Februari - Gemeente glabbeek

Ondernemen
21
Een beleefde mail
Bij meer bedrijven dan u denkt loopt het mis met de opvolging van de openstaande schulden. Een reden
kan onderbemanning van de afdeling boekhouding zijn, maar ook gewoon een te laks facturenbeleid.
Omgekeerd kan laatbetaling ook een zaak van slordigheid van de kant van de cliënt zijn. Zo’n misverstand
is via een simpele mail op te lossen. Herinner de cliënt eraan dat de bewuste factuur nog niet is
voldaan. Wanneer deze strategie geen resultaat oplevert, moet de zaak anders worden aangepakt.
Advocaat, rechter, gerechtsdeurwaarder
U kunt dan een advocaat onder de arm nemen. Via een brief herinnert die de cliënt er nogmaals aan dat
er nog een factuur openstaat. Veel hoeft dat niet te kosten, maar het nog openstaande bedrag moet wel
in verhouding staan tot het ereloon dat uw advocaat u aanrekent.
De logische volgende stap is het inschakelen van een gerechtsdeurwaarder, die de wanbetaler een dagvaarding
zal bezorgen. Daardoor wordt de zaak voor de rechter gebracht, die zal oordelen of het bedrag
terecht gevorderd wordt. Als de rechter u in het gelijk stelt, dan veroordeelt hij de cliënt om u te betalen.
Deze aanpak geldt gezien het kostenplaatje alleen voor bedragen van meerdere honderden euro’s. De
procedure is bovendien vrij drastisch en kan u in het ergste geval een cliënt kosten. De aanpak moet
daarom verschillend zijn naargelang van de kwaliteit van de onderlinge relatie. Over het algemeen zal
men slechts naar een advocaat stappen nadat elke poging om tot een minnelijke regeling te komen is
mislukt.
Een goede boekhouder is zijn geld waard
De opvolging van debiteuren is een vak apart en kan op verschillende manieren gebeuren.
Een eerste mogelijkheid is dat het bedrijf zelf instaat voor de monitoring. Dat veronderstelt de aanwezigheid
van een goed uitgebouwde boekhoudafdeling, iets wat vaak in kleinere bedrijven niet het geval is.
Een tip voor KMO’s: doe een beroep op een externe boekhouder, hij is zijn geld meer dan waard.
Er bestaan nog andere manieren om aan debiteurenbeheer te doen. We praten dan bijvoorbeeld over
kredietverzekering en factoring. Kredietverzekering komt de facto neer op het indekken (zeg maar:
verzekeren) van openstaande facturen, terwijl factoring eerder mag gerangschikt worden onder beheer
(of uitbesteden) van facturen. Bij factoring worden de vorderingen op de cliënten overgedragen op een
specialist ter zake (een factoringbedrijf). Bij kredietverzekering zijn twee partijen betrokken: het bedrijf
en de verzekeraar, bij factoring drie: het bedrijf,de cliënt en de specialist in factoring. De meeste factoringbedrijven
spelen liever op zeker en vragen dat er tevens een kredietverzekering wordt afgesloten.
Alles heeft zijn prijs
Een logische vraag is uiteraard wat extra beschermingsmaatregelen als kredietverzekering en/of factoring
aan een bedrijf kosten. Een concreet bedrag valt daar moeilijk op te plakken, alles is afhankelijk van
geval tot geval.
Bovendien zal een factoringbedrijf niet eender welke vordering innen. Kleinere bedragen komen sowieso
niet in aanmerking. Factoring kost namelijk een behoorlijk percentage van de omzet (afhankelijk van
het risicoprofiel) en de factoringbedrijven willen een serieuze vergoeding voor de geleverde inspanningen.
Er zijn nog wel andere mogelijkheden om achter onbetaalde facturen aan te gaan. Soms biedt een
incassobureau soelaas. Die bureaus zijn gespecialiseerd in het innen van schulden door herhaaldelijk
contacteren van de wanbetaler. Het inschakelen van een dergelijk bureau lijkt echter alleen aangewezen
wanneer de cliënt zich daadwerkelijk als een dwarsligger opstelt.
Foei Vadertje staat
Schuldvorderingen hoeven niet noodzakelijk een blok aan het been te vormen, maar tijdig ingrijpen is
wel noodzakelijk. Volgens een onderzoek uitgevoerd door Intrum Iustitia scoort ons land qua betalingstermijnen
beduidend slechter dan de buurlanden. De Belgische staat geniet zelf op het vlak van betaling
van haar facturen een weinig benijdenswaardige reputatie. Vooral in de tweede helft
van het boekjaar worden facturen doorgeschoven naar het volgende boekjaar, kwestie
van de begroting te doen kloppen.
Extra aandacht besteden aan debiteurenbeheer is tegen deze achtergrond dus zeker
geen overbodige luxe. Het zetten van de juiste stappen moet deel uitmaken van een
weloverwogen politiek. Daarom nogmaals deze vuistregels:
- Bewaak nauwlettend de kwaliteit van uw cliëntenportefeuille.
- De relatie met de cliënt is een niet te onderschatten factor in een goed facturenbeheer.
- Verkopen alleen volstaat niet, er moet ook tijdig betaald worden.