Mini Whitepaper - Tips voor het opstellen van een functieprofiel

MINI-WHITEPAPER
Tips voor het opstellen van een functieprofiel
Als uw bedrijf groeit of als één van uw werknemers het bedrijf verlaat, heeft u
nieuw personeel nodig. U heeft echter zelf niet de tijd en/of de kennis om te
werven, niet de beschikking over een afdeling personeelszaken en geen vaste
afspraken met uitzendbureaus. Uw eerste gedachten zijn: hoe kom ik snel aan
een nieuwe medewerker? En hoeveel gaat me dat kosten?
Met onze handige mini-whitepapers geven wij u graag tips over alles wat er komt
kijken bij het werven van nieuw personeel. In dit mini-whitepaper:
Tips voor het opstellen van een functieprofiel
Inleiding
Een functieprofiel is belangrijk in de zoektocht naar een nieuwe werknemer. Als
je niet helder hebt naar wat voor soort kandidaat je op zoek bent, is de kans
groot dat je een mismatch krijgt. Oftewel, een sollicitant aanneemt die binnen
korte tijd vertrekt omdat de functie niet aan de verwachting voldoet. Maak
daarom voordat je gaat werven een uitgebreide functiebeschrijving.
Waarom een functieprofiel?
Wie schrijft het functieprofiel?
Wanneer schrijf je een functieprofiel
Inhoud functieomschrijving
Waarom een functieprofiel?
Een verkorte versie van het functieprofiel gebruik je voor de vacaturetekst,
terwijl de uitgebreide versie op te vragen is door sollicitanten. Daarnaast kun je
de uitgebreide functieomschrijving gebruiken tijdens de sollicitatiegesprekken.
Door zo volledig mogelijk te omschrijven wat de functie inhoudt, voorkom je
teleurstelling bij kandidaten. Uit onderzoek is gebleken dat wanneer een
sollicitant een realistisch beeld heeft (dus ook de minder leuke aspecten van de
functie kent) van de baan, hij langer bij een bedrijf blijft werken. Het is zonde
van je tijd en geld als een werknemer binnen een half jaar ontslag neemt, omdat
de baan niet aan zijn verwachtingen voldoet. Voorkom dat met een goed
functieprofiel.
Wie schrijft het functieprofiel?
De direct leidinggevende is de ideale persoon om een functieprofiel voor de
vacature te schrijven. Hij weet wat voor soort werknemer binnen zijn team past
en welke taken de nieuwe kracht moet uitvoeren. Informeer ook bij de
toekomstige collega’s van de nieuwe werknemer of er nog punten zijn waar
rekening mee moet worden gehouden. Daarnaast kun je ervoor kiezen om een
werving & selectiebureau het functieprofiel te laten opstellen. Je moet ze dan wel
voldoende input geven en goed controleren of het opgestelde profiel inderdaad is
wat je voor ogen hebt.
www.ReQruiter.nl

Dit is tevens het ideale moment om de taken opnieuw te verdelen, uit
efficiencyoogpunt of om de vaste krachten tevreden te houden binnen hun
werkzaamheden. Ook daarom is het goed even langs te lopen bij de directe
collega’s wanneer je het functieprofiel gaat opstellen.
Wanneer schrijf je een functieprofiel
Vanzelfsprekend heb je een functieprofiel nodig wanneer er een nieuwe functie
beschikbaar komt. Het gaat om een functie die nog niet eerder vervuld is, dus je
zult een duidelijk beeld moeten scheppen wat de functie gaat inhouden en welke
eisen je aan de werknemer stelt.
Maar ook wanneer het om een al bestaande functie gaat, doe je er goed aan het
functieprofiel van de vacature opnieuw onder de loep te nemen. Bekijk of het
takenpakket en de verantwoordelijkheden tussentijds niet zijn veranderd.
Daarnaast is dit het uitgelezen moment om het takenpakket aan te scherpen en
wellicht wat taken bij andere werknemers te leggen of juist taken van andere
werknemers op het bord van deze toekomstige werknemer te schuiven.
Inhoud functieomschrijving
Waar moet een functieprofiel aan voldoen en wat moet er allemaal instaan? Een
overzicht:
Takenpakket
Functie-eisen
Vaardigheden
Contractduur
Werkuren
Benaming van de functie
Groeimogelijkheden
Takenpakket
Het meest belangrijke onderdeel van het functieprofiel is de beschrijving van de
taken die de werknemer straks moet gaan uitvoeren. Probeer een zo volledig
mogelijk takenpakket op te stellen. Hoe ziet een doorsnee werkdag er straks uit?
Welke taken komen dagelijks, wekelijks en maandelijks terug? Bedenk ook
hoeveel uur de medewerker met een taak kwijt is, zo weet je gelijk of het
beoogde takenpakket realistisch is of niet. Vermeld bij de inhoud van de functie
ook welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden de werknemer krijgt.
Functie-eisen
Nu je een beeld hebt van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die
de functie met zich meebrengt, kun je ook de functie-eisen opstellen. Denk
hierbij aan het minimale opleidingsniveau en jaren van relevante ervaring. Ook
leeftijd en geslacht kunnen bepalend zijn voor de teamsamenstelling. Let er wel
op dat het wettelijk niet is toegestaan om te discrimineren op basis van leeftijd,
geslacht of bijvoorbeeld geloof. Je kunt dit echter omzeilen door aan te geven in
een ‘jong dynamisch team’ terecht te komen of dat je ‘vrouwen nadrukkelijk
uitnodigt om te solliciteren’.
www.ReQruiter.nl

Vaardigheden
Ook de gewenste vaardigheden zijn een punt om mee te nemen in het
functieprofiel. Deze stel je op aan de hand van de taken die de werknemer straks
moet gaan uitvoeren en de verantwoordelijkheden die hij krijgt. Realiseer je
echter wel dat hoe meer eisen en vaardigheden je opneemt in het profiel, des te
kleiner de kans dat je de perfecte kandidaat vindt. Het schaap met de vijf poten
bestaat immers niet. Beperk je bij deze opsomming daarom enkel tot de
hoogstnoodzakelijke vaardigheden om de functie naar behoren te kunnen
uitvoeren. Maak eventueel een onderscheid tussen de verplichte en de wenselijke
vaardigheden.
Contractduur
Niet onbelangrijk is de vraag voor welke periode deze vacature ingevuld moet
worden. Is er – bij goed functioneren – kans op een contract voor onbepaalde
tijd? Of gaat het slechts om vervanging van een collega die met
zwangerschapsverlof is? Voor sollicitanten is het belangrijk om te weten wat de
(mogelijke) contractduur is.
Werkuren
Hoeveel uur per week behelst deze functie? Moet de werknemer fulltime (36 – 40
uur) werken of is parttime ook een optie. En zijn er mogelijkheden om vier keer
negen uur te werken, één dag in de week thuis te werken of wordt er verwacht
dat de werknemer vijf dagen per week op kantoor aanwezig is? Dit zijn
belangrijke randvoorwaarden waarop veel kandidaten al dan niet de keus maken
om bij jou te solliciteren.
Benaming van de functie
Wanneer het om een bestaande functie gaat, kun je de functienaam hetzelfde
houden. Gaat het echter om een – binnen jouw bedrijf – nieuwe functie, denk
dan goed na hoe je deze noemt. Zo trekt de titel Account Executive een ander
type kandidaat aan dan een vacature voor een verkoper, terwijl de functie
inhoudelijk precies hetzelfde is.
Groeimogelijkheden
Hoewel nog lang niet aan de orde op het moment dat je de vacature uitzet,
willen veel sollicitanten toch weten wat de groeimogelijkheden zijn voor de lange
termijn. Kun je bijvoorbeeld als verkoper binnen het bedrijf doorgroeien naar
Hoofd Verkoper?
Vermeld in het functieprofiel of deze doorgroeimogelijkheid binnen het bedrijf
alleen mogelijk is als de kandidaat daar zelf voor openstaat of dat je het
wenselijk acht dat de werknemer dusdanig groeit in zijn functie dat hij over een
aantal jaar doorstroomt. Denk bijvoorbeeld aan een junior marketing
medewerker. Voor de meeste werkgevers is het wenselijk dat deze werknemer in
een aantal jaar zodanig veel ervaring en kennis heeft opgedaan dat hij
doorstroomt naar de functie van marketing medewerker. Als je sollicitant die
ambitie niet heeft, is het de vraag of je hem wel in dienst wilt nemen.
ReQruiter.nl
Januari 2013
www.ReQruiter.nl

Lees ook:
De juridische regels bij opstellen van een personeelsadvertentie
Personeel werven – de mogelijkheden
Tips voor het opstellen van een vacaturetekst
Tips om een nieuwe werknemer te werven
Waar kun je het beste je personeel werven?
OVER REQRUITER.NL
ReQruiter.nl is dé ervaren wervingsspecialist voor het MKB die optimaal gebruik
maakt van internet en social media. De specialisten van ReQruiter.nl hebben
kennis van de arbeidsmarkt, kennen de populaire jobboards en weten welke
teksten het beste werken in zoekmachines. Wij zorgen ervoor dat uw vacatures
snel online staan op een mix van toonaangevende generieke en/of niche
jobboards waarbij u bovendien veelal profiteert van een aantrekkelijk
inkoopvoordeel.
www.ReQruiter.nl