TIME KOMMUNE

TIME KOMMUNE 

TRYGG OG 

FRAMTIDSRETTA 

Plan for innføring av 

fullelektronisk arkiv

FORORD 

Rapporten er ein førstegenerasjons plan for gjennomføring av fullelektronisk arkivering i 

organisasjonen Time kommune. 

Rådmannen har godkjent mandatet for arbeidet med følgjande plangruppe: 

Arkivleiar Olga M. Reime (prosjektleiar) Rådgjevar Magne Kvilhaug 

IKT-sjef Espen Kverneland Konsulent Jane Hadland 

Konsulent Sigve Espedal – Interkommunalt 

arkiv - Rogaland 

IKT-konsulent Einar Fagerheim 

I samband med prosessmodellering av saksbehandlingsrutinar for elevarkiv før og etter 

innføring av fullelektronisk arkiv har sekretær ved Frøyland skule May Vårli Ree gitt nyttig 

innsikt i arbeidsrutinane i dag, med tanke på ei endring mot meir bruk av elektroniske 

verktøy. På tilvarende vis har fagkonsulent i Omsorg, Bjørg Odland, hjelpt til med 

modellereing av prosessen: ”Innlegging i Ø-hjelpsenga på Sivdamheimen” (den sengeplassen 

som heimesjukepleien disponerer i krisesituasjonar). 

Ein særleg takk til Interkommunalt arkiv i Rogaland, som har stilt opp med fagleg rådgjeving 

på arkivområdet. 

Plangruppa inviterte til eit innleiande oppstartmøte og prosjektet vart annonsert internt. 

Deltakarane i gruppa fekk tildelt oppgåver, og det vart sett opp framdriftsplan. 

I løpet av arbeidet mellom prosjektmøta vart det produsert notat, som vart diskutert i møta. 

Prosjektleiar rapporterte til leiargruppa i februar og mai månad. Førsteutkastet til planen vart 

presentert for leiargruppa 18. november. 

Time kommune 15. desember 2009 

Elin Wetås Jara Olga M. Reime 

Arkivsak: 08/2201- 56 Journalpostid: 09/18750 

2

FORORD..........................................................................................................................................2 

INNLEIING .....................................................................................................................................4 

KAP. 1. OVERSIKT OVER ARKIVSERIAR I ORGANISASJONEN......................................5 

Journalføring, arkivsøk og korrespondanse................................................................................5 

KAP. 2. ARKIVFAGLIGE OG IKT - RELATERTE UTFORDRINGAR OG 

FØRESETNADER ..........................................................................................................................6 

Standardisering og databasar .......................................................................................................6 

Langtidslagring og gjenfinning ...................................................................................................6 

Integrasjon mellom fagsystem og sak/arkivsystem....................................................................7 

Leverandørmarknaden og Noark 5..............................................................................................9 

Ulike modellar for lagring og utveksling av data (arkiv/ikt/database) .....................................9 

KAP. 3. INFORMASJONSTRYGGLEIK...................................................................................13 

KAP. 4. ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE KONSEKVENSAR................................14 

KAP. 5. KOST/NYTTE OG GEVINSTPLANLEGGING .........................................................15 

KAP. 6. TILRÅDDE KONKLUSJONAR ...................................................................................19 

Grunngjeven prioritering av arkivdeler – Gradvis innføring innanfor tidshorisonten 2009- 

2011.............................................................................................................................................19 

VEDLEGG .....................................................................................................................................22 

Mandat............................................................................................................................................. 

Definisjonar .................................................................................................................................... 

Lovreferansar.................................................................................................................................. 

Oversikt over arkivseriar................................................................................................................ 

Litteraturoversikt ............................................................................................................................ 

Pengmodellen ................................................................................................................................. 

Notat om Noark 5........................................................................................................................... 

3

INNLEIING 

IKT-strategien i Time kommune for planperioden 2009 – 2012, Timeplanen for 2010 – 2013 

og KS sin strategiplan e-kommune 2012 forankrar visjonen om å innføra fullelektronisk arkiv 

i heile kommuneorganisasjonen. 

Fullelektronisk arkiv bør gi kommunen vår ei meir effektiv arbeidsform, sikra bevaring av 

dokumentasjon både på kort og lang sikt, og hindra att me får store mengder med papirarkiv 

som skal takast vare på for all framtid. Denne planen skal vera eit verktøy som sikrar 

planmessig overgang til fullelektronisk arkivering i kommunen. 

Kap. 1 i planen gir ein oversikt over arkivseriar i kommunen. Kap. 2, 3, 4 og 5 peikar på 

utfordringar, problemstillingar og konsekvensar for å få til overgang frå papirarkiv til 

elektronisk arkivering. 

Prosjektet har undervegs gitt djupare innsikt i fagfeltet, som har ført til at planen er blitt 

mindre omfattande enn først tenkt. Noark 5 er ein norsk arkivstandard for elektronisk arkiv 

som sikrar langtidsbevaring av dokumentasjon på ein betre måte enn tidlegare standard. Blant 

anna vil den gjera det muleg å innføra fullelektronisk arkiv på klientsystema. System som er 

basert på NOARK 5 er på langt nær ferdigutvikla for sal. Ein viktig kostnadskomponent med 

tanke på oppgradering til ny arkivstandard (og database) fall då ut, og dermed manglar 

grunnlaget for å vurdera konsekvensar av og kostnader ved oppgradering til ny arkivstandard. 

Tidspress har ført til at ambisjonane om planen måtte setjast ned, og mandatet er difor justert 

midtvegs i prosjektet. 

Med denne bakgrunnen vil denne rapporten vera eit førstegenerasjonsprodukt som må 

oppdaterast når system etter denne arkivstandarden blir realiserte. Rapporten er likevel ein 

kunnskapsbank om dei viktigaste utfordringane og problemstillingane som organisasjonen vil 

stå overfor når arkiva skal gjerast fullelektroniske. Så langt er vurderinga at det overordna 

målet om at alle arkiv i kommunen skal bli fullelektroniske, framleis bør liggja fast. 

Kap. 6 tek opp eit utval tilrådde konklusjonar, som viser at det er fleire arkiv som kan gjerast 

fullelektroniske, og at ein del må venta. Mellombels løysingar kan i nokre tilfelle takast i bruk 

fram til forholda ligg til rette for å gjera alt fullelektronisk. 

Gjennom prosjektarbeidet har gruppa fått tenkt igjennom ein del viktige og strategiske saker 

som gjeld arkivorganisering og ikt struktur. Me har fått auka kunnskap og forståelse om 

kvarandre sine arbeidsfelt. Me ser at arkiv og ikt meir og meir vil gå som hand i hanske 

framover etterkvart som innføring av fullelektronisk arkiv vert realisert. Det er heilt 

nødvendig med eit godt samarbeid mellom desse to avdelingane. 

4

KAP. 1. OVERSIKT OVER ARKIVSERIAR I 

ORGANISASJONEN 

Oversikt over alle arkivseriar, det vil seia alle arkiv som er i kommunen, med tilhøyrande 

fagsystem, og kven som er ansvarlig for systema, ligg ved rapporten. Oversikten syner også 

om serien er på ope eller lukka nett, og om dokumenta er berre elektroniske, eller også vert 

lagra på papir. Oversikten syner alle arkiv som fins på rådhuset, i omsorg, barnehagar, skular 

og helsestasjonar. I tillegg har private barnehagar barnemapper som kommunen bør ta inn og 

oppbevara for framtida. 

Oversikta skal nyttast i planlegginga av ei stegvis innføring av fullelektronisk arkiv i heile 

organisasjonen. 

Journalføring, arkivsøk og korrespondanse 

Når ein arkivserie går over frå å vera på papir til å vera elektronisk, gir dette oss gevinstar i 

forhold til journalføring. Som døme kan nemnast at i arkivserien for saksarkiv i skule må me i 

dag, når me får inn e-post til eit papirarkiv, skriva e-posten ut og leggja han fysisk i arkivet. 

Med fullelektronisk arkiv vil ein berre leggja e-posten inn i systemet og behandla han 

elektronisk. 

I eit fullelektronisk arkiv er det veldig viktig med metadata i form av blant anna godt 

beskrivne titlar på sak og dokument, for å gjera det mulig å finna att seinare. Som eksempel 

kan nemnast personalmapper. Tidligare var dei i papirform, og ein kunne leita seg fram i den 

fysiske mappa. I dag er personalmappene elektroniske, og dersom ein person har 20 

arbeidsavtaler i mappa si, vil det vera uhensiktsmessig om alle har tittelen arbeidsavtale. Skriv 

ein derimot kva tidspunkt arbeidsavtalen gjeld for og kva stilling, er det fort gjort å finna fram 

til det rette dokumentet. 

Intern korrespondanse og saksflyt vil føregå elektronisk, og gjera arbeidet meir effektivt. Eit 

eksempel på korleis det kan vera i dag er at ein rektor og kommunalsjef for oppvekst 

samarbeider om eit dokument som gjeld skulen rektoren styrer. I dag må eit slikt dokument 

sendast fram og tilbake pr. e-post eller via internposten for så til slutt å bli lagd inn i websak. 

Når skular og barnehagar får fulltilgang til websak, kan kommunalsjefen (el. rektoren) 

oppretta eit dokument i websak, senda ei oppgåve, og dermed gi automatisk tilgang til å 

skriva i dokumentet til rektoren. Rektoren går rett inn i dokumentet og skriv. 

På sikt vil ein også kunna ha elektronisk saksflyt og korrespondanse med andre offentlege 

instansar og innbyggjarar. I dag må me skriva ut dokument og senda dei i posten eller senda 

dei via e-post. E-post kan ikkje nyttast dersom dokumentet inneheld sensitive data. Etter kvart 

vil ein kunna korrespondera med innbyggjarane via Min side, der dei logger seg på og 

identifiserer kven dei er, via f.eks bank-id. Me vil då kunna leggja dokument, også med 

sensitiv karakter, til innbyggjaren der. Dette er i dag muleg i Acos websak, men då via Acos 

si form for ”Min Side”. På grunn av at kommunen er med i KS sitt prosjekt for 

standardisering av elektroniske tenester, må me forhalda oss til Min side. 

5

KAP. 2. ARKIVFAGLEGE OG IKT - RELATERTE 

UTFORDRINGAR OG FØRESETNADER 

Når ein skal gå over til fullelektronisk arkiv vil ein møta både arkivfaglege og ikt-relaterte 

utfordringar. Passar dagens ikt-struktur med fullelektronisk arkiv, eller må han endrast? Kva 

rutinar for dokumentbehandling må endrast for å sikra bevaring av elektroniske arkiv? Har 

tilsette nok kunnskap til å takla eit fullelektronisk arkiv, og er leverandørane av nødvendig 

programvare klare? 

Standardisering og databasar 

Time kommune har i dag fleire forskjellige databasar, men med standardisering kan me få 

avgrensa dette til nokre få. (Det beste hadde vore å koma i ei utvikling kor IKT miljøet i 

større grad kan fokusera på kvalitativ drift av databasar, og ikkje volum). Arkivfagleg er dette 

ei ønskja utvikling innanfor NOARK-5 rammer, fordi det gir ei enklare arkivfagleg 

handsaming av elektronisk og fullelektronisk arkiv på kort og lang sikt; på lang sikt spesielt 

med tanke på avlevering til arkivdepot. 

Langtidslagring og gjenfinning 

I § 1 i Arkivlova heiter det: 

”Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller 

forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig 

dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida”. 

Dette kan ein forstå slik: Dagens arkiv er morgondagen sine kjelder. Og er dagens arkiv gode, 

så legg me eit godt grunnlag for å gje framtidige generasjonar kunnskap om vår samtid. 

Arkivvern er kulturvern, og me må planleggja dagens arkivstrukturar i dette perspektivet. 

Det er viktig at fullelektroniske arkiv, på same måte som papirarkiv, er komplette, dvs. at dei 

fangar opp alle dokument som er naudsynte for å gje eit fullstendig bilete av saksbehandlinga 

til eit forvaltningsorgan, ein kommune eller ei verksemd. Brukarane av fullelektroniske arkiv 

må vera trygge på at alt som er gjort i ei sak er dokumentert i arkivet. 

Så kan ein stilla spørsmål ved om dei elektroniske arkiva, som Time kommune brukar i dag er 

komplette? 

Det er i dag berre sak/arkivsystemet Acos Websak som er eit komplett elektronisk system, og 

er godkjent som det. Det som vert lagra her skal kunna lagrast kun elektronisk. Men bruker 

me systemet rett? Det er fleire utfordringar som me må ta tak i når det gjeld bruken av dette 

systemet, og ein må heva kompetansen hos systembrukarane. Eit problemområde er tilknyting 

av vedlegg i utgåande brev. Ein annan som er for lite i bruk, er elektronisk godkjenning av 

dokument i websak, der me får ein logg som syner at leiar har godkjent nettopp den versjonen 

som har gått ut til mottakar. Enkelte andre kommunar har ikkje teke sjansen på å hiva papira, 

nettopp på grunn av desse to utfordringane. 

Ei anna arkivmessig utfordring uavhengig av system for journalføring, er bruken av e-post og 

sms. Stadig oftare blir det påtalt at offentlege instansar ikkje har journalført e-post og sms. 

6

Årsaka til det er nok ein kombinasjon av mangel på kunnskap, det å hugsa på å gjera det, og 

mangel på tekniske løysingar for å få det gjort på ein enkel måte. 

I eit elektronisk arkiv er det veldig viktig med gode metadata for å sikra gjenfinning. 

Utfordringa her er å gjera brukarane gode på å laga utfyllande titlar på sak og dokumentnivå. 

Det har også synt seg at ein del tilsette lagrar arkivverdige dokument direkte på filsystemet 

utan å få dei journalførde i eit arkivsystem. Også her er kunnskap ei utfordring. 

Gjenfinning er viktig på kort sikt og på lang sikt. Difor er det viktig at kommunen har ein god 

og gjennomtenkt arkivplan, som på ein god måte viser kva element arkivet til kommunen til ei 

kvar tid består av, og kor saksdokument blir lagra. Det er viktig at arkivplanen synleggjer og 

standardiserer rutinar som kommunen har for å sikra at aktive arkiv blir gode, sikre og 

komplette hjelpemiddel i den daglege sakshandsaminga. Gode arkiv er eit hjelpemiddel for 

kommunen og publikum for å fremja viktige demokratiske prosessar gjennom styrka 

dokumentkontroll (meirinnsyn og partsinnsyn). Dette er grunnleggjande tankar som NOARK- 

5 søker å syna løysingar på. 

På lang sikt er det òg viktig at dei fullelektroniske arkivløysingane som kommunen byggjer 

opp kan handsamast med «evigheita som perspektiv» slik § 1 i arkivlova legg opp til. 

Arkivtenesta og IKT-tenesta i kommunen må på ein enkel måte kunna produsera avleveringar 

til kommunalt arkivdepot av eldre og avslutta elektronisk arkivmateriale eller periodiserte 

NOARK-5 system slik arkivforskrifta krev (i §§ 2-14, 3-14, 3-15, 3-16, 3-17, 5-1 og 5-2). Alt 

dette for å gje saksbehandlarar, publikum, parter og forskarar høve til innsyn i elektronisk 

skapte og bevarte saker lenge etter at dei blei avslutta i kommunen. Eit innsyn som av 

naturlege grunnar derfor bør skje i kommunen sitt lovpålagde arkivdepot, som for Time 

kommune sin del er hjå Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA). 

Eit moderne e-Arkivdepot i Noreg i dag i kommunal sektor er bygd opp omkring ICA 

(International Council on Archives) sin OAIS-standard og er definert i dokumentet ”Metode 

for digital langtidslagring i kommunal sektor”, sjå litteraturoversyn. 

Integrasjon mellom fagsystem og sak/arkivsystem 

Kva er integrasjon? 

Ordet integrasjon er å innlemma i eit heile, eller å innarbeida. Omsett til arkiv- og IKT 

funksjonar i ein kommune eller eit forvaltningsorgan vil dette seia å innarbeida eller å byggja 

saman skilde t.d. faglege komponentar/einingar til ein større heilskap. 

Integrasjon mellom fagsystem og sak/arkivsystem i Time kommune i dag? 

Slik det er i dag er det liten eller ingen integrasjon mellom det NOARK-4 baserte 

sak/arkivsystemet Websak og dei ulike fagsystema i Time kommune. 

Det er i nokon grad bygd ut eller lagt opp til systemintegrasjon mellom nokre fagsystem og 

økonomisystemet. Døme på dette er integrasjon mellom Oskar, som blir brukt i sosialtenesta, 

og Unique Økonomi, og integrasjon mellom fagsystemet Profil og Unique Økonomi. Ein av 

dei viktigaste grunnane til at det er integrasjon mellom desse systema er at alle applikasjonane 

er leverte av Visma AS. 

7

Likevel er sak/arkivsystem og fagsystem ikkje heilt isolerte i Time kommune i dag. Det er 

høve til å utveksla informasjon/dokument mellom sak/arkivsystem og fagsystem på ein god 

del fagområde i kommunen i dag. Døme er at ein kan ta teikning og kartdata ut av fagsystem 

og importera desse inn i Websak, slik at dei blir liggjande på sak som eigne journalpostar, 

dokument eller vedlegg. 

Når det gjeld tabelldata og metadata er det ikkje integrasjon mellom fagsystem og 

sak/arkivsystem i Time kommune. 

Dokumentfangst – integrasjon i eit NOARK-5 perspektiv. 

NOARK-5 som standard for elektronisk arkiv snakkar lite om integrasjon. Standarden bytter 

dette omgrepet langt på veg ut med omgrepet dokumentfangst. I vår samanheng gir omgrepet 

dokumentfangst ein mykje betre innfallsvinkel til tematikken integrasjon. NOARK-5 

definerer dokumentfangst som funksjonar som skal: 

Identifisera arkivverdige dokumenter, fanga dei opp og arkivera dei, dvs at dokumenta blir 

tilførte metadata (registrerast), og frosne (arkiverast), slik at både dokumentet og tilhøyrande 

autentiserande metadata er uforanderlege. 

Slik dokumentfangst kan gjerast i ein felles eller fleire separate NOARK-5 kjernar i ein 

kommune. Ein Noark-5 kjerne er eit verktøy som trekker ut av eit arkivsystem den 

informasjonen som er definert i Noark-5 standarden at må bevarast. I tilfelle kor ein kommune 

har fleire slike NOARK-5 kjernar kan me sjå for oss eit scenario kor desse NOARK kjernane 

er knytte til, og langt på veg leverte saman med, ulike applikasjonar, t.d. eit fullstendig 

NOARK-5 system og 10 fagsystem med separate NOARK-5 kjernar. Det kan òg tenkast at 

slike system kjører på ulike databaseplattformer. I tilfelle som dette kan ein stilla spørsmål 

ved om det ligg god arkivplanlegging til grunn for organet sin fullelektroniske arkivstruktur. 

Me kan sjå for oss ei framtid kor t.d. ein kommune berre har ein eller nokre svært få NOARK- 

5 kjernar, som alle kjører på same databaseplattform, og kor kommunen i staden for å kjøpa 

komplette fagsystem berre kjøper brukargrensesnitt frå ulike systemleverandørar. Då vil 

NOARK-5 kjernen driva dokumentfangst i dei ulike fagsystema som saksbehandlarane brukar 

og konsentrerer seg om. Utan at saksbehandlarane ser det, blir dokumenta tilførde metadata 

og tekne vare på i arkivfagleg gode strukturar. Arkivtenesta i kommunen kan samtidig driva 

god arkivfagleg dokumentkontroll mot arkivdokument, skapte i fagapplikasjonar samtidig 

som dei gjer det mot saker og dokument som vert produserte i kommunen sitt fullstendige 

NOARK-5 system («eit NOARK-5 basert sak/arkivsystem»). I dag kan arkivtenesta berre 

gjera dette mot einingar og saksbehandlarar som brukar eit NOARK-4 basert sak/arkivsystem. 

I oppbygging, drift og utvikling av ei fullelektronisk arkivteneste, slik den er skissert ovanfor, 

blir arkivplanen (t.d. i Arkivplan.no) eit svært viktig verktøy og hjelpemiddel. Arkivplanen er 

faktisk ein viktig føresetnad for å byggja opp gode og godt tilpassa fullelektroniske 

arkivtenester i ein kommune. Kravet om at eit offentleg forvaltningsorgan skal ha ein 

arkivplan ligg i arkivforskrifta § 2-2, og kravet om at t.d. ein kommune må ha på plass ein god 

arkivplan før overgang til fullelektronisk arkiv, ligg i § 2-14 i arkivforskrifta. Der er likevel 

ikkje berre juss som krev at arkivplanen skal spela ei rolle i arbeidet med fullelektronisk 

arkiv. Det er arkivfagleg fornuftig, fordi arkivplanen langt på veg vil beskriva og definera 

godt tilpassa NOARK-5 baserte løysingar for kommunen. Arkivplanen er altså eit viktig 

dokument for styring og planlegging fram mot eit fullelektronisk arkiv i Time kommune, og 

planen vil vera viktig for å vedlikehalda og vidareutvikla eit slikt arkiv og slik arkivteneste. 

8

Leverandørmarknaden og Noark 5 

Noark 5 er i dag på full fart inn som ein ny standard. Dei fleste leverandørane av fagprogram 

er etter det me kan sjå, litt avventande til dette foreløpig. Nokre av dei store har begynt 

arbeidet med NOARK 5 kjernar, men me er framleis i ein veldig tidleg fase i dette arbeidet. 

Friprog.no, som utviklar system som er gratis å bruka, vil også ha med tankar om NOARK 5 

standarden i sine framtidige prosjekt. For at eit nytt elektronisk arkiv skal bli godkjent må 

NOARK 5 standarden nyttast. 

Ulike modellar for lagring og utveksling av data (arkiv/ikt/database) 

Organiseringa av elektroniske arkiv i Time kommune i dag (2009) kan illustrerast slik me har 

vist i figuren under: 

Kommentarar til figur: 

Time kommune har i dag ein organisering av sine elektroniske arkiv som ut frå ein 

arkivfagleg ståstad ikkje kan sjåast på som eit gjennomtenkt planmessig reisverk prega 

av: få databaseplattformar, få databasar og standardiserte arkivkjernar i alle systema. 

Fleirtalet av systema er proprietære, det vil seia at opphavsretten vert brukt til å verna 

om produsenten sin eigarett, og dermed knytte til ein leverandør eller eit 

leverandørformat som ikkje har open kjeldekode. Systemparken gir inntrykk av å vera 

resultat av leiinga eller saksbehandlarar i kommunen sine ulike faglege, impulsive 

eller i særlov grunngjevne behov for eit spesialisert fagsystem for eit avgrensa 

fagområde, t.d. PPT, barnevern, sosialteneste, økonomi og personalforvaltning. 

Likevel må systema ut frå sitt innhald reknast som elektronisk arkiv. 

Fleirtalet av systema er ikkje heilelektroniske arkiv, men elektroniske arkiv eller 

9

egister med metadata i kombinasjon med papirarkiv. Berre Websak er i dag å rekna 

som eit heil-elektronisk arkiv på ein NOARK-4 plattform. 

Bortsett frå Websak har altså ingen av kommunen sine elektroniske arkiv i dag eit 

opphav tufta på arkivfagleg lovverk, regelverk, forskrifter og bestemmingar i 

kombinasjon med avgrensa fagområde som har heimel i særlov. 

Dagens modell er altså «eit fargerikt fellesskap» med eitt NOARK-system og mange 

proprietære fagsystem som kjører på 4 ulike databaseplattformar (MsSQL 2005, 

MsSQL 2000, Oracle 9.2 og Ms Access) som alle må handsamast individuelt i 

samband med framtidig lovpålagd avlevering til arkivdepot. 

Websak og nokre av fagsystema blir i dag styrde arkivfagleg via dokumentsenteret i 

dialog med IKT og aktuelle fagavdelingar, men ikkje alle fagsystema, som ut frå 

innhald og bruk i saksbehandling må reknast som elektronisk arkiv, har formaliserte 

koblingar til kommunen sitt dokumentsenter/arkivtenesta i kommunen. 

NOARK-5 standarden blei gjort gjeldande frå mars 2009. Før dette stilte ikkje 

arkivlova krav om at fagsystem skulle byggja på NOARK. Fagsystem skulle berre ha 

ein tabellstruktur som det let seg gjera å ta uttrekk for bevaring frå. 

Framtidige modellar 

Generelt 

Ut frå drøftingane så langt i dette dokumentet, vil me i det følgjande skissera to ulike modellar 

som eit framtidig heil-elektronisk arkiv i Time kommune kan byggast opp etter. Desse 

modellane byggjer på NOARK-5, og må sjåast på som ytterpunkt på ein skala av NOARK-5 

baserte heil-elektroniske arkiv som kan forsvarast arkivfagleg. Mellomløysingar mellom 

desse kan eventuelt skisserast på eit seinare tidspunkt. 

A. ULIKE SYSTEM MED FELLES NOARK-5 KJERNE. 

10

Sterke sider: 

Ein felles kjerne gjer at alle fagsystem snakker eitt språk. (mot arkiv) 

Det blir enklare å ta utrekk frå databasane for avlevering til depot. (IKA) 

Same kompetanse kan brukast uavhengig av fagsystem. 

Ein kjerne vil gjera dette til ei billigare løysing. Dersom dei forskjellige leverandørane 

av fagsystem skal utvikla sin eigen kjerne vil dette auka prisen på fagsystemet. 

Det vil bli meir effektivt reint driftsmessig med bare ein kjerne. 

Svake sider: 

Systemet kan bli for stort, og det blir ei stor kjelde til feil. Stoppar kjernen, stoppar alt. 

Me kan med denne løysinga fort bli avhengige av dei store leverandørane. 

B. ULIKE SYSTEM MED SEPARATE NOARK-5 KJERNAR 

11

Sterke sider: 

Dokumentsenteret og ikt får meir kompetanse på kvart enkelt system 

Me kan nytta fleire leverandørar, som har spesialsydde kjernar mot dei fagsystema me 

brukar. 

Svake sider: 

Dokumentsenteret og ikt må kunna meir om kvart enkelt system. Detaljkunnskapen 

om kvart enkelt system må bli mykje større. 

Det kan bli vanskelegare med utrekk for lagring/deponering. 

Det ønskjelege og ideelle er alt A, medan alt B er det mest sannsynlige for Time kommune, 

dette pga leverandørar og fagsystema sine ulike spesifikasjonar mot vårt nett. På det 

nåverande tidspunktet, veit vi for lite om teknologien, databasane og plattformer som vil bli 

brukte når dette er ein realitet. 

Me må skaffa oss meir kunnskap om Noark-5 kjernar og system, og følgja med på utviklinga 

av desse, før me kan seia noko meir konkret om kva modell me endar opp med. 

Me ser og at her må det til eit sterkare samarbeid mellom IKT og Arkiv. Nokre andre 

kommunar, har felles IKT/Arkiv avdeling. 

12

KAP. 3. INFORMASJONSTRYGGLEIK 

Time Kommune har fleire dokument som er med på å styra informasjonstryggleiken; 

tryggleiksdokumentasjon for Time kommune del A-D, etiske retningslinjer for forvaltinga, og 

særlover med teiepliktbestemming. 

Når eit nytt system skal innførast, er det viktig at me legg alle desse dokumenta til grunn, og 

at det nye systemet ikkje går på tvers av retningslinene i kommunen. 

Dersom denne planen blir sett i verk, må tryggleikssutvalet revidera alle tryggleiksdokument, 

og gjera dei oppdateringane som er nødvendige. 

Ein viktig gevinst når det gjeld informasjonstryggleik er omdømme. Ein liten glipp kan gjera 

at me misser truverdet, og det krev mykje ressursar og lang tid å retta opp feilen. 

Eit eksempel på korleis filsystem/arkiv er i dag, er til dømes eit flatt filsystem som gjer at alle 

tilsette innanfor eit område (for eksempel oppvekst) kan sjå kvarandre sine dokument. Dette 

bryt med reglar og direktiv for informasjonstryggleik, difor er det viktig med ein revisjon av 

filsystemet i samband med innføring av fullelektronisk arkiv. 

Det bør òg vera kontrollorgan som sikrar at rutinane blir fylgde 

For å gjera organisasjonen i stand til å oppnå dette, krevst det ei omfattande grunnopplæring i 

korleis systema verkar. 

Det må òg tenkjast på autensiteten, dvs gjenkjenning over tid. Dette er eit heilt essensielt 

punkt i arbeidet med nytt fullelektronisk arkiv. Dette inneberer at me skal kunna lesa og vera 

sikre på autentisiteten til det som ligg i arkivet, også via framtidas system. 

Reint teknisk er det enkelt å seia at eit system skal fylja offentlege og interne reglement, 

medan den største utfordringa ligg på det menneskelege planet. Då er det arbeidskultur og 

kompetanse det må leggjast vekt på. 

Eit nytt fullelektronisk arkiv fordrar nye lagringsløysingar og backuprutinar. Skal alle arkiv 

verta fullelektroniske, må me ha større, raskare og meir stabile løysingar enn me har i dag. 

Det må også vurderast om me skal implementera fullelektronisk arkiv også i lukka sone, eller 

om andre metodar kan brukast for å styra tilgangen til informasjonen. 

13

KAP. 4. ADMINISTRATIVE OG ØKONOMISKE 

KONSEKVENSAR 

Innføring av fullelektronisk arkiv vil føra til endringar i organisasjonen, utvikla kompetansen 

til personalet og endra systema/teknologien vår. 

Ein plan for fullelektronisk arkiv har både administrative og økonomiske konsekvensar. 

Mange tiltak i denne planen har administrative konsekvensar, fordi dei vil gje nye og endra 

arbeidsoppgåver over tid. Dei økonomiske konsekvensane av desse blir i ein slik samanheng 

indirekte. 

I administrative konsekvensar legg me den meir ”usynlege” verknaden tiltaka har for 

organisasjonen. Når innføringa blir starta gradvis, vil førebuing ta personalressursar frå 

daglege arbeidsoppgåver, noko som vil føra til redusert tenesteyting. Det ”kostar” å gå 

gjennom rutinar, avklara ansvarsforhold, utarbeida rutinar for samhandling og samspel, 

omarbeida rapporteringsrutinar i kommunen og mellom forvaltingsnivå (arbeidsflyt). 

Oppgåvene er ”usynlege” for brukaren, men likevel heilt nødvendige for at kommunen i neste 

omgang skal kunna utføra sine oppgåver meir effektivt. 

Med dei direkte økonomiske konsekvensane, tenkjer me på dei direkte nettokostnadene som 

tiltaka i planen legg opp til og som må finansierast i langtidsperioden 2011 – 2014. 

Satsinga krev økonomiske investeringar for å få på plass eit overordna rammeverk, som til 

dømes databasar og arkiveringsstandarar (Noark 5). Gjennom å konstruera eit rammeverk blir 

utføringa av saksbehandlingsoppgåvene styrt inn mot eit felles dokumentarkiv. Eit 

fullelektronisk arkiv fører dermed til at papirdokumentasjon forsvinn, og at kostnader og 

kontroll med behandling av dokument blir meir effektive og standardiserte. Det sikrar 

langtidsbevaring av bevaringsverdig materiale, og gjer bruken av systema enklare. 

Innsparingseffekten og inntektssida ved å gå over til fullelektronisk arkiv ligg i det 

vesentlegaste i organisasjonen, som vist i kap. 1 og 5. Utfordringa blir å styra målretta, for å 

realisera gevinstar i samsvar med nedbetalingstida for investeringsvedtaket og gevinstplanen. 

For at investeringa ikkje berre skal dreia seg om ny teknologi åleine, som vidarefører forelda 

arbeidsformer, må organisasjonsendringar tilpassast over tid. 

Endra arbeidsmåte kan flytta kostnader og gevinstar mellom organisasjonsledd i kommunen. 

Medarbeidarar som blir berørte, må vera delaktige i endringsprosessen. Endring og nytenking 

krev deltaking som fremjar gode endringsidear, utan frykt for raske og lite gjennomtenkte 

”gevinstrealiseringar”, der det einaste formålet er å spara kortsiktig i form av budsjett- 

/ressursinnsparingar på ”neste års budsjett”. God kommunikasjon om føremål og 

konsekvensar av endringar er viktig etter kvart som planen blir sett ut i livet. 

Dei økonomiske og administrative konsekvensane i planen blir difor å sjå i samanheng med 

prioriteringane i økonomiplanen kvart år, på lik linje med andre planar. Tiltak saman med 

administrative og økonomiske konsekvensar av desse, blir og å vurdera kvart år i takt med 

teknologiske nyvinningar og nye oppdateringar av fagprogramvare. 

14

KAP. 5. KOST/NYTTE OG GEVINSTPLANLEGGING 

Om kost-/nytteanalyse og gevinstplanlegging 

Ein kost-/nytteanalyse skal greia ut og gi eit estimat over i kva grad eit IKT-tiltak eller ei IKTinvestering 

er rekningssvarande, målt i kroner og øre. Berekninga si nytteside (framtidige 

inntekter/innbetalingar og reduserte kostnader) blir å vurdera opp mot kostnader/utbetalingar. 

Investeringa i ny teknologi er lønsam viss nytta er større enn kostnadene. Utfordringa er å 

synleggjera og kostnadsrekna komponentar som inngår i konklusjonen. 

Utgiftssida er ofte relativt enkel å berekna i form av investeringar i t.d. utstyr og programvare, 

opplæring og drifts- og vedlikehaldskostnader. Men i tillegg er det ofte skjulte utgifter i form 

av produksjonstap i implementeringsfasen. Det oppstår nesten alltid uventa utfordringar som 

forseinkar innføring av ny teknologi. Dette har òg ein ”pris”. 

Inntektssida er mindre veldefinert. Ambisjonen bør likevel vera at forventa effektar og 

forventa nytteverdi av investeringsvedtak i IKT-utstyr og –programvare bør konkretiserast 

som nettogevinstar i ein kost-/nytteanalyse. 

Analysen må likevel erkjenna at det for IKT - investeringar er fleire ulike typar gevinstar som 

ikkje alltid er like målbare og økonomisk kvantifiserbare. Der kalkylar ikkje strekk til, kan 

likevel forventa nytteverdi formulerast. 

Føljande forventa effektar av ei IKT-investering, som grad av nytteverdi, kan illustrera 

vanskegraden, viss krava til måleindikatorar for gevinst blir for høge: 

Kommunen sitt omdømme blir betre 

Arbeidsprosessar blir meir strømlinjeforma 

Saksbehandlinga blir raskare og meir konsistent 

Det lovpålagde servicenivået blir betre 

Brukarane av tenestene blir meir nøgde 

Kommunen blir meir attraktiv som arbeidsplass 

Mindre feil oppstår i skjema som kommunen mottar 

Tilsette kan frigjerast til andre oppgåver. 

Prosessmodellering som metode har som føremål å beskriva og visualisera organisasjonen 

sine arbeidsprosessar med å dokumentera, kvalitetssikra, omorganisera eller prosessforbetra. 

Prosesskartet nedanfor kan inngå som eit grunnlag til å vurdera kostnader og nytteeffektar, 

fordi det viser kva aktivitetar som er nødvendige for å produsera ei teneste til ein brukar. 

15

Søknad 

om fri 

Figur 1: Rutinar for elevarkiv - as is 

Sekretær Rektor Lærar 

Skriv 

svarbrev 

Mottek brev 

Sender ut 

brev til heimen 

Skriv brevet 

I inn 

i papirjournal 

Kopierer i 3 

eks. 

Legg kopi i 

elevmappe 

Legg kopi i 

kopiperm 

Skriv under 

Mottek kopi 

Figur 1 viser saksbehandlingsprosessen og 

arbeidsfordelinga i dag i samband med 

søknad om fri frå skulen. Figur 2 viser ny 

søknadsprosedyre med bruk av elektronisk 

søknad, ei alternativ arbeidsfordeling ved 

gjennomføring av fullelektronisk arkiv med 

WebSak som saksbehandlingssystem. 

Modellane vil inngå i gevinstplanen og 

tydeleggjera kva som er mogeleg å endra. 

Illustrasjonane eksemplifiserer at ny 

programvare og nytt utstyr kan leggja til 

rette for å endra arbeidsdelinga mellom to roller (sekretær og rektor). 

Ei enkel kost-/nytte utrekning kan rett og slett 

vera å visa forskjellen i arbeidsprosessar 

mellom nå - situasjon (As is) før IKT - 

investering og ny situasjon (To be) med 

forventa nye arbeidsprosessar på grunn av anna 

IKT-programvare og -utstyr som verktøy (jf. 

forskjellen mellom figur 1 og 2). 

Bruk av arbeidsmetoden prosessmodellering 

synleggjer aktivitetar i ein 

saksbehandlingsprosess (jf. fig. 1 og 2), som så 

kan tidfestast og omreknast til målbare 

storleikar i kroner og øre. Det er ein føresetnad 

at medarbeidarar som kjenner dagens rutinar 

tar del i prosessmodelleringa. 

Handlingsrom til å gjera endringar er der når 

dei tekniske føresetnadene ligg til rette for det. 

Elektronisk 

søknad 

Konsekvensar og dilemmasituasjonar ved å gå frå ein før-situasjon til ein ny nå-situasjon må 

vurderast i ein heilskap ut frå fleire vurderingsmoment. Nokre omsyn vil tala for å 

gjennomføra endringar i arbeidsrutine og arbeidsfordeling mellom roller i rutinen. 

Poenget i denne samanhengen er å peika på at målsetjingar og omsyn i motstrid til kvarandre i 

størst mogeleg grad må avvegast tidleg, sidan konklusjonane kan påverka utrekninga av 

nettogevinsten i investeringsvedtaket og fasen etterpå når gevinsten skal realiserast. 

Uvisse og uavklarte løysingar svekkar både vilje og evne til å gjennomføra nødvendige 

organisatoriske endringar. Å peika på kva omsyn som skal vega tyngst ved endringar i 

arbeidsrutinar, er eit leiaransvar. 

Skular og barnehagar har i dag papirarkiv med manuell journalføring av dokument. Får dei for 

eksempel ein e-post, må den skrivast ut, journalførast og leggjast i det fysiske arkivet. Ein 

overgang til fullelektronisk arkiv vil gje gevinstar i form av enklare saksbehandling både i 

forhold til foreldre og andre. Ikkje minst vil det også gje meir effektiv saksbehandling internt i 

kommunen, mellom skulen og den sentrale administrasjonen (spesielt i personalsaker). Det vil 

også vera ein stor gevinst i at skulane (og kommunen) sparer lagringsplass for det fysiske 

arkivmaterialet. 

16 

Figur 2: Rutinar for elevarkiv - to be - fullelektronisk 

Sekretær Rektor Lærar 

Elektronisk 

arkivering 

Avskriv 

inngåande 

søknad med 

utgåande svar 

Kopi på 

It´s 

learning 

Sender ut 

elektronisk 

brev 

Mottek 

elektronisk 

kopi

Samhandling i omsorgssektoren – Eit døme 

I prosjektet er modellert to rutinar frå omsorgssektoren som viser samhandlingskjeda mellom 

heimesjukepleie, rehabiliteringsavdeling, andrelinjeteneste og dokumentsenter. Den eine 

rutinen viser situasjonen i dag (As is) opp mot forventa endringar (To be) ved overgang til 

fullelektronisk arkiv og elektronisk overføring av helseopplysningar (helsenett). 

Figur 3: Øyeblikkeleg hjelp til brukar - Frå heimesjukepleie til rehabilitering - as is 

Spørsmål over telefon 

Heimesjukepleien Rehabiliteringsavdeling Brukaren Dokumentsenteret 

Registrerer i 

klientsystem 

Skriv inn 

relevante 

helseopplysningar 

Skriv formelt 

vedtak 

Lab.svar/epikriser blir sendt på 

papir frå SUS 

Mottar 

pasienten 

Dokumenterer 

helsehjelp 

Skriv ut 

pasienten 

Brukaren 

kjem heim 

Pasientjournalen blir tatt ut på papir ved slutten av året. 

17 

Mottar papir 

for utsending 

Sender ut vedtak 

til brukaren 

Kopierer 

brevet 

Arkiverer i 

kopibok og 

saksmappe 

Figur 4: Øyeblikkeleg hjelp til brukar - Frå heimesjukepleie til rehabilitering - to be 

Spørsmål over telefon 

Heimesjukepleien 

Registrerer i 

klientsystem 

Skriv inn 

relevante 

helseopplysningar 

Skriv formelt 

vedtak 

Sender ut vedtak 

til brukaren 

Rehabiliteringsavdeling Brukaren Dokumentsenteret 

Mottar 

pasienten 

Dokumenterer 

helsehjelp 

Skriv ut 

pasienten 

Pasientjournalen blir nå elektronisk 

Lab.svar/epikriser over 

helsenett 

Brukaren 

kjem heim 

Kontrollerer og 

journalfører 

Elektronisk 

arkiv 

Figur 3 viser ein rutine i 

dag som både er IKT - 

basert og papirbasert. Det er 

viktig å ha i mente at 

”gevinst” er like mykje at 

ein omsorgsmedarbeidar er 

trygg på at han eller ho 

brukar rett resept for 

medisinar og oppdaterte 

helseopplysningar, som at 

kommunen får gevinst ved 

meir effektiv økonomirapportering. 

Dømet viser at innanfor 

omsorgssektoren er det 

fleire kvalitative gevinstar 

som dominerer: 

Sikker dokumentasjon av pasientopplysningar i elektronisk pasientjournal og elektroniske 

medisinkort 

Sikker og rask overføring av informasjon mellom sjukehus og sjukeheim 

Høve til betre samhandling mellom alle aktørar i omsorgskjeda, inkl. brukar og pårørande. 

Treng ikkje fysisk lagringsplass for journalmapper, verken i det daglige eller for framtida.

Som meir målbare gevinstar inngår mindre tid brukt til registrering av helseopplysningar og 

mindre manuelle oppgåver i samband med utsending og arkivering av brev. Dessutan treng 

me ikkje skriva ut journalopplysningane og arkivera dei manuelt, slik me gjer to gonger i året. 

Frå gevinstplan til gevinstrealisering 

Behovet for endringar kan ha mange kjelder, frå endra rammevilkår, nye krav til 

dokumentasjon og gjenfinning til forelda teknologi med meir. Endringane kan vera små og 

del av ein kontinuerleg forbetringsprosess, eller omfattande, radikale og gjennomgripande. 

Innføring av fullelektronisk arkiv i heile Time kommune som organisasjon er eit stort 

endringsprosjekt. Prosessen byrjar med eit definert endringsbehov omtalt i mandatet. Om 

innføringa skal vera rekningssvarande må organisasjonen synleggjera effektar som resultat av 

organisatoriske endringar og endringar i arbeidsmåtar, som deretter må tas ut over tid. I 

gjennomføringsfasen kan likevel meir detaljerte studiar av arbeidsprosessane i organisasjonen 

føra til ny kunnskap, som kan endra på føresetnadene for investeringa. 

Gevinstrealisering fører med seg populære avgjerder og endringar, men òg det motsette, sidan 

realiseringa av gevinstar ofte grip inn i måten arbeid blir utført på i og mellom 

organisasjonsledd i kommunen. I dette perspektivet er IKT - systema eit verktøy, ein 

tilretteleggjar, som gjer det mogleg å få til endringar i måten å utføra oppgåver på (jf. fig. 1 og 

fig. 2 som illustrasjonar). 

Kompetanse i organisasjonen blir ofte undervurdert. Kompetanse er ein kritisk suksessfaktor, 

både for å kunna ta i bruk nye verktøy, og for å setja opp gode gevinstplanar for seinare 

gevinstrealisering. 

I IKT-strategien for Time kommune under fokusområdet 10 (Realisera gevinstar) ønskjer 

kommunen å få innført verktøy og metodar for å ta ut relevant gevinst, etablera rutinar for 

gevinstrealisering i forkant av alle IKT – prosjekt, og gjennomføra systematisk 

erfaringslæring med omsyn til måloppnåing ved alle større IKT - prosjekt. Prosessmodellering 

og bruk av Peng-modellen oppfyller langt på veg behovet for verktøy og metodar omtalt 

under fokusområde 10. 

Det handlar ikkje om å måla nytteverdi med 100 % presisjon, men å koma med overslag over 

nyttenivået som er dokumentertert gjennom ein prosess der tilsette som kjenner kvardagen 

medverkar. Modellen viser såleis også til ein stegvis metodisk framgangsmåte for å utarbeida 

gevinstplanar med måleindikatorar som får fram effektane av å gjennomføra 

organisasjonsendringar ved hjelp av IKT. 

18

KAP. 6. TILRÅDDE KONKLUSJONAR 

Innleiingsvis er det sagt at denne planen byggjer på ikt-stragien vår, Timeplanen og KS sin 

strategiplan e-kommune 2012. 

Ikt-strategien sitt fokusområde 5 om arkiv og saksbehandling seier blant anna at kommunen 

ønskjer å innføra fullelektronisk arkiv, system godkjent etter Noark 5, sikra bevaring av 

elektronisk bevaringsverdig materiale, og sørgja for integrasjon mellom sms, mms, e-skjema 

og e-post til fagsystem og sak/arkivsystem. 

I fokusområde 10 i ikt-strategien står det at me ønskjer å innføra verktøy og metodar for å ta 

ut relevant gevinst, etablera rutinar for gevinstrealiseringsplanar i forkant av alle IKTprosjekt, 

og systematisk driva erfaringslæring med omsyn til måloppnåing. Dette er viktig i 

prosessen med gradvis innføring av fullelektronisk arkiv. 

Det er eit stort problem at informasjonstryggleiken i dag ikkje er ivaretatt når det gjeld 

behandling og lagring av elev- og barnedokumentasjon i skular og barnehagar. Det er difor 

dette området som må prioriterast først. Me må sikra at informasjonen vert lagra sikkert for 

nåtida og ettertida. Filsystemet må revurderast, slik at informasjonstryggleiken både i 

oppvekst og andre område vert ivareteken. 

Dei arkivseriane som lett kan innlemmast i sak/arkivsystemet bør difor prioriterast, dette for å 

gjera dokumentbehandling meir effektiv. 

Me vil gradvis gå mot fullelektronisk arkiv også på andre fagsystem, og me må ikkje innføra 

nye fagsystem som ikkje er godkjende etter Noark 5 standarden. 

Grunngjeven prioritering av arkivdelar – Gradvis innføring innanfor 

tidshorisonten 2009-2011 

Arkivseriar som kan og bør gjerast fullelektroniske ved rutineendring: 

Eigedomsarkivet og landbruksarkivet er to arkivseriar av same slag. Dei ligg alt i websak, og 

vert pr. i dag ”dobbeltarkivert”. Dobbeltarkivert betyr at dei både ligg i elektronisk form i eit 

godkjent system, og i papirversjon. Desse arkivseriane bør kunna gjerast fullelektroniske 

innan kort tid. Det er bare snakk om å leggja om nokre rutinar og få på plass gode nok 

skanneverktøy. Det må også vurderast om desse to seriane kan slåast i saman til ein felles 

serie då det er dei same eigedomane som ligg både i landbruksarkivet og i eigedomsarkivet. 

Plangruppa tilrår at denne arkivserien vert gjort fullelektronisk innan første halvdel av 2010. 

Arkivseriar som er i papirform, men lett kan leggjast inn i websak med rutineendringar: 

Støttekontaktar/treningskontaktar, adopsjon, tilsynsførarar, fosterheimar og 

besøksheim/avlastningsheim er arkivseriar som i dag ligg bare på papir, og det er ikkje nokon 

god rutine for journalføring av desse dokumenta. Dei kan nærast samanliknast med 

personalmapper, dei er ikkje akkurat tilsette i kommunen, men dei har oppdrag for kommunen 

som dei får betalt for. Det er sett saman ei gruppe som har sett på desse seriane, og dei har 

funne ut at seriane kan leggjast til websak. Dette vil verta innført 1.1.10. 

19

Overformynderiet sitt materiale kan leggjast til websak. Her er saksbehandlarane godt kjende 

med websak, og det vil bare vera snakk om å laga rutinar og oppretta ein eigen arkivdel for 

klientane i overformynderiet, før ein kan vera fullelektronisk med dette arkivet. Det er likevel 

ikkje sikkert at dette er ei oppgåve som framleis skal liggja til kommunen, ho skal kanskje 

overførast til fylkesmannen. Det vil dirfor vera upraktisk å oppretta eit nytt fullelektronisk 

system i websak for denne arkivdelen, dersom det er snakk om ein kort periode før han vert 

avslutta. Plangruppa tilrår at denne arkivserien vert sett på vent til ein veit om kommunen skal 

halda fram med denne oppgåva eller ikkje. 

Arkivseriar som er i papirform, men kan leggjast inn i websak ved rutineendring, 

opplæring, tekniske endringar og ressursendring: 

Skular og barnehagar sitt saksarkiv kan enkelt leggjast til websak, men det må gjerast ei 

periodisering i sentralarkivet. Derfor kan dette først kan skje 1.1.11. Det må påreknast ein heil 

del opplæring ved innføring av dette. 

Skular sitt elevarkiv og barnehagane sitt barnemappearkiv bør kunna leggjast til ein eigen 

arkivserie i websak. Det må vurderast om dette bør liggja på lukka nett. Det bør også sjåast på 

om det kan finnast eit eige fagsystem for elevarkiv som kan integrerast mot websak eller 

tilfredsstilla Noark 5 på eigenhand. Å læra opp, og følgja opp alle lærarar i websak vil krevja 

mykje ressursar, difor ville eit enkelt fagsystem vera betre for dei. Dersom det ikkje finst eit 

slikt system må ein få elevarkivet inn i websak, for å sikra behandlinga av denne 

dokumentasjonen. Det er ikkje tilfredsstillande informasjonstryggleik slik det vert lagra pr. i 

dag, der mykje sensitiv dokumentasjon ligg i filsystemet til oppvekst, tilgjengeleg for alle som 

arbeider der. Dersom ein går for løysinga med websak kan dette innførast snarleg, men då 

først etter at ein har laga klare rutinar og gitt opplæring til det personellet som treng det. 

Dersom gjennomgang av rutinar fører til at dokumentsenteret overtek føring og skanning av 

all dokumentasjon i skular og barnehagar, må det tilførast litt meir ressursar på 

dokumentsenteret. Plangruppa tilrår at både saksarkiv og elevarkiv vert prioritert på grunn av 

sikkerhet, og at det vert arbeidd fram mot implementering i sak/arkivsystemet frå 1.1.11. Det 

vert sett ned ei gruppe som skal ta stilling til om me skal venta på eit Noark 5 basert system 

for elev- og barnemapper, eller leggja desse inn i websak så snart det lar seg gjera. 

Private barnehagar sine barnemapper må framleis arkiverast og avleverast i papirform på 

grunn av at dei ikkje kan ta del i vårt arkivsystem/it system. Dei er private, og skal ikkje ha 

tilgang til vårt datasystem. Det er likevel viktig at kommunen tek imot desse mappene for å 

sikra oppbevaring for framtida. 

Arkivseriar som må venta, men som kan få ein delvis løysing: 

Alle andre klientarkiv vert i dag journalførte og arkiverte i elektroniske system som ikkje er 

godkjende for fullelektronisk lagring. Me må venta til Noark 5 kjerne er klar, og 

leverandørane gjer systema klare for Noark-5 arkivering, før desse vert gjort fullelektroniske. 

Ein kan likevel i nokre system starta med skanning. Dette vil kosta litt i investering, men vil 

gjera det enklare for både saksbehandlarar og arkivarane, sidan saksbehandlarane då ikkje vil 

trenga mappene, men at mappene kan leggjast rett i arkivet. 

På grunn av at Noark 5 kjerne og system ikkje er klare ennå, må denne planen takast opp att 

for vurdering når me veit noko meir. Prosjektgruppa vil sjå på planen att i august/september 

20

2010. Inntil då vil alle i prosjektgruppa følgja med i kva som skjer, og informera kvarandre 

om kva som skjer på området. Arkivleiar har ansvar for å samla informasjonen. 

21

VEDLEGG 

Mandat 

Definisjonar 

Lovreferansar 

Oversikt over arkivseriar 

Litteraturoversikt 

Pengmodellen 

Notat om Noark 5 

22

Dato: 11.11.2009 

Arkiv: K2-C66 

Vår ref (ArkivsakID.): 08/2201-56 

JournalpostID.: 09/18750 

MANDAT 

Føremål 

Føremålet med planen er å få eit vektøy som sikrar planmessig overgang til fullelektronisk 

arkivering i kommunen. 

Plandokumentet skal med utgangspunkt i arkivplanen og IKT-strategien for Time kommune, 

visa ein oversikt over kva arkiv me har og korleis me kan gjera dei fullelektroniske. Planen 

skal vurdera utfordringar, problemstillingar og konsekvensar ved overgang frå papirarkiv. 

Planen skal også innehalda ein realistisk framdriftsplan, fastsetja rekkefølgje for arkiv som 

skal digitaliserast, dokumentera sannsynlege kostnader, tidsbruk og alternative løysingar m.m. 

Administrative- og økonomiske konsekvensar og problemstillingar i forhold til 

informasjonssikkerhet må ha eit særskilt fokus. 

Målet i Timeplanen 2009 – 2012 er at ”Alle arkiv i kommunen skal i perioden bli 

fullelektroniske for å effektivisera journalføring, arkivsøk og korrepsondanse.” 

Dagens manuelle rutinar skal modellerast (endra til eit utdrag av rutinar). Planen skal 

innehalda ein gevinstplan for overgang til fullelektronisk arkiv i heile organisasjonen. Planen 

skal vera ferdig innan første halvår 2009 (endra til desember 2009) 

Plangruppe 

Olga M. Reime, arkivleiar Espen Kverneland, IKT-sjef 

(prosjektleiar) 

Magne Kvilhaug, planleggjar Einar Fagerheim, IKT-konsulent omsorg 

(prosjektsekretær) (kompetanse – lukka nettverk) 

Jane Hadland, konsulent (systembrukar Sigve Espedal, konsulent ved IKA Rogaland 

- arkiv) (fagleg rådgjevar) 

Plangruppa må supplerast med medlemmer frå tenesteområda etter kvart som dei enkelte 

arkiva og systema skal vurderast, t.d. skule, barnehage, plan og forvaltning, barnevern, 

omsorg, PPT og helsestasjonen. 

Arbeidsform og rammevilkår 

Mandatet for prosjektet blir vedtatt av rådmannen. Plangruppa inviterer til oppstartsmøte og 

prosjektet blir annonsert internt. Oppgåver blir fordelte og framdriftsplan blir sett opp. 

Notat blir lagt fram til drøfting i møta til plangruppa og referat blir utarbeidd for å sikra 

framdrift og ansvar. Relevante erfaringar frå andre kommunar må trekkjast inn under vegs. 

Plangruppa rapporterer til leiargruppa første gang i slutten av februar og skal leggja fram 

første utkast til plan innan utgangen av mai månad. Leiargruppa vedtek planen. 

Eventuelle utgifter skal førast under ansvarsområde 110 og ha eit eige aktivitetsnummer. 

Prosjektleiar attesterer utgiftene. 

Rådmannen i Time 8. desember 2008

Dato: 11.11.2009 

Arkiv: K2-C66 


JournalpostID.: 09/18750

Omgrep som samla gir ein definisjon på kva eit 

fullelektronisk arkiv er 

l Arkiv: 

1) Dokument som blir til som lekk i ei verksemd, dvs. dokument som blir 

mottekne eller produsert som lekk i verksemda til ein arkivskapar og samla som eit 

resultat av denne verksemda (og kalla enkeltarkiv). 

2) Oppbevaringsstad for arkiv. 

3) Organisatorisk eining som utfører oppgåver i tilknyting til arkiv, og kalla 

arkivteneste. §2b i arkivlova har denne definisjonen: «Arkiv: dokument som vert 

til som lekk i ei verksemd. » 

l Arkivskapar: Ein organisatorisk eining eller ein person som skaper arkiv som ledd i 

si verksemd. Ein arkivskapar kan vera eit offentleg organ (les: ein kommune), ei 

bedrift, ein organisasjon, ein institusjon, ei stifting og liknande eller ein del av ei slik 

eining. 

l Elektronisk arkiv: Arkiv som består av elektroniske dokument. 

l Fullelektronisk arkiv: Gitt dei grensene som definisjonane over sett må 

fullelektronisk arkiv definerast som eit elektronisk arkiv som femner ut over 

sak/arkivsystemet og også tek med elektroniske dokument som ligg i eller vert skapt i 

fagsystem.

Lovreferansar - Lovar, forskrifter og reglement 

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



I dette vedlegget finn du eit oversyn over lovar, forskrifter og reglar som er viktige for arkiv 

og dokumenthandsaming i kommunal forvaltning. Me har forsøkt å knytta korte kommentarar 

til kvar lov, forskrift og regelverk. Kommentarar som seier korleis loven, forskrifta eller 

regelverket har relevans til arkiv og dokumenthandsaming, kva for nokre §§ som er viktige, 

og ikkje minst kor du finn heile lova, forskrifta eller regelverket på Internett. 

Me vil og gjera merksam på at dette er eit oversyn for denne rapporten som langt på veg er 

meir komprimert enn oversynet i Time kommune sin arkivplan som du finn på Internett 

(http://time.arkivplan.no/). I arkivplanen finn du ein mykje meir dynamisk versjon enn det 

oversynet i arkivplanen. 

Viktige lovar og forskrifter: 

Arkivlova 

Arkivlova, eller "Lov om arkiv" som er det offisielle namnet, er som namnet tilseier ein 

sentral lov for alt arbeid med arkiv i offentleg forvaltning. Lova har 4 kapittel, desse er: 

1. "Innleiande føresegner" 

2. "Offentlege arkiv" 

3. "Private arkiv" 

4. "Ymse føresegner" 

Kapittel 1 og 2 er viktigast for offentleg forvaltning. 

Du kan lesa heile lova på Lovdata (http://www.lovdata.no/all/nl-19921204-126.html) 

Arkivforskrifta 

Arkivforskrifta, eller "Forskrift om offentlege arkiv" som er det fulle namnet, er sjølvsagt og 

svært viktig for alt arkivarbeidet i offentleg forvaltning. Forskrifta har 6 kapittel: 

1. "Verkeområde og arkivansvar" 

2. "Arkivorganisering og arkivsystem" 

3. "Arkivrutinar" 

4. "Oppbevaring og sikring av offentlege arkiv" 

5. "Eldre og avslutta arkiv" 

6. "Iverksetjing og overgangsføresegner" 

Du kan lesa heile forskrifta på Lovdata (http://www.lovdata.no/for/sf/kk/kk-19981211- 

1193.html) 

Offentleglova (av 2006) 

Offentleglova er eit viktig heimelsgrunnlag for å unndra dokument frå innsyn og 

sakshandsaming i samband med dokumentinnsyn. Det viktige demokratiske og juridiske 

prinsippet om meirinnsyn («meroffentlighet») er bygd inn i lova. 

Du kan lesa heile lova på Lovdata (http://www.lovdata.no/all/nl-20060519-016.html). 

Dei arkivfagleg viktigaste paragrafane er lista opp under:

§ 2 

§ 3 (hovedregel) 

§ 9 (rett til innsyn i sammenstilling fra databaser) 

§28 tredje ledd (en bestemt sak eller saker av en bestemt art) 

§ 11 

§ 4 

§ 5 

§ 14 (organinterne dokumenter) 

§ 15 (interne dokumenter utenfra) 

§16 (innsyn i interne dokumenter i kommunen og fylkeskommunen) 

§ 13 (taushetsplikt) 

§12 (unntak for resten av dokumentet) 

§ 20 (utenriksunntaket) 

§ 21 (forsvars- og sikkerhetsinteresser) 

§ 23 første ledd 

§23 annet ledd 


§ 25 

§ 24 annet ledd 


§22 første punktum 

§ 26 tredje ledd første punktum 

§ 26 tredje ledd annet punktum 

§ 24 tredje ledd første punktum 

§ 24 tredje ledd annet punktum 

§ 12 (unntak for resten av dokumentet) 

§ 22 annet punktum 

§ 23 fjerde ledd 

§ 23 tredje ledd 

§ 17 (dokumenter i visse saker som gjelder Det Kongelige Hoff) 

§ 18 (rettsaksdokumenter) 

§ 19 (konsultasjoner med Sametinget) 

§ 28 (innsynskravet) 

§ 29 (hvilket organ skal avgjøre innsynskravet) 

§ 30 

§ 8 

§ 29 første ledd annet punktum 

§ 31 

§ 32 

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



Forvaltningslova 

Forvaltningslova er og svært viktig for handsaming av dokument og arkiv i offentleg 

forvaltning. Det viktige demokratiske og juridiske prinsippet om partsinnsyn 

(«partsoffentlighet») ligg tydeleg mellom linene i denne lova. Derfor seier ho mykje om 

sakshandsaming, teieplikt og dokumentinnsyn. 


Dei arkivfagleg viktigaste paragrafane er: 

§ 2. (definisjoner). 

§ 11. (veiledningsplikt). 

§ 11a. (saksbehandlingstid, foreløpig svar). 

§ 13. (taushetsplikt). 

§ 13a. (begrensninger i taushetsplikten når det ikke er behov for beskyttelse). 

§ 13b. (begrensninger av taushetsplikten ut fra private eller offentlige interesser). 

§ 13c. (informasjon om taushetsplikt, oppbevaring av opplysninger undergitt taushetsplikt).

§ 18. (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter). 

§ 19. (innskrenket adgang til visse slags opplysninger). 

§ 20. (gjennomsyn og utlån av saksdokumenter). 

Kommunelova 

Dei arkivfagleg viktigaste paragrafane i kommunelova er sitert under: 

§ 30. Møteprinsippet. 

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



1. Folkevalgte organer treffer sine vedtak i møte. 

2. Når en sak skal avgjøres av annet organ enn kommunestyret eller fylkestinget, kan lederen for organet 

beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel 

bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle 

sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig. 

Departementet kan gi nærmere regler om adgang til å treffe vedtak på grunnlag av fjernmøte eller 

skriftlig saksbehandling. 

3. Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Kommunestyret og fylkestinget 

fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok". 

§ 39. Reglement. Arkiv. 

1. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv ved reglement nærmere regler for saksbehandlingen i 

folkevalgte organer. 

2. Departementet kan gi forskrifter om behandling, bevaring, ordning av og tilsyn med kommunens og 

fylkeskommunens arkiver. 

I § 39 pkt. 2 ligg det ei klar kopling til arkivlova og arkivforskrifta 

Heile lova finn du på Lovdata (http://www.lovdata.no/all/nl-19920925-107.html) 

Personopplysningslova 

Personopplysningslova er svært viktig for all handsaming av personopplysningar i offentleg 

forvaltning og i private verksemder som er avhengig av slike opplysningar i verksemda si. 


Dei arkivfagleg viktigaste paragrafane er: 

§ 2. Definisjonar (pkt. 8 definerer kva som er sensitve personopplysningar) 

§ 8. Vilkår for å behandle personopplysninger 

§ 9. Behandling av sensitive personopplysninger 

§ 11. Grunnkrav til behandling av personopplysninger 

§ 31. Meldeplikt 

§ 33. Konsesjonsplikt 

Personopplysningsforskrifta 

I forskrifta til personopplysningslova gir dei paragrafane som er sitert i det følgande viktig 

supplerande opplysningar om meldeplikt og konsesjonsplikt: 

§ 7-7 Kunde-, abonnent- og leverandøropplysninger 

Bestemmelsen regulerer alle elektroniske kunderegistre uten sensitive opplysninger, samt eventuelle manuelle 

sensitive registre. Elektroniske kunderegistre med sensitivt innhold reguleres av § 7-14. Slike behandlinger 

reguleres i særskilt bestemmelse i kapittelets del om unntak fra konsesjons- og meldeplikt. 

En kontraktsforpliktelse påhviler partene til oppgjør har funnet sted, leid vare er tilbakelevert, fakturering har 

funnet sted ol. Formålsangivelsen fungerer derfor også som en begrensning med hensyn til hvor lenge

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



opplysninger kan være lagret. Bestemmelsen bør kunne gjelde både for salg, utleie og utlånsvirksomheter (f.eks. 

bibliotek). Regelen må være at opplysninger om hvilken gjenstand kunden har leid eller lånt, skal slettes når 

gjenstanden er 

tilbakelevert. Dette hindrer at utleier eller utlåner bygger opp en base inneholdende historikk om utleide og lånte 

gjenstander. Slik informasjon vil lett kunne benyttes til å danne uønskede profiler av kundene. Senere bruk av 

kundeopplysninger i markedsføring vil være en ny type behandling, som det må foreligge hjemmel for i 

personopplysningsloven §§ 8 og 11. Bruken av opplysningene vil da være ledd i gjennomføring av ny 

kontraktsforpliktelse, nemlig avtalt bruk av personopplysninger til markedsføring til den registrerte. Også denne 

behandlingen vil være dekket av § 7-7, under forutsetning av at personopplysningslovens øvrige krav til 

behandlingen er oppfylt. Dersom den registrerte ikke samtykker i videre bruk av opplysningene i markedsføring, 

må opplysningene slettes, eventuelt overføres til et salgsstøtteregister over mulige kunder, dersom det foreligger 

grunnlag for opprettelse av et slikt. 

§ 7-14 Sensitive kundeopplysninger 

Bestemmelsen regulerer elektroniske behandlinger med sensitive opplysninger hos frisører, leverandører av 

medisinsk utstyr til privat bruk og andre som måtte ha saklig behov for sensitive opplysninger om sine kunder. Det 

ligger her i kontraktsforholdet at leverandøren av varen eller tjenesten i mange forhold må behandle sensitive 

personopplysninger for å kunne levere det kunden ønsker. At den registrerte har gitt et generelt samtykke til 

behandling av personopplysninger, er ikke tilstrekkelig for unntak fra melde- og konsesjonsplikten, jf. 

personopplysningsloven § 8. Samtykket skal være konkret i forhold til de sensitive opplysningene. Dette følger av 

§ 9 første ledd bokstav a, men er gjentatt i forskriften for å understreke viktigheten av dette vilkåret. Dersom et 

slikt samtykke ikke foreligger, er behandlingen melde- og konsesjonspliktig. 

Heile forskrifta til personopplysningslova finn du på Lovdata (http://www.lovdata.no/cgiwift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20001215-1265.html). 

Lov om helsepersonell 

Lov om helsepersonell har og mange §§ grafar som er viktige i samband med føring av 

pasientsjournalar som inngår i pasientarkiv. Spesielt vil me framheva desse paragrafane: 

§ 39. Plikt til å føre journal 

§ 40. Krav til journalens innhold m.m. 

§ 41. Plikt til å gi pasienter innsyn i journal 

§ 42. Retting av journal 

§ 43. Sletting av journalopplysninger 

§ 44. Journal på feil person 

§ 45. Overføring, utlevering av og tilgang til journal og journalopplysninger 

§ 46. Elektronisk pasientjournal 

§ 47. Opptegnelser og journal som bevis 


Lov om pasientrettigheter 

Lov som ma. inneheld viktige prinsipp for kva for nokre rettar pasientar og etterkommarar av 

slike har til å få informasjon om helseforhold. Det er viktig å merka seg at det viktige 

demokratiske og juridiske prinsippet om partsinnsyn som ligg i forvaltningslova og er bygd 

inn i denne lova. Det er derfor i utgangspunktet ikkje prinsipielle motsetningar mellom dei to 

lovane. Desse paragrafane er viktige når det gjeld arkiv, dokumenthandsaming og innsyn i 

pasientjournalar i pasientrettigheitslova: 

§ 5-1. Rett til innsyn i journal 

§ 5-2. Retting og sletting av journal 

§ 5-3. Overføring og utlån av journal

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



Du kan lesa heile lova på Lovdata (http://www.lovdata.no/all/hl-19990702-063.html). 

Lov om helseregistre og behandling av helseopplysninger 

Helseregisterlova 

(Må skrivast, tips frå Einar Fagerheim) 

Lov om forebyggende sikkerhetstjeneste - tryggleikslova 

Denne lova viktig når informasjon må tryggast av ulike tryggleiksgrunnar. I ein arkivfagleg 

samanheng vil me framheva desse paragrafane som viktige: 

§ 11. Sikkerhetsgradering 

§ 12. Plikt til å beskytte sikkerhetsgradert informasjon 

§ 13. Sikkerhetsmessig godkjenning av informasjonssystemer 

§ 14. Kryptosikkerhet 

§ 15. Monitoring av og inntrengning i informasjonssystemer 

§ 16. Tekniske sikkerhetsundersøkelser 


Straffelova 

Tru det eller ei, men straffelova som me til vanleg ser på ei lov som samfunnet dømmer tjuvar 

og kjeltringar etter har og reglar om dokumenthandsaming i offentleg forvaltning. Det er 

spesielt §§ 120, 121 og 122 som er arkivfagleg viktige. Desse paragrafane går mykje på 

dokumentfalsk og brot på teieplikt. 

Du kan lesa heile lova på Lovdata (http://www.lovdata.no/all/hl-19020522- 

010.html#map015). 

Lov om opphavsrett til åndsverk m.v. 

Åndsverklova seier noko om korleis og kven som har rettar til ei offentleggjort kreativ ytring. 

Det er ikkje berre kunstverk som er kreative ytringar. Tekstar, dokument og informasjon kan 

og i mange samanhenger tolkast som kreative ytringar. I denne samanhengen gir åndsverklova 

viktige føringar i desse paragrafane: 

§ 8. Et åndsverk er offentliggjort 

§ 9. Lover, forskrifter, rettsavgjørelser og andre vedtak av offentlig myndighet 

§ 43. Den som frembringer et formular, en katalog, en tabell, et program, en database 


Lov om bokføring 

Kva skal og kan gjerast med vedlegg til rekneskap og anna rekneskapsmateriale er eit 

spørsmål som ofte kjem på bordet til arkivfolk. Dette er arkivmateriale som ofte ikkje skal 

oppbevarast i meir enn 10 år, men det er også ein type dokumentasjon som det ofte er knytt eit 

stort volumproblem til. Bokføringslova og bokføringsforskrifta er regelverk som er viktig for

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



å handsama problemstillingar som dette. Dei arkivfagleg viktigaste paragrafane i 

bokføringslova er: 

§ 10 Dokumentasjon av bokførte opplysninger 

§ 11 Dokumentasjon av balansen 

§ 13 Oppbevaring 

§ 14 Bistand og informasjon til kontrollmyndighet 


Forskrifta til bokføringslova finn du og på Lovdata (http://www.lovdata.no/for/sf/fd/xd- 

20041201-1558.html#map007). 

Viktig regelverk: 

Riksarkivaren sine bestemmingar for offentlege arkiv 

Ein samla oversikt over Riksarkivaren sine bestemmingar om handsaming av offentlege 

arkiver er samla i ei forskrift. ”Forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende 

tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver”. Forskrifta blei 

gjort gjeldande frå 01.01.2000 og er gitt med heimel i ulike paragrafar i arkivforskrifta. 

Heile forskrifta finn du på Lovdata (http://www.lovdata.no/for/sf/kk/xk-19991201- 

1566.html). 

Viktige bestemmingar, tilrådingar og dokument om elektronisk arkiv 

M.a. i ”Forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige 

bestemmelser om behandling av offentlige arkiver” og andre stader har Riksarkivet gitt viktig 

utfyllande bestemmingar om elektronisk arkiv. I tillegg er det i samarbeidsprosjekt mellom 

kommunale arkivinstitusjonar (KAI) i Noreg utvikla nokre viktige rettleiande dokument for 

handsaming av elektronisk arkiv i kommunal sektor. 

Du finn eit oversyn over og linkar til kor du finn desse bestemmingane og dokumenta her: 

Handsaming av eldre og avslutta elektronisk arkiv: 

1. «Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar» 

(http://www.arkivverket.no/webfelles/normalinstruks/normalinstruks.pdf) har viktige 

bestemmingar om handsaming av elektronisk arkiv i kommunal sektor. 

2. Normalinstruksen er i pkt. 4.1.4 lenka saman med: «Bestemmelser om elektronisk 

arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket» 

(http://www.lovdata.no/for/sf/kk/xk-19991201-1566.html#map058). Det er verd å 

merka seg at IKA følgjer desse statlege bestemmingane i samband med godkjenning 

av avleveringar av eldre og avslutta elektronisk arkiv frå sine eigarar til elektronisk 

arkivdepot hjå IKA. 

3. Kommunale arkivinstitusjonar i Noreg har samarbeida om å utvikla dokumentet: 

«Metodebeskrivelse for digital langtidslagring i kommunal sektor» 

(http://elarkiv.nxc.no/metode) - Dette er eit viktig standardiserande dokument for 

handsaming av eldre og avslutta elektronisk arkiv i kommunal sektor som ABM- 

Utvikling og har gitt ut i trykt versjon (ABM skrift #43).

Viktige bestemmingar, tilrådingar og dokument om arkivdanning: 

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



1. Elektronisk arkivering av saksdokumenter (http://www.lovdata.no/for/sf/kk/xk- 

19991201-1566.html#map059) 

2. NOARK-4 (http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-4.html) 

3. NOARK-5 (http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-5.html)

Dato: 23.01.2009 

Arkiv: K2-C66 



Arkivserie Fagprogram Nettverk Status Kven bør Database- 

Åpent Lukka Papir Elektr. involverast? plattform 

Helsestasjon/klient HSPRO X X Joveig Iren 

Møller 

Sql 2000 

Reguleringsplanar Websak X X X Trygve Valen- 

Tone S. 

(Hilde) 

Sql 2005 

Eigedom Websak X X Trygve, Tone 

Eigedom/Kart Matrikkel Oracle 

Landbruk Websak X X Vidar Ausen 

Landbruk Wespa Vidar Ausen 

Startlån Websak X X 

Arb.gj.arkiv skatt Sofie, 

Websak 

X X X John I. Sandve 

Pers.skatteytar Sofie, X X John I. Sandve 

skatt 

Websak 

Barnevern Familia X X Else K. 

Bukkøy 

Oracle 

Adopsjon Familia X X Else K. 

Bukkøy 

Fosterheim Familia X X Else K. 

Bukkøy 

Omsorg Profil X X Einar Fagerheim Oracle 

Fysio-ergoterapi Profil X X Anne R.G 

Pasientjournalar 

på dei ulike avd. 

Profil X X Camilla W. 

Støttekontaktar Profil X X Hanne Lene 

Besøksheim Profil X X Hanne Lene 

Brukerstyrt ass. 

Sosial 

Profil X X Bjørg O. 

Selskap 1 Oscar X X Else Rege Oracle 

Selskap 2 

(flyktning) 

Oscar X X Else Rege 

PPT PPI X X Gunnar N. Sql 2000 

Andre 

Økonomi Unique X X Aud S. Bente 

S Vibeke J 

Proaktiv Bente Salte 

Ekko 

Felix 

(Unique?) 

Bedriftsnett 

Bokart 

Match 

Microsoft 

Vibeke J 

Helge H. 

Vibeke J 

Magne K. 

Helge H. 

Oracle 

Oracle

Project 

NSD Stat 

QLM 

Dato: 23.01.2009 

Arkiv: K2-C66 



Magne K. 

Personal Unique X X Odd Magne 

Inger R. 

Skular 

Saksarkiv X X Rektor/insp. 

Sekretær 

Elevarkiv X X ” ” 

Kulturskulen 

Visma 

Unique 

kulturskule 

Barnehagar 

Saksarkiv X X Styrar/avd.leiar 

Barnemappe X X ” ” 

Opptaksprogram IST 

barnehage 

web 

Teknisk 

Vann og avlaup Lasse Ø 

Gemeni VA ” 

Gemeni Slam ” 

Gemeni 

Varsling 

” 

Gemeni 

Oppmåling 

” 

Gemeni 

” 

sanitær 

Focus anbud ” 

Autoqad ” 

Bibliotek 

Biblioteksystem X X Vidar Lund 

Fotoarkiv 

Overformynderi 

X X Vidar Lund 

Klientarkiv Kristin F 

Saksarkiv 

Komm. bustader Websak X X Olga 

Personalarkiv Websak X X Olga 

Flyktningar Websak X X Olga 

Elevarkiv Websak X X Olga 

ASP 

løysing

Litteraturliste 

Dato: «Sdo_DokDato» 

Arkiv: «Sas_ArkivID» 

«Sdo_ArkivSakI 

Vår ref (ArkivsakID.): D»- 

«Sdo_DokNr» 

JournalpostID.: «Sdo_DokID» 

1. «Minnehåndtering – Metode for digital langtidslagring i kommunal sektor»; Rapport 

fra eArkivsaarbeidet i kommunal sektor 2007. Trykt som ABM-Skrift 43 (ISBN 82- 

8105-057-8) 

2. NOARK-4.1 (http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-4.html) 

3. NOARK-5 (http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-5.html) 

4. Ivar Fonnes: «Arkivhåndboken for offentlig forvaltning». Kommuneforlaget 2000 

(ISBN 82-446-0737-8) 

5. Arkivplan for Time kommune (http://time.arkivplan.no); Dokumentene «Arkivfaglig 

utdypning» under: Arkivorganisering, ordningssystemer, rutiner og oversikt 

6. VIII. Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til 

Arkivverket http://www.lovdata.no/for/sf/kk/xk-19991201-1566.html#map058 

7. eKommune 2012 – en lokal agenda Kommunenes Sentralforbund, Kommuneforlaget 

2008 

8. eGevinst – Realisere gevinster av offentlige IKT-investeringer – DEL 1 Kost/nytte og 

gevinstmåling, Kompetansesenter for eFrorvaltning (KSeF), Veileder versjon 0.9, 

19.03.2007 

9. Evensen, Evy – Anni (2007) Elektronisk samhandling i helse- og sosialsektoren – 

hvordan realisere gevinster Forelesing. Tromsø: 5.6.2007 

10. Olsen, Terje Borge (2007) Tjenester på nett – hvordan realisere gevinster? Forelesing. 

Tromsø: 05.06.2007 

11. Verktøykasse for IKT-planlegging i Kommunene, Teknikknotat nr 9 Kost- 

/nytteanalyse, Kommunenes Sentralforbund 2004 

12. På beste måte –metodeverk for prosessanalyse som grunnlag for utvikling av 

elektroniske tjenster, Ski kommune mai 2006 

13. Dertz Willy (2006) Utfordringer i eKommune 2009 for kommunesektoren – og Time 

kommune Forelesing. Time kommune 29.8.2006 Høgskulen i Agder/KSeF 

14. Dertz Willy (2007) Gevinstrealisering sett i et OU – perspektiv Forelesing. Sandnes: 

7.2.2007 

15. Dertz Willy (2007) eGevinst – Et hjelpemiddel for å realisere gevinster av offentlige 

IKT-investeringer Forelesing. Sandnes: 7.2.2007

NOARK-5 og denne rapporten 

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



NOARK-5 er eit svært sentralt grunnlag for drøftingane i denne rapporten, spesielt kap. «4 

Innledning om indre og ytre kjerne» med sine utdjupingar mot arkivstruktur og metadata. Me 

har derfor valt å gjengi desse sidene frå NOARK-5 i det følgjande. Heile NOARK-5 kan 

lesast på: http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-5.html.

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



Som en innledning til dette kapitlet ligger dokumentasjon av kravstrukturen i Noark 5. Her er 

kjernebegrepet forklart og innholdet i de forskjellige lagene er definert. 

4.1 Noark 5 kjerne og Noark 5 komplett 

Spesifiseringen av krav i Noark 5 er ordnet 

i tre lag eller nivåer. Noark 5 indre og ytre 

kjerne og Noark 5 komplett. 

Noark 5 indre kjerne 

Utgangspunkt for definering av krav til det 

indre laget i kjernen er identifisering og 

definering av de fundamentale funksjoner 

som må være tilstede for at kjernen skal 

fungere som en selvstendig ”tjeneste” i et 

arkivsystemmiljø. Kjernen må – innenfor 

sitt domene – arkivering, kunne fungere 

alene og uten å være avhengig av 

utenforliggende funksjoner, programmer 

eller lignende for å gjøre sin definerte del 

av jobben. 

Noark 5 ytre kjerne 

For at den indre kjernen skal kunne 

fungere i et arkivsystemmiljø må det stilles 

en del krav til ”eksterne” modulers 

funksjonalitet. Dette er krav formet ut fra 

arkivkjernens behov og kan defineres som det ytre laget i selve kjernen – kjernens krav mot eksterne 

systemer. Både det indre og ytre ”laget” med krav i kjernen må oppfylles for at et system skal kunne 

godkjennes som et Noark 5-basert arkivsystem. Enkelte krav trenger bare å oppfylles under visse 

betingelser, som for eksempel at det inneholder saksdokumenter. 

Noark 5 komplett 

Det tredje ”laget” med krav består av krav Noark 5 har til de frittstående moduler eller systemer som 

utgjør en komplett sak-, journal- og arkivløsning i et gitt brukermiljø. Dette er fag- og forsystemer som 

den enkelte virksomhet har behov for å bruke og som kan være levert av forskjellige leverandører. 

Sammen med Noark 5 kjerne (indre og ytre) utgjør dette Noark 5 komplett. Noark 5”s krav til de 

eksterne systemer eller moduler er ordnet i egne (selvstendige) kapitler. 

4.1.1 Krav til moduler i Noark 5 indre kjerne 

I dette kapitlet ligger det en oversikt over de 

moduler som utgjør den ”indre” kjerne i et 

Noark 5 system. 

Kravene i den indre kjernen i Noark 5 består 

av den fundamentale arkivfunksjonaliteten, 

krav basert i lov og regelverk for forsvarlig 

arkivførsel, pluss en del viktige 

funksjonsområder for drift og forvaltning av 

kjernen. Skissen viser hvilke moduler som 

ligger i Noark 5”s indre kjerne. 

Selve arkivområdet, inndelt i arkivstruktur og 

-regelverk, inneholder basiskravene for 

arkivering. I tillegg skal den indre kjernen 

inneholde modulene Dokumentfangst, 

Gjenfinning, Bevaring og kassasjon, 

Periodisering, Avlevering, samt

Administrasjon av kjernen. 

4.1.2 Krav til moduler i Noark 5 ytre kjerne 

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



Den ytre kjernen omfatter krav til eksterne (valgfrie) systemer. Noark 5”s kjerne er avhengig av å 

arbeide sammen med forskjellige forsystemer implementert etter den enkelte virksomhets eller 

leverandørs behov. 

For at Noark 5 skal fungere i et helhetlig arkivsystemmiljø, må Noark 5 kunne integreres med de 

forsystemer/fagsystemer som må implementeres for å komplettere en journal- og arkivløsning. 

I kjernens ytre del (den såkalte gråsonen) ligger 

Noark 5”s krav til disse eksterne, valgfrie 

systemer og/eller moduler basert i 

arkivområdets lov og regelverk. 

Dette er systemer eller moduler som anses 

som frie løsninger i forhold til kjernen. Det vil si 

at leverandørene og kundene (brukerne) av 

Noark 5 fritt kan velge systemløsninger og 

integrere disse med Noark 5 kjernen så lenge 

de aktuelle løsningene tilfredsstiller de krav 

kjernen stiller til en slik løsning. 

Eksempel på forståelse av figuren: 

Det er ikke ment at systemet for f.eks. 

”Sikkerhet og tilgangsstyring” må være en egen 

modul i Noark 5 kjernen, men Noark 5 kjernen 

har noen spesifikke krav til sikkerhet og 

tilgangskontroll som den eksterne 

systemløsningen for dette området må oppfylle. 

Dette kapitlet legger således føringer og krav på de forskjellige fag- eller forsystemer som kan være 

frittstående systemer i forhold til Noark 5. Men disse kravene må anses som en del av Noark 5 

kjernekrav og må oppfylles for at en systemløsning skal kunne godkjennes som en Noark 5-løsning. 

4.1.3 Noark 5 komplett 

Innen offentlige forvaltning kan behov og krav til fagsystemer være svært forskjellig fra organ til organ. 

I Noark 5 komplett ligger krav til funksjoner, innhold og bruk av eksterne systemløsninger som naturlig 

benyttes integrert med Noark 5 kjernefunksjonalitet. Dette vil dreie seg om selvstendige 

fagsystemer/fagmoduler som et organ fritt kan velge å innføre fra forskjellige leverandører. Det må 

være opp til det enkelte organ hvor 

hardt man ønsker å stå på disse 

kravene i forhold til den aktuelle 

leverandør av systemer. 

Krav beskrevet i Noark 5 komplett er 

krav som mer har sin bakgrunn i god 

bruk (sett i forhold til journalføring og 

arkivering), samt rutine- og 

prosessbaserte krav til det aktuelle 

fagsystemet enn krav basert i 

konkret arkivrelatert lov- og 

regelverk. 

I de etterfølgende kapitlene ligger 

det krav til bruken av eksterne

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



valgfrie løsninger som naturlig inngår som en del av en komplett Noark 5 arkivløsning. 

De kravsatte systemene/modulene som inngår i Noark 5 komplett er system for: 

1. saksbehandling 

2. e-post 

3. møte- og utvalgsbehandling 

4. logging og sporing 

5. sikkerhet og tilgang 

6. statistikk og rapportering 

7. brukeradministrasjon 

Dette er utvidede krav i forhold til Noark 5 indre og ytre kjerne og vil være mer føringer enn krav som 

skal/må oppfylles for å oppnå en Noark 5 status på systemløsningen. 

Det totale bildet av Noark 5 komplett kan fremstilles som i denne skissen. 

4. Arkivstrukturen 

Arkivstrukturen kan vi gjerne kalle den indre ordningen av arkivet. Denne strukturen er i hovedsak 

hierarkisk med flere nivåer fra topp til bunn. Som en fellesbetegnelse på hovedklassene i disse 

nivåene brukes begrepet arkivenhet. 

I et fysisk arkiv vil arkivstrukturen i høy grad gjenspeiles i papirdokumentenes sortering og fysiske

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



oppstilling i omslag, mapper, arkivbokser, skap osv. I et elektronisk arkiv kan også dokumentene 

presenteres som om de ligger i mapper, og en hierarkisk arkivstruktur kan representeres ved at 

mapper ligger i andre mapper i flere nivåer. 

I et elektronisk arkiv eksisterer selvfølgelig ikke mappene som fysiske enheter. Arkivstrukturen i et 

elektronisk arkiv er bare bygd opp av forskjellige metadata. Hver enhet i strukturen har sine bestemte 

metadata, og de forskjellige nivåene er også koblet sammen med metadata. Metadata er aggregert på 

flere nivåer, slik at metadata på øverste nivå vil være knyttet til alle dokumenter i arkivet, mens 

metadata på laveste nivå bare er knyttet til et enkeltdokument. 

Elektronisk og fysisk arkiv 

Det blir stadig mer vanlig at arkiver består av elektroniske dokumenter. Men mange virksomheter har 

fremdeles deler av sitt arkiv på papir. Noark 5 har fokus på elektronisk arkivering, men skal også 

kunne brukes for fysisk arkivering og for en blanding av elektronisk og fysisk arkiv. 

Mange metadata er aktuelle både for elektronisk og fysisk arkiv, men det finnes også metadata som 

bare gjelder for den ene typen arkivering. 

Forskjellige typer arkiver 

Tradisjonelt er det arkivene etter den generelle saksbehandlingen – sakarkivene – som har vært 

innenfor arkivtjenestens ansvarsområde og dermed fått mest oppmerksomhet ved utforming av 

regelverk og standarder. Noark-4 rettet seg bare mot denne typen arkiver. 

En viktig forskjell mellom Noark-4 og Noark 5 er at standarden nå skal kunne omfatte de fleste typer 

arkiver. Dersom den indre kjernen er integrert med et fagsystem, vil det i mange tilfeller ikke være 

nødvendig med full sakarkivfunksjonalitet. I en del tilfeller kan det også gjøre integrasjon vanskelig. 

Typisk for mange fagsystemer er spesialisert saksbehandling, hvor noen få aktiviteter gjentas etter 

faste rutiner. Antall dokumenter som mottas og produseres i slike fagsystemer kan ofte være svært 

høyt. I slike tilfeller kan det være behov for en enklere arkivstruktur og færre metadata enn det som er 

aktuelt ved sakarkiver. 

4.3 Metadata 

Metadata er informasjon som beskriver dokumentene i arkivet, både fysiske og elektroniske 

dokumenter. Dokumentene tilføres først og fremst metadata under dokumentfangst. Noe av dette vil 

skje manuelt, men mye skjer også automatisk. I enkelte fagsystemer kan nesten all fangst av 

metadata være automatisert. En del metadata skal fryses straks de er registrert, og etter at 

dokumentene er endelig arkivert skal de fleste metadata bare kunne endres av spesielt autoriserte 

brukere. 

Metadata har flere viktige funksjoner. Det er metadataene som binder dokumentet til den konteksten 

det er skapt i. Metadataene sikrer de elektroniske dokumentenes autentisitet og dermed deres 

bevisverdi. Uten metadata vil ikke dokumenter være arkivdokumenter – eller records. En annen viktig 

funksjon for metadata er å være framfinningsmiddel. Metadata vil også kunne styre tilgangen til 

dokumentene og skjerme andre metadata som ikke er offentlig tilgjengelig (f.eks. personnummer). 

Metadata kan også styre bevaring og kassasjon, dvs. en kontrollert sletting av alle dokumenter som 

har en begrenset oppbevaringstid. 

Metadata for arkiv kan deles opp i forskjellige kategorier. Nedenfor følger et eksempel på en slik 

inndeling: 

1. Unike identifikatorer 

2. Informasjon om hvem som har arkivert ("fanget") dokumentet, og tilført ("registrert") metadata, 

samt når det skjedde 

3. Metadata om struktur, dvs. informasjon om dokumentets form, og om dokumentets tilknytning 

til andre dokumenter og til de forskjellige nivåene i arkivstrukturen 

4. Metadata om kontekst, dvs. hvilken funksjon, prosess og aktivitet som har skapt dokumentet, 

hvilke personer og virksomheter som har deltatt i denne aktiviteten, datoer for når dokumentet 

ble skapt, sendt, mottatt osv. 

5. Metadata om innhold, f.eks. titler og beskrivelser

6. Metadata for gjenfinning, inkludert nøkkelord og indekstermer 

7. Oppbevaringssted og format for fysiske dokumenter 

8. Arkivansvar dersom et system deles av flere virksomheter 

9. Tilgangsrettigheter og skjerming av informasjon 

10. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser 

Metadata i Noark 5 

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



I Noark 5 blir det definert metadata for alle nivåer i arkivstrukturen. Disse metadataene er nærmere 

spesifisert i et eget vedlegg, som en metadatakatalog. Mange av de samme metadataene vil opptre på 

forskjellige nivåer i arkivstrukturen, men de vil bare bli spesifisert én gang i katalogen. 

Metadata i Noark 5 kan ikke sammenlignes med attributtlistene i Noark-4. Utgangspunktet for 

definisjonen av metadata har vært kravet til hva som skal inngå i et avleveringsuttrekk. Men det er 

også tatt hensyn til metadata som skal kunne utveksles elektronisk sammen med dokumenter, 

metadata som skal kunne deles ved integrasjon med fagsystemer, og metadata som skal kunne 

migreres til andre systemer sammen med tilhørende dokumenter. 

Metadata blir navngitt på en entydig måte som er nærmere forklart i metadatakatalogen. 

Metadatanavnene er obligatoriske ved eksport og utveksling av data, f.eks. i XML-format. 

Alle metadata behøver heller ikke være lagret som attributter (felter) i databasen, i en del tilfeller vil 

metadata genereres først når data eksporteres eller utveksles. 

Metadata skal kunne arves fra en overordnet enhet til en underordnet. 

Det er ikke noe krav at alle metadata i katalogen nødvendigvis må lagres i den indre kjernen. I en del 

løsninger er det mer hensiktmessig å lagre deler av metadata i fagsystemet. Men det er et krav at ved 

eksport eller utveksling skal alle obligatoriske metadata inngå i en felles struktur. Slike strukturer vil 

bl.a. bli beskrevet i form av XML skjema i Noark 5. 

I den løpende teksten blir metadataelementene gruppert i objekter, som f.eks. kan tilsvare en 

arkivenhet (et nivå i arkivstrukturen). Til det brukes et fastlagt skjema: 

Nr. Navn Type Forek. Avl. Merknad 

Nr.: Henvisning til det entydige nummeret i metadatakatalogen (eget vedlegg) 

Navn: Navn som skal brukes ved avlevering og eventuelt ved annen eksport 

Type: Her er brukt de samme kodetypene som i Noark 5-kravene: 

O (obligatorisk), må alltid inneholde en verdi 

B (betinget obligatorisk), må inneholde en verdi når visse betingelser er oppfylt 

V (valgfritt), behøver ikke inneholde en verdi 

Forek.: Forekomst, dvs. hvor mange ganger metadataelementet kan gjentas innenfor samme objektet. 

Verdier: En og Mange. 

Avl.: Kode A angir at metadataelementet skal inngå i en avlevering dersom det inneholder en verdi. 

Blank felt betyr at det ikke skal avleveres, men er likevel tatt med fordi det kan være aktuelt å 

eksportere det i andre sammenhenger 

Merknad: Angir eventuelle merknader, f.eks. betingelser får når metadataelementet må ha en verdi 

Antall forekomster er altså avhengig av typen, som vist i følgende tabell: 

Obligatorisk Betinget Valgfri 

En 1 0..1 0..1

Mange 1..N 0..N 0..N 

Metadataelementene blir også gjentatt i vedlegget ”Metadata gruppert på objekt”. 

4.4 Forholdet til Noark-4 og MoReq2 

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



Noark 5 skal være bakoverkompatibel med Noark-4 i den betydningen at det skal være mulig å 

migrere arkiver fra systemer basert på den eldre standarden til den nye. Dette er det tatt hensyn til 

både når det gjelder oppbygningen av arkivstrukturen og metadataene som defineres. Et eksempel på 

dette er at enhetene arkiv og arkivdel fremdeles er beholdt i arkivstrukturen. 

Samtidig har det vært et mål å føre Noark 5 så nær opp til MoReq2 som mulig. MoReq2 er på en del 

områder mer avansert enn Noark, og inneholder en lang rekke krav som ikke har sin motsvarighet i 

Noark 5. Men de grunnleggende kravene er for en stor del felles, det samme gjelder arkivstrukturen og 

mange av metadataene. 

I høringsversjonen av NOARK-5 hadde dei nokre enklare illustrasjonar. Dei viste det same som i den gjengitte 

teksten ovanfor, men på ein noko anna måte. Ein figur viste ein komplett NOARK-5 løysning: 

Ein anna er ein NOARK-5 kjerne med eit spesialisert saksbehandlingssystem (t.d. eit fagsystem): 

Og til slutt ein NOARK-5 løysing som støttar enkeltståande applikasjonar:

Dato: 14.11.2009 

Arkiv: K2-C66 



Me gjengir desse figurane frå høyringsversjonen til NOARK-5 her fordi dei nyanserer temaet i dette notatet og 

dei gjer det enklare å forstå dei drøftingane av moglege framtidige modellar for elektronisk arkiv i Time 

kommune seinare i dette notatet. 

Det som og ligg i NOARK-5 er høve til å kobla fagsystem og sakarkivsystem som inneheld elektroniske 

dokument saman opp mot ein felles eller nokre få arkivfagleg og juridisk bevisst valde NOARK-5 kjernar som 

kan «fungere alene». Dette danner eit utgangspunkt for drøfting av eit framtidig modell grunnlag for elektronisk 

arkiv i Time kommune.

TIME KOMMUNE

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?