TIME KOMMUNE

INNLEIING
IKT-strategien i Time kommune for planperioden 2009 – 2012, Timeplanen for 2010 – 2013
og KS sin strategiplan e-kommune 2012 forankrar visjonen om å innføra fullelektronisk arkiv
i heile kommuneorganisasjonen.
Fullelektronisk arkiv bør gi kommunen vår ei meir effektiv arbeidsform, sikra bevaring av
dokumentasjon både på kort og lang sikt, og hindra att me får store mengder med papirarkiv
som skal takast vare på for all framtid. Denne planen skal vera eit verktøy som sikrar
planmessig overgang til fullelektronisk arkivering i kommunen.
Kap. 1 i planen gir ein oversikt over arkivseriar i kommunen. Kap. 2, 3, 4 og 5 peikar på
utfordringar, problemstillingar og konsekvensar for å få til overgang frå papirarkiv til
elektronisk arkivering.
Prosjektet har undervegs gitt djupare innsikt i fagfeltet, som har ført til at planen er blitt
mindre omfattande enn først tenkt. Noark 5 er ein norsk arkivstandard for elektronisk arkiv
som sikrar langtidsbevaring av dokumentasjon på ein betre måte enn tidlegare standard. Blant
anna vil den gjera det muleg å innføra fullelektronisk arkiv på klientsystema. System som er
basert på NOARK 5 er på langt nær ferdigutvikla for sal. Ein viktig kostnadskomponent med
tanke på oppgradering til ny arkivstandard (og database) fall då ut, og dermed manglar
grunnlaget for å vurdera konsekvensar av og kostnader ved oppgradering til ny arkivstandard.
Tidspress har ført til at ambisjonane om planen måtte setjast ned, og mandatet er difor justert
midtvegs i prosjektet.
Med denne bakgrunnen vil denne rapporten vera eit førstegenerasjonsprodukt som må
oppdaterast når system etter denne arkivstandarden blir realiserte. Rapporten er likevel ein
kunnskapsbank om dei viktigaste utfordringane og problemstillingane som organisasjonen vil
stå overfor når arkiva skal gjerast fullelektroniske. Så langt er vurderinga at det overordna
målet om at alle arkiv i kommunen skal bli fullelektroniske, framleis bør liggja fast.
Kap. 6 tek opp eit utval tilrådde konklusjonar, som viser at det er fleire arkiv som kan gjerast
fullelektroniske, og at ein del må venta. Mellombels løysingar kan i nokre tilfelle takast i bruk
fram til forholda ligg til rette for å gjera alt fullelektronisk.
Gjennom prosjektarbeidet har gruppa fått tenkt igjennom ein del viktige og strategiske saker
som gjeld arkivorganisering og ikt struktur. Me har fått auka kunnskap og forståelse om
kvarandre sine arbeidsfelt. Me ser at arkiv og ikt meir og meir vil gå som hand i hanske
framover etterkvart som innføring av fullelektronisk arkiv vert realisert. Det er heilt
nødvendig med eit godt samarbeid mellom desse to avdelingane.
4