egne bestemmelser - Statens vegvesen

Statens vegvesenNotatTil:Fra:Kopi:62000.Veg- og trafikkavdeling,63000.Utbyggingsavdeling,64000.Administrasjonsavdeling,65000.Teknologiavdeling,61100.Strategi- og økonomistaben,61300.Internrevisjon,61400.Internasjonal stab,61200.InformasjonAnskaffelsesstabenSaksbehandler/innvalgsnr:Vera Hovelsen - 22073600Vår dato: 26.06.2007Vår referanse: 2006/087582-016Prosessen ved anskaffelser i VegdirektoratetDette notatet skal distribueres til alle som foretar/skal foreta anskaffelser i Vegdirektoratet.I følge anskaffelsespolicyen skal Anskaffelsesstaben bli involvert i alle anskaffelser somforetas i Vegdirektoratet over 100 000 kroner ekskl. mva. Rådgivning og kvalitetssikring skalforetas underveis i anskaffelsesprosessen og skal sikre at alle anskaffelser gjennomføres ihenhold til gjeldende lover, forskrifter og anskaffelsespolicy, rutiner og retningslinjer.Nedenfor beskriver vi rutinen for hvordan de nye kravene skal ivaretas av saksbehandlere,budsjettansvarlige og ledere når det skal gjennomføres en anskaffelse. Beskrivelsen er deltopp i de ulike deler som utgjør en anskaffelsesprosess.Vi påpeker at det er utarbeidet en egen anskaffelsesprotokoll og en egen forenklet protokoll tilbruk ved anskaffelser i Vegdirektoratet. Disse kan hentes fra anskaffelsesweben under maler.Begge protokollene skal adresseres til Kåre Steinsbu i anskaffelsesstaben.Rutinebeskrivelse for gjennomføring av anskaffelser i Vegdirektoratet:InvolveringsfasenAnskaffelsesstaben skal involveres i alle anskaffelser som foretas i Vegdirektoratet over100 000 kroner ekskl. mva. Involveringen kan skje ved direkte henvendelse, via e-post ellertelefon.Anskaffelsesstaben utnevner en rådgiver som vil besørge rådgivningen og kvalitetssikringen.Saksbehandler og budsjettansvarlige skal forholde seg til vedkommende gjennom heleprosessen.Postadresse Telefon: 02030 Kontoradresse FakturaadresseStatens vegvesen Telefaks: 22 07 37 68 Brynsengfaret 6A Statens vegvesenVegdirektoratet firmapost@vegvesen.no OSLO RegnskapPostboks 8142 Dep Båtsfjordveien 180033 Oslo Org.nr: 971032081 9815 VADSØTelefon: 78 94 15 50Telefaks: 78 95 33 52

2Behovsidentifisering/oppstartsfasenDet vil snarest mulig bli gjennomført et oppstartsmøte. I dette møtet skal anskaffelsenplanlegges, særlig med vekt på milepæler i anskaffelsesprosessen og fastsettelse avmøtedatoer. Det er viktig at partene sammen setter av tid til hele prosessen tidlig. Det ersaksbehandler/budsjettansvarlig som har ansvaret for å følge opp at prosessen følges.Oppstartsmøtet skal dokumenteres med en skriftlig plan for gjennomføring av anskaffelsen.Det vil på dette stadiet kartlegges hvilken kompetanse saksbehandler og dennes enhet har oghvor stort behov de har for bistand.Saksbehandler går så i gang med å definere behovet, dvs. å undersøke og beskrive hvilkebehov det er for den varen eller tjenesten som skal anskaffes.KonkurransegrunnlagNeste fase er utarbeidelse av konkurransegrunnlaget, mal finnes på anskaffelsesweben. Det ersærlig grunnlagets kapittel C som er saksbehandler sitt ansvar, - både å finne ut hva som erbehovet og hvordan dette skal formuleres i kravspesifikasjonen. I tillegg må saksbehandlerha/innhente informasjon om:• Markedssituasjonen (hvordan ser markedet ut/antall tilbydere)• Kunnskap om varen/tjenesten som skal anskaffes• Generelle krav til denne type leveranse• Volum (størrelsen på anskaffelsen)• Antatt prisnivå for leveransen• Ønsket leveringstidspunkt (m/eventuelle milepæler)• Eventuelle opsjonerVidere er det i denne fasen viktig for saksbehandler å gjøre seg opp en mening om følgende ikonkurransegrunnlagets kapittel A og B:• Hvilken anskaffelsesprosedyre ønskes benyttet?• Hva bør tilbudsfristen, vedståelsesfristen og fristen for spørsmål være?• Bør anskaffelsen deles opp?• Bør alternative tilbud vurderes? (I så fall må krav til det alternative tilbudet beskrives)• Hvilke krav til dokumentasjon bør stilles? (Disse må stå i forhold til krav og kriterier)• Hvilke kvalifikasjonskrav bør stilles?• Kan det stilles krav til at miljø, universell utforming eller livsløpskostnader skal hensyntasi konkurransen?• Hvilke tildelingskriterier skal tilbudene vurderes i forhold til?• Hvordan bør tildelingskriteriene vektes?Konkurransegrunnlaget skal kvalitetssikres av anskaffelsesstaben underveis og før det er klartfor kunngjøring.Når konkurransegrunnlaget er klart, skal det kunngjøres i DOFFIN. Ved EØS-utlysning måsaksbehandler vurdere om det er behov for hjelp til oversettelse eller om dette kan gjøres selv(det er som oftest ikke mye tekst som behøver oversettes).Tilgang til å kunngjøre konkurranser i DOFFIN tildeles av Anskaffelsesstaben vedforespørsel.

3Ved behov for korrespondanse med potensielle leverandører mens tilbudsfristen løper, skaldette som hovedregel gjøres via DOFFIN. Anskaffelsesstaben skal kvalitetssikre slikkorrespondanse før den sendes ut.VurderingsfasenSaksbehandler kan inkludere anskaffelsesstaben ved tilbudsåpningen. Uansett skal stabenkvalitetssikre eventuell usikkerhet rundt korrektheten av innkomne tilbud vedlagtedokumentasjon og eventuelle avvisninger på dette stadiet.Det er saksbehandler som har ansvaret for kvalifikasjonsvurderingen og tildelingsvurderingenog som må vurdere tilbudene ut fra de krav og kriterier som er oppsatt. Saksbehandler måkunne argumentere for de poengene som er satt/de vurderingene som er gjort. Vurderingeneskal være objektivt og saklig fremstilt som mulig, de skal være godt begrunnet, det skal ikkevære tatt utenforliggende hensyn og ingen av tilbyderne eller tilbudene skal væreforskjellsbehandlet. Anskaffelsesstaben kan gi råd og veiledning underveis og skalkvalitetssikre tildelingsvurderingen i henhold til interne og eksterne krav.Konkurranse med forhandlingAnskaffelsesstaben bør være involvert ved forhandlingene.AvgjørelsesfasenNår vurderingene er foretatt skal saksbehandler, før saken avgjøres, sørge for at det foreliggerkorrekt utfylt og godkjent anskaffelsesprotokoll/forenklet protokoll og at all nødvendigdokumentasjon foreligger. Vegdirektoratet har egne protokoller.I punkt 18 i anskaffelsesprotokollen (punkt 12 i den forenklede protokollen) som gjelder forVegdirektoratet skal det krysses av for om anskaffelsesstaben har vært involvert iprosessen slik foreskrevet i anskaffelsespolicyen og om staben stiller seg bakinnstillingen. Dette gjøres ved elektronisk saksgang i Sveis, saken sendes til den rådgiversom har vært involvert og vedkommende krysser av og sender videre, enten tilbake tilsaksbehandler eller videre til leder med avgjørelsesmyndighet for anskaffelsen.Dersom anskaffelsesstaben ikke er enig med saksbehandler om innstillingen, skalavgjørelse løftes til avdelingsdirektør eller vegdirektør/ass. vegdirektør.AvslutningsfasenHer skal det skrives kontrakt med valgte leverandør. Anskaffelsesstaben kan være behjelpelig.KontraktsoppfølgingAnsvaret for å følge opp kontrakten ligger hos den seksjonen/avdelingen som er eier avkontrakten. Anskaffelsesstaben kan gi saksbehandler noen råd på veien når det gjelderkontraktsoppfølging, men det er særlig viktig å merke seg følgende: Det bør oppnevnes endedikert person til å følge opp kontrakten som skal følge med på fakturamottak, sjekk av retttotalbeløp i forhold til det som er inngått kontrakt om (og tilbudt av leverandøren), sjekk av atvaren eller tjenesten blir levert etter kontrakten og vurdering av om mislighetsbeføyelser ikontrakten skal iverksettes (dagmulkt, prisavslag, heving, oppsigelse osv.).Det er også viktig at det foretas en konkret vurdering av hvordan utløsning av eventuellopsjon kan skje, at det skal avgjøres i god tid og meddeles leverandøren på en formalisertmåte.