Retningslinjer for drift Oslo Vest Rotary Klubb

32 Oslo Vest Rotary Klubbs organisasjon og ansvarsforhold2.1 InnledningAlle Oslo Vest Rotary Klubbs aktiviteter skal utføres i henhold til Rotarys lover, Rotarysmotto Service Above Self slik det fremstår gjennom Rotarys formål, 4‐spørsmålsprøvenog Yrkeskodeks for Rotarianere, Distrikt 2310’s Håndbok og klubbens Vedtekter ogRetningslinjer. Det forutsettes at klubbens medlemmer setter seg inn i og holder segoppdatert om endringer i ovenstående.Klubbens styringsdokumenter skal være tilgjengelig for alle medlemmene. Det er Styretsoppgave å påse at klubben følger disse og oppdaterer de av dem som er klubbensansvar, ved behov. Forandringer skal skje på den måten som er foreskrevet. Alleklubbens medlemmer kan foreslå endringer. Det er det enkelte medlems ansvar å skaffeseg tilgang til styringsdokumentene, holde seg oppdatert og etterlevestyringsdokumentene. Mange av styringsdokumentene er kun tilgjengelige på nett.OVRK’s medlemmer beslutter klubbens mål, strategier, planer og virkemidler.Styret, under ledelse av Presidenten, igangsetter og følger opp gjennomføringen av devedtatte mål og planer. De viktigste virkemidlene er:1. Klubbens Lederskaps Plan (KLP) som skal være i overensstemmelse medDistriktets Lederskaps Plan (DLP)2. Komitéer og prosjektgrupper og deres sammensetning, mandater og rullerendetreårsplaner3. BudsjettLederne av OVRK’s komitéer har ansvar for gjennomføring av de oppgaver og aktivitetersom er tillagt de enkelte komitéer. For større oppgaver eller prosjekter kankomitélederen utnevne egen prosjektleder i samarbeid med Styret.Det er et mål i seg selv at alle medlemmer skal delta i klubbens og komitéenes arbeid.2.2 PresidentPresidenten har det overordnete ansvar for klubbens drift, virke og resultater.Hovedansvarsområder er å:1. Lede de ukentlige medlemsmøtene. Ved fravær delegerer Presidenten denneoppgave til Immediate Past President eller en annen Past President. Det erbare Presidenter som skal bære Presidentkjedet.2. Innkalle til og lede styremøtene. Ved fravær deleger Presidenten dette tilImmediate Past President eller Innkommende President.3. Innkalle til og lede klubbens Årsmøte.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

44. Legge frem årsrapporten til Årsmøtet.5. Være OVRK’s talsmann utad, eventuelt å delegere enkeltsaker til andre etterbehov.6. Representere OVRK innenfor Rotary og utad i samfunnet.7. Sørge for at klubben utvikler og vedtar strategier og overordnete programmerfor å fremme Rotarys idealer og formål, deriblant bestemme i samarbeid medstyret deltagelse i og bidrag til Rotarys internasjonale samarbeid, ref. Ogsåseksjon1.10 Internasjonalt samarbeid.8. Besørge gjennomføring av de vedtatte strategier og overordnete programmer.9. Oppfølging og kontroll av OVRK’s aktiviteter.10. Være oppdatert på signaler som kommer fra RI og samfunnet som har ellerkan få betydning for OVRK.11. Lede OVRK for å oppnå de vedtatte målsetninger innenfor de godkjentebudsjetter.I sitt arbeid for å oppnå målene skal Presidenten bruke Rotarys nettverk ogetablere de nødvendige komitéer og prosjektgrupper støttet av sitt styre og avmedlemmene.Presidenten har prokura alene.Presidenten kan signere for OVRK alene.2.3 Innkommende PresidentHovedansvarsområder er å:1. Støtte Presidenten i hans/hennes oppgaver, være hans/hennes stedfortreder nårPresidenten vil det og utføre de oppgaver som delegeres av Presidenten.2. Forberede seg til å bli President ved å etablere gode relasjoner og et godtkontaktnettverk innenfor Rotary, og å sette seg inn i de oppgaver sompresidentvervet medfører.De enkelte ansvarsområder, kommunikasjonslinjer.1. Innkommende President er, sammen med sitt styre, ansvarlig for å utarbeidebudsjett for sin presidentperiode og få Årsmøtets godkjennelse for dette.Budsjetteringsprosessen er nærmere beskrevet under pkt. 3.1, Budsjetteringsprosess.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

52. Innkommende President skal i god tid før sin presidentperiode begynner,utarbeide den komitésammensetning som skal virke i hans/ hennes presidentperiode.Det er spesielt ønskelig at Programkomitéen kan komme i gang med sittarbeide allerede på slutten av eksisterende presidentperiode slik at programmeter klart når det nye Rotary året begynner. Likeledes er det viktig at Prosjektkomitéenivaretar kontinuiteten i prosjekter som går over flere år.2.4 KassererHovedansvarsområder er å:1. Utarbeide budsjett sammen med President, Styret og Komiteledere2. Kreve inn medlemskontingent3. Sende fakturaer4. Inngå og holde oversikt over avtaler med leverandører5. Betale alle regninger6. Føre OVRK’s regnskaper I henhold til god regnskapsskikk7. Følge opp forbruk i forhold til budsjett på totale utgifter og de forskjelligebudsjettposter og gi varsel til styret umiddelbart i tilfelle avvik.8. Rapportere status til styret etter behov eller når forespurt.9. Bistå prosjekt‐ og komitélederne med oppfølging av deres budsjetter og regnskapetter behovDe enkelte ansvarsområder, kommunikasjonslinjer1. Utarbeidelse av budsjettKasserer skal ta initiativet til å sette opp forslag til budsjett, basert på regnskap ogbudsjett fra foregående år og eventuelle endringer i inntekter og kostnader som erforespeilet. Slike endringer kan være: økning av medlemskontingent, gebyrer/ satser forbetaling til RI eller Distrikt, økning i husleie, økning av pris for servering, eventuelleandre leiekostnader. Forslag til budsjett legges frem for styret så snart som mulig etterRotary årets begynnelse. Kasserer har ansvaret for å ferdigstille budsjettet basert påstyrebehandling og vedtak.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

6‐ inntekter og kostnader ved sosiale arrangement: julefest (lutefisk) og sommerselskapDe enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Kapittel 32. MedlemskontingentMedlemskontingentens størrelse besluttes på årsmøtet om høsten i inneværende Rotaryår. Medlemskontingenten kreves inn halvårlig eller årlig ved å sende ut en faktura til allemedlemmer. Kasserer må lage egen oversikt for å følge opp innbetalingen framedlemmene slik at purring kan sendes til de medlemmer som ikke har betalt i rett tid.3. Utstede fakturaerFakturaer skal sendes til alle som etter avtale skal betale inn penger til klubben.Fakturaen, sammen med kvittering for innbetalt beløp, benyttes som bilag forregnskapet. Oversikt over utstedte og derav betalte/ubetalte fakturaer skal etableres ogforefinnes ved årsregnskapet. Fakturaer til utlandet må inneholde IBAN og SWIFT nr.4. AvtalerDet er kasserers ansvar å holde oversikt over alle inngåtte avtaler som innebærer enøkonomisk forpliktelse for klubben, arkivere disse og sørge for at de er oppdatert og tilen hver tid gir de best mulige betingelser for klubben. Dette gjelder også bankkontoerog rentebetingelser. Klubben har normalt 2 bankkontoer, en driftskonto og ensparekonto. Siden sparekontoen gir veldig mye bedre rente er det viktig å la pengene ståder og kun overføre til driftskontoen beløp stort nok til å dekke nær foreståendeutgifter.5. Betale regningerDet er kasserers ansvar å betale alle fakturaer. Andre styremedlemmer ellerklubbmedlemmer som mottar fakturaer på vegne av klubben, skal sende disse tilkasserer for betaling. Før fakturaer betales, skal den som har bestilt varen se gjennomfakturaen og bekrefte at varen er mottatt til riktig kvalitet og tidspunkt og at prisen ersom avtalt. Fakturaer betales over nettbank.6. RegnskapDet skal føres en kassadagbok med postering av hvert bilag. Alle bilag gis etbilagsnummer. Kassadagbok skal ha et passende antall kontoer for føring av den typetransaksjoner som klubben har. Kontoplanen etableres basert på henstillinger fraDistriktet om en noenlunde ensartet kontoplan for distriktets klubber.Parallelt med regnskapet skal det føres skyggeregnskaper etter nettoprinsippet, dvsbåde inntekter og utgifter, for:‐ salg og kjøp av middager ved klubbmøter‐ salg av lodder og kjøp av vin for vinlotteriet på klubbmøterRevidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrud

81. MedlemsregistreDet er to uavhengige registre, de finnes under Rotary.org og Rotary.no, medlemssidene. Nysekretær/styre får adgang pr 1. juli. Det er sekretærens oppgave å holde begge disse registreneoppdatert til enhver tid.Rotary.no: Detaljer om klubben og dens medlemmer, klassifikasjon osv.fremmøtestatistikken legges inn her. Basis for den norske matrikkelen, enten den erelektronisk eller trykket, og medlemskontingenten. Inneholder en praktiskrapportgenerator for fødselsdatoer, adresser, e‐postadresser osv. En oppdatert liste overmedlemmene med telefonnumre og e‐postadresser vil trenges for det trykteprogrammet.Rotary.org: Register over alle Rotarianere, PHF, æresmedlemmer, osv. Nytt styre skallegges inn før 31/12 hvert år. Færre data pr medlem enn den norske databasen. Basis forRI‐kontingenten. Nettsiden har en god oversikt over hyppig stilte spørsmål (FAQ).2. Adressen '2310.skoyen@rotary.no' er klubbens e‐postadresse. E‐post til klubbens adressevideresendes for tiden kun til klubbens sekretær og president. Presidenten får den tilinformasjon. Sekretæren er den som alltid har ansvar for å reagere/ aksjonere på slik e‐post,også overfor presidenten selv om denne også har fått den tilsendt. Det er sekretærens ansvarå besørge at riktige videresendelsesadresser er lagt inn ved skifte av styre eller nåransvarsforholdene forandres.3. Fremmøtestatistikk: Legges inn i Rotary.no innen den 5. hver måned. Et eget excelregneark er laget for OVRK, hendig for utregning pr måned, legg inn også komitémøter ogandre relevante møter for statistikken. NB: Sørg for at Adm.‐ og Øk. Komitéen harfremmøtelister til bruk i mottagelsen.4. Rapportering:Fremmøtestatistikk innen den 5. i hver måned Nytt styre i Rotary.org innen 31/12Semi‐annual report (SAR‐rapport ): Medlemstall pr 30 juni og 31 desember somgrunnlag for RI‐kontingenten for neste halvår. Et forslag til SAR‐rapport sendes oss av RIpå basis av de data de har tilgjengelig i sin database med beregning av RI‐kontingentenfor neste halvår. Sekretæren har ansvaret for å:ooooKontrolleres rapporten og beregningene, avklare uoverensstemmelser med RISørge for at korrekt rapport og beregning av RI‐kontingenten godkjennes avpresidenten og returneres godkjent til RI.Oversende korrekt rapport til Kasserer for betaling av RI‐kontingentenArkivere kopi av godkjent rapportDe enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

9Merk: Hvis RI’s database holdes oppdatert, er SAR en lettvint affære!Alle forandringer i statutter, adresse, styre, prokuraretter, fullmakter osv. skal meldesinn til Enhetsregisteret i Brønnøysund etter hvert som de inntrer. Nytt styre må innrapporteressom endring underskrevet av signaturberettiget og klubbens kontaktperson.5. Referater: Det dreier seg stort sett om styrereferater, men kan også være referater fraandre møter sekretæren deltar i. Styrereferater behandles slik:ooooSend ut et foreløpig referat så snart som mulig til noen utvalgte eller allemøtedeltagerne og be om kommentarer. Dersom noen som ikke var tilstede på møtethar fått ansvar for oppfølgingspunkter, så kommuniser disse umiddelbart til rettevedkommende.Lag et foreslått endelig referat hvor kommentarene er tatt vare på, send dette tilstyret før neste møte slik at et endelig referat kan godkjennes da og protokolleres ineste referat. Merk referatet ”for godkjennelse av styremøtet dd.mm.åå”.Det endelige referatet gis en påskrift ”Referat godkjent av styremøtet dd.mm.åå”, detsendes deretter som pdf‐fil til styret, leder av kommunikasjonskomitéen og webmastersom gjør det tilgjengelig for alle medlemmene på hjemmesiden vår(medlemssiden).Kleb godkjent referat inn i Protokollen og arkiver referatet elektronisk.Referater fra andre møter behandles tilsvarende, men gjøres ikke alltid tilgjengelige påhjemmesiden.6. Arkiv.Protokollen: Her limes innoooooAlle godkjente styrereferater,Protokoll fra Årsmøtet, Årsberetning, Årsregnskap og Revisors beretningResultat av valg av nytt styreAlle andre offisielle vedtak som klubben fatterAlle rapporter til enhetsregisteret i Brønnøysund og godkjennelser derfra.Papirarkivet, mappene: Se mappen. Kirsten har fremdeles de fra foregående år.Datafiler: Opprett et oversiktlig folder/fil‐system eller fortsett å bygge videre på detforrige sekretær benyttet. Ta vare på mer enn bare det offisielle, bakgrunnsmaterialekan vise seg nyttig senere. Sørg for at neste sekretær overtar et ryddig ogbrukervennlig dataarkiv uten uoverkommelige datamengder. Det skal for øvrigfinnes en CD på Schafteløkken som inneholder det meste fra fortiden.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

10Støtte Presidenten og andre: Gjøre jobben lettere for resten av styret og gjøre slik at de kangjøre feil uten at alle andre ser det. Det betyr å være forutseende, proaktiv, tjenestevillig ogkommunikativ. Noen typiske gjøremål følger nedenfor, men en god sekretær er ikke begrensettil disse:Blomster: Vi har avtale med Mester Grønn. Bestilling skjer over internett.Fakturaadresse og fullmakter til å bestille må forandres slik det ønskes hvert år.Passord for pålogging pr. juli 2010 er Anneberit01Medlemskort: Bestilles hosClaire Savador‐da SilvaSecurit World Ltd ‐ Bureau ManagerTelephone: 0208 266 3349Fax Number: 0208 203 0324website http://www.securitworld.comE‐post claire.savador‐dasilva@securitworld.comDe leverer raskt, sender innen 1‐2 dager, pris litt over 1£ pr kort, avhengig av hvormange vi bestiller. Eget bestillingsformular finnes på web‐siden, du trenger navnene,rotary medlemsnummere for alle, og Oslo Vest Rotary klubbs klubbnr (RK25040)Nåler, Rotarymerker: Bestilles hos Bislett Trading, over nettet eller pr tlf.www.bislettrading.noBrevark, ”stationaries”: Vi har en (elektronisk) mal i dataarkivet. Vi har ingen arkmed påtrykt brevhode.2.6 VisesekretærHovedansvarsområder er å:1. Bistå Sekretæren i hans/hennes oppgaver, være hans/hennes stedfortreder nårSekretæren vil det og utføre de oppgaver som delegeres av Sekretæren2. Forberede seg til å bli Sekretær ved å etablere gode relasjoner og et godtkontaktnettverk innenfor Rotary, og å sette seg inn i de oppgaver somsekretærvervet medfører.3. Hjelpe til med forskjellige oppgaver etter Presidents og styrets ønsker og behov.De enkelte ansvarsområder, kommunikasjonslinjerDette er helt avhengig av de oppgaver som Visesekretæren til enhver tid er tillagt.2.7 Immediate Past PresidentHovedansvarsområde er å1. I kraft av sin erfaring bistå Presidenten og styret i sine funksjoner for å sikre godkontinuitet i utførelsen av interne og eksterne oppgaver.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

112. Hjelpe til med forskjellige oppgaver etter Presidentens og styrets ønsker ogbehov.3. Lede medlemsmøter og styremøter etter behov ved Presidentens fravær.De enkelte ansvarsområder, kommunikasjonslinjer2.8 Komitéledere, genereltHovedansvarsområder er å:1. Besørge at komitéen har en rullerende treårsplan som støtter klubbensoverordnete målsetninger og er godkjent av Styret.2. Lede arbeidet i komitéene, igangsette aktiviteter og fordele arbeidet slik atkomitéen utfører de oppgaver og når de mål som er satt.3. Følge opp fortløpende den delen av OVRK’s budsjett som gjelder for komitéen,rapportere eventuelle avvik umiddelbart til Kasserer.4. Innkalle til komitémøter etter behov for å planlegge og utføre komitéens arbeid,og skape et godt sosialt samarbeidsklima mellom medlemmene. Det bør væreminimum 4 komitémøter pr år, 2 om høsten og 2 om våren.5. Rapportere fremdrift og status til Styret og i medlemsmøter etter behov. Avvikfra planer skal rapporteres til Styret så snart de oppdages.6. Avlegge årsrapport for Styret for innsettelse i Årsrapporten7. Utarbeide og holde oppdatert beskrivelser av den enkelte komités viktigstearbeidsprosesser og kommunikasjon.8. Overlevere ledervervet til innkommende leder av komitéen på en ryddig ogoversiktlig måte. Dette gjøres best ved et eget møte hvor alle komitéens oppgaverog gjøremål gjennomgås og status rapporteres sammen med skriftligdokumentasjon. Data‐ og papirarkiver skal være oppdatert ved overlevering.2.9 The Rotary Foundation (TRF) ansvarligHovedansvarsområder er å:1. Være klubbens kontaktperson for TRF2. Holde seg orientert om TRF organisering og virkemåte og kommunisere dette tilklubben etter behov3. Koordinere og være behjelpelig med å utforme og sende inn klubbens søknadertil TRF4. Koordinere og promotere bidrag fra klubben og medlemmene til TRF2.10 Internasjonalt samarbeid.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

12Internasjonalt arbeid vil alltid være en viktig del av livet i alle Rotary Klubber. Her finnervi Rotary International (RI), Rotary Recreational and Vocational Fellowship( RRVF),Rotary Foundation (TRF / Rotaryfondet), Georgiastipendiet (GRSP), Rotary YouthExchange og Rotary Youth Leadership Award (RYLA) , End Polio now /PolioPlus, ogmange andre prosjekter og aktiviteter som OVRK må holde seg oppdatert på. Dettilligger Presidenten i samarbeid med styret å beslutte OVRK’s deltagelse og bidrag, ref.også seksjon 2.2.3 De enkelte komitéeneOVRK har for tiden følgende komitéer:MedlemskomitéenKommunikasjonskomitéenProgramkomitéenProsjektkomitéenOrganisasjons‐ og ØkonomikomitéenDeres mandat, rullerende treårsplaner, arbeidsprosesser og kommunikasjon fremgårnedenfor.3.1 MedlemskomitéenKomitéen skal utvikle og iverksette en omfattende plan med henblikk på å rekruttere ogbeholde medlemmer samt bidra til å utvikle og bibeholde et trivelig klubbmiljø3.1.1 Mandat:1. Fokusere på å rekruttere og beholde medlemmer2. Gjennom sosiale aktiviteter skal komitéen sørge for tiltak som kan bidra til åstyrke samholdet og beholde medlemmer. Komitéen har ansvaret forgjennomføringen av klubbens sosiale aktiviteter, men velger selv hvordan dettegjennomføres (for eksempel gjennom prosjektgrupper sammensatt avmedlemmer fra andre komitéer).3. Tilgangen av nye medlemmer skal være større enn avgangen – og helst øke4. Lage en rekrutteringsplan for inneværende Rotaryår som tar hensyn tilyrkessammensetning, kjønn, alder og etnisitet5. Lage en plan for de kommende 2 år som vektlegger de samme kriterier, og somhar siktemål å beholde og rekruttere medlemmer gjennom forslag til sosialeaktiviteter.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

136. Foreslå for Styret tiltak eller endringer for kontinuerlig bedring og underhold avet trivelig klubbmiljø.3.1.2 Treårs rullerende rekrutteringsplanFormålDenne plan skal sikre kontinuitet i arbeidet med å rekruttere ny medlemmer til OsloVest Frogner Rotary Klubb. Den skal sikre at rekruttering skjer på en slik måte at detgode miljøet i klubben ivaretas og utvikles på en slik måte at både nye og eksisterendemedlemmer trives.Kvalitativt målOslo Vest Rotary Klubb til en hver tid består av tilstrekkelig mange engasjerte og aktivemedlemmer til at vi har et levende og aktivt miljø, som medlemmene trives i og harutbytte av.Medlemssammensetningen skal bidra til at klubben er i stand til å gjennomføre deoppgaver som tillegger styret og komitéene på en slik måte at arbeidet opplevesmeningsfylt for dem som bidrar og at resultatet av arbeidet blir vellykket.Sammensetningen av medlemsmassen skal reflektere at Rotary er en yrkesorganisasjonog at samfunnet vi lever i og utøver vår virksomhet i er multikulturelt.Kvantitative langsiktige mål1. Vi skal til en hver tid ha minst 58 medlemmer2. Vi skal ha minst 40 aktive medlemmer, som regelmessig møter på klubben møter3. Fremmøte prosenten skal i snitt for klubbens medlemmer være over 55 %4. Det skal minst vær 30 medlemmer tilstede på 80 av klubbens møter5. Det skal minst være 40 personer inkl. følge til stede på klubbens sosialearrangementer6. Kvinneandelen skal være minst 25 %Suksesskriterier Det må foreligge en rekrutteringsplan Alle aktive medlemmer må engasjere seg i vervearbeidet og invitere gjester tilmøtene Medlemmene må benytte sitt kontaktnett, eldre medlemmer har også relevantenettverk også gjennom barn, slektninger og dere nettverk. Gjester som kommer på besøk må bli ivaretatt på møtet og de må gjeninviteres Alle nye medlemmer må ha faddere Fadderrollen må tas på alvor og bør følge anbefalte retningslinjer (se vedlegg 1)De enkeltekomitéeneKapittel 3Utgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrud

14Potensielle medlemmer må få god informasjonDet settes rekrutteringsmål hver RotaryårStyret og faddere bør fordele seg på bordene på møtene for å ha tid og anledningtil å prate med gjester som er potensielle faddereFremmøte komitéen må spørre gjester som ikke er medlem i andreRotraryklubber om de er interessert i å motta mer informasjon om kubben ogevt. be om telefon/e‐postadresseMedlemmer som rekrutteres må ønske å bidra og å være aktive.Vi må lykkes i å få nye medlemmer til å bli over tid ved at de opplever seginkludert og ivaretatt, og at besøkene før medlemskap har gitt realistiskeforventninger.God relevant og oppdatert informasjon i alle kanalerSpesiell satsning på å møte og rekruttere egnede unge voksne.AnsvarMedlemskomitéen er ansvarlig for å planlegge og tilrettelegge arbeidet med rekrutteringtil klubben, men gjennomføring er avhengig av deltakelse fra alle medlemmer.Kilder til rekrutteringMedlemmenes nettverk er kanskje den viktigste kilden til nye medlemmer. I tilleggkommer muligheten for å rekruttere fra foreninger som Round Table, Rotaract oglignende. I denne sammenheng bør man se på både eksisterende og for en værendemedlemmer. Det er også mulig å sette opp oversikt over hvilke klassifikasjoner klubbenmangler til enhver tid å søke etter personer i klubbens nedslagsområde – Frogner/OsloVest, eller på nettet. Foredragsholdere vi inviterer kan også være potensiellemedlemmer.Fokus i rekrutteringsarbeidet.Hvis vi arbeider for å nå ovenfor stående mål trenger vi ikke å fokusere på å rekrutterefra spesielle målgrupper. Dette vil komme som et resultat av arbeidet. Det er viktigere atvi rekrutterer aktive medlemmer, enn yngre yrkesaktive og kvinner.Informasjon til potensielle medlemmerInformasjon skal gis gjennom følgende aktiviteter– Internettsider– Informasjonsmøter– Besøk i klubben– FoldereFaddere og deres plikterDe enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

15Ett nytt medlem skal ha to faddere blant klubbens medlemmer. Fadderene skal værebehjelpelige med all veiledning som er påkrevet for at det nye medlemmet skal trives iklubben Det er fadderenes plikt å påse at det nye medlemmet får en kopi av vedtektene,en oversikt over styrets og komitéenes sammensetning (organisasjonskart), samthenvisninger til all relevant informasjon tilgjengelig på internett.Andre sentrale prinsipperVi rekrutterer til Rotary. Passer ikke vår klubb, møtedatoer, sted etc. for potensiellemedlemmer skal vi hjelpe dem til å finne plass i andre klubber.3.1.3 Arbeidsprosesser og kommunikasjon.3.1.3.1 Prosedyre for opptak av nye medlemmerProsedyren vedtas av styret, endringer krever styrevedtak. Medlemskomitéen haransvaret for at prosedyren følges. Følgende prosedyre ble vedtatt av styret 19. mai2010:Alle medlemmer oppfordres til å finne frem til nye medlemskandidater, menhovedansvaret for rekruttering og opptak av nye medlemmer, og prosessen fordette, tilligger MedlemskomitéenPotensielle kandidater bør gjeste klubben minst tre ganger.Hvis gjestebesøkene vurderes som vellykket av den potensielle kandidaten og avklubben, kan Medlemskomitéen anbefale kandidaten å sende sin CV opptak tilMedlemskomitéenMedlemskomitéen gir, hvis positive, sin anbefaling om opptak med begrunnelsetil StyretStyret behandler Medlemskomitéens anbefaling. Hvis positivt, sirkuleres en kortversjonav anbefalingen og CV’en til medlemmene.Medlemmene gis 10 dagers frist til å kommentere/protestere.Hvis Styret ikke har mottatt innsigelser eller protester innen 10 dager,informeres kandidaten og vedkommende opptas ved en opptaksseremoni vedførste praktiske anledning.3.1.3.2 Opptaksseremoni.Følgende har en rolle, deres roller under seremonien fremgår nedenfor. :PresidentenFaddereDet nye medlemmetSeremonimesterenDe enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

16Øvrig:Møteansvarlig besørger at Rotarynål er tilgjengelig og puten som nålen skal legges på ertilgjengelig. Nåler bestilles gjennom sekretæren (regn inntil en ukes leveringstid fraBislett Trading)Seremonien.Presidenten underretter om opptak av nytt medlem”Vi skal i dag oppta DET NYE MEDLEMMETS NAVN som medlem i Oslo Vest Rotary Klubb.Faddere for NAVN er NAVN og NAVN. Jeg ber kandidaten og fadderen komme frem. (De to gårfrem fra bakerst i salen, foran går seremonimesteren med den røde puten med Rotary­nålen på).Fadder og nytt medlem stiller seg på Presidentens venstre side.Presidenten sier:Kan du, NAVN, som fadder presentere NAVN?Fadder presenterer nytt medlem og fortellerAlder, født.Medlemmets yrke og utdanning:Firmanavn/arbeidsgiver.Privat adresseFamilie‐ og andre forholdEventuell rolle/komité det nye medlemmet vil ha/delta iPresidenten sier:Takk, NAVN, for presentasjonen av MEDLEMMETS NAVN.Presidenten leser:I Oslo Vest Rotary Klubb legger vi vekt på å leve etter Rotarys lover, vedtekter og formål. Isentrum står det at vi skal gagne andre på alle livets arenaer i yrke, samfunn og privat. Forøvrig har klubben i mer enn 20 år, fra den ble chartret under navnet Skøyen Rotary Klubb27.11.1987 og frem til i dag, utviklet seg med sine medlemmer. Vi har aktiviteter i alle de firesøylene som Rotary nå bygger på, etter ny lederskapsplan. Disse er klubbtjenesten,yrkestjenesten, internasjonal tjeneste og samfunnstjenesten.De enkeltekomitéeneKapittel 3Utgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrud

17Oslo Vest Rotary Klubb er kjent for et godt møteprogram og for våre internasjonaleprosjekter. Ikke minst Shalom Shalam, som gikk ut på å bygge bro mellom unge menneskerfra Israel og Palestina ved å invitere dem hit til sommerskolen på universitetet i Oslo og til åbo sammen i en vertsfamilie. Nå viderefører vi det samme gjennom ”Young Friendsprosjektet”i det tidligere Jugoslavia.De tre viktigste grunnprinsippene som Rotary bygger på og som vi følger opp her i Oslo VestRotary Klubb er:Klassifikasjonsprinsippet ‐ Rotary er en yrkesorganisasjon og vi håper derfor å få glede av dinkunnskap og erfaring basert i din klassifikasjonRotasjonsprinsippet – bli kjent og delta på alle arenaer, men på en slik måte at vi sikrerkontinuitet og langsiktighet i de prosjekter vi iverksetter og utnytter det enkelte medlemmetskunnskap og engasjementFremmøte – viktig for trivselNB – PRESIDENTEN MÅ OPPDATERE/SUPPLERE NEDSTÅENDEI Oslo Vest Rotary Klubb er vi opptatt av å gagne andre og hverandre. Åretsverdensomspennende motto er ”Reach within to embrace Humamity”, som på norsk betyr at……….. . Rotary International’s president har lansert mottoet ut i fra………………………I Oslo Vesttar vi, dette Rotaryåret, utfordringen ved blant annet å ……………..DET NYE MEDLEMMET får ordetTakkHvorfor RotaryForventningerPresidenten gir klubbmedlemmene tegn for å reise seg og sier”Jeg fester dette Rotarymerket, som du alltid skal bære på deg for å vise alle at du er enrotarianer.””Jeg ønsker deg velkommen som fullverdig medlem i vår Rotary Klubb og ønsker deg lykke tilsom rotarianer””Jeg ber fadder om å føre vårt nye medlem slik at han føler seg hjemme og kan innta en plass ivår klubb”.3.2 KommunikasjonskomitéenKomitéen skal utvikle og iverksette planer med henblikk på å informere offentlighetenom Rotary samt fremme klubbens service prosjekter og virksomhet.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

183.2.1 Mandat:• Gjennom relevante kanaler å formidle regelmessig og relevant informasjon tilmedlemmene fra• Styret• Distriktet• Rotary International• Medlemmene• Ansvaret for aktivt å hente ut og videreformidle relevant informasjon fra andrekomitéer til klubbens medlemmer fordeles på komitéens medlemmer• I samarbeid med styret ‐ lage en kommunikasjonsstrategi for klubben for eksternog intern kommunikasjon• Lage en medlemsmatrikkel i lommeformat?• Oppdatere websidene til Oslo Vest Rotary og sørge for at medlemmene hartilstrekkelig informasjon til å benytte dem• Utgi medlemsnytt i trykt utgave minst en gang i semesteret• Plan for inneværende Rotaryår og kommende 2 år3.2.2 Rullerende treårsplanKommunikasjonskomitéen (KomKom) i Oslo Vest Rotary Klubb (OVRK) fikk høsten2008 i oppdrag av klubbens styre å utarbeide en kommunikasjonsstrategi for OVRK. Ibegynnelsen av februar 2009 oversendte KomKom Styret i OVRK sin Kommunikasjonsstrategi2009‐2011 sammen med det bakgrunnsmateriale komitéen hadde samlet inn ogutarbeidet. Dokumentet finnes i sin helhet i anneks I. Den Rullerende treårsplanennedenfor er basert på Kommunikasjonsstrategi 2009‐2011.3.2.3 FokusområderSvarene i spørreundersøkelsen har avdekket en del områder der OVRK kan forbedre segpå kommunikasjon. Følgende fokusområder har avtegnet seg gjennom svarene på de 9første spørsmålene i undersøkelsenDe enkeltekomitéeneKapittel 3a. Øke medlemmenes bruk av internettb. Spesielle tiltak for dem som ikke kan/vil bruke internettc. Styrke flervegs kommunikasjond. Styrke inkluderende/involverende kommunikasjon som fremmer samarbeid ogsamholdUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrud

19Medlemmenes egne forslag til forbedringer grupperte seg som fire klare temaer. Disse fangeropp fokusområdene over (se 3.a–d):• De ukentlige møtene• Internett• PR/ekstern kommunikasjon• Om hvordan man blir bedre kjent med hverandre3.2.4 Handlingsplan mars 2009 – desember 2010I alt åtte fokusområder ble avdekket gjennom spørreundersøkelsen. I tillegg har medlemmenesforeslått en lang rekke tiltak. De tre satsningsområdene i handlingsplanen under fanger opp de alle deområdene som er nevnt i pkt 3. Under hvert av de tre satsningsområdene er det foreslått prioritertetiltak, ansvarshavende og når tiltaket bør være gjennomført.a. Satsningsområde 1: OVRKs ukentlige møterHensikt: Stimulere til mer flerveis kommunikasjon, gjøre det lettere å bli bedre kjent og bidratil mer involvering og inkluderingTiltak / Når / Ansvarlig1. Innføre 2 ”åpne” diskusjonsmøter i halvåret med temaer som for eksempel OVRKsprosjekter, komitéarbeid, medlemmers spørsmål, RI/D relaterte spørsmål ogutvalgte ego‐foredrag (maks 10 minNår: mar – jun, sep – desAnsvarlig: Styret,program‐ og medlemskomité2. Presentasjon av klubbsaker går på rundgang blant styrets medlemmerNår: UmiddelbartAnsvarlig: Styret3. Styrets medlemmer roterer på møtene og sitter ikke på faste plasser samtidig som deoppfordrer medlemmene til det sammeNår: UmiddelbartAnsvarlig: Styret4. La programkomitéen ‐ eller den som har foreslått foredragsholder – introdusereforedragsholderen i stedet for presidenten. Dette vil bidra til at flere involveres ogblir synlige.Når: UmiddelbartAnsvarlig: Styret og programkomité5. Holde flere av komitémøtene privat fremfor på SchafteløkkenNår: UmiddelbartAnsvarlig: Komitéledereb. Satsningsområde 2: OVRKs hjemmeside og alternativekanalerDe enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

20Hensikt: Stimulere til økt bruk av OVRKs hjemmesider og gi alternativ for dem som ikkebruker internett / ikke har PC.Tiltak / Når / Ansvarlig1. Lage ny hjemmeside‐løsning som er lettere å navigere i og oppdatereNår: Sep 2009Ansvarlig: Styret, KomKom2. Sende info om oppdateringer på hjemmesidene via e‐post til OVRKs medlemmerNår: UmiddelbartAnsvarlig: Webmaster3. Vise aktuelle websider på storskjermen i forbindelse med møteavvikling for åpåvirke medlemmene til økt bruk av OVRKs hjemmeside.Når: UmiddelbartAnsvarlig: Styret og KomKom4. Sende papirbasert informasjon fra hjemmesidene i posten til medlemmer somønsker dette.Når: UmiddelbartAnsvarlig: KomKom v/WebMasterc. Satsningsområde 3: Ekstern kommunikasjon / PRHensikt: Styrke bildet allmennheten har av OVRK og øke kjennskapentil OVRK i andre klubber.Tiltak / Når / Ansvarlig1. Sørge for at OVRK får omtale i lokale aviser (Ullern Avis, Frogner Bydelsavis,Aftenposten Aften mfl) gjennom omtale og/eller annonserNår: Våren 2009 og gjennom periodenAnsvarlig: Styret, KomKom2. Gjøre OVRKs møtested og program kjent gjennom plakat og informasjon iresepsjonene på hoteller og lignende i OVRKs nærområdeNår: UmiddelbartAnsvarlisg: KomKom v/WebMaster3. Styret og klubbens komitéledere oppfordres til jevnlig å besøke andre klubber, iførste rekke i vår region, slik at hva OVRK står for blir bedre kjent, og at OVRK kandra nytte av andre klubbers ideerNår: 2009/2010Ansvarlig: Styret, KomitéledereDe enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

214. Oppgradere medlemmenes CV’er på OVRKs hjemmesiderNår: UmiddelbartAnsvarlig: Medlemmer, KomKom3.2.5 Budsjett og EvalueringDersom Styret gir sin tilslutning helt eller delvis til dette forslaget til OVRKs Kommunikasjonsstrategi,kan KomKom utarbeide budsjettforslag for de enkelte tiltakene. KomKom kan dessuten utarbeidekonkrete delmål for hvert tiltak som vil gjøre det mulig å evaluere effekten av disse i ettertid.3.3 ProgramkomitéenKomitéen skal utvikle klubbens møteprogram med foredragsholdere, bedriftsbesøk,kulturelle eller andre aktiviteter med henblikk på å tilby medlemmene og andre varierte,interessante, aktuelle og utviklende møter3.3.1 Mandat:• Videreføre og sikre kvaliteten på Oslo Vest Rotarys semesterprogrammer• Ansvarlig for å sette opp og oppdatere og justere det endelige programmet i høstogvårsemesteret• Samarbeide med andre relevante komitéer og komitémedlemmer omprograminnhold• Samarbeide med Kommunikasjonskomitéen om informasjon om programmet• Gjerne finne programposter som matcher eksisterende eller nye prosjekter somklubben involverer seg i – aktualitet!• Lage en plan for inneværende Rotarår og kommende 2 år (kan være temabasert)3.3.2 Rullerende treårsplanRullerende 3årsplan for Oslo Vest Rotary Klubbs Programkomité (Datert 8. juni 2010)Prioritet 2010‐2011 2011‐2012 2012‐2013De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

22HovedmålKvalitet og variasjonVidereføre semesterprogrammer av høy kvalitet oginteresse for medlemmeneKvalitet og variasjonVurdere behovene for eventuelleforandringer i det videreførteopplegget, utvikle og gjennomføreendringer etter behov.Kvalitet ogvariasjonFortsett ågjennomførevedtatte endringerfra forrige år.Revurder hvisbehov.ViktigeDelmål1. Sørge for at komitéen til enhver tid harmedlemmer med variert interesse, bakgrunn ogkontaktnett og som vil være aktive i komitéensarbeid2. Inspirere komitéens medlemmer til å væreaktive og til en hver tid i å holde seg orientereom hva som foregår i samfunnet.3. Foredragsholderne skal være kjent for å væreblant de fremste innenfor sitt tema og væretydelige og klarttalende4. Sørge for at foredragene over tid reflekterer etvidt spekter av viktige aktuellesamfunnsspørsmål og debatter innenfor Politikk (innenriks og utenriks) Kultur (musikk, litteratur, teater, bildendekunst, arkitektur, religion, livssyn) Økonomi, arbeidsliv Vitenskap, medisin1. Vurdere bredden ogvariasjonen i programmet desiste to år, fokusere påeventuelle underrepresenterteforedragstemaer.2. Undersøke med medlemmenehvilken interesse det er forforedragsserier fokusert påspesielle temaer3. Vurdere å ha åpne poster iprogrammet som fylles medforedrag omuke/månedsaktuelle saker.5. Ha ett eller to møter utenom Schafteløkkenhvert semester (bedriftsbesøk, teater/konsertbesøk, omvisning..)6. La egne medlemmer komme til orde, gjernemed ego‐foredrag.7. Avsette hvert 5 eller 6 møte til StyretsDisposisjon (eventuelt komitéer)3.3.3 Arbeidsprosesser og kommunikasjon. Programmene lages for et halvår ad gangen. Programmet publiseres gjennom et trykket program og på våre nettsider. Programkomitéen har ansvaret for å fremskaffe relevant og nøyaktig informasjonom programmet. Datoer, titler på foredrag og foredragsholdere må være ferdigfra programkomitéen slik at det kan settes på nettsidene i god tid før halvåretsførste møte, og det trykte programmet kan deles ut til medlemmene senest påførste møte.Det finnes et excel verktøy som er egnet til dette, man legger inn titler,foredragsholdere, datoer og programmet leverer dette i et format som bådetrykkeriet og webmaster lett kan bruke. Dermed unngås dobbeltarbeid, ekstrakorrekturlesning og mulighetene for at det oppstår uoverensstemmelse mellomdet trykte programmet og nettsidene.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

24• Peke ut ansvarlige for henholdsvis lokal, nasjonale og internasjonale prosjekterblant komitéens medlemmer• Sørge for at klubbens prosjekter er mer enn rene pengeoverføringer• Vurdere samarbeidsprosjekter med andre klubber• Samarbeide med styret og organisasjons‐ og TRF‐komitéen om TRF‐midler sommatching grants etc.• Informere og involvere andre komitéer og medlemmer etter behov(prosjektgrupper?)• Lage en plan for inneværende års Rotary‐prosjekter og de to påfølgendeRotaryår.3.4.2 Rullerende treårsplanPrioritet 2010­2011 2011­2012 2012­2013Hoved­målVidereføring og videreutvikling avpågående prosjekterVurdere oppnåddfremdrift ogvidereføringGjennomgåelseav klubbensprosjektportefølje,De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

25ViktigeDelmål1. End Polio Now:Distriktsprosjekt, Prosj.kombidrar dersom det er behov.2. Bærekraftig utvikling (pt toprosjekter)a. (BU‐prosjektet), solceller iAfrika:i. Prosjektleder: Eivaldii. Etablere samarbeid medMaridalen RKiii. Videreutvikle prosjektetmed Maridalen og TFernandez mht definisjon,innhenting og vurderingav tilbud, opplæring.b. Femte spørsmål i 4‐spørsmålsprøven (”Er detbærekraftig?”):i. Prosjektleder: Eivaldii. Etablere støtte i andreD2310‐klubber og pådistriktsnivå3. Nye vedtektera. Prosjektleder: K Søraasb. Oppdatere eksisterende, sikreoverensstemmelse med RI’sloverc. Utvikle en Håndbok medretningslinjer for drift avOVRK underlagt vedtektened. Godkjennelse av medlemmenei inneværende rotaryår.4. Generere forslag og utvikle etnærmiljøprosjekt for styretsvurdering.5. Young Friends:a. Prosjektleder: Petter Raschb. Videreutvikle prosjektetinnenfor nye rammertrukket opp av styreti. Samarbeide og støtte ISSii. Arrangere sosiale tiltak fordeltagerne i samarbeidmed Rotaract1. Vurdere statuspå omtalteprosjektera. Fremdrift,hensiktsmessighetb. Resursbruk,resurstilgang2. Vurderevidereføring ogprioritering aveksisterende ogeventuelle nyeprosjekter.Vurdere ogjustereprosjektporteføljen opp motklubbensmålsetninger ogresurser.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

263.4.3 Arbeidsprosesser og kommunikasjonArbeidsprosesser og kommunikasjonslinjer tilpasses hvert enkelt prosjekt avprosjektlederen, de vil også måtte justeres ettersom prosjektene går igjennom sineforskjellige faser. En årlig gjennomgang vil være nødvendig.3.5 Organisasjons­ og ØkonomikomitéenKomitéen skal sørge for en effektiv drift av klubben ved å organisere gjennomføringenav klubbens møter, samt å foreslå og å gjennomføre tiltak for å skaffe klubben inntekterfor at vedtatte prosjekter kan gjennomføres.3.5.1 Mandat:• I samarbeid med styret sørge for at klubbens økonomi er sunn• Arbeide for å finne og etablere måter klubben kan tjene penger på• Avklare hvordan OVRK best kan nytte The Rotary Foundation (TRF) og selv bidratil TRF• Avklare hvordan OVRK kan bidra til RIs sentrale internasjonale prosjekter, evnt. isamarbeid med andre klubber• Bistå Prosjektkomitéen med finansiering av lokale, nasjonale og internasjonaleprosjekter.• Organisere og koordinere forberedelser og avvikling av klubbmøter.• Ansvaret for å sette opp en plan over møteansvarlige – gjerne etter modell fratidligere år der ansvaret for å sette i stand og rydde møtelokalene gikk påomgang blant alle klubbmedlemmene.• Ansvaret for innkjøp og logistikk til møtene (foredragsholder‐vin, kaffe etc.)• Kasserer har hovedansvaret for alle avtaler som innebærer økonomisk ansvar.Oppføging av slike avtaler og leverandørens forpliktelser skjer ofte i samarbeidmed andre komiteer, f.eks avtalen med Gledesbordet deles medMedlemskomitéen i forbindelse med større sosiale klubbarrangementer, avtalenmed Mester Grønn deles med Medlemskomiteen ifm blomsterhilsener tilmedlemmer.• I samarbeid med Prosjektkomitéen og styret lage en plan for inneværendeRotaryår og de to påfølgende Rotaryår.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

273.5.2 Rullerende treårsplanPrioritet 2008‐2009 2009‐2010 2010‐2011HovedmålViktigeFinansiering av prosjekter:Det må være et overordnet mål å halikviditet nok til finansiering avprosjekter for minst 50 000.‐ kr pr årDerfor må det skaffes inntjening(renter + annen inntekt) på det sammebeløp pr år.Prosjekter.Vi bør til enhver tid ha prosjekter somhar en levetid på minst 3 år.TRFKlubben bør sammen med frivilligebidrag fra medlemmer ha et totaltbidrag som tilsvarer distriktetsmålsetting ($35/medl/år)Klubbens økonomi/regnskapKlubben skal til enhver tid ha en godog oversiktelig økonomi.Det er viktig at systemer som brukes eroptimale og er kjent.Organisering/gjennomføring av møterKlubben har tradisjon for å serveremat til medlemmene. Dette setter kravtil organisering av møteneDet er nødvendig med effektivorganisasjon av gjennomføring avmøtene.Finansiering av prosjekterFinansiering av prosjekterIgangsetting av tiltak for å økeinntjening til målsatte nivå.Alle prosjekter bør ha en finansiering fraeksterne kilder som er minst 70%ProsjekterVidereføring av eksisterende prosjekter.Engasjere klubbens medlemmer, ogandre klubber innen distriktet.TRFSørge for kontinuitet av klubbensansvarlige person som har ansvaretovenfor TRFØke medlemmenes bidrag til TRF med10% gjennom avtale giro.Finansiering av prosjekterDe enkeltekomitéeneDefinere inntektskilder klubben børUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Organisere arbeidet med hensyn tilRevidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

28Delmålsatse påØke avtale‐giro fra medlemmene tiltotalt 3000kr årProsjekterOrganisere prosjektene og finansieredem eksternt og interntTRFArbeide med å gjøre kjent TRF forklubbens medlemmerinntekt til klubben.ProsjekterVidereføring av eksisterende prosjekterslik at de alltid har en 3 års horisont.TRFUtnytte TRF’s muligheter maksimaltovenfor klubbens prosjekterForberedelserTil åretetterKlubbens økonomi/regnskap.Vurdere eksisterenderegnskapssystem og dokumentasjonOrganisering/gjennomføring av møterVidereføre vedtatte organisering avgjennomføring av møterFinansiering av prosjekterI forbindelse med definering avinntektsmuligheter, søke forskjelligeorganisasjonsformer og kontakterProsjekterArbeide med langsiktig organisasjonog finansiering av prosjekter som er igang.TRFArbeide med et kontinuerlig forholdmellom klubben og TRFKlubbens økonomi/regnskapAvhengi av om det blir vedtattendringer , så må disse implementeresi neste års organisasjonDe enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

293.5.3 Arbeidsprosesser og kommunikasjon.3.5.3.1 Fremmøte, tilrettelegging og ryddeansvarFremmøte, tilrettelegging og ryddeansvarDet er to personer som har ansvaret for hvert fremmøte, tilrettelegging og rydding på møtene i Skøyen RotaryKlubb. En av disse er utpekt som hovedansvarlig, og fungerer som ”Fremmøte Teamets” leder for en måned.Hvis man ikke har anledning til å møte den dagen man er satt opp må den enkelte sørge for å utpeke reserveneller bytte med en annen, samt rapportere endringen til ”Fremmøteteamets” leder.De ansvarlige skal møte frem senest kl. 16.15.Informasjon om inneværende periode: høsten 2011”Fremmøteteamets” leder (hovedansvarlig) for måneden skal ha nøkler og minst en i teamet vil være tilstede frakl. 16.15 hvis ikke annen beskjed blir gitt.Knut Søraas er leder for Organisasjons- og økonomikomiteen i Rotaryåret 2011/2012, og er den som skalkontaktes hvis noe er uklart. Hvis ”Fremmøte Teamets” leder ikke kan stille, ordner man selv stedfortreder ogendringen rapporteres til de andre i ”Fremmøteteamet”, eller leder for komiteen – Knut Søraas v/knut.soraas@gmail.com el. mobil 41377404.Ansvar for ”Fremmøte Teamets” leder:1. Låse opp våre lokaler. (”Fremmøte Teamets” leder skal ha nøkkel som mottas fra forrige månedsansvarlig)2. Sørge for vin til foredragsholder samt rekvisita.3. Føre regnskap for møtet og avstemme kassen. Eventuelt betale utgifter / bilag. Deretter overleveredokumentasjon / penger til kasserer hvis han/hun er tilstede.Ansvar for ”Fremmøteteamet” forøvrig.4. Ordne bord og stoler samt legge på duker.5. Sette frem talerstol, vimpler, tigris, lysestake og fyrstikker6. Tilrettelegge for foredrag og sørge for at evt. utstyr som foredragsholder trenger er på plass og fungerer(PC, PC-bord og projector). Programkomiteen er ansvarlig for at dette behov blir kommunisert i tide til”FremmøteTeamet”7. Legge frem aktuell informasjon.8. Føre fremmøteprotokoll og gjestebok9. Motta evt. betaling for mat / kaffe etc.10. Sørge for at presidenten får den informasjon som trengs for å gjennomføre møtet – navn på gjester medmer. I tillegg til hva som naturlig kommer fra Programkomite og Informasjonskomite.11. Ta imot alle som kommer – hver i sær bør ønskes hyggelig velkommen ved at en står i døren hvis muligog tar i mot. Ikke minst er det viktig at gjester og foredragsholdere blir møtt med et håndtrykk og blirvist tilrette. Når en person med kort fartstid i klubben fører fremmøteprotokoll er det viktig at etmedlem med lengre fartstid bistår slik at man blir kjent med navn og personer på en hyggelig måte.12. Besørge møtebevis for eksterne gjester fra andre klubber som evt. besøker vår klubb.På bedriftsbesøk, teaterbesøk og lignende er en i ”Fremmøteteamet” ansvarlig for å føre fremmøte protokoll. Daer det kun én ansvarlig. De som har planlagt møtet er da ansvarlig for gjennomføringen av selve arrangementet.Under møtet - Sørge for at de som kommer sent også blir ført inn i fremmøte protokoll og gjestebok. Sørge forvann til foredragsholder. Være problemløser hvis noe skjer.Etter møtet - Rydde og pakke bort alt Skøyen Rotary’s rekvisita etc. som har vært framme og sette det tilbakepå rommet i 3. etg.De enkeltekomitéeneUtgitt dato20.10.2011Revidert dato20.10.2011Revidert avTor PetterGulbrandsenGodkjent avHaakon EriksenHaraldsrudKapittel 3

304 Retningslinjer for budsjettering og regnskap4.1 BudsjetteringsprosessPresidenten er ansvarlig for å etablere et budsjett for sin preidentperiode. Dette skalgjøres gjennom en fornuftig budsjetteringsprosess hvor Styret og komitéledereinvolveres slik at komitéenes behov kan reflekteres i det endelige budsjett. Kassererutarbeider budsjettet med revisjoner underveis. Budsjettet utarbeides etternettoprinsippet slik at man lett kan se det økonomiske resultat av de enkelte aktiviteter(inntekter mot kostnader). Presidenten, eller den han/hun peker ut, presentererbudsjettet for kommende år for godkjennelse av Årsmøtet ved begynnelsen av Rotaryåret. Totalnivået og de enkelte poster for OVRK’s utgifter og inntekter settes gjennomgodkjennelse av budsjettet for kommende år, av Årsmøtet. Oppfølgingsrapporter blirpresentert medlemmene gjennom året etter behov. Eventuelle forslag tilbudsjettendringer gjennom året presenteres medlemmene for godkjennelse ved etmedlemsmøte. Det samme gjelder eventuelle budsjettoverskridelser, hvor medlemmeneskal informeres snarest mulig.4.2 Fakturering og betalingerAlle betalingsanvisninger, også direktedebiteringer, skal godkjennes av Kasserer og densom har bestilt leveringen. Bestilleren godkjenner for at varen er levert i henhold tilavtale (pris, kvalitet, mengde, tid), kasserer godkjenner betaling mot tilsvarende post igodkjent budsjett.Fakturaer over NOK 5000,‐ skal alltid i tillegg godkjennes av Presidenten før betaling.Så langt mulig skal betalinger skje på forfallsdato og ikke ved mottak av faktura.4.3 ReiseutgifterReiser som medfører at OVRK skal dekke reiseutgifter skal godkjennes på forhånd, entenved at de er spesifisert i et godkjent budsjett eller ved spesiell godkjennelse avPresidenten.Dekning av reiseutgifter skal skje på basis av dokumenterte utgifter og normalkilometergodtgjørelse ved bruk av privat bil. Reiseutgifter for godkjente reisergodkjennes og utbetales av Kasserer.4.4 EiendelerFysisk verifisering av OVRK’s eiendeler skal gjøres årlig. Avvik i forhold tilregnskapsbøkene skal undersøkes og korrigeres.Retningslinjer forinnkjøp Retningslinjerfor kommunikasjonUtgitt dato Revidert dato Revidert av Godkjent avKapittel 5

314.5 Regnskap og godkjennelse av særskilte bokføringsposterRegnskapet føres etter nettoprisippet slik at man lett kan se det økonomiske resultat avde enkelte aktiviteter (inntekter mot kostnader),Det er viktig å påse at faktura er mottatt for alle påløpte utgifter i det aktuelle Rotaryår/regnskapsår og likeledes at faktura er sendt for alle utestående ikke innbetalteinntekter. Dette er nødvendig for å kunne foreta de nødvendige avsetninger iårsregnskapet. Aller helst skal alle fakturaer, inngående og utgående, være gjort opp førregnskapsårets slutt.Særskilte bokføringsposter slik som avsetninger, tidsavgrensninger, korreksjoner ogengangsavskrivninger skal kun gjøres etter godkjennelse av President, Kasserer ogRevisor.5 Retningslinjer for innkjøpPresidenten har ansvar for at alle innkjøp gjøres i henhold til disse retningslinjer og atinnkjøpene er innenfor godkjente budsjetter.Presidenten kan delegere innkjøpsmyndighet og ansvar til andre i styret, komitéledere,prosjektledere eller medlemmer med oppgaver som krever det.Alle forespørsler, bestillinger og leveringer av varer og tjenester til OVRK skal skje i fulloverensstemmelse med alle lover og regler som gjelder.For innkjøp med totalverdi over NOK 5000,‐ (inkludert en serie av to eller flere innkjøpav samme, eller i det alt vesentlige samme varer eller tjenester) og langsiktigekontrakter (ett år eller lengre) skal vanligvis minst tre tilbud innhentes før forpliktelsetil kjøp inngås. Husleie vurderes særskilt.Alle forespørselsdokumenter, inkludert vurderinger og beslutningsgrunnlaget fortildeling av kontrakt, skal oppbevares I 5 år fra kontrakten inngås eller til kontraktenutløper hvis det er mer enn 5 år.Kontrakter med varighet utover ett år eller inngåelse av kjøpsforpliktelse utenomgodkjente budsjetter skal godkjennes av medlemmene på et medlemsmøte. Slikeavgjørelser skal varsles alle medlemmer minimum 1 uke før møtet som skal beslutte.I tilfelle tre tilbud ikke kan innhentes som beskrevet ovenfor, skal årsakene til dettedokumenteres. Innkjøpet må da godkjennes av Presidenten eller to styremedlemmer førbindende innkjøpsavtale kan inngås.Retningslinjer forinnkjøp Retningslinjerfor kommunikasjonUtgitt dato Revidert dato Revidert av Godkjent avKapittel 5

326 Retningslinjer for kommunikasjonVed all ekstern korrespondanse, inklusive e‐post, avtaler, notater og presentasjoner,skal OVRK’s godkjente formater for underskrift og brevhoder benyttes. Slike formater erunder utarbeidelse og lenker til disse vil bli lavet når de foreligger.7 ForandringerStyret er ansvarlig for at Retningslinjene holdes oppdatert og reflekterer en praktisk ogeffektiv drift av OVRK. De enkelte deler kan oppdateres ved behov uavhengig avhverandre, men ofte vil en forandring ett sted kreve en tilsvarende forandring i en ellerflere andre deler av dokumentet. Det er naturlig at alle delene av Retningslinjenegjennomgås minst en gang pr. år, gjerne i forbindelse med overlevering til neste årsstyre og komitéledere. Alle klubbens medlemmer kan foreslå forandringer. Alleforandringer i dette dokumentet skal godkjennes av styret.Forandringer Utgitt dato Revidert dato Revidert av Godkjent avKapittel 7

33VedleggI. Kommunikasjonsstrategi 2009­2011Forslag til OVRKs kommunikasjonsstrategi“A strategy is a long term plan of action designed to achieve a particular goal. Strategy isdifferentiated from tactics, or immediate actions, with resources at hand by its nature of beingextensively premeditated, and often practically rehearsed.”Strategy ‐ From Wikipedia, the free encyclopediaKommunikasjonskomitéen (KomKom) i Oslo Vest Rotary Klubb (OVRK) fikk høsten2008 i oppdrag av klubbens styre å utarbeide en kommunikasjonsstrategi for OVRK.Komitéen oversender Styret i OVRK meddette resultatet av en spørreundersøkelse blant medlemmene, en tolkning av svarene fra spørreundersøkelsen, en gruppering av kommentarene fra spørreundersøkelsen og et forslag til en strategi for kommunikasjonsarbeidet i OVRK.Dette forslaget til OVRKs kommunikasjonsstrategi består av følgende:1. En omforent visjon (mål) av klubbens kommunikasjonsegenskaper.2. En situasjonsbeskrivelse basert på svarene fra spørreundersøkelse.3. En handlingsplan (strategi) med tidsfrister for å nå denne visjonen.1. OVRKs visjon for kommunikasjon i klubbenEn visjon er et ”bilde av en ønsket tilstand” – dvs. en kort beskrivelse av hvordan kommunikasjonen iOslo Vest Rotary Klubb er, når vi har gjennomført de tiltakene vi mener er nødvendig for å oppfyllevisjonen. Dette ønskete bildet (visjonen) beskrives derfor som om det var et faktum.Egenskaper• Kommunikasjonen i Oslo Vest Rotary er åpen, klar og tydelig.• Den fremmer samhold og samarbeid, er inkluderende og bidrar til at medlemmene blirinvolvert.• Den er ”flerveis” og bruker eksisterende informasjonskanaler på en bevisst og godt tilpassetmåte.Konsekvens• Kommunikasjonen bidrar dermed til at beslutninger blir godt forankret og at klubbarbeidetoppleves som verdifullt.• Den bidrar også til å profilere Oslo Vest Rotary og til at flere utenfor Rotary‐sfæren forstårhva vi står for og bidrar med.Denne visjonen ble vedtatt av styret i Oslo Vest Rotary Klubb i desember 2008. Den ble lagt tilgrunn for utarbeidelsen av en spørreundersøkelse som ble gjennomført i januar 2009 blantmedlemmene.Svarene fra spørreundersøkelsen, vil etter Kommunikasjonskomitéens mening, bidra til at denomforente visjonen virkeliggjøres.

342. Situasjonsbeskrivelsea. Intern kommunikasjon i OVRK1. Et stort flertall av klubbens medlemmer er positive til mengde, relevans ogforstålighet av informasjonen de får.2. Godt under halvparten av medlemmene bruker klubbens hjemmesider påinternett ukentlig. Siden hjemmesidene, ved siden av de ukentligemedlemsmøtene, er per i dag klubbens primære kommunikasjonskanal fornyheter og blir oppdatert ukentlig (i forbindelse med møtene), bør andelen avmedlemmer som besøker våre hjemmesider ukentlig økes betraktelig.3. Et stort flertall av medlemmene mener at de alltid eller ofte får deninformasjonen de trenger til rett tid.4. Et stort flertall karakteriserer dialogen mellom medlemmene som ”åpen ogimøtekommende”. Imidlertid mener mange medlemmer i sine kommentarer atmøtepraksisen kan endres for å ytterligere styrke dette punktet.5. Et stort flertall mener også at styrets informasjon til medlemmene ertilstrekkelig.6. Derimot mener nesten halvparten av medlemmene at kommunikasjonen er formye enveis og omtrent like mange synes kommunikasjonen internt i klubbenikke fremmer samarbeid og samhold, ikke er inkluderende og ikke bidrar til atmedlemmene blir involvert.7. Et stort flertall er helt enige i at OVRK bruker eksisterende informasjonskanalergodt og bevisst.b. Ekstern kommunikasjon i OVRKSpørreundersøkelsen ga flere negative utsagn om klubbens eksterne kommunikasjon(PR) enn positive. Det å være del av en stor organisasjon, klubbens gode møteprogramog gode websider blir ansett som en styrke som kan utnyttes i ekstern kommunikasjon.Fast opplegg for å kontakte pressen, RD og andre klubber ved spesielt interessanteforedrag og aktiviteter ble foreslått. Likeledes ble styrking av kommunikasjon medandre klubber foreslått, mer systematisk informasjon til RD og RN om OVRKsmøteprogram og prosjekter, samt navneskiftet.