Retningslinjer for søknad om og tildeling av midler ... - Kreftforeningen

Retningslinjer for søknad om og tildeling
av midler til enheter med ansvar for
klinisk forskningsstøtte innen kreft 2013
Søknadsfrist: Torsdag 15. august 2013, kl.13:00.
Innhold
Bakgrunn ................................................................................................................................................ 1
Definisjoner ............................................................................................................................................ 1
Søknadens innhold og vedlegg .......................................................................................................... 1
Innsending av elektronisk søknadsskjema ....................................................................................... 2
Søknad om utsatt frist for innsending av søknaden ........................................................................ 2
Saksbehandling av søknaden ............................................................................................................. 3
Forutsetninger og forpliktelser ved en eventuell bevilgning ........................................................... 4
Bakgrunn
Det overordnete formålet med Kreftforeningens støtte til enheter med ansvar for klinisk
forskningsstøtte innen kreft (videre forkortet til enheter) er å styrke norsk klinisk
kreftforskning. Enhetene skal bistå som en uavhengig tredjepart i forskerinitierte kliniske
kreftstudier. Arbeidet kan blant annet bestå av logistisk, dataadministrativ og statistisk støtte.
Definisjoner
Helseforetaket som enheten hører inn under defineres som søker og er med det juridisk og
økonomisk ansvarlig for at vilkårene knyttet til en eventuell bevilgning oppfylles. Kun
følgende helseforetak kan søke: Oslo universitetssykehus, St. Olavs hospital og
Universitetssykehuset Nord-Norge.
Administrativt ansvarlig er en ansatt ved helseforetaket med fullmakt til å forplikte
institusjonen juridisk og økonomisk. Administrativt ansvarlig må ha godkjent søknaden før
innsending og ivaretar det administrative ansvaret ved en eventuell bevilgning.
Enhetsleder er den ansatte som leder enheten og er ansvarlig for innsending av elektronisk
søknad via Kreftforeningens søknadsportal, støtte til klinisk kreftforskning samt rapportering.
Søknadens innhold og vedlegg
All informasjon skal fylles direkte inn i skjema i søknadsportalen. Studietabell og
publikasjonsliste skal derimot lastes opp som vedlegg. Disse skal ha samme oppsett som
1

ved rapportering, men må lastes opp i PDF-format. Noe av søknadens innhold kan kopieres
fra siste rapportering og redigeres ved behov.
Enhetene søker om en rundsum som de fastsetter selv og som skal disponeres til
støttefunksjoner til klinisk kreftforskning. Beløpet knyttes ikke opp mot en konkret stilling eller
stillingskategori. Intensjonen er likevel at beløpet primært skal gå til lønnet prosjektarbeid
(fast, midlertidig eller timebetalt) med mulighet for også å dekke noe drift av enheten.
Eksempler på arbeidsoppgaver som tenkes utført er logistikk, randomisering, inklusjon,
skjemautforming, databaseutforming, utsendelse av skjema, purringer, scanning av data,
rapportering, monitorering og statistisk bistand.
Det skal angis en foreløpig plan for hvordan midlene skal benyttes (for eksempel antall
stillinger som skal lønnes og driftsmidler). Det påpekes at Kreftforeningen ikke dekker utgifter
til utstyr og overhead. Enheten er ikke bundet av denne planen, men må i den årlige
rapporten redegjøre for avvik i forhold til den opprinnelige planen.
Innsending av elektronisk søknadsskjema
Søknadsfristen er absolutt. Mottaket stenger automatisk torsdag 15. august 2013 kl.13:00.
Kun søknader som sendes inn elektronisk via Kreftforeningens søknadsportal
aksepteres.
Det er enhetsleder ved enheten for klinisk forskningsstøtte som sender søknaden.
Søknaden skal være godkjent av administrativt ansvarlig ved helseforetaket før
innsending.
Enhetsleder og administrativt ansvarlig mottar automatisk kvittering per e-post når
søknaden er mottatt hos Kreftforeningen.
Det er enhetsleders ansvar å beregne tilstrekkelig tid til utfylling og innsending av
søknaden. Feil på eget datautstyr, problemer med tilgjengelighet (nettverk) og
lignende gir ikke rett til innsending etter søknadsfristen.
Det kan ikke gjøres endringer i søknaden eller ettersendes vedlegg etter at
søknadsfristen er gått ut. Innsendte søknader kan imidlertid trekkes tilbake og
omgjøres før søknadsfristens utløp. Det er enhetsleders ansvar å sørge for at søknad
er endelig innsendt før søknadsfristens utløp.
Søknad om utsatt frist for innsending av søknaden
Kun ved force majeure, dvs. en hendelse utenfor en parts kontroll som han ikke burde ha
forutsett og som han heller ikke med rimelighet kan ventes å overvinne eller avverge
virkningene av, vil Kreftforeningen vurdere å gi en begrenset utsettelse. Begrunnet søknad
om utsettelse sendes Kreftforeningen på e-post til
forskningsadministrasjon@kreftforeningen.no fortrinnsvis før søknadsfristen går ut og senest
24 timer etter søknadsfristen. Søknader blir behandlet umiddelbart.
Søknad om utsettelse skal inneholde:
Navn på enhet og enhetsleder
Navn på administrativt ansvarlig
2

Dato for når elektronisk søknad ble opprettet
Årsak og begrunnelse for å be om utsettelse:
o Hva problemet består i og hvorfor det umuliggjør innlevering innen fristen.
o Hvorfor det ikke kunne tas høyde for denne typen problemer på forhånd.
o Bekreftelse fra helseforetaket på de oppståtte problemer.
o Ved sykdom skal sykemelding vedlegges.
Saksbehandling av søknaden
Søknaden vil bli behandlet i den form den ble mottatt. Administrasjonen kan avvise søknader
som åpenbart ikke tilfredsstiller de formelle krav som er stilt til en søknad, for eksempel at
søknadsskjemaet ikke er riktig utfylt og/eller ikke har korrekt antall vedlegg. Vi henstiller til
enhetsleder å lese nøye gjennom innsendt søknad i PDF-format som gjøres tilgjengelig for
søker i søknadsportalen etter innsending.
Evaluering av søknadene
Søknadene evalueres av Kreftforeningens forskningsadministrasjonen.
Søknadene vil vurderes på bakgrunn av følgende kriterier:
disponering av tidligere tildelte midler
hvilke oppgaver som er utført
antall støttede studier og antall inkluderte pasienter
antall produserte vitenskapelige artikler
hvordan midlene har styrket og vil styrke den kliniske kreftforskningen ved
helseforetaket
helseforetakets egeninnsats til klinisk forskningsstøtte innen kreft
plan for disponering av nye midler
Søknad om midler skjer årlig. Det fastsettes en egen økonomisk ramme for tildelingen hvert
år som skal fordeles på de fire enhetene for klinisk forskningsstøtte ved følgende
helseforetak: Oslo universitetssykehus, Haukeland universitetssykehus, St. Olavs hospital og
Universitetssykehuset Nord-Norge. Fordelingen vil skje på grunnlag av hvor Kreftforeningen
anser at de får mest utbytte av investeringen.
En forutsetning for videre støtte er at forskningsstøtten og den kliniske kreftforskningen ved
det enkelte helseforetak holder en faglig kvalitet og et omfang som tilfredsstiller
Kreftforeningens forventninger.
Ved bevilgning vil enheten bli kontaktet av Kreftforeningen for ytterligere informasjon og
kontraktinngåelse. Ved enheter for klinisk forskningsstøtte som får tilbud om midler vil
enhetsleder motta en e-post med tilgang til en elektronisk kontrakt med nærmere beskrivelse
av tildelingen og betingelsene. Administrativt ansvarlig vil motta kopi av kontrakten. Enheter
som ikke får tilbud om midler vil bli informert per e-post gjennom enhetsleder.
Adgangen til å klage på et avslag er regulert i Kreftforeningens vedtekter, samt
Kreftforeningens prosedyre for administrativ håndtering av klagesaker. Nærmere
opplysninger gis ved bevilgning/avslag og kan også fås ved henvendelse til
forskningsadministrasjon@kreftforeningen.no.
3

Forutsetninger og forpliktelser ved en eventuell bevilgning
Generelle vilkår
Helseforetaket er juridisk og økonomisk ansvarlig for at vilkårene for bevilgningen blir
oppfylt.
Administrativt ansvarlig ivaretar det administrative ansvaret ved bevilgningen.
Enhetsleder er ansvarlig for gjennomføring av støtte til klinisk kreftforskning samt
rapportering.
Arbeidsgiveransvaret ligger hos helseforetaket som også forestår utbetaling av
driftsmidler og lønn.
Enhetsleder har ansvar for at helseforetaket får nødvendig informasjon til å kunne
ivareta og iverksette sine oppgaver. Administrativt ansvarlig mottar automatisk en
kopi av kontrakten.
Midlene kan kun brukes til de formål som er anført i søknaden. Dersom midlene ikke
har blitt brukt i henhold til søknaden, kan tilbakebetaling kreves.
Enhetsleder disponerer alle bevilgede midler fra Kreftforeningen til enheten.
Kreftforeningen kan i forhold til helseforetaket når som helst kreve innsyn i regnskap,
herunder fullstendig dokumentasjon, som viser anvendelsen av tildelte midler fra
Kreftforeningen.
Enhetene skal bistå som en uavhengig tredjepart i forskerinitierte kliniske kreftstudier,
altså ikke i industri-initierte studier.
Oppstart
Bevilgningen gjelder fra 1. januar i det påfølgende året.
Rapportering
En rapport om oppnådde resultater samt avvik fra opprinnelig søknad må sendes inn av
enhetsleder en gang i året. Rapporten skal inneholde en økonomi oversikt, hvordan midlene
er benyttet, antall støttede studier, inkluderte pasienter og produserte vitenskapelige artikler.
Rapportering initieres av Kreftforeningen og skal besvares via Kreftforeningens
søknadsportal innen gitt tidsfrist. Utbetaling av en eventuell bevilgning forutsetter at enheten
har sendt inn rapporter fra tidligere bevilgninger.
Kreditering
Helseforetaket plikter i sin utadrettede informasjon å informere om Kreftforeningens
finansiering av klinisk kreftforskning. Kreftforeningen har selv rett til å informere om sin
bistand til finansiering av klinisk kreftforskning ved helseforetaket og gi informasjon om
arbeidet og dets betydning.
Ansvar
Kreftforeningen har intet ansvar for skade som voldes under arbeid. Avtaler ved
helseforetaket vil her være gjeldende.
Force majeure
Dersom force majeure hindrer enheten for klinisk forskningsstøtte og helseforetaket i å
oppfylle sine forpliktelser, skal Kreftforeningen umiddelbart varsles.
4