371765_Onboarding_Verifieer_DEF

EEN SUCCESVOLLE
DIGITALE TRANS-
FORMATIE

Welkom!
Bedankt om te kiezen voor Verifieer als jouw oplossing voor digitaal ondertekenen en
digitale documentflows.
Deze folder biedt je een leidraad zodat je net zoals in collega-besturen met Verifieer een
succesvolle digitale transformatie kunt realiseren.
Achteraan deze folder kan je jouw voortgang bijhouden aan de hand van een checklist.
Heb je vragen of heb je hulp nodig? Twijfel dan niet om ons te contacteren via
helpdesk@verifieer.be. We staan steeds voor je klaar.
Succes!
Het Vanden Broele-team
1

1
Voor je van
start gaat…
2

Goed begonnen is half gewonnen
1. Stel een champion aan
Dit is iemand met people skillls, digitale know how, kennis van de organisatie
en die zin heeft om het project te trekken.
2. Stel een projectteam samen
Dit kan een dienst of een groep van personen zijn die in een eerste fase Verifieer
uittest. Zorg er voor dat het projectteam bestaat uit personenen met verschillende
invalshoeken (bv. digitale know how, opsteller, ondertekenaar, ...).
3. Stel een game plan op
Voorzie een ruwe tijdsinschatting voor de implementatie en zorg dat er genoeg tijd is om
intern te overleggen over elke stap.
Zorg voor een realistisch plan.
Rol Verifieer geleidelijk uit binnen je organisatie (begin bij één dienst en
rol daarna verder uit).
Werk agile: de implementatie gebeurt in kleine stappen en de mensen
zijn bij elke stap betrokken. Dat betekent:
- Tussentijdse evaluties
- De eindgebruiker kan het systeem geleidelijk aan leren kennen
- Tijdens de implementatie kan je inspelen op onvoorziene noden
4. Bertrek al je diensten bij het project
Zorg dat iedereen op de hoogte is
Vraag input van medewerkers (wat willen ze bereiken, wat verwachten
ze, …)
Communiceer je game plan
3

2
Definieer hoe
je wil werken
met Verifieer
4

Aan de hand van 4 vragen
1) Welke documenten wil je digitaal laten ondertekenen met Verifieer?
Voorbeeld: brief van de burgemeester, besluit gemeenteraad, besluit van college van
burgemeester en schepenen, GAS-boetes, omgevingsvergunning, documenten financieel
directeur, …
2) Welke personen of functies moeten tekenen in Verifieer?
Voorbeeld: burgemeester, eerste schepen, algemeen directeur, … en wie zijn hun
waarnemende plaatsvervangers?
3) Welke dienst of groep van personen gaat werken met Verifieer?
Voorbeeld: dienst ruimtelijke ordening, secretariaat, ICT, GAS, financiën, personeel, ….
4) Wie mag welke documenten zien en gebruiken in Verifieer?
Voorbeeld: Mag de dossiersoort GAS-boete enkel gezien en gebruikt worden door de dienst
GAS-boetes of mag dit door alle diensten bekeken en gebruikt worden?
Tip: Stel een organigram van je organisatie op en bekijk per dienst welke flows er zijn en
welke documenten allemaal ondertekend worden.
5

3
Van start met
Verifieer!
6

Aan de hand van volgend stappenplan:
1
Plan een opleidingsmoment in met één van onze medewerkers. Contacteer ons via
welkom@verifieer.be.
Bezorg ons jullie denkoefening:
2
• Een overzicht van de diensten en personen per dienst die met Verifieer zullen
werken.
• Een overzicht per dienst van de te digitaliseren flows/documenten.
• Een overzicht van de personen of functies die digitaal moeten tekenen.
• Een overzicht van wie welke documenten mag zien en gebruiken in Verifieer.
3
Zorg er voor dat iedereen die moet werken of ondertekenen met Verifieer zich
geregistreerd heeft.
4
Op basis van jullie denkoefening organiseren we een praktisch opleiding op maat met jouw
champion en de leden van het projectteam.
7

4
Rol Verifieer
uit binnen je
organisatie
8

Aan de hand van volgend stappenplan:
1) Zet één dienst volledig op punt:
99Behandelaars zijn in orde en weten hoe ze aan de slag moeten met Verifieer.
99Ondertekenaars weten hoe ze moeten ondertekenen met Verifieer.
99De digitale flow(s) staan op punt voor de dienst.
3) Vier de digitalisering van het
ondertekenproces bij eerste dienst!
2) Evalueer en stuur bij.
4) Communiceer je ‘aangepaste’ game plan met
iedereen binnen de organisatie:
a. Welke dienst is de volgende in
de rij?
b. Geef mee wat ze eventueel
nog moeten doen of rekening
mee moeten houden op basis van de
opgedane ervaring met het projectteam.
5) Zet de volgende
dienst op, rekening
houdend met de
opgedane ervaring.
7) Vier de digitalisering van
ondertekenprocessen in de
hele organisatie!
6) Herhaal bovenstaande stappen tot
Verifieer is uitgerold zoals voorzien in je
game plan.
Tip: Aarzel zeker niet om gebruik te maken van onze helpdesk: helpdesk@verfiieer.be!
Tip: Evalueer op regelmatige basis en pas aan indien nodig.
9

Checklist
1. Vooraleer je van start gaat...
Stel een champion aan.
Stel een projectteam samen.
Stel een game plan op.
Betrek al je diensten bij het project.
2. Definieer hoe je wil werken met Verifieer.
3. Van start met Verifieer!
Bepaal welke documenten je wil laten ondertekenen met Verifieer.
Bepaal welke personen en of functies moeten tekenen in Verifieer.
Bepaal welke dienst of groep van personen zal werken met Verifieer.
Bepaal wie welke documenten mag zien en gebruiken in Verifieer.
Plan een opleidingsmoment in met één van onze medewerkers.
Bezorg ons jullie denkoefening.
Zorg ervoor dat iedereen die moet werken of ondertekenen met Verifieer zich
geregistreerd heeft.
Volg samen met je champion en de leden van het projectteam het
opleidingsmoment.
4. Rol Verifieer uit binnen je organisatie.
Zet één dienst volledig op punt.
Evalueer en stuur bij.
Vier de digitalisering van het ondertekenproces bij de eerste dienst!
Communiceer je ‘aangepaste’ game plan met iedereen binnen de organisatie.
Zet de volgende dienst op, rekening houdend met de opgedane ervaring.
Herhaal bovenstaande stappen tot Verifieer is uitgerold zoals voorzien in je game
plan.
Vier de digitalisering van ondertekenprocessen in de hele organisatie!
10