1. Krav til dokumentasjon
1. Krav til dokumentasjon
1. Krav til dokumentasjon
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
KURS:<br />
OPPFØLGING AV BIDRAGS- OG<br />
OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA)<br />
I ORACLE PROJECT ACCOUNTS (PA)<br />
Randi Nordås, Kari Eidsheim, desember 2012
Agenda<br />
• Nytt i PA/BOA:<br />
• Egenfinansiering EU-prosjekter 7 RP<br />
• Konferanseløsning i PA<br />
• Rutine for <strong>til</strong>bakebetaling av midler<br />
• Ny omposteringsløsning<br />
• Dokumentasjonskrav, 9 arter/omposteringer/korrigeringer<br />
• Artskontoplan fra <strong>1.</strong><strong>1.</strong>2013<br />
• Samleprosjekt i GL<br />
• Notat om egenfinansiering/egenandel/egeninnsats<br />
• Hvordan et prosjekt påvirker et institutts økonomi<br />
• Valutarisiko<br />
• 700910 overordnet<br />
• Kostnadsført/inntektsført<br />
• Nedetider i januar<br />
• Kan ha 50% inntektsoverhead<br />
• Jobbes med/Status<br />
• Inntektsfordeling samarbeidsprosjekter<br />
• Finansieringskildenotat<br />
• BOA-prosess/ BOA websider
Nytt i PA:<br />
Egenfinansiering EU FP7 prosjekter<br />
• På eksternt finansierte prosjekter i PA med oppstart etter<br />
0<strong>1.</strong>0<strong>1.</strong>2008, er det et krav at UiB sitt bidrag skal<br />
synliggjøres.<br />
• Hit<strong>til</strong> har egenfinansiering ikke vært synliggjort på kunde<br />
2 UiB på EU FP7 prosjekter.<br />
• Nå løsning for synliggjøring av egenfinansiering også på<br />
EU FP7 prosjekter
Nytt i PA:<br />
Egenfinansiering EU FP7 prosjekter<br />
Budsjett nåværende modell:<br />
Budsjett ny modell:<br />
Egeninnsats BOA nåværende modell :<br />
Egeninnsats BOA øk. ny løsning:
Nytt i PA:<br />
Egenfinansiering EU FP7 prosjekter<br />
• Testperiode – oktober / desember 2012<br />
• Nye prosjekt legges inn etter ny modell<br />
• Eksisterende prosjekter - korrigeres i samråd med BOA gruppen<br />
– Sats for overhead endres på aktuelle aktivitet(er)<br />
– Nytt budsjett lages ihht ny modell<br />
– Bokført egenandel art 9052 splittes i egenandel og<br />
egenfinansiering UiB ved føring av manuelt korreksjonsbilag<br />
– Transaksjoner for inneværende år masse korrigeres <strong>til</strong><br />
ny modell (får da ny inntekt og ny egenandel)<br />
– Egenandel hit<strong>til</strong> i år føres som et manuelt bilag. Deretter<br />
månedlige føringer av egenandel.
Nytt i PA:<br />
Konferanseløsning: kredittkort og faktura<br />
• IT-avdelingen har utviklet en Netthandelsløsning som<br />
håndterer påmelding og betaling <strong>til</strong> konferanser.<br />
• Løsning kan settes opp med kun nettbetaling eller også med<br />
valg om å få <strong>til</strong>sendt faktura<br />
• Hovedtrekk rutine:<br />
<strong>1.</strong> Vurder prosjekt (oppdrag/bidrag/mva)<br />
Det kan være mva på hele eller deler av et bidragsprosjekt)<br />
2. Sette opp PA prosjekt for bruk <strong>til</strong> konferanse (egen<br />
kunde / aktivitet)<br />
3. Konferansene knyttes mot analysenummer på<br />
annuum(bes<strong>til</strong>les av regnskapskontoret sentralt)
Nytt i PA:<br />
Konferanseløsning: kredittkort og faktura<br />
4. Avtal oppsett av løsning med it-avdelingen<br />
5. Kortbetaling overføres månedlig fra it <strong>til</strong><br />
annuum/analysenummer<br />
6. Eventuell faktura <strong>til</strong> deltakere utføres i GL på<br />
annuum/ analysenummer. Instituttet må da selv<br />
fakturere og følge opp innbetalingen. (Purre)<br />
7. Fakturert deltakeravgift krediteres av regnskaps-<br />
kontoret sentralt i GL (analysenummer)<br />
8. Samlet innbetalinger faktureres inn på PA prosjektet<br />
av regnskapskontoret sentralt.
Nytt i PA:<br />
Rutine for <strong>til</strong>bakebetaling av ubrukte midler<br />
• Ny rutine «Rutine for <strong>til</strong>bakebetaling av ubetalte midler» ligger på PA<br />
siden på intranett: http://skygge2170.iportal.uib.no/wysiwygpro/uploadeddocs/skygge2170/www/persok/Okonomi/PA/Rutine_for_<strong>til</strong>bakebetaling_av_ubrukte_mi<br />
dler.doc<br />
• Kort oppsummert:<br />
- Evt. krav om <strong>til</strong>bakebetaling av midler skal ikke registreres i BW/PA<br />
- Siste utgående PA faktura krediteres i sin helhet (Fiktiv kreditnota)<br />
- Ny fiktiv faktura lages i PA på beløp som skal beholdes.<br />
- Forskjell mellom kreditnota og ny faktura er beløp som skal<br />
<strong>til</strong>bakebetales <strong>til</strong> bidragsyter<br />
- Beløp som skal <strong>til</strong>bakebetales registreres i BW av regnskaps-<br />
kontoret sentralt og sendes <strong>til</strong> instituttet for godkjenning.
Nytt i PA: Omposteringer i BW<br />
• Ny løsning for ompostering / internfakturering / korrigering i BasWare<br />
• Instituttene registrerer og anviser bilagene selv;<br />
Attestant registreres bilag i Excel skjema, som overføres <strong>til</strong> Basware og<br />
sendes <strong>til</strong> anviser på institutt for godkjenning. Føres automatisk etter<br />
godkjenning.<br />
• Excel skjema vil inneholde en del regelsett for føringer. Mulig å legge <strong>til</strong><br />
vedlegg.<br />
• Gjelder både i PA og GL posteringer.<br />
• Løsningen ventes å tas i bruk tidlig nyår.<br />
• Viktig å følge gjeldende rutiner og regler vedrørende denne typen bilag,<br />
ny komplett rutine kommer samtidig med lansering av løsningen
Nytt i PA: Presisering av krav <strong>til</strong> <strong>dokumentasjon</strong>,<br />
samt brukt av 9 arter ved føring av<br />
omposteringer / internbilag / fakturering<br />
<strong>1.</strong> <strong>Krav</strong> <strong>til</strong> <strong>dokumentasjon</strong>:<br />
- Tydelig forklaring på hva bilaget gjelder<br />
- Sporbarhet viktig!<br />
- Referanse <strong>til</strong> bilagsnummer på transaksjon (er) som ompostering<br />
gjelder (dvs. «Transaskjonsid» fra PA eller «Hovedboknr» fra GL)<br />
- Dersom mange bilag omposteres som et beløp kan evt. en Discover<br />
rapport legges ved som spesifikasjon av bilag<br />
- Beregnede kostnader: (eks lab kostander o.l.). Legg ved utregning av<br />
belastning, evt avtale om pris ved belastning.<br />
- Rapporterte kostnader kan ikke omposteres
Nytt i PA: Presisering av krav <strong>til</strong> <strong>dokumentasjon</strong>,<br />
samt brukt av 9 arter ved føring av<br />
omposteringer / internbilag /fakturering<br />
2. Bruk av arter:<br />
- ved feilføring bruk så langt som mulig opprinnelig art.<br />
- 9 artene brukes <strong>til</strong> Inter fakturering og intern ompostering av kostnader.<br />
- 9 arter skal ikke brukes <strong>til</strong> å <strong>til</strong>føre et prosjekt midler. Alle interne midler<br />
som <strong>til</strong>føres BOA prosjekter skal synliggjøres som egenfinansiering
Nytt i PA: Presisering av krav <strong>til</strong> <strong>dokumentasjon</strong>,<br />
samt brukt av 9 arter ved føring av<br />
omposteringer/ internbilag/fakturering<br />
• 3. Manuell belastning av indirekte kostander:<br />
• Art. 9112 Belastet overhead (manuelt) skal alltid benyttes ved belastning<br />
av indirekte kostnader. (Herunder drifts- og administrasjonskostnader<br />
som ikke kan identifiseres som en direkte kostnad på prosjektet).<br />
• Sjekk alltid at belastningen er innen for prosjektas ramme / avtale.<br />
• Belastningen skal dokumenteres med et signert notat hvor det klart<br />
fremgår hvorfor man belaster manuell overhead.<br />
• Kan aktuell administrasjon- / driftskostnad spesifiseres og dokumenteres<br />
(F.eks. trykking <strong>til</strong> aktuelt formål), så kan den føres som en direkte<br />
kostnad på prosjektet på aktuell 9 art.) Beregningen skal legges ved<br />
bilag og signeres<br />
• Vær obs på at 9112 i fbm analyse av egenandeler
Nytt: Artskontoplan<br />
• Fra <strong>1.</strong><strong>1.</strong>2013<br />
• Regnskapstall fra før 2013 blir konvertert <strong>til</strong> nye arter i<br />
rapportene<br />
• Egne rapporter som viser regnskapstall før 2013 på<br />
opprinnelige arter<br />
• Nedetid i begynnelsen av januar (se Økonomimelding nr<br />
4/2012)
Nytt: Samleprosjekt i GL<br />
• Fra <strong>1.</strong><strong>1.</strong>2013<br />
Finansieringskilde Samleprosjekt i GL<br />
NFR-prosjekt 199995<br />
EU- rammeprogram for forskning 639995<br />
EU - andre bidrag 639994<br />
Gaver 469995<br />
Gaveforsterkningsmidler 469994<br />
Statlige etater 219995<br />
Kommunale og fylkeskommunale etater 299995<br />
Organisasjoner 399995<br />
Næringsliv og privat 499995<br />
Stiftelser 599995<br />
Annet utland 699995<br />
Oppdragsprosjekt 100005
Notat om egeninnsats i bidragsprosjekter<br />
Intranett: administrasjon/økonomi/økonomiportalen/PAprosjektmodul/rutinebeskrivelse:<br />
notat om egeninnsats i<br />
BOA-prosjekter
Hvorfor et notat om egeninnsats?<br />
• KD: krav om synliggjøring av fulle prosjektkostnader i<br />
både budsjetter og regnskap<br />
• Ledelsen har fokus på dette. Etterspør tall på<br />
dekningsbidragsinntekter, egenfinansiering og<br />
egeninnsats.<br />
• Internrevisjonen gjennomførte prosjekt våren 2011:<br />
«Oversikt over egeninnsats i BOA-økonomien»
Begreper<br />
Egeninnsats = egenandel av overhead + egenfinansiering<br />
Egenandel av overhead = kostnadsoverhead - inntektsoverhead<br />
Egenfinansiering = bidrag i form av midler (cash),<br />
arbeidsinnsats eller infrastruktur, som UiB har<br />
forpliktet seg <strong>til</strong> å bidra med inn i prosjektet etter<br />
avtale med bidragsyter.
Notatet oppsummert<br />
GB BOA<br />
Egenandel av overhead 9152+9153 9052+9053<br />
+ Egenfinansiering 9151+9051 9051+9151<br />
= Egeninnsats<br />
• Ny rapport i Discoverer – S22 BOA nøkkeltallsrapport -egeninnsats,<br />
øvrige kostnader og totalkostnad
Fokus på endringer i nøkkeltall<br />
• Nøkkeltall egeninnsats:<br />
Egeninnsats i % av totale kostnader<br />
• Nøkkeltall inntektsoverhead:<br />
Inntektsoverhead i % av lønnskostnader som genererer OH
Hvordan et prosjekt vil påvirke instituttet sin<br />
økonomi<br />
• Dokumentet «Egeninnsats i bidragsprosjekter», fokuserer på<br />
å finne og analysere egeninnsatsen i et prosjekt.<br />
• Husk at et prosjekts innvirkning på instituttøkonomien består<br />
av flere faktorer, se eksempel under (NB! eksempelet er ikke uttømmende)<br />
- Inntekter fra prosjektet <strong>til</strong> dekning av indirekte kostander (art 9011)<br />
+ (-) Egenandel / del av indirekte kostander som ikke dekkes av bidragsyter (art 9152)<br />
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
= Sum inntekt fra prosjektet <strong>til</strong> dekning av indirekte kostander<br />
+ Belastet indirekte kostnader på instituttet (administrasjonskostnader, husleie, instituttets driftskostnader)<br />
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
= Sum belastning (evt. inntekt) knyttet <strong>til</strong> prosjektet sin dekning av indirekte kostander<br />
+ Egenfinansiering som dekkes av instituttet<br />
- Frikjøp av fast ansatte (så lenge man ikke må betale for vikar o.l.)<br />
- Eventuell RBO / belønningsmidler<br />
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
= Prosjektet sin påvirkning på instituttøkonomien + faglige fordeler / strategisk viktighet av prosjektet
Valutarisiko - PA prosjekter<br />
• Valutakurs på avtale registrert i PA er gjeldende for hvor mye<br />
midler vi får disponibelt i NOK i vårt budsjett<br />
• Ved valutasvingninger kan et prosjekt få mere eller mindre<br />
NOK disponibelt<br />
• Ved rebudsjettering eller store valutasvingninger er det viktig<br />
å kontrollere og eventuelt endre kurs på avtalen for prosjekt, for<br />
å ha oversikt over hvor mye midler i NOK man har igjen å<br />
bruke. (Unntak dersom man har avtalt å rapportere <strong>til</strong> gitt kurs)<br />
• Valutakurs på avtale kan endres i Forms.<br />
• Kurs / PC stuer.
Ha oversikt over prosjekt 700910!<br />
• Prosjekt 700910<br />
– avsetning av interne midler <strong>til</strong> bruk på PA prosjekter<br />
- midlene blir stående over år («salderes ikke»)<br />
• Når kostnader belastes kunde 2 UiB i PA påvirker dette prosjekt 700910,<br />
standard regel er som følgende:<br />
- belastet drift blir en belastning på prosjekt 700910,<br />
dvs. «spiser» av avsatte midler på prosjekt 700910<br />
- lønn (art 9121) og overhead art (9016) synliggjøres på prosjekt 700910.<br />
- avvik fra denne regel krever ekstra ompostering<br />
Husk å avstemme prosjekt 700910:<br />
- kontroller hva som ligger som UB (saldo) på dette prosjekt;<br />
lag en oversikt som viser;<br />
Tilskudd pr prosjekt – forbruk (drift) pr prosjekt.<br />
Summen skal være lik UB prosjekt 700910<br />
- Hjelp <strong>til</strong> å avstemme på PC stuen
Kostnadsført/inntektsført<br />
Ikke mulig med overforbruk på PA<br />
prosjektene pr 3<strong>1.</strong>12.2012<br />
• Overforbruk vises som avvik mellom kostnadsført og inntektsført på<br />
prosjektet<br />
• Årsak <strong>til</strong> avvik: kostnadsført ut over avtalebeløpet, da genereres<br />
kostnad, men ikke inntekt.<br />
• Løsning: ompostere kostnader dersom for meget eller feil kostander er<br />
belastet, eller øke avtalen og rebudsjettere dersom man har<br />
fått økt <strong>til</strong>skudd fra bidragsyter.<br />
• Avvik pga. andre feil enn overforbruk må tas opp med BOA-gruppen for<br />
korreksjon<br />
• Pga. overgang <strong>til</strong> ny kontoplan fra 0<strong>1.</strong>0<strong>1.</strong>2012 kan vi ikke avvik mellom<br />
kostnadsført og inntektsført pr 3<strong>1.</strong>12.2012!
Nedetider i januar<br />
• Implementering av ny artskontoplan pr <strong>1.</strong><strong>1.</strong>2013<br />
• Fra om med 3. januar <strong>til</strong> uke 3 vil PA ikke være <strong>til</strong>gjengelig for<br />
brukerne<br />
• Ref <strong>til</strong> Økonomimelding nr 4/2012 som kommer i denne uken<br />
• Melding vil bli sendt når systemene er <strong>til</strong>gjengelig igjen
Inntektsoverhead – mulig med f.eks. 50 %<br />
• Eksempel på prosjekt med 50 % inntektsoverhead<br />
• Egenandel blir positiv, dvs. en kostnad for prosjektet og inntekt for instituttet.<br />
• Det må være rom innenfor budsjettet (avtale med ekstern bidragsyter) å<br />
belaste prosjektet med en høyere inntektsoverhead.<br />
• Det bør utarbeides en oversikt over hvorfor man mener å ha indirekte<br />
kostander ut over de 40 % som regnes som standard på UiB.
Jobbes med/status: Inntektsfordeling<br />
• Problems<strong>til</strong>ling:<br />
I PA blir faktura knyttet <strong>til</strong> prosjekteiers stedkode, mens den<br />
periodiserte inntekten knyttes <strong>til</strong> stedkoden på aktuell aktivitet<br />
i prosjektet. I samarbeidsprosjekter som har aktiviteter knyttet<br />
<strong>til</strong> ulike stedkoder, vil derved få en skjevhet i inntekt og<br />
prosjektgjeld:<br />
• Status:<br />
Vi klarer pr d.d. ikke løse dette problemet p.g.a. det krever<br />
store tekniske endringer i systemet.
Jobbes med/status:<br />
Finansieringskilderutine<br />
• Ny rutine blir klar fra <strong>1.</strong><strong>1.</strong>2013<br />
• Omhandler valg av finansieringskilder<br />
• Hvordan håndtere gjennomstrømning
Jobbes med/status: BOA Web sider /<br />
BOA prosess<br />
• Prosesstyrt informasjonsdeling<br />
• Finne all informasjon på ett sted
Change language