TIME KOMMUNE

KAP. 1. OVERSIKT OVER ARKIVSERIAR I
ORGANISASJONEN
Oversikt over alle arkivseriar, det vil seia alle arkiv som er i kommunen, med tilhøyrande
fagsystem, og kven som er ansvarlig for systema, ligg ved rapporten. Oversikten syner også
om serien er på ope eller lukka nett, og om dokumenta er berre elektroniske, eller også vert
lagra på papir. Oversikten syner alle arkiv som fins på rådhuset, i omsorg, barnehagar, skular
og helsestasjonar. I tillegg har private barnehagar barnemapper som kommunen bør ta inn og
oppbevara for framtida.
Oversikta skal nyttast i planlegginga av ei stegvis innføring av fullelektronisk arkiv i heile
organisasjonen.
Journalføring, arkivsøk og korrespondanse
Når ein arkivserie går over frå å vera på papir til å vera elektronisk, gir dette oss gevinstar i
forhold til journalføring. Som døme kan nemnast at i arkivserien for saksarkiv i skule må me i
dag, når me får inn e-post til eit papirarkiv, skriva e-posten ut og leggja han fysisk i arkivet.
Med fullelektronisk arkiv vil ein berre leggja e-posten inn i systemet og behandla han
elektronisk.
I eit fullelektronisk arkiv er det veldig viktig med metadata i form av blant anna godt
beskrivne titlar på sak og dokument, for å gjera det mulig å finna att seinare. Som eksempel
kan nemnast personalmapper. Tidligare var dei i papirform, og ein kunne leita seg fram i den
fysiske mappa. I dag er personalmappene elektroniske, og dersom ein person har 20
arbeidsavtaler i mappa si, vil det vera uhensiktsmessig om alle har tittelen arbeidsavtale. Skriv
ein derimot kva tidspunkt arbeidsavtalen gjeld for og kva stilling, er det fort gjort å finna fram
til det rette dokumentet.
Intern korrespondanse og saksflyt vil føregå elektronisk, og gjera arbeidet meir effektivt. Eit
eksempel på korleis det kan vera i dag er at ein rektor og kommunalsjef for oppvekst
samarbeider om eit dokument som gjeld skulen rektoren styrer. I dag må eit slikt dokument
sendast fram og tilbake pr. e-post eller via internposten for så til slutt å bli lagd inn i websak.
Når skular og barnehagar får fulltilgang til websak, kan kommunalsjefen (el. rektoren)
oppretta eit dokument i websak, senda ei oppgåve, og dermed gi automatisk tilgang til å
skriva i dokumentet til rektoren. Rektoren går rett inn i dokumentet og skriv.
På sikt vil ein også kunna ha elektronisk saksflyt og korrespondanse med andre offentlege
instansar og innbyggjarar. I dag må me skriva ut dokument og senda dei i posten eller senda
dei via e-post. E-post kan ikkje nyttast dersom dokumentet inneheld sensitive data. Etter kvart
vil ein kunna korrespondera med innbyggjarane via Min side, der dei logger seg på og
identifiserer kven dei er, via f.eks bank-id. Me vil då kunna leggja dokument, også med
sensitiv karakter, til innbyggjaren der. Dette er i dag muleg i Acos websak, men då via Acos
si form for ”Min Side”. På grunn av at kommunen er med i KS sitt prosjekt for
standardisering av elektroniske tenester, må me forhalda oss til Min side.
5