Introductie en Instructie ANBO

Inhoudsopgave module introductie1. Algemene inleiding .......................................................................................... 41.1 inloggen Twinfield ........................................................................................ 42. Invoeren van bank- en kasboekingen .............................................................. 52.1 Algemeen ...................................................................................................... 52.2 Invoeren van bankboekingen ........................................................................ 52.3 Handmatig invoeren dagafschrift .................................................................. 62.4 Transactieverwerkingsgegevens ................................................................... 92.5 voorbeeld invoer bank (kasstelsel) ............................................................... 103. Invoeren van kasboekingen ........................................................................... 114. Aanmaken van een bank ................................................................................ 124.1 Algemeen ...................................................................................................... 124.2 Aanmaken dagboek voor de bank ................................................................. 124.2.1 Algemeen ................................................................................................. 124.2.2 Rekeninggegevens ................................................................................... 135. Raadplegen van gegevens ............................................................................. 145.1 Algemeen ...................................................................................................... 145.2 Raadplegen gegevens via rapporten ............................................................. 145.2.1 Selecteren gewenste rapport .................................................................... 145.2.2 Invullen zoekcriteria ................................................................................. 155.2.3 Bekijken van het rapport ........................................................................... 165.2.4 Exporteren van het rapport ....................................................................... 175.2.5 Opvragen van het rapport via bestandsbeheer .......................................... 186. Het definitief maken van boekingen ............................................................... 196.1 Controleren van concept boekstukken .......................................................... 196.2 Snel definitief maken van boekingen ............................................................. 20Module Introductie ANBO 3

1. Algemene inleidingTwinfield is een boekhoudsysteem dat uitsluitend via Internet gebruikt kan worden. Door dehoge eisen voor beveiliging (vergelijkbaar met internetbankieren) kunt u er gerust op zijn datuw gegevens niet in vreemde handen kunnen vallen. Afhankelijk van de ingesteldebevoegdheden in het systeem heeft u toegang tot verschillende functies. Binnen Twinfieldwordt in dit kader gesproken over “Rollen”. Het kan zijn dat u werkt met Twinfield via eenvolledig eigen omgeving, of dat u bent aangesloten bij een accountant. In dat laatste geval isuw accountant de beheerder en kunt u bij deze persoon terecht voor ondersteuning.1.1 inloggen TwinfieldU kunt inloggen in Twinfield via https://login.twinfield.com.Zodra u bent ingelogd, komt u in het onderstaande beginscherm:Module Introductie ANBO 4

2. Invoeren van bank- en kasboekingen2.1 AlgemeenDagafschriften kunnen zowel handmatig als elektronisch worden verwerkt. Bij zowel dehandmatige verwerking als bij de elektronische verwerking wordt binnen de ANBO deverwerking op basis van het zogenaamde “kasstelsel” uitgevoerd. Bij het kasstelsel wordende ontvangsten en uit gaven direct geboekt op de bijbehorende grootboekrekening. Hierondervolgt eerst een beschrijving van het handmatig invoeren van de bank op basis van hetkasstelsel.2.2 Invoeren van bankboekingenHieronder ziet u een dagafschrift van de ABN-Amro Bankrekening van ANBO Hillywoodwaarop het begin- en eindsaldo, de ontvangsten en betalingen van de maand maart 2011staan vermeld.Valutadatum en omschrijving: aan iedere mutatie op het dagschrift wordt een valutadatumen een omschrijving meegegeven. De valutadatum is de datum waarop de bank de betaling ofontvangst met uw banksaldo verrekent.Vorig saldo tegoed: Dit is het beginsaldo van de bankrekening (het banksaldo voordat demutaties zijn verwerkt). Het beginsaldo moet aansluiten op het eindsaldo van het voorgaandedagafschrift.Module Introductie ANBO 5

Mutaties debet/af: in deze kolom staan de uitgaven.Mutaties credit/bij: in deze kolom staan de ontvangsten.Volgnummer en blad: op het dagafschrift wordt aangegeven wat het volgnummer enbladnummer van het dagafschrift is. Dagafschriften en bladen per dagafschrift zijn meestaldoorlopendgenummerd.Datum afschrift: de datum waarop het dagafschrift is opgesteld.Nieuw saldo tegoed: het eindsaldo. Het banksaldo nadat alle mutaties zijn verwerkt.2.3 Handmatig invoeren dagafschriftGa naar het tabblad Boekhouding > Boekhouden > Invoer - Bank – openen (of klik op Dezecategorie bekijken en vervolgens op de betreffende bank).U komt nu in het invoerscherm voor de dagafschriften. De naam van het “dagboek” waarin uzich bevindt, wordt links boven in het scherm weergegeven. In dit voorbeeld ziet u de invoervoor een bankrekening van de ABN-Amro.U kunt door het invoerscherm lopen met de TAB- of de ENTER-toets.Ieder invoerscherm kent 4 secties:1. Kopregel2. Transactiegegevens3. BTW overzicht4. TransactieverwerkingsgegevensIedere sectie wordt hieronder afzonderlijk besproken.Module Introductie ANBO 6

KopregelHieronder volgt een korte uitleg over de diverse velden:Periode: hier geeft u de periode aan, waarin u de boeking wilt verwerken. Het systeem geeftautomatisch de ingestelde “huidige periode” aan. De huidige periode wordt per administratieingesteld. U kunt de in het invoerscherm vermelde periode handmatig veranderen. In uwadministratie is de periode gelijk aan de kalendermaand.Afschriftdatum: hier voert u datum van het dagafschrift in. Automatisch wordt de datum vande dag gegenereerd. U kunt de datum hier eventueel handmatig aanpassen. Zodra u begint inte voeren zal het systeem eerst de datum binnen de huidige maand laten zien. Voert uvervolgens een andere maand of jaar in, dan zal de kalender in het scherm zich automatischaanpassen.Afschriftnr.: hier voert u het volgnummer van het dagafschrift in. Wanneer u al eerderafschriften hebt ingevoerd zal het systeem aangeven welk afschriftnummer moetr wordeningevoerd.Valuta: hier staat de valuta vermeld waarin de boeking plaatsvindt.Beginsaldo: hier wordt het beginsaldo van het dagafschrift weergegeven. Twinfield geeft hierautomatisch het eindsaldo van de laatste boeking weer.Eindsaldo: hier voert u het eindsaldo in dat staat vermeld op het dagafschrift.Totaal mutaties: hier wordt het verschil tussen begin- en eindsaldo weergegeven en of hetresultaat per saldo een ontvangst of uitgave betreft. Dit bedrag wordt automatisch berekend.Automatisch doorrekenen: na het invoeren van iedere boekingsregel berekent het systeemopnieuw het verschil tussen het totaal van boekingregels en het verschil tussen begin- eneindsaldo. Wanneer u de vink voor automatisch doorrekenen verwijdert kunt u zelf bepalenwanneer deze controle dient te worden uitgevoerd.Module Introductie ANBO 7

TransactiegegevensBij de transactiegegevens worden de boekingsregels ingevoerd. Hieronder volgt een korteuitleg over de diverse velden en symbolen:Pijlsymbool: hiermee kunt u een regel tussenvoegenKruissymbool: hiermee verwijdert u een boekingsregelDoel: als u gebruik maakt van rekening-courant kunt u hier de doeladministratie selecteren.Deze functie staat uitgeschakeld in uw administratie.Grootboekrek: u kunt een bekende code (grootboekrekening) invoeren of de code opzoeken.TIP: Om een bestaande grootboekrekening te vinden, gaat u met de muis in het veld van degrootboek staan. Door te dubbelklikken krijgt u een overzicht te zien van alle bestaandegrootboekrekening. Met Page Up en Page Down kunt u door de lijst bladeren. Ook kunt u eenaantal letters uit de naam van de grootboekrekening of een deel van het nummer invoeren,eventueel aangevuld met wildcards (*) om een specifieke grootboekrekening te zoeken.Bijvoorbeeld: wanneer u een rekening zoekt in de 43-rubriek, vult u 43* of 43** in. U krijgt daneen overzicht van alle rekeningen die beginnen met 43.Rel./Kpl.: Relatie of kostenplaats. (optioneel) Indien u op de grootboekrekening debiteuren ofcrediteuren boekt, voert u hier de code van de debiteur of crediteur in. Als u metkostenplaatsen werkt, kunt u hier de kostenplaats ingeven. Indien niet van toepassing, laat udit veld leeg .Project/Activum: (optioneel) indien u met projecten of vaste activa werkt, kunt u hier hetproject of het vast actief ingeven. Indien u niet met projecten of activa werkt, laat u dit veldleeg .Bedrag: voer hier het bedrag aan ontvangsten of uitgaven als vermeld op het dagafschrift inOntvangen/Betaald: geef hier aan of het bedrag is ontvangen of dat er sprake is van eenuitgave.BTW: Omdat de afdelingen binnen de ANBO niet BTW-plichtig zijn, kunt u dit veld standaardop “Geen BTW” laten staan.BTW/Incl. BTW: op basis van het factuurbedrag en de BTW code wordt het BTW bedrag doorhet systeem berekend.Omschrijving: vul hier de omschrijving in die u wilt terugzien in het grootboek.Fact.nr.: u kunt hier het factuurnummer van de betreffende betaling of ontvangst vermeldenModule Introductie ANBO 8

Totaal ontvangen en Totaal betaald: hier wordt de totaaltelling van de ingevoerdeontvangsten resp. uitgaven vermeld. Deze totalen kunnen bijvoorbeeld helpen bij hetuitzoeken van verschillen.Restant: hier wordt het verschil tussen debet- en credit vermeld. Dit is het verschil tussen hetbegin- en eindsalodo en de som van de boekingsregels.2.4 TransactieverwerkingsgegevensZodra het “restant” op 0.00 staat, kan de boeking concept of definitief worden geboekt.Als de boeking is opgeslagen geeft het systeem een boekstuknummer terug. Onder ditnummer is het dagafschrift opgeslagen en terug te vinden bij “conceptboekstukken” resp. ophet overzicht met definitieve boekstukken. Klik op de “OK” button en de boeking is verwerkt.U kunt nu met een nieuwe boeking beginnen.LET OP: Per dagboek krijgt u een aparte nummerreeks toegewezen. Elk dagboek begint elk jaarmet een nieuwe nummerreeks. Simpel gezegd is een dagboek een invoermogelijkheid.Voorbeelden zijn, inkoop, verkoop, kas, bank en memoriaal.Tip: Bij het invoeren is een aantal sneltoetsen beschikbaar. Druk op de ALT-toets, samen met deonderstreepte letter van een knop: ALT + P is concept boeken, ALT + I is definitief boeken enALT+N = Namen Ophalen. Daarnaast is ALT+S beschikbaar voor de Snelzoeker en ALT+O voorOpschonen.Tip: U kunt tussentijds uw boeking als klad opslaan.Hierbij worden de ingevoerde gegevens vastgehoudenop het invoerscherm wanneer u het scherm, bewust ofongewild tijdens het invoeren verlaat. U slaat als kladop door op de button “+Regel” of op “Klad opslaan” teklikken. Daarnaast kunt u met de enter toets eennieuwe regel aanmaken. U krijgt dan links boven in hetscherm de melding dat uw invoer als klad is opgeslagen. Wanneer u het betreffendeinvoerscherm na het verlaten weer opent ziet u de eerder ingevoerde regels terug.Module Introductie ANBO 9

2.5 voorbeeld invoer bank (kasstelsel)Hieronder ziet u het ingevoerde bankafschrift in Twinfield.Module Introductie ANBO 10

3. Invoeren van kasboekingenHet invoerscherm voor de kas ziet er als volgt uit:Doordat u gebruik maakt van het dagboek (invoerscherm) kas, hoeft u geengrootboekrekening voor de kas in te voeren. Deze wordt automatisch door systeemgekoppeld op de achtergrond.Het boeken van de kas komt in grote lijnen overeen met het boeken van de bank, metdaarnaast een aantal specifieke kenmerken. Bij het invoeren van de kas hoeft u bijvoorbeeldgeen eindsaldo in te voeren. Het eindsaldo loopt mee tijdens het boeken en wordt bepaalddoor de boekingsregels en het beginsaldo. Uiteraard moet na het invoeren van alleboekingsregels het saldo volgens het kasboek overeenkomen met het eindsaldo vermeld ophet invoerscherm. Dit is tevens het saldo dat wordt geboekt op de grootboekrekening “kas”Voor verdere toelichting op het boeken in het kasboek wordt verwezen naar het invoeren vanbankafschriften.Module Introductie ANBO 11

4. Aanmaken van een bank4.1 AlgemeenIn uw administratie is standaard één bankdagboek en één kasdagboek aangemaakt.Hebt u meer dan één bankrekening, dan kunt u meer aanvullende banken latenaanmaken.Dit geldt ook voor extra kasdagboeken. Dit kunt u per e-mail aanvragen bij pol@anbo.nl ofbij u gewestpenningmeester en/of poltrainer.Module Introductie ANBO 12 en 13

5. Raadplegen van gegevens5.1 AlgemeenHet systeem kent meerdere functies voor het raadplegen van gegevens. De belangrijkstefunctie voor het raadplegen van gegevens is het onderdeel Rapporten.RapportenBij deze functie kunt u stamgegevens opvragen en geboekte boekstukken vanuit verschillendeinvalshoeken bekijken met subtotalen en totaaltellingen, resultatenoverzichten produceren ende balans opmaken, etc.5.2 Raadplegen gegevens via rapportenBij deze functie kunt u boekingen vanuit verschillende invalshoeken bekijken. U hebtaanzienlijk meer rapporten ter beschikking dan noodzakelijk voor bijvoorbeeld de presentatievan gegevens op een ledenvergadering. De functie Rapporten is te vinden via het tabbladBoekhouding > Overzichten > RapportenStappen bij het genereren van rapporten:1 Selecteren gewenste rapport2 Invullen zoekcriteria3 Bekijken van het rapport4 Exporteren van het rapport5 Opvragen rapport via bestandsbeheer.Voor de presentatie van de ingevoerde gegevens kunt u verschillende rapporten gebruiken.Handige overzichten zijn bijvoorbeeld de Kolommenbalans en het rapport Grootboekkaart. Indit voorbeeld gaan we uit van de grootboekkaart.5.2.1 Selecteren gewenste rapportVoor het raadplegen van gegevens uit het grootboek kunt u kiezen uit de verschillenderapporten zoals:• Grootboekkaart• Invoerverslag• Kolommenbalans• enz.Ga naar het tabblad Boekhouding > Overzichten > Rapporten en klik hierop.Ga vervolgens naar: grootboek > Categorie bekijken.Module Introductie ANBO 14

Zodra u klikt op Categorie bekijken opent zich een nieuw scherm. Hierin ziet u deverschillende rapporten die gerelateerd zijn aan het onderwerp grootboek.Door te klikken op het rapport Grootboek komt u in het scherm voor het invullen van dezoekcriteria.Let op: u ziet in uw scherm standaardde eerste 10 rapporten uit eencategorie. Mocht u de volgende reeksvan rapporten willen zien, dan kunt uklikken op de blauwe pijl.5.2.2 Invullen zoekcriteriaNadat u hebt geklikt op het gewenste rapport verschijnt een scherm waarin de zoekcriteriaopgegeven moeten worden. In dit scherm voert u de criteria voor de samenstelling van hetrapport in. Dit scherm verschilt per type rapport dat wordt opgevraagd.Module Introductie ANBO 15

Administratie: standaard komt hier de administratie waarin u aan het werken bent.Periode (JJJJ(/PP)): hier voert u het boekjaar en de periode in. Wanneer u alleen hetboekjaar invult, komen de boekingen van alle periodes van dat boekjaar tevoorschijn.Grootboekrekening: u kunt aanvinken of u de Balans- en/of de Winst & Verliesrekeningenwilt zien. Wanneer u vervolgens de zoekvelden van het grootboek leeg laat, laat het systeemalle grootboekrekeningen zien waarop is geboekt. Door te dubbelklikken in het veld, kunt uook een specifieke grootboekrekening of een reeks van grootboekrekeningen selecteren.Status: u kan aangeven of u concept-, definitieve- of boekingen die zowel concept alsdefinitief zijn wilt zien.Door te klikken op “Volgende” komen de gegevens op uw scherm te staan. Klikt u opExporteren, dan kunt u de gegevens in een bestand sturen naar uw bestandsbeheer.Wanneer de criteria niet of onjuist zijn ingevuld of wanneer geen data beschikbaar is, geefthet systeem de volgende foutmelding:5.2.3 Bekijken van het rapportWanneer u hebt gekozen voor “Volgende” verschijnt het rapport op uw scherm.Module Introductie ANBO 16

Onderstaand ziet u een voorbeeld van de Winst- & Verliesrekeningen over 2009:5.2.4 Exporteren van het rapportBovenin het scherm staan verschillende buttons waarmee u vervolgacties kunt starten.Rapporten: hiermee gaat u terug in het overzicht van alle beschikbare rapporten.Criteria: hiermee kunt u de criteria voor het rapport aanpassenExporteren: met de knop “exporteren” kunt u rapporten wegschrijven in een bestand omdigitaal te bewaren, te versturen of om op een later tijdstip nogmaals op te vragenAfdrukken: hiermee kunt u het overzicht naar de printer sturen. Het rapport wordt eerstopgemaakt in PDF-Formaat.Actualiseren: hiermee kunt u uw rapport bijwerken met tussentijdse wijzigingen in deadministratie.Als u op “Exporteren” klikt wordt er een nieuw scherm geopend. Hier kunt u aangeven in welkformaat uw rapport geëxporteerd moet worden. U kunt rapporten exporten naar PortableDocument Format (PDF), Webpagina (HTML), Comma Seperated Values (CSV), ExcelSpreadsheet (XLS) of naar Excel 2007 Workbook (XLSX).Module Introductie ANBO 17

Selecteer het gewenste bestandformaat en klik op “volgende”.Het bestand wordt gegenereerd en verschijnt vanzelf in het bestandsbeheer. Hiervan krijgt ude volgende melding:5.2.5 Opvragen van het rapport via bestandsbeheerHet gegenereerde rapport is terug te vinden in uw bestandsbeheer onder mijn bestanden inde map “Rapporten”. Klik op “Bestandsbeheer om in dit gedeelte van het systeem te komen.Door te klikken op de map Rapporten, komt u bij de uiteindelijke export terecht.Module Introductie ANBO 18

6. Het definitief maken van boekingen6.1 Controleren van concept boekstukkenDe diverse gegevens die zijn ingevoerd en als “concept” zijn opgeslagen, kunt u ter controleopvragen en bekijken onder het tabblad Boekhouding > Boekhouden > Conceptboekingen.Hier kunt u eventueel nog gegevens wijzigen, maar ook de boekingen definitief maken.Ga naar het tabblad Boekhouding > Boekhouden > Conceptboekingen en klik hierop.U ziet hier een overzicht van de in de administratie opgenomen conceptboekingen perdagboek.Om de boekstukken per dagboek te bekijken, klikt u op de naam van het gewenste dagboek.TIP: Wanneer u een overzicht wilt van alle ingevoerde conceptboekingen, ongeacht het dagboek,dan klikt u op de Zoekbutton, onderin het scherm van de Conceptboekingen. Als u de zoekcriterianiet invult, krijgt u een overzicht met alle conceptboekingen van de betreffende administratie.U ziet na het klikken op het dagboek de belangrijkste informatie van de ingevoerdeconceptboeking(en).Module Introductie ANBO 19

Bovenin het scherm ziet u het aantal ingestelde regels. In dit voorbeeld worden maximaal 5regels getoond. Door te klikken op het maximale aantal regels kunt u dit aantal aanpassen totmaximaal 99 regelsVerder ziet u in het scherm een aantal iconen:Kruissymbool: hiermee kunt u de boekingsregel verwijderen.Vlagsymbool: door hierop te klikken maakt u de boeking definitief.Potlood: door hierop te klikken, komt u in de oorspronkelijk ingevoerde gegevensterecht, kunt u de invoer aanpassen en de post opnieuw concept of definitief opslaan.Onder in het scherm staat een aantal buttons:< Terug: hiermee gaat u terug naar het voorgaande schermZoek: deze functie gebruikt u om specifieke conceptboekingen of boekingen metverschillende criteria te zoekenVerwerken: hiermee wordt de functie geactiveerd die u bij de verschillende boekregels hebtaangevinkt.Sorteren: hiermee kunt u de presentatie van de gegevens op uw scherm instellen. U kuntbijvoorbeeld sorteren op boekstuknummer, relatie, bedrag, et cetera.U kunt per boeking de gewenste actie uitvoeren door het bolletje onder de gewenste actie aante vinken. Klik daarna op “Verwerken”. Het systeem zal de actie uitvoeren.TIP: door te klikken op een van de iconen op de kolomkoppen, selecteert u deze actie voor alleregels zie zichtbaar zijn in het scherm. Stel, u hebt vijf van de 12 regels in beeld, dan wordt deselectie gemaakt over de vijf regels.6.2 Snel definitief maken van boekingenGa naar het tabblad Boekhouding > Boekhouden > Conceptboekingen en klik hierop.U ziet hier een overzicht van de in de administratie opgenomen conceptboekingen per dagboek.Om de boekstukken per dagboek in één keer definitief te maken, klikt u op de vlag, links vanhet gewenste dagboek.Module Introductie ANBO 20

Er verschijnt nu een popup met het verzoek of u alle boekingen definitief wilt maken. Klik opOK om de actie uit te voeren.De boekstukken worden nu verwerkt. Dit kan enige tijd duren. Tijdens het verwerken kunt uverder met andere werkzaamheden. De boekstukken die nog niet verwerkt zijn blijvenzichtbaar in de lijst. Na afronding verschijnt een mededeling op de desktop.TIP: Wanneer u een overzicht wilt van alle ingevoerde conceptboekingen, ongeacht het dagboek,dan klikt u op de Zoekbutton, onderin het scherm van de Conceptboekingen. Als u de zoekcriterianiet invult, krijgt u een overzicht met alle conceptboekingen van de betreffende administratie.Module Introductie ANBO 21