Checklist workshop organiseren - Servicemanagement.nl
Checklist workshop organiseren - Servicemanagement.nl
Checklist workshop organiseren - Servicemanagement.nl
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Checklist</strong> <strong>workshop</strong> <strong>organiseren</strong><br />
1. Programma:<br />
• lezingen en <strong>workshop</strong>s, zaalindeling:<br />
• welke ruimtes<br />
• opstelling ruimtes<br />
• benodigdheden (water, audiovisuele apparatuur e.d.) zie ook 6 techniek<br />
• werven van <strong>workshop</strong>begeleiders (gastheren/vrouwen) taakomschrijving, briefing<br />
• evt. late programmawijziging coördineren<br />
2. Deelnemers:<br />
• folder samenstellen, drukken, verzending,<br />
• verspreiding naar wie, uitvoering<br />
• deelnemerslijst aa<strong>nl</strong>eggen<br />
• checken registratie/betaling<br />
• bij meerdaags congres logies bevestigen<br />
• informatieverstrekking deelnemers vooraf<br />
• aankomst: registratie/badge/deelnemerslijst, verdere info<br />
3. Presentatoren:<br />
• lezingen opvragen<br />
• regeling reiskosten (zie ook 5)<br />
• contracteren + financieren<br />
• eventueel ophalen Schiphol<br />
• bij aankomst opvangen bij balie<br />
• info omtrent tijd, plaats, naam gastheer/gastvrouw -15 min. voor aanvang in desbetreffende zaal zijn,<br />
techniek testen (zie ook 6),<br />
• voorbereiden met gastheer/gastvrouw<br />
4. Infrastructuur:<br />
• eventueel vervoer vanaf Schiphol<br />
• routebeschrijving<br />
• eventueel boekenstand<br />
• bewegwijzering<br />
• inrichting kantoorruimte<br />
• in/herinrichten zalen<br />
• bij meerdaags congres sociaal programma:<br />
• uitnodigen band<br />
• betaling band<br />
• contact omtrent maaltijden organisatie<br />
• kopiëren, telefoon<br />
5. Financiën:<br />
• deelnemersgelden<br />
• controle betaling bij inschrijving<br />
• last minute inschrijvers (zie ook 11)<br />
• deelnemerslijst controle<br />
• uitbetaling sprekers<br />
• boekenbonnen <strong>workshop</strong>gevers<br />
• congresbegroting<br />
• lopende financiën tijdens congres<br />
• kwitanties uitschrijven voor deelnemers<br />
• inning deelnemersgeld<br />
• ter plaatse evt band betalen<br />
6. Techniek:<br />
• hoeveel audiovisuele apparatuur op grond van programma<br />
• contact hierover met congrescentrum<br />
• eventueel technicus inhuren<br />
• instructie techniek begeleiders<br />
• herinrichtingsploeg voor ruimtes<br />
• controle apparatuur vóór aanvang<br />
• lezing/<strong>workshop</strong>s<br />
7. Publiciteit:<br />
• folder programma
• samenvatting presentaties vooraf<br />
• aankondiging vakbladen<br />
• congresbulletin<br />
• uitgave van presentaties<br />
8. Drukwerk:<br />
• folder<br />
• eventueel samenvatting lezingen<br />
• kosten drukwerk<br />
• eventueel congresbulletin<br />
• eventueel uitgave presentaties<br />
9. Protocol:<br />
• ontvangst presentatoren<br />
• evt. briefing<br />
• opening<br />
• aankleding zalen (bloemen)<br />
• regelen entertainment<br />
• sluiting congres<br />
10. Kantoor<br />
• indien gehuurd<br />
11. Informatie:<br />
• inrichten, bemannen balie<br />
• informatiezuil (bord met berichten)<br />
12. Congrescommissie:<br />
• bij meerdaags congres overnachten<br />
• kantoor is tijdens congres vergaderlocatie<br />
• onderhoudt het lopende contact met congrescentrum<br />
• onderhoudt zich tijdens lunch evt. diner met presentatoren<br />
• stelt evt. programma bij, bij onverwachte gebeurtenissen
Change language