Inkoopsamenwerking meer dan bundeling van ... - NEVI Inkoopdag

Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost Brabant(BIZOB)Praktijkvoorbeeld van een inkoopsamenwerkingvoor gemeenten22 juni 2010

IntroductieMarcel Stuijts MSc,directeur BIZOBErvaringen– Directeur SIW(Inkoopbureau West-Brabant)– Inkoopdirecteur gemeente Moerdijk– Inkoopmanager gemeente Barendrecht– Inkoopmanager Massive verlichtingenwww.bizob.nl 2

Overzicht Presentatie• Algemene informatie• Werkwijze BIZOB• Inkoopplan• Taken consultant BIZOB• IT systeem• Taken BIZOB bij aanbestedingen• Inkoop- en aanbestedingsbeleid• Opleiding en trainingwww.bizob.nl 3

Strategisch InkopenExample?1979 1994 2004purchased goods 38% 60% 62%personnel salaries 45% 22% 20%miscellaneous costs 17% 18% 18%(adapted from Lysons, 2006)

Business case: verhouding grootte en professionaliteitGemeentegrootte Aantal % AandeelinkoopvolumeNaleving100.000 en groter 25 6% 47% 60-70%50.000 tot 100.000 41 9% 23% 30-40%20.000 tot 50.000 188 42% 22% 20-30%10.000 tot 20.000 136 31% 7% 0-10%tot 10.000 53 12% 1% 0-10%Totalen 443 100% 100%www.bizob.nl 5

Wat is inkoopsamenwerking?Het samen bundelen, en/of delen vaninformatie en expertise, hulpmiddelen en/of volumeop het gebied van inkoop,met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemendeorganisaties(Murray et al., 2008)www.bizob.nl 6

Laag HoogIntensiviteitVormen van inkoopsamenwerkingOnderzoek publieke sector (2004)gezamenlijk specsbepalenKonvooi- schaalvoordelen- transactiekosten- informatie delen- leren van elkaarCarpoolen- schaalvoordelen- transactiekosten- informatie delen- specialisatieF1-team- schaalvoordelen- transactiekosten- informatie delen- leren van elkaar- standaardisatieweinig bepalendedeelnemers / bijvoorkeur gelijkniet gezamenlijkspecs bepalenMeeliften- schaalvoordelen- transactiekosten- informatie delenBusdienst- schaalvoordelen- transactiekosten- informatie delenveel (verschillende)deelnemersWeinigAantal gezamenlijke activiteitenVeelSchotanus, NEVI 2004www.bizob.nl 7

Klassen (lage commitment)Meeliften– 1 organisatie bepaalt specs, anderen vrijblijvend meeliften (geeninvloed specs).– Vaak bij grote verschillen in inwoneraantallen gemeenten (aan- enafwezigheid expertise)– Meestal grotere relatieve meeropbrengsten voor kleine gemeenten– Kan ook op gebied van alleen informatie!Busdienst– Verschil: meer structureel meeliften (plannen voor lange termijn)– Eventueel organisatie om de faciliteren (SSC of extern)– Betaling bijdrage aan busrit (onkosten)www.bizob.nl 8

Klassen (middel commitment)Carpoolen– Kartrekken door verschillende gemeenten per traject– Aanstellen lead buyers voor trajecten (obvkennis/beschikbaarheid)– Intensiever, minder vrijblijvendheid: toerbeurt (spreiding)– Regelmatiger overleg, meer structuur– Minder organisaties kunnen deelnemenwww.bizob.nl 9

Klassen (commitment zwaar)Konvooi– Intensieve manier van eenmalig samenwerken– Vaak groot project met veel potentieel– Veel inspraak door meeste partijen– Relatief veel structuur en overleg (ook voor doelstelling)Formule 1 (BIZOB model)– Meest intensieve vorm– Alle organisaties inspraak– Veel structuur en overleg– Hoge mate van integratie procedures en inkoopwww.bizob.nl 10

Bron: Van Weele / Rozenmeijer

Algemene Informatie BIZOB• Opgericht door de deelnemende gemeenten• BIZOB is van en voor de gemeenten• Combinatie van centrale en decentrale inkoop• Inkoop en aanbestedingen voor 18 gemeenten• BIZOB consultants werken bij de gemeenten(kantoor op het gemeentehuis)• Meer consultants in één gemeente• Consultants werken voor meer dan 1 gemeentewww.bizob.nl 12

Deelnemers2004 2005 2006 2008Asten Cranendonck Laarbeek BestBergeijkGemert-BakelBladelHeeze-LeendeDeurneNuenenEerselOirschotReusel - De Mierden 2009 2010Someren Veldhoven Geldrop - MierloSon en BreugelWaalre

Waarom inkoopsamenwerking?• Continuïteit van professionele inkoop binnen deorganisatie• Massa is kassa door schaalvoordelen• Enkele gemeente te klein voor eigen inkoper• Veel startende inkopers verdwalen• Verlaging van de inkoopkosten• Verbetering van het inkooppproces, kenniscentrum• Gebruik maken van elkaars materiaalkenniswww.bizob.nl 14

Inkoopgebied GemeenteLeveringenPrimairRolstoelenSecundair/facilitairMeubilairDienstenUitzendkrachtenSchoonmaakWerkenBouw-/ woonrijpmakenBouwgemeentehuis

ORGANISATION SCHEDULE BIZOBGeneral Council34 members, two members of each municipalityChairman: Mr. A.P.M. VeltmanCouncil5 members of the General CouncilBoardM.A.J. Stuijts MScwww.bizob.nl 16

ORGANISATION SCHEDULE BIZOBCEOM.A.J. StuijtsManagementSupportSecretaryProcurementManagerB.v.BrunschotProcurementManagerI. De VosProcurementManagerH.C.A. ZwitserlootSeniorProcurementConsultantJuniorProcurementConsultantetcSeniorProcurementConsultantJuniorProcurementConsultantetcSeniorProcurementConsultantJuniorProcurementConsultantetcwww.bizob.nl 17

Algemene informatie BIZOB• Inkoopplan wordt in oktober gemaakt tussen BIZOB en gemeente• Leveringen, diensten en werken worden in het jaar daarop aanbesteed• Input komt uit alle afdelingen van de gemeente• BIZOB inkoopmanager is verantwoordelijk voor het combineren vangezamenlijke projectenwww.bizob.nl 18

Inhoud inkoopplan• Individuele trajecten• Gezamenlijke trajecten• Seminars voor de deelnemende gemeenten• Begin- en einddatum• Benodigde capaciteit (dagen)• Contactpersonen inkoop gemeente• Contactpersoon BIZOB voor gezamenlijketrajecten• Budget• Helpdesk (dagen)www.bizob.nl 19

Inhoud inkoopplan (vervolg)• Plan wordt goedgekeurd door College van B&W• Plan is leidraad voor de inkoopadviseur en de ambtenaren van de gemeente• Plan is houvast voor voortgang van de projecten• Plan is een overzicht voor (financiële en kwalitatieve) resultaten• Plan wordt maandelijks besproken door BIZOBinkoopmanager en contactpersoon inkoop gemeente• Eventuele aanpassingen worden besproken en goedgekeurd door BIZOB engemeente.www.bizob.nl 20

Aandachtsgebied BIZOBpurchasing functiontactical / initialordering/ operationalInternalcustomerSpecificationSelectingContractingExpeditingOrdering andevaluationFollowup/evaluationSupplierSourcingSupplyBuyingProcurementwww.bizob.nl 21

Professioneel AanbestedingsprocesNEEDSFunctional basedUsingthemarketScopePurchase teamAIMProcurementStrategie1. Analyse procurement situation2. Analyse the internall process3. Financial analyse4. Contract analyse5. Marktet analyse6. Portfolio analyseProfesionalProcurementMarktet consultation Specification awarding criteriaSelectioncriteriaPublicationQuestionary documationSurveyTENDERassessmentAWARDING

Taken inkoopadviseur• Bewaken van het inkoopplan (projecten)• Is project manager• Het juiste multidisciplinaire inkoopteam samenbrengen(extern)• Verantwoordelijk voor juiste specificatie• Verantwoordelijk dat specificatie klopt met richtlijnen• Verantwoordelijk voor het inkoopproces ende inkoopvoorwaarden• Maakt het gedetailleerde aanbestedingsschema• Controleert het budget (markt, spendview)• Bewaakt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente (IAP)• Voert het inkoop- en aanbestedingsbeleid uitwww.bizob.nl 23

Inkoopsysteem (WOA)• WOA is het IT werkgebied van BIZOB• WOA betekent Werken Op Afstand• Internet is overal bereikbaar• Het is een beveiligd systeem• Grote database met alle informatie over:• Uitgevoerde projecten en evaluaties• Leveranciersinformatie• Trainingen en opleidingen• Aanbestedingsregels etc.www.bizob.nl 24

WOAwww.bizob.nl 25

Taken BIZOB bij aanbestedingenVoor Europese Aanbestedingen zondervoorselectie 6 fasen1. Inkoopstrategie (startdocument)a) Analyse van de huidige situatie en de bedrijfskolomb) marktresearch2. Voorbereidinga) opzet aanbestedingsdossier, in het kader van transparantie,wordt later door externe accountant gecontroleerdb) gedetailleerd schemac) beoordelingsmatrix (laagste prijs, EMVI)d) schrijven van het aanbestedingsdocumentenwww.bizob.nl 26

Aanbestedingsschemawww.bizob.nl 27

Taken BIZOB bij aanbestedingen (2)3. Aanbestedinga) Publicatie van de aanbesteding (Internet, TED)b) Publicatie van of versturen van Programma van Eisenc) Beantwoorden van vragen uit de marktd) Ontvangst van offertes.4. Beoordelinga) Officieel rapport van ontvangen offertesb) Afwijzigingsbrieven van te laat ontvangen offertesc) Beoordeling van ontvangen offertesd) Beoordeling van presentatiese) Officieel rapport van de beste offertewww.bizob.nl 28

www.bizob.nl 29

www.bizob.nl 30

www.bizob.nl 31

Taken BIZOB bij aanbesteden (3)5.Toewijzen van de ordera) Intentie van gunningb) Afwijzigingsbrieven andere partijenc) Contracterend) Publicatie van de gunning6. Evaluatie en implementatiewww.bizob.nl 32

Aanbestedingsdossier (voorbereidende fase)Nodig voor transparantie en voor controle door accountant• inkoopstrategie, marktonderzoek en analyse bedrijfskolom• planning• budget• programma van eisen met:• afgesproken selectiecriteria• afgesproken gunningscriteria• Afgesproken wegingsfactoren• publicatiewww.bizob.nl 33

Aanbestedingsdossier (voorbereidende fase)• overzicht van ontvangen offertes, gunning, adviezen,toewijzing, afwijzingen• overzicht van ontvangen vragen en antwoorden• leveranciersinformatie, offertes• gunning, beoordeling matrix• bewijs van inschrijving (KvK)• contract• evaluatie van de aanbestedingwww.bizob.nl 34

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten• Aanbestedingsbeleid voor aanbestedingen onderde drempelwaarde• Geschreven door BIZOB• Goedgekeurd door het college van B&W van elkegemeente• Aanbestedingsregels hoe om te gaan indien boven dedrempelwaardewww.bizob.nl 35

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeenten• Bepalen van de primaire doelstellingen van de gemeente• Bereiken van duurzaamheid bij aanbesteden• Beleid voor gezamenlijk inkopen• Gebruik van raamovereenkomsten• Beleid out- of insourcing, local sourcing• Procedures en werkmethoden• Aanbestedingsvoorwaarden van gemeente of leverancier• Integriteitsbeleid• Procedures voor verschillende producten en inkoopvolumewww.bizob.nl 36

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeentenen uiteraardHoe om te gaan met de basisprincipes van aanbestedingen onder dedrempelwaarde voor wat betreft:• gelijke behandeling• Transparantie• Proportionaliteitwww.bizob.nl 37

Inkoop- en aanbestedingsprocedure- Procedure: werken leveringen en dienstenwww.bizob.nl 38

Opleidingen, trainingen en netwerken• Interne en externe netwerken• Individueel, persoonlijk opleidingsschema (NEVI)• Training inkopers (senior samen met junior)• Intern iemand verantwoordelijk voor opleidingen• Standaard documenten, kennisdatabase• Externe gezamenlijke training (BIZOB,SIW)• Presentaties van evaluaties tijdens inkoopoverleg• Leveranciersbezoekenwww.bizob.nl 39

Financiële resultaten 2009www.bizob.nl 40

Referenties•De Boer, L. Telgen, J., (1998), ‘Purchasing Practice in Dutch Municipalities’, International Journal of Purchasing andMaterials Management, Vol 34, No 2, pp. 31-36.•Bizob, (2006 & 2007), Annual accounting report.•Dimitir, Piga, Spagnolo, (2006): Handbook of Procurement, pp.347-360 and pp. 3-142, Cambridge University Press.•Gelderman, C.J., Ghijsen P.W.Th, Brugman M.J, (2006), ‘Public procurement and EU tendering directive-explainingnon-complience. International Journal of Public Sector Management; Volume: 19•Lysons, K., (2006),’Purchasing and Supply Chain Management’. Prentice Hall,fifth ed.•Monczka, R.M., Trent, R.J. ‘Global sourcing A Development approach’ , International Journal of Purchasing andMaterials Management, (27:2), Spring 1991, pp. 2-8.•Murray, G., Rentell, J., Peter G., David Geere, (2008), ‘Procurement as a shared service in English local government’,International Journal of Public Sector Management, Vol 21, No. 5, pp. 540 – 555.•Schotanus, F., (2004), ‘Inkoopsamenwerking van theorie naar praktijk’, NPPP-publicatie, pp. 50.•Weele, van, A.J.(2005b), ‘How purchasing and supply management develops over time’, pp.92-98, Purchasing & SupplyChain management, Thomsom.www.bizob.nl 41

Vragen