Loop even langs het Fysieke Serviceplein - De Drechtsteden

Nummer 23, 20 oktober 2008
In deze klantennieuwsbrief:
• Een vraag, een antwoord
• Verhuizing of verplaatsing? Loop even langs bij het Fysieke Serviceplein
• Luchtfoto van jouw gemeente bestellen?
• Wijzigingen in het managementteam van het SCD
• Achter de schermen van…Bureau Informatievoorzieningen
Een vraag, een antwoord
In klantennieuwsbrief nummer 12 hebben we je geïnformeerd over de verschillende vragen van onze
klanten en hoe we die als SCD zo goed mogelijk beantwoorden en oplossen. Hierbij geven we je de
huidige stand van zaken:
Dienstverlening Virtueel Serviceplein
We zijn bezig met een plan van aanpak voor een betere dienstverlening via het Virtuele Serviceplein.
Punten van aandacht zijn hierbij:
• een verbeterde productpresentatie als het gaat om de vindbaarheid en beschrijving van producten.
Prominent aandachtspunt hierbij is het productformulier 'nieuwe medewerker'. In december 2008
wordt dit afgerond.
• het ontwikkelen van managementinformatie zodat we beter kunnen zorgen voor de juiste
afhandeltijden en doorlooptijden. In februari 2009 wordt dit afgerond.
• het toevoegen van nieuwe producten (bv op facilitair gebied) en een conversie van oude E-loket
producten van het Dordtse Serviceplein voor 1 april. Dit proces loopt door tot 1 juni 2009.
• een audit op de processtappen van het Serviceplein. Dat is nodig om de statusmeldingen voor onze
klanten te verminderen en de inregeling van de autorisaties per klantorganisatie te verbeteren. Ook
dit proces loopt door tot 1 juni 2009.
Wachttijden Telefoondesk (078) 800 8008
In oktober is de tooling geïnstalleerd om de wachttijden voor de telefonische helpdesk van het
Serviceplein in kaart te brengen. Met de informatie die hierdoor beschikbaar komt, kunnen we beter
sturen op onze bereikbaarheid. Daarnaast hebben we de afgelopen week de verschillende servicepleinen
aan elkaar gekoppeld. Als het druk is bij de telefoondesk kunnen de andere servicepleinen ook telefoontjes
opnemen. Hierdoor krijgen jullie kortere wachttijden.
Kantoorartikelen afhalen bij het fysieke serviceplein
We hebben met jullie hierover specifieke afspraken gemaakt via de facilitair coördinator.
Serviceplein en helpdesk A&T
Tussen accountmanagement en A&T zijn afspraken gemaakt over verbeteringen in het proces. Eerste stap
is dat de ICT helpdesk naar de Noordendijk komt en de medewerkers fysiek bij het Serviceplein gaan
zitten. Dit gaat in november gebeuren. De bedoeling is dat de intake en afhandeling van vragen hierdoor
sneller gaan. We willen onze klanten op termijn een geïntegreerde telefoondesk bieden. Daar kunnen we
klanten het antwoord op de meest voorkomende vragen geven. Uiteraard houden we je hierover op de
hoogte.
Verhuizing of verplaatsing? Loop even langs het Fysieke Serviceplein
Het komt regelmatig voor dat er bij jullie verhuizingen en verplaatsingen plaatsvinden die met de
inrichting van de werkplek te maken hebben. Bijvoorbeeld het verplaatsen van computers, bureaus,
stoelen of het verplaatsen van kasten.
1

Verhuizingen en verplaatsingen kun je melden bij het Fysieke Serviceplein, je moet er dus wel even voor
langslopen. Het Serviceplein zorgt voor een afspraak met de facilitair coördinator die de integrale intake
doet van de wensen en het proces verder begeleidt. Wanneer nodig zorgt de coördinator voor de
afstemming met andere service-eenheden zoals A&T voor de computer- en telefoonaansluitingen. We
werken er hard aan dat je de verhuizingen en verplaatsingen binnenkort ook via een webformulier aan het
Serviceplein kunt melden. We informeren je uiteraard zodra dit mogelijk is.
Mocht je vragen hebben, dan kun je terecht bij de coördinator Facilitair Management van je eigen locatie:
Marijn Blaazer en Maaike Hiemstra
Dordrecht Stadskantoor
Dordrecht Hellingen 1 & 2
Dordrecht Papeterspad
Dordrecht Crownpoint
Dordrecht Meldkamer toezicht Parkeergarage
Dordrecht Nieuwe Poort
Dordrecht Hellingen 1 & 2
Sandra Hendriks
Dordrecht Hofcomplex
Dordrecht Oude Stadhuis:
Dordrecht ’t Zeepaert
Gemeentehuis Papendrecht
Gemeentehuis Sliedrecht
Raadhuis Sliedrecht
Floor Bressers
Dordrecht Regiokantoor
Dienstengebouw SCD
Linda v/d Meulen en Maaike Hiemstra
Gemeentehuis Alblasserdam
Gemeentehuis Hendrik-Ido-Ambacht
Brandweerkazerne Hendrik-Ido-Ambacht
Volgerlanden Hendrik-Ido-Ambacht
Raadhuis Zwijndrecht
Gemeentehuis Zwijndrecht
Luchtfoto van jouw gemeente bestellen?
Onlangs zijn van alle gemeenten in de Drechtsteden nieuwe luchtfoto's gemaakt. De medewerkers van
GEO-Informatie gebruiken de luchtfoto's dagelijks om de ruimtelijke database te beheren. Je hebt de
mogelijkheid om een exemplaar van deze foto’s te bestellen voor je afdeling. Je kunt de foto bijvoorbeeld
gebruiken als werktool (beheer openbare ruimte), relatiegeschenk of wanddecoratie.
Heeft jouw afdeling interesse in een ingelijst
exemplaar of een posterafdruk van de luchtfoto van
jouw gemeente? Geef dit dan vóór vrijdag 31 oktober
door aan het Serviceplein. Je kunt bellen of
langslopen. Na deze datum nemen de medewerkers
van GEO zo spoedig mogelijk contact op om de
wensen en de kosten te bespreken. De prijs van de
luchtfoto hangt af van de wensen, het formaat en het
aantal exemplaren.
Naast de lokale luchtfoto's hopen we binnenkort ook
over een regionale luchtfoto te beschikken. Mocht je
hiervoor belangstelling hebben, laat het ons dan
weten, ook via het Serviceplein. Zodra het mogelijk is
hier van exemplaren te bestellen, nemen we contact
met je op.
2

Wijzigingen in het managementteam van het SCD
Hierbij informeren we je over een aantal wijzigingen in het management team van het SCD.
Wim van Heemst adjunct directeur
Wim van Heemst, klant/clustermanager cluster 1 is benoemd tot adjunct directeur van het SCD. In de
praktijk betekent dit dat Wim in voorkomende gevallen Vincent van den Berg vervangt en daarnaast een
aantal directietaken op zich neemt. Per saldo zal Wim ongeveer de helft van zijn tijd besteden aan deze
nieuwe functie. Hij blijft ook klant/clustermanager van cluster 1. Dit houdt in dat we op zoek gaan naar
een adjunct manager voor cluster 1 om de continuïteit ook daar te borgen. Deze manager is tevens
inzetbaar voor andere projecten binnen het SCD. We hopen hier op korte termijn verder invulling aan te
geven.
Anita te Kampe gaat tijdelijk service-eenheid Communicatie Advies en Middelen aansturen
Leddie Valstar is vorige week vertrokken als interim manager van de service-eenheid Communicatie
Advies en Middelen. We zijn druk bezig om via werving de functie van service-eenheid manager
structureel in te vullen. Tot de komst van de nieuwe manager is Anita te Kampe, klant/clustermanager
cluster 3 bereid om de service-eenheid Communicatie Advies en Middelen tijdelijk aan te sturen. Adjunct
managers Karin Stevens en Peter van de Pot krijgen de dagelijkse operationele leiding over deze serviceeenheid.
Vincent van den Berg tijdelijk klant/clustermanager cluster 4
Tot er een nieuwe manager voor de service-eenheden van cluster 4 is, neemt Vincent van den Berg,
directeur SCD, tijdelijk de aansturing voor zijn rekening van de overige service-eenheden van cluster 4.
Dit zijn Implementatie en veranderingstrajecten (IVT) en Informatiserings- en automatiseringsbeleid
(IAB).
Kijk voor het nieuwe organogram op onze website http://www.servicecentrumdrechtsteden.nl bij
‘klantenwebsite’ ‘organogram’.
Achter de schermen van…. Bureau Informatievoorziening
Wat gebeurt daar precies en wat hebben we jullie te
bieden?
Volgens het O&F-rapport is het Stafbureau
Informatievoorziening formeel onderdeel van Cluster 1
Administratie & Gegevensbeheer. In de praktijk voert het
bureau de volgende kerntaken uit: beheer van de financiële en
personele pakketten (applicaties) en managementrapportages
uit de administraties van onze klanten. Maar dat is lang niet
alles. We zorgen er vooral voor dat onze klanten het straks een
stuk gemakkelijker krijgen. Hoe we dat doen, lees je hier.
Applicatiebeheer financiële applicaties
Momenteel hebben we te maken met vier verschillende financiële applicaties die onze klanten gebruiken.
Dit betekent dat er veel van werkplek gewisseld moet worden en de kennis erg versnipperd is. Erg lastig
en kwetsbaar dus voor de medewerkers van de klanten. Je loopt steeds weer tegen versnippering van de
kennis en beperkingen van de infrastructuur aan. En je hebt te maken met veel verschillende
wachtwoorden, technieken, rapportages, enzovoort.
Het project Key2financien
Gelukkig komt hier binnenkort verandering in. Vanaf januari 2009 gaan alle klanten met Key2Financien
werken. Key2financien is een belangrijkste project voor onze klanten. Doel ervan is om alle deelnemers
aan het SCD te voorzien van hetzelfde financiële pakket. Het duurt echter nog tot eind 2009 voordat we
echt van de oude applicaties af zijn. Het duurt even om de administraties van onze klanten opnieuw in te
richten. We brengen de techniek in orde en zorgen ervoor dat gebruikers ermee kunnen werken en dat zij
over de juiste autorisaties beschikken. In november van dit jaar kunnen onze klanten al wel de
begrotingen raadplegen.
3

Voor jullie is het belangrijk te weten dat alle gebruikersvragen, autorisaties voor nieuwe medewerkers
enzovoort via het Serviceplein verlopen.
Applicatiebeheer financiële applicaties
Ook bij de personele administraties hebben we te maken met de genoemde versnippering. Verschillende
netwerken, wachtwoorden, enzovoort. Ook hier is inmiddels een transitie gestart om tot centralisatie en
standaardisatie te komen. Ondanks dit alles verlopen werkzaamheden volgens een vast patroon. Dit
gebeurt in nauwe afstemming met cluster Personeelsbeheer zoals salarisproductie, verzending, ophalen
gegevens, controles en uitbetaling.
Het project Transitie personele administraties
Hoewel alle klantorganisaties, behalve regio ZHZ, zijn overgestapt op de applicatie Beaufort zijn er nog
veel verschillen binnen de personele administraties. Denk bijvoorbeeld aan ongeveer 800 dubbele
personeelsnummers. Momenteel wordt de zogenaamde ‘was/wordt tabel’ opgesteld. Eind december 2008
vindt de conversie bij alle klanten plaats. In 2009 verhuist maandelijks één locale administratie naar de
centrale GRD-administratie. Voor de zomer is dit traject afgerond. Dit heeft grote voordelen voor jullie.
Jullie krijgen een efficiëntere dienstverlening omdat we de komende jaren vanuit één centrale Beaufort
applicatie de interne en externe klanten optimaal kunnen bedienen.
Informatiemanagement personele en financiële administraties
We zorgen ook voor de inrichting van de databanken en structuur van de administraties van onze klanten
en het ontwikkelen en genereren van rapportages. Hierbij denken we aan financiële- en personele
rapportages, zoals formatie & bezetting, salariskosten en prognoses, verzuim, enz. Rapportages kun je via
het serviceplein aan vragen. Momenteel gaat dit veelal op ad hoc basis, maar we werken aan een set
standaardrapportages voor alle klantorganisaties.
Digitalisering facturen
Een ander project is de digitalisering van facturen. Dit bestaat uit de volgende processtappen:
• Het scannen van de facturen. Hierbij maken we een digitaal plaatje van de factuur.
• Het invoeren van de gegevens van de ingescande factuur in de financiële administratie.
• Het in routing brengen van de factuur ter afhandeling.
Met de invoering van OCR (Optical Character Recognition) wordt processtap 2 grotendeels
geautomatiseerd. De ingescande factuur wordt softwarematig gelezen, herkend en ingevoerd. Voor
medewerkers blijft alleen nog de controle als activiteit over. Verwachting is dat minimaal 70% van de
gescande facturen herkend en geautomatiseerd verwerkt kunnen worden.
We zijn dus bezig met een aantal grote trajecten waar onze klanten hopelijk veel profijt van gaan hebben.
www.servicecentrumdrechtsteden.nl
4