30. november 2012

Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB
Sted: NVH, Gjesteserveringen
Tid: fredag 30.11.12, kl. 12.00 – 15.00
Til stede:
Arbeidstakersiden: Kurt R. Johansen, Parat UMB
Anne Gravdahl, NITO UMB
Ole Gjølberg, Forskerforbundet UMB
Pål Sebergsen, hovedvernombud UMB
Marit Nesje, Forskerforbundet NVH
Signe Kroken, NTL UMB
Jannicke Thom, NTL NVH
Elin Pålerud, Parat NVH
Caroline Wiik, Tekna NVH
Trude Wicklund, Tekna UMB
Erling Olaf Koppang, DNV-NVH
Arbeidsgiversiden: Administrerende direktør Birger Kruse, NVH (møteleder)
Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa, UMB
Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot, UMB
Seniorrådgiver Anne Marie Bjørkeng, UMB
Sekretariatsleder Hans Gran, NVH (referent)
Seniorrådgiver Catherine Caillé, NVH
Fra Sekretariatet: Knut Moksnes, sekretariatsleder
Malena Bakkevold, prosjektleder OPAD (sak 71/12)
****
Saksliste:
61/12 Godkjenning av innkalling og saksliste
62/12 Referat fra IDF-møtet 12. oktober
63/12 FS-71/12 Organisering av tilsettingsfullmakten ved NMBU D
64/12 FS-69/12 Konkretisering av styringsreglement –
fullmaktsmatrise
65/12 FS-68/12 Styringsdokument for fellesstyret D
66/12 FS-70/12 Første drøfting av finansieringssystem og
budsjettfordelingsmodell for NMBU
67/12 FS-72/12 Campussamarbeid; Rapport fra arbeidsgruppe I
68/12 FS-73/12 Innovasjonsbygg på Campus Ås I
69/12 FS-74/12 Kommunikasjonsplan for fellesstyret 2013 I
1
D
I

70/12 FS-75/12 Fellesstyrets budsjett for 2013 D
71/12 Nytt fra OPAD I
72/12 Møteplan for felles IDF-møter 2013 I
Eventuelt
Innkallingen til møtet ble sendt den 23.11.2012 og sakspapirene ble sendt 27.11.2012.
Sakspapirene til Fellesstyrets møte den 4.12.2012 ligger på følgende
side: http://www.lifesciences.no/forsiden/artikkel/saksliste-for-fellestyremote-tirsdag-4desember-2012
61/12 Godkjenning av innkalling og saksliste
Sakslisten ble godkjent. Fagforeningene påpekte at saksdokumentene var mottatt svært sent.
Gjølberg påpekte at saksdokumentene dessuten var svært uryddige. Han anbefalte at sakspapirer
for framtida søkes redigert slik at det blir enklere å finne fram i dokumentene, herunder at
sakspapirene pagineres fortløpende.
Arbeidsgiver informerte om at de etter en nærmere vurdering av sakenes innhold er kommet til at
sakene som var nevnt som forhandlingssaker ikke er det, og at nærmere omtale og forklaring blir
gitt under den enkelte sak.
UMB-foreningene aksepterte ikke arbeidsgivers tolkning og hevdet at alle de aktuelle sakene
inneholder klare elementer som krever forhandlinger, men at forhandlingene vedrørende sakene
FS 69/12 og 68/12 utsettes til mer gjennomarbeidede saksdokumenter foreligger. UMBforeningene
hadde utarbeidet et omforent notat som ble omdelt.
62/12 Referat fra IDF-møtet 12. oktober 2012
Parat NVH hadde kommet med noen kommentarer da referatet ble sendt ut. De savnet en
nærmere konklusjon på diskusjonen rundt forhandlinger i saker der beslutningsmyndigheten
ligger til et styre. Arbeidsgiver lager et notat som oppsummerer hvordan forhandlinger skal skje i
forhold til Fellesstyrets beslutningsmyndighet i saker knyttet til organiseringen av NMBU.
63/12 FS-71/12 Organisering av tilsettingsfullmakten ved NMBU
Arbeidsgiver er etter en nærmere vurdering av sakens innhold kommet til at dette ikke er
forhandlingssak men drøfting. Da dette er en sak der styret delegerer noe beslutningsmyndighet
til underliggende nivå. Tilsettingsfullmakten skal senere konkretiseres i et personalreglement, og
det er en forhandlingssak etter hovedavtalens § 13. UMB-foreningene var av den oppfatning at
dette er en sak som inneholder elementer som krever forhandlinger.
I saksnotat foreslås det at tilsettingsfullmakten for vitenskapelige stillinger legges til
Fakultetsstyret, og at innstillingen foregår på instituttene. Det legges opp til endelig vedtak om
dette.
2

Arbeidsgiversiden ved NVH og UMB er uenige i hvor tilsettingsmyndigheten skal ligge.
Arbeidsgiversiden ved UMB mener at de beste grunner taler for at tilsettingsmyndigheten legges
til instituttnivå, mens arbeidsgiversiden ved NVH støtter forslag til vedtak.
Organisasjonene ved NVH støtter forslaget til vedtak med den begrunnelsen som ligger i
saksnotatet. De peker på at instituttene vil ha ansvaret for innstillingen, og det er der det er viktig
med faglig kompetanse.
Fagforeningene ved UMB går sterkt imot forslaget til vedtak om at tilsetting i vitenskapelige
stillinger skal legges til fakultetsstyret, eventuelt et tilsettingsråd under fakultetsstyret.
Begrunnelse: Dette vil være i direkte strid med ambisjonen om å rekruttere de beste fagfolkene til
NMBU. Det vil innebære en unødvendig byråkratisering av tilsettingsprosessen som også kunne
medføre forsinkelser i tilsettingsprosessene. I mange tilfelle vil fakultetsstyret (eventuelt et
permanent tilsettingsråd) ikke ha faglig bakgrunn for den aktuelle tilsettingen. På mange
fagområder er det en sterk konkurranse om å sikre seg de beste fagfolkene. Det vil være svært
uheldig dersom man skal risikere at et fakultetsstyre overprøver de faglige vurderingene som er
foretatt ved instituttene og undergraver det arbeidet som må skje på instituttnivå i forhold til å
utnytte faglige nettverk og kontakter i rekrutteringsarbeidet. Dersom NMBU skal kunne hevde seg
i konkurransen om de beste vitenskapsfolkene, er forslaget til vedtak svært uheldig.
Arbeidsgiversiden vil i Fellesstyrets møte 4. desember nevne at det er noen uklarheter i
saksframlegget. Det gjelder saksnotatets forslag om at dekan og instituttledere sammen kan finne
fram til felles løsning på om tilsetting skal foregå i Fakultetsstyre eller i tilsettingsutvalg.
Dette skal reguleres i personalreglement som skal avtales mellom partene og utarbeides av et
partssammensatt utvalg. En beslutning om hvordan innstilling og tilsetting skal foregå krever et
styrevedtak. Dette ligger til grunn for OPADs planer.
Personalreglement skal forhandles mellom arbeidsgiver og arbeidstakere i henhold til
hovedavtalen, og så godkjennes i KD og FAD.
64/12 FS-69/12 Konkretisering av styringsreglement – fullmaktsmatrise
Styringsreglement for NMBU ble vedtatt 4.9.2012 der det ble vedtatt et overordnet
organisasjonskart, forhandlingene går på organisasjonskartet og ikke innhold i ”bokser”.
Arbeidsgiver viste også i denne saken til at en nærmere vurdering av sakens innhold tilsier at
heller ikke dette er en forhandlingssak. Fagforeningene ved UMB er uenig i arbeidsgivernes
vurdering.
Til grunn for saken lå det en rapport fra en arbeidsgruppe som hadde utarbeidet forslag til
utfyllende bestemmelser til styringsreglementet. Koordineringsgruppen (KG) ønsker å legge saken
fram for endelig vedtak 4. desember. Der koordineringsgruppen har ulikt syn på arbeidsgruppens
forslag er dette angitt med fotnoter.
Fagforeningene avviser forhandlinger på det nåværende tidspunkt, men ønsker å kunne forhandle
senere. De ber derfor om at saken drøftes i Fellesstyrets møte 4. desember for så å bli endelig
vedtatt i styremøtet 30. januar. Det kan ikke aksepteres at man ikke behandler en så viktig sak på
en langt mer ryddig og grundig måte. Det foreligger en utredning fra en arbeidsgruppe nedsatt av
3

OPAD. Utredningen inneholder mange interessante og gode vurderinger som bør inngå i det
videre arbeidet med å utvikle NMBU som et fremragende universitet. Så langt er det bare
koordineringsgruppen som har hatt anledning til å gjennomgå utredningen.
Koordineringsgruppens vurderinger er ført inn i dokumentet i form av 10 fotnoter. Enkelte av
disse fotnotene er ganske uklare. Andre har form av udokumentert synsing. Organisasjonene
savner også en beskrivelse av hvordan medbestemmelsen i henhold til Hovedavtalen i Staten er
tenkt ivaretatt.
På oppfordring fra arbeidsgiver kom det følgende innsigelser fra fagforeningene på fotnotene:
FF-NVH; ønsket en begrunnelse for ordlyden i fotnote 3 om at KG fant beskrivelsen av dekanens
rolle som lite fleksibel/smidig.
Parat UMB påpekte at fotnote 6 var uklar. KG har bare beskrevet at de fant ordet koordinering
ikke gir en riktig beskrivelse av fakultetsstyrets rolle. Koordinere kan evt. endres til bestemme,
men de ligger muligheter for å beslutte i utrykket koordinere. De var videre uenige i KG sine
kommentarer i fotenote 8 og 9.
Parat NVH uttrykte at de var fornøyde med sakspapirene i saken, men at disse kom for sent.
Fagforeningene ønsket at arbeidsgruppens leder skulle ha dialog om den endelige utformingen av
de utfyllende bestemmelsene før saken kommer opp til ny behandling i januarmøtet.
65/12 FS-68/12 Styringsdokument for fellesstyret
Sekretariatet legger fram forslag til revidert styringsdokument som skal beskrive
myndighetsområdet for Fellesstyret og de fullmaktene som Fellesstyret kan gi. Arbeidsgiver viser
til at forhold hjemlet i lov ikke er forhandlingssaker.
Arbeidsgiver hadde i forkant av IDF-møtet stilt KD noen spørsmål om formuleringer og
henvisninger til ulike paragrafer i utkast til styringsdokument. Sekretariatsleders oppsummering
av svarene på disse spørsmålene ble delt ut på møtet. Organisasjonene mente de hadde behov for
å konferere med sine sentrale forbund om de er enige i den fortolkningen KD har.
Fagforeningene ønsket ikke å forhandle på grunnlag av framlagt dokument, og ba om at saken blir
endelig vedtatt på styremøtet 30. januar. Begrunnelse: Dokumentet legger opp til en betydelig
delegering av makt og myndighet fra Fellesstyret til andre formelle og uformelle organer. Det
virker som om Fellesstyret legger opp til å redusere sitt eget ansvars- og beslutningsområde på en
rekke områder, uten at det kommer klart fram hvilke saker dette dreier seg om og til hvem
myndighet og ansvar skal delegeres. Det sies i dokumentet at ”Det skal utarbeides en samlet
delegasjonsmatrise”. Dette er en selvfølge, og fagforeningene kan ikke inngå forhandlinger før
forslag til en slik delegasjonsmatrise foreligger. De er av den oppfatning at dersom dette skal bli
en vellykket fusjon, så er det særdeles viktig at de ansattes medbestemmelse ivaretas og at
ledelse og vedtak følger formelle kanaler med maksimal åpenhet og klare ansvarslinjer.
Organisasjonene etterlyste en beskrivelse av hvordan medbestemmelse i henhold til
4

Hovedavtalen skal plasseres inn i forhold til styringsdokumentet og krevde at dette beskrives
nærmere.
Partene er enige om å be om at denne saken behandles i to møter. Dette fordi forslag til
styringsdokument inneholder noen uklare formuleringer. Blant annet om i hvilken grad
Fellesstyret og koordineringsgruppen kunne binde de to institusjonene i tildeling av midler.
Budsjettansvar ligger til institusjonene.
Omstillingsavtalen må omtales på flere steder, blant annet ved opprettelsen av arbeidsgrupper,
og informasjonen. Dette kan gjøres ved å føre inn setningen ”i tråd med omstillingsavtalen” på de
aktuelle stedene i styringsdokumentet. I forhold til omstillingsavtalen er det arbeidsgiver ( de to
direktørene) som har ansvar for informasjon gis og at dette må gjøres i samarbeid med
fagforeningene.
Det må utarbeides en delegasjonsmatrise.
66/12 FS-70/12 Første drøfting av finansieringssystem og budsjettfordelingsmodell for
NMBU
Det legges fram en rapport fra en ekspertgruppe som har utredet finansieringssystem og intern
budsjettfordelingsmodell for NMBU. Det foreslås at Fellesstyret oppnevner et utvalg skal foreslå
en konkretisering av budsjettfordelingsmodellen for NMBU. Fagforeningene ber om å få
representanter i utvalget.
Parat-UMB, påpekte at det var viktig at utvalget må se på mekanismer som kan fremme
samarbeid mellom instituttene. En modell som belønner produksjon kan føre til at instituttene
taper på å samarbeide med hverandre og det er uheldig.
NTL-UMB var opptatt av at budsjettfordelingsmodellen må sikre forutsigbare budsjett også for
institutt som har svikt i de resultatene som gir uttelling budsjettmessig.
67/12 FS-72/12 Campussamarbeid; Rapport fra arbeidsgruppe
Arbeidsgruppen for Campussamarbeid har levert rapport. Fagforeningene har ingen kommentarer
til saksframlegget, men presiserer at det er viktig å få til samarbeid om infrastruktur til felles
instrumenter m.m.
68/12 FS-73/12 Innovasjonsbygg på Campus Ås
Det legges fram en sak for fellesstyret som orienterer om arbeidet med innovasjonsbygg. LMD vil
orientere Fellesstyret om planene. Fagforeningene har ikke kommentarer til forslag til vedtak.
69/12 FS-74/12 Kommunikasjonsplan for fellesstyret 2013
Det legges fram forslag til kommunikasjonsplan. Omtale av å informere ansatte om omstilling
savnes, jfr. Omstillingsavtalen. Det vises også til omtalen av «informasjon» i sak 65/12 over. Flere
5

av fagforeningene ved NVH pekte på at det i informasjonsarbeidet var viktig å ta hensyn til
ansattes følelser.
70/12 FS-75/12 Fellesstyrets budsjett for 2013
Fellesstyret skal vedta budsjett for 2013. Det er satt opp kostnader som overstiger inntektene. Det
er ment at Fellesstyrets leder skal arbeide for å få dekket de ekstra kostnadene med fusjonen fra
KD. Fagforeningene var opptatt av at det var full åpenhet om størrelsen på styrehonorar.
Foreningene spurte om frikjøp av tillitsvalgte var inne i budsjettet, men fikk til svar at dette er
tenkt ivaretatt ved hver av institusjonene.
Flere av fagforeningene pekte på at det var viktig å få synligjort ovenfor KD hva byggeplanlegging
og fusjonsarbeidet faktisk koster de 2 institusjonene hvert år og at dette vil kunne få
konsekvenser for de andre oppgavene som skal i vare tas innenfor det NVH og UMB har fått i sine
budsjettildelinger fra KD. Når det ikke tilføres tilstrekkelig med midler i slike fusjonsprosesser vil
det kunne tære på institusjonene og skape mer frustrasjon og utmattelse enn det gir engasjement
og samarbeid.
71/12 Nytt fra OPAD
Malena Bakkevold orienterte om arbeidet i OPAD med hovedvekt på følgende:
- Valg av systemer; PAGA og Compendia (rammeverk for nettbasert personalhåndbok,
lederhåndbok og HMS-system) har blitt valgt. Til et møte med KD 19.11.12 er det
utarbeidet en oversikt over de IT-systemer NVH og UMB har i dag, og og hvilke man
foreslår at NMBU bør ha.
- Liste over driftskritiske oppgaver har fått navnet ”Sikker drift og robust start”, er
bearbeidet i KG 2 ganger, og er sendt referansegruppen for kommentarer. Listen skal
diskuteres med de fagansvarlige lederne for å diskutere hvordan oppgavene skal løses.
- IT spiller en spesielt viktig rolle og de to avdelingene ser på ulike mulige løsninger for å få
effektiv og sikker drift.
- Statusrapport for arbeidsgruppene per 25.10 2012 ligger på nettsiden.
- Stormøte 22.11 2012 ble holdt for alle fagansvarlige ledere, og arbeidsgruppeledere.
Møtet var for å kunne samle alle for å gi signaler fra ledelsen, og også få innspill til
hvordan man skal organisere administrasjonen.
- Referansegruppen for OPAD skal møtes 5. desember 2012
- Kjøreplan for organisering av administrasjonen skal behandles i KG 14. desember 2012.
Fagforeningene ønsker å bli orientert når man vedtar hvilke datasystemer som skal anskaffes.
72/12 Møteplan for felles IDF-møter 2013
Den foreslåtte møteplanen ble godkjent. Det blir IDF-møter: 25.01, 01.03, 19.04, 21.05 og 13.06.
73/12 Eventuelt
NTL-UMB stilte spørsmål rundt planer for å drifte IT-system utenfor NMBU. Arbeidsgiver
informerte om at løsning med å legge dette i en ”sky-løsning” var en av ideene som diskuteres.
NTL-UMB mente at å legge drift av e-post via skyen og ut av universitetet bør vurderes nøye og en
må se det overordna og prinsipielle i dette med tanke på sikkerhet, integritet og konfidensialitet.
Fagforeningene vil bli orientert og tatt med i diskusjon når forslag til løsninger er klare.
6

NTL-UMB vil se på muligheten for en formalisert avtale om vern mot outsourcing av tjenester på
NMBU for å sikre trygghet i omstillingen. NTL-UMB vil komme tilbake til dette.
7