een brief - Duo

Retouradres, Postbus 30152, 9700 LC Groningen
Contact
T (050) 599 90 00
E: ipo@duo.nl
www.duo.nl
Datum: september 2012
Betreft: start diplomaregister
Geachte leden van het college van bestuur,
Het diplomaregister gaat op 1 november van start. In deze brief informeren we u
over wat het diplomaregister is en wat de invoering van het diplomaregister voor
uw onderwijsinstelling betekent.
Het diplomaregister
Het diplomaregister is een beveiligde online applicatie die gegevens beschikbaar
stelt uit systemen van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Het diplomaregister
bevat de diplomagegevens van Nederlandse opleidingen van bekostigde scholen
en onderwijsinstellingen in een bepaalde periode. In register zijn de gegevens van
diploma’s, certificaten en getuigschriften opgenomen, zoals de naam van de
opleiding en het examenjaar. Het register bevat dus geen digitale versies van
papieren diploma’s en vervangt de papieren diploma’s niet.
Diplomahouders, overheidsorganisaties, scholen en onderwijsinstellingen hebben
toegang tot het diplomaregister.
Voor diplomahouders
Diplomahouders kunnen vanaf november makkelijk bij hun diplomagegevens. Dit
komt van pas bij verlies of diefstal van een diploma. Diplomahouders kunnen in
het diplomaregister dan ook een digitaal uittreksel maken van hun
diplomagegevens. Dit pdf-bestand heeft een digitaal certificaat dat als
echtheidskenmerk functioneert en garandeert dat het document van DUO
afkomstig is. Een diplomahouder kan dit document bijvoorbeeld gebruiken bij een
sollicitatie.
Voor overheidsinstanties
Verschillende overheidsinstanties gaan de gegevens uit het diplomaregister
gebruiken bij het uitvoeren van hun wettelijke taken. Het ministerie van BZK,
bijvoorbeeld, gebruikt de gegevens voor de werkzaamheden van het UWV. Een
professional in de gezondheidszorg moet geregistreerd zijn in het BIG-register
voordat hij of zij een beroep kan uitoefenen. De beheerder van het BIG-register,
het ministerie van VWS, krijgt rechtstreeks toegang tot het diplomaregister.
Pagina 1 van 2

Voor scholen en onderwijsinstellingen
Scholen en onderwijsinstellingen hebben vanaf november via de beveiligde site
toegang tot de diplomagegevens. Ze kunnen daarmee op individueel niveau
controleren of een onderwijsdeelnemer voldoet aan de vooropleidingseisen.
Actualiteit en kwaliteit aanlevering
Burgers, onderwijsinstellingen en overheidsinstellingen hebben belang bij een
volledig, actueel en juist diplomaregister. DUO ontvangt de gegevens uit het
register onder andere van uw onderwijsinstelling. Daarom is het belangrijk dat uw
onderwijsinstelling de gegevens snel na het vaststellen van de uitslag aanlevert.
De wettelijke termijn daarvoor is vier weken, maar wordt binnenkort één week.
Naast snelheid is de kwaliteit ook van belang. De gegevens moeten
corresponderen met de gegevens op het papieren diploma. De namen van de
vakken en opleidingen moeten de wettelijk juiste namen zijn. Verder moeten de
gegevens bij de eerste levering correct aangeleverd worden.
Correcties
Tijdig en juist aanleveren voorkomt dat uw instelling onnodige correcties moet
doen. Diplomahouders kunnen een correctieverzoek indienen bij DUO als er
onjuiste of onvolledige diplomagegevens in het register staan.
Onderwijsinstellingen moeten de gegevens dan controleren, en eventueel
corrigeren en opnieuw aanleveren.
Meer informatie
Binnenkort informeren we uw onderwijsinstelling uitgebreider over de inhoud en
de werking van het diplomaregister.
Een succesvol diplomaregister
DUO (namens het ministerie van OCW) vindt het belangrijk dat alle gebruikers
profijt van het diplomaregister hebben. We willen samen met uw
onderwijsinstelling zorgen voor een goed werkend diplomaregister. We hopen dat
u zelf ook veel voordeel uit het register haalt, door de gegevens uit het
diplomaregister te gebruiken in uw processen.
Met vriendelijke groet,
Directeur Register & Examens
Kor Brandts MBA
Op 4 november 2011 is de wetswijziging gepubliceerd die de grondslag vormt voor het
diplomaregister (Staatsblad 2011, 497).
Pagina 2 van 2