Instrução de Desativação de Duplicidade de Matrículas

Instrução de Desativação de Duplicidade
de Matrículas

Cônscios da importância em cadastrar perfeitamente um aluno, garantindo todas as
exigências legais, alertamos aos gestores que tenham cuidado quanto à perpetuação ou criação de
duplicidades na matrícula. Várias ações, principalmente junto ao “Matrícula Fácil”, estão em
andamento para sanar as dificuldades existentes.
Aqui são apresentados passos para reduzirmos significativamente as duplicidades de
matrículas na rede, tanto para facilitarmos o trabalho dos gestores de escolas quanto para
solucionarmos as dificuldades dos alunos na aquisição do cartão de gratuidade no transporte.

1º Passo - IDENTIFICAR AS MATRÍCULAS EM DUPLICIDADE:
Módulo Gestão Escolar – Tela Solicitação Transferência Aluno – Aba Solicitação de
Transferência.
Vá direto ao campo “ALUNO”, digite o nome completo do aluno e aperte a tecla
“ENTER” para pesquisar possíveis duplicidades. Esta ação permite localizar, caso existam,
todas as matrículas do aluno, além de indicar seu status ("ativa" ou "cancelada").
Quando o sistema abrir todas as matrículas encontradas para aquele nome, verifique o
“NOME DA MÃE” e a “DATA DE NASCIMENTO” para garantir não tratar-se de homônimos.
Anote todas as matrículas identificadas do aluno em questão e verifique qual é a matrícula
mais antiga (os quatro primeiros números indicam o “ANO” de criação da matrícula).
NOTA: Faça sempre a pesquisa pelo nome do aluno! Nunca utilize sua matrícula.

2º Passo - DESENTURMAR AS MATRÍCULAS MAIS RECENTES:
Módulo Gestão Escolar – Tela Matrícula.
Digite a matrícula mais nova do aluno, a qual certamente está em sua escola, depois, ao
abrir os dados de enturmação dessa matrícula clique em "EXCLUIR", no canto superior direito da
tela. Esta ação exclui a matrícula em duplicidade, mesmo que ela tenha sido feita em 2012,
normalizando o cadastro do aluno, assim, excluindo-se a matrícula mais nova, ainda que nela tenha
sido pedido o cartão de gratuidade, será permitida a solicitação do cartão na matrícula mais antiga.
NOTA: Todas as matrículas mais novas ativas, até as feitas neste ano, devem ser
extintas para que a primeira realizada em nossa rede permaneça.

3º Passo - DESATIVAR AS MATRÍCULAS MAIS RECENTES:
Módulo Gestão Escolar – Tela Encerramento de Aluno.
Entre na tela “ENCERRAMENTO DE ALUNO” e digite a matrícula que você acabou de
desenturmar, então clique no botão “NOVO ENCERRAMENTO”, no canto inferior esquerdo da
tela.
A tela abaixo permitirá a conclusão do encerramento.
Ao abrir a tela de “ENCERRAMENTO DE ALUNO” vá direto para o campo “MOTIVO”
e marque a opção "DUPLICIDADE".
Vá ao campo “ano de encerramento” e marque 2012. A seguir, Clique no campo “período
de encerramento” e marque 0 (se for para uma turma regular) e 1 ou 2 (se for para uma turma
EJA e AUTONOMIA). Por fim, vá ao campo “CAUSA” e marque “outras”, clique no botão
"encerrar", no canto inferior direito da tela.
NOTA: Repita a operação para todas as matrículas mais novas ativas, deixando apenas a
matrícula mais antiga.

Com esses procedimentos, você acabou com
a DUPLICIDADE. Agora vamos reativar e
enturmar a matrícula mais antiga.
1 - SE A MATRÍCULA MAIS ANTIGA NÃO FOR
DA SUA ESCOLA:
4º Passo - SOLICITAR A TRANSFERÊNCIA :
Módulo Gestão Escolar – Tela Solicitação Transferência Aluno – Aba Solicitação de
Transferência.
Entre na tela SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE ALUNO, informe a matrícula
mais antiga (que está em outra escola), preencha todos os dados do campo "Dados de
Transferência", marcando “ano letivo: 2012” e “período letivo:” 0 (se for para uma turma
regular), 1 ou 2 (se for para uma turma de EJA e AUTONOMIA).
No campo “TURMA”, escolha a turma onde essa matrícula será inserida - a mesma em que
estava a matrícula mais nova (a duplicidade) que você desativou nos passos anteriores.

Logo a seguir, entre em contato com o/a Coordenador/a de Gestão e Integração ou o/a
Diretor/a Pedagógico/a de sua Regional solicitando que “ACEITE” o pedido de transferência feito.
Para tal, é preciso que informe o “NOME” do aluno, a “MATRÍCULA” de transferência e a UA
e/ou “NOME DA ESCOLA” para a qual solicitou transferência.
A Coordenação de Gestão e Integração e a Diretoria Pedagógica têm senha para aceitar a
transferência. Ao aceitar a transferência, o aluno será automaticamente enturmado na turma
determinada no ato da Solicitação de Transferência.
NOTA: Se preferir pode combinar com a Coordenação de Gestão e Integração e fazer
todo esse processo na Regional.
Mesmo que a matrícula mais antiga esteja
desativada, o processo de solicitação
de transferência já a reativará
automaticamente.
Com esse procedimento você
“REATIVOU” e “ENTURMOU” a
matrícula mais antiga. Basta, agora,
solicitar o Cartão de Transporte desse
aluno.

2 - SE A MATRÍCULA MAIS ANTIGA FOR DA SUA
ESCOLA:
4º Passo - REATIVAR A MATRÍCULA MAIS ANTIGA:
Módulo Gestão Escolar – Tela Encerramento de Aluno
Digite a matrícula mais antiga do aluno, pois ela estará com a “situação” “CANCELADA”.
Clicando no desenho da lupa, ícone no início do campo “Encerramento do Aluno”.
Depois, vá direto para o campo “ano de reabertura” (o penúltimo) e marque 2012. A
seguir, vá para o campo “período de reabertura” e marque 0 (se for para uma turma regular) 1 ou
2 (se for para uma turma EJA ou AUTONOMIA).
Por fim, clique no botão “REABRIR”, no canto inferior esquerdo da tela.

Lembremos que quando o motivo do
encerramento for “Óbito”, não será
possível reabrir o aluno.
A imagem acima mostra a conclusão do
processo de reabertura, nela identificamos o
botão “Novo Encerramento” que permite,
novamente, encerrar este aluno.

5º Passo - RENOVAÇÃO DA MATRÍCULA MAIS ANTIGA:
Módulo Gestão Escolar – Tela Alunos – Aba Dados Escolares.
Na tela “ALUNO” digite a matrícula mais antiga, que acabou de reativar, depois, vá para a
aba "Dados Escolares" e, no final dessa página, faça a RENOVAÇÃO DE MATRÍCULA clicando
no botão “CONFIRMAR MATRÍCULA”, no canto inferior esquerdo da tela.

6º Passo - ENTURMAR A MATRÍCULA MAIS ANTIGA:
Módulo Gestão Escolar – Tela Matrícula – Ícone Novo
Na tela “MATRÍCULA” digite a matrícula mais antiga do aluno, que acabou de ser
reativada, depois, ao abrir os dados de enturmação dessa matrícula, clique no ícone "NOVO" no
canto superior direito da tela.
No campo “ANO” marque 2012, no campo “PERÍODO” marque 0 (se for para uma turma
regular), 1 ou 2 (se for para uma turma EJA ou AUTONOMIA).
No campo “TURMA” escolha a turma na qual a matrícula será realocada - certamente a
mesma em que estava a matrícula mais nova que foi encerrada com o motivo duplicidade.

inscrito.
O link “Visualizar Disciplinas” permitirá acesso às disciplinas nas quais o aluno foi
Com esses procedimentos, você REATIVOU
e ENTURMOU a matrícula mais antiga.
Basta, agora, solicitar o Cartão de
Transporte desse aluno.