Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket

Endelig rapport etter undersøkelse av Holmestrand kommune som matrikkelmyndighet
Kommunens navn: Holmestrand kommune Saksnummer: 10/04829
Virksomhetens
adresse:
Organisasjonsnr:
Kontaktperson i
kommunen:
Postboks 312
3081 Holmestrand
Svend Bergan Grane
Tidsrom for
undersøkelsen: 3. - 4. april 2013
Fra Statens kartverk: Anders Fekjær
Anders Østeraas
Undersøkelsen omfattet følgende emner:
• Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst
gjennom
- organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet
- samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning
- føring av bygningsinformasjon
- føring av adresse
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger
- behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
• For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er
ferdig ført i matrikkel og arkivert

2
Sammendrag av resultater
Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen:
- Holmestrand kommune oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning.
- I enkelte saker utfører Holmestrand kommune matrikkelføring uten forutgående
oppmålingsforretninger i marka.
Statens kartverk kom med følgende merknader under undersøkelsen:
- I Holmestrand kommune er rutinene for forvaltning av matrikkelloven i liten grad
skriftlige.
Utarbeidet dato: 10. april 2013
Anders Fekjær
tilsynsansvarlig
Anders Østeraas
revisor under tilsyn i Holmestrand

3
Innholdsfortegnelse
1. Innledning
2. Dokumentunderlag
3. Omfang
4. Avvik
5. Merknader
6. Gjennomføring
Vedlegg
Vedlegg 1:
Vedlegg 2:
Vedlegg 3:
Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn
Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse
Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse

4
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Holmestrand kommune i perioden 3. –4. april
2013.
Tilsynet er rettet inn mot kommunens organisering av sin oppgave som lokal matrikkel-myndighet,
og er en systemrevisjon. Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for
inneværende år. 20 av landets 428 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd
gjennom loddtrekning, der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes
størrelse/folketall og fylkesvis fordeling.
Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver
eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således
ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven.
Følgende tema inngår i undersøkelsen i Holmestrand kommune:
• Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst
gjennom
- organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet
- samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning
- føring av bygningsinformasjon
- føring av adresse
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger
- behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
• For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er
ferdig ført i matrikkel og arkivert
Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt
plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og
instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket
under undersøkelsen.
Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten
med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale.
2. Omfang
Omfanget av Kartverket sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1.
Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5
3. Dokumentunderlag
Dokumentunderlaget for undersøkelsen var :
- Aktuelle lover og forskrifter
- Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning
for tema for undersøkelsen.
Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2.
4. Avvik
Følgende avvik ble avdekket under undersøkelsen:
AVVIK 1
Holmestrand kommune oppfyller ikke kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning.
Avvik fra: Matrikkelloven §§ 24, 33 og 34, matrikkelforskriften §§ 27, 38 og 41.
Kommentarer:
Matrikkelloven §§ 33 og 34 inneholder bestemmelser om oppmålingsforretning og om merking og
måling av grenser.
Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning:
1. Matrikkelforskriften §§ 27 første ledd, bokstav e og 38 første ledd bokstav d, har krav om
at landmåleren har informert partene om hvorvidt vedkommende er personlige eller
økonomisk knyttet til noen av partene, og at dette går fram av dokumentasjonen.
2. Matrikkelforskriften § 27 første ledd, bokstav d, har krav om erklæring fra landmåler om at
grunnboken, herunder bruksretter og servitutter, er undersøkt for de berørte arealene.
3. Matrikkelforskriften § 27 første ledd, bokstav g krever at det skal fremgå hvilke grenser
som er nye eller endret, og hvilke eksisterende grenser som inngår i forretningen uten
endring. Det kartet som brukes til å vise dette skal etter § 38 andre ledd være basert på en
utskrift fra matrikkelen på tidspunkt for oppmålingsforretningen.
§ 27 andre ledd, bokstav f, krever begrunnelse for å utelate grensemerking.
4. Matrikkelforskriften § 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til
arealregnskap og verdianslag for involverte matrikkelenheter.
5. Matrikkelforskriften § 41, fjerde og femte ledd har krav til hvordan måle- og
beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder godkjent av
Statens kartverk.

6
6. Matrikkelforskriftens § 27 første ledd bokstav a har krav om at protokoll skal foreligge ved
matrikkelføring i saker som krever oppmålingsforretning.
7. Matrikkellovens § 24 tredje ledd krever at det ved utsendelse av matrikkelbrev skal
opplyses om klageadgang og klagefrister.
Avviket bygger på følgende observasjoner: I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet
mangler ved protokoll og dokumentasjon i alle sakene.
For utlånte saker gjelder følgende:
1. Protokollen inneholder ikke erklæring om habilitet
2. Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er
spurt om det foreligger andre bruksretter.
3. Protokollen inneholder kart som ikke er hentet fra matrikkelen. Det er også vanskelig å se
hvilke punkter som er merket eller ikke. I intervjuene kom det fram at det ikke blir
protokollført begrunnelse for de tilfeller at grensemerking er utelatt.
4. Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved
grensejustering.
5. Det er ikke laget en rapport for beregninger, jfr. ”Standard for stedfesting av
matrikkelenhets- og råderettsgrenser” kapittel 5.1.3. Standarden gir retningslinjer for
utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere at målingene og
beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av beregningen skal
være vurdert og kommentert.
6. I 2 av sakene som går ut på grensejustering foreligger ikke protokoll fra
oppmålingsforretningen.
7. I brev om underretning (oversendelse av matrikkelbrev) blir det ikke informert om
klageadgang og klagefrist.
Funnene ble bekreftet under intervjuene og i sluttmøtet.
AVVIK 2
I enkelte saker utfører Holmestrand kommune matrikkelføring uten forutgående
oppmålingsforretning i marka (uten at det på forhånd er søkt og gitt tillatelse til utsatt
oppmålingsforretning).
Avvik fra: Matrikkelloven §§ 6, 34, matrikkelforskriften § 25.
Kommentarer: Matrikkelloven § 34 sier at alle grensene for nye matrikkelenheter skal merkes og
måles. I visse tilfeller kan grensemerking utelates, jfr. matrikkelloven § 10 og matrikkelforskriften
§§ 39, 40 og 42. Den eneste bestemmelsen som gir hjemmel for å utsette merking av en ny grense,

7
er matrikkelloven § 6 andre ledd, jfr. matrikkelforskriften § 25 (ikke fullført
oppmålingsforretning). For saker der kommunen etter søknad fra rekvirent finner at området bør
bli ferdig opparbeidet før
grensemerker settes ned, kan kommunen opprette matrikkelenheten i matrikkelen, uten at
oppmålingsforretningen er fullført. Fullføringen skal gjennomføres innen 2 år.
Observasjon
Etter en gjennomgang av utlånte saker og etter intervjueer er det avdekket følgende: I saker hvor
koordinater på grensepunkt inngår som en del av vedtaket etter plan- og bygningsloven, eller der
grensepunkt kan beregnes gjennom utmål fra eksisterende grensepunkt skjer matrikkelføring uten
at det avholdes forutgående oppmålingsforretning i marka.
I enkelte utlånte saker er oppmålingsforretning utført som kontorforretning. Det foreligger ikke
protokoll for selve utsettingen av grensemerkene i marka.
5. Merknader
Det ble gitt følgende merknad under undersøkelsen:
MERKNAD
I Holmestrand kommune er rutinene for forvaltning av matrikkelloven i liten grad skriftlige.
Kommentarer: Mangel på skrevne rutiner eller sjekklister kan for tilfellet av nyansettelser eller
langtidsfravær av fagperson i kommunen føre til avvik. Videre ser vi at mangelen på rutiner eller
sjekklister kan være årsaken til at det er variabel kvalitet på saker når det gjelder oppfyllelse av
krav til dokumentasjon. Noen saker er tilnærmet komplette mens andre har betydelige mangler.
Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuene avdekket at kommunens
saksbehandling innenfor matrikkelloven har få skriftlige rutiner eller sjekklister. Tilsynet antar
dette kan være årsaken til at det er variabel kvalitet på sakene.
6. Gjennomføring
Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter:
Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling.
Ved intervjuer den 3. april 2013 ble 4 personer intervjuet.
Ved sluttmøte den 4. april 2013 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av resultatene.
I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

VEDLEGG 1
8

14
VEDLEGG 2
Dokumentunderlag for Kartverket sin undersøkelse
Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets
undersøkelse.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for
undersøkelsen.
1. Matrikkelloven med merknader
2. Matrikkelforskriften med merknader
3. Personvern og matrikelen, versjon datert 5.2.2013.
4. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser versjon 3.10.2011
5. Føringsinstruks for matrikkelen, versjon 2.8, oppdatert 23.11.2012
6. Årsrapport 2011 Holmestrand kommune
7. Holmestrand kommune – delegasjonsreglement vedtatt 16.11.2011
8. Organisasjonskart Holmestrand kommune
9. Regneark med statusoversikt for oppmålingssaker etter matrikkelloven
10. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger (alt. for grensejusteringssaker)
11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument

15
VEDLEGG 3
Deltakere på Kartverket sin undersøkelse
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Holmestrand kommune under
åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Thor S. Stickler Rådmann X X X
Svend Bergan Grane Virksomhetsleder Plan og Bygg X X X
Kjersti Bråten Landmåler og matrikkelfører X X X
Truls Engen Matrikkelfører X X X
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fra Statens kartverk deltok Anders Fekjær og Anders Østeraas, med førstnevnte som tilsynsleder.