Implementeringsguide til leverandører (UNINETT).pdf
Implementeringsguide til leverandører (UNINETT).pdf
Implementeringsguide til leverandører (UNINETT).pdf
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Implementeringsguide</strong><br />
HVORDAN SENDE<br />
ELEKTRONISKE FAKTURAER<br />
TIL<br />
Universitets- og høgskolesektoren
<strong>UNINETT</strong> AS Basware AS April 18, 2013<br />
Til deg/dere som er leverandør <strong>til</strong> Universitets- og høgskolesektoren<br />
<strong>Implementeringsguide</strong> 2 (8)<br />
Universitets- og høgskolesektoren har mulighet <strong>til</strong>, og et krav om, å motta fakturaer elektronisk. Dokumentet du nå<br />
leser beskriver en enkel modell som vi håper kan hjelpe deg å komme i gang med å sende UH-sektoren<br />
elektroniske fakturaer. I <strong>til</strong>legg finner du informasjon om e-fakturaadresser, samt krav <strong>til</strong> innhold i fakturaene.<br />
Elektroniske fakturaer medfører besparelser både for Universitets- og høgskolesektoren deg som leverandør.<br />
De spesifikke kravene fra Universitets- og høgskolesektoren som mottaker av efaktura finner du i siste del av<br />
dokumentet.<br />
Vi ber deg legge merke <strong>til</strong> å at å sende fakturaer som PDF-dokumenter med e-post ikke er å sende e-faktura.<br />
Dette dokumentet og relatert informasjon finnes også på http://www.uninett.no/efaktura
<strong>UNINETT</strong> AS Basware AS April 18, 2013<br />
Sending <strong>til</strong> Universitets- og høgskolesektoren<br />
<strong>Implementeringsguide</strong> 3 (8)<br />
1. juli 2012 trådte kravet om at <strong>leverandører</strong> av statlige virksomheter skal sende fakturaer og kreditnotaer<br />
elektronisk på EHF-formatet i kraft. Ref. Forskrift om IT-standardar i offentleg forvalting § 4-7 og<br />
Økonomireglementet av 8. juni 2010, punkt 5.3.5.1 i foreskriftene. Høgskoler og universiteter er statlige<br />
virksomheter.<br />
For å kunne sende en elektronisk faktura <strong>til</strong> riktig mottaker hos Universitets- og høgskolesektoren er det viktig at<br />
korrekt adresse benyttes. Du kan finne en oversikt over disse <strong>til</strong> UH-sektoren senere i dette dokumentet. Alle som<br />
kan motta elektronisk faktura på EHF-formatet i Norge kan for øvrig også finnes i adresseregisteret ELMA. I<br />
skrivende stund finnes det 3747 unike norske mottakere oppført her:<br />
http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma<br />
Du kan lese mer om elektronisk faktura her: http://www.anskaffelser.no/e-handel/faktura<br />
Link <strong>til</strong> rundskriv som ble sendt ut i forbindelse med innføring av kravet om elektronisk faktura:<br />
http://www.anskaffelser.no/filearchive/20120116-presisering-av-rundskriv-p-11-2011_1.<strong>pdf</strong><br />
STEG 1. Ta kontakt med ditt aksesspunkt<br />
Dersom du allerede samarbeider med ett aksesspunkt, vennligst ta kontakt med ditt<br />
aksesspunkt og avtal hvordan testefakturaen mot Universitets- og høgskolesektoren skal<br />
settes opp. Videresend gjerne dette dokumentet <strong>til</strong> ditt aksesspunkt.<br />
Hvis du på nåværende tidspunkt ikke kan sende elektronisk faktura og/eller ikke er <strong>til</strong>koblet<br />
et aksesspunkt, kontakt gjerne Basware eller andre aksesspunkt for informasjon om<br />
<strong>til</strong>gjengelig løsninger. Alle godkjente aksesspunkt finnes her:<br />
http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/aksesspunkter<br />
STEG 2. Opprett en testfaktura<br />
Opprett en testfaktura i samsvar med innholdskravene du finner senere i dette<br />
dokumentet. For at Universitets- og høgskolesektoren skal kunne automatisere sin<br />
fakturahåndtering, er det viktig at du inkluderer alle nødvendige felter i din testfaktura.<br />
STEG 3. Send testfakturaen<br />
Send testfakturaen <strong>til</strong> ditt aksesspunkt, som så vil sende fakturaen videre. Fakturaen vil<br />
deretter verifiseres i samsvar med Universitets- og høgskolesektoren sine krav. Fakturaen<br />
blir så videreformidlet <strong>til</strong> riktig mottaker. Etter at du har sendt testfakturaen vennligst også<br />
gi beskjed <strong>til</strong> kontaktperson hos mottaker. Kontaktpersoner direkte på høgskoler og<br />
universiteter finnes på http://www.uninett.no/efaktura<br />
Vær oppmerksom på at testfakturaene vil gå direkte inn i produksjonsmiljøet <strong>til</strong><br />
Universitets- og høgskolesektoren.<br />
STEG 4. Motta kundens <strong>til</strong>bakemelding<br />
Universitets- og høgskolesektoren vil kontrollere testfakturaen og, om nødvendig, be deg<br />
modifisere testfakturaen og gjenta steg 2 og 3, eller umiddelbart gi sin godkjenning <strong>til</strong> å<br />
begynne å sende efaktura.<br />
STEG 5. Begynn å sende elektroniske faktura!<br />
Fakturaene skal sendes på samme måte som i steg 3 når løsningen skal settes i<br />
produksjon. Vennligst informer din kontaktperson hos Universitets- og høgskolesektoren<br />
når du har sendt første faktura. Hun eller han vil kontrollere at denne er korrekt mottatt.<br />
Hvis du eller ditt aksesspunkt trenger bistand i denne prosessen, ikke nøl med å kontakte oss.
<strong>UNINETT</strong> AS Basware AS April 18, 2013<br />
INNHOLDSKRAV<br />
A. Generell informasjon<br />
1. Fakturatyper<br />
<strong>Implementeringsguide</strong> 4 (8)<br />
I utgangspunktet skal alle fakturatyper som kan formidles elektronisk via denne løsningen<br />
kunne mottas av Universitets- og høgskolesektoren. Det bemerkes likevel at enkelte<br />
fakturatyper kan ha et innhold som krever nærmere avklaringer med Universitets- og<br />
høgskolesektoren for at de skal kunne mottas som forutsatt. Ut over dette gjelder noen<br />
generelle hens<strong>til</strong>linger <strong>til</strong>knyttet bruk av enkeltfakturaer versus samlefakturaer.<br />
i. Enkeltfakturaer<br />
Universitets- og høgskolesektoren foretrekker at alle fakturaer søkes utstedt enkeltvis.<br />
Dette for å unngå betalingsforsinkelser forårsaket av tidkrevende attestasjon og anvisning<br />
hos en rekke personer.<br />
ii. Samlefakturaer<br />
Fakturaer utstedt med referanse <strong>til</strong> flere bes<strong>til</strong>linger kan formidles elektronisk, men det<br />
hens<strong>til</strong>les <strong>til</strong> at dette så langt som mulig unngås. Merk at samlefakturaer kan forutsette<br />
kunde<strong>til</strong>passet layout, med de ekstra kostnader det medfører.<br />
iii. Krav <strong>til</strong> enkelt<strong>leverandører</strong><br />
De krav som fremgår i dette dokumentet kan bli komplettert av <strong>til</strong>leggskrav basert på<br />
eventuelle særforhold <strong>til</strong>knyttet leverandørens fakturering av Universitets- og<br />
høgskolesektoren. Slike <strong>til</strong>leggskrav reguleres i avtale mellom leverandøren og<br />
Universitets- og høgskolesektoren som kunde.<br />
2. Format<br />
Universitets- og høgskolesektoren mottar elektroniske fakturaer på standardformatet EHF.<br />
Gjennom dette dokumentet beskrives bruk av dette.<br />
3. Visningskopi<br />
Visningskopier som vedlegges må være i format PDF eller TIFF. Dersom visningskopi ikke<br />
er vedlagt, eller i et annet format enn PDF eller TIFF, genereres en standardisert<br />
visningskopi som ikke nødvendigvis inneholder all informasjon dere ønsker å formidle. Det<br />
er derfor anbefalt å inkludere egen visningskopi, men det er på ingen måte nødvendig.
<strong>UNINETT</strong> AS Basware AS April 18, 2013<br />
B. Adresser<br />
<strong>Implementeringsguide</strong> 5 (8)<br />
Høgskole / universitet Adresse<br />
Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 9908:971526378<br />
Det teologiske Menighetsfakultet 9908:970011994<br />
Høgskolen i Bergen 9908:974652366<br />
Høgskolen i Buskerud 9908:971572795<br />
Høgskolen i Finnmark 9908:974652331<br />
Høgskolen i Gjøvik 9908:970937668<br />
Høgskolen i Harstad 9908:971512512<br />
Høgskolen i Hedmark 9908:974251760<br />
Høgskolen i Lillehammer 9908:975264793<br />
Høgskolen i Molde 9908:971555483<br />
Høgskolen i Narvik 9908:970921885<br />
Høgskolen i Nesna 9908:971576995<br />
Høgskolen i Nord-Trøndelag 9908:971575905<br />
Høgskolen i Oslo og Akershus 9908:997058925<br />
Høgskolen i Sør-Trøndelag 9908:975264750<br />
Høgskolen i Telemark 9908:971544929<br />
Høgskolen i Vestfold 9908:974789388<br />
Høgskolen i Volda 9908:974809672<br />
Høgskolen i Østfold 9908:971567376<br />
Høgskolen i Ålesund 9908:971572140<br />
Høgskolen Stord/Haugesund 9908:970889906<br />
Høgskulen i Sogn- og fjordane 9908:974246724<br />
Kunst- og designhøgskolen i Bergen 9909:978615031<br />
Kunsthøgskolen i Oslo 9908:977027233<br />
Norges Handelshøyskole 9908:974789523<br />
Norges Idrettshøgskole 9908:971526033<br />
Norges Musikkhøgskole 9908:974761106<br />
Universitetet i Agder 9908:970546200<br />
Universitetet i Nordland 9908:970940243<br />
Universitetet i Stavanger 9908:971564679
<strong>UNINETT</strong> AS Basware AS April 18, 2013<br />
C. Fakturainnhold<br />
<strong>Implementeringsguide</strong> 6 (8)<br />
Vennligst påse at følgende informasjon er inkludert i dine fakturaer <strong>til</strong> Universitets- og<br />
høgskolesektoren. Alle felter skal inkluderes uten formatering (Eksempelvis Orgnr:<br />
123456789 og bankkontonummer: 12341212345).<br />
Merk: Fakturaer som ikke inneholder alle påkrevde felter vil avvises.<br />
Type informasjon Kommentar Påkrevd EHF-lokalisering<br />
Leverandørs e-fakturaadresse JA / Invoice / AccountingSupplierParty / Party /<br />
EndpointID<br />
Leverandørs navn JA / Invoice / AccountingSupplierParty / Party /<br />
PartyName / Name<br />
Leverandørs adresse JA / Invoice / AccountingSupplierParty / Party /<br />
PostalAddress<br />
Leverandørs kontaktperson / Invoice / AccountingCustomerParty / Party /<br />
Contact / Name<br />
Leverandørs organisasjonsnr JA / Invoice / AccountingSupplierParty / Party /<br />
PartyLegalEntity / CompanyID<br />
Leverandørs bankkontonr JA / Invoice / PaymentMeans /<br />
PayeeFinancialAccount / ID<br />
Leverandørs SWIFT kode Gjelder <strong>leverandører</strong> som ikke<br />
fakturerer fra et norsk orgnr.<br />
Leverandørs IBAN nummer Gjelder <strong>leverandører</strong> som ikke<br />
fakturerer fra et norsk orgnr.<br />
/ Invoice / PaymentMeans /<br />
PayeeFinancialAccount /<br />
FinancialInstitution / ID[@schemeID="BIC"]<br />
/ Invoice / PaymentMeans /<br />
PayeeFinancialAccount /<br />
ID[@schemeID='IBAN']<br />
Kundes e-fakturaadresse Se seksjon B. JA / Invoice / AccountingCustomerParty / Party /<br />
EndpointID<br />
Kundes navn JA / Invoice / AccountingCustomerParty / Party /<br />
PartyName / Name<br />
Kundes adresse JA / Invoice / AccountingCustomerParty / Party /<br />
PostalAddress<br />
Kundes organisasjonsnr JA / Invoice / AccountingCustomerParty / Party /<br />
PartyLegalEntity / CompanyID<br />
Deres referanse Den enkelte institusjon har<br />
gjerne preferanser her.<br />
/ Invoice / AccountingCustomerParty / Party<br />
/ Contact / ID<br />
KID-nummer PaymentMeans / PaymentID<br />
Fakturanummer JA / Invoice / ID<br />
Fakturadato JA / Invoice / IssueDate<br />
Forfallsdato JA / Invoice / PaymentMeans / PaymentDueDate<br />
Bruttobeløp Fakturasum inkludert MVA JA / Invoice / LegalMonetaryTotal /<br />
PayableAmount<br />
Nettobeløp Fakturasum ekskludert MVA JA / Invoice / LegalMonetaryTotal /<br />
LineExtensionAmount<br />
Valuta 3-tegns valutakode (Eks. NOK) JA / Invoice / DocumentCurrencyCode<br />
MVA-beløp JA / Invoice / TaxTotal / TaxAmount<br />
Kontraktsnummer Invoice / ContractDocumentReference / ID<br />
Ordrenummer Se seksjon D, punkt 2. / Invoice / OrderReference / ID
<strong>UNINETT</strong> AS Basware AS April 18, 2013<br />
D. Tilleggsinformasjon, faktura – vennligst merk deg følgende:<br />
KONTAKTINFORMASJON<br />
<strong>UNINETT</strong> AS<br />
Generelt for UH-sektoren<br />
Basware AS<br />
UH-sektorens aksesspunkt<br />
<strong>Implementeringsguide</strong> 7 (8)<br />
1. Når du skal sende første reelle elektroniske faktura, vennligst informer <strong>til</strong> din<br />
kontaktperson hos Universitets- og høgskolesektoren først.<br />
2. Universitets- og høgskolesektoren benytter ordrenummer for automatisk matching<br />
av dine fakturaer mot sendte ordre. Det er derfor viktig at du inkluderer<br />
ordrenummeret på fakturaen hvis dette er <strong>til</strong>gjengelig.<br />
Bernt Skjemstad bernt.skjemstad@uninett.no +47 73557826<br />
Activation Service activation.services@basware.com<br />
Kontaktpersoner direkte for kontakt mot høgskoler og universiteter finnes på<br />
http://www.uninett.no/efaktura
VEDLEGG fra Basware AS<br />
Hvordan komme i gang med efaktura?<br />
Jeg ønsker å sende efaktura med Basware<br />
Jeg har et ERP-system (eller annet<br />
system) som oppretter utskriftsjobber for<br />
papirfakturaer.<br />
Jeg ønsker å sende store mengder<br />
efakturaer <strong>til</strong> mange kunder samtidig.<br />
Jeg har begynt å sende efakturaer med<br />
Basware, men noen kunder sier de ikke<br />
er klare for å motta efaktura ennå.<br />
Basware Virtual Printer tar tak i utskriftsjobben og lager<br />
efakturaer som distribueres gjennom Baswares<br />
meldingssentral, BT. Les mer her.<br />
Basware BT Sender sender fra ERP-systemet <strong>til</strong> alle kundene<br />
dine via Baswares meldingssentral, BT. Avtal et møte med<br />
Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen<br />
nedenfor. Les mer her.<br />
Basware <strong>til</strong>byr også en “Print & Pakk” tjeneste. Avtal et møte<br />
med Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen<br />
nedenfor. Les mer her.<br />
Jeg ønsker å motta efaktura med Basware<br />
Jeg har veldig mange små <strong>leverandører</strong><br />
som sender fakturaer i ulike formater.<br />
Jeg har mange små og store<br />
<strong>leverandører</strong> som leverer store mengder<br />
papirfakturaer i ulike formater.<br />
Jeg ønsker å motta store mengder<br />
efakturaer fra mange <strong>leverandører</strong> via<br />
flere kanaler.<br />
Basware Supplier Portal er en portalløsning der<br />
leverandørene selv kan gå inn og enkelt registrere sine<br />
fakturaer. Avtal et møte med Basware allerede i dag eller bruk<br />
kontaktinformasjonen nedenfor. Les mer her.<br />
Med Basware Scan & Capture kan alle dine papirfakturaer<br />
sendes <strong>til</strong> Basware. Basware skanner, tolker og overfører<br />
fakturaene direkte inn i ditt fakturaflytsystem*. Avtal et møte<br />
med Basware allerede i dag eller bruk kontaktinformasjonen<br />
nedenfor. Les mer her.<br />
*Forutsetter bruk av Basware IP. Kontakt Basware for informasjon om støtte for andre systemer.<br />
Basware BT Receiver importerer efakturaer fra alle<br />
<strong>leverandører</strong> som kan sende faktura med Baswares<br />
meldingssentral, BT. Avtal et møte med Basware allerede i dag<br />
eller bruk kontaktinformasjonen nedenfor. Les mer her.<br />
Om Basware Business Transactions (BT): Basware BT er “motoren” i Baswares meldingsformidlingstjeneste. BT er en<br />
overvåket tjeneste som raskt og sikkert overfører elektroniske meldinger frem og <strong>til</strong>bake mellom handelspartnere. Basware BT<br />
har vært i drift i over 10 år og overfører pr. i dag over 1 million transaksjoner pr. måned.<br />
Kontaktinformation:<br />
Telefon: 23 37 03 00
Change language