1. Krav til dokumentasjon
1. Krav til dokumentasjon
1. Krav til dokumentasjon
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
KURS:<br />
OPPFØLGING AV BIDRAGS- OG<br />
OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA)<br />
I ORACLE PROJECT ACCOUNTS (PA)<br />
Randi Nordås, Kari Eidsheim, desember 2012
Agenda<br />
• Nytt i PA/BOA:<br />
• Egenfinansiering EU-prosjekter 7 RP<br />
• Konferanseløsning i PA<br />
• Rutine for <strong>til</strong>bakebetaling av midler<br />
• Ny omposteringsløsning<br />
• Dokumentasjonskrav, 9 arter/omposteringer/korrigeringer<br />
• Artskontoplan fra <strong>1.</strong><strong>1.</strong>2013<br />
• Samleprosjekt i GL<br />
• Notat om egenfinansiering/egenandel/egeninnsats<br />
• Hvordan et prosjekt påvirker et institutts økonomi<br />
• Valutarisiko<br />
• 700910 overordnet<br />
• Kostnadsført/inntektsført<br />
• Nedetider i januar<br />
• Kan ha 50% inntektsoverhead<br />
• Jobbes med/Status<br />
• Inntektsfordeling samarbeidsprosjekter<br />
• Finansieringskildenotat<br />
• BOA-prosess/ BOA websider
Nytt i PA:<br />
Egenfinansiering EU FP7 prosjekter<br />
• På eksternt finansierte prosjekter i PA med oppstart etter<br />
0<strong>1.</strong>0<strong>1.</strong>2008, er det et krav at UiB sitt bidrag skal<br />
synliggjøres.<br />
• Hit<strong>til</strong> har egenfinansiering ikke vært synliggjort på kunde<br />
2 UiB på EU FP7 prosjekter.<br />
• Nå løsning for synliggjøring av egenfinansiering også på<br />
EU FP7 prosjekter
Nytt i PA:<br />
Egenfinansiering EU FP7 prosjekter<br />
Budsjett nåværende modell:<br />
Budsjett ny modell:<br />
Egeninnsats BOA nåværende modell :<br />
Egeninnsats BOA øk. ny løsning:
Nytt i PA:<br />
Egenfinansiering EU FP7 prosjekter<br />
• Testperiode – oktober / desember 2012<br />
• Nye prosjekt legges inn etter ny modell<br />
• Eksisterende prosjekter - korrigeres i samråd med BOA gruppen<br />
– Sats for overhead endres på aktuelle aktivitet(er)<br />
– Nytt budsjett lages ihht ny modell<br />
– Bokført egenandel art 9052 splittes i egenandel og<br />
egenfinansiering UiB ved føring av manuelt korreksjonsbilag<br />
– Transaksjoner for inneværende år masse korrigeres <strong>til</strong><br />
ny modell (får da ny inntekt og ny egenandel)<br />
– Egenandel hit<strong>til</strong> i år føres som et manuelt bilag. Deretter<br />
månedlige føringer av egenandel.
Nytt i PA:<br />
Konferanseløsning: kredittkort og faktura<br />
• IT-avdelingen har utviklet en Netthandelsløsning som<br />
håndterer påmelding og betaling <strong>til</strong> konferanser.<br />
• Løsning kan settes opp med kun nettbetaling eller også med<br />
valg om å få <strong>til</strong>sendt faktura<br />
• Hovedtrekk rutine:<br />
<strong>1.</strong> Vurder prosjekt (oppdrag/bidrag/mva)<br />
Det kan være mva på hele eller deler av et bidragsprosjekt)<br />
2. Sette opp PA prosjekt for bruk <strong>til</strong> konferanse (egen<br />
kunde / aktivitet)<br />
3. Konferansene knyttes mot analysenummer på<br />
annuum(bes<strong>til</strong>les av regnskapskontoret sentralt)
Nytt i PA:<br />
Konferanseløsning: kredittkort og faktura<br />
4. Avtal oppsett av løsning med it-avdelingen<br />
5. Kortbetaling overføres månedlig fra it <strong>til</strong><br />
annuum/analysenummer<br />
6. Eventuell faktura <strong>til</strong> deltakere utføres i GL på<br />
annuum/ analysenummer. Instituttet må da selv<br />
fakturere og følge opp innbetalingen. (Purre)<br />
7. Fakturert deltakeravgift krediteres av regnskaps-<br />
kontoret sentralt i GL (analysenummer)<br />
8. Samlet innbetalinger faktureres inn på PA prosjektet<br />
av regnskapskontoret sentralt.
Nytt i PA:<br />
Rutine for <strong>til</strong>bakebetaling av ubrukte midler<br />
• Ny rutine «Rutine for <strong>til</strong>bakebetaling av ubetalte midler» ligger på PA<br />
siden på intranett: http://skygge2170.iportal.uib.no/wysiwygpro/uploadeddocs/skygge2170/www/persok/Okonomi/PA/Rutine_for_<strong>til</strong>bakebetaling_av_ubrukte_mi<br />
dler.doc<br />
• Kort oppsummert:<br />
- Evt. krav om <strong>til</strong>bakebetaling av midler skal ikke registreres i BW/PA<br />
- Siste utgående PA faktura krediteres i sin helhet (Fiktiv kreditnota)<br />
- Ny fiktiv faktura lages i PA på beløp som skal beholdes.<br />
- Forskjell mellom kreditnota og ny faktura er beløp som skal<br />
<strong>til</strong>bakebetales <strong>til</strong> bidragsyter<br />
- Beløp som skal <strong>til</strong>bakebetales registreres i BW av regnskaps-<br />
kontoret sentralt og sendes <strong>til</strong> instituttet for godkjenning.
Nytt i PA: Omposteringer i BW<br />
• Ny løsning for ompostering / internfakturering / korrigering i BasWare<br />
• Instituttene registrerer og anviser bilagene selv;<br />
Attestant registreres bilag i Excel skjema, som overføres <strong>til</strong> Basware og<br />
sendes <strong>til</strong> anviser på institutt for godkjenning. Føres automatisk etter<br />
godkjenning.<br />
• Excel skjema vil inneholde en del regelsett for føringer. Mulig å legge <strong>til</strong><br />
vedlegg.<br />
• Gjelder både i PA og GL posteringer.<br />
• Løsningen ventes å tas i bruk tidlig nyår.<br />
• Viktig å følge gjeldende rutiner og regler vedrørende denne typen bilag,<br />
ny komplett rutine kommer samtidig med lansering av løsningen
Nytt i PA: Presisering av krav <strong>til</strong> <strong>dokumentasjon</strong>,<br />
samt brukt av 9 arter ved føring av<br />
omposteringer / internbilag / fakturering<br />
<strong>1.</strong> <strong>Krav</strong> <strong>til</strong> <strong>dokumentasjon</strong>:<br />
- Tydelig forklaring på hva bilaget gjelder<br />
- Sporbarhet viktig!<br />
- Referanse <strong>til</strong> bilagsnummer på transaksjon (er) som ompostering<br />
gjelder (dvs. «Transaskjonsid» fra PA eller «Hovedboknr» fra GL)<br />
- Dersom mange bilag omposteres som et beløp kan evt. en Discover<br />
rapport legges ved som spesifikasjon av bilag<br />
- Beregnede kostnader: (eks lab kostander o.l.). Legg ved utregning av<br />
belastning, evt avtale om pris ved belastning.<br />
- Rapporterte kostnader kan ikke omposteres
Nytt i PA: Presisering av krav <strong>til</strong> <strong>dokumentasjon</strong>,<br />
samt brukt av 9 arter ved føring av<br />
omposteringer / internbilag /fakturering<br />
2. Bruk av arter:<br />
- ved feilføring bruk så langt som mulig opprinnelig art.<br />
- 9 artene brukes <strong>til</strong> Inter fakturering og intern ompostering av kostnader.<br />
- 9 arter skal ikke brukes <strong>til</strong> å <strong>til</strong>føre et prosjekt midler. Alle interne midler<br />
som <strong>til</strong>føres BOA prosjekter skal synliggjøres som egenfinansiering
Nytt i PA: Presisering av krav <strong>til</strong> <strong>dokumentasjon</strong>,<br />
samt brukt av 9 arter ved føring av<br />
omposteringer/ internbilag/fakturering<br />
• 3. Manuell belastning av indirekte kostander:<br />
• Art. 9112 Belastet overhead (manuelt) skal alltid benyttes ved belastning<br />
av indirekte kostnader. (Herunder drifts- og administrasjonskostnader<br />
som ikke kan identifiseres som en direkte kostnad på prosjektet).<br />
• Sjekk alltid at belastningen er innen for prosjektas ramme / avtale.<br />
• Belastningen skal dokumenteres med et signert notat hvor det klart<br />
fremgår hvorfor man belaster manuell overhead.<br />
• Kan aktuell administrasjon- / driftskostnad spesifiseres og dokumenteres<br />
(F.eks. trykking <strong>til</strong> aktuelt formål), så kan den føres som en direkte<br />
kostnad på prosjektet på aktuell 9 art.) Beregningen skal legges ved<br />
bilag og signeres<br />
• Vær obs på at 9112 i fbm analyse av egenandeler
Nytt: Artskontoplan<br />
• Fra <strong>1.</strong><strong>1.</strong>2013<br />
• Regnskapstall fra før 2013 blir konvertert <strong>til</strong> nye arter i<br />
rapportene<br />
• Egne rapporter som viser regnskapstall før 2013 på<br />
opprinnelige arter<br />
• Nedetid i begynnelsen av januar (se Økonomimelding nr<br />
4/2012)
Nytt: Samleprosjekt i GL<br />
• Fra <strong>1.</strong><strong>1.</strong>2013<br />
Finansieringskilde Samleprosjekt i GL<br />
NFR-prosjekt 199995<br />
EU- rammeprogram for forskning 639995<br />
EU - andre bidrag 639994<br />
Gaver 469995<br />
Gaveforsterkningsmidler 469994<br />
Statlige etater 219995<br />
Kommunale og fylkeskommunale etater 299995<br />
Organisasjoner 399995<br />
Næringsliv og privat 499995<br />
Stiftelser 599995<br />
Annet utland 699995<br />
Oppdragsprosjekt 100005
Notat om egeninnsats i bidragsprosjekter<br />
Intranett: administrasjon/økonomi/økonomiportalen/PAprosjektmodul/rutinebeskrivelse:<br />
notat om egeninnsats i<br />
BOA-prosjekter
Hvorfor et notat om egeninnsats?<br />
• KD: krav om synliggjøring av fulle prosjektkostnader i<br />
både budsjetter og regnskap<br />
• Ledelsen har fokus på dette. Etterspør tall på<br />
dekningsbidragsinntekter, egenfinansiering og<br />
egeninnsats.<br />
• Internrevisjonen gjennomførte prosjekt våren 2011:<br />
«Oversikt over egeninnsats i BOA-økonomien»
Begreper<br />
Egeninnsats = egenandel av overhead + egenfinansiering<br />
Egenandel av overhead = kostnadsoverhead - inntektsoverhead<br />
Egenfinansiering = bidrag i form av midler (cash),<br />
arbeidsinnsats eller infrastruktur, som UiB har<br />
forpliktet seg <strong>til</strong> å bidra med inn i prosjektet etter<br />
avtale med bidragsyter.
Notatet oppsummert<br />
GB BOA<br />
Egenandel av overhead 9152+9153 9052+9053<br />
+ Egenfinansiering 9151+9051 9051+9151<br />
= Egeninnsats<br />
• Ny rapport i Discoverer – S22 BOA nøkkeltallsrapport -egeninnsats,<br />
øvrige kostnader og totalkostnad
Fokus på endringer i nøkkeltall<br />
• Nøkkeltall egeninnsats:<br />
Egeninnsats i % av totale kostnader<br />
• Nøkkeltall inntektsoverhead:<br />
Inntektsoverhead i % av lønnskostnader som genererer OH
Hvordan et prosjekt vil påvirke instituttet sin<br />
økonomi<br />
• Dokumentet «Egeninnsats i bidragsprosjekter», fokuserer på<br />
å finne og analysere egeninnsatsen i et prosjekt.<br />
• Husk at et prosjekts innvirkning på instituttøkonomien består<br />
av flere faktorer, se eksempel under (NB! eksempelet er ikke uttømmende)<br />
- Inntekter fra prosjektet <strong>til</strong> dekning av indirekte kostander (art 9011)<br />
+ (-) Egenandel / del av indirekte kostander som ikke dekkes av bidragsyter (art 9152)<br />
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
= Sum inntekt fra prosjektet <strong>til</strong> dekning av indirekte kostander<br />
+ Belastet indirekte kostnader på instituttet (administrasjonskostnader, husleie, instituttets driftskostnader)<br />
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
= Sum belastning (evt. inntekt) knyttet <strong>til</strong> prosjektet sin dekning av indirekte kostander<br />
+ Egenfinansiering som dekkes av instituttet<br />
- Frikjøp av fast ansatte (så lenge man ikke må betale for vikar o.l.)<br />
- Eventuell RBO / belønningsmidler<br />
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
= Prosjektet sin påvirkning på instituttøkonomien + faglige fordeler / strategisk viktighet av prosjektet
Valutarisiko - PA prosjekter<br />
• Valutakurs på avtale registrert i PA er gjeldende for hvor mye<br />
midler vi får disponibelt i NOK i vårt budsjett<br />
• Ved valutasvingninger kan et prosjekt få mere eller mindre<br />
NOK disponibelt<br />
• Ved rebudsjettering eller store valutasvingninger er det viktig<br />
å kontrollere og eventuelt endre kurs på avtalen for prosjekt, for<br />
å ha oversikt over hvor mye midler i NOK man har igjen å<br />
bruke. (Unntak dersom man har avtalt å rapportere <strong>til</strong> gitt kurs)<br />
• Valutakurs på avtale kan endres i Forms.<br />
• Kurs / PC stuer.
Ha oversikt over prosjekt 700910!<br />
• Prosjekt 700910<br />
– avsetning av interne midler <strong>til</strong> bruk på PA prosjekter<br />
- midlene blir stående over år («salderes ikke»)<br />
• Når kostnader belastes kunde 2 UiB i PA påvirker dette prosjekt 700910,<br />
standard regel er som følgende:<br />
- belastet drift blir en belastning på prosjekt 700910,<br />
dvs. «spiser» av avsatte midler på prosjekt 700910<br />
- lønn (art 9121) og overhead art (9016) synliggjøres på prosjekt 700910.<br />
- avvik fra denne regel krever ekstra ompostering<br />
Husk å avstemme prosjekt 700910:<br />
- kontroller hva som ligger som UB (saldo) på dette prosjekt;<br />
lag en oversikt som viser;<br />
Tilskudd pr prosjekt – forbruk (drift) pr prosjekt.<br />
Summen skal være lik UB prosjekt 700910<br />
- Hjelp <strong>til</strong> å avstemme på PC stuen
Kostnadsført/inntektsført<br />
Ikke mulig med overforbruk på PA<br />
prosjektene pr 3<strong>1.</strong>12.2012<br />
• Overforbruk vises som avvik mellom kostnadsført og inntektsført på<br />
prosjektet<br />
• Årsak <strong>til</strong> avvik: kostnadsført ut over avtalebeløpet, da genereres<br />
kostnad, men ikke inntekt.<br />
• Løsning: ompostere kostnader dersom for meget eller feil kostander er<br />
belastet, eller øke avtalen og rebudsjettere dersom man har<br />
fått økt <strong>til</strong>skudd fra bidragsyter.<br />
• Avvik pga. andre feil enn overforbruk må tas opp med BOA-gruppen for<br />
korreksjon<br />
• Pga. overgang <strong>til</strong> ny kontoplan fra 0<strong>1.</strong>0<strong>1.</strong>2012 kan vi ikke avvik mellom<br />
kostnadsført og inntektsført pr 3<strong>1.</strong>12.2012!
Nedetider i januar<br />
• Implementering av ny artskontoplan pr <strong>1.</strong><strong>1.</strong>2013<br />
• Fra om med 3. januar <strong>til</strong> uke 3 vil PA ikke være <strong>til</strong>gjengelig for<br />
brukerne<br />
• Ref <strong>til</strong> Økonomimelding nr 4/2012 som kommer i denne uken<br />
• Melding vil bli sendt når systemene er <strong>til</strong>gjengelig igjen
Inntektsoverhead – mulig med f.eks. 50 %<br />
• Eksempel på prosjekt med 50 % inntektsoverhead<br />
• Egenandel blir positiv, dvs. en kostnad for prosjektet og inntekt for instituttet.<br />
• Det må være rom innenfor budsjettet (avtale med ekstern bidragsyter) å<br />
belaste prosjektet med en høyere inntektsoverhead.<br />
• Det bør utarbeides en oversikt over hvorfor man mener å ha indirekte<br />
kostander ut over de 40 % som regnes som standard på UiB.
Jobbes med/status: Inntektsfordeling<br />
• Problems<strong>til</strong>ling:<br />
I PA blir faktura knyttet <strong>til</strong> prosjekteiers stedkode, mens den<br />
periodiserte inntekten knyttes <strong>til</strong> stedkoden på aktuell aktivitet<br />
i prosjektet. I samarbeidsprosjekter som har aktiviteter knyttet<br />
<strong>til</strong> ulike stedkoder, vil derved få en skjevhet i inntekt og<br />
prosjektgjeld:<br />
• Status:<br />
Vi klarer pr d.d. ikke løse dette problemet p.g.a. det krever<br />
store tekniske endringer i systemet.
Jobbes med/status:<br />
Finansieringskilderutine<br />
• Ny rutine blir klar fra <strong>1.</strong><strong>1.</strong>2013<br />
• Omhandler valg av finansieringskilder<br />
• Hvordan håndtere gjennomstrømning
Jobbes med/status: BOA Web sider /<br />
BOA prosess<br />
• Prosesstyrt informasjonsdeling<br />
• Finne all informasjon på ett sted
Change language