Uitgelegd: cultural governance: Wat en hoe? Door Werkgevers ...
Uitgelegd: cultural governance: Wat en hoe? Door Werkgevers ...
Uitgelegd: cultural governance: Wat en hoe? Door Werkgevers ...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Uitgelegd</strong>: <strong>cultural</strong> <strong>governance</strong>: <strong>Wat</strong> <strong>en</strong> <strong>hoe</strong>?<br />
<strong>Door</strong> <strong>Werkgevers</strong> Kunst <strong>en</strong> Cultuur<br />
Voormalig staatssecretaris van Cultuur, Medy van der Laan, onderk<strong>en</strong>de in haar<br />
uitgangspunt<strong>en</strong>brief van 1 juli 2003 het belang van <strong>cultural</strong> <strong>governance</strong>. Ze gaf hierin aan dat<br />
zij zich bij de bedrijfsmatigheidstoets van culturele instelling<strong>en</strong> (mede) zou lat<strong>en</strong> leid<strong>en</strong> door<br />
'De 23 Aanbeveling<strong>en</strong> Cultural Governance'.<br />
De 23 Aanbeveling<strong>en</strong> van to<strong>en</strong> zijn naar aanleiding van e<strong>en</strong> nulmeting verder uitgewerkt tot<br />
e<strong>en</strong> nieuwe code, de Code Cultural Governance, die beter aansluit op de diversiteit aan<br />
instelling<strong>en</strong> die de sector rijk is (zie docum<strong>en</strong>t 1). In deze code word<strong>en</strong> niet <strong>en</strong>kel<br />
aanbeveling<strong>en</strong> gedaan t.o.v. <strong>cultural</strong> <strong>governance</strong>, de aanbeveling<strong>en</strong> zijn tev<strong>en</strong>s toegespitst<br />
op de drie besturingsmodell<strong>en</strong> die het meest voorkom<strong>en</strong> bij instelling<strong>en</strong> in de culturele<br />
sector.<br />
De minister van Cultuur dr. Ronald Plasterk zegt in zijn beleidsplan "Kunst van Lev<strong>en</strong> -<br />
Hoofdlijn<strong>en</strong> Cultuurbeleid" over Cultural Governance het volg<strong>en</strong>de: "Verder verwacht ik van<br />
alle instelling<strong>en</strong> die door het rijk word<strong>en</strong> gesubsidieerd dat zij zich houd<strong>en</strong> aan de norm<strong>en</strong><br />
voor goed bestuur. De door de sector opgestelde code <strong>cultural</strong> <strong>governance</strong> kan daarbij als<br />
uitgangspunt di<strong>en</strong><strong>en</strong>."<br />
AAN DE HAND VAN VEELGESTELDE VRAGEN KUNT U INZICHT VERKRIJGEN IN<br />
DEZE MATERIE<br />
ZIJN ER VERSCHILLENDE BESTURINGSMODELLEN?<br />
Het grootste deel van de culturele instelling<strong>en</strong> heeft e<strong>en</strong> bestuur+directie-model, met e<strong>en</strong><br />
bestuur <strong>en</strong> e<strong>en</strong> directie voor de uitvoer<strong>en</strong>de tak<strong>en</strong>. Daarnaast is er het raad-van-toezichtmodel<br />
waarin de directie het bestuur vormt <strong>en</strong> wordt gecontroleerd door de raad van<br />
toezicht. Ook zijn er organisaties met e<strong>en</strong> bestuur-model, met alle<strong>en</strong> e<strong>en</strong> bestuur met ook de<br />
uitvoer<strong>en</strong>de tak<strong>en</strong>. Meer informatie vindt u in de Code Cultural Governance (1), waarin<br />
Principes <strong>en</strong> Best Practice-Bepaling<strong>en</strong> <strong>en</strong> voorbeeldstatut<strong>en</strong> <strong>en</strong> –reglem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> voor de drie<br />
verschill<strong>en</strong>de besturingsmodell<strong>en</strong> zijn opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
BESTAAN ER TUSSENMODELLEN WAT BETREFT BESTUURSMODELLEN?<br />
De rechtsvorm stichting k<strong>en</strong>t drie besturingsmodell<strong>en</strong>: het bestuur-model, het<br />
bestuur+directie-model <strong>en</strong> het raad van toezicht-model. Er zijn ge<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong>modell<strong>en</strong>. <strong>Wat</strong><br />
wel in de praktijk te zi<strong>en</strong> is, is dat het bestuur+directie-model op verschill<strong>en</strong>de manier<strong>en</strong> kan<br />
word<strong>en</strong> ingevuld, afhankelijk van de taakverdeling <strong>en</strong> verdeling van verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
tuss<strong>en</strong> bestuur <strong>en</strong> directie.
WAT IS EEN RAAD VAN TOEZICHT?<br />
Vanuit de be<strong>hoe</strong>fte aan e<strong>en</strong> duidelijke scheiding tuss<strong>en</strong> bestur<strong>en</strong> <strong>en</strong> toezichthoud<strong>en</strong> is het<br />
raad-van-toezicht model ontstaan. In het raad-van-toezicht model vormt de directie het<br />
bestuur van de instelling. De directie bepaalt het beleid, voert het uit <strong>en</strong> draagt daarvoor de<br />
verantwoordelijkheid. De raad van toezicht houdt afstand <strong>en</strong> heeft e<strong>en</strong> toezichthoud<strong>en</strong>de <strong>en</strong><br />
adviser<strong>en</strong>de taak op het gebied van financiële bedrijfsvoering, budgettering, artistiek <strong>en</strong><br />
operationeel beleid <strong>en</strong> het functioner<strong>en</strong> van de directie. Ook b<strong>en</strong>oemt <strong>en</strong> ontslaat de raad<br />
van toezicht de directieled<strong>en</strong>. Meer informatie vindt u in de inleiding van de Code Cultural<br />
Governance (1). Ook geeft de code Principes <strong>en</strong> Best Practice-Bepaling<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
voorbeeldstatut<strong>en</strong> <strong>en</strong> –reglem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> voor het raad-van-toezicht-model.<br />
WAAROM ZOU IK HET BESTURINGSMODEL VAN MIJN ORGANISATIE EVALUEREN?<br />
Het is mogelijk dat het formele besturingsmodel van uw instelling niet meer aansluit bij de<br />
werkelijke verdeling van de tak<strong>en</strong>, bevoegdhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong>. In de praktijk<br />
geeft het bestuur haar directie vaak meer vrijheid dan statutair is vastgelegd, zonder zich te<br />
realiser<strong>en</strong> dat het bestuur juridisch volledig verantwoordelijk blijft. Ook is het de vraag of uw<br />
bestaande besturingsmodel wel past bij de ontwikkeling die uw instelling doormaakt.<br />
E<strong>en</strong> regelmatige analyse van het gew<strong>en</strong>ste besturingsmodel is daarom gew<strong>en</strong>st. Besteed<br />
daar nu aandacht aan <strong>en</strong> wacht niet tot zich e<strong>en</strong> acute probleemsituatie voordoet. Als tak<strong>en</strong>,<br />
bevoegdhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong> nu goed zijn afgestemd, kunt u ev<strong>en</strong>tuele<br />
problem<strong>en</strong> in de toekomst het hoofd bied<strong>en</strong>. Meer informatie vindt u in de Code Cultural<br />
Governance (1).<br />
HOE EVALUEREN WE HET BESTUUR / RAAD VAN TOEZICHT ?<br />
De zelfevaluatie is e<strong>en</strong> door het bestuur/de raad van toezicht zelf uitgevoerde,<br />
gestructureerde analyse van zijn functioner<strong>en</strong>. Tijd<strong>en</strong>s de zelfevaluatie kom<strong>en</strong> juist<br />
onderwerp<strong>en</strong> aan bod die tijd<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> reguliere bestuursvergadering niet onder de aandacht<br />
kom<strong>en</strong>. Het is belangrijk van tevor<strong>en</strong> af te sprek<strong>en</strong> <strong>hoe</strong> de zelfevaluatie wordt uitgevoerd.<br />
Respectvolle omgang, vertrouwelijkheid <strong>en</strong> e<strong>en</strong> constructieve basishouding zijn goede<br />
vertrekpunt<strong>en</strong>. Er kan ook voor e<strong>en</strong> anonieme aanpak word<strong>en</strong> gekoz<strong>en</strong>: e<strong>en</strong> externe partij<br />
kan de evaluatie schriftelijk afnem<strong>en</strong> <strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s het uitslag op collectief niveau<br />
weergev<strong>en</strong>. Op deze wijze wordt de m<strong>en</strong>ing van individuele led<strong>en</strong> niet zichtbaar.<br />
IS HET BEZWAARLIJK ALS EEN VOORMALIG BESTUURSLID BENOEMD WORDT IN<br />
EEN RAAD VAN TOEZICHT?<br />
Dit kan bezwaarlijk zijn. Bestuursled<strong>en</strong> houd<strong>en</strong> zich vaak bezig met beleidsvorm<strong>en</strong>de <strong>en</strong><br />
organisatorische tak<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> ex-bestuurder in e<strong>en</strong> raad van toezicht blijkt het vaak moeilijk te<br />
vind<strong>en</strong> om afstand te bewar<strong>en</strong> <strong>en</strong> zich te beperk<strong>en</strong> tot het houd<strong>en</strong> van toezicht. Bestuurders<br />
zoud<strong>en</strong> zich moet<strong>en</strong> afvrag<strong>en</strong> in <strong>hoe</strong>verre hun compet<strong>en</strong>ties pass<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> de nieuwe<br />
structuur. E<strong>en</strong> goed hulpmiddel om te bepal<strong>en</strong> of e<strong>en</strong> beoogd lid van de raad van toezicht
geschikt is voor de rol is het opstell<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> functieprofiel. Iedere kandidaat, ook e<strong>en</strong><br />
herb<strong>en</strong>oembare, zou hieraan moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> getoetst.<br />
KUNNEN VOORMALIGE LEDEN VAN EEN WERKBESTUUR DIRECTEUR VAN<br />
DEZELFDE INSTELLING WORDEN?<br />
Het uitgangspunt is dat e<strong>en</strong> ongezonde verwev<strong>en</strong>heid tuss<strong>en</strong> bestuur <strong>en</strong> directie te all<strong>en</strong> tijde<br />
moet word<strong>en</strong> voorkom<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> heldere taakverdeling tuss<strong>en</strong> bestuur <strong>en</strong> directie <strong>en</strong> duidelijke<br />
afsprak<strong>en</strong> over informatievoorzi<strong>en</strong>ing zijn bij de overstap van e<strong>en</strong> bestuurmodel naar e<strong>en</strong><br />
bestuur+directie-model onontbeerlijk.<br />
Wanneer e<strong>en</strong> voormalig bestuurslid van e<strong>en</strong> werkbestuur directeur van dezelfde instelling<br />
wordt, kan er sprake zijn van e<strong>en</strong> ongezonde verwev<strong>en</strong>heid. E<strong>en</strong> aantal dilemma‟s die<br />
kunn<strong>en</strong> ontstaan:<br />
- De positie van het voormalig bestuurslid t<strong>en</strong> opzichte van zijn collega bestuursled<strong>en</strong><br />
verandert wez<strong>en</strong>lijk;<br />
- Werkbestur<strong>en</strong> zijn vaak „vri<strong>en</strong>d<strong>en</strong>bestur<strong>en</strong>‟. Wanneer e<strong>en</strong> van de vri<strong>en</strong>d<strong>en</strong> directeur wordt<br />
zal er e<strong>en</strong> meer zakelijke verhouding moet<strong>en</strong> zijn;<br />
- Led<strong>en</strong> van werkbestur<strong>en</strong> zijn in de regel vrijwilligers. E<strong>en</strong> directeur zal in de regel betaald<br />
gaan word<strong>en</strong>, waardoor haar/zijn rol binn<strong>en</strong> de organisatie zal verander<strong>en</strong>.<br />
- De directeur zal de vrijwilligers aanstur<strong>en</strong>. Het kan dus zo zijn dan het voormalig bestuurslid<br />
zijn voormalig collega bestuurders gaat aanstur<strong>en</strong> terwijl deze bestuursled<strong>en</strong> nu optred<strong>en</strong> als<br />
de werkgever van de directeur.<br />
Mogelijke oplossing<strong>en</strong>:<br />
- E<strong>en</strong> nieuw bestuur b<strong>en</strong>oem<strong>en</strong>, of<br />
- E<strong>en</strong> andere directeur b<strong>en</strong>oem<strong>en</strong>, of<br />
- De bestuursled<strong>en</strong> in ieder geval ge<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong>de tak<strong>en</strong> meer lat<strong>en</strong> do<strong>en</strong>, waarbij zij<br />
word<strong>en</strong> aangestuurd door de directie.<br />
WAAROM IS HET VOEREN VAN FUNCTIONERINGSGESPREKKEN MET DE DIRECTIE<br />
ZO BELANGRIJK?<br />
Het is e<strong>en</strong> belangrijk aspect van goed werkgeverschap. Maar regelmatige<br />
functioneringsgesprekk<strong>en</strong> zijn nog ge<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>goed in de culturele sector.
In zo‟n gesprek behor<strong>en</strong> ook de sam<strong>en</strong>werking <strong>en</strong> relatie tuss<strong>en</strong> de directie <strong>en</strong> het bestuur of<br />
de raad van toezicht aan de orde te kom<strong>en</strong>. Stel vooraf e<strong>en</strong> ag<strong>en</strong>da op met de te besprek<strong>en</strong><br />
onderwerp<strong>en</strong>. Na afloop di<strong>en</strong>t e<strong>en</strong> schriftelijk verslag van het gesprek te word<strong>en</strong> gemaakt,<br />
dat wordt opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in het personeelsdossier.<br />
WAT IS HET NUT VAN FUNCTIEPROFIELEN?<br />
E<strong>en</strong> functieprofiel voor individuele bestuurder of toezichthouder dwingt de instelling <strong>en</strong> de<br />
kandidaat om goed na te gaan wat de laatste kan betek<strong>en</strong><strong>en</strong> voor de organisatie.<br />
E<strong>en</strong> functieprofiel voor het bestuur of de raad van toezicht in zijn geheel dwingt e<strong>en</strong><br />
organisatie om ook goed na te d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> over haar koers <strong>en</strong> de daarvoor b<strong>en</strong>odigde k<strong>en</strong>nis,<br />
ervaring <strong>en</strong> persoonlijkhed<strong>en</strong>. Omdat organisaties steeds verander<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> ook<br />
functieprofiel<strong>en</strong> in de loop der tijd regelmatig word<strong>en</strong> geëvalueerd.<br />
WAAR KAN IK VOORBEELDEN VAN PROFIELSCHETSEN VOOR ZAKELIJKE EN/OF<br />
ARTISTIEKE LEIDING VINDEN?<br />
Regelmatig zijn in krant<strong>en</strong> <strong>en</strong> vakblad<strong>en</strong> <strong>en</strong> op websites profielschets<strong>en</strong> voor de zakelijke <strong>en</strong><br />
de artistieke leiding van e<strong>en</strong> culturele instelling te vind<strong>en</strong>. Als u voorbeeld<strong>en</strong> uit de praktijk<br />
nodig heeft, kunt u contact opnem<strong>en</strong> via de WKC of via info [at] <strong>cultural</strong><strong>governance</strong>.nl<br />
WAAROP MOET IK LETTEN BIJ DE SAMENSTELLING VAN MIJN BESTUUR OF RAAD<br />
VAN TOEZICHT?<br />
Cultural Governance beoogt e<strong>en</strong> meer diverse sam<strong>en</strong>stelling van bestuur of raad van<br />
toezicht. De gemiddelde leeftijd van bestuurders in de culturele sector is relatief hoog.<br />
Vrouw<strong>en</strong> zijn vaak onderverteg<strong>en</strong>woordigd. M<strong>en</strong>s<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> andere herkomst kunn<strong>en</strong><br />
toegevoegde waarde bied<strong>en</strong>.<br />
Person<strong>en</strong> die niet afkomstig zijn uit de gebruikelijke geleding<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> interessante nieuwe<br />
gezichtspunt<strong>en</strong> introducer<strong>en</strong>. De kwaliteit moet echter voorop staan: e<strong>en</strong> jonge leeftijd, het<br />
vrouwelijke geslacht of e<strong>en</strong> allochtone herkomst zijn op zichzelf niet zaligmak<strong>en</strong>d. Ook de<br />
aard <strong>en</strong> activiteit<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> instelling zijn van invloed op de sam<strong>en</strong>stelling.<br />
WIJ BENOEMEN ONZE BESTUURSLEDEN VIA COOPTATIE. HEEFT DIT SYSTEEM<br />
NADELEN?<br />
E<strong>en</strong> bestuur of raad van toezicht di<strong>en</strong>t zich goed te realiser<strong>en</strong> dat het eig<strong>en</strong> netwerk<br />
beperking<strong>en</strong> k<strong>en</strong>t. Niet alle<strong>en</strong> is het aantal person<strong>en</strong> beperkt, deze hebb<strong>en</strong> vaak ook e<strong>en</strong><br />
overe<strong>en</strong>komstige achtergrond. Het is aan te bevel<strong>en</strong> om bij het werv<strong>en</strong> van nieuwe<br />
bestuursled<strong>en</strong> of toezichthouders in plaats van coöptatie e<strong>en</strong> meer transparante<br />
selectiemethode te hanter<strong>en</strong> <strong>en</strong> ook buit<strong>en</strong> het eig<strong>en</strong> netwerk te zoek<strong>en</strong>.
WAAR MOET IK OP LETTEN ALS HET GAAT OM NEVENFUNCTIES VAN<br />
DIRECTIELEDEN?<br />
Zorg dat bestuur of raad van toezicht altijd inzicht heeft in de integriteitrisico‟s die de<br />
organisatie loopt. De directieled<strong>en</strong> spel<strong>en</strong> hierbij zelf e<strong>en</strong> belangrijke rol. Zij di<strong>en</strong><strong>en</strong> elke<br />
nev<strong>en</strong>functie vooraf ter beoordeling voor te legg<strong>en</strong> aan hun bestuur of raad van toezicht. E<strong>en</strong><br />
jaarlijks overzicht van alle nev<strong>en</strong>functies van de directie behoort tot de standaard<br />
informatiebe<strong>hoe</strong>fte van e<strong>en</strong> bestuur of raad van toezicht.<br />
WELKE INFORMATIE MOET DE DIRECTIE GEVEN AAN BESTUUR OF RAAD VAN<br />
TOEZICHT?<br />
Het is verstandig om gezam<strong>en</strong>lijk na te gaan wat de informatiebe<strong>hoe</strong>fte is voor e<strong>en</strong> goede<br />
taakuitoef<strong>en</strong>ing <strong>en</strong> het drag<strong>en</strong> van verantwoordelijkheid van bestuur of raad van toezicht. De<br />
directie moet tijdig <strong>en</strong> volledig, gevraagd <strong>en</strong> ongevraagd, alle b<strong>en</strong>odigde informatie<br />
verschaff<strong>en</strong>. Voorbeeld<strong>en</strong> hiervan zijn de subsidievoortgang, exploitatiecijfers, P&Oontwikkeling<strong>en</strong>,<br />
managem<strong>en</strong>t letter <strong>en</strong> externe rapportages. Het is niet w<strong>en</strong>selijk dat het<br />
bestuur of raad van toezicht de informatieverstrekking geheel overlaat aan de directie. Het<br />
di<strong>en</strong>t zelf e<strong>en</strong> betrokk<strong>en</strong> <strong>en</strong> proactieve houding in te nem<strong>en</strong>.<br />
HOE REGEL IK MIJN INFORMATIEVOORZIENING VAN DIRECTIE NAAR BESTUUR?<br />
De directie voorziet het bestuur / de raad van toezicht gevraagd, ongevraagd, <strong>en</strong> tijdig van<br />
alle informatie die nodig is voor e<strong>en</strong> goede taakvervulling. Het motto daarbij is no surprises.<br />
Om verantwoordelijkheid te kunn<strong>en</strong> drag<strong>en</strong>, moet<strong>en</strong> bestuurders of toezichthouders wet<strong>en</strong><br />
wat er gebeurt. Daarom is het belangrijk dat de directie op tijd aangeeft welke ontwikkeling<strong>en</strong><br />
er spel<strong>en</strong> <strong>en</strong> welke risico‟s de organisatie loopt. Afsprak<strong>en</strong> over de inhoud <strong>en</strong> frequ<strong>en</strong>tie van<br />
reguliere informatievoorzi<strong>en</strong>ing word<strong>en</strong> schriftelijk vastgelegd. De be<strong>hoe</strong>fte aan informatie<br />
vanuit de organisatie kan schematisch word<strong>en</strong> weergegev<strong>en</strong>. Op deze manier weet iedere<strong>en</strong><br />
tijdig wanneer bepaalde informatie beoordeeld zal word<strong>en</strong>. In ieder geval wordt aangerad<strong>en</strong><br />
schriftelijk vast te legg<strong>en</strong>, welke onderwerp<strong>en</strong> regelmatig besprok<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong>.<br />
WAT ZIJN BELANGRIJKE AGENDAPUNTEN OP EEN VERGADERING VAN BESTUUR OF<br />
RAAD VAN TOEZICHT?<br />
Houd afstand van de waan van de dag. Op de ag<strong>en</strong>da hor<strong>en</strong> onderwerp<strong>en</strong> als het algem<strong>en</strong>e<br />
beleid <strong>en</strong> de strategie, de financiële stand van zak<strong>en</strong>, de eig<strong>en</strong> werkwijze <strong>en</strong> taakverdeling,<br />
het eig<strong>en</strong> functioner<strong>en</strong> <strong>en</strong> de relatie met de directie. Vergader minimaal e<strong>en</strong>maal per jaar<br />
over al deze aspect<strong>en</strong>. Zorg dat de directie voorafgaand aan de vergadering alle b<strong>en</strong>odigde<br />
informatie heeft geleverd zodat de zak<strong>en</strong> goed beoordeeld kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong>.
HOE STRUCTUREER IK MIJN BESTUURSVERGADERING?<br />
Het belangrijkste is van tevor<strong>en</strong> e<strong>en</strong> ag<strong>en</strong>da op te stell<strong>en</strong> <strong>en</strong> deze ruim op tijd de<br />
bestuursled<strong>en</strong> of raad van toezicht-led<strong>en</strong> te do<strong>en</strong> toekom<strong>en</strong>. De led<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> dan nog de<br />
mogelijkheid om eig<strong>en</strong> onderwerp<strong>en</strong> op de ag<strong>en</strong>da te zett<strong>en</strong>. Naast de vaste ag<strong>en</strong>dapunt<strong>en</strong>,<br />
zoals verslag laatste bestuursvergadering, mededeling<strong>en</strong>, correspond<strong>en</strong>tie, personeel, etc.<br />
word<strong>en</strong> ook lop<strong>en</strong>de zak<strong>en</strong> besprok<strong>en</strong>.<br />
WOONT DE DIRECTEUR BESTUURSVERGADERINGEN BIJ?<br />
Over het algeme<strong>en</strong> geldt dat het bestuur periodiek met de directie over de gang van zak<strong>en</strong><br />
binn<strong>en</strong> de instelling spreekt. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> vergadert het bestuur volg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> vastgesteld<br />
schema, waarbij in de regel de directie deelneemt aan de vergadering<strong>en</strong> van het bestuur.<br />
Het bestuur vergadert t<strong>en</strong> minste éénmaal per jaar buit<strong>en</strong> aanwezigheid van de directie.<br />
WELKE MATE VAN BEZOLDIGING IS GEPAST?<br />
In de praktijk krijg<strong>en</strong> bestuursled<strong>en</strong> <strong>en</strong> led<strong>en</strong> van rad<strong>en</strong> van toezicht in de culturele sector<br />
ge<strong>en</strong> vergoeding. Onkost<strong>en</strong>vergoeding (kost<strong>en</strong> die bestuurders redelijkerwijs hebb<strong>en</strong><br />
gemaakt vanwege hun functie bij de instelling) <strong>en</strong> vacatiegeld (vergoeding voor het<br />
voorbereid<strong>en</strong> <strong>en</strong> bijwon<strong>en</strong> van vergadering<strong>en</strong>) kom<strong>en</strong> wel voor. Het is ook mogelijk dat<br />
bestuursled<strong>en</strong> e<strong>en</strong> vergoeding krijg<strong>en</strong> in de vorm van vrijkaartjes voor voorstelling<strong>en</strong>,<br />
t<strong>en</strong>toonstelling<strong>en</strong> <strong>en</strong> dergelijke. Belangrijk hierbij is in ieder geval duidelijkheid <strong>en</strong><br />
transparantie te waarborg<strong>en</strong>.<br />
OM EEN ANBI-STATUS (ALGEMEEN NUT BEOGENDE INSTELLING) TE KRIJGEN<br />
MOETEN DE VERGOEDINGEN VAN BESTUURDERS AAN EEN BEPAALD MAXIMUM<br />
GEBONDEN ZIJN (VAKANTIEGELD I.P.V. LOON). HOE ZIT DAT NU VOOR DE<br />
DIRECTEUR-BESTUURDER WIENS BAAN HET IS EEN INSTELLING TE BESTUREN?<br />
De ANBI-regelgeving zegt dat bestuursled<strong>en</strong> van instelling<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> ANBI-status ge<strong>en</strong><br />
andere beloning mog<strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong> voor het bestur<strong>en</strong> van de instelling<strong>en</strong>. Slechts e<strong>en</strong><br />
vergoeding voor gemaakte onkost<strong>en</strong> <strong>en</strong>/of niet bov<strong>en</strong>matig vacatiegeld is toegestaan. De<br />
Belastingdi<strong>en</strong>st sluit hierbij aan bij het Vacatiegeld<strong>en</strong>besluit 1988. Vergoeding<strong>en</strong> word<strong>en</strong> niet<br />
bov<strong>en</strong>matig geacht, indi<strong>en</strong> zij niet meer bedrag<strong>en</strong> dan de vergoeding g<strong>en</strong>oemd in het besluit.<br />
Ondertuss<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> bestuursled<strong>en</strong> die tev<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong>de functie vervull<strong>en</strong>, wel e<strong>en</strong><br />
beloning ontvang<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> combinatie van vacatiegeld<strong>en</strong> <strong>en</strong> onkost<strong>en</strong>vergoeding is mogelijk<br />
indi<strong>en</strong> vacatiegeld<strong>en</strong> hier niet in voorzi<strong>en</strong>.<br />
HOE IS DE TAAKVERDELING TUSSEN ADJUNCT DIRECTEUR EN DIRECTEUR TE<br />
REGELEN?<br />
De algeme<strong>en</strong> directeur <strong>en</strong> de adjunct directeur vorm<strong>en</strong> sam<strong>en</strong> het orgaan “de directie”. De<br />
eindverantwoordelijkheid blijft bij de algeme<strong>en</strong> directeur, de adjunct directeur is de eerste
vervanger. De directie verdeelt haar tak<strong>en</strong> in portefeuilles <strong>en</strong> communiceert dit naar<br />
belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong>. Volg<strong>en</strong>de tak<strong>en</strong>/onderwerp<strong>en</strong> word<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> algeme<strong>en</strong> <strong>en</strong> adjunct<br />
directeur verdeeld: strategie (incl. artistiek <strong>en</strong> zakelijk beleid), financiering (incl. plann<strong>en</strong> voor<br />
fonds<strong>en</strong>werving/sponsoring), jaarplan/-begroting, jaarverslag/-rek<strong>en</strong>ing, belangrijke<br />
sam<strong>en</strong>werkingsverband<strong>en</strong>, rechtshandeling<strong>en</strong>, arbeidsvoorwaard<strong>en</strong>beleid, vrijwilligersbeleid,<br />
personeelsbeleid (incl. functioneringsgesprekk<strong>en</strong>, verlof, ziekte), PR+Marketing (interne vs.<br />
externe communicatie), kwaliteitsbeleid, activiteit<strong>en</strong>plan, onderhoud infrastructuur/gebouw,<br />
ICT, interne overlegg<strong>en</strong> etc.<br />
WAARVOOR IS EEN DIRECTEUR-BESTUURDER VAN EEN RAAD VAN TOEZICHT<br />
TEKENBEVOEGD (B.V. HUUROVEREENKOMSTEN, ARBEIDSCONTRACTEN)?<br />
Voor de bevoegdheid van bestuurders di<strong>en</strong><strong>en</strong> de interne <strong>en</strong> externe verhouding<strong>en</strong> met<br />
betrekking tot de stichting te word<strong>en</strong> onderscheid<strong>en</strong>:<br />
Extern: als e<strong>en</strong> bestuurder wordt b<strong>en</strong>oemd wordt bepaald dat hij (i) zelfstandig of (ii) sam<strong>en</strong><br />
met andere bestuurders bevoegd is de stichting te verteg<strong>en</strong>woordig<strong>en</strong>. Deze<br />
verteg<strong>en</strong>woordigingsbevoegdheid geldt onbeperkt <strong>en</strong> onvoorwaardelijk. De zelfstandig<br />
bevoegde bestuurder heeft daarom de bevoegdheid de stichting te bind<strong>en</strong> met betrekking tot<br />
alle rechthandeling<strong>en</strong>.<br />
Intern: daarnaast kan word<strong>en</strong> bepaald in de statut<strong>en</strong> van de stichting dat e<strong>en</strong> bestuurder<br />
voor bepaalde besluit<strong>en</strong> voorafgaand toestemming van de raad van toezicht nodig heeft. E<strong>en</strong><br />
dergelijke toestemming kan bijvoorbeeld geld<strong>en</strong> voor arbeidsovere<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> of<br />
huurovere<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>. Dit soort beperking<strong>en</strong> heeft in beginsel echter alle<strong>en</strong> interne werking.<br />
Voorbeeld: In de statut<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> stichting is bepaald dat e<strong>en</strong> bestuurder voorafgaand<br />
toestemming van de raad van toezicht nodig heeft voor het sluit<strong>en</strong> van overe<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> met<br />
e<strong>en</strong> waarde van EUR 25,000 of meer. De bestuurder sluit op naam <strong>en</strong> voor rek<strong>en</strong>ing van de<br />
stichting e<strong>en</strong> overe<strong>en</strong>komst met e<strong>en</strong> waarde van EUR 50,000 zonder deze toestemming. In<br />
dat geval pleegt de betreff<strong>en</strong>de bestuurder „interne‟ wanprestatie maar is de stichting in<br />
principe extern wel aan de overe<strong>en</strong>komst gebond<strong>en</strong>.<br />
WELKE STATUS HEEFT DE DIRECTEUR-BESTUURDER IN HET RAAD VAN TOEZICHT-<br />
MODEL: DIE VAN WERKGEVER OF DIE VAN WERKNEMER?<br />
Het beste beginpunt voor deze vraag is het onderscheid tuss<strong>en</strong> "werkgever" <strong>en</strong> "werknemer":<br />
De bestuurder is niet noodzakelijkerwijs ook werknemer van de rechtspersoon. Vaak is het<br />
zo dat de bestuurder e<strong>en</strong> arbeidsovere<strong>en</strong>komst heeft met de rechtspersoon <strong>en</strong> daarom ook<br />
werknemer is. Maar het is ook mogelijk dat de bestuurder op basis van e<strong>en</strong> overe<strong>en</strong>komst<br />
van opdracht voor de rechtspersoon werkt. De werkgever is de partij met wie werknemers<br />
e<strong>en</strong> arbeidsovere<strong>en</strong>komst sluit<strong>en</strong>. Dit is doorgaans de rechtspersoon. De bestuurder zal wel<br />
als verteg<strong>en</strong>woordiger van die rechtspersoon, <strong>en</strong> dus als verteg<strong>en</strong>woordiger van de<br />
werkgever t<strong>en</strong> opzichte van werknemers optred<strong>en</strong>. In principe is het Nederlandse<br />
arbeidsrecht integraal van toepassing op de bestuurder indi<strong>en</strong> met hem e<strong>en</strong>
arbeidsovere<strong>en</strong>komst is geslot<strong>en</strong>. Op deze hoofdregel geld<strong>en</strong> echter <strong>en</strong>kele uitzondering<strong>en</strong><br />
(b.v. het feit dat de bestuurder ge<strong>en</strong> instructies van de werkgever <strong>hoe</strong>ft op te volg<strong>en</strong>).<br />
ALS DIRECTEUR-BESTUURDER VAL IK BUITEN MIJN BEDRIJFSTAK-CAO: KLOPT<br />
DAT? HOE MOET IK HIERMEE OMGAAN?<br />
Of e<strong>en</strong> bedrijfstak-CAO van toepassing is op de bestuurder moet word<strong>en</strong> bepaald aan de<br />
hand van de betreff<strong>en</strong>de CAO. Veel CAO's bepal<strong>en</strong> inderdaad dat de CAO niet van<br />
toepassing is op bestuurders. Ev<strong>en</strong>tueel kan in de arbeidsovere<strong>en</strong>komst van de bestuurder<br />
word<strong>en</strong> opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> dat de CAO van overe<strong>en</strong>komstige toepassing is. Als de CAO niet geldt<br />
voor de bestuurder, zijn rechtspersoon <strong>en</strong> bestuurder vrij in het mak<strong>en</strong> van afsprak<strong>en</strong><br />
omtr<strong>en</strong>t arbeidsvoorwaard<strong>en</strong>. Hierbij moet word<strong>en</strong> opgemerkt dat, indi<strong>en</strong> de werkgever<br />
ervoor kiest om – zonder dat dit is opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> in de arbeidsovere<strong>en</strong>komst – de<br />
arbeidsvoorwaard<strong>en</strong> van de bestuurder steeds gelijk te stell<strong>en</strong> met de CAOarbeidsvoorwaard<strong>en</strong>,<br />
dit de verplichting voor de werkgever kan meebr<strong>en</strong>g<strong>en</strong> om deze<br />
gelijkstelling te handhav<strong>en</strong>.<br />
KAN EEN BESTUURDER OF TOEZICHTHOUDER AANSPRAKELIJK WORDEN GESTELD<br />
VOOR FOUTEN?<br />
Als uw stichting financiële schade oploopt door fout<strong>en</strong> van bestuurders of toezichthouders,<br />
dan zijn deze person<strong>en</strong> hiervoor volledig juridisch aansprakelijk. E<strong>en</strong> bestuurder of<br />
toezichthouder die zelf niet bij e<strong>en</strong> bepaalde beslissing betrokk<strong>en</strong> was, kan ook aansprakelijk<br />
word<strong>en</strong> gesteld voor fout<strong>en</strong> van medebestuurders of -toezichthouders. Het is daarbij niet van<br />
belang of het betaalde of onbetaalde functies betreft. De drie criteria voor<br />
bestuurdersaansprakelijkheid zijn onbehoorlijk bestuur, wanprestatie <strong>en</strong> het ontbrek<strong>en</strong> van<br />
e<strong>en</strong> registratie bij de Kamer van Koophandel.<br />
IS EEN VERZEKERING TEGEN BESTUURDERSAANSPRAKELIJKHEID NODIG?<br />
E<strong>en</strong> dergelijke verzekering voor led<strong>en</strong> van bestuur of raad van toezicht is niet altijd<br />
noodzakelijk. U moet aansprakelijkheidsrisico‟s regelmatig taxer<strong>en</strong> door middel van e<strong>en</strong><br />
risicocheck. Het is verstandig dit regelmatig te herhal<strong>en</strong>, omdat de risico‟s in de loop der tijd<br />
kunn<strong>en</strong> verander<strong>en</strong>.<br />
HOE VERLEEN JE DECHARGE AAN VERTREKKENDE BESTUURSLEDEN?<br />
E<strong>en</strong> bestuurder van e<strong>en</strong> stichting kan intern aansprakelijk word<strong>en</strong> gesteld (dat wil zegg<strong>en</strong><br />
door de stichting zelf) als hij zijn taak niet behoorlijk vervult (bijvoorbeeld bij het verkeerd<br />
beher<strong>en</strong> van het vermog<strong>en</strong>): de zog<strong>en</strong>aamde interne aansprakelijkheid. E<strong>en</strong> bestuurder kan<br />
ook door derd<strong>en</strong> aansprakelijk word<strong>en</strong> gesteld wanneer deze derd<strong>en</strong> schade ondervind<strong>en</strong><br />
van zijn handel<strong>en</strong> (bijvoorbeeld in het geval de bestuurder nam<strong>en</strong>s de ver<strong>en</strong>iging e<strong>en</strong><br />
verplichting aangaat waarvan hij weet dat de ver<strong>en</strong>iging die niet kan nakom<strong>en</strong>), de<br />
zog<strong>en</strong>aamde externe aansprakelijkheid. Décharge van e<strong>en</strong> bestuurder houdt in dat de
stichting hem vrijwaart voor ev<strong>en</strong>tuele aansprak<strong>en</strong> die de stichting op hem heeft uit hoofde<br />
van zijn interne aansprakelijkheid. Voor de externe aansprakelijkheid heeft de décharge<br />
ge<strong>en</strong> gevolg<strong>en</strong>. Décharge wordt vaak verle<strong>en</strong>d bij het vaststell<strong>en</strong> van de jaarrek<strong>en</strong>ing of bij<br />
het aftred<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> bestuurder. Over het algeme<strong>en</strong> wordt aang<strong>en</strong>om<strong>en</strong> dat décharge moet<br />
word<strong>en</strong> verle<strong>en</strong>d door het orgaan dat bevoegd is tot b<strong>en</strong>oeming <strong>en</strong> ontslag van de<br />
bestuurders. Bij het traditionele bestuur model is het totale bestuurlijk proces in hand<strong>en</strong> van<br />
het bestuur. Toezicht op het bestuur wordt uitgeoef<strong>en</strong>d door de bestuursled<strong>en</strong> onderling.<br />
Décharge zal kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> verle<strong>en</strong>d aan één of meer bestuurders. Het bestuur is bevoegd<br />
de décharge te verl<strong>en</strong><strong>en</strong>. In het bestuur + directie model wordt het beleid vastgesteld door<br />
het bestuur. De voorbereiding <strong>en</strong> de uitvoering van het beleid zijn meestal in hand<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
directie die bestaat uit één of meer led<strong>en</strong>. Toezicht op de directie wordt uitgeoef<strong>en</strong>d door het<br />
bestuur <strong>en</strong> het toezicht op het bestuur wordt uitgeoef<strong>en</strong>d door de bestuursled<strong>en</strong> onderling.<br />
Décharge kan word<strong>en</strong> verle<strong>en</strong>d aan één of meer bestuursled<strong>en</strong>. De bevoegdheid tot het<br />
verl<strong>en</strong><strong>en</strong> van décharge komt toe aan het bestuur. In geval van het raad van toezicht-model is<br />
het bestuurlijk proces in hand<strong>en</strong> van één of meer directieled<strong>en</strong>, die statutair als bestuurder<br />
b<strong>en</strong>oemd zijn. Het toezicht op de directie wordt uitgeoef<strong>en</strong>d door de raad van toezicht.<br />
Décharge kan word<strong>en</strong> verle<strong>en</strong>d aan de directieled<strong>en</strong> <strong>en</strong> de raad van toezicht is het orgaan<br />
dat bevoegd is tot het verl<strong>en</strong><strong>en</strong> van de décharge. Décharge strekt zich slechts uit over<br />
handeling<strong>en</strong> van de bestuurder voor zover deze blijk<strong>en</strong> uit informatie die aan het déchargeverl<strong>en</strong><strong>en</strong>de<br />
orgaan is verstrekt. Wordt de décharge verle<strong>en</strong>d in het kader van het vaststell<strong>en</strong><br />
van de jaarrek<strong>en</strong>ing, dan strekt de décharge zich daarom slechts uit tot hetge<strong>en</strong> uit de<br />
jaarrek<strong>en</strong>ing blijkt. Het verl<strong>en</strong><strong>en</strong> van décharge heeft overig<strong>en</strong>s ge<strong>en</strong> gevolg<strong>en</strong> voor ev<strong>en</strong>tueel<br />
verhaal van de stichting op de bestuurder voor schade die de bestuurder heeft veroorzaakt<br />
door opzettelijk of roekeloos handel<strong>en</strong>. Heeft e<strong>en</strong> bestuurder fraude gepleegd, dan zal de<br />
stichting de schade die zij t<strong>en</strong> gevolge daarvan heeft geled<strong>en</strong> op hem kunn<strong>en</strong> verhal<strong>en</strong>, ook<br />
al is eerder décharge verle<strong>en</strong>d e<strong>en</strong> de bestuurder.<br />
HOE GA JE BIJ EEN FUSIE VAN TWEE BESTUREN NAAR EEN BESTUUR?<br />
Bij e<strong>en</strong> fusie ontstaat uit twee of meer organisaties één nieuwe organisatie. Deze organisatie<br />
zal e<strong>en</strong> andere dynamiek hebb<strong>en</strong>, misschi<strong>en</strong> e<strong>en</strong> ander besturingsmodel verg<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
misschi<strong>en</strong> zelfs andere tak<strong>en</strong> vervull<strong>en</strong>. Het uitgangspunt is dan ook dat er voor de nieuwe<br />
organisatie nieuwe profielschets<strong>en</strong> voor de bestuursled<strong>en</strong> word<strong>en</strong> opgesteld <strong>en</strong> dat er op<br />
basis daarvan m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geworv<strong>en</strong>. Voormalige bestuursled<strong>en</strong> die binn<strong>en</strong> het profiel<br />
pass<strong>en</strong> <strong>en</strong> will<strong>en</strong> solliciter<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> in deze procedure word<strong>en</strong> meeg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> valkuil<br />
waarvan m<strong>en</strong> zich bewust moet zijn, is dat voormalig bestuursled<strong>en</strong> van nature g<strong>en</strong>eigd<br />
kunn<strong>en</strong> zijn om vooral de belang<strong>en</strong> van de organisatie die zijn aanvankelijk<br />
verteg<strong>en</strong>woordigd<strong>en</strong> te weg<strong>en</strong>. Zij zull<strong>en</strong> e<strong>en</strong> omslag moet<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> <strong>en</strong> in staat moet<strong>en</strong> zijn<br />
om vanuit de nieuwe organisatie gaan d<strong>en</strong>k<strong>en</strong>.<br />
GAAT BIJ DE OVERGANG VAN EEN BESTUUR + DIRECTIE NAAR EEN RAAD VAN<br />
TOEZICHT-MODEL HET VOLTALLIGE BESTUUR OVER NAAR DE RAAD VAN<br />
TOEZICHT?<br />
In de praktijk zi<strong>en</strong> we dat hiermee verschill<strong>en</strong>d wordt omgegaan. Soms gaat het voltallige<br />
bestuur over naar de raad van toezicht. Andere instelling<strong>en</strong> in transitie kiez<strong>en</strong> ervoor om
nieuwe led<strong>en</strong> voor de raad van toezicht te werv<strong>en</strong>. Daarnaast kom<strong>en</strong> er allerlei<br />
tuss<strong>en</strong>variant<strong>en</strong> voor. Omdat bestuurslid e<strong>en</strong> wez<strong>en</strong>lijk andere functie is dan lid van e<strong>en</strong> raad<br />
van toezicht, is het verstandig om voor e<strong>en</strong> nieuw op te zett<strong>en</strong> raad van toezicht<br />
profielschets<strong>en</strong> op te stell<strong>en</strong> <strong>en</strong> op basis daarvan de led<strong>en</strong> te werv<strong>en</strong>. Indi<strong>en</strong> e<strong>en</strong> persoon uit<br />
het voormalige bestuur goed binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> profiel past <strong>en</strong> hij/zij zich ervan bewust is dat de rol<br />
van toezichthouder e<strong>en</strong> andere is dan die van bestuurder, kan deze persoon in principe in de<br />
raad van toezicht word<strong>en</strong> geplaatst. De opgestelde profielschets<strong>en</strong> zoud<strong>en</strong> daarbij echter<br />
leid<strong>en</strong>d moet<strong>en</strong> zijn.<br />
UIT HOEVEEL LEDEN MOET EEN BESTUUR / RAAD VAN TOEZICHT MINIMAAL<br />
BESTAAN?<br />
Er is ge<strong>en</strong> wettelijk minimum voor de aantaal bestuursled<strong>en</strong>. Het belangrijkste is dat m<strong>en</strong><br />
uitgaat van e<strong>en</strong> profielschets voor het bestuur. Indi<strong>en</strong> het zo is dat één kandidaat alle<br />
onderdel<strong>en</strong> van de profielschets in zich ver<strong>en</strong>igd, kan het bestuur uit één persoon bestaan,<br />
mits de statut<strong>en</strong> <strong>en</strong>/of reglem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> van de instelling niet anders bepal<strong>en</strong> <strong>en</strong> m<strong>en</strong> ge<strong>en</strong><br />
problem<strong>en</strong> voorziet i.v.m. checks & balances (de verdeling van macht tuss<strong>en</strong><br />
organ<strong>en</strong>/person<strong>en</strong>).<br />
KENT EEN RAAD VAN TOEZICHT OOK DE FUNCTIE VAN SECRETARIS?<br />
De raad van toezicht b<strong>en</strong>oemt e<strong>en</strong> secretaris van de raad van toezicht. De functie van<br />
secretaris kan gecombineerd word<strong>en</strong> met de functie van plaatsvervang<strong>en</strong>d voorzitter. De<br />
secretaris beheert het archief van de raad van toezicht <strong>en</strong> draagt zorg voor de verslaglegging<br />
van de vergadering<strong>en</strong> van de raad van toezicht. Hij kan ook sam<strong>en</strong> met de voorzitter nam<strong>en</strong>s<br />
de raad van toezicht contract<strong>en</strong> met (led<strong>en</strong> van) de directie, correspond<strong>en</strong>tie van de raad<br />
van toezicht <strong>en</strong> verslag<strong>en</strong> van de vergadering<strong>en</strong> van de raad van toezicht, tek<strong>en</strong><strong>en</strong>.<br />
www.wkc.nl