Prosjektplan 7.0 - Brukerveiledning - SIFO

Prosjektplan 7.0 

BRUKERVEILEDNING 

Prosjektforum AS, Postboks 173, 1431 Ås 

Tlf. 64 94 35 70 post@prosjektforum.no - www.prosjektforum.no

© Prosjektforum AS Brukerveiledning for Prosjektplan 7.0 Side 2

Innhold 

Innledning ..................................................................................................................................................... 4 

De viktigste nyhetene i versjon 7.0............................................................................................................ 5 

Målrettet prosjektstyring ............................................................................................................................. 6 

Planlegging er gruppearbeid! ...................................................................................................................... 6 

Installasjon og oppstart ............................................................................................................................... 7 

Lagring / avslutning..................................................................................................................................... 8 

Filbeskyttelse................................................................................................................................................. 8 

Prosjektdirektivet.......................................................................................................................................... 8 

Utfylling av prosjektdirektivet................................................................................................................ 8 

Utskrift av prosjektdirektivet ................................................................................................................. 9 

Milepælplanen.............................................................................................................................................10 

Headingen...............................................................................................................................................10 

Resultatområdene ..................................................................................................................................10 

Videre utfylling av milepælplanen .......................................................................................................11 

Utskrift av milepælplanen.....................................................................................................................11 

Prosjektansvarskartet .................................................................................................................................12 

Headingen...............................................................................................................................................12 

Utfylling av prosjektansvarskartet .......................................................................................................12 

Rapport på prosjektansvarskartet........................................................................................................14 

Utskrift av prosjektansvarskartet.........................................................................................................15 

Aktivitetsansvarskartet...............................................................................................................................15 

Utskrift av aktivitetsansvarskartet .......................................................................................................16 

Ressursbruk.................................................................................................................................................17 

Utfylling av Ressursforbruk .................................................................................................................17 

Forklaring til begrepene........................................................................................................................18 

Noen enkle Excel-tips ...............................................................................................................................19 

Bruk av pdf-format for kommunikasjon ................................................................................................19 

Pdf-formatet...........................................................................................................................................19 

Installasjon..............................................................................................................................................19 

Bruk .........................................................................................................................................................20 

Lesing av pdf-filer..................................................................................................................................20 

Målrettet Prosjektstyring – en hjelp til utvikling av planverk ..............................................................21 

A. Framgangsmåte for praktisk milepælplanlegging.........................................................................21 

B. Framgangsmåte ved utfylling av prosjektansvarskartet...............................................................22 

Sjekkliste for kvalitetssikring av milepælplanen ................................................................................22 

Om selve planen ....................................................................................................................................22 

Om de enkelte milepæler......................................................................................................................23 

Sjekkliste for kvalitetssikring av prosjektansvarskartet.........................................................................24 

Framgangsmåte ved aktivitetsplanlegging ..............................................................................................25 

Framgangsmåte ved rapportering og oppfølging ..................................................................................26 

Priser mm ....................................................................................................................................................28 

Lyst til å lære mer om prosjekter?.........................................................................................................28 

Ås, januar 2006 

© 1997 - 2006 Prosjektforum AS, Pb 173, 1430 ÅS 


Innledning 

Velkommen som bruker av PROSJEKTPLAN som nå foreligger i ny versjon, versjon 7.0 per 

januar 2006. 

PROSJEKTPLAN 7.0 er utviklet i Excel, og kan nyttes i Excel XP, 2003 og 2000. 

Vi anbefaler Windows 2000 eller nyere. 

Programmet er først og fremst laget for deg som har gjennomført opplæring i prosjektledelse og 

prosjektarbeid, og som kjenner planleggingsmetoden og opplegget for rapportering. Programmet 

er da langt på vei selvinstruerende, men krever alminnelig kjennskap til Excel. 

Filbeskyttelse 

Vi har valgt å beskytte alle arkene for å unngå feil. Dersom du er trygg på bruken av Excel og 

ønsker å stå litt friere med hensyn til redigering av fonter mm kan du oppheve 

skrivebeskyttelsen. Mer om dette på side 5. 

Bla gjennom dette heftet, det tar bare noen minutter ... 

Vi håper du vil få glede av programmet. Har du problemer eller vil gi oss tips om 

forbedringer vil vi gjerne høre fra deg! 

Lykke til! 


De viktigste nyhetene i versjon 7.0 

Generelt: 

1. Ny lay-out 

2. Ny brukerveiledning (oversendes i pdf) 

3. Ny funksjon for sikkerhet og beskyttelse av alle ark - velges fra prosjektdirektivet 

4. Mulighet for elektronisk distribusjon av hele eller deler av planverket og rapportene 

i PDF-format 

5. Generell feilretting 

Milepælplanen: 

1. Mulighet for automatisk sortering av milepæler etter sluttdato 

2. Automatisk nummerering av nodene som identifiserer milepælene 

3. Mulighet for 1 eller 2 initialer i nodene 

4. Nytt skjermbilde for innlegging av resultatområder med hjelpefunksjon 

5. Milepælenes identitet angitt i nodene overføres automatisk til prosjektansvarskartet 

Prosjektansvarskartet: 

1. Milepælenes identitet angitt i nodene overføres automatisk til prosjektansvarskartet 

2. Knappen ”Still tidsskala” er fjernet. Knappen ”Juster tid” er nå en av/på knapp som 

overtar denne funksjonen. 

3. Automatisk oppsummering av estimat 

4. Mulighet for automatisk omregning fra timeverk til dagsverk eller ukeverk og vice 

versa 

5. Mulighet for innlegging av flere (29) instanser/personer. 

Aktivitetsansvarskartet: 

1. Automatisk oppsummering av estimat 

2. Mulighet for automatisk omregning fra timeverk til dagsverk eller ukeverk og vice 

versa 


Målrettet prosjektstyring 

Programmet lar deg foreta prosjektplanlegging og fylle ut skjemaene etter prinsippet om 

målrettet prosjektstyring. Programmet forutsetter at du kjenner denne metoden. 

For en praktisk innføring i prosjektfaget og metoden anbefales boka ”Hjelp, jeg er blitt 

prosjektleder” av Arild Stavne og Jan Thormodsæter som du får kjøpt hos Prosjektforum AS. 

Ny lærebok 

fra Prosjektforum AS! 

Planlegging er gruppearbeid! 

Vi hevder med styrke at "(prosjekt)planlegging er gruppearbeid"! Du bør ha gjennomført det 

aller meste av den overordnete planleggingen før du tar programmet i bruk. Ta med deg din 

prosjektgruppe og arbeid deg gjennom de ulike nivåene ved hjelp av kreative teknikker, papir og 

blyant! Ferdigtrykte skjemaer kan du få hos Prosjektforum AS eller skrive ut fra programmet. 

Gjennomfør gjerne et oppstartseminar som en forberedelse til prosjektstart. 

Kreative oppstartseminar gir mye og er gøy! 


Installasjon og oppstart 

Ta en sikkerhetskopi av mottatte filer for å sikre deg mot eventuelle feil under installering. 

Du har fått to filer: 

Prosjektplan 7.0.xls 

- mal for innlegging av et nytt prosjekt 

Prosjektplan 7.0 - Brukerveiledning.pdf - brukerveiledningen (den du nå leser). 

Gjør følgende: 

• Kopier filene fra CD til harddisk eller nettverksstasjon 

• Åpne fila Prosjektplan 7.0.xls for å legge inn et nytt prosjekt 

• Lagre ditt nye prosjekt med et nytt navn for å beholde malen intakt 

Etter oppstart får du opp en dialogboks med informasjon om bruk av makroer. Trykk Aktiver 

makroer. Dersom dette ikke fungerer må du endre sikkerhetsnivået i Excel. Velg i så fall Verktøy 

Makro Sikkerhet og kryss av for Middels. 

Deretter kommer følgende menybilde opp. Klikk på ønsket boks. 

Uansett hvilket skjema du er inne i vil du få opp blå bokser som gjør at du kan veksle mellom 

ulike skjemaer, komme tilbake til menybildet, skrive ut skjemaet osv. Har du valgt et lite 

skjermbilde vil noen av boksene ikke vises. Navigere deg vannrett mot høyre/venstre for å se 

alle. Juster skjermstørrelsen etter behov. Valg for dette finner du på verktøylinja Standard. 


Lagring / avslutning 

Lagre slik du gjør ellers i Excel og andre Office-produkter; enten vha diskettsymbolet, eller via 

Fil Lagre eller Lagre som. 

TIPS! Excel har som standard for "Lagre som" at angitt mappe i "Standard filplassering" hos 

deg foreslås som lagringsmappe. Vær derfor oppmerksom slik at du lagrer i rett mappe. 

Se Verktøy - Alternativer - Generelt - Standard filplassering. 

Filbeskyttelse 

Dersom du ønsker en noe friere redigering enn programmet tillater kan 

du låse opp arkene ved å oppheve beskyttelsen. Alle ark er låst uten passord. 

Dette gir deg altså full redigeringstilgang, men NB!! også muligheten for å ødelegge 

standardoppsettet… 

Slik låser du opp det aktive arket: 

1. Gå til prosjektdirektivet 

2. Trykk knappen ”Beskyttelse” 

3. I dialogboksen velger du beskyttelse eller ikke 

4. Her kan du også aktivere funksjonen ”Dra og slipp” 

Merk at du også kan gjøre dette via Excels egne menyer, men da kun for ett ark av gangen. 

Oppskriften for dette er: 

Verktøy - Beskyttelse - Opphev skrivebeskyttelse 

For å låse med Excels funksjoner: 

Verktøy - Beskyttelse - Beskytt ark (ønsker du å benytte passord lager du dette selv) 

Prosjektdirektivet 

Prosjektdirektivet angir det fundamentet og de rammebetingelsene som skal gjelde for prosjektet 

på et overordnet nivå. Her avklares ulike mål og aktuelle tiltak. Direktivet tar også for seg 

organisering, budsjett mm. 

Utfylling av prosjektdirektivet 

På skjemaet vil utfyllingen foregå i celler av svært ulik størrelse samt i tekstbokser og 

avkrysningsbokser. Cellene er tilpasset antatt tekstmengde. 

I celler skriver du inn ønsket tekst. Skjemaet består mange steder av sammenslåtte celler for å 

lette redigeringen og oversikten. Skal du redigere en celle dobbeltklikker du i cella og redigerer 

på vanlig måte. 


TIPS! Skriver du rett inn i en celle med tekst slettes det som står der, ønsker du å redigere må 

du dobbeltklikke. Klikk i riktig celle! 

For linjedeling i celler: Trykk Alt + Enter. 

Dersom du har behov for flere linjer (f.eks. under Prosjektgruppe) kan du få dette til ved å 

høyreklikke på aktuell rad og deretter trykke Sett inn og krysse av for Hele raden. Tilsvarende 

framgangsmåte for å slette rader. Vær oppmerksom på at det er lite å gå på i margene, så dersom 

du setter inn en rad ett sted bør du slette en et annet sted. 

Hvis du ønsker mer tekst i tekstboksene som beskriver Bakgrunn, Effektmål, Objektmål og 

Hovedtiltak kan dette gjøres ved å trykke på "knapp" øverst på side 2. prosjektdirektivet utvides 

da til å omfatte 5 sider (i stedet for 4). 

TIPS! Dersom du ønsker å benytte punktmerking eller nummerering av punkter for eksempel 

under Effektmål eller Objektmål kan du lage teksten i word, sette på punkt eller 

nummer, og deretter klippe teksten inn i aktuell tekstboks. 

I alle avkrysningsbokser er det nok med ett klikk, og avkrysningen skjer automatisk. Budsjettet 

på side 3 summeres automatisk. 

Utskrift av prosjektdirektivet 

Trykk på boksen "Skriv ut" oppe til høyre i skjermen. 

Utsnitt av Prosjektdirektivet 


Milepælplanen 

Milepælplanen angir delmål (milepæler) for prosjektet og når de skal være nådd. Planen viser 

klart hvilke tema prosjektet skal arbeide med og hvilke resultater som skal oppnås underveis. 

Rapportering på et overordnet nivå kan også skje her. 

Milepælplanen lages etter at første utkast til prosjektdirektiv er ferdig. 

Du kommer inn på milepælplanen enten direkte fra prosjektdirektivet eller fra menysiden. 

Headingen 

Headingen lages automatisk ved at prosjektets "Kortnavn", "Prosjektleder" og "Utfylt dato" 

hentes automatisk fra prosjektdirektivet. Fonter kan økes/minskes ved hjelp av pilknappene til 

høyre i headingen. 

Resultatområdene 

Ved å klikke på boksen for resultatområdene får du opp en meny som ber deg angi inntil fem 

resultatområder. Er det lange navn på resultatområdene kan det bli plassproblemer. 

Her er det også en enkel hjelpefunksjon. 

TIPS! Har du så mange som 4 eller 5 resultatområder bør du legge de med kortest tekst som 

nr 4 og 5. Prøv deg fram til du blir fornøyd. Dersom du trenger å dele ord på to linjer 

bruk et mellomrom eller bindestrek. Ikke skriv lenger ord enn angitt i skjermbildet 

Resultatområder. 

Etter at du har valgt resultatområder vil du oppe i skjermen få opp noder (ringer) med 

forbokstavene (initialer) for de resultatområdene du har valgt. Klikk på ønsket node og den 

plasserer seg på den samme rad som markøren står på. Du må altså plassere deg på rett rad med 

markør. Dersom du står på feil rad og noden havner her kan du enkelt dra den på plass med 

mus eller slette den. Alle nodene får ID etter resultatområdets forbokstav – du kan velge mellom 

en eller to initialer. 

Når planen nærmer seg ferdigstilling skal du sortere milepælene etter ferdigdato. Knapp for dette 

finner du over de to datokolonnene. 

Streker som viser avhengighet får du fram ved å klikke boksen "Sett inn avhengighet" som du 

finner like under nodene. En strek stiller seg da loddrett i andre rad, og du kan enkelt dra i 

endene på den slik at den kommer på rett plass. 

TIPS! Dersom flere (eller alle) milepæler i samme resultatområde har innbyrdes avhengighet er 

det nok med en strek, lag den så lang du ønsker og legg den bakerst (bak nodene) ved å 

høyreklikke på streken og velge kommandoen Rekkefølge - Plasser lengst bak. 


Utsnitt av milepælplanen 

Videre utfylling av milepælplanen 

Milepæltekstene skrives inn i cellene. Radene vil utvides nedover etter behov. Du kan sette inn 

eller slette rader/milepæler ved hjelp av de blå boksene midt i skjermen. Stå med markøren i den 

raden der du vil ha endringen. Når du setter inn nye rader/milepæler her vil det også bli gjort på 

prosjektansvarskartet. 

Kolonner for "Antatt starttidspunkt" og "Antatt ferdigtidspunkt" finner du til venstre på 

skjemaet. Disse er koblet mot tilsvarende kolonner på prosjektansvarskartet, og du kan selv 

velge når og hvor du vil fylle inn datoene. De vil automatisk bli oppdatert i begge skjemaene. 

Nytter du milepælplanen også som rapporteringsverktøy fyller du inn kolonnen for rapportering 

(til høyre i skjermbildet) etterhvert som prosjektet skrider fram. 

Utskrift av milepælplanen 

Trykk på boksen "Skriv ut" oppe til høyre i skjermen. 

(Kolonnen for "Antatt starttidspunkt" er egentlig ikke en del av milepælplanen og vil ikke bli 

skrevet ut her). 

TIPS! Dersom du har mange milepæler (over én side) må du angi utskriftsformat. Velg Fil - 

Utskriftsformat - Ark. Øverst her er det angitt utskriftsområde. Øk antall rader som ønskes 

skrevet ut til du får med alle (det bakerste tallet). Tilsvarende gjelder dersom du vil ha 

med "Antatt starttidspunkt", merk det område du vil ha skrevet ut og velg Skriv ut - 

Merket område. 


Prosjektansvarskartet 

Prosjektansvarskartet angir deltakere, ansvar, roller, tidsbruk og framdriftsplan for hver enkelt milepæl. 

Prosjektansvarskartet gir på en oversiktlig og ryddig måte svært mye informasjon til de 

involverte. 

Et opplegg med forhåndsdefinerte rapporteringskriterier til bruk i rapporteringen mellom 

prosjektleder og styringsgruppe er også innarbeidet i dette skjemaet. 

Du kommer inn på prosjektansvarskartet fra milepælplanen, fra prosjektdirektivet eller fra 

menysiden. 

Headingen 

Headingen lages automatisk ved at prosjektets "Kortnavn", "Prosjektleder" og "Utfylt dato" 

hentes automatisk fra prosjektdirektivet. Fonter kan økes/minskes ved hjelp av pilknappene til 

høyre i headingen. 

Utfylling av prosjektansvarskartet 

På prosjektansvarskartet gjentas milepælene, men i en kortere form. Dersom du ønsker det kan 

du ved å trykke den blå boksen "Milepæler fra milepælplanen" midt i skjemaet få lagt over alle 

milepælene i kortform. Pga plassen kappes tekstene automatisk slik at noe redigering blir 

nødvendig (de 35 første tegnene overføres). 

Milepælenes ID, for eksempel K1, S4, P2 osv. blir også overført fra milepælplan til 

prosjektansvarskart. 

TIPS! Dersom du har redigert de korte milepæltekstene her bør du IKKE trykke boksen for 

"Milepæler fra milepælplanen" seinere. Den vil da gjenta tidligere prosedyre og skrive 

over dine redigeringer. 

Fyll inn Instanser/personer (nummereres automatisk) og ansvarsforhold (symbolene A, U, B, R, 

I). Cellene med Instanser/personer vil skråstilles etter at du har skrevet dem inn og forlatt cella 

ved hjelp av Enter eller piltast. 

For deg som har mange instanser/personer involvert kan du nå legge inn inntil 29 stk. Knapp 

for dette finner du øverst til høyre. Merk at du da må skrive ut ansvarskartet to ganger, én for 

instansene nummerert 1-15 og én for 15-29. 

Når du vil legge inn "Antatt starttidspunkt" og "Antatt ferdigtidspunkt" for milepælene (kan 

også gjøres på milepælplanen) trykker du boksen "Juster tid". Etter at begge kolonnene er fylt ut 

tegner programmet Gannt-diagrammet i kolonnen "Tidsskala" (kalendertid). Programmet 

beregner selv nødvendig plass avhengig av prosjektets lengde. Endrer du datoer underveis må du 

trykke ”Juster tid” på nytt. 


VIKTIG: Bruk norsk datoformat: dd.mm.åå 

Dersom alle datoer er i inneværende kalenderår er det nok å angi dd.mm 

Overskriftene på Tidsplanen angis automatisk av programmet og kan ikke redigeres manuelt. 

TIPS! Dersom datofeltene vises som ”skigarder” (########) på skjermen kan det tyde på 

at din PC er oppsatt med formatet dd.mm.åååå (f.eks. 17.07.2007). Dette kan endres ved 

å trykke Format – Celler - Tall - Dato og så velge 14.01.03 som format. Generelt kan dette 

også endres i Windows regionale innstillinger. 

Estimering 

For å finne ut hvor omfattende arbeidet med å nå milepælene er må du estimere arbeidet. 

Dette gjøres på prosjektansvarskartet i kolonnen ”Estimat T/D/U”. Her kan du velge timeverk 

(T), dagsverk (D) eller ukeverk (U). 

Ved å trykke på knappen ”Estimat T/D/U” kan du angi forholdet mellom timer, dager og uker. 

Som standard er ett ukeverk satt til 5 dagsverk med ett dagsverk lik 7 timer. 

Du kan også endre fra en angivelse til en annen, for eksempel fra dagsverk til timer etter at 

estimatet er lagt inn. Merk at angivelsen da også endres i rapportens venstre del i kolonnene for 

”Utført” og ”Gjenstående”. 

Utsnitt av prosjektansvarskartet 


Rapport på prosjektansvarskartet 

Ved rapportering nyttes som vanlig venstre del av skjemaet (bare deler av dette er synlig på 

figuren over). Her kan du bruke metodens anbefalte kriterier for rapportering. 

Merk deg at ”Utført” og ”Gjenstående” summeres opp automatisk etter hvert som 

rapporteringen skrider fram. 

Som regel er det nødvendig med en kort verbal rapport i tillegg til rapporten på 

prosjektansvarskartet. Benytt da valget Utdyping av rapport (blå boks oppe til venstre) og du får 

opp et eget ark. Dagens dato er angitt, men den kan endres. Her kan du utdype rapporten ved 

hjelp av de forhåndsvalgte stikkordene. Cellene utvider seg ved behov. 

Her kan du også lagre flere rapporter etter hvert som prosjektet gjennomføres. Når du skal lage 

rapport nummer to endrer du datoen og skriver inn ny tekst. Neste gang du kommer til dette 

valget vil du da finne to rapporter i menyen ”Rapporteringsdato” oppe i skjermen. Og slik 

fortsetter du. På denne måten kan du ta vare på alle rapportene gjennom hele prosjektets livsløp. 

Figuren under viser at dette prosjektet har rapportert pr 04.04.06, 05.05.06 og 06.06.06. 

Utsnitt av skjema for utdyping av rapport på prosjektansvarskartet 


Utskrift av prosjektansvarskartet 

Her har du to utskriftsalternativer: 

• "Skriv ansvarskart" gir deg plandelen. 

• "Skriv hele" gir deg hele prosjektansvarskartet og skjema "Utdyping av rapport". Dette er 

nødvendig ved rapportering underveis i prosjektet. 

Dersom du har flere rapporter lagret vil utskriften velge siste utgave av "Utdyping av 

rapport" eller den du har i skjermbildet hvis det er en annen. 

• Du kan også skrive ut kun utdyping av rapport direkte fra dette valget. 

TIPS! Dersom du ønsker kolonnene med Antatt starttidspunkt og Antatt ferdigtidspunkt med 

på utskriften merker du dem sammen med det du ellers vil ha med og trykker Fil - Skriv 

ut - Merket område. 

For generering av Aktivitetsansvarskart (detaljplaner) se under. 

Aktivitetsansvarskartet 

Dette er også et ansvarskart for beskrivelse av ansvar, roller og framdrift og det inneholder de 

samme elementer som prosjektansvarskartet. Aktivitetsansvarskartet benyttes for en mer 

detaljert planlegging og organisering av de enkeltmilepæler som krever det. Det viser altså 

aktiviteter innenfor den enkelte milepæl, mens prosjektansvarskartet opererer på milepælnivå. 

I versjon 7.0 genereres aktivitetsansvarskartene direkte fra prosjektansvarskartet. Det er 

muligheter for å lage inntil 40 aktivitetsansvarskart. Disse velges fra menyen Aktivitetsansvarskart 

midt i skjermen. Når du velger ett av disse (nummerert fra 1-40) foreslås navn ut fra 

milepælteksten, dette kan du godta eller endre. Et tips kan være å angi det med 

milepælidentiteten slik: K4: Når beslutning om finansiering er avklart. 

Du kan også navngi, eller endre navn, seinere direkte fra aktivitetsansvarskartet. Her kan du også 

generere nye. 


Figuren viser generering av aktivitetsansvarskart fra prosjektansvarskartet 

For øvrig fylles Aktivitetsansvarskartet ut på samme måte som prosjektansvarskartet. Når du 

fyller inn nye aktiviteter nummereres disse automatisk. 

Husk å angi hvilke milepæler som behandles, som sagt over, gjerne som en del av navnet på 

skjemaet. 

Utskrift av aktivitetsansvarskartet 

Her har du også to utskriftsalternativer: 

• "Skriv aktivitetsplan" gir deg plandelen. 

• "Skriv hele" gir deg hele Aktivitetsansvarskartet. Dette er nødvendig ved rapportering 

underveis i prosjektet. 

TIPS! Dersom du ønsker kolonnene med Starttid og Sluttid med på utskriften merker du dem 

sammen med det du ellers vil ha med og trykker Fil - Skriv ut - Merket område. 


Ressursbruk 

Dette er et ansvarskart for beskrivelse av ressursbruken og inneholder mange av de samme 

elementene som prosjektansvarskartet. 

Skjema for ressursbruk benyttes for oversikt over planlagt, brukt og estimert gjenstående 

ressurser, og gir en god oversikt over tidsforbruk og ferdiggrad på de enkelte milepælene. 

I versjon 7.0 genereres Ressurskartet direkte fra prosjektansvarskartet. Milepælene, 

Instanser/personer og sluttdato overføres automatisk fra prosjektansvarskartet. 

Ressurskartet finner du i menyen og som knapp på flere av de andre arkene. 

TIPS! Kan med fordel brukes for å kontrollere estimatene mot budsjett i prosjektdirektivet. 

Her bruker vi antall dager i stedet for U, jfr. prosjektansvarskartet. 

Utfylling av Ressursforbruk 

Vi anbefaler at du benytter Dagsats, men har også lagt inn muligheten for Ukesats og Timesats. 

Vi anbefaler pt å benytte ca kr. 3.000.- per dag for de som skal utføre (U) noe i prosjektet, men 

dette må de enkelte prosjektledere selv vurdere. Det er en fordel at det innen samme virksomhet 

brukes samme satser. Dette gjør det enklere å sammenligne prosjekter og å prioritere ulike 

løsninger for prosjektet. 

Dagsats 

Utsnitt av Ressursbrukkartet 


Fyll ut planlagt tidsestimat på de enkelte Instanser/personer. Denne vil da generere en blå graf 

til venstre. Samtidig vil det genereres planlagt ressursbruk på de enkelte Instanser/personer og 

planlagt ressursbruk totalt (øverst til venstre på skjemaet). 

Minimum hver måned tar du en gjennomgang i Prosjektgruppen over tidsforbruket, og legger 

dette inn som Brukt (gir gul graf) og Gjenstår (gir lilla graf). 

Hvis dere ser at brukt og gjenstår er betydelig høyere enn planlagt (spesielt milepæler med stort 

tidsforbruk) bør dere ta en gjennomgang av milepæler som kommer, slik at planlagt er mest 

mulig realistisk. Det er lov å omplanlegge prosjektet underveis. 

Når milepælen er ferdig, gå til Ferdig og kryss av med venstre musetast. 

Forklaring til begrepene. 

• Planlagt: Opprinnelig planlagt tidsforbruk i prosjektet (i timeverk, dagsverk 

eller ukeverk og pr milepæl) 

• Brukt: 

Tidsforbruket i prosjektet pr dato (T/D/U) 

• Gjenstående: Antatt gjenstående tidsforbruk pr dato (T/D/U) 

Disse tre gir grunnlag for å beregne eventuelle avvik 

• Estimert ressursforbruk pr. dato: Brukt (pr dato) + antatt gjenstående (pr dato) 

NB: Dette bør sammenholdes med Planlagt for å vurdere eventuelle avvik. 


Noen enkle Excel-tips 

• Benytt alltid punktum (.) i datoformater. Det må være av typen 17.07.07 

• For redigering i celler: Dobbeltklikk på aktuell celle (skriver du direkte inn vil det som står 

der fra før slettes). 

• For linjedeling i celler: Trykk Alt + Enter (mest aktuelt på prosjektdirektivet og i 

milepælplanen). 

• Vær varsom med å benytte dra og slipp med mus. Formatet på cellene vil endres. 

• I celler som har skråstilt tekst (på ansvarskartene) vil teksten først skråstille seg etter at du har 

forlatt den vha mus, Enter eller piltast. 

• Trenger du en ny linje i milepælplanen eller i prosjektansvarskartet, gå til milepælplan og 

trykk på boksen "Sett inn rad". Det vil da automatisk bli en ny rad både på milepælplan og 

prosjektansvarskart. Ikke gjør dette i ansvarskartet. 

• Havner du utenfor ett av skjemaene trykk Ctrl-Home og du kommer inn igjen! 

• Ikke start innskriving i celler med en regneoperator (+ - / *). Dette tolkes som om du vil 

legge inn en formel. Vil du bruke – som markering av et underpunkt må du i så fall starte 

innskrivingen med et mellomrom som dermed oppfattes som tekst. 

Bruk av pdf-format for kommunikasjon 

Pdf-formatet 

Å distribuere hele eller deler av planverket i pdf-format er aktuelt og nyttig av mange grunner: 

• Du kan sende bare deler av planverket, (f. eks. bare prosjektdirektivet eller bare 

milepælplanen) 

• Mottakeren slipper å forholde seg til programmet Prosjektplan, men kan lese utskrifter og 

rapporter direkte 

• Det er unødvendig å skaffe lisens for programmet for folk som bare har behov for å lese 

planverket (og ikke redigere det) 

• Mottakeren kan ikke redigere i dokumentet, og dermed heller ikke manipulere med 

innholdet 

• Pdf-fila er mindre enn den fullstendige Prosjektplan-fila 

Installasjon 

For å generere pdf-filer trenger du følgende program: Pdf995 

Programmet er gratis, og lastes ned fra følende adresse: http://www.pdf995.com/ 

Når filen er hentet skal du pakke den ut og dobbeltklikke på filen pdf995.exe. Du ser en logo 

mens programmet klargjøres, og når logoen forsvinner er programmet installert. 

Programmet installeres automatisk som en printerdriver, og kan derfor ikke ses blant dine 

programmer. 


Bruk 

Når du skal konvertere et dokument til pdf-format, (f. eks. prosjektdirektivet), gjør du følgende: 

• Velg Fil - Skriv ut 

(Du skal altså IKKE bruke utskriftknappen som ligger som en menyknapp i Prosjektplan) 

• Nå vises dialogboksen for utskrift, og her velger du "skriveren" som heter PDF995 

• Klikk "OK" 

• Du blir bedt om å velge et sted å lagre pdf-fila 

• Gi dokumentet et navn. Pdf-fila ligger nå ferdig til å bli distribuert, f. eks. via e-post, til 

aktuell mottaker 

(Fordi dette er et gratisprogram vil nettleseren vise en reklame når du bruker Pdf995. Denne kan 

du slå av). 

Lesing av pdf-filer 

For å kunne lese pdf-filer må du laste ned og installere Adobe Acrobat Reader programvare, hvis 

du ikke har denne fra før. Acrobat Reader er fritt tilgjengelig fra Adobe, og kan lastes ned f. eks. 

her: http://www.adobe.no/products/acrobat/readstep2.html 


Målrettet Prosjektstyring – en hjelp til utvikling av planverk 

A. Framgangsmåte for praktisk milepælplanlegging 

Jfr. Arild Stavne og Jan Thormodsæter: ”Hjelp, jeg er blitt prosjektleder”. Prosjektforum 

AS 2005. Avsnitt 4.3.4 side 103. 

Det bør være en selvfølge at prosjektleder ikke sitter alene og utarbeider planene, men har med 

seg for eksempel nøkkelpersonene i prosjektgruppa, fagfolk med erfaring fra tilsvarende 

prosjekter osv. For selve prosessen med utarbeidelsen kan du bruke anbefalingene under. 

1. Finn stikkord som beskriver prosjektet, og noter disse på et stort ark slik at alle kan se 

dem. 

Disse stikkordene skal dere benytte under punktene 2, 3, og 4 når dere skal foreslå 

milepæler og resultatløp. Husk at prosjektdirektivets punkter om objektmål og 

hovedtiltak er en kilde å øse av når dette punktet skal gjøres. 

2. Formuler start- og slutt-milepæl (foreløpig). 

Merk deg at sluttmilepælen ikke nødvendigvis er viktigere eller mer omfattende enn de 

øvrige milepælene. Det som er viktig med den, er at den bestemmer det tidsspennet vi 

skal lage milepælplan for. 

3. Foreslå resultatløp, og bestem to til fire stykker som et første forslag. Bruk 

objektmålene som utgangspunkt. 

4. Bruk idedugnad og finn aktuelle milepæler og beskriv dem med stikkord på gule lapper 

som dere henger opp på en whiteboard-tavle, på flipover-ark eller lignende. Det er 

gjerne hensiktsmessig å ta ett resultatløp av gangen. 

5. Bygg opp selve prosjektmodellen. 

Legg milepælene (fremdeles angitt bare med stikkord på gule lapper) ut i riktig 

rekkefølge og tegn sammenhenger/avhengigheter. 

6. Formuler den fullstendige teksten på milepælene. 

Husk at vi må kunne konstatere om hver enkelt milepæl er nådd eller ikke, og at den 

helst skal ha kvalitetskrav innebygget. Dette krever ofte to-leddede milepæler, selve 

tilstanden og betingelsene. Vær ikke redd for å bruke en del ord. Både du og andre vil 

senere i prosjektet ha stor glede av at milepælene er nøyaktig og fyldig beskrevet. Det er 

en kjensgjerning at de flotte tankene du har i dag gjerne er glemt om seks måneder hvis 

de ikke er nedskrevet. 

Underveis fra punkt 1 til 6 må dere fortløpende vurdere om dere har funnet de riktige 

resultatløpene, og eventuelt være villig til å endre dem. 

Å forandre resultatløp betyr ikke at arbeidet med å finne milepælene må gjøres om igjen. Som 

regel innebærer det bare en omsortering av milepælene og eventuelt noe supplering fordi vi 

oppdager at ting er uteglemt. 


B. Framgangsmåte ved utfylling av prosjektansvarskartet 



På samme måte som ved utarbeidelse av milepælplan vil du også når du skal lage ansvarskartet 

tjene på å gå systematisk til verks. Følg denne oppskriften for raskt og effektiv å utføre denne 

jobben. 

1. Overfør milepælene i stikkordsform til den horisontale kolonnen på ansvarskartet (husk 

også ID). Hvis du ser at milepælen inneholder flere ledd der ansvaret vil måtte 

håndteres forskjellig, bruk gjerne to eller flere stikkord og linjer for denne milepælen på 

ansvarskartet. 

2. Før på de instanser du tror vil være involvert. Denne lista kan suppleres og endres 

underveis om nødvendig. 

3. Fyll ut ansvarskartet linje for linje. Husk at det alltid skal være én "A" og minst en ”U” 

på hver linje. 

4. Bestem om du vil lage estimater i time- eller dagsverk, og fyll ut kolonnen til venstre 

med overskrift "Estimat" for samtlige milepæler. 

5. Før inn start- og sluttdato for arbeidet med hver enkelt milepæl på tidsplanen (overskrift 

"Tidskala") som er et Gantt-diagram. 

6. Overfør sluttdatoene fra ansvarskartet til den kolonnen på milepælplanen som har 

overskrift "Antatt ferdigtidspunkt". 

7. Kontroller at det er samsvar mellom ressursbruk i prosjektansvarskartet og 

opplysningene i prosjektdirektivet (antatt stillingsbrøk og budsjett). 

Sjekkliste for kvalitetssikring av milepælplanen 

Om selve planen 

• Burde det i stedet være flere planer, fordi det er mange milepæler som ikke har noe med 

hverandre å gjøre? 

• Avspeiler resultatløpene hva vi vil oppnå med planen? (Unngå generelle resultatløp eller 

resultatløp som uttrykker organisasjonsenheter) 

• Sikrer planen at viktige beslutninger blir tatt vare på? 

• Har planen en god avgrensning i tid og innsats? 

• Er ferdigdato akseptabel? 

• Er planen riktig balansert, dvs. er detaljeringsgraden lik gjennom hele tidsforløpet? 

• Sikrer planen at prosjektet skaper verdier for virksomheten? 


• Bærer planen preg av parallell framdrift? (unngå stafett, hvis mulig) 

• Er planens nivå og struktur god mht. hierarkisk angrepsmåte, riktig rekkefølge, logisk 

avhengighet og oversiktlighet? 

Om de enkelte milepæler 

• Er ordbruken slik at formuleringene er forståelige utenfor prosjektgruppen, f. eks. berørte 

avdelingsledere og medarbeidere? 

• Er kvalitetssikring bygd inn i formuleringen? 

• Vil vi kunne konstatere at milepælene er nådd? 

• Er betingelsene eller forutsetningene for at en milepæl er nådd beskrevet i teksten? 

• Er kvantitative mål bygd inn i formuleringene der det er mulig 

• Er beslutningen eller godkjennelsen av kvalitet lagt inn i formuleringene? 

• Er det referanse til metode der hvor metoder i arbeidet er med på å sikre kvalitet? 

• En god milepælplan skal høyne prosjektets kvalitet. Gjør vår plan det? 


Sjekkliste for kvalitetssikring av prosjektansvarskartet 

• Avspeiler ansvarsfordelingen virkeligheten? 

• Er det flere symboler og instanser enn det går an å leve med, slik at framdriften blir ineffektiv 

hvis ansvarskartet skal etterleves? 

• Er rollefordelingen slik at kvalitet sikres? 

• Er relasjonene til omgivelsene ivaretatt? 

• Er det tatt hensyn til planlagt fravær og mulig sykdom? 

• Er det tatt hensyn til forstyrrelser og andre arbeidsoppgaver når oppgavene er lagt ut i tid? 

• Er det urealistisk bruk av ressurser i tid? 

• Er det tatt hensyn til at beslutningsprosessen tar tid? 

• Hvis totalbildet er urealistisk 

- kan oppgavene omfordeles? 

- kan ambisjonsnivået reduseres? 

- kan prosjektet tilføres flere ressurser? 

- kan milepælplanen forandres - dvs. tenke på en annen måte? 


Framgangsmåte ved aktivitetsplanlegging 


AS 2005. Avsnitt 5.3 side 132. 

Verktøyet i aktivitetsplanlegging er ansvarskartet. Aktivitetsplanlegging vil si å ta fatt i én enkelt 

milepæl og lage en detaljert oversikt over de aktiviteter som må gjennomføres for å realisere 

milepælen. 

NB! Det er alltid prosjektleder som bestemmer om det skal aktivitetsplanlegges. Vi anbefaler 

uansett å lage aktivitetsplaner for de 2 - 3 første milepælene, bl. a. for å få en sjekk på om 

ressursestimater og ferdigdatoer er realistiske. 

Prosjektgruppen lager Aktivitetsansvarskart sammen i de faste prosjektmøtene! Dermed utvikles 

også samarbeid og team-ånd 

Framgangsmåte: 

1. Noter alle aktiviteter som må til for å nå en milepæl. Bruk gjerne brainstorming som metode 

og ta med alle gode ideer. 

2. Sorter og legg aktivitetene ut på aktivitetsansvarskartet etter sluttdato. 

3. Sett inn alle personer som berøres av aktivitetene. 

4. Angi hvordan den enkelte person skal involveres i hver aktivitet. 

5. Anslå antall timeverk (eventuelt dagsverk) for hver aktivitet, sett gjerne estimatet i stedet for 

U i ansvarskartet. 

6. Legg timeverkene ut i kalendertid (Gantt-diagrammet). 

7. Vurder om det totale ressursforbruk er realistisk ut fra tilgjengelig bemanning, kompetanse, 

kapasitet m.v. 

Husk: 

• Et aktivitetsansvarskart er alltid underlagt et prosjektansvarskart 

• Aktivitetene planlegges først når man har oversikt over hva milepælen innebærer 

• De som skal utføre arbeidet må være med på å planlegge og organisere det 

• Det er unødvendig å repetere innholdet fra prosjektansvarskartet i aktivitetsansvarskartet 

• Den enkelte prosjektmedarbeider må selv avklare sin arbeidssituasjon med sin leder 


Framgangsmåte ved rapportering og oppfølging 



Det kan rapporteres på en kopi av milepælplan, prosjektansvarskart og evt. 

aktivitetsansvarskart. 

Framgangsmåte: 

1. På prosjektansvarskart og evt. aktivitetsansvarskart besvares følgende spørsmål: 

Prosjektansvarskartet har en rapporteringsdel helt til venstre som vi benytter til raskt å få opp en 

relevant status for prosjektet. 

Prinsippet er at spørsmålene besvares linje for linje (milepæl for milepæl) for de milepælene som 

er aktuelle i tidsperioden. Det vil si de milepælene der tidsfristen er passert og de som har forfall 

i nær framtid. Vi kan benytte følgende rapporteringskriterier: 

• Utført 

Handler om ressursbruken, det vil si utført arbeid hittil målt i antall timer/dagsverk. 

Bruk samme tidsenhet som for estimatet. 

• Gjenstående 

Dette er en selvstendig vurdering av hvor mye arbeid som gjenstår i antall 

timer/dagsverk ut fra dagens foreliggende informasjon. 

• Holder tidsplanen? 

Besvares med ja eller nei for de milepælene som er aktuelle nå, men må også alltid 

besvares for sluttmilepælen. 

• Er kvalitet godkjent? 

Skal besvares med ja eller nei hvis kvalitetsgodkjennelsen er relevant på milepælen. 

• Følges ansvarskartet? 

Besvares med ja eller nei. Hvis arbeids- og ansvarsfordelingen er en annen enn 

forutsatt må konsekvensene beskrives. 

• Endringer/tillegg? 

Besvares også med ja eller nei. Hvis ja må omfang og konsekvenser angis. 

• Ventetid? 

Besvares også med ja eller nei. Hvis ja må årsak og konsekvenser angis. 

• Spesielle problemer? 

Besvares med ja/nei. Dette gjelder alt av betydning som ikke framgår av tidligere 

spørsmål, for eksempel sykdom, kompetansesvikt, omgjøring av tidligere 

beslutninger, samarbeidsproblemer m.v. Også her må årsak og konsekvenser 


eskrives. 

• Utdypning 

Kan og bør skje på eget ark. I utdypningen beskrives problem, årsak, konsekvenser 

og forslag til tiltak. Vi skal ikke kun rapportere at vi har et problem, men også 

foreslå tiltak for å få prosjektet på rett kjøl igjen. 

2. Rapportering på milepælplan er i fritekst, der status for de viktigste forhold omkring milepælen 

angis. Prosjektleder må alltid rapportere om antatt ferdigtidspunkt for de aktuelle milepælene 

holder. Rapporter også alltid på den siste milepælen om det endelige ferdigtidspunktet for 

prosjektet står i fare. 

Oppsummering av grunnregler som bør gjelde for rapporteringen: 

• Prosjektleder er ansvarlig for at det blir rapportert. 

• Rapport fra prosjektmedarbeidere til prosjektleder skjer muntlig eller på 

aktivitetsansvarskart. 

• Rapport fra prosjektleder til ledelsen (styringsgruppa) skjer på prosjektansvarskart 

og/eller milepælplan. I de fleste tilfeller er en av delene godt nok og da anbefaler vi 

som nevnt prosjektansvarskartet. 

• Prosjektleder er ansvarlig for å foreslå tiltak ved avvik. 

• Mottaker av prosjektleders rapport (som regel styringsgruppa) må drøfte status med 

prosjektleder og bestemme hvilke tiltak som skal iverksettes. 

• Det skal rapporteres så ofte som prosjektdirektivet angir. Vi anbefaler minimum en 

gang i måneden. 

• Rapportering er ikke det samme som oppfølging. Oppfølging er å gjøre noe med 

rapportene dvs. håndtere avvik og sette i verk korrigerende tiltak i tide. Oppfølging 

er derfor den viktigste utfordringen for prosjektlederen som leder. 


Priser mm 

Prosjektplan 7.0 selges som enkeltlisenser eller konsernlisenser etter følgende skala: 

1 bruker kr 1.800,- pr lisens 

2 – 5 brukere: kr 1.600,- pr lisens 

6 – 10 brukere. kr 1.350,- pr lisens 

11 brukere eller mer: Konsernlisens etter avtale 

Med konsernlisenser følger en avtale om fri bruk, support og nye versjoner i 2 år. Etter 

2 år kan avtalen fornyes. En ny avtale koster 17 % av innkjøpspris pr år og fornyes for 2 

år av gangen. 

Alle priser er eks mva. 

Lyst til å lære mer om prosjekter? 

Prosjektforum AS kan tilby både grunnopplæring og kompetansegivende opplæring 

fram mot 30 studiepoeng i prosjektledelse. 

Opplæringen arrangeres bedriftsinternt eller som åpne kurs. I all opplæring brukes 

deltakernes egne prosjekter som case og det gis tett veiledning både på og i etterkant av 

samlinger. 

Vi har for eksempel følgende tilbud: 

• Praktisk prosjektledelse og prosjektarbeid 

• Effektiv flerprosjektstyring 

Prosjektporteføljer og programmer ~ Hvordan styre flere prosjekter? 

• Prosjektledelse 1 - 15 studiepoeng 

• Prosjektledelse 2 - 15 studiepoeng. Prosjektporteføljer - Flerprosjektstyring - 

Prosjektkoordinering. 

• Lederskolen! Ledere av små, tjenesteytende virksomheter. 15 studiepoeng. 

Etter- og videreutdanning med studiepoeng gjennomføres i i samarbeid med Høgskolen 

i Østfold, Høgskolen i Ålesund og Universitetet for miljø- og biovitenskap. 

Mer informasjon om våre tilbud finnes på www.prosjektforum.no

Prosjektplan 7.0 - Brukerveiledning - SIFO

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?