AVTALEGIRO I AUTOPAY AVTALEGIRO I AUTOPAY ... - Visma
AVTALEGIRO I AUTOPAY AVTALEGIRO I AUTOPAY ... - Visma
AVTALEGIRO I AUTOPAY AVTALEGIRO I AUTOPAY ... - Visma
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Generelt<br />
AvtaleGiro er en tjeneste innen elektronisk betalingsformidling som BBS tilbyr betaler og<br />
betalingsmottaker.<br />
Betalingsmottaker sender inn betalingskrav for kunder som har sagt ja til sin bank om å benytte<br />
AvtaleGiro som betalingsform. Banksystemet sørger for at betaler trekkes automatisk på forfallsdato.<br />
Betaler mottar varsel før forfall om kommende betalinger, og har mulighet til å stoppe betalingen, om<br />
ønskelig. Varsel om kommende betalinger kan formidles via betalers bank eller det kan sendes direkte<br />
fra betalingsmottaker.<br />
AvtaleGiro-tjenesten i AutoPay via dataavsender <strong>Visma</strong> Software er testet og godkjent av BBS. Det<br />
betyr at fasen med test av filer med betalingskrav og sletteanmodning mot BBS ikke er nødvendig for<br />
betalingsmottaker. Innlesing av data fra BBS, dvs. nye og slettede faste betalingsoppdrag og OCRkonteringsdata<br />
(AvtaleGiro-innbetalinger), er testet og godkjent i AutoPay.<br />
Følgende er hentet fra dokumentasjon på BBS sine nettsider<br />
(http://www.avtalegiro.no/avtalegiro/bedrift/avt_brukerhandboker.cfm):<br />
Avtaleforhold<br />
Betaleravtale og faste betalingsoppdrag<br />
Betaleravtale<br />
Betalers bank er betalers avtalepartner. Betaler tegner derfor først en avtale med sin bank om bruk av<br />
AvtaleGiro. Dette er en overordnet avtale som gir betaler rett til å benytte AvtaleGiro for å betale sine<br />
faste regninger. Avtalen knyttes til den kontoen som skal trekkes automatisk. Betaleravtalen opprettes<br />
ofte ved registrering av første faste betalingsoppdrag.<br />
Faste betalingsoppdrag<br />
Når betaler har tegnet en betaleravtale, kan den tilknyttes et eller flere faste betalingsoppdrag. Betaler<br />
oppretter et fast betalingsoppdrag for hver fast regning som ønskes betalt automatisk. Følgende<br />
informasjon registreres på det faste betalingsoppdraget:<br />
• KID<br />
• Betalers kontonummer<br />
• Betalingsmottakers navn og kontonummer<br />
• Beløpsgrense<br />
• Varselkode – ved bortvelging av varsel<br />
• Evt. varighet for det faste betalingsoppdrag<br />
Informasjonen gir knytning mellom betaler og betalingsmottaker i AvtaleGiro.<br />
Betaler kan kun opprette faste betalingsoppdrag mot betalingsmottakere som tilbyr AvtaleGiro.<br />
Informasjon om hvilke betalingsmottakere som tilbyr AvtaleGiro kan gis av banken, alternativt finnes<br />
en oversikt i nettbank.<br />
Betalers inngåelse av fast betalingsoppdrag mot betalingsmottaker kan initieres på ulike måter:<br />
• Betaler kan henvende seg i banken med giroblankett som benyttes som grunnlag for<br />
registrering.<br />
• Betalers bank kan gi betaler forslag om hvilke betalingsmottakere som tilbyr tjenesten.<br />
Forslag kan for eksempel gis på AvtaleGiro info eller i form av DM. Hvis betaler ønsker fast<br />
betalingsoppdrag kan dette bekreftes overfor banken ved bruk av f.eks. nettbank eller på<br />
annen måte.<br />
• Betalingsmottaker kan selv foreslå overfor sine betalere å ta i bruk AvtaleGiro. Dette kan<br />
skje ved at betalingsmottaker sender ut en DM til sine kunder.<br />
AvtaleGiro-logo og forslag/mal for DM finnes på: www.avtalegiro.no.<br />
Side 1 av 8
Betaler har mulighet til å endre navn, adresse og debet kontonummer knyttet til betaleravtalen, debet<br />
konto på faste betalingsoppdrag, samt beløpsgrense og varselkode knyttet til det enkelte faste<br />
betalingsoppdrag.<br />
Betaler har også mulighet til å sperre ett eller flere faste betalingsoppdrag for en periode. I<br />
sperreperioden utføres ikke automatiske trekk mot betalers konto. I stedet vil betalers bank tilby<br />
betaler en alternativ betalingsmåte.<br />
Dersom betaler sletter et fast betalingsoppdrag, sørger betalers bank for at det mottas tilbud om<br />
alternativ betalingsmåte for evt. betalinger som ligger på venteregister. Samtidig gis betalingsmottaker<br />
informasjon om at det faste betalingsoppdraget er avsluttet.<br />
Betalingsmottakers avtale med egen bank<br />
Opprettelse av avtale om bruk av AvtaleGiro<br />
Bruk av tjenesten AvtaleGiro betinger at det inngås en avtale mellom betalingsmottaker og dennes<br />
bankforbindelse.<br />
Avtaleskjema med avtalevilkår<br />
Avtaleskjema fylles ut og underskrives av betalingsmottaker og banken.<br />
Betalingsmottaker skal ha kopi av både avtaleskjema og avtalevilkår.<br />
Banken arkiverer egen gjenpart. (Avtaleskjema og avtalevilkår skal ikke sendes BBS)<br />
Registreringsskjema<br />
Registreringsskjema 1 og 2 fylles ut og underskrives av betalingsmottaker og banken, og sendes BBS<br />
i 2 eksemplarer for registrering.<br />
BBS skanner eget eksemplar og returnerer betalingsmottakers og bankens eksemplar påført dato som<br />
avtalen ble registrert gyldig i BBS.<br />
Da KID benyttes i alle betalingsoppdrag, og konteringsdata leveres i OCR giro-format, er det en<br />
forutsetning at betalingsmottaker har gyldig avtale om OCR giro på samme konto som AvtaleGiro.<br />
Selvkomponert eksempel:<br />
Et eksempel<br />
Regnskapsbyrået Tall og Fakta AS kjører økonomisystemet <strong>Visma</strong> Business Regnskapsbyrå og fører<br />
regnskap for bl.a. Boltiten Borettslag AL, som altså er en <strong>Visma</strong> Business-klient. Boltiten ønsker å tilby<br />
sine leietakere å betale husleie med AvtaleGiro. Tall og Fakta AS kan ordne det meste av skjemaer og<br />
utfylling av disse på vegne av Boltiten, men Boltiten må signere avtaler og skjemaer mot BBS og<br />
banken sin, Storbanken.<br />
Avtaleforhold<br />
Betalingsmottakers avtale med egen bank<br />
Avtaleskjema med vilkår<br />
Boltiten må inngå avtale med Storbanken for å kunne tilby AvtaleGiro-tjenesten. Avtaleskjema ”Avtale<br />
om betaler-tjenester og betalingsmottaker-tjenester i næringsforhold – Del E av kontoavtalen” må<br />
fylles ut og underskrives av begge parter. Sett kryss i rutene for AvtaleGiro og OCR giro under<br />
Betalingsmottaker-tjenester. Dette skjemaet med avtalevilkår skal ikke til BBS, men arkiveres hos<br />
Boltiten og Storbanken.<br />
Registreringsskjema<br />
Side 2 av 8
Boltiten og Storbanken fyller ut og underskriver Registreringsskjema 1 og 2, som så sendes til BBS for<br />
registrering. Husk å sette X i rutene for AvtaleGiro og OCR giro under ”Betalingsmottaker-tjenester” og<br />
”Avtalen gjelder”.<br />
BBS arkiverer sitt eksemplar og returnerer Storbankens og Boltitens eksemplarer påført dato for når<br />
avtalen ble registrert som gyldig for bruk i BBS.<br />
NB! BBS tildeler avtalen om AvtaleGiro en avtaleID. Den skal ikke brukes i noen form for forsendelser<br />
i AutoPay til og fra BBS, derfor er det heller ikke laget felt for å lagre denne avtaleID i AutoPay. Den vil<br />
sannsynligvis bli spurt etter ved henvendelser fra betalingsmottaker til BBS om AvtaleGiro-oppdrag, så<br />
ta vare på den.<br />
AutoPay-avtalen kan nå merkes med hake i feltet for AvtaleGiro.<br />
Generelle tips for betalingsmottaker<br />
Eksisterende OCR-avtale kan ikke bare endres til også å omfatte AvtaleGiro. Ny avtale må tegnes og<br />
sendes til BBS. Evt. Ny avtaleID for OCR og remittering må legges inn i AutoPay.<br />
Eksisterende AvtaleGiro-avtale med annen dataavsender/konteringsmottaker kan aktiveres mot <strong>Visma</strong><br />
Software ved å sende Epost til registerhold@bbs.no og oppgi hvilke kontonr og avtaleID’er det gjelder<br />
og <strong>Visma</strong> Software’s kundeenhetsID som dataavsender og konteringsmottaker. Dette vil medføre at<br />
BBS sender kundeinfo fra den gamle avtalen i OCR-fil til <strong>Visma</strong> Software og AutoPay vil oppdatere<br />
kunder i <strong>Visma</strong> Business med riktig type varsling m.m. – såfremt KID-oppsettet i <strong>Visma</strong> Business<br />
stemmer med KID-beskrivelsen i den gamle avtalen.<br />
Vær nøye i utfylling av punkt 8 om ”KID for AvtaleGiro” i avtaleskjemaet!<br />
Side 3 av 8
Tilby Boltitens leietakere å betale med AvtaleGiro<br />
I <strong>Visma</strong> Business Regnskapsbyrå er det laget eget skjermbilde i vedlikehold av kunder der<br />
nødvendige felt for AvtaleGiro-løsningen i AutoPay er tatt inn. Skjermbildet kan også importeres i<br />
standard <strong>Visma</strong> Business.<br />
Som standard vil AutoPay ta i bruk feltet ”Gr. 7” på kunden (Aktører-tabellen) for å merke kunden riktig<br />
i forhold til varslingsmåte. Verdiene 20 og 21 her betyr at kunden har AvtaleGiro-avtale. I skjermbildet<br />
nevnt over, har feltet fått ledetekst ”AutoGiro / AvtaleGiro”. Ved å dobbelklikke i feltet i Kunder-fanen,<br />
kommer en inn i en dialog der en kan velge blant ulike verdier. Markèr ”1 – Opprette avtale –<br />
AvtaleGiro”. Knappen Utskrift avtale blir nå tilgjengelig slik at en kan trykke på den og få opp et Worddokument<br />
med nødvendige data fylt ut for den aktuelle leietakeren. Skriv ut dokumentet og send det til<br />
leietaker.<br />
Andre måter å initiere inngåelse av fast betalingsoppdrag er nevnt under Avtaleforhold - Betaleravtale<br />
og faste betalingsoppdrag over. Se det avsnittet for detaljer.<br />
Kundefanen i <strong>Visma</strong> Business Regnskapsbyrå<br />
Betalers avtale med egen bank<br />
For leietakeren i Boltiten er det hans egen bank (heretter Sparebanken) som er avtalepartner. Derfor<br />
må han først tegne en overordnet avtale med Sparebanken om bruk av AvtaleGiro. Avtalen knyttes til<br />
den kontoen som skal trekkes automatisk. Til denne avtalen kan det knyttes et eller flere faste<br />
betalingsoppdrag, i dette tilfellet husleietrekk.<br />
Word-dokumentet (signert av leietakeren) fra forrige avsnitt, kan enten leietakeren, Boltiten eller Tall<br />
og Fakta AS ta med til Sparebanken. Dette faste betalingsoppdraget registreres så i BBS.<br />
Info om det faste betalingsoppdraget vil sendes fra BBS i OCR-fil, fanges opp i AutoPay og til sist<br />
oppdatere kunden i <strong>Visma</strong> Business med varslingstype etc.<br />
Det gir ingen mening å fylle ut de aktuelle feltene i <strong>Visma</strong> Business på kunden, danne AvtaleGiro-trekk<br />
og sende til BBS, før kunden/leietakeren har inngått avtale med Sparebanken og denne avtalen er<br />
registrert i BBS!<br />
Side 4 av 8
Faner for oppfølging i <strong>Visma</strong> Business<br />
I <strong>Visma</strong> Business Regnskapsbyrå er det lagt på ekstra faner for AvtaleGiro-trekk i Betalingsformidling.<br />
Disse kan også importeres i standard <strong>Visma</strong> Business.<br />
Betalingsformidlingfanen i <strong>Visma</strong> Business Regnskapsbyrå<br />
Side 5 av 8
Definisjon av viktige ord og uttrykk<br />
Hentet fra BBS sine nettsider (http://www.avtalegiro.no/avtalegiro/bedrift/avt_brukerhandboker.cfm).<br />
Listen er i alfabetisk rekkefølge.<br />
Avtale-ID<br />
AvtaleGiro-avtale<br />
AvtaleGiro info<br />
BBS-dato<br />
Beløpsgrense<br />
Betaleravtale<br />
Betalingskrav<br />
Betalingsperiode<br />
Fast<br />
betalingsoppdrag<br />
Forfallsdato<br />
(Betalingsdato)<br />
Format<br />
Forsendelse<br />
Forsendelsesnummer<br />
Fremmedreferanse<br />
- En unik identifikasjon av mottakers avtale i BBS.<br />
- Er blitt vanlig betegnelse på fast betalingsoppdrag (FBO), i<br />
markedskommunikasjon mot betalere. (Fast betalingsoppdrag – se<br />
under.)<br />
- En periodisk oversikt som sendes betaler med AvtaleGiro. Oversikten<br />
viser betalinger som forfaller den kommende betalingsperioden, samt<br />
status for alle betalers faste betalingsoppdrag.<br />
- Behandlingsdato i BBS, dvs. den dato BBS foretar avregning av<br />
transaksjonene.<br />
- En øvre beløpsgrense som betaler kan sette per trekkmåned, per<br />
betalingsmottaker.<br />
- Betaleravtale inngås mellom betaler og betalers bank før AvtaleGiro tas i<br />
bruk. Avtalen regulerer betalers og bankens rettigheter og plikter.<br />
- Det beløp, evt. med tilhørende informasjon, som skal belastes betalers<br />
bankkonto.<br />
- En forhåndsbestemt periode hvor varslede betalinger forfaller. Perioden<br />
er definert som fom. 15. i en måned, tom. 14. i etterfølgende måned.<br />
- Et fast betalingsoppdrag er en instruks fra betaler til egen bank, som sier<br />
at en bestemt betalingstype (regningstype) til en bestemt<br />
betalingsmottaker ønskes betalt med AvtaleGiro.<br />
Ofte benyttes ”FBO” som forkortelse for fast betalingsoppdrag.<br />
- Den dato betaler trekkes automatisk. Dersom forfalls-/ betalingsdato faller<br />
på lørdag/søndag/bevegelig helligdag, foretas automatisk trekk<br />
påfølgende virkedag.<br />
- Oppbygning av recordene.<br />
- Datakommunikasjonsfiler som sendes fra/til betalingsmottakers<br />
dataavsender/ datamottaker. Forsendelse åpner med en startrecord for<br />
forsendelse og avsluttes med en sluttrecord for forsendelse.<br />
- Unik nummerering av forsendelser innen 14 dager, fra/til dataavsender/-<br />
mottaker.<br />
- Betalers identifikasjon av betaling/betalingsmottaker. Hvis feltet<br />
fremmedreferanse i betalingskravet er utfylt, vil fremmedreferanse<br />
fremkomme på AvtaleGiro info og kontoutskrift til betaler.<br />
Side 6 av 8
KID<br />
- KID, kundeidentifikasjon, er betalingsmottakers identifikasjon av et<br />
betalingskrav.<br />
KID skal inneholde kundenummer, eller annen unik identifikasjon av<br />
betaler, og evt. betalingstype hvis betaler har flere kundeforhold til<br />
samme betalingsmottaker.<br />
Kunde-ID<br />
- Kontoeiers Organisasjonsnummer (for bedrifter/foretak),<br />
personnummer (for personkunde).<br />
Kunde-ID benyttes som høyeste begrep i BBS for å samle en<br />
betalingsmottakers konti og avtaler.<br />
Kundeenhet-ID/<br />
Dataavsender<br />
Kundeenhet-ID/<br />
Datamottaker<br />
Kundeenhet-ID/<br />
Listemottaker<br />
Kundereferanse<br />
- Avsender av data for en eller flere avtaler. Dataavsender kan være<br />
avtalekunden selv, eller f.eks. en datasentral.<br />
- Mottaker av data for en eller flere avtaler. Datamottaker kan være<br />
avtalekunden selv, eller f.eks. en datasentral.<br />
- Mottaker av listemateriell. Listemottaker kan være avtalekunden selv,<br />
eller f.eks. et regnskapskontor.<br />
- Kundereferanse er knytning mellom betalingsmottaker og betaler i<br />
AvtaleGiro. Kundereferansen ligger i KID-feltet og består av betalers<br />
unike identifikasjon hos betalingsmottaker, og evt. betalingstype.<br />
Kundenummer og betalingstype skal ligge på faste definerte steder i KIDfeltet<br />
for hver enkelt KID-alternativ som er angitt på registreringsskjemaet<br />
for AvtaleGiro.<br />
Mottakeravtale<br />
Oppdrag<br />
Oppdragskonto<br />
Oppdragsnummer<br />
Record<br />
Transaksjon<br />
- Avtale om bruk av AvtaleGiro må opprettes mellom betalingsmottaker og<br />
betalingsmottakers bank før AvtaleGiro kan tas i bruk. Avtalen regulerer<br />
betalingsmottakers og bankens rettigheter og plikter i forbindelse med<br />
mottakers bruk av AvtaleGiro. Det opprettes kun én avtale om bruk av<br />
AvtaleGiro per oppdragskonto.<br />
- Samling av transaksjoner, f.eks. betalingskrav, i en forsendelse. Alle<br />
transaksjoner i oppdraget må tilhøre samme oppdragskonto. Det kan<br />
ligge flere oppdrag i én forsendelse.<br />
- Betalingsmottakers konto som skal godskrives<br />
- Fortløpende unik nummerering av oppdrag. Oppdragsnummeret må<br />
være unikt innen de siste 12 måneder + 1 dag. Oppgis av dataavsender.<br />
- En transaksjon kan være delt opp i flere recorder, der hver record<br />
inneholder definerte deler av transaksjonen.<br />
- Brukes i AvtaleGiro som betegnelse på en logisk enhet i et oppdrag til/fra<br />
BBS.<br />
Transaksjonsnummer - Fortløpende nummerering av transaksjonene i oppdraget.<br />
Transaksjonsnummer starter på 1, og adderes med 1 per logisk<br />
transaksjon. Alle recorder tilhørende en logisk transaksjon, skal ha<br />
samme transaksjonsnummer. Oppgis av dataavsender.<br />
Side 7 av 8
Transaksjonstype<br />
Venteregister<br />
Varselkode<br />
- Kode som angir hvordan en transaksjon skal bli/har blitt behandlet.<br />
- Et register der mottatte transaksjoner blir liggende frem til forfallsdato.<br />
- Betaler skal alltid varsles om kommende betalingskrav, men har mulighet<br />
til og velge bort dette.<br />
Side 8 av 8
Change language