VRIJWILLIGERS WERVEN: EEN PRAKTISCHE HANDLEIDING - kwb

VRIJWILLIGERS WERVEN: EEN PRAKTISCHE HANDLEIDING
STAP1: ONS IMAGO IS ONZE AANTREKKINGSKRACHT
Imago is belangrijk wanneer het gaat over vrijwilligers betrekken. Je imago bepaalt de mate van
aantrekkingskracht. Om aantrekkingskracht te hebben moet je naar de buitenwereld toe drie dingen zeggen:
1/ we zijn een leuke bende, bij ons ben je altijd welkom!
2/ het is interessant bij ons want je krijgt hier kansen om jezelf te ontwikkelen.
3/ wij waarderen je als mens en ook de omgeving waardeert het als je je bij ons inzet.
Waarom deze drie? Het zijn de drie belangrijkste motivatoren van vrijwilligers om aan te sluiten bij een
vrijwilligersorganisatie namelijk: sfeer, individuele ontplooiing en erkenning
TO DO: Bepaal je troeven
Ga na of jouw afdeling aantrekkingskracht heeft?
• Is het in jullie afdeling gezellig? Wat maakt dat jullie een toffe bende zijn? Hoe laten we nieuwe
mensen zich welkom voelen?
• Krijgen de mensen de kans bij te leren? Wat bieden jullie aan kansen op intellectueel gebied? Welke
vaardigheden kunnen bij jullie ontwikkeld worden? Kunnen ze hier bijzondere ervaringen opdoen?
• Erkennen wij de inzet van mensen? Zo ja hoe? Wordt het door de omgeving aanvaard als mensen zich
inzetten voor kwb?
De antwoorden die jullie op deze vragen hebben gegeven zijn de troeven die jullie met je afdeling in handen
hebben om vrijwilligers aan te trekken.
Heb je op een bepaalde vraag geen positief antwoord kunnen bieden, denk dan eens na hoe je dit in de
afdeling kan aanpakken of accentueer bij het werven van vrijwilligers vooral je troeven.
Opgelet!
Heb je op bijna alle vragen geen positief antwoord kunnen geven, dan heb je nog wat voorbereidend werk te
doen vooraleer je kan starten aan actieve rekrutering. Zit dan eens rond de tafel en bekijk hoe je met
eenvoudige ingrepen je afdeling wat extra troeven kan bezorgen.
Valkuil
Bij het overlopen van de troeven van jouw afdeling kan je botsen op een aantal
vooroordelen/clichés. Laat je hier niet door van de wijs brengen. Het is jouw afdeling die telt, niet
die van een ander. Hieronder vind je alvast drie mogelijke dooddoeners met een antwoord bij.
De anderen hebben meer troeven dan wij.
Anderen overtuigen, begint met zelf overtuigd zijn. Om vrijwilligers aan te trekken, moet je niet je meest
mistroostige gezicht opzetten om zo al impliciet te zeggen dat anderen beter zijn. Haal je eigen werking niet
onderuit en vergelijk geen appelen met citroenen. Elke werking is uniek, ook die van jullie. Denk samen eens na
wat jullie troeven zijn en speel deze uit.
Onze activiteiten zijn niet meer 'in'
Zolang je vrijwilligers hebt, heb je aantrekkingskracht. Het aanbod in vrijwilligerswerk is divers maar op ieder
potje past een dekseltje. Ook jullie zullen de gepaste vrijwilligers weten te vinden.
Wij hebben geen spektakel te bieden
Veel hangt af hoe je het een en ander voorstelt. Perceptie is alles. Als iedereen altijd en overal
verkondigt dat de kaartclub wel honderden jongeren heeft, gaat iedereen dat op den duur geloven,
ook al is dat niet waar. Concentreer je daarom op je eigen werking en laat je niet vangen door beelden
en ideeën die opgehangen worden over andere werkingen.

STAP 2: WAAR HEBBEN WE NOG VRIJWILLIGERS NODIG?
Onze nieuwe vrijwilliger is niet meer de persoon die vanuit zijn loyaliteit overal en altijd inzetbaar is. Onze
nieuwe vrijwilliger is op zoek naar afgebakende concrete taken, die liefst nog tegemoet komen aan zijn
persoonlijke interesses. Hij of zij wil geen permanent engagement maar wil dit beperken.
Daarom is het belangrijk om taken te definiëren en eventueel pakketten samen te stellen. Zoek ook losse
medewerkers, mensen die je vraagt voor één bepaald evenement, voor één bepaalde taak.
Je moet vooraleer je op zoek gaat naar de geschikte vrijwilliger, weten waar en hoe je ze wilt inschakelen,
hoeveel engagement je van hen verwacht en welke vaardigheden men nodig heeft.
TO DO: Bepaal de taken waar je nog vrijwilligers voor kan gebruiken en de
randvoorwaarden
Maak een inventaris van alle taken waar je vrijwilligers nodig hebt, zowel tijdens activiteiten als tijdens de
permanente werking. Ga tot in de details. Door taken op te splitsen, kan je het takenpakket van iemand
anders wat verlichten.
3 werkvoorbeelden:
• Voor het eetfeest hebben we nog iemand nodig die de boodschappen doet, die achter de toog staat,
die de uitnodiging ontwerpt, die de uitnodiging in de bus gaat steken,...
• In de werkgroep jeugd ligt het fuivenbeleid op tafel en we hebben iemand nodig die ervaring heeft
met het organiseren van fuiven en die zijn of haar ervaring kan delen met de werkgroep.
• We zijn op zoek naar iemand die op activiteiten en evenementen foto's neemt voor ons blaadje en de
website.
Als je deze inventaris hebt gemaakt, bepaal dan de eisen die je stelt bij elke taak, de vaardigheden die de
persoon nodig heeft.
De 3 werkvoorbeelden:
• Diegene die uitnodiging ontwerpt moet liefst wat creatief zijn en met een pc kunnen werken.
• We zijn op zoek naar een organisator van fuiven die interesse heeft in het gemeentelijk fuivenbeleid
• Op zoek naar iemand met een fototoestel die oog heeft om goede sprekende foto's te maken.
Je weet nu wat je vraagt en welke vaardigheden nodig zijn. Denk nu na over de duur van het engagement.
De 3 werkvoorbeelden:
• Het is een eenmalig kortstondig engagement. Je vraagt iets enkel voor het eetfeest.
• Je vraag iemand om mee na te denken over fuivenbeleid. We willen dit op drie vergaderingen
afronden. Als het fuivenbeleid besproken is, verwacht je van de persoon in kwestie niet meer dat hij in
de werkgroep jeugd aanwezig is.
• Je vraagt een langdurig engagement. Je verwacht van de persoon dat die op alle activiteiten en
evenementen aanwezig is, al is het kortstondig, om sfeerbeelden te schieten.
OPGELET! Dit is veel gevraagd. Misschien moet je er hier aan denken om verschillende fotografen
te vragen en de activiteiten en evenementen te verdelen.
Valkuil
Je vraagt te veel.... Het zal moeilijk worden om nog een secretaris te vinden die alle taken van de
secretaris zoals vroeger omschreven zal uitvoeren. Maar we vinden misschien wel iemand die
verslag wil nemen op de bestuursvergadering, iemand die het adressenbestand wil beheren,...
Gezien de nieuwe vrijwilliger geen engagement wil opnemen waarvan de taak en de omvang van
het engagement niet duidelijk omlijnd is, is het belangrijk om takenpakketten goed te definiëren en om de
flexibiliteit te hebben om te snoeien in deze pakketten.

STAP 3: WAT BIEDEN WE AAN IN RUIL VOOR HUN ENGAGEMENT?
Vrijwilligers leven niet van de hemelse dauw, de vrijwilligersorganisaties evenmin. Beide hebben elkaar iets
te bieden en vragen iets aan elkaar. Ga daarom zeker na wat je als afdeling in ruil voor het gevraagde
engagement kan bieden.
Een deel vind je zeker terug in de troeven van je afdeling maar misschien zijn er nog extraatjes.
TO DO: Wat bieden we in ruil voor het engagement?
Je kan dit achterhalen door je volgende vragen te stellen:
• Hoe ondersteunen we onze vrijwilligers?
• Krijgt men inside‐informatie?
• Bieden we vorming om de taken beter uit te voeren?
• Kunnen we variatie bieden in de takenpakketten?
• Kunnen we vrijwilligers een plaats bieden binnen het groter kwb‐geheel indien ze dat wensen.
(inspraak, eigen taak mee vorm geven, suggesties, beslissingen,...)
• Geven we ze de kans om de resultaten van hun werk te zien?
• Waarderen we ze via tastbare middelen (medewerkersfeestje, een nieuwjaarscadeautje,gratis eten,
drinken,...)
• Welke verantwoordelijkheden kunnen ze eventueel opnemen?
In de 3 werkvoorbeelden kunnen volgende elementen de return zijn:
a. alle medewerkers krijgen gratis eten en drinken tijdens het eetfeest.
b. de inbreng van de deskundige wordt opgenomen in de nota. De deskundige krijgt een bedankingsgeschenk.
c. In de colofon van het blaadje en op website wordt de naam van de fotograaf opgenomen.
Zet eens tegenover elkaar wat je vraagt en wat je te bieden hebt.
Er zijn drie mogelijkheden:
• je vraagt veel en geeft weinig: je zal manieren moeten vinden om vrijwilligers te bekoren.
• Je vraag evenveel als je biedt: je hebt troeven in handen om vrijwilligers te bekoren maar je moet
blijven investeren in het aanbod. Maar dit evenwicht moet je proberen te behouden.
• Je vraagt eigenlijk niet veel, maar biedt veel in de plaats. Dit kan werken, maar het kan zijn dat mensen
iets doen vanuit de verkeerde reden. Het is belangrijk dat er een evenwicht is tussen vraag en aanbod.
Daarom zal je ofwel je vraag moeten verhogen en vrijwilligers meer kansen geven of je aanbod
moeten verminderen.
Valkuil
In het geval je te veel aanbied aan vrijwilligers voor de inzet die je van hen vraagt, bestaat het
gevaar dat je de waarde van je werking naar beneden haalt. Het risico bestaat dat het werk niet
ernstig wordt genomen en je werking een zwakke reputatie krijgt.

STAP 4: WAAR VINDEN WE NU DEZE VRIJWILLIGER?
Je bent al goed voorbereid. Je kent eigenlijk de persoon die je zoekt: Je kent je troeven, je weet voor
welke taken je iemand nodig hebt, wat die persoon moet kunnen, welk engagement je vraagt en wat je
daar tegenover in de plaats stelt.
Nu komt de vraag: waar vinden we de persoon die we zoeken? Er zijn vele methoden, wij sommen je
er enkele op.
De zoektocht naar vrijwilligers kan in de vorm van een algemene oproep via kanalen zoals folders,
website, affiches,... . Wanneer mensen je vanuit die oproep contacteren vraag dan expliciet naar hun
talenten, hun interesses en de mate waarin men zich wil engageren (sporadisch een handje toesteken,
regelmatig, in een werkgroep, in het bestuur,...). Mensen zijn sneller geneigd toe te zeggen voor een taak
waar ze goed in zijn, die hun interesseert en die valt binnen het tijdbestek dat men wilt spenderen.
Nadeel is de respons op dergelijke oproepen meestal mager is.
Je kan een oproep doen vanuit een duidelijk omschreven takenpakket. Je schrijft eigenlijk een vacature
uit voor vrijwilligers. Bv. we zijn op zoek naar een webmaster. Op die manier haal je alleen mensen binnen
die geïnteresseerd zijn in die bepaalde 'vacature'. Indien je deze manier van werken wel ok vindt, surf dan
zeker eens naar www.vrijwilligerswerk.be. Zij leggen een vacaturedatabank voor vrijwilligers aan. Als je je
registreert, kan je de vacatures van jullie afdeling er alvast opzetten. De voor‐ en nadelen zijn analoog aan
deze van de algemene oproep.
GEZICHT GEZOCHT
Je legt een talentendatabank aan in eerste instantie van de eigen leden, op langere
termijn kunnen daar andere mensen bij komen. Dit kan je zeker niet alleen. Hier
moet je bestuur achter staan. Dit is ook niets wat je van vandaag op morgen doet.
Dit vraag tijd, energie en moet je op lange termijn bekijken.
Het principe is als volgt: Maak een algemene checklist (cf. Gezichtenboekje)
waarmee je naar de leden kan trekken. De checklist omvat drie soorten vragen:
• Over welke talenten beschikt het lid?
• Wil het lid wel meewerken zo ja op welke basis?
• In welke thema's interesseert de vrijwilliger zich in?
Met deze checklist, die ook ruimte biedt voor individuele talenten, trek je de boer op. In eerste instantie
bevraag je de leden van je afdeling. Je krijgt uiteindelijk een fiche per lid en bijgevolg een database van
potentieel in je ledenbestand. Op die manier kan je bij de organisatie van evenementen je database
bovenhalen. Ben je op zoek naar iemand die graag de Raak bust? Kijk eens in je database en durf deze mensen
te vragen. Een nee heb je, een ja kan je krijgen.
De meest doeltreffende methode om je zoektocht naar vrijwilligers te beginnen is mensen aanspreken uit
het netwerk van de afdeling. Je komt al een flink stuk op weg in de onmiddellijke omgeving. Je kent de taken
waar je een vrijwilliger voor zoek. Je houdt een brainstorm met een aantal mensen en iedereen noemt namen
uit zijn of haar ruime kennissenkring (een gepensioneerde leerkracht, de kruidenier, loodgieter, dokter,
familielid, buurvrouw, lid sportclub,...). Je stelt een schema op welke kwb‐bestuursleden wie aanspreekt voor
welke taak. Spreek deze mensen effectief aan binnen een afgesproken termijn en koppel het antwoord terug.
To do: bepaal je wervingsmethode.
Bekijk de verschillende alternatieven voor jouw afdeling. Maak een keuze zodat je verder aan de slag kan.
Valkuil
Een dooddoener op voorhand hier is de zin: 'die gaat dat toch niet willen doen'. Ga hier nooit van
uit. Geeft mensen de kans nee te zeggen. De meeste vrijwilligers hebben ooit toegezegd om een
taak uit te oefenen omdat iemand hen gevraagd heeft om een engagement op te nemen.

STAP 5: MENSEN AANSPREKEN
Iemand persoonlijk aanspreken is de meest doeltreffende manier om vrijwilligers aan te trekken. Als er een
band is tussen de vraagsteller en de kandidaat‐vrijwilligers zal het gesprek gemakkelijker verlopen. Het
voordeel van een gesprek is dat je precies kan vertellen wat je wil en je meteen kan ingaan op vragen,
bedenkingen en reacties van de persoon waarmee je spreekt. Het nadeel is dat het tijd vergt om je
geselecteerde mensen een bezoekje te brengen.
To do: Bereid je gesprek goed voor
Zorg dat je goed weet wie je voor je hebt en hoe je die persoon moet benaderen. Een goede manier om je
gesprek voor te bereiden is om jezelf in de plaats te stellen van de persoon waarmee je gaat praten. Stel
jezelf de vraag wat jij zo willen weten. Bijvoorbeeld:
• Waarom zou je vrijwilligerswerk binnen kwb doen? Wat maakt het interessant?
• Wat zijn de vragen die je zou stellen als ze je voor een bepaalde taak komen vragen?
o Zal ik passen binnen de werking?
o zullen de anderen mij accepteren?
o Zal ik voldoende informatie krijgen om mijn taak naar behoren uit te voeren?
o moet ik ervaring hebben?
o moet ik lid zijn?
• Welke voorwaarden zouden voor jou zeker moeten ingelost worden?
o Op vlak van inzet? Moet ik iets speciaal kennen, kunnen?
o Op vlak van tijdsbesteding? Zal iet steeds beschikbaar moeten zijn? Is een flexibele regeling
mogelijk?
o Op vlak van waardering?
o Op vlak van taakinhoud? Kan ik zelf mee bepalen hoe ik mijn taak invul? Zal er rekening
worden gehouden met mijn sterke punten?
• Wat verwacht je minimaal van de vrijwilligerswerking
o Een opleiding?
o Een goede begeleiding?
o Inspraak?
o Openheid?
Valkuil
Er zijn een aantal cliché‐zinnen die mensen aanhalen waarmee het gesprek zo goed als gedaan
is. Het gaat hier om bezwaren zoals bv. Ik heb geen tijd, ik mag dat niet van mijn vrouw, ik kan dat
niet,... Dit kan je omzeilen door op voorhand al eens na te denken welke bezwaren mensen kunnen
aanhalen. Je kan hier dan een antwoord op voorbereiden dat het bezwaar van tafel veegt.
EENS JE GESPREK IS VOORBEREID BEN JE KLAAR OM HET GESPREK AAN TE GAAN .
Hieronder geven we enkele tips mee om tijdens het gesprek rekening mee te houden.
o Kies een goed moment bv. in een gezin met kleine kinderen moet je niet om 19 uur aanbellen want
dan is het 'spitsuur'.
o Vertel in het gesprek naar wat je op zoek bent en wat de taak inhoudt (bestuurslid, ledenwerver,
iemand die mee wil nadenken rond een actie veilig verkeer,...).
o Vertel waarom je jezelf engageert.
o Zeg dat het niet moeilijk is om zich te engageren.
o Schets het tijdskader en hou rekening met het feit dat mensen vragen naar flexibiliteit in hun
engagement. Bv. we vergaderen in principe elke maand maar ja er is altijd wel eens iemand afwezig,
we hebben een project lopen van januari tot mei,... We vragen elke week een persbericht,...
o Hou in het achterhoofd dat mensen iets in return vragen. Geef hen daarom ook mee wat ze in de
plaats krijgen. Mensen zijn hierin op zoek naar sfeer, ontplooiing en erkenning.
o Beloof een goede verwelkoming.
o Geef mensen bedenktijd indien dat nodig is.

STAP 6: HELP, ER HEEFT ER EENTJE JA GEZEGD
Als je op de juiste manier iemand een vraag hebt gesteld, en je vraag en aanbod is mooi in
evenwicht, is de kans reëel dat er wel wat vrijwilligers toezeggen op je vraag. De kunst is dan
natuurlijk om deze vrijwilligers te houden. Hoe kan je dit doen?
Zorg voor een warm onthaal
Binnenkomen in een omgeving waar je nauwelijks iemand kent, vindt niemand plezant. Dikwijls sta je daar
wat te draaien. Zorg dat er iemand instaat voor het opvangen van nieuwe vrijwilligers. Deze persoon neemt de
'nieuweling' op sleeptouw. Hij of zij toont interesse in de vrijwilliger (wie ben je, wat zijn je interesses, ...) en
stelt de andere mensen waar deze persoon mee in contact zal komen voor. Je kan nieuwe mensen een
'verwelkomingsgeschenkje' geven. Dit maak je zo groot als je wilt. Maar het geeft het gevoel welkom te zijn.
Ga op het einde van de bijeenkomst zeker opnieuw een praatje maken met de nieuwe vrijwilliger en ga na
hoe de nieuweling het vond. Herhaal deze vraag eventueel gedurende enkele bijeenkomsten. Ga zeker in op
het antwoord dat deze persoon geeft en doe er iets mee.
Blijf vrijwilligers motiveren.
De motieven van vrijwilligers waren sfeer, ontplooiing en waardering. Zorg dat je blijft inspelen op deze drie
thema's. Hieronder enkele tips hoe je daar voor kan zorgen.
Ontplooiing
o Zorg dat ze een succeservaring hebben
o Zorg dat het resultaat van hun prestatie zichtbaar is voor de hele groep
o Zorg dat men kan groeien/promoveren zowel in de taak als in de verantwoordelijkheidszin
o Biedt gratis vorming aan: zowel inhoudelijke opleidingen als vaardigheidstraining
o Geeft toegang tot informatie
o Verwissel of verander regelmatig de opdrachten of taken onderling
Sfeer:
o Zorg voor een goede groepsgeest. Doe regelmatig eens iets leuks met zijn allen
o Heb aandacht voor kleine dingen: een verjaardagskaart, een nieuwjaarscadeautje,...
o Zorg voor een hapje en een drankje
o Heb aandacht voor de persoon (vraag eens naar hobby's, kinderen,...)
o Voorzie gezamenlijk vervoer. Zo moet je nooit ergens alleen naar toe
Waardering
o Leg vrijwilligers in de watten met een schouderklopje, een bedankje, een feestje,...
o Respecteer gemaakte afspraken met de vrijwilliger
o Nodig een vrijwilliger eens uit om een verslag te brengen op een bestuursvergadering
o Noem vrijwilligers steeds bij hun naam
o Vermeld inspanningen van vrijwilligers eens in het lokaal blaadje
o Geef eervolle vermeldingen voor bepaalde prestaties
Bied vrijwilligers de nodige ondersteuning
Vrijwilligers verschillen van elkaar. Afhankelijk van het soort vrijwilliger, zal je hem of haar anders moeten
ondersteunen. Hieronder een overzicht.
Soort vrijwilliger
Competent en veel zelfvertrouwen/motivatie
Competent en minder zelfvertrouwen/motivatie
Minder competent en minder zelfvertrouwen /motivatie
Weinig competent, veel zelfvertrouwen/motivatie
Soort ondersteuning
Delegeren
Steunen
Coachen
Sturen
Valkuil
Vrijwilligers aantrekken is een fulltime job. Gezien de nieuwe vrijwilliger shopt uit het aanbod van
engagementen is het een illusie te denken dat mensen de taak die ze uitoefenen permanent
zullen blijven doen. Daarom is vrijwilligers werven iets wat je nu even doet, en dan jaren laat
liggen. Nee, het is een continu proces. Wees dus niet gedemotiveerd als iemand afhaakt. Dit is de
normaalste zaak van de wereld. Zet gewoon door. De volhouder wint!