Bestuursreglement - Woonstichting De Key

BESTUURSREGLEMENT VAN
WOONSTICHTING LIEVEN DE KEY (HANDELSNAAM WOONSTICHTING DE KEY) TE
AMSTERDAM
Artikel 1. Status en inhoud van het reglement
1. Dit reglement dient ter aanvulling op de regels en voorschriften die op het bestuur van toepassing
zijn op grond van de wet en/of de statuten van de stichting en geeft een nadere regeling voor de
verhouding tussen de Raad van Commissarissen en het bestuur.
2. Indien een of meer van de bepalingen uit dit reglement niet of niet meer geldig zijn, tast dit de
geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
3. Onverminderd het bepaalde in dit reglement hanteert het bestuur voor zijn functioneren als
uitgangspunt de algemene beginselen van governance en zal handelen conform de Aedescode
en de Governancecode Woningcorporaties.
Artikel 2. Het Bestuur
Conform artikel 6 lid 1 van de statuten bestaat het bestuur uit de algemeen directeur. Deze is
belast met het besturen van de stichting en met de leiding van de dagelijkse werkzaamheden
van de stichting en is daarmee verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen van de
stichting, de strategie en het beleid en de daaruit voortvloeiende resultatenontwikkeling. Dit
geldt evenzeer voor de deelnemingen, de stichtingen en de BV’s waarvan de stichting
bestuurder is.
Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de Raad van Commissarissen en aan
toezichthoudende instanties. Het bestuur richt zich bij de vervulling van zijn taak naar het
belang van de stichting en de met haar verbonden ondernemingen en weegt daartoe de in
aanmerking komende belangen van de bij de stichting betrokkenen af. Het bestuur verschaft de
Raad van Commissarissen tijdig alle informatie die nodig is voor het uitoefenen van de taak van
de Raad van Commissarissen.
Het bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, het
beheersen van de risico’s verbonden aan de activiteiten van de stichting, voor de financiering
en de financiële soliditeit van de stichting. Het bestuur overlegt met de Financiële Commissie
van de Raad van Commissarissen van de stichting en rapporteert hierover en bespreekt de
interne risicobeheersings- en controlesystemen met de Raad van Commissarissen. Het bestuur
overlegt tevens met de Commissie Projectontwikkeling van de Raad van Commissarissen over
het gehele ontwikkelportfolio en (projectontwikkelings)investeringsvoorstellen.
Artikel 3. De directie
Het bestuur stelt een directie samen bestaande uit drie personen met ieder een specifiek
aandachtsgebied namelijk:
- Algemeen directeur, voorzitter van de directie;
- directeur Projectontwikkeling;
- directeur Wonen.
Het bestuur stelt een directiereglement op, ter nadere vaststelling van de onderlinge verhoudingen en
verantwoordelijkheden binnen de directie. Tevens stelt het bestuur een controllerreglement op waarin
de positie van de interne controller (de Manager CT&I) wordt geregeld.
Bestuursreglement Woonstichting De Key Amsterdam
15 december 2011

Artikel 4. Overleg door het bestuur
1. Het bestuur overlegt periodiek met de voorzitter van de Raad van Commissarissen aangaande
onder meer de ontwikkelingen binnen de stichting.
2. De agenda van de vergadering van de Raad van Commissarissen wordt afgestemd door de
voorzitter van de Raad van Commissarissen met het bestuur, een en ander in overeenstemming
met het ‘Reglement werkwijze Raad van Commissarissen’.
3. Het bestuur onderhoudt de contacten en vervult de verplichtingen zoals deze zijn opgenomen in
artikel 26 van de statuten van de stichting met betrekking tot de vereniging De Bouwmaatschappij.
Artikel 5. Beleid, Planning en Controlcyclus
1. Het bestuur stelt een ondernemings/strategisch plan op voor een periode van vijf jaar. Het bestuur
stelt dit jaarlijks bij en legt het geactualiseerde meerjarenplan ter goedkeuring voor aan de Raad
van Commissarissen.
2. Het bestuur stelt vóór 1 december van enig jaar de jaarplanning en -begroting op ten aanzien van
investeringen, onderhoud en exploitatie, alsmede liquiditeits- en financieringsprognoses. Het
bestuur legt deze stukken ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen.
3. Het bestuur verstrekt per kwartaal een managementrapportage aan de Raad van Commissarissen
van de werkelijke cijfers in relatie tot de begroting, alsmede een prognose voor het gehele
boekjaar, voorzien van een analyse van de afwijkingen en mogelijke impact.
4. Het bestuur rapporteert jaarlijks de strategie en de risico's verbonden aan de stichting en de
beoordeling van het bestuur van de opzet van de interne risicobeheersings- en controlesystemen.
Deze rapportage wordt ter bespreking aangeboden aan de Raad van Commissarissen.
Artikel 6. Uitvoering van het beleid
1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid zoals vastgelegd in het
goedgekeurde jaarplan en de begroting.
2. Overschrijdingen van de begroting en/of transacties, die meer bedragen dan onderstaande
waarden en voor zover niet geadresseerd in de statuten (d.d. 30 december 2008), het
Treasurystatuut (d.d. 8 juli 2010) en Treasuryjaarplan en/of Investeringsstatuut (d.d. 8 juli 2010),
behoeven voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen:
a. voor investeringen: het door de Raad van Commissarissen op 16 november 2011
goedgekeurde voorstel hoe om te gaan met wijzigingen (zowel financieel als programmainhoudelijk)
in de projecten nadat besluitvorming over het investeringsvoorstel heeft
plaatsgevonden;
b. voor planmatig onderhoud: 5% van het totale planmatig onderhoud volgens het goedgekeurde
planmatig onderhoudsplan;
c. voor financieringen en beleggingen: 5% van het totale financierings- c.q. beleggingsbedrag per
transactie volgens het goedgekeurde financierings- en beleggingsjaarplan;
d. voor bedrijfskosten: 5% van de bedrijfskosten volgens de goedgekeurde begroting.
3. Voor iedere deelname in andere rechtspersonen of beëindiging hiervan heeft het bestuur de
goedkeuring nodig van de Raad van Commissarissen. Het bestuur stelt een gemotiveerd voorstel
op waarin de juridische structuur en aansprakelijkheden en risico's worden aangegeven. Tevens
geeft het bestuur in het voorstel aan wat de strategische overweging van de deelname of de
beëindiging hiervan is alsmede de organisatorische, financiële en volkshuisvestelijke
consequenties.
Artikel 7. Nevenfuncties
1. Zowel betaalde als onbetaalde werkzaamheden dienen door het bestuur vooraf te worden gemeld
via de voorzitter aan de Raad van Commissarissen ter beoordeling van de toelaatbaarheid.
Bestuursreglement Woonstichting De Key Amsterdam
15 december 2011

Pagina • 3 van 3
2. Bij de beoordeling van de toelaatbaarheid van nevenactiviteiten worden in ieder geval de volgende
criteria betrokken:
- strijdigheid met het bedrijfsbelang
- (schijn van) belangenverstrengeling
- het verwachte tijdsbeslag.
Artikel 8. Belangenverstrengeling
1. Het bestuur committeert zich aan de integriteitcode van De Key en vermijdt elke vorm en schijn van
belangenverstrengeling. Hiermee wordt onder meer bedoeld:
a) het bestuur treedt niet in concurrentie met de stichting;
b) het bestuur neemt geen substantiële schenkingen aan van een voor de stichting relevante
derde voor zichzelf;
c) het bestuur verschaft derden geen voordelen ten laste van de stichting;
d) het bestuur benut geen zakelijke kansen voor zichzelf die de stichting toekomen.
2. Het bestuur meldt vooraf onderwerpen waarbij mogelijk tegenstrijdige belangen kunnen spelen
voor de stichting direct via de voorzitter van de Raad van Commissarissen aan de Raad en
verschaft daarover alle relevante informatie.
Slotbepalingen
Artikel 9.
Het bestuur en de voorzitter van de Raad van Commissarissen ondertekenen deze regeling ten
bewijze van hun instemming.
Artikel 10.
Deze regeling en eventuele wijzigingen daarvan behoeven de goedkeuring van de Raad van
Commissarissen.
Aldus vastgesteld en overeengekomen te Amsterdam, ……………………………. 2012
Voor akkoord:
R.C. Haans,
Woonstichting De Key
Algemeen directeur
Bestuurder
Amsterdam (datum)
F.H.G. de Grave
Woonstichting De Key
Voorzitter Raad van Commissarissen
Amsterdam (datum),
Bestuursreglement Woonstichting De Key Amsterdam
15 december 2011