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bito de tratar todos os compromissos como
prioridade máxima pode causar prejuízos em
diversas instâncias, inclusive mal-estar com
clientes ou parceiros. “Se não houver o estabelecimento
de prioridades, a administração
do tempo se torna caótica. A necessidade de
se determinar o que é importante e o que
é urgente é condição essencial”, previne o
consultor Airton Dória.
Outro erro comum na administração
do tempo é confundir urgência com importância.
“A rigor, urgência se refere a prazo,
e importância se refere a valor”, resume
Wagner, lembrando que se trata de conceitos
distintos. De acordo com ele, mesmo que a
prioridade devesse estar sempre naquilo que
tem maior valor, as pessoas costumam reagir
perante as urgências. “Não vamos ao médico
Acerte os ponteiros
Acompanhe algumas dicas para fazer seu dia render mais:
Planeje sua agenda diariamente, mas seja flexível
para realizar mudanças em caso de necessidade.
Não esqueça de considerar o que ficou pendente
no dia anterior
Em caso de compromissos simultâneos, avalie a real
importância de cada um antes de eleger o que será
adiado ou cancelado
Marque reuniões com antecedência e registre a
pauta dos assuntos que serão tratados. Estabeleça
horário de início e término do evento
Convoque apenas quem for indispensável para
deliberações coletivas
Aprenda a delegar, pois não se pode estar presente
em todas as atividades realizadas na empresa
Aprimore a comunicação corporativa, pois o que
é óbvio para alguém não é necessariamente claro
para os outros
Identifique as prioridades de acordo com sua
importância e urgência, deixando a pressa e a
ansiedade de lado. “Quando a ansiedade impera,
tudo se torna prioridade, ou seja, nada mais é
prioritário”, Jaime Wagner
Nunca deixe de avisar que não comparecerá a
um compromisso que havia confirmado e do qual
resolveu abrir mão
Revista AGAS (setembro/outubro 2011)
Para Jaime Wagner, não existe escassez de
horas, e sim dificuldade de organização
para garantir a saúde, mas sim quando a perdemos.
Damos mais atenção ao funcionário
que recebeu uma proposta da concorrência
do que àquele que está feliz na empresa.
Trabalhamos melhor quando ameaçados de
perder o emprego”, exemplifica.
Como não existe uma fórmula para
aumentar o aproveitamento das horas, cada
um deve estabelecer dentro da sua realidade
pessoal e profissional a priorização necessária.
Para tanto, eventualmente é preciso
negar ou ajustar compromissos. “As pessoas
acabam dizendo sim para tudo e para todos.
Saber negociar melhor o ‘não’ ajuda a
otimizar o tempo”, afirma o professor da
Agas. “Tarefas e compromissos devem ser
tratados de forma diferente”, acrescenta
Wagner, que define tarefa como aquilo que
fazemos para alguém (inclusive para nós
mesmos), enquanto compromissos seriam
feitos com alguém – mediante hora e local
marcados. “Nas tarefas, o grau de liberdade
em relação ao tempo e ao espaço é maior,
pois temos apenas um prazo limite”, afirma.
Independentemente da prioridade de cada
um, Wagner lembra que não se pode ter
duas obrigações simultâneas. “Muitas vezes
surge um compromisso para a mesma hora
de outro previamente agendado, e é preciso
avaliar a importância de cada um. Não desista
de um evento apenas porque tem outro
marcado para aquele horário. A precedência
de marcação só deve ser considerada entre
compromissos de mesmo valor.”
Jaime Wagner/Divulgação