-EF en KI te controleren.
het tijdig versturen van de Maandrapporten,
de Ledenformulieren en het Verkiezingsrapport
te controleren.
2. Samenwerking met de district
secretaris
De Luitenant-Gouverneur legt van iedere
club een dossier aan. Hij controleert of het
Club Bulletin (Kiwanigram) en de Maandrapporten
regelmatig worden verstuurd.
Hij volgt de activiteiten en de evolutie van
iedere club op de voet. Zijn dossier evalueert
de club betreffende de voornaamste criteria:
aanwezigheid - ledenaantal - sprekers - buitenbezoeken
- bezoeken van andere clubs -
sponsoring - sociale projecten.
Op het einde van zijn mandaat zal hij de
essentiële stukken uit zijn dossier overdragen
aan zijn opvolger, evenals de documenten die
hij ontving van zijn voorganger en zijn officiële
briefwisseling. Al deze documenten maken
deel uit van de archieven van de Divisie.
Er wordt de Luitenant-Gouverneur ten zeerste
afgeraden tussen te komen in de aanvaarding
binnen georganiseerde of gecharterde
clubs in zijn Divisie.
3. Het oplossen van problemen
De Lt-Gouverneur dient beide zijden van een
conflict te analyseren - zonder erin deel te
nemen - en op een diplomatische manier het
probleem op te lossen. Indien hij het raadzaam
vindt, kan hij steeds een Adviserend
Comité aanstellen om hem te assisteren.
4. De luitenant-gouverneur
in zijn club
In zijn club is de Lt-Gouverneur net als alle
andere leden. Tijdens een officieel bezoek
aan zijn club zal hij het mogelijke doen om
de leden te informeren over Kiwanis, het
District en de Divisie.
5. Bijdragen en rapporten
BIJDRAGEN
Aan Kiwanis International (KI): éénmaal
Handboek voor de Luitenant Gouverneur 21

per jaar, gebaseerd op het ledenaantal op
30 september van ieder jaar en door het
District bevestigd.
Aan Kiwanis International Europese
Federatie (KI-EF): éénmaal per jaar,
gebaseerd op het ledenaantal op 30 september
van ieder jaar
Aan het District: éénmaal per jaar.
RAPPORTEN
Het Ledenformulier voor nieuwe leden
wordt gestuurd aan de Administratief Secretaris,
met kopie aan de Lt-Gouverneur.
Het Verkiezingsrapport van het Clubbestuur
(jaarlijks) moet vóór 1 juni gestuurd worden
naar de Administratieve Secretaris met kopie
aan de Lt-Gouverneur.
22 Handboek voor de Luitenant Gouverneur

v
Ambtsoverdracht van de club officieren
De informatie hieronder is enkel een richtlijn en kan aangepast
worden aan de gebruiken binnen uw divisie of club.
Ambtsoverdracht
Als intredende Lt-Gouverneur kan het zijn
dat u door menig club gevraagd wordt om
bij de ambtsoverdracht van hun Club officieren
aanwezig te zijn.
Datum, uur en plaats van de ambtsoverdracht
moeten worden opgevraagd tijdens
de vorming van de Club Officieren. Als u
verzocht wordt om de ambtsoverdracht uit te
voeren, vraag dan dat men u de volgende
informatie ten minste één week vóór deze
ceremonie verstrekt
Datum, uur en plaats.
Speciale gelegenheid of gewone statutaire
vergadering? Zijn de partners uitgenodigd?
Naam en functie van de uittredende
Directors en Officieren.
Naam en functie van de aantredende
Directors en Officieren
Standaard ambtsoverdracht
1. Erkenning van de uittredende Directors
en Officieren:
Vooraleer de nieuwe Officieren en Directors
aan te stellen wil ik eerst de Officieren en
Directors van het voorbije jaar een blijk van
erkenning geven. Wanneer ik uw naam vernoem,
gelieve dan recht te staan en te blijven
staan tot ik alle namen heb afgeroepen.
(Noem de namen, dank hen en vraag hen
naar voren te komen).
2. Erkenning van de Immediate Past
President.
(Roep de naam af en vraag hem naar voren
te komen).
Bij Kiwanis is het zo dat de Immediate Past
President nog een jaar deel zal uitmaken van
het Club Bestuur. Inderdaad een
verstandige voorwaarde. Uw ervaring als voorzitter
zal beslist nuttig zijn voor uw opvolger en
voor het nieuwe Club bestuur.
Ik overhandig u dan ook met plezier dit Past
President speldje als erkenning voor uw grote
bijdrage in het afgelopen administratief jaar.
Ik geef u tevens de verantwoordelijkheid om de
intredende President met raad en daad bij te
staan en uw uiterste best te doen als lid van het
Club Bestuur.
3. Nieuwe Directors.
Als ik uw naam vernoem, gelieve dan naar
voren te komen.
Het Club Bestuur is samengesteld uit uzelf, de
verkozen Directors en de Officieren. De meeste
zaken die uw club aanbelangen worden afgehandeld
door het Bestuur, u neemt aldus een
aanzienlijke verantwoordelijkheid op. U zal de
reglementen en activiteiten van de club bepalen,
het budget en de betaling van rekeningen
goedkeuren, de comités adviseren, leden toelaten
en disciplineren, en de club runnen.
Ik feliciteer u bij deze en weet dat u er alles zal
voor doen opdat de club z’n allerbeste jaar ooit
zou kennen.
4. Club Secretaris.
(Vraag de nieuwe secretaris om naar voren te
komen).
Bij Kiwanis is de club secretaris zowat de ‘miskende
held’. U bent verantwoordelijk voor het
verslag van club en bestuursvergaderingen,
rapporten, bijdragen, archieven, briefwisseling
Handboek voor de Luitenant Gouverneur 23

en andere aspecten die ervoor moeten zorgen
dat de club goed functioneert. Uw actieve deelname
en engagement in alle aspecten van het
clubleven zijn essentieel voor het succes van de
club in het komende jaar. Ik stel u dan ook met
plezier aan als Club Secretaris.
5. Club Penningmeester.
(Vraag de Penningmeester om naar voren te
komen).
Als Penningmeester bent u verkozen voor een
ambt dat absolute integriteit maar ook financiële
bekwaamheid vereist. Het is uw verantwoordelijkheid
om de fondsen van de club te
deponeren en ze te betalen volgens de richtlijnen
van het Club Bestuur. U zal verslag uitbrengen
over de stand van zaken tijdens iedere
Bestuursvergadering en op ieder bijkomend
verzoek van de Voorzitter of het Bestuur.
Ik stel u aan als Penningmeester van uw club,
wetend dat u trouw zal zijn aan het vertrouwen
dat u wordt gegeven.
6. De Vice-President (President-elect)
(Vraag de Vice-President om naar voren te
komen).
Als opvolger van de President moet u in zijn
afwezigheid zijn taken kunnen waarnemen. Ik
vraag u dan ook om de bemerkingen naar uw
nieuwe President toe tezelfdertijd te beschouwen
als bemerkingen naar uzelf toe.
7. De President.
(Vraag de President om naar voren te
komen).
U werd verkozen om het hoogste ambt te
bekleden dat in uw club kan opgenomen worden.
Het is een eervol ambt maar ook één met
grote verantwoordelijkheden. Het succes van
uw club tijdens het komend jaar zal in niet
geringe mate afhangen van uw leiderscapacteiten
tijdens club en bestuursvergaderingen
evenals van uw adviserende en inspirerende rol
naar uw commissies toe.
U heeft alle materiele hulpmiddelen voorhanden
en heeft een vorming gekregen die u in
staat moeten stellen om uw club te runnen als
een leidinggevend ambtsdrager. U zal meerdere
suggesties maken betreffende het algmeen
programma van uw club. Ook uw collega officieren,
directors en commissievoorzitters zullen
goede ideeën naar voren brengen. Neem de
taken van uw collega-officieren en directors
niet over. Inspireer hen om het beste van zichzelf
te geven. Tenslotte wil ik erop aandringen
dat u als objectief accepteert om uw club beter
te maken, zinvoller ook voor zijn leden en
waardevoller in zijn service naar de gemeenschap
toe.
Bij deze stel ik u formeel aan als Voorzitter van
deze club en hoop dat uw ambtsjaar uw hoogste
verwachtingen zal overtreffen.
8. Besluit.
Ik feliciteer de excellente officieren die hier
vandaag werden aangsteld en wens uw club
een bijzonder succesvol jaar toe. Ik verzeker u
tevens de volledige medewerking en assistentie
van de divisie, het district en de internationale
officieren en commissievoorzitters
24 Handboek voor de Luitenant Gouverneur

i
De verantwoordelijkheid
van de club voorzitter
1. Als voorzitter ben je de manager
van je club
Als Manager zal je constant navigeren tussen
je verlangen om alles zelf te doen – op die
manier kan het vlugger en moet je projecten
niet opnieuw behandelen – en het delegeren
van taken die het runnen van je club moeilijker
kunnen maken of zelfs kunnen resulteren
in het feit dat er niks wordt gedaan.
Je zal projecten moeten opzetten, actie ondernemen,
je leden inspireren om die projecten
te promoten en deze uiteindelijk ook
succesvol afsluiten.
Je zal dus je eigen ‘management-formule’
moeten vinden. Je moet je omringen door
een sterk team aan wie je taken kan doorgeven
en waarvan je ziet dat het werk goed
wordt gedaan.
Je zal veeleisend moeten zijn, zowel voor
jezelf als naar je leden toe.Je zal beslissingen
moeten nemen waarmee je leden akkoord
gaan.
b. Extern:
Zorg dat je club bekend is en gerespecteerd
wordt in je lokale gemeenschap.
Je zal ervoor moeten zorgen dat je gehoord
wordt; overtuig je leden ervan dat
‘wat jullie samen ondernemen datgene is
dat moet gedaan worden’.
3. Marketing-persoon
Zorg ervoor dat je regelmatig op de hoogte
wordt gehouden van wat er omgaat in
je club, de sfeer waarin initiatieven genomen
worden door Kiwanians. Je zal uit
dergelijke initiatieven moeten kiezen en
een maximum impact moeten garanderen.
Zorg ervoor dat het publiek het
imago van Kiwanis kent.
Wees toegewijd en beschikbaar.
Zorg ervoor de je leden voldoende geïnformeerd
zijn over Kiwanis in het algemeen.
2. Communicatie-persoon
a. Intern:
Zorg voor een dynamische sfeer in je club
door een wederzijdse uitwisseling van
informatie; breng verslag uit over sociale
activiteiten en projecten tussen individuen
die vaak enorm verschillen, maar die
samenkomen met dezelfde doelstelling in
een atmosfeer van vriendschap en
enthousiasme, m.a.w. de voornaamste
reden van bestaan voor een service club.
4. Ervaring
Je mandaat als Voorzitter zal veel tijd in
beslag nemen, maar je zal ervan genieten.
In je functie ben je de objectieven van
Kiwanis indachtig, evenals de dienstverlening
en het verlangen om de wereld te verbeteren.
Daarbij zal je steunen op de vriendschap en
de solidariteit die ons allen verenigt in
Kiwanis.
Handboek voor de Club Voorzitter 25

Als je het beste van jezelf hebt gegeven, zal je
aan het einde van je mandaat als Voorzitter
de volgende ervaringen hebben opgedaan
de erkentelijkheid van je clubleden omdat
je de fakkel zo goed hebt gedragen
een rijkere en grotere persoonlijke ontwikkeling
dankzij je vele contacten, je
inspanningen en de ervaringen die je
opdeed tijdens je service voor Kiwanis.
Meer nog, aangezien je een goede Voorzitter
was, wil je misschien je Divisie of je District
gebruik laten maken van je kwaliteiten door
District-officier te worden (bijv. Lt-Gouverneur)
Het is belangrijk dat we niet allemaal van de
veronderstelling uitgaan dat iemand anders
wel die functie op zich zal nemen. Kiwanis
kan pas goed functioneren als we allemaal
een deel van de verantwoordelijkheid op ons
nemen, verantwoordelijkheden die jij al zult
hebben opgenomen tijdens je jaar als Voorzitter.
Aangezien je Voorzitter bent, ben je ook een
ervaren Kiwanian. Maar als geheugensteun
hebben wij in dit handboek ook de geschiedenis
en de structuur van onze organisatie
opgenomen zodat je er tijdens je mandaat als
Voorzitter niet allerlei bronnen moet gaan
op naslaan.
Zorg ervoor dat er een continuïteit is in het
functioneren van je club door je voorganger
en je opvolger te betrekken in dit proces.
Eenzelfde persoon zou drie opeenvolgende
jaren betrokken moeten zijn, in de volgende
fases:
1. ‘Leren’: tijdens het jaar als Voorzitter-elect
2. ‘Doen’: tijdens het jaar als Voorzitter
3. ‘Adviseren’: tijdens het jaar als Immediate
Past Voorzitter
26 Handboek voor de Club Voorzitter

ii
Jouw team
Als Voorzitter ben je verantwoordelijk voor
je club.
1. Secretaris
De link tussen de leden, de Kiwanis structuur
en je collega’s.
Verstrekt informatie en bericht over data
van speciale gebeurtenissen, zowel naar
de leden van je club toe als daarbuiten.
Is noodzakelijk voor het optimaal
functioneren van je club en van Kiwanis
International.
Houdt de verslagen bij van de club-,
bestuur- en comissievergaderingen.
Legt alle briefwisseling van het District of
van Kiwanis International voor aan de
betrokken officieren of commissievoorzitters.
Wordt zorgvuldig door jou uitgekozen.
Zorg ervoor dat de Secretaris zijn/haar taken
regelmatig vervult:
dat uitnodigingen tijdig worden verstuurd
dat Kiwanigrammen regelmatig worden
opgesteld en uitgestuurd
dat nieuwe ledenformulieren en adreswijzigingen
naar het district worden gestuurd
maandrapporten naar de Lt-Gouverneur
en de District Secretaris worden gestuurd
dat het Verkiezingsrapport van het nieuwe
Clubbestuur naar het district wordt
gestuurd.
2. Penningmeester
De Penningmeester is de boekhouder van
de club. Zonder fondsen kan Kiwanis
immers niet operationeel zijn.
De club moet er een foutloze boekhouding
op nahouden.
De Penningmeester controleert dat alle
bijdragen en andere inkomsten op de
juiste rekening worden betaald. Het is
tevens belangrijk dat de Voorzitter iedere
uitgave van de club vooraf goedkeurt.
Betaalt regelmatig de bijdragen aan de
Divisie, het District en KI. Je zal zien of
het raadzaam is dat je Penningmeester
beschikt over een volmacht op de bankrekening(en).
Onthoud dat de Voorzitter de
enige verantwoordelijke is voor de fondsen
van de club, in een verenigingsstructuur.
3. Vice-voorzitter
Zal je assisteren in je taken als voorzitter.
4. Voorzitter-elect
Zal de volgende Voorzitter van je club worden.
Stelt een team samen voor het volgende
jaar.
Sleutelfiguur in het optimaal functioneren
van je club (= de persoon die volgend
jaar de club zal voorzitten).
Zit, in afwezigheid van de Voorzitter, de
statutaire, bestuur- en commissievergaderingen
voor.
Woont de vergaderingen van de Commissievoorzitters
bij.
Voert de taken uit die bij dit mandaat
horen of die hem/haar door de Voorzitter
of het Bestuur worden toebedeeld.
De tijd dat hij/zij samenwerkt met de
Voorzitter zal reeds veel inzicht geven op
de taken van het volgende jaar.
Aanwezigheid op de Opleidingssessie van
de Divisie, de Divisie-vergaderingen
Handboek voor de Club Voorzitter 27

evenals de District- en Internationale
Conventies zal de Voorzitter-elect helpen
in de leidinggevende functie de hij/zij het
volgend jaar op zich zal nemen.
Zijn/haar mandaat zal moeten bevestigd
worden tijdens de verkiezingen in
april/mei. Vergeet vooral de Lt-Gouverneur
en het District niet in te lichten over
de uitslag van die verkiezingen d.m.v. de
aangewezen documenten.
5. Immediate past voorzitter
werd niet door jou gekozen, hij/zij was er
reeds vóór jou.
Om een continuïteit te verzekeren moet je
ervoor zorgen dat hij/zij actief blijft
binnen de club.
Hij/zij moet kunnen verder werken,
weliswaar samen met jou, aan de projecten
die hij/zij reeds had opgestart. Hij/zij
moet je ook helpen met de nieuwe projecten
die jij opstart, samen met de Voorzitter-elect.
Tijdens ieder Kiwanis jaar duidt de Voorzitter
Commissie-voorzitters aan volgens
de acties die jouw club onderneemt. Elke
Commissie Voorzitter omringt zich dan
door een team en rapporteert regelmatig
over zijn/haar activiteiten en resultaten
aan de Voorzitter, het Bestuur en de leden
tijdens een statutaire vergadering. Het is
raadzaam deze Commissies bij het begin
van een Kiwanis jaar, m.a.w. in oktober,
samen te stellen zodat zij hun projecten
tijdig kunnen aanvatten en realiseren,
rekening houdend met de vakantiemaanden
(juli en augustus).
6. Directors:
zie organigram in bijlage
7. IT Verantwoordelijke
Zorg ervoor dat er in uw club een persoon
verantwoordelijk is voor het regelmatig
opvolgen van de verschillende Kiwanis websites
en dat hij/zij hierover verslag uitbrengt
aan de clubleden.
8. Je opvolger
Je zal erop toezien dat je opvolger wordt verkozen
onder de actieve en gemotiveerde
leden van je club. Hij/zij moet zo snel mogelijk
worden verkozen, zodat hij/zij kan geassocieerd
worden met jouw projecten om op
die manier de continuïteit v/h management
te garanderen. De Voorzitter-elect moet minstens
één jaar op voorhand worden verkozen.
9. Jij en je club
Opdat je zou weten hoe je je club moet voorzitten,
dien je:
aanwezig te zijn op de twee opleidingssessies
die jouw Divisie organiseert voor de
verkozen Club Officieren.
de officieren die je uitgekozen hebt te
informeren, begeleiden en superviseren
zodat zij hun taken kunnen vervullen als
een bedrijfsmanager.
je club te runnen en onder controle te
houden; ervoor te zorgen dat managementproblemen
niet worden afgehandeld
tijdens de statutaire vergaderingen:
behandel problemen tijdens je Bestuursvergadering
(bvb betreffende het management)
behandel specifieke items tijdens een statutaire
vergadering (bvb de bijdragen)
behandel specifieke onderwerpen tijdens
een speciale Algemene Vergadering (wijziging
van de clubstatuten, bvb. wijziging
van de plaats van de clubbijeenkomsten)
blijf in nauw contact met de Lt-Gouverneur.
28 Handboek voor de Club Voorzitter

weet dat de district directory de namen
van alle District Officieren weergeeft. Zij
blijven ter beschikking voor het geval je
Lt-Gouverneur je niet kan helpen.
Onderhoud een goed contact met de clubs
uit je Divisie. Het is misschien een goed idee
om bepaalde leden van jouw club te laten
instaan voor contacten met specifieke clubs
uit de Divisie. Wanneer zij verslag uitbrengen,
krijg jij een beter beeld van wat er zoal
gebeurt in andere clubs.
10. Vergeet vooral niet
je Officierslint te dragen tijdens de statutaire
vergaderingen.
je Clubvlag duidelijk zichtbaar te hangen
tijdens elke vergadering.
de traditionele ceremonie te respecteren
(opening van de vergadering met de klok,
voorstelling van de bezoekers, protocol,…)
dat ieder lid zijn/haar Kiwanis-speld moet
dragen.
Handboek voor de Club Voorzitter 29

iii
Maak van je club
een actieve club
Hier volgen enkele tips die je kunnen begeleiden
tijdens je mandaat van Voorzitter.
1. Statutaire vergadering:
Een statutaire vergadering wordt goed voorgezeten:
als het tijdschema wordt gerespecteerd (je
moet als eerste aanwezig zijn)
als de traditionele gebruiken worden
gehandhaafd (gong, vlag, voorstelling van
bezoekers,…)
als de Voorzitter zijn/haar vergadering
waardig en nauwkeurig voorzit
als ze goed voorbereid was door de Voorzitter
als er een variatie aan thema’s moet worden
besproken
als ze wordt opgeluisterd door interne
gelegenheden (verjaardagen,…)
als bezoekers, sprekers en gasten op het
voorplan worden geplaatst
als de vergadering binnen het tijdschema
wordt beëindigd
als er een atmosfeer van vriendschap en
tolerantie is, de waarden waar Kiwanis
voor staat.
De AGENDA van een Bestuurs- en Statutaire
vergadering
Voorlezen en goedkeuring van het verslag
van de vorige vergadering,
Financieel rapport,
Maandrapport van de club,
Verslag van de Commissies,
Planning voor sociale en culturele projecten.
2. Financiën
Het is belangrijk dat je nagaat welke gelden
er precies op/van de verschillende rekeningen
gaan (sociale- & werkingskas). Vraag uw
Penningmeester om u regelmatig een stand
van zaken te geven, zowel wat betreft de
boekhouding als de rekeningen en het
gebruik van de fondsen.
3. Betaling van de bijdragen
Aan Kiwanis International (éénmaal per
jaar), gebaseerd op het ledenaantal van de
club op 30 september van ieder jaar.
Aan Kiwanis International European Federation
(éénmaal per jaar), gebaseerd op het
ledenaantal op 30 september van ieder jaar.
Aan het District: Districtbijdragen (éénmaal
per jaar)
4. Rekruteren van nieuwe leden
Bezorg de Commissie voor Aanwerving een
overzicht van het bestaande ledenaantal, van
de planning voor het komende jaar en van de
permanente expansie doelstellingen, zij het
wel met de essentiële voorwaarde voor het
goed functioneren van de club indachtig: het
samenbrengen van mensen die voldoen aan
de eisen van de statuten en aan de Kiwanis
geest.
JE MOET OOK:
een groei van het ledenaantal verzekeren
de nieuwe leden opleiden
30 Handboek voor de Club Voorzitter

de nieuwe leden officieel verwelkomen
tijdens een speciale ceremonie
ervoor zorgen dat ieder nieuw lid verantwoordelijk
is voor een specifieke taak
ervoor zorgen dat de leden, waaronder
vooral de nieuwe, fiere Kiwanians zijn
aandringen op een regelmatige aanwezigheid
tijdens de statutaire vergaderingen.
5. Sociale projecten:
Om sociale projecten te doen slagen moet je:
een inventaris opmaken van wat echt
nodig is
de middelen en mogelijkheden analyseren
om het project te realiseren
een budget opstellen
de resultaten opmeten
het impact bekend maken
6. Commissies:
Je moet een aantal commissies samenstellen.
Elke Commissie-voorzitter krijgt dan een
specifieke taak/project, onder jouw supervisie.
Je laat de Commissievoorzitters verslag
uitbrengen tijdens de Bestuurs- en Statutaire
vergaderingen.
Deze Commissies kunnen zich toeleggen op:
het clubleven – de Aanwervingscommissie
Sociale projecten – Sociale Commissie
Financiën – Penningmeester – Financiële
Commissie
Public Relations
Kiwanis Junior
Expansie
Je kan ook een Commissie samenstellen
voor een specifiek project, zelfs éénmalig.
Handboek voor de Club Voorzitter 31

iv
Vriendschap
Public relations
1. Nieuwe Clubs en Peterschap
We moeten voortdurend denken aan het
oprichten van nieuwe clubs. In je buurt is er
beslist een groep mensen die een nieuwe club
zou kunnen vormen. Je kan altijd het handboek
voor New Club Builders raadplegen dat
ter beschikking is.
2. De procedure voor het oprichten
van nieuwe clubs
Er zijn twee stappen om een nieuwe club op
te richten:
a. Organisatiecertificaat: 20 leden
Dit is de belangrijkste stap in de creatie
van een nieuwe club, het moment waarop
hij deel gaat uitmaken van de Kiwanis
familie. Hij heeft nu een structuur, een
sociaal project, zijn leden dragen de
K-speld, de Club Officieren de linten.
De club heeft zes maanden om dit stadium
te bereiken. Zijn Organisatiecertificaat
wordt overhandigd door de Lt-Gouverneur,
in het bijzijn van de peterclub en
vrienden, dit alles tijdens een officiële
ceremonie.
b. Chartercertificaat: Van zodra Kiwanis
International over het Organisatiecertificaat
beschikt, wordt ook het Chartercertificaat
opgesteld. Dit Charter wordt dan
door KI naar de Gouverneur gestuurd,
die het persoonlijk zal overhandigen aan
de club.
3. Kameraadschap tussen de leden
Je moet activiteiten met partner organiseren
zoals picknicks, uitstappen, sportmanifestaties,
inter-club vergaderingen,… Zorg ervoor
dat er tolerantie is ten opzichte van de persoon
die je specifieke taken hebt opgedragen
of die jou zal opvolgen. De tolerantieregel zal
bijdragen aan de goede atmosfeer binnen de
club.
In geval van conflicten moet je een Arbitragecommissie
samenstellen (bvb een Raad van
Past Voorzitters). Het is aangewezen deze
Commissie voor een termijn van 2 tot 3 jaar
samen te stellen.
4. Public relations
Zorg ervoor dat ieder lid trots is om de
K-speld te dragen; je moet het imago van
Kiwanis promoten, naamplaten ophangen
daar waar je club vergadert,…
32 Handboek voor de Club Voorzitter

v
Jij en de divisie
Jij en het district
1. Jij en de divisie
De Divisie wordt geleid door de Lt-Gouverneur,
zelf een Past Voorzitter. De Lt-Gouverneur
is lid van het Districtbestuur en vertegenwoordigt
de Gouverneur in zijn Divisie.
Je moet de Lt-Gouverneur verwelkomen in je
club en hem als een genodigde behandelen.
Hij zal de administratie en de boekhouding
controleren en de opvolging van de sociale
projecten superviseren. Het is raadzaam geen
bezoekers noch sprekers uit te nodigen tijdens
zijn bezoek.
De Lt-Gouverneur moet tweemaal per jaar
de Club Officieren van de clubs uit zijn Divisie
uitnodigen (Voorzitter, Secretaris, Penningmeester,
Elect en Past). Je moet deze vergadering
bijwonen. Als jouw club wordt
gekozen als organiserende club moet je dat
accepteren (het is een eer die jouw club te
beurt valt) en jij zal de gastheer/-vrouw zijn.
Het is belangrijk dat dergelijke vergaderingen
goed verlopen en dat de Officieren van
de andere clubs hartelijk worden verwelkomd.
Je bent de tussenpersoon tussen de
club en de Lt-Gouverneur en zal hem informeren
over problemen die zich zouden kunnen
voordoen.
2. Jij en het district
De Secretaris dient het Kiwanigram te versturen
naar de Lt-Gouverneur en de Gouverneur;
een maandrapport dient naar de
District Secretaris en de Lt-Gouverneur
gestuurd te worden binnen de acht dagen.
De Penningmeester moet het volgende betalen:
BIJDRAGEN
Aan Kiwanis International: éénmaal per
jaar, gebaseerd op het ledenaantal op
30 september van ieder jaar.
Aan Kiwanis International European Federation:
éénmaal per jaar, gebaseerd op het
ledenaantal op 30 september van ieder
jaar.
Aan het District: éénmaal per jaar.
Aan de Divisie: een vaste bijdrage zoals
vastgesteld tijdens de Divisievergadering;
deze bijdrage moet de kosten van het
Divisiebestuur dekken (Lt-Gouverneur,
Secretaris,…)
De club dient drie van zijn leden af te vaardigen
naar het Districtcongres. Om stemgerechtigd
te zijn tijdens de Algemene Vergadering
en amendementen van de Statuten te
kunnen indienen, moet de club zijn bijdragen
betaald en correct gerapporteerd hebben
aan KI-EF en het District. De club kan een
kandidaat naar voor brengen voor het mandaat
van Lt-Gouverneur of Gouverneur.
Handboek voor de Club Voorzitter 33

i
De verantwoordelijkheid
van de Club Secretaris
Jouw verantwoordelijkheid is bepalend. Jij
bent degene die, door de briefwisseling, de
clubatmosfeer levendig houdt, zowel intern
als buiten de clubmuren.
Een onbekwame Club Secretaris kan ernstige
schade berokkenen aan de toekomst van
zijn/haar club, ondanks de goodwill van de
Voorzitter. Jouw taak is, alhoewel dikwijls
onvoldoende erkend, zeer fundamenteel. Het
vereist veel nauwkeurigheid en houdt veel
menselijk contact in. Je zal zonder twijfel aan
het einde van je mandaat deze taak als een
leerrijke ervaring beschouwen.
Een goede Secretaris heeft veel contacten en
voelt zich comfortabel, zowel aan de telefoon
als op papier. Het is een mens van intiatieven
en tegelijkertijd de dichtste en waardevolste
medewerker van deVoorzitter.
1. Verantwoordelijkheden
De Secretaris is de link tussen de leden en
de Kiwanis structuur.
Hij/zij verstrekt de clubleden informatie,
nieuws, data van speciale gebeurtenissen,…
Hij/zij is noodzakelijk voor het goed
functioneren van de club evenals voor
Kiwanis International.
Hij/zij maakt een verslag van de statutaire,bestuur-
en commissievergaderingen.
Hij/zij legt de briefwisseling van Kiwanis
International en het District voor aan de
betrokken Officieren, Commissies of
leden.
Hij/zij voert regelmatig zijn/haar taken
uit en zorgt ervoor dat
– uitnodigingen tijdig worden verstuurd,
– Kiwanigrammen zo vlug mogelijk worden
opgesteld en uitgestuurd.
– formulieren voor nieuwe leden/adreswijzigingen
naar het district worden
gestuurd
– maandrapporten naar de Lt-Gouverneur
en de District Secretaris worden
gestuurd
– het Verkiezingsrapport van het nieuwe
Clubbestuur naar het district wordt
gestuurd.
– de Penningmeester de bijdragen aan
KI, de European Federation, het
District en de Divisie tijdig betaalt.
2. Statutaire vergaderingen
Tijdens de Statutaire vergaderingen zorgt de
Secretaris voor
de voorstelling van de bezoekers
het voorlezen van de briefwisseling
het voorlezen van de aankondigingen
het aankondigen van verjaardagen en
andere gebeurtenissen
het noteren van de aanwezigen
de notulen voor het volgende Kiwanigram
3. Het Kiwanigram
Dit Kiwanigram kan beschouwd worden als
het verslag van de voorgaande vergadering.
34 Handboek voor de Club Secretaris

Het is een informatiebron voor die leden die
niet aanwezig waren, voor de andere clubs in
het District waarmee jouw club een speciale
band heeft, enz.
Het dient naar ALLE leden van je club
gestuurd te worden.
Nota
De Clubleden mogen het niet later dan één week na de
vergadering ontvangen.
Deel het niet uit tijdens de eerstvolgende vergadering,
want dan heeft men er geen interesse meer voor.
4. Bijdragen en rapporten
a. Bijdragen
Aan Kiwanis International: éénmaal per
jaar, gebaseerd op het ledenaantal op 30
september van ieder jaar
Aan Kiwanis International European
Federation: éénmaal per jaar, gebaseerd
op het ledenaantal op 30 september van
ieder jaar
Aan het District: éénmaal per jaar
b. Rapporten
Het Ledenformulier wordt ingevuld voor
nieuwe leden en wijzigingen voor bestaande
leden; kopie wordt gestuurd naar de Administratief
Secretaris van het District.
5. Aan het eind van je mandaat
woon je de tweede Divisievergadering bij,
samen met je Voorzitter
leid je de volgende Secretaris op en draag
je hem/haar je taken over
bestel je een naamplaatje voor je
Officierslint
klasseer je de documenten van jouw jaar
in de archieven.
Nota
Een Senior Lid moet lidgeld betalen aan Kiwanis International,
de European Federation, het District en de
Club.
Een Life Member betaalt geen bijdragen aan Kiwanis
International.
Handboek voor de Club Secretaris 35

i
De verantwoordelijkheid
van de Club Penningmeester
1. Voornaamste verantwoordelijkheden
De Penningmeester is de boekhouder van
de club. Zonder fondsen kan Kiwanis niet
operationeel zijn. De club moet er een
foutloze boekhouding op nahouden.
Hij/zij houdt de boeken bij met alle
financiële transacties en houdt die ter
beschikking voor controle op eender welk
tijdstip.
Hij/zij betaalt facturen zoals goedgekeurd
door het Bestuur en op aanvraag van de
Secretaris.
Hij/zij stuurt facturen voor de bijdragen
naar alle leden en deponeert de gelden.
Hij/zij klasseert de bankuittreksels.
Hij/zij deponeert de lidgelden en andere
inkomsten (fondsen) op de juiste rekening.
Hij/zij betaalt de bijdragen aan KI, KI-EF,
het District en de Divisie.
Hij/zij brengt verslag uit op de jaarlijkse
algemene vergadering.
2. De club financiën
Inkomsten van de club
Ieder Kiwanislid moet lidgelden betalen zoals
bepaald door de club.
Uitgaven van de club
Bijdragen
Aan Kiwanis International: éénmaal per
jaar, gebaseerd op het ledenaantal op
30 september van ieder jaar.
Aan Kiwanis International European
Federation: éénmaal per jaar, gebaseerd
op het ledenaantal op 30 september van
ieder jaar.
Aan het District: éénmaal per jaar.
Aan de Divisie: een vast bedrag.
3. De rekeningen van de club
Ieder club moet over twee rekeningen
beschikken
Een administratieve rekening (werkingskas)
voor alle administratieve kosten van
de club. De inkomsten van die rekening
bestaan voornamelijk uit de jaarlijkse lidgelden
van de leden, de maaltijden en de
registratiebijdrage van nieuwe leden.
Een sociale rekening (sociale kas) voor de
sociale projecten van de club. De inkomsten
voor deze rekening komen voornamelijk
uit de opbrengsten van de clubprojecten
waaraan ook het publiek
deelneemt.
Nota:
Een club heeft zijn financiële verplichtingen niet vervuld
als hij zijn bijdragen aan KI, de European
Federation of het District niet binnen de zestig (60)
dagen na factuurdatum heeft betaald. Een club in deze
positie kan geen leden als stemgerechtigden afvaardigen
naar District-, Federatie– of Internationale congressen
als stemgerechtigden. Als het niet betalen van
diezelfde bijdragen de termijn van 150 dagen overschrijdt,
verliest de club zijn actieve status, m.a.w. deze
club zal niet langer de diensten van het District, de
European Federtaion of Kiwanis International kunnen
genieten.
36 Handboek voor de Penningmeester

Algemene informatie
Kiwanis International
Regional Service Center - Europe
Leiekaai 25D
B-9000 GENT, België
Tel.: +32 (9) 216 77 77
Fax: +32 (9) 216 77 70
Website: www.kiwanis-europe.org
Naam en Functie Telefoon E-mail Adres
Anne-Marie VANDENABEELE +32-9/216 77 74 vandenabeele@kiwanis-rsc.be
Directeur Administratie
Lydia IVANOW +32-9/216 77 73 ivanow@kiwanis-rsc.be
Directeur Membership &
Expansie
Europa / Centraal Azië / Afrika
Petra KADACH +32-9/216 77 72 kadach@kiwanis-rsc.be
Assistent Membership &
Expansie
Europa / Centraal Azië / Afrika
Maureen DANCKAERT +32-9/216 77 77 danckaert@kiwanis-rsc.be
Vertaling Duits
Charlotte LAPOUILLE +32-9/216 77 79 lapouille@kiwanis-rsc.be
Vertaling Frand & Italiaans
Carla VAN DE VIJVER +32-9/216 77 78 vandevijver@kiwanis-rsc.be
Vertaling Italiaans & Spaans
Eveline VEREEKEN +32-9/216 77 77 vereeken@kiwanis-rsc.be
Financiën
Onze kantoren zijn geopend van maandag tot vrijdag, van 8u30 tot 17u00
Handboek voor Kiwanis Officieren 37

Kalender
Oktober 1 Begin van een nieuw Kiwanis jaar
Oktober 10 Deadline voor districten om de ledenaantallen
per club te bevestigen aan KI
November 15 KI verstuurt de jaarlijkse faktuur naar de clubs
Januari 15 Deadline voor de betaling van de lidgelden aan KI
en KIEF
September 30 Deadline voor de bevestiging van het ledenaantal
van uw club aan uw district
September 30 Einde van een Kiwanis jaar
Maandelijkse / trimestriele
rapporten&formulieren:
Clubs in districten:
Versturen van het Ledenformulier naar de verantwoordelijke district officier
Versturen van het Maandrapport naar de verantwoordelijke District officier
Versturen van het Verkiezingsrapport naar de verantwoordelijke District Officier
Club in regio’s buiten district:
Vesturen van het Ledenformulier naar het RSC in Gent, België
Vesturen van het trimestrieel rapport naar het RSC in Gent, België
Vesturen van het Verkiezingsrapport naar het RSC in Gent, België
38 Handboek voor Kiwanis Officieren

Nota’s

Nota’s