Interne Audit van de Vlaamse Administratie - Bestuurszaken

Interne Audit van de Vlaamse AdministratieOndernemingsplan 2013(januari 2013)Doelstellingen + ActieplanDeadlineOD 1.3: Uitvoering van niet-geplande opdrachten : incidentgedreven (forensiche audit)opdrachten en vraaggestuurde opdrachtenIn het kader van de integriteitsbewaking binnen de Vlaamse administratie zal IAVA forensische onderzoeken, voortvloeiend uit integriteitsschendingen, op een kwaliteitsvolle en efficiënte wijze uitvoeren. Ook op vragen vanhet management of politieke niveau zal IAVA proberen in te spelen.Actie 1Uitvoering van vraaggestuurde en incidentgedreven auditopdrachten31.12.2013 (maandelijkse opvolging stand van zaken)

Interne Audit van de Vlaamse AdministratieOndernemingsplan 2013(januari 2013)Doelstellingen + ActieplanDeadlineStrategische doelstelling 2: Sensibiliseren, adviseren en ondersteunen van het managementIAVA zal het management en het politieke niveau sensibiliseren, adviseren en ondersteunen bij de verdere uitbouw van het systeem van organisatiebeheersing (interne controle,risicomanagement en deugdelijk overheidsbestuur)Operationele doelstellingenOD 2.1: Stimuleren van kennis- en ervaringsdeling en kennisoverdrachtIava helpt mee aan de bevordering van kennis- en ervaringsdeling en kennisoverdracht op het vlak van organisatiebeheersing binnen zijn werkterrein.Concrete acties hierbij zijn :Actie 1: Meewerken en stimuleren van een gemeenschappelijke databank van goede praktijken. Streefdoel = 20 nieuwe goede praktijken perjaar. In 2012 werden 18 goede praktijken goedgekeurd (toestand november 2012)Indien initiatief vanuit BZActie 2: Binnen het hem toegekende takenpakket en rekening houdende met het door het Auditcomité ingenomen standpunt aangaande hetBureau Integriteit zal IAVA bijdragen aan de oprichting en werking van het Bureau Integriteit. continu in 2013Actie 3: Ondersteunen en actief meewerken aan de verder uitbouw van het Netwerk Organisatiebeheersing in samenspraak met hetdepartement Bestuurszaken, het departement Financiën en Begroting, Ago en MOVI.Op 24 januari 2013 wordt een eerste netwerksessie georganiseerd voor de ankerpunten rond de thema's risicomanagement enbeleidsgerichte rapporten.4 andere netwerksessies worden qua datum en thema in een later stadium ingepland.Actie 4: Participeren in diverse (overleg)fora, indien gevraagd of indien nuttig, in relatie tot organisatiebeheersing.Voorziene data voor netwerksessies :24/01/2013XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXIndien gevraagd of nuttig

Interne Audit van de Vlaamse AdministratieOndernemingsplan 2013(januari 2013)Doelstellingen + ActieplanDeadlineOD 2.2: Ondersteuning van het lijnmanagementIAVA wil het partnership met het lijnmanagemnt en de aanspreekpunten inzake organisatiebeheersing binnen de entiteiten versterken door verder ondersteuning aan te bieden m.b.t. hetuitwerken en optimaliseren van een systeem van organisatiebeheersing. Hierbij zal IAVA zowel nieuwe instrumenten ontwikkelen als de bestaande instrumenten evalueren en optimaliseren.Concrete acties die voorzien worden, zijn :Actie 1: Aanreiken van relevante controleprogramma's en zelfevaluatie-instrumenten.Prioriteit in 2013 ligt op:- de ontwikkeling en implementatie van een mogelijke aanpak/werkwijze rond risicoanalyse en risicomanagement i.f.v. de resultatenvan de pilootentiteiten risicomanagement, uitgevoerd in 2012(cf. OD 1.1, strategisch project 1)- fijnstelling van controleprogramma "Beleidsvoorbereiding en -evaluatie i.f.v. de resultaten van de pilootopdracht uitgevoerd bij hetDepartement WSE (opgestart eind 2011) en het Departement LV (opgestart 4de kw. 2012)- 1ste kw. 2013- 3de kw. 2013Actie 2: De ontwikkeling van een geautomatiseerd systeem waarbij het lijnmanagement online kan rapporteren aan IAVA over deimplementatiegraad van de auditaanbevelingen van IAVA en/of andere controle-actoren.pmActie 3: Ontwikkelen van methodieken en instrumenten die het lijnmanagement zelf toelaten afwijkende patronen/knipperlichten te detecterenen te onderzoeken. Hierbij is het van belang dat met de entiteiten die van deze instrumenten gebruik maken, duidelijke afsprakengemaakt worden m.b.t. een (automatische en) elektronische informatiedoorstroming naar IAVA. Door IAVA zal deze methodiek terbeschikking worden gesteld wanneer hiertoe een vraag wordt gesteld.continu in 2013 (in voorkomend geval)Actie 5: Onder voorbehoud van de nodige menskracht :- faciliteren van control self assessments in het kader van de implementatie van risicomanagement op procesniveau- vorming, training en opleiding inzake risicomanagement voor de ankerpunten. pm

Interne Audit van de Vlaamse AdministratieOndernemingsplan 2013(januari 2013)Doelstellingen + ActieplanDeadlineOD 2.3: Externe communicatieIAVA voert een actief extern communicatiebeleid waarbij enerzijds de kennisdeling en kennisoverdracht aan het lijnmanagement en de aanspreekpunten organisatiebeheersing binnen hetwerkterrein en anderzijds de versterking van het imago en de toegevoegde waarde van IAVA bij het politieke niveau centraal staan. In functie daarvan zal IAVA zijn extern communicatiebeleid en -kanalen herbekijken en zo nodig verfijnen, bijsturen en aanvullen.Concrete acties die voorzien worden, zijn :Actie 1: Bijsturen van het format (incl timing) van jaarverslag opdat dit jaarverslag meer aansluit bij de verwachtingen van de verschillendedoelgroepen. Hierbij wordt gestreefd naar een jaarverslag dat een samenvatting is van alle periodiek opgeleverde beleidsrapporten.Het jaarverslag 2013 zal uiteraard pas kunnen opgeleverd worden in 2014.Oplevering voorjaar 2014Actie 2: Evaluatie van de jaarlijkse contacten met het politieke niveau en management in het kader van de opmaak van de planning.Najaar 2013 na rondgang MaCo's of beleidsraden

Interne Audit van de Vlaamse AdministratieOndernemingsplan 2013(januari 2013)Doelstellingen + ActieplanDeadlineStrategische doelstelling 3: Single audit: optimalisatie van de controlecascadeIAVA wil - in samenspraak met alle betrokken (controle)actoren - actief bijdragen tot het optimaliseren van de interne auditfunctie binnen de Vlaamse administratie en het verderontwikkelen en implementeren van een single auditconcept in Vlaanderen.Operationele doelstellingenOD 3.1: HoldingmodelIn overleg met de decentrale auditdiensten en auditcomités werken IAVA en het Auditcomité aan de verdere implementatie en optimalisatie van het holdingmodel.Hierbij worden de volgende acties voorzien :Actie 1:Onderhouden van periodieke contacten met de decentrale auditdiensten, o.m. m.h.o.o. kennisoverdracht en ervaringsdeling(groepsoverleg), resultaten, inhoud en gevolgen van auditrapporten DIA (bilateraal overleg), afstemming planning met anderecontroleactoren (overleg IAVA - AC DIA) .3 maal per jaar groepsoverleg; 4x perjaar bilateraal overlegauditoren; 1x per jaar bilateraal IAVA - AC DIAa- Delen van basisdocumenten op een gemeenschappelijke site (op termijn sharepoint IAVA) continub- Toelichting van gehanteerde auditprogramma's en methodologie, delen op een gemeenschappelijke site continu n.a.v. het groepsoverlegc- De uitwerking van een aanbod van mogelijke groepsopleidingen continu in 2013d- Een onderzoek naar de mogelijkheden voor de uitwerking van gemeenschappelijke auditratings okt/13e- verdere uitrol mbt project risicomanagement bij de EVA's met IA 2013f- verfijnen van indicatoren voor het monitoren van het holdingmodel jun/13g- De evaluatie van de samenwerkingsprocollen en inbreng van gemotiveerde voorstellen tot aanpassing. Goedkeuring door deverschillende auditcomités en ondertekeneing van de nieuwe samenwerkingsprotocollen.Actie 2: Ondersteunen van het periodiek overleg tussen het Auditcomité van de Vlaamse Administratie en de auditcomités van de decentraleauditdiensten: voorbereiden van de vergadering van de voorzitters van de auditcomités, terugkoppeling realisatiegraad actieplannenholdingmodel, formuleren verbeteringsvoorstellen operationele werking holdingmodelsep/13jun/13Strategischproject 42 opleidingsessies voor de leden van de decentrale auditcomités en hoofden van de decentrale auditdiensten:(1) module 1: rol en werking van een Auditcomité(2) module 2: single auditActie 3: Jaarlijks rapporteren aan de Vlaamse Regering over de werking van het holdingmodel om het, waar nuttig en nodig, verder teoptimaliseren.Single audit in Vlaanderen :IAVA draagt actief bij aan de initiatieven die genomen worden inzake de uitwerking en implementatie van een single auditconcept inVlaanderen.module 1: 7/02/2013module 2: 13/04/2013terugkoppeling op overleg van de auditcomités Vlaamseoverheid - jun 2013; terugkoppeling via overleg AC - kern - dec2013

Interne Audit van de Vlaamse AdministratieOndernemingsplan 2013(januari 2013)Strategischproject 4Doelstellingen + ActieplanDeadlineActie 1Een verdere deelname aan de stuurgroep single audit :* afhankelijk van de beslissingen ivm het beleidsgericht rapport, kan hierin input vanuit alle controleactoren verzameld worden.* gezamenliijke evaluatie van risicoanalyse door de entiteiten* in kaart brengen van de conrtolelastContinu - IAVA is lid van de stuurgroep single auditActie 2Het verder invullen van de afsprakennota's tussen IAVA - Rekenhof - IBR en tussen IAVA en het Rekenhof. Deze afsprakennota'sstreven een maximale afstemming en complementariteit van de auditwerkzaamheden tussen de controle-actoren nateneinde decontrolelast voor de geauditeerde te verminderen, dubbel werk te vermijden en de kostenefficiëntie van de audits te verhogen. Ookmet andere controle-actoren (IF) zal getracht worden een dergelijke afsprakennota op te stellen.IF zal een voorstel uitwerken (oorspronkelijk voorzien in 2012)

Interne Audit van de Vlaamse AdministratieOndernemingsplan 2013(januari 2013)Doelstellingen + ActieplanDeadlineB. INTERNE WERKING / GENERIEKE PRINCIPES M.B.T. HET HORIZONTAAL BELEIDStrategische doelstelling 4: Interne werkingTer ondersteuning van de uitvoering van auditopdrachten en forensische onderzoeken worden de sturings- en managementsprocessen verder geoptimaliseerd en dit met het oog openerzijds het behoud of de verhoging van de maturiteit van het systeem van organisatiebeheersing binnen IAVA en anderzijds een effciënte en kwaliteitsvolle uitvoering vanauditopdrachten en forensische onderzoeken.Deze strategische doelstelling omvat de 2 generieke doelstellingen opgelegd door de Vlaamse Regering, zijnde:Operationele doelstellingenOD 4.1: Organisatiebeheersing IAVAVia een jaarlijkse zelfevaluatie en met input van de jaarlijkse zelfevaluatie van het Auditcomité, de resultaten van de jaarlijkse klantenbevraging en de resultaten van de externe evaluatie vanIAVA, zal IAVA zijn interne werking evalueren en, indien nodig, via actieplannen/interne projecten die worden opgenomen in het jaarlijkse ondernemingsplan, verder optimaliseren.Specifieke acties zijn :Actie 1: DOELSTELLINGEN, PROCES- EN RISICOMANAGEMENT -1. Doelstellingen :- Opstellen ondernemingsplan 20132. Procesmanagement :- Jaarlijkse revisie van het Compendium van IAVA3. Kwaliteit :- Implementatie van de aanbevelingen die voortvloeien uit de QAR 2010.- januari 2013- eerste semester 2013- Continu in 2013Actie 2: BELANGHEBBENDENMANAGEMENT -- Deelname aan ACFE-boardmeetings- Deelname aan andere fora uit het vakgebied, zoals vb IIA, IFA, Vlaams netwerk voor Integriteit, SBOV, TransparencyInternational …- wanneer geagendeerd- indien gevraagdActie 3: MONITORING -Het verfijnen van de monitoring- en rapporteringsinstrumenten en de hierbij horende ondersteunende tools:- verdere operationalisering OTIAVA- implementatie van het tijdsregistratiesysteem TimetellContinu in 2013

Interne Audit van de Vlaamse AdministratieOndernemingsplan 2013(januari 2013)Doelstellingen + ActieplanDeadlineActie 4: HRM -Het ontwikkelen, opvolgen en bijsturen van een HR-beleid waarbij bijzondere aandacht uitgaat naar enerzijds een verhoging enverbreding van de professionele inzetbaarheid van de medewerkers via de uitbouw van het geactualiseerdecompetentiemanagement en anderzijds het opstellen van een beleid inzake gelijke kansen en diversiteit.Inzake interne of externe vorming worden per auditor jaarlijks 10 dagen (of 5% van de auditcapaciteit) gereserveerd.- planningsgesprekken : maken van afspraken over te ontwikkelen competentie- monitoren van de vorderingen inzake competentieontwikkeling in directieraden- evaluatie van de competentieontwikkelingen op einde van werkingsjaar- opvolgen en meewerken aan de ontwikkeling van e-performance en e-learningIn het kader van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid worden volgende acties voorzien :- N.a.v. de PLOEG-cyclus (januari-maart 2013).- N.a.v. vragen om opleiding aan directieraad.- N.a.v. de volgende PLOEG-cyclus (december 2013).- In functie van de opdrachten van de projectgroep.- In geval van wervingen in 2013.- neutrale vacatures worden opgesteld, waarin de diversiteitsclausule wordt opgenomen.- binnen de perken van de beschikbare kredieten en de streefcijfers inzake beperking van de MOD-functies, zal eenpersoneelsvermindering tgv pensionering in de cel Ondersteuning bij voorrang opgevangen worden door werving uit dedoelgroepen. Streefcijfer daarbij is de aanwerving van 1 VTE, hetgeen overeenkomt met 4% van het totalepersoneelsbestand.Inzake het Welzijns- en Preventieplan zal, vanuit het Globaal Welzijns- en Preventieplan van het beleidsdomein DAR, eenagentschapsspecifiek actieplan voor IAVA worden opgesteld.- 1ste semester 2013Actie 5: CULTUUR -- doorvoeren van een actualisatie van de zelfevaluatie IAVA - najaar 2013Actie 6: INFORMATIE EN COMMUNICATIE -- verfijning van het communicatieplan (intern en extern) in functie van de auditstrategie- inspelen op ad hoc-vragen- eerste semester 2013- bij aanbiedingActie 7: FINANCIEEL MANAGEMENT -- beheer van de DAB IAVA- uitvoering regeringsbeslissingen inzake beheersing van personeel en werkingskosten- continu in 2013- continu in 2013, met monitoring elke directieraadActie 8: FACILITY MANAGEMENT -- verdere implementatie van document- en achiefbeheersplan : opkuis G-schijf - eerste semester 2013

Interne Audit van de Vlaamse AdministratieOndernemingsplan 2013(januari 2013)Doelstellingen + ActieplanDeadlineActie 9: ICT -Implementatie van een informatieveiligheidsbeleid voor het omgaan met persoonsgegevens en het aanstellen ven eenveiligheidsconsulent (conform besluit van de VR van 15 mei 2009 houdende de uitvoering van het decreet van 18 juli 2008betreffende het elektronisch gegevensverkeer) Continu in 2013

Interne Audit van de Vlaamse AdministratieOndernemingsplan 2013(januari 2013)Doelstellingen + ActieplanDeadlineOD 4.2: Meetbaar efficiëntietrajectIAVA gaat jaarlijks na in welke mate zijn efficiëntie kan worden verhoogd. In dit kader zal elke medewerker van IAVA worden gestimuleerd om zijn/haar taken en werkzaamheden in vraag testellen en verbeteringsvoorstellen te doen, los van besparingen of externe druk. Een verbetertraject met meetbare efficiëntiewinsten wordt opgenomen in het ondernemingsplan.Dit verbetertraject geeft uitvoering aan de beslissing van de Vlaamse Regering van 2 april 2010 i.v.m. de 'tweede generatie' beheersovereenkomsten en het 'Meerjarenprogramma voorpermanente efficiëntiewinsten', aangenomen door het CAG op 17 mei 2010. IAVA engageert zich in dit verband om het status quo van zijn personeelseffectief te respecteren.Actie 1: Implementatie van verbetertraject 'Naar een efficiënte en effectieve auditaanpak'- Inkorten van de capaciteitsbesteding aan auditopdrachten d.m.v.(1) Inzet van één auditor per auditopdracht, tenzij voor stagiairs of in uitzonderlijke gevallen;(2) strikte opvolging, evaluatie en bijsturing van de nieuwe streefcijfers inzake capaciteitsbesteding die gehanteerd wordenbij de uitvoering van auditopdrachten:- procesaudits: werden gebracht van 100-120 dagen naar 85 dagen- audit-op audit: van 65 naar 55 dagen(3) Een nieuwe, beknoptere rapporteringswijze; de tijdsbesteding aan rapportering en de doorlooptijd tussen het einde vanhet terreinwerk en het opleveren van een ontwerprapport zullen strikt worden opgevolgd en geëvalueerd.(4) het duidelijk aflijnen van auditdoelstellingen en -reikwijdte, rekening houdende met de nieuwe streefcijfers inzakecapaciteitsbesteding(5) de toepassing, opvolging en evaluatie van het nieuwe systeem van opvolging van aanbevelingen- Uitwerking van een feedback-systeem over tijdsbesteding op individueel en opdrachtniveau.2013Opvolging genomen maatregelen per kwartaal- Verhoging kostenefficiëntie door grotere focus op partnership met geauditeerden. Gestandaardiseerdecontroleprogramma's tussen IAVA en de overige controleactoren (Rekenhof, decentrale auditdiensten) zullen wordenuitgewisseld en geïnventariseerd.- Evaluatie en bijsturing holdingmodel (cf. OD 3.1)- Gemiddelde kostprijsberekening van een auditdag en mogelijke benchmarking met de privé-sector.