TheNeverEndingStory-20140704

De standhouders konden enkele dagen voor de
rommelmarkt telefonisch hun plaats vragen. Voor de
habitués ging dit meestal vlot, maar voor de
nieuwkomers waren de inlichtingen meestal zeer
ontoereikend. Ze moesten feitelijk wachten tot de
morgen van de rommelmarkt, om aan het handje naar
hun plaats geleid te worden.
Op de trottoirs werden de namen, afgekort en in een
nauwelijks leesbaar kattengeschrift, aangebracht met
krijt, wasco of spuitbus.
Er was niet de minste handleiding over overzicht. Puur
amateuristisch gedoe.
Niet de minste taakomschrijving. Geen rudimentaire
briefing, zelfs niet over het correct gebruik van een
walkietalkie.
Er bestonden geen adreslijsten. Slechts enkele losse
kattenbelletjes met onleesbaar gekrabbelde namen
erop.
In de nieuwe organisatie was de interactie met de
standhouders zeer doeltreffend en transparant. Vanaf 1
mei tot aan de rommelmarkt was ik dagelijks bezig om
de (meer dan 400) kandidaten te plaatsen. Elke aanvraag
werd gegarandeerd binnen de 24 uur, en meestal binnen
het kwartier, behandeld. De aanvrager kreeg een
bevestigingsbericht met een link naar de site, waarop hij
zijn naam zag prijken op de hem toegewezen
standplaats, met foto en alle details. Anderen konden
ten allen tijde zien welke plaatsen nog vrij waren en
hoeveel zij kosten
Op alle standplaatsen werden stickers (ter grootte van
een visitekaartje) geplakt, waarop alle gegevens duidelijk
leesbaar geprint waren: het referentienummer van de
standplaats, de naam van de standhouder en de prijs.
Geen zelfklevers maar gewoon papier, geplakt met
behangerslijm. Na de rommelmarkt konden zij
gemakkelijk verwijderd worden. Een fikse regenbui
volstond soms.
Deze elementen moesten niet alleen op een
computerscherm duidelijk gepresenteerd worden. Ook
op papier moest alles netjes en overzichtelijk zijn. Elke
medewerker van het onthaalcomité en elke kassier
kreeg een handboek met duidelijke plaatsaanwijzingen,
foto's, namen, prijzen, alfabetische lijst, enz. Na intensief
zoeken en testen kwam ik tot een origineel en uniek
concept dat de volledige organisatie bundelde in een
integraal gecombineerd en coherent systeem.
Voor de inwendige organisatie was er een draaiboek,
waarin taken en verantwoordelijkheden duidelijk
omschreven werden.
De adreslijst groeide uit tot een dik bundel met 707
adressen. Allemaal grondig gecheckt. De telefonisten
beschikten over een exemplaar, als naslagwerk bij
telefonische inschrijvingen.
(uittreksel uit de website “Diefstal en Verraad in het Prinsenhof”)
Deze tabel bekijkt men best tegelijkertijd met de originele site van 2009.
41